Luận văn Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động tại Xí nghiệp Cơ khí

ốc. Phiếu nhập kho ghi rõ số hiệu, ngày nhập, tên, quy cách, số lượng nguyên vật liệu nhập kho theo Hoá đơn bán hàng và Biên bản kiểm nghiệm. Bước 4: Cán bộ phụ trách cung ứng tiến hành ký phiếu nhập kho. Bước 5: Thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng nhập bằng phương pháp kiểm kê, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho và ký vào phiếu nhập. Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Định kỳ 3-5 ngày sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Bước 6: Kế toán nguyên vật liệu tiến hành kiểm tra các phiếu nhập kho và định khoản ghi vào đơn giá thành tiền, cuối cùng là vào sổ nguyên vật liệu. Sau cùng khi hàng nhập kho, người mua vật tư nộp Hoá đơn mua hàng, Biên bản kiểm nghiệm lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. Bước 7: Định kỳ các chứng từ được tập hợp để đưa vào bảo quản lưu trữ. Đối với vật liệu tự sản xuất hay nguyên vật liệu xuất dùng không hết nhập kho thì kế toán vật tư cũng viết phiếu nhập kho, phiếu nhập kho cũng được viết thành 03 liên. Hoá đơn GTGT Liên 2 (giao khách hàng ) Ngày 12 tháng 10 năm 2004 Mẫu số 01/GTKT - 3LL CH/99/B N0 0123759 Đơn vị bán: Công ty thép Thái Nguyên Địa chỉ: Thái Nguyên Số tài khoản: 826A00459-NHCT-TN Điện thoại: Mã số: 0300649476002 Họ và tên người mua hàng: Đỗ Văn Bình Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Địa chỉ: Đại Mỗ - Từ Liêm - Hà nội Hình thức thanh toán: Thanh toán ngay bằng tiền mặt. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép F 140 Kg 3200 7810 24.992.000 Tổng 24.992.000 Thuế suất GTGT: 10% 2.499.200 Cộng tiền 27.491.200 Số tiền bằng chữ: Hai mươi bảy triệu bốn trăm chín mươi mốt nghìn hai trăm đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Biểu 3: Biểu 4: Công ty CPCK&XD VIGLACERA Xí nghiệp Cơ khí Mẫu số 05 - VT Đại mỗ – Từ liêm – Hà nội Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Số 00858 Ngày 12 tháng 10 năm 2004 Căn cứ HĐ số: 0123759 ngày 12/10/2004 Của: Công ty Thép Thái Nguyên Ban kiểm nghiệm gồm: Ông (bà): Nguyễn Văn Nam (trưởng ban) Ông (bà): Nguyễn Văn Thanh (uỷ viên) Ông (bà): Hà Thị Thuý (uỷ viên) Đã kiểm nghiệm các loại hàng nhập. Stt Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ gốc Thực tế Đúng qui cách Không đúng qui cách 1 Thép F 140 Kg 3200 3200 3200 0 Tổng cộng 3200 3200 3200 0 Kết luận :  Đúng chủng loại  Đủ số lượng  Đạt yêu cầu ( Đúng đánh dấu:  Sai đánh dấu: ) ý kiến của ban kiểm nghiệm Đại diện Kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biên bản kiểm nghiệm cùng với hoá đơn GTGT làm cơ sở cho kế toán thanh toán tiền hàng cho khách hàng. Trong trường hợp thừa hoặc thiếu so với số lượng ghi trên phiếu hoặc không đúng với phẩm chất, quy cách phòng KCS lập biên bản và chuyển cho giám đốc Xí nghiệp giải quyết. Sau khi xem xét đầy đủ Hoá đơn mua hàng, Biên bản kiểm nghiệm vật tư phòng kế toán (kế toán vật tư) sẽ lập Phiếu nhập kho (biểu 5). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: - 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán. - 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho, định kỳ 3-5 ngày sẽ được chuyển lên phòng kế toán. - 1 liên lưu trong quyển gốc. Phiếu nhập kho ghi rõ số hiệu, ngày nhập, tên, quy cách, số lượng nguyên vật liệu nhập kho theo Hoá đơn bán hàng và Biên bản kiểm nghiệm. Sau khi hàng nhập kho, người mua vật tư nộp Hoá đơn mua hàng, Biên bản kiểm nghiệm lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. Biểu 5: Công ty CPCK&XD VIGLACERA Xí nghiệp Cơ khí Mẫu số 01 - VT Đại mỗ – Từ liêm – Hà nội Phiếu nhập kho Số: 089 Ngày 12 tháng 10 năm 2004 Số liên: 03 Người giao hàng: Công ty thép Thái Nguyên Địa chỉ: Thái Nguyên Số tài khoản: 826A00459-NHCT-TN Điện thoại: Mã số: 0300649476002 Họ và tên người mua hàng: Đỗ Văn Bình Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Theo biên bản kiểm nghiệm số 00858 ngày 12 tháng 10 năm 2004 Nhập tại kho: Nguyên vật liệu TK Có: 331. Stt Mã kho Tên Vật tư TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 AYE Thép F 140 152 Kg 3200 7810 24.992.000 Cộng tiền hàng 24.992.000 Chi phí 0 Thuế GTGT 2.499.200 Cộng tiền thanh toán 27.491.200 Bằng chữ: Hai mươi bảy triệu bốn trăm chín mươi mốt nghìn hai trăm đồng chẵn Nhập, ngày 12 tháng 10 năm 2004 TT đơn vị Phụ trách Kế toán Người lập biểu Người nhập hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Đối với vật liệu tự sản xuất hay nguyên vật liệu xuất dùng không hết nhập kho thì kế toán vật tư cũng viết phiếu nhập kho, phiếu nhập kho cũng được viết thành 03 liên. 2.3.2. Đối với quá trình xuất nguyên vật liệu. Phòng kế hoạch lên kế hoạch sản xuất gồm những loại sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, xây dựng hạn mức vật tư cho mỗi loại sản phẩm sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị, sau đó trình cho giám đốc Xí nghiệp ký duyệt. Hạn mức vật tư (Biểu 5) được lập dựa trên các định mức kinh tế kỹ thuật do ban lạnh đạo Công ty ra quy định cụ thể cho từng loại sản phẩm, căn cứ vào đó mà phòng tổng hợp của Xí nghiệp ra hạn mức vật tư phù hợp và giảm được đáng kể số nguyên vật liệu bị tiêu hao không cần thiết. Biểu 6: CT Cổ phần CK&XD Viglacera Xí nghiệp Cơ khí Đại mỗ-Từ Liêm-Hà Nội Hạn mức vật tư Năm 2004 Công trình: 01 máy nhào đùn STT Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng 1 Thép 1350 TH067 Kg 413,2 2 Thép U100 TH004 Kg 250,3 3 Thép U80 TH003 Kg 23,2 4 Thép F 140 TT031 Kg 35 5 Thép F 110 TT029 Kg 15 6 Thép F 90 TT027 Kg 200 7 Thép F 40 TT021 Kg 5 8 Thép F 30 TT018 Kg 5,9 9 Tép F 24 TT016 Kg 7,1 10 Thép lá 25 ly TL025 Kg 19,7 11 Thép lá 16 ly TL019 Kg 101 12 Thép lá 12 ly TL016A Kg 18,9 13 Thép lá 10 ly Tl015A Kg 23,9 14 Thép lá 8 ly TL013A Kg 19,4 15 Thép lá 6 ly TL011A Kg 34,5 16 Thép lá 2 ly TL003A Kg 4,7 17 Tôn gân 4 ly TG008A Kg 99,8 18 Thép ray P24 TH056 Kg 96 19 Bánh xe (gang) TG031 Cái 4 20 ổ đỡ bi317 TG063 Bộ 4 Khi phân xưởng có nhu cầu về từng loại vật tư cụ thể cho từng sản phẩm, phân xưởng sẽ căn cứ vào Hạn mức vật tư để lập Phiếu đề nghị xuất vật tư (biểu 6), chuyển phiếu đó cho quản đốc phân xưởng và giám đốc đơn vị. Sau khi có sự phê duyệt của quản đốc phân xưởng và giám đốc đơn vị, kế toán vật tư viết Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất kho vật tư theo đúng số lượng, chủng loại vật tư viết trong Phiếu xuất kho cho người đề nghị. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ như sau: Sơ đồ 8: Xưởng sản xuất Giám đốc Xí nghiệp Cơ khí Lập phiếu xuất kho Thủ kho Kế toán NVL Bảo quản, lưu trữ Lập phiếu đềnghị xuất Duyệt xuất Xuất NVL Ghi sổ Kế toán NVL (1) (2) (3) (4) (5) (6) Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL Các bước tiến hành cụ thể như sau: Bước 1: Khi phân xưởng có nhu cầu về từng loại vật tư cụ thể cho từng sản phẩm, phân xưởng sẽ căn cứ vào hạn mức vật tư để lập Phiếu đề nghị xuất vật tư (Biểu 7) Bước 2: Chuyển phiếu đó cho quản đốc phân xưởng và giám đốc đơn vị để được phê duyệt của quản đốc phân xưởng và giám đốc đơn vị. Bước 3: Sau khi có sự phê duyệt của quản đốc phân xưởng và giám đốc đơn vị, kế toán vật tư viết Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất kho vật tư theo đúng số lượng, chủng loại vật tư viết trong Phiếu xuất kho cho người đề nghị. Bước 4: Thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất, khi xuất hàng phải tiến hành kiểm soát hàng nhập, ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho. Cùng với người nhận hàng thủ kho ký vào phiếu xuất kho. ghi vào Thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán. Bước 5: Sau khi phiếu xuất kho được chuyển về phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phương pháp tính giá để ghi đơn giá và thành tiền vào phiếu xuất kho. Định khoản và ghi vào sổ chi tiết và tổng hợp. Bước 6: Sau cùng các chứng từ trên được đưa vào lưu trữ bảo quản tại phòng tài vụ. Phiếu xuất kho được lập thành 02 liên: Liên 01 được lưu chuyển ở bộ phận lập phiếu. Liên 02 luân chuyển, thủ kho giữ để ghi vào Thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để nghi vào sổ kế toán. Nguyên vật liệu xuất dùng hàng ngày dưới kho, cuối tháng thủ kho cùng với quản đốc đối chiếu và tập hợp là cơ sở để lập Báo cáo tồn kho vật tư. Công ty CPCK và XD VIGLACERA Xí nghiệp Cơ khí Đại mỗ – Từ liêm – Hà nội Phiếu đề nghị xuất vật tư Họ tên người yêu cầu: Nguyễn Anh Đức Đơn vị: NBXG – xưởng sản xuất Nội dung yêu cầu: Xuất vật tư để sản xuất 02 máy nhào đùn STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Thép F 140 Kg 70 2 Thép F 110 Kg 30 3 Thép lá 6 ly Kg 69 …. Cộng Ngày 20 tháng 10 năm 2004 Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu 7: Công ty CPCK và XD VIGLACERA Xí nghiệp Cơ khí Đại mỗ – Từ liêm – Hà nội Phiếu xuất kho Số: 0082 Ngày 20 tháng 10 năm 2004 Số liên: 02 Họ tên người yêu cầu: Nguyễn Anh Đức Đơn vị: NBXG – xưởng sản xuất Nội dung yêu cầu: Xuất vật tư để sản xuất 02 máy nhào đùn STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư sản phẩm hàng hoá Mã số TK Nợ TK Có ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D E F 1 2 3 4 1 Thép F 140 TT031 621C25 152 Kg 70 70 2 Thép F 110 TT029 621C25 152 Kg 30 30 3 Thép lá 6 ly TL011A 621C25 152 Kg 69 69 … …. … … … … … … Cộng Xuất, ngày 20 tháng 10 năm 2004 TT đơn vị Phụ trách Kế toán Người lập biểu Người xuất hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 8: 2.4. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí. 2.4.1. Chứng từ, sổ kế toán sử dụng a. Chứng từ kế toán sử dụng Các hoạt động nhập, xuất kho nguyên vật liệu xảy ra thường xuyên trong doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý chặt chẽ và theo dõi tình hình biến động và hiện có của nguyên vật liệu, kế toán phải lập các chứng từ cần thiết một cách kịp thời và đầy đủ theo đúng chế độ ghi chép ban đầu đã được Nhà nước ban hành. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: * Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) * Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) * Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội (mẫu 03- VT) * Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá (mẫu 08- VT) * Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH)….. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 - VT), Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ(mẫu 07 - VT)…. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ, đúng nội dung và phương pháp lập. b. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: * Sổ (thẻ) kho (mẫu số 06 - VT) * Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu * Sổ đối chiếu luân chuyển * Sổ số dư….. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở theo các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 2.4.2.Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Để đảm bảo việc cung ứng nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất hợp lý cần có phương pháp hạch toán nguyên vật liệu phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể. Hạch toán nguyên vật liệu là phải ghi chép kịp thời, chính xác sự biến động nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị cho từng loại cụ thể, trong từng kho của doanh nghiệp. - ở kho, thủ kho trực tiếp quản lý nhập, xuất, tồn kho bảo quản nguyên vật liệu đồng thời ghi vào sổ theo chỉ tiêu hiện vật. - ở phòng kế toán: Với chức năng và nhiệm vụ của mình thông qua chứng từ để phản ánh, giám đốc, kiểm tra tình hình nhập, xuất, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu. Trong quá trình sản xuất bộ phận kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở kho và phòng kế toán đảm bảo việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và sổ kế toán chi tiết của kế toán chi tiết được khớp đúng. Mặt khác tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm được chi phí lao động trong hạch toán, quản lý có hiệu quả nguyên vật liệu. - Hiện nay trong các doanh nghiệp thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là: a. Phương pháp thẻ song song - Trình tự công việc thực hiện như sau: Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu. Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu và số lượng, khối lượng ghi chép nhiều, công việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu là vào ngày cuối tháng. Do đó hạn chế chức năng của kế toán. - Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít không thường xuyên, chuyên môn của kế toán còn hạn chế. b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Trình tự công việc như sau: Tại kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng thực hiện trên thẻ kho giống phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu cụ thể ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu, số lượng và giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. - Ưu điểm: khối lượng ghi chép được giảm bớt, dễ làm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng - Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, đối chiếu, kiểm tra cũng tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng kiểm tra - Phạm vi áp dụng: áp dụng cho doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập - xuất, không bố trí nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu. c. Phương pháp sổ số dư - Trình tự ghi chép: Tại kho: Thủ kho ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư và cột số lượng. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập - xuất. Từ các bảng kê nhập, xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, xuất rồi từ bảng luỹ kế nhập, xuất lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho cho từng loại, nhóm vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng sau khi nhận được sổ số dư từ thủ kho gửi lên, kế toán tính giá hạch toán hàng tồn kho để ghi vào cột số số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra, đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. - Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc được tiến hành đều đặn trong tháng, thực hiện được việc kiểm tra, giám sát thường xuyên. - Nhược điểm: Do chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết được số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa thủ kho và phòng kế toán gặp khó khăn, đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao. - Phạm vi áp dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất nhiều thường xuyên, nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán nhập, xuất, đã xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của kế toán vững vàng. Một trong những yêu cầu quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập-xuất-tồn kho theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Bất cứ một loại nguyên vật liệu thiếu cũng có thể dẫn đến ngừng sản xuất. Nguyên vật liệu của Xí nghiệp biến động liên tục và diễn ra ở nhiều chủng loại, nên kế toán hạch toán nguyên vật liệu rất lớn và tốn nhiều thời gian. Để thuận tiện cho quá trình hạch toán và quản lý kế toán chi tiết nguyên vật liệu được tổ chức theo phương pháp thẻ song song. Trình tự được thực hiện như sau: Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của từng chứng từ rồi tiến hành nhập, xuất kho theo đúng số lượng, chất lượng ghi trên chứng từ sau đó thủ kho ghi vào thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho mỗi loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại nguyên vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho và thẻ kho được sắp xếp theo từng nhóm loại. Tính số tồn cuối ngày hoặc cuối tuần vào từng thẻ kho. Định kỳ 3-5 ngày thủ kho có nhiệm vụ chuyển phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ liên quan khác cho phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ kế toán và đến cuối tháng kế toán ký vào thẻ kho. Biểu 9: Công ty CPCK&XD VIGLACERA Xí nghiệp Cơ khí Mẫu số 06 - VT Đại mỗ – Từ liêm – Hà nội Tại kho: Nguyên vật liệu Thẻ kho Ngày 05 tháng 10 năm 2004 Tờ số: 03 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thép F 140 Đơn vị tính: kg Mã số:TT031 STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 1/10 Tồn đầu tháng 590 2 090 12/10 Nhập kho 12/10 3200 3790 3 095 13/10 Xuất kho để sản xuất 13/10 1650 2140 4 0082 20/10 Xuất sản xuất 02 máy nhào đùn 20/10 70 2070 … … … … … … … Cộng trong tháng 8500 8570 Tồn cuối tháng 520 Số liệu ghi trên thẻ kho là căn cứ vào từng phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho chứ không căn cứ vào từng lần nhập, xuất kho. Ngoài ra theo quy định của Xí nghiệp vào cuối hàng tháng căn cứ vào số tồn kho cuối tháng của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho, thủ kho lập Báo cáo tồn kho vật tư (biểu 10). Biểu 10: Báo cáo tồn kho vật tư Tháng 10 năm 2004 STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Thép F 140 TT031 Kg 590 8500 8570 520 2 Thép lá 6 ly TL011A Kg 451 7000 7220 231 3 Thép F 110 TT029 Kg 330 6500 6760 70 4 Thép lá 8 ly TL013A Kg 340 7700 7910 540 5 Thép lá 25 ly TL025A Kg 220 6300 6120 400 6 Thép U 200 TH002 Kg 578 6800 7230 148 7 Thép U 120 TH005 Kg 412 5400 5720 92 8 Tôn 3 ly TN021 Kg 450 3800 3568 682 9 Động cơ 1,1KW-1500 v/p MT040 Cái 1 2 3 0 10 Động cơ 2,2 KW-1500 v/p MT051 Cái 0 3 2 1 11 Động cơ 3 KW-1500 v/p MT064 Cái 0 3 3 0 12 Động cơ 4 KW-1500 v/p MT070 Cái 1 2 2 1 … … … Báo cáo tồn kho vật liệu được lập theo từng kho, mỗi loại nguyên vật liệu được ghi trên một dòng. Cuối tháng đối chiếu với cột chỉ tiêu số lượng trên Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu (Biểu 12) Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán vật tư sẽ tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lý của các chứng từ. Sau đó phân loại, sắp xếp số thứ tự phiếu nhập, phiếu xuất theo từng sản phẩm rồi ghi vào Sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu (biểu 11). Sổ này được mở cho từng danh điểm vật tư tương tự như thẻ kho của thủ kho, để ghi chép nhập xuất tồn theo chỉ tiêu số lượng Biểu 11: Sổ chi tiết nguyên vật liệu (Trích) Tháng 10 năm 2004 Tên vật liệu: Thép F 140 Đơn vị tính: kg Mã hàng: TT031 STT Chứng từ Trích yếu TK ĐƯ Đơn giá (đ) Nhập Xuất Tồn SH Ngày Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượng Thành tiền (đồng) Số lượng Thành tiền (đồng) 1 1/10 Tồn đầu tháng 7650 590 4.513.500 2 090 12/10 Nhập kho 331TN 7810 3200 24.992.000 3790 29.505.500 3 095 13/10 Xuất sản xuất 621C25 7799,61 1650 12.869.356,5 2140 16.636.143,5 4 0082 20/10 Xuất sản xuất 02 máy nhào đùn 621C30 7799,61 70 545.972,7 2070 16.090.170,8 …. …. …….. … … … … … … Cộng 8500 66.385.000 8570 66.842.657,7 Tồn cuối tháng 520 4.055.842,3 Vì Xí nghiệp Cơ khí tính giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền nên cột giá trị nguyên vật liệu xuất trong kỳ đến cuối tháng kế toán mới có số liệu để phản ánh.Trong kỳ hạch toán kế toán nguyên vật liệu chỉ định khoản và phản ánh số lượng vào sổ chi tiết. Giá đơn vị bình quân = 4.513.500 + 66.385.000 590 + 8500 = 7799,61 đồng Đơn giá bình quân của thép F 140 được xác định như sau: Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL nhập trong kỳ - Giá trị NVL xuất trong kỳ Cuối tháng, kế toán cộng số liệu trên các Sổ chi tiết nguyên vật liệu sau đó căn cứ vào số liệu trên các dòng cộng này để ghi vào Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu (biểu 12) Vì khối lượng nguyên vật liệu trong kỳ nhập, xuất nhiều nên trong kỳ kế toán vật tư còn lập thêm Bảng kê nhập nguyên vật liệu, Bảng kê xuất nguyên vật liệu. Dựa vào Sổ chi tiết TK 152 (biểu 11) máy tính sẽ tự lên Bảng kê nhập nguyên vật liệu Biểu 13: Bảng kê nhập nguyên vật liệu (trích) Tháng 10 năm 2004 Tên vật liệu: Thép F 140 Mã vật liệu: TT031 STT Ngày nhập SHCT Đv tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) … … … 1 12/10 090 Kg 3200 7.810 24.992.000 … … … Tổng 8500 66.385.000 Mỗi bảng kê nhập nguyên vật liệu được lập cho 1 loại nguyên vật liệu, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ nhập trong một tháng theo trật tự thời gian. Bảng kê nhập nguyên vật liệu theo dõi trên cả phương diện thời gian, số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán vật tư tính tổng số phát sinh nhập để đối chiếu với số tổng cộng trên Thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp. Hoạt động xuất: cũng giống như nghiệp vụ nhập kho, khi nhận được Phiếu xuất kho, kế toán định khoản và lập Sổ chi tiết TK 152 (biểu11). Đối với nghiệp vụ này máy tính tự tính đơn giá xuất, thành tiền và lên Bảng kê xuất nguyên vật liệu (biểu 14). Biểu 14: Bảng kê xuất nguyên vật liệu (Trích) Tháng 10 năm 2004 Tên vật liệu: Thép F 140 Mã vật liệu : TT031 STT Ngày xuất Số hiệu chứng từ ĐVT Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) … … … … … … 16 13/10 095 Kg 1650 7799,61 12.689.356,5 17 20/10 0082 Kg 70 7799,61 545.972,7 … … … … … Tổng cộng 8570 66.842.657,7 Bảng kê xuất nguyên vật liệu liệt kê Phiếu xuất kho theo trình tự thời gian của từng loại nguyên vật liệu. Bảng kê xuất nguyên vật liệu có chức năng như Bảng kê nhập nguyên vật liệu. Tức là mỗi Bảng kê xuất lập cho một loại vật liệu, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trong một tháng theo trình tự thời gian. Bảng kê xuất cũng theo dõi vật liệu trên cả phương diện thời gian, số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán vật tư tính ra tổng số phát sinh xuất để đối chiếu với tổng cộng phát sinh bên Có trên Thẻ kho của vật liệu đó và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Cuối tháng kế toán đóng các Bảng kê nhập nguyên vật liệu, Bảng kê xuất nguyên vật liệu thành từng quyển phù hợp với từng nhóm nguyên vật liệu. ở Xí nghiệp Cơ khí, trường hợp mua chịu nguyên vật liệu chưa trả tiền là nghiệp vụ xảy ra thường xuyên, chủ yếu ở Xí nghiệp. Do đó kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán qua TK 331 bằng việc ghi các sổ chi tiết. Mỗi một người bán được lập một sổ chi tiết riêng để tránh tình trạng nhầm lẫn, thanh toán nhầm giữa các chủ hàng, mà qua đó kế toán có thể kiểm tra giám sát các khoản đã trả, theo dõi các khoản phải trả cho người bán tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, kiểm soát được nợ phải trả, từ đó có biện pháp cân đối tài chính. Biểu 15: Sổ chi tiết Tài khoản (Trích) Tháng 10 năm 2004 TK331-Công ty thép Thái Nguyên Đơn vị tính: đồng STT Chứng từ Ngày ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư luỹ kế Số hiệu Ngày 1 Số dư đầu kỳ 2.179.357 2 089 12/10 12/10 Nhập kho thép F 140 152 24.992.000 27.171.357 133 2.499..200 29.670.557 3 096 15/10 15/10 Nhập thép F 40 152 21.800.000 51.470.557 133 2.180.000 53.650.557 4 0121 17/10 17/10 Nhập thép F 80 152 17.500.000 71.150.557 133 1.750.000 72.900.557 10 UNC054 18/10 18/10 Thanh toán cho Công ty thép Thái nguyên bằng tiền mặt 338(5) 99.240.000 .. … … … …. Cộng phát sinh 122.944.357 125.400.000 Tồn cuối kỳ 4.635.000