Luận văn Hoàn thiện kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện Tử Sao Mai

u thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của Công ty: Được khái quát qua Sơ đồ 16. Sơ đồ 16: Tổ chức Sổ kế toán trong kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện tử Sao Mai Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 156, ... Sổ quỹ Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái các TK156, 511, 632, 641, 911... Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 131, 156, 511, 632, 641, 642, ... Chứng từ – Ghi sổ Bảng tổng hợp CTG Chứng từ gốc (PNK, HĐGTGT,...) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2 Thực trạng kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty điện tử sao mai 2.2.1 Kế toán hàng hoá tại Công ty 2.2.1.1 Đặc điểm hàng hoá Hàng hoá của Công ty bao gồm chủ yếu là các mặt hàng Điện tử - Điện lạnh - Điện gia dụng. Những mặt hàng này được nhập khẩu về từ các nước: Nhật Bản, Malaysia, Hàn Quốc, Trung Quốc, ... cho tiêu thụ trong nước theo những Hợp đồng đã được ký kết với khách hàng. Do đó, hoạt động này của đơn vị có tính ổn định khá cao và tồn kho cuối kỳ ít. Các mặt hàng này của Công ty bao gồm nhiều chủng loại, mỗi loại lại có quy cách, đặc tính, … khác nhau. Sự phong phú, đa dạng này của các hàng hoá tạo điều kiện thuận lợi cho khâu tiêu thụ, đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường. Tuy nhiên, điều này cũng gây khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp hàng hoá. Dưới đây là một số chủng loại của 2 mặt hàng Máy giặt và Tủ lạnh: Biểu số 02: Bảng một số mặt hàng của Công ty Điện Tử Sao Mai STT Tên hàng hoá I. 1. 2. 3. 4. 5. ... II. 1. 2. 3. ... Máy giặt Máy giặt FW 651 Máy giặt FW 667 Máy giặt WM 370S Máy giặt WF 818 Máy giặt 665 Tủ lạnh Tủ lạnh RA 108 Tủ lạnh RA 115 Tủ lạnh National Xuất phát từ đặc điểm trên, công tác quản lý hàng hoá của Công ty rất được chú ý. Công việc này được thực hiện cả về mặt số lượng, chất lượng, giá vốn và giá bán. Để quản lý hàng hoá về mặt số lượng, Phòng thị trường có nhiệm vụ tìm kiếm và ký kết các Hợp đồng với khách hàng trên thị trường, từ đó trình lên Công ty và tiến hành trực tiếp hoạt động nhập khẩu các hàng hoá này. Đồng thời, trong qúa trình nhập khẩu, Phòng thị trường cũng chính là bộ phận kiểm tra và duyệt chất lượng của hàng nhập, đảm bảo đúng chất lượng đã được ký kết trong Hợp đồng nhập khẩu. Khi nhập kho Công ty và khi xuất hàng cho khách thì chất lượng sản phẩm lại được bộ phận kho (với Thủ kho là người chịu trách nhiệm trực tiếp) kiểm tra một lần nữa nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá và uy tín với khách hàng. Phối hợp với Phòng thị trường để tham gia quản lý hàng hoá là Phòng tài chính – kế toán. Phòng này có nhiệm vụ tổng hợp chi phí để xác định Giá vốn thực tế cho các mặt hàng nhập khẩu theo từng lô khi nhập về, theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng chủng loại, mặt hàng. Trên cơ sở Giá vốn hàng xuất kho trong kỳ, Phòng thị trường đề xuất giá bán, có tính đến tình hình thị trường trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt. Với công tác quản lý hàng hoá như trên, thời gian qua Công ty đã theo dõi chính xác được cả về mặt số lượng, chất lượng, giá vốn và giá bán của hàng hoá, đảm bảo cung cấp thông tin giúp cho các quyết định của Ban lãnh đạo Công ty chỉ đạo kịp thời hoạt động kinh doanh, đem lại hiệu quả kinh tế . 2.2.1.2 Tính giá hàng hoá * Đối với hàng hoá nhập kho Tại Công ty Điện Tử Sao Mai, hàng hoá nhập kho được tính theo giá thực tế, do kế toán tập hợp chi phí trên cơ sở các chứng từ hợp lệ cho từng lô hàng. Giá thực tế của hàng hoá nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. Theo nguyên tắc này, Giá vốn thực tế Hàng hoá nhập kho = Giá mua + Chi phí mua Nếu là hàng hoá mua trong nước thì: Giá mua và chi phí mua là giá ghi trên hoá đơn và không bao gồm thuế giá trị gia tăng. Nếu là hàng hoá nhập khẩu về thì: Giá mua là (Giá CIF + Thuế nhập khẩu), Chi phí mua là chi phí vận chuyển, lưu trữ, bốc dỡ và chi phí nhập khẩu (chủ yếu là chi phí mở và thanh toán LC), chúng không bao gồm thuế giá trị gia tăng. Chi phí mua hàng được tập hợp cho từng lô hàng nhập khẩu. Trường hợp trong một lô hàng nhập khẩu có từ 2 mặt hàng trở lên thì chi phí mua hàng được phân bổ cho từng mặt hàng theo Giá CIF không có thuế nhập khẩu, Cụ thể: Chi phí mua hàng phân bổ cho mặt hàng A = Tổng chi phí mua hàng của lô hàng nhập khẩu * Giá CIF của mặt hàng A Tổng giá CIF Với cách quản lý chi phí mua như trên, cùng với đặc thù của đơn vị là nhập khẩu theo các Hợp đồng đã ký kết với khách hàng (cuối kỳ không có tồn kho) nên khi tiêu thụ hàng hoá này, toàn bộ chi phí mua được tính hết vào giá vốn của hàng xuất bán. Ví dụ: Căn cứ vào Hợp đồng số 031204/MSC – TT, ngày 12/01/2004 Công ty Điện Tử Sao Mai nhập khẩu 208 chiếc máy giặt FW 651. Giá CIF là: 250.169.920 Chi phí mua là: 1.085.672 Thuế nhập khẩu là: 50% * 250.169.920 = 125.084.960 VAT của hàng nhập khẩu là: 10% * (250.169.920 + 125.084.960) = 37.525.488 Vậy giá vốn thực tế Của hàng nhập khẩu = 250.169.920 + 125.084.960 + 1.085.672 = 376.340.552 * Đối với hàng hoá xuất kho Hiện nay, Công ty Điện Tử Sao Mai đang áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hàng hoá xuất kho, xuất phát từ đặc điểm của đơn vị là số lượng các mặt hàng không nhiều, nhưng tần xuất nhập xuất hàng hoá tương đối lớn và trình độ vững vàng của đội ngũ nhân viên kế toán. Theo phương pháp này, chỉ đến cuối tháng mới xác định được giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho. Cụ thể, Đơn giá bình quân = Giá mua thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ (có bao gồm chi phí mua phân bổ cho từng mặt hàng đầu kỳ) + Giá mua thực tế hàng hoá nhập trong kỳ (có bao gồm chi phí mua phân bổ cho từng mặt hàng trong kỳ) Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hoá nhập trong kỳ Giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá xuất kho * Đơn giá bình quân Ví dụ: Căn cứ vào Hợp đồng số 2715, bán hàng cho Cửa hàng điện lạnh Thái Dương theo từng lô, ngày 12/01/2004 xuất bán 5 chiếc máy giặt WM 370S. Theo phương pháp trên: Đơn giá bình quân = (249.547.540 + 4.197.935) + 0 (107 + 0) + 0 = 2.371.453 Vậy giá vốn thực tế của máy giặt xuất bán = 2.371.453 * 5 = 11.857.265 2.2.1.3 Tổ chức kế toán hàng hoá 2.2.1.3.1 Chứng từ sử dụng Hiện nay, để quản lý việc nhập – xuất kho hàng hoá, các chứng từ được sử dụng tại đơn vị là: Phiếu nhập kho, Hoá đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho. Cách lập và luân chuyển các chứng từ này tại Công ty Điện Tử Sao Mai được thực hiện như sau: * Nhập kho hàng hoá Nhân viên phòng thị trường của đơn vị sau khi tìm kiếm và ký kết được hợp đồng với khách hàng, tiến hành trực tiếp nhập khẩu hàng hoá. Hàng hoá nhập về được các nhân viên này kiểm tra chất lượng, xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, sau đó mới tiến hành nhập kho hàng hoá. Tất cả các loại hàng hoá nhập kho đều phải lập Phiếu nhập kho (Biểu số 03). Đây là chứng từ phản ánh lượng hàng được nhập qua kho trước khi xuất dùng hay xuất bán. Việc lập chứng từ này do Kế toán hàng hoá thực hiện, làm 2 liên: Liên 1: Lưu tại Phòng kế toán Liên 2: Thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào Thẻ kho, sau đó chuyển cho Phòng kế toán để ghi sổ kế toán Trách nhiệm ghi các chỉ tiêu được quy định như sau: Số lượng, chủng loại nhập theo yêu cầu của Hợp đồng do nhân viên Phòng thị trường ghi trên cơ sở: Hợp đồng nhập khẩu, Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, ... Số lượng, chất lượng, quy cách thực nhập kho do Thủ kho ghi. Chỉ tiêu giá trị của lượng hàng hoá nhập kho do Kế toán hàng hoá ghi. Phiếu nhập kho chính là cơ sở để ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Biểu số 03: Phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty Điện Tử Sao Mai Địa chỉ: Nghĩa Đô - Cầu Giấy – Hà Nội Mẫu số: 01 – VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1tháng 11năm 1995 của Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Ngày 20 tháng 01 năm 2004 Số: 12 Nợ: ..... Có: ..... Họ tên người giao hàng: Đồng chí Duyên – Phòng thị trường (B4) Theo: TKNH số 1644 ngày 12 tháng 01 năm 2004 của Hải quan Hải Phòng Nhập tại kho: Kho Công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Chứng từ Thực nhập 1. Máy giặt FW 651 Chiếc 208 208 Cộng 208 208 Cộng thành tiền (Viết bằng chữ): ......................................... Nhập, ngày 20 tháng 01 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho hàng hoá tại Công ty Điện Tử Sao Mai được khái quát qua Sơ đồ sau: Sơ đồ 17: Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho NV NK NV Thị trường KT Hàng hoá Thủ trưởng Thủ Kho KT hàng hoá Bảo quản, Lưu trữ Đề nghị NK Lập PNK Ký PNK Kiểm nhận hàng, ký PNK Ghi sổ * Xuất kho hàng hoá Khi xuất hàng hoá bán qua kho của Công ty theo Hợp đồng đã ký kết với khách hàng, xuất phát từ việc áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá vốn của hàng hoá xuất bán, Kế toán lập Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho (Biểu số 04) làm 3 liên: Liên 1: màu tím, lưu tại quyển hoá đơn Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng để vận chuyển hàng trên đường Liên 3: màu xanh, luân chuyển trong đơn vị để ghi sổ và thanh toán Chứng từ này vừa là Hoá đơn GTGT, vừa là Phiếu xuất kho. Nó là căn cứ để Thủ kho xuất kho, ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho Kế toán ghi sổ, đảm bảo theo dõi chặt chẽ được hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Ví dụ: Ngày 12/01/2004, theo Hợp đồng số 2715, bán hàng cho Cửa hàng điện lạnh Thái Dương theo từng lô, khách hàng này chấp nhận trả chậm sau 15 ngày từ ngày nhận được hàng. Do đó, ngày 12/01/2004 Kế toán hàng hoá lập Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho như sau: Biểu số 04: Hoá đơn giá trị gia tăng Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 3 (HT) Ngày 12 tháng 01 năm 2004 Mẫu số: 01 GTKT – 3LL EP/2003B 0088135 Đơn vị bán hàng: Công ty Điện Tử Sao Mai Địa chỉ: Nghĩa Đô - Cầu Giấy – Hà Nội Số TK: … Điện thoại: … Mã số: 0100108487 – 1 Họ tên người mua hàng: Phạm Việt Dũng Tên đơn vị: Cửa hàng điện lạnh Thái Dương Số TK: … Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số: 0100956039 STT Tên hàng hoá, Dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1* 2 1. 2. … Máy giặt WM 370S Máy giặt WF 818 ……. Chiếc Chiếc … 05 03 … 2.443.000 3.265.700 ….. 12.215.000 9.797.100 ….. Cộng tiền hàng: 33.980.100 Thuế suất GTGT: 10% Tiền VAT: 3.398.010 Tổng cộng tiền thanh toán: 37.387.110 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu ba trăm chín tám nghìn một trăm mười nghìn đồng. Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu) Quy trình luân chuyển Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho tại Công ty Điện Tử Sao Mai được khái quát qua Sơ đồ sau: Sơ đồ 18: Quy trình luân chuyển Hoá đơn giá trị gia tăng (Phương thức bán hàng qua kho và thanh toán ngay bằng tiền mặt) NV BH Khách hàng KT Hàng hoá Thủ trưởng, Kế toán trưởng KT thanh toán Thủ quỹ Thủ kho KT hàng hoá Bảo quản, lưu trữ Đề nghị mua qua HĐ Lập HĐGTGT Kiêm PXK Ký duyệt HĐGTGT Kiêm PXK Lập PT Nhập quỹ Xuất kho Ghi sổ 2.2.1.3.2 Kế toán chi tiết hàng hoá Để quản lý hàng hoá cả về mặt số lượng, chất lượng và giá trị một cách chính xác, kịp thời và thống nhất, Công ty Điện Tử Sao Mai tổ chức kế toán chi tiết đối với từng loại, từng mặt hàng theo phương pháp Thẻ song song. Theo phương pháp này, việc kế toán chi tiết hàng hoá được thực hiện ở cả Bộ phận kho và Phòng kế toán, được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 19: Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp Thẻ song song PNK Sổ tổng hợp Bảng tổng hợp NXT kho HH PNK PXK Sổ KTCT hàng hoá Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Tại kho Thủ kho nhận Thẻ kho (Biểu số 05) cho từng chủng loại mặt hàng do Phòng kế toán lập, có ghi các chỉ tiêu: tên, quy cách, nhãn hiệu, đơn vị tính, …của hàng hoá. Hàng ngày, căn cứ vào các Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, ghi vào các cột tương ứng trên Thẻ kho. Cuối tháng, Thủ kho phải tiến hành tổng hợp nhập, xuất tính ra số tồn kho trên từng Thẻ kho. Như vậy, thông qua việc lập Thẻ kho, đơn vị có thể theo dõi chính xác được tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng hoá về mặt số lượng. Biểu số 05: Thẻ kho Đơn vị: Công ty Điện Tử Sao Mai Tên kho: Kho công ty Mẫu số: 06 – VT Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Thẻ kho Ngày lập thẻ: 30 tháng 01 năm 2004 Tờ số: - Tên, nhãn hiệu, quy cách hàng hoá: Máy giặt WM 370S - Đơn vị tính: Chiếc - Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày N, X Số lượng Ký xác nhận của KT Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn a B C D E 1 2 3 4 1. 2. … 0088135 0088139 … 12/01 13/01 … Tồn đầu kỳ Xuất cho TD Xuất cho TD ….. 12/01 13/01 … … 05 03 … 107 102 99 … Cộng 0 28 79 * Tại phòng tài chính - kế toán Theo định kỳ một tuần một lần, Thủ kho giao các Phiếu nhập kho và Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho cho Phòng kế toán để kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của Thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho. Trên cơ sở đó, Kế toán hàng hoá hoàn chỉnh chứng từ và ghi vào Sổ chi tiết hàng hoá (Biểu số 06). Sổ chi tiết hàng hoá này được mở chi tiết cho từng hàng hoá, tương ứng với Thẻ kho và theo dõi cả 2 chỉ tiêu là hiện vật và giá trị. Do Công ty tính giá hàng hoá xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ, nên chỉ đến cuối tháng mới xác định được giá thực tế hàng hoá xuất kho. Vì vậy, cuối tháng, Kế toán hàng hoá tiến hành cộng sổ và đối chiếu với Thẻ kho về mặt hiện vật. Đồng thời, từ các Sổ chi tiết hàng hoá trên, Kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hoá (Biểu số 07). Trên Bảng tổng hợp này, mỗi loại hàng hoá được ghi một dòng. Đây là cơ sở để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp. Như vậy, việc hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp Thẻ song song đã góp phần làm đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót. Đồng thời, phương pháp này cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng chủng loại, mặt hàng được kịp thời, chính xác góp phần vào việc quản lý hàng hoá ngày càng tốt hơn cả về mặt hiện vật và giá trị, góp phần vào công tác quản trị doanh nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin được chính xác, kịp thời và thống nhất cho các đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo tài chính. B06 và B07 2.2.1.3.3 Kế toán tổng hợp hàng hoá Công ty Điện Tử Sao Mai thực hiện kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên, nhưng do doanh nghiệp tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp giá thực tế đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nên việc tính giá xuất hàng hoá được thực hiện vào cuối tháng với giá trị ghi theo số tổng cộng. * Tài khoản sử dụng TK 156 – Hàng hoá Tài khoản này được chi tiết ra: TK 1561 – Giá mua hàng hoá TK 1562 – Chi phí mua hàng hoá TK 632 – Giá vốn hàng bán Đơn vị mở chi tiết TK 6321 để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ được trong kỳ. Ngoài ra còn sử dụng các TK: 133, 33312, 3333, 111, 112, 331, ... * Trình tự kế toán tổng hợp nhập – xuất kho hàng hoá Khi nhập kho: Kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ sau: Tờ khai hàng hoá nhập khẩu; Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước; Biên lai nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các chứng từ liên quan khác, lập Chứng từ ghi sổ (CTGS) về nhập kho hàng hoá (Biểu số 08, 10), về thuế NK và thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu (Biểu số 09, 11), làm cơ sở nhập liệu vào máy tính. + Để phản ánh giá mua thực tế hàng nhập khẩu, Kế toán ghi: Nợ TK 1561 Có TK 33121 – Trả trước trị giá hàng nhập (Giá CIF) Có TK 3333 Ví dụ: Ngày 12 Tháng 01 năm 2004, Công ty nhập khẩu 208 chiếc máy giặt FW 651 theo Hợp đồng số 031204/MSC – TT với giá CIF là: 250.169.920 và Thuế NK là: 50% * 250.169.920 = 125.084.960 Kế toán ghi: Nợ TK 1561: 375.254.880 Có TK 33121: 250.169.920 Có TK 3333: 125.084.960 Biểu số 08: CTGS kế toán nghiệp vụ nhập kho hàng hoá nhập khẩu Chứng từ ghi sổ Số: 170 Ngày 29 tháng 01 năm 2004 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Kế toán nhập kho hàng NK T01/2004: - 208 chiếc máy giặt FW 651 - 157 chiếc máy giặt FW 667 ....... 1561 33121 33121 ….. 2.366.100.838 250.169.920 196.350.480 ….. Cộng 2.366.100.838 2.366.100.838 Biểu số 09: CTGS phản ánh thuế nhập khẩu của hàng nhập khẩu Chứng từ ghi sổ Số: 171 Ngày 29 tháng 01 năm 2004 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có KT phải nộp thuế nhập khẩu trong T01/2004: - 208 chiếc máy giặt FW 651 - 157 chiếc máy giặt FW 667 ….. 1561 3333 3333 ….. 252.820.562 125.084.960 98.175.240 ….. Cộng 252.820.562 252.820.562 + Đối với chi phí mua hàng, để lập được CTGS phản ánh khoản này, lấy cơ sở nhập liệu, Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ gốc như: Phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, …Kế toán ghi: Nợ TK 1562 Có TK 33122 – Phí NK Có TK 33128 – Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Ví dụ: Theo Hợp đồng trên, chi phí mua hàng được tập hợp cho lô máy giặt nhập khẩu là 1.085.672 – bao gồm: Chi phí nhập khẩu (chủ yếu là chi phí mở và thanh toán LC) là: 271.418 và chi phí vận chuyển bốc dỡ là: 814.254. Kế toán ghi: Nợ TK 1562: 1.085.672 Có TK 33122: 271. 418 Có TK 33128: 814.254 Biểu số 10: CTGS phản ánh nghiệp vụ nhập kho hàng nhập khẩu Chứng từ ghi sổ Số: 172 Ngày 29 tháng 01 năm 2004 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có KT nhập kho hàng Nhập khẩu trong T01/2004: - 208 chiếc máy giặt FW 651 - 157 chiếc máy giặt ….. 1562 33122, 33128 33122, 33128 ….. 13.215.249 271.418 814.254 1.874.174 3.748.349 ….. Cộng 13.215.249 13.215.249 + Để xác định thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vào Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, Biên lai nộp thuế, Kế toán ghi: Nợ TK 1331 Có TK 33312 Ví dụ: Theo Hợp đồng trên, hàng hoá nhập khẩu là đối tượng chịu thuế GTGT 10% theo phương pháp khấu trừ: 10% * (250.169.920 + 125.084.960) = 37.525.488 Kế toán ghi: Nợ TK 1331: 37.525.488 Có TK 33312: 37.525.488 Biểu số 11: CTGS phản ánh VAT của hàng nhập khẩu Chứng từ ghi sổ Số: 173 Ngày 29 tháng 01 năm 2004 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có KT phải nộp VAT của hàng nhập khẩu T01/04: - 208 chiếc máy giặt FW 651 - 157 chiếc máy giặt FW667 ..... 1331 33312 33312 ….. 185.207.977 37.525.488 29.452.572 ….. Cộng 185.207.977 185.207.977 Các CTGS này được nhân viên kế toán nhập liệu vào máy tính, đây là cơ sở để quản lý các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, để máy tự động lên Sổ cái TK 156. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào của toàn doanh nghiệp (Biểu số 12) theo chương trình được cài sẵn – cơ sở để lập Tờ khai thuế GTGTtrong kỳ. Biểu số 12 - Khi xuất kho hàng hoá: Sau khi nhập kho hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vào các Hợp đồng đã ký kết với khách hàng, Công ty tiến hành xuất bán hàng hoá cho khách hàng theo phương thức xuất bán qua kho Công ty. Cuối tháng, theo phương pháp xác định giá vốn hàng hoá xuất bán đã chọn, kế toán tính ra giá vốn thực tế hàng hoá tiêu thụ trong kỳ, hoàn chỉnh cột xuất kho của Sổ chi tiết hàng hoá và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hoá, trên cơ sở các Sổ này, kế toán lập CTGS phản ánh việc xuất bán hàng hoá (Biểu số 13,14). + Đối với giá mua thực tế của hàng hoá xuất bán, cuối kỳ, Kế toán ghi: Nợ TK 6321 Có TK 1561 + Đối với chi phí mua hàng phân bổ cho từng mặt hàng trong lô hàng nhập khẩu, cuối kỳ, Kế toán ghi: Nợ TK 6321 Có TK 1562 + Khi có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, thì cùng với việc ghi giảm doanh thu bán hàng hoá, Kế toán ghi: Nợ TK 156 Có TK 6321 Tuy nhiên, việc trả lại hàng hoá đã tiêu thụ ở Công ty là rất hiếm khi xảy ra, thường chỉ là do xuất nhầm, xuất sai quy cách, chủng loại theo như Hợp đồng đã ký kết không phải do chất lượng hàng hoá kém. Ví dụ: Ngày 12 tháng 01 năm 2004, theo Hợp đồng số 2715, bán cho Cửa hàng điện lạnh Thái Dương theo từng lô, xuất 05 chiếc máy giặt WM 370S, cuối tháng, Kế toán ghi: Nợ TK 6321: 11.857.265 Có TK 1561: 11.661.100 Có TK 1562: 196.165 Biểu số 13: CTGS phản ánh việc xuất bán hàng hoá (Giá mua thực tế của hàng xuất bán) Chứng từ ghi sổ Số: 240 Ngày 30 tháng 01 năm 2004 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Kế toán xuất kho hàng bán cho Thái Dương: - 28 chiếc MG WM 370S - 36 Chiếc MG 5036 ….. 6321 1561 1561 … 383.440.352 65.302.160 67.201.929 ….. Cộng 383.440.352 383.440.352 Biểu số 14: CTGS phản việc xuất bán hàng hoá (chi phí mua phân bổ cho từng mặt hàng trong lô hàng nhập khẩu) Chứng từ Ghi sổ Số: 241 Ngày 30 tháng 01 năm 2004 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Kế toán xuất kho hàng bán cho Thái Dương: - 28 chiếc MG WM 370S - 36 chiếc MG 5036 ……. 6321 1562 1562 … 6.569.352 1.098.525 668.598 ….. Cộng 6.569.352 6.569.302 Trên cơ sở các CTGS này, kế toán nhập liệu vào máy để tự động lên Sổ cái TK 156 (Biểu số 15) theo chương trình được cài sẵn. Đây là căn cứ để lập các Báo cáo tài chính, cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ. Biểu số 15: Sổ cái TK 156 Sổ cái Tháng 01 năm 2004 TK 156: Hàng hoá NTGS CTGS Nội dung TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 29 29… 29 … 30 30 … 170 171 … 172 … 240 241 … 29 29 … 29 … 30 30 … Số dư đầu kỳ NK MG FW 651 NK MG FW 651 ….. NK MG FW 651 ….. XK bán MG WM 370S XK bán MG WM 370S ….. 33121 3333 ….. 33122, 33128 ….. 6321 6321 ….. 6.772.506.807 250.169.920 125.084.960 ….. 1.085.672 ….. ….. 65.302.160 1.098.525 ….. Cộng PS Số dư cuối kỳ 2.632.136.649 4.759.166.397 4.645.477.059 Cũng trên cơ sở các CTGS trên, theo chương trình được cài sẵn, máy tính tự động lên Sổ chi tiết TK 6321 cho từng loại hàng hoá (Biểu số 16) và Sổ cái TK 6321 (Biểu số 17). Sổ chi tiết này theo dõi cho từng mặt hàng, nhằm mục đích quản trị nội bộ, còn các Sổ cái trên chính là cơ sở trực tiếp để lên các Báo cáo tài chính định kỳ, cung cấp cho các đối tượng quan tâm bên ngoài đơn vị một cách chính xác, kịp thời và thống nhất. Biểu số 16: Sổ chi tiết TK 6321 Sổ chi tiết Tháng 01 năm 2004 TK 6321: Giá vốn hàng hoá bán ra Hàng hoá: Máy giặt WM 370S (Đơn vị tính: Chiếc) NTGS CTGS Nội dung TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 30 30 30 240 241 242 30 30 30 XK bán cho TD MG WM 370S XK bán cho TD MG WM 370S KC GV bán MG WM 370S cho TD 1561 1562 9111 65.302.160 1.098.525 66.400.685 Cộng số phát sinh 66.400.685 66.400.685 Biểu số 17: Sổ cái TK 6321 Sổ cái Tháng 01 năm 2004 TK 6321: Giá vốn hàng hoá bán ra NTGS CTGS Nội dung TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 30 30 30 30 … 30 30 … 240 241 245 246 … 242 247 … 30 30 30 30 … 30 30 … XK bán cho TD XK bán cho TD XK bán cho TH XK bán cho TH ……. KC GV bán cho TD KC GV bán cho TH ……. 1561 1562 1561 1562 … 9111 9111 … 383.440.352 6.569.302 331.347.900 1.628.969 ….. 390.009.654 332.976.869 ….. Cộng PS 4.645.477.059 4.645.477.059 2.2.2 Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty 2.2.2.1 Các phương thức tiêu thụ hàng hoá Hiện nay, quá trình tiêu thụ hàng hoá của Công ty Điện Tử Sao Mai được thực hiện theo một phương thức chủ yếu là Bán buôn qua kho của Công ty theo các Hợp đồng được ký kết với khách hàng. Theo phương thức này, khi doanh nghiệp vận chuyển các hàng hoá của mình tới cho khách hàng theo ngày, địa điểm giao hàng và các điều khoản khác như trong Hợp đồng đã ký kết thì bên nhận hàng sẽ ký nhận theo từng chuyến hàng, khi hàng được giao đủ khách hàng thanh toán tiền hàng ngay hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa đó được coi là tiêu thụ. Để đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hoá, Công ty luôn chú trọng đến việc quản lý công tác tiêu thụ qua các mặt: Giá bán, chất lượng sản phẩm đem đi tiêu thụ và phương thức thanh toán của khách hàng. Đối với giá bán của hàng hoá tiêu thụ, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán được xác định trên cơ sở giá mua thực tế của hàng nhập khẩu, đồng thời có tính đến giá thị trường – giá cạnh tranh để bù đắp chi phí, đảm bảo có lợi nhuận. Do đó, trong từng thời điểm khác nhau, tuỳ từng khách hàng mà Công ty sẽ đưa ra những giá bán khác nhau để tiêu thụ sản phẩm một cách hiệu quả. Để đảm bảo uy tín với khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh, trước khi xuất hàng đi giao cho khách hàng, bộ phận kho (chịu trách nhiệm trực tiếp là Thủ kho) kiểm tra chất lượng hàng một lần nữa (trước đó, khi nhập khẩu hàng hoá về, nhân viên phòng thị trường đã kiểm tra xem có đúng quy cách, chủng loại và đảm bảo chất lượng không mới tiếp nhận). Tuy nhiên, Công ty cho phép khách hàng trả lại hàng hoá đã tiêu thụ do không đúng quy cách, chủng loại, do chất lượng kém, …như đã ghi trong Hợp đồng, nhưng thực tế trường hợp này hầu như không xảy ra. Do đặc điểm hàng hoá của Công ty là các mặt hàng Điện tử - Điện lạnh - Điện gia dụng, có nguồn gốc chủ yếu là