Luận văn Quản trị nội bộ hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện Cư jút, tỉnh Đắk Nông

n hạn chế, quá trình thực hiện ở một số địa phương vẫn chưa quyết liệt, một số hộ chưa chủ động vươn lên thoát nghèo, đời sống của nhân dân, nhất là vùng sâu vùng xa, vùng đồng bào DTTS còn nhiều khó khăn. An ninh nông thôn, trật tự an toàn xã hội, tình hình các loại tội phạm vẫn còn diễn biến phức tạp. Các thế lực thù địch đẩy mạnh thực hiện chiến lược “Diễn biến hòa bình”, an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn diễn biến phức tạp. + Nguyên nhân: Giá cả các mặt hàng nông sản của huyện không ổn định, giảm mạnh gây ảnh hưởng đến thu nhập của người dân, khả năng huy động đóng góp để xây dựng nông thôn mới. Hạn chế về nguồn vốn đầu tư từ ngân sách nhà nước dẫn đến đầu tư thiếu đồng bộ cho các Chương trình Nông thôn mới. Công tác tuyên truyền, vận động nhân dân thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật của Nhà nước có lúc, có nơi chưa kịp thời, ý thức chấp hành Luật pháp của một số người dân chưa tốt. Một số chính quyền ở cơ sở, đơn vị chưa chủ động, quyết liệt trong chỉ đạo, điều hành; năng lực của một bộ phận cán bộ, công chức chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao. 46 Những thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân nêu trên trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút, tỉnh Đắk Nông. Đứng trước những biến động của nền kinh tế, yêu cầu đặt ra đối với văn phòng là phải luôn luôn nắm bắt được tình hình, thông tin về các lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh để tham mưu cho lãnh đạo huyện chỉ đạo, điều hành một cách linh hoạt, hiệu quả, góp phần thúc đẩy tăng trưởng kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh trên địa bàn huyện. 2.2. Khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Cư Jút, tỉnh Đắk Nông Theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP thì Văn phòng HĐND&UBND là một trong số 13 cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Cư Jút, tỉnh Đắk Nông. Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của UBND huyện Cư Jút, tỉnh Đắk Nông Nguồn: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút năm 2013. 47 Về cơ bản, Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút, tỉnh Đắk Nông thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ theo quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP. Ngày 14/01/2015, UBND tỉnh Đắk Nông ban hành Quyết định số 69/QĐ-UBND quy định về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã thuộc tỉnh Đắk Nông. Theo đó, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND&UBND huyện là tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về: Hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND; trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức. Đối với huyện Cư Jút, là một huyện biên giới có trên 20km đường biên giới tiếp giáp với tỉnh MunDulKiRi, Vương quốc Campuchia, vì vậy, Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút còn có thêm nhiệm vụ tham mưu cho UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ, biên giới. Từ tháng 10/2017, thực hiện Nghị định số 92/2017/NĐ-CP của Chính phủ về việc bổ sung, sửa đổi một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính, theo đó, chức năng, nhiệm vụ “kiểm soát thủ tục hành chính” được chuyển từ phòng Tư pháp sang Văn phòng HĐND&UBND huyện. 48 2.3. Thực trạng quản trị nội bộ hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dânhuyện Cư Jút, tỉnh Đắk Nông 2.3.1. Xây dựng cơ cấu tổ chức, đội ngũ và phân công nhiệm vụ 2.3.1.1. Xây dựng cơ cấu tổ chức Khi xây dựng cơ cấu tổ chức, Chánh văn phòng đã chú trọng đến việc thiết lập các mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau và với lãnh đạo. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế được giao, trình độ và nhu cầu công tác và thực tế của địa phương, Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút đã thiết lập cơ cấu tổ chức cho văn phòng bao gồm 5 bộ phận chuyên môn, đó là: + Bộ phận chuyên viên tổng hợp; + Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ một cửa; + Bộ phận kế toán; + Bộ phận văn thư kiêm hành chính - quản trị; + Bộ phận lái xe, bảo vệ, phục vụ. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút được trình bày qua sơ đồ sau: Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ PHẬN MỘT CỬA BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN TỔNG HỢP BỘ PHẬN VT-HC-QT BỘ PHẬN LX-BV-PV 49 Đây là mô hình quản lý trực tuyến chức năng, quản lý theo chế độ một thủ trưởng. Chánh văn phòng ra các quyết định quản lý, điều hành thông qua các hình thức như quyết định, mệnh lệnh, thông báo (bằng văn bản hặc truyền miệng). Căn cứ trên các chỉ đạo của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện, dựa trên quyền hạn và trách nhiệm của mình để điều khiển nhân viên triển khai thực hiện. Đây là đặc trưng của kiểu quan hệ điều khiển – phục tùng, ngoài ra giữa các bộ phận còn có mối quan hệ cộng tác – phối hợp. Các nhân viên có thể phối hợp chung, hỗ trợ lẫn nhau trong các công việc mang tính sự vụ hành chính. Mô hình hoạt động này tạo được mối liên kết chặt chẽ trong quan hệ công việc cũng như quan hệ xã hội trong văn phòng, làm tăng hiệu quả hoạt động của văn phòng cũng như phục vụ tốt nhiệm vụ quản lý, điều hành của HĐND&UBND huyện. Văn phòng HĐND và UBND huyện Cư Jút việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của văn phòng. Phó chánh văn phòng giúp việc cho Chánh văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện giao nhiệm vụ trực tiếp cho các Phó chánh văn phòng hoặc các chuyên viên, nhân viên thừa hành trong văn phòng, thì các Phó chánh văn phòng hoặc các chuyên viên, nhân viên thừa hành đó có trách nhiệm thi hành và báo cáo với Chánh văn phòng. 2.3.1.2. Xây dựng đội ngũ Văn phòng HĐND và UBND huyện Cư Jút hiện có 22 người, trong đó: - Biên chế thực hiện: 12 người; - Nhân viên hợp đồng: 04 người; - Hợp đồng 68: 06 người. 50 Lãnh đạo Văn phòng gồm 04 người (01 chánh văn phòng và 03 phó chánh văn phòng), 04 chuyên viên tổng hợp, 02 văn thư – lưu trữ, 01 kế toán, 03 bảo vệ, 01 tạp vụ, 03 lái xe, 04 nhân viên làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ một cửa huyện. Chất lượng công chức là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng hoạt động của cơ quan nói chung, của văn phòng nói riêng. Bởi vì, con người là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của mọi hoạt động. Qua điều tra, khảo sát tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút, chất lượng công chức và người lao động được thể hiện như sau: - Về độ tuổi, Văn phòng HĐND&UBND huyện được xem là có nhiều công chức trẻ phụ trách những công việc đòi hỏi chuyên môn cao, cụ thể từ 40 tuổi trở xuống có 12 người (gồm 02 phó chánh văn phòng, 04 chuyên viên tổng hợp, 03 nhân viên bộ phận một cửa, 02 nhân viên văn thư, 01 kế toán), với lợi thế là khả năng xử lý công việc nhạy bén, linh hoạt, nhiệt tình hiện đang góp phần quan trọng trong việc tham mưu giúp cho lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành. Còn lại những cán bộ, công chức trên 40 tuổi đa số là đã gắn bó với Văn phòng từ khi mới thành lập huyện (từ năm 1990 đến nay). Tuy nhiên, có một số công chức trẻ còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn, hay nôn nóng trong giải quyết công việc nên chất lượng công việc giải quyết chưa cao, thiếu tính chuyên sâu. Như vậy, vấn đề đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tiễn, phương pháp làm việc cho đội ngũ công chức trẻ là yêu cầu cần thiết nhằm từng bước trẻ hóa đội ngũ cán bộ, công chức có hiệu quả và chất lượng. 51 - Chất lượng công chức theo trình độ đào tạo: Bảng 2.1: Trình độ chuyên môn và lý luận chính trị đội ngũ công chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút năm 2017 Chức danh, chức vụ Số lượng Trình độ chuyên môn Trình độ lý luận chính trị Sơ cấp Trung cấp Cao đẳng Đại học Sau đại học Sơ cấp Trung cấp Cao cấp Lãnh đạo quản lý 04 03 01 01, Đang học 01 02 Chuyên viên tổng hợp 04 04 Đang học trung cấp 02 Bộ phận một cửa 04 01 03 Bộ phận quản trị - hành chính – kế toán 08 02 05 01 TỔNG CỘNG 20 02 05 01 11 02 01, đang học thêm 03 02 Nguồn: Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút - Báo cáo số lượng, chất lượng công chức, nhân viên cơ quan năm 2017 Qua bảng thống kê trên cho thấy trình độ của đội ngũ lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Cư Jút tương đối cao và đồng đều, 100% có trình độ chuyên môn từ đại học trở lên và 75% lãnh đạo có trình độ từ trung cấp lý luận trở lên. Tuy nhiên trình độ đội ngũ nhân viên chưa cao: chỉ có 6% có trình độ sau đại học; 43% có trình độ đại học; 7% có trình độ cao đẳng; trình độ trung cấp là 12,5%; sơ cấp là 31%. 52 Bảng 2.2: Trình độ Ngoại ngữ, Tin học đội ngũ công chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút năm 2017 Trình độ Ngoại ngữ Trình độ Tin học Đại học Chứng chỉ Đại học Chứng chỉ Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) 0 0% 13 65% 1 0,05% 12 60% Theo số liệu trên, số công chức lãnh đạo, nhân viên Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút có trình độ ngoại ngữ là quá thấp so với yêu cầu hiện nay, phần lớn công chức lãnh đạo, nhân viên có trình độ ngoại ngữ từ chứng chỉ A chiếm tỷ lệ 65%, không có ai đạt trình độ đại học. Cũng giống trình độ ngoại ngữ, về trình độ tin học đạt chuẩn theo yêu cầu là rất thấp, chủ yếu là có chứng chỉ tin học văn phòng A, B, chiếm tỷ lệ 60%; cử nhân tin học thì rất ít, chiếm tỷ lệ 0,05% (01 người). Văn phòng là nơi đảm nhiệm những chức năng quan trọng là tham mưu, tổng hợp thông tin, phục vụ Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành. Vì vậy, yêu cầu đặt ra là mỗi cán bộ, công chức phải nâng cao trình độ lý luận và trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học để có thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Tuy nhiên, qua bảng thống kê trên cho thấy, trình độ chuyên môn của nhân viên Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút còn hạn chế, công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ nhân viên cần được quan tâm, đẩy mạnh. Vì vậy từ năm 2014 đến nay, Chánh văn phòng đã rà soát đội ngũ nhân viên của mình và cử đi học tập, bồi dưỡng để nâng cao trình độ. Kết quả đào tạo, bồi dưỡng từ năm 2014 đến nay như sau: 53 + Lớp cao cấp chính trị: 02 đồng chí; + Lớp Trung cấp lý luận chính trị: 04 đồng chí; + Lớp bồi dưỡng kiến thức ngạch Chuyên viên: 06 đồng chí. Nhìn chung, đội ngũ công chức tuy đã được chú trọng đào tạo, bồi dưỡng, có những tiến bộ nhất định, song bên cạnh đó còn bọc lộ một số hạn chế, bất cập như chưa tạo lập được đội ngũ công chức chuyên nghiệp, ổn định theo tiêu chuẩn, chức danh nghề nghiệp. Trình độ kiến thức, năng lực công tác của công chức phần nào chưa tương xứng với yêu cầu nhiệm vụ. Tinh thần, trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật đôi lúc chưa cao, phong cách làm việc còn thiếu khoa học, chậm đổi mới. Thực tế cho thấy, việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ công chức hành chính nhà nước tại huyện Cư Jút, tỉnh Đắk Nông nói chung, Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút nói riêng là một vấn đề mang tính cấp bách. Song, hiện nay vấn đề này còn gặp nhiều khó khăn, nhất là về cơ chế chính sách, vị trí việc làm, chính sách thu hút người lao động có trình độ cao, chính sách tiền lương, phụ cấp... Vì vậy, muốn nâng cao chất lượng nhân sự tại Văn phòng HĐND&UBND huyện thì cần có những chính sách thu hút, ưu đãi, đào tạo theo vị trí việc làm cho phù hợp. 2.3.1.3. Phân công nhiệm vụ Như đã nói ở trên, Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút hoạt động theo chế độ thủ trưởng, Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, Vì vậy, nhiệm vụ của Chánh Văn phòng là hết sức nặng nề, đòi hỏi phải có năng lực chuyên môn và khả năng phân công công tác tốt để giải quyết những vấn đề mà Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện giao phó. Tuy nhiên do khối lượng công việc quản lý quá lớn, nên Chánh văn phòng đã phân công công việc cho các Phó Chánh văn phòng phụ trách. Ở Văn phòng 54 HĐND&UBND huyện Cư Jút, việc phân công phụ trách công việc giữa Chánh văn phòng và các Phó chánh Văn phòng và phân công nhiệm vụ cho nhân viên thường là do thỏa thuận. Tức là khi Chánh văn phòng hoặc Phó chánh văn phòng mới được bổ nhiệm thì Chánh văn phòng và các Phó chánh văn phòng tổ chức một cuộc họp phân công công tác. Kết quả cuộc họp được ghi lại bằng văn bản, sau đó ra thông báo phân công nhiệm vụ do Chánh văn phòng quyết định. Mỗi bộ phận, mỗi cán bộ, công chức đều được phân công nhiệm vụ cụ thể, từ năm 2014 đến nay, do có sự thay đổi về nhân sự và chức năng, nhiệm vụ, Văn phòng HĐND&UBND huyện Cư Jút đã có 05 lần sửa đổi thông báo phân công nhiệm vụ cho các bộ phận, cán bộ công chức của Văn phòng. Hiện nay, công chức, nhân viên Văn phòng được phân công nhiệm vụ như sau: - Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện: Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành chung mọi hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao; trực tiếp quản lý, sử dụng biên chế của Văn phòng theo quy định. + Chỉ đạo công tác tham mưu cho Thường trực HĐND và các Ban HĐND huyện về việc ban hành văn bản thuộc thẩm quyền HĐND theo Luật định; tham mưu UBND huyện xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm; phối kết hợp giữa công tác Đảng, chính quyền, Mặt trận và các Đoàn thể (cụ thể như phối hợp với Văn phòng Huyện ủy và các Đoàn thể sắp xếp các kỳ Họp, Hội nghị đảm bảo không trùng lắp, phối kết hợp và soạn thảo các văn bản có liên quan). + Chỉ đạo việc tham mưu soạn thảo các văn bản, chuẩn bị và ghi chép các cuộc họp của Đảng ủy Cơ quan Chính quyền huyện, trình Ban thường vụ Đảng ủy xem xét; 55 + Trực tiếp kiểm tra và xử lý các loại văn bản đi và đến của HĐND và UBND huyện; Tham mưu lãnh đạo UBND huyện theo dõi việc thực hiện quy chế làm việc của UBND. + Trực tiếp theo dõi công tác Thi đua - Khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng HĐND&UBND huyện. + Trực tiếp ký lệnh điều xe và điều động Nhân viên lái xe để thực hiện việc đưa đón Lãnh đạo HĐND, UBND huyện tham dự hội họp và đi công tác. + Trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản, trang thiết bị của cơ quan theo đúng quy định pháp luật tài chính hiện hành. - Các Phó chánh văn phòng: Giúp việc Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các lĩnh vực công tác được phân công; chỉ đạo chuyên viên được phân công theo dõi các lĩnh vực công tác để thực hiện các nghị quyết, quyết định của Quốc hội, Trung ương, HĐND tỉnh, UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND huyện, UBND huyện. + Được ký thay Chánh Văn phòng thuộc lĩnh vực được phân công. + Một Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy quyền điều hành công việc chung của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng. + Soạn thảo các văn bản, chuẩn bị và ghi chép các cuộc họp của Đảng ủy Cơ quan Chính quyền huyện, trình Ban thường vụ Đảng ủy xem xét; + Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Thường trực HĐND và UBND huyện giao. - Bộ phận Chuyên viên tổng hợp: Có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng trình UBND huyện ban hành các văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND huyện; Tổng hợp theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ được giao đối với ngành, lĩnh vực được phân công; Tổng hợp báo cáo đánh giá tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác tuần, tháng, quý, năm và chương trình công tác tháng, quý, năm của UBND huyện. 56 +Thẩm định về thể thức, nội dung các hồ sơ, văn bản do các phòng, ban, đơn vị trình UBND huyện và kịp thời đề xuất phương án giải quyết. + Giúp lãnh đạo Văn phòng phối hợp với các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan chuẩn bị tài liệu, công tác hậu cần phục vụ các cuộc họp, làm việc của HĐND, UBND huyện. Dự các cuộc họp của HĐND và UBND huyện theo lĩnh vực được phân công; dự thảo, trình Lãnh đạo Văn phòng ban hành thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện sau khi cuộc họp kết thúc và theo dõi, thường xuyên cập nhật tình hình, kết quả thực hiện. + Theo dõi tình hình chấp hành Quy chế làm việc và chế độ thông tin báo cáo của các Phòng, ban, ngành và UBND các xã, thị trấn để làm căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành công việc và làm căn cứ thi đua bình xét hàng năm. + Tham mưu, phục vụ cho Thường trực HĐND huyện, các Ban HĐND huyện trong công tác tổ chức hoạt động của HĐND và một số hoạt động của Tổ đại biểu HĐND tỉnh trên địa bàn huyện. + Theo dõi và tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử trị tại các Hội nghị tiếp xúc cử tri với Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND tỉnh và huyện; + Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND huyện thực hiện tốt hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại Văn phòng. Đồng thời, phối hợp với các phòng, ban chức năng vận hành hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại UBND huyện. + Tham mưu giúp lãnh đạo Văn phòng trong việc quản lý công nghệ - thông tin của UBND huyện. Nâng cấp Trang thông tin điện tử của huyện; bảo trì thiết bị, đường truyền mạng Internet, đường truyền số liệu chuyên dùng, hệ thống giao ban trực tuyến, hệ thống máy chủ tại Văn phòng; quản trị các phần mềm: iOfice (văn phòng điện tử: iGate 57 (một cửa điện tử: quản lý và xây dựng kế hoạch bảo trì hệ thống máy tính của Văn phòng; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng về quản lý và sử dụng máy tính chuyên dùng soạn thảo và lưu trữ văn bản Mật. + Chịu trách nhiệm trong việc quản trị và đăng tải các Tin, Bài lên Trang Thông tin điện tử huyện; hướng dẫn các xã, thị trấn, các phòng, ban chức năng của huyện thường xuyên cập nhật văn bản mới của UBND huyện trên Trang thông tin điện tử và Hộp thư công vụ; kiểm tra, xử lý và kết nối đường truyền trực tuyến phục vụ các cuộc họp giao ban trực tuyến giữa tỉnh, huyện. + Giúp Chánh Văn phòng vào sổ, ghi chép, theo dõi tình hình Đảng viên đi, đến của Đảng ủy Cơ quan chính quyền huyện. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện và Lãnh đạo Văn phòng phân công. - Bộ phận kế toán: Tham mưu, giúp Chánh văn phòng thực hiện lập dự toán kinh phí hoạt động của cơ quan hàng quý, năm; thực hiện công tác quản lý tài chính của Văn phòng. Kịp thời đảm bảo, đáp ứng mọi hoạt động chi tiêu tài chính của Thường trực HĐND huyện, UBND huyện và Văn phòng HĐND&UBND huyện. - Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính: Thực hiện tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông đúng quy định và theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng. - Bộ phận văn thư - lưu trữ kiêm hành chính quản trị: Đây là một công tác khá quan trọng, có một vai trò lớn trong việc đảm bảo thông tin cho các hoạt động của cơ quan. Bộ phận này có nhiệm vụ: 58 + Trực tiếp quản lý tất cả các loại con dấu của: HĐND và UBND huyện, Văn phòng HĐND&UBND huyện, Đảng ủy Cơ quan chính quyền huyện, dấu tên của các đồng chí Lãnh đạo HĐND, UBND và văn phòng. Đồng thời, lập sổ theo dõi công văn đi, đến của HĐND, UBND, Đảng ủy Cơ quan chính quyền, Văn phòng HĐND&UBND huyện, Chi bộ Văn phòng HĐND& UBND huyện; + Thực hiện việc sao, in các văn bản và phân loại văn bản, hồ sơ đưa vào lưu trữ theo quy định. + Thực hiện những nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND huyện phân công nhiệm vụ. - Bộ phận lái xe, bảo vệ, phục vụ: + Bộ phận lái xe có trách nhiệm quản lý, sử dụng xe ô tô theo đúng quy định; phục vụ Lãnh đạo đi công tác theo chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng bảo đảm an toàn, kịp thời, tiết kiệm. Hàng ngày có trách nhiệm liên hệ với bộ phận điều xe hoặc căn cứ lịch công tác của lãnh đạo HĐND; UBND để chủ động bố trí xe đưa lãnh đạo đi công tác. + Bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm bảo vệ toàn bộ cơ sở vật chất, tài sản của cơ quan; bảo đảm an toàn phòng, chống cháy, nổ trong cơ quan; vận hành, kịp thời đề xuất khắc phục, sửa chữa nhằm bảo đảm ổn định việc cung cấp điện, nước phục vụ hoạt động trong khuôn viên UBND huyện.Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn, bảo vệ tài sản của tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác, giải quyết thủ tục hành chính.Chịu trách nhiệm hướng dẫn, sắp xếp xe của Cán bộ, công chức, viên chức và tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác, đảm bảo để đúng nơi quy định. + Bộ phận phục vụ có trách nhiệm bảo đảm vệ sinh, mỹ quan toàn bộ trụ sở làm việc của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND&UBND huyện; hỗ trợ 59 công tác hậu cần và thực hiện nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng phân công. Một đặc điểm của cơ quan hành chính nhà nước như Văn phòng đó là không được tuyển dụng nhân viên mà chỉ được tiếp nhận nhân viên, do vậy việc phân công nhiệm vụ cho từng cán bộ, nhân viên trong văn phòng cần có sự tỉ mỉ, sâu sát để phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên phụ trách từng lĩnh vực, làm sao đó cho việc tham mưu, phục vụ đạt hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên tại bộ phận chuyên viên tổng hợp của văn phòng có 4 chuyên viên đều đã qua trình độ đại học nhưng việc bố trí công việc chưa thật sự hợp lý, một người học đại học chuyên ngành công nghệ thông tin, quản trị mạng và phụ trách mảng công nghệ thông tin và tham mưu các văn bản thuộc lĩnh vực văn hóa – xã hội, một người học đại học luật phụ trách phục vụ hoạt động của HĐND huyện, một người học quản trị kinh doanh phụ trách lĩnh vực kinh tế, một người học xây dựng phụ trách lĩnh vực nội chính của huyện. Như vậy chuyên viên phụ trách lĩnh vực nội chính sẽ không làm việc hiệu quả, vì không qua đào tạo các nội dung liên quan đến lĩnh vực đang làm. Thực tế cho thấy, hiện nay các vấn đề liên quan đến lĩnh vực nội chính của huyện do chuyên viên này tham mưu chưa có sự chính xác, chuyên sâu và hiệu quả. 2.3.2. Tổ chức sắp xếp, bố trí phòng làm việc Đối với trụ sở làm việc của Văn phòng thì từ khi xây dựng (năm 1993) đến nay do kinh phí hạn hẹp nên vẫn giữ nguyên hình dáng trụ sở như lúc ban đầu, có nghĩa là sử dụng cách bố trí chỗ làm việc theo lối cổ điển. Trụ sở là tòa nhà 2 tầng gồm 14 phòng làm việc, trong đó có 8 phòng làm việc của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện được bố trí ở tầng 2. Phòng làm việc của 03 phó chánh văn phòng, phòng kế toán, phòng văn thư, phòng chuyên viên tổng hợp được bố trí ở tầng 1. Phòng Văn thư và phòng chuyên viên được bố trí đối diện nhau và nằm ngay gần cửa ra vào cơ 60 quan, như vậy là rất hợp lý, bởi vì bộ phận này thường xuyên tiếp nhận công văn đi – đến và xử lý các thông tin phục vụ cho hoạt động của HĐND&UBND huyện, như vậy, việc bố trí này nhằm tiết kiệm được thời gian đi lại của cán bộ, đồng thời dễ dàng cho việc giao dịch với cơ quan bên ngoài. Phòng Chánh văn phòng được bố trí ở tầng 2 gần với lãnh đạo HĐND&UBND huyện để tiện cho việc tham mưu, giải quyết công việc được thuận lợi. Các chuyên viên được bố trí ngồi chung một phòng để thuận tiện cho việc tham mưu – tổng hợp, trao đổi thông tin cũng như thuận tiện cho việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo HĐND, UBND và lãnh đạo Văn phòng. Ngoài ra, Văn phòng còn có 01 phòng họp có sức chứa khoảng 30 người để tổ chức họp cơ quan, được trang bị các thiết bị có thể họp trực tuyến với tỉnh, 01 phòng lưu trữ các tư liệu, bằng khen, hiện vật khen thưởng của HĐND,UBND và Văn phòng được bố trí tại Kho lưu trữ chung của huyện nhằm đảm bảo quản tài liệu được khô ráo, tránh ẩm mốc. Bộ phận lái xe cũng được lãnh đạo văn phòng quan tâm, xây dựng một phòng nghỉ ngơi riêng để các lái xe sau khi phục vụ lãnh đạo có thể nghỉ ngơi để tiếp tục phục vụ vì huyện Cư Jút có đặc thù ở xa các cơ quan của tỉnh Đắk Nông hơn 120 km, nên mỗi cuộc họp ở tỉnh thì phải đi từ 5h sáng hoặc nếu là buổi chiều thì phải đi từ 11h30 phút. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ một cửa của huyện thuộc văn phòng thì được bố trí nằm chung với phòng Tài nguyên và Môi trường tại khu hành chính mới, có vách ngăn bằng kính để cách biệt giữa cán bộ tiếp nhận hồ sơ với công dân đến liên hệ giải quyết công việc, phòng này được trang bị máy bấm số và đầy đủ các thiết bị phục vụ cho việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ một cửa huyện. Sở dĩ bộ phận này được đặt tại đây là vì thực tế ở địa phương, người dân đến giao dịch chủ yếu là liên quan đến lĩnh vực đấ