Luận văn Tổ chức và hoạt động của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước cộng hòa dân chủ nhân dân Lào

Lào 2.2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào Theo tinh thần củaNghị định số 21 ngày 08/5/1993 của Bộ Chính trị Trung ương Đảng nhân dân cách mạng Lào về phương châm và nguyên tắc quản lý theo ngành; Thông tư hướng dẫn số 29/BCCTW ngày 09/10/1993 và Thông tư số 78 ngày 17/12/1993 của Ban củng cố tổ chức bộ máy Trung 44 ương Đảng nhân dân cách mạng Lào về việc củng cố bộ máy tổ chức ở địa phương, thì bộ máy tổ chức Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha được xác lập theo quan niệm “Văn phòng của huyện”, do Ban Thường vụ tỉnh uỷ lập ra và phục vụ hoạt động của Bí thư huyện uỷ - Chủ tịch UBND huyện. Văn phòng là đội tham mưu trung thực của huyện uỷ và UBND huyện. Do đó, dựa vào tình hình thực tế của tỉnh để hình thành tổ chức bộ máy, cơ cấu văn phòng làm nhiệm vụ đảm nhiệm chuyên môn và các khâu công việc khác. Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào - Chánh văn phòng - - - - Chỉ đạo chung - Chỉ đạo sâu công tác chính trị - tư tưởng - Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng Phó chánh văn phòng - Tổ chức triển khai các văn bản quy phạm pháp luật về hành chính địa phương - Nghiên cứu đề ra phương hướng thực hiện công - Chỉ đạo việc tổng hợp tình hình - Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc của lãnh đạo - Tổng hợp tình hình toàn diện trong từng thời gian báo cáo cho cấp trên. - Chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác tổng hợp trong toàn huyện - Chỉ đạo việc hành chính trong toàn hệ thống văn phòng. - Tổng hợp kế hoạch ngân sách trình cấp trên. - Kiểm tra theo dõi 45 tác hành chính địa phương trong toàn huyện huyện việc thực hiện khoản thu - chi trong toàn hệ thống văn phòng. Trƣởng phòng Tổ trƣởng Trƣởng phòng Trƣởng phòng - Nghiên cứu việc thành lập, di chuyển hay xóa bỏ bản. - Phụ trách công tác tư tưởng - chính trị - Nắm tình hình hành chính địa phương báo cáo cho cấp trên - Giúp tổng hợp tình hình chung -Giúp xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc của lãnh đạo. - Quan hệ, phối hợp với các ban ngành - Chỉ đạo về mặt tư tưởng của cán bộ trong bộ phận của mình - Tổng hợp các số liệu thông tin và tình hình báo cáo cho cấp trên - Tổng kết, báo cáo việc tiến hành công việc - Lập kế hoạch, ngân sách - Tổng kết khoản thu - chi của văn phòng huyện - Chỉ đạo công tác tư tưởng của cán bộ trong phòng mình Chuyên môn Chuyên môn Chuyên môn Chuyên môn Hành chính - Thống kê hành chính địa phương - Lưu trữ - Tài chính - Văn thư Thư ký của Bí thư – Chủ tịch huyện và cán bộ thư ký lãnh đạo Tổng hợp - Lĩnh vực cán bộ - Kinh tế - Văn hóa Quản trị - Kho bạc - Lễ tân - Đội xe - Tổ chức văn phòng... Văn phòng UBNDhuyện Long có lãnh đạo văn phòng và 03 phòng, cụ thể:Phòng nghiên cứu tổng hợp, Phòng hành chính - tài vụ và Phòng hành 46 chính địa phương. Tổng số CBCC của Văn phòng UBND huyện Long trong biên chế hiện nay là 25 CBCC, nhân viên, trong đó có 20 người là nam và 05 người là nữ. 2.2.1.1. Lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng gồm 04 người, trong đó có Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện về việc lãnh đạo điều hành toàn diện các mặt công tác của Văn phòng. Phó Chánh Văn phòng gồm có 03 người. Một người phụ trách PhòngNghiên cứu tổng hợp,Một người phụ trách Phòng Hành chính - tài vụ và một người phụ trách Phòng Hành chính địa phương đối với các Bản. Các Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc của mình. 2.2.1.2. Các phòng thuộc Văn phòng a, Phòng Nghiên cứu tổng hợp Đây là bộ phận trực tiếp giúp lãnh đạo huyện trong công việc hàng ngày. Phòng có các chuyên viên nghiên cứu làm việc theo chế độ chuyên viên, biên chế CBCC, nhân viên của phòng có 05 người. Nhiệm vụ của Phòng: Tổng hợp và thu thập thông tin: kinh tế - xã hội hành chính địa phương, xây dựng Đảng, an ninh quốc phòng và công tác tổ chức quần chúng để báo cáo lãnh đạo.Lập kế hoạch làm việc, chương trình làm việc của lãnh đạo huyện và các thành viên của UBND huyện. Tham dự các cuộc họp của UBND huyệnvà lãnh đạo huyện, để ghi nhận biên bản, thông báo, quyết định của cuộc họp. UBND lập lệnh thông báo, bài phát biểu của Bí thư huyện ủy –Chủ tịch UBND huyện. Lập bản báo cáo của UBND, Bí thư - Chủ tịch UBND huyện để gửi tỉnh ủy và UBND tỉnh. Kiểm tra và xét duyệt các tài liệu của các đối tượng trước khi lãnh đạo huyện ký. 47 b, Phòng Hành chính - tài vụ Biên chế cán bộ, công chức, nhân viên của Phòngcó 12 người. Bao gồm các bộ phận và thực hiện nhiệm vụ sau: Bộ phận văn thư, lưu trữ phụ trách các công việc liên quan đến văn thư, lưu trữ hồ sơ, sổ sách, số liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị Bộ phận kế hoạch quản lý - sử dụng và kế toán ngân sách của Văn phòng và tài chính của các bộ phận trực thuộc Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các kế hoạch hoạt động, triển khai thực hiện cân đối ngân sách trong phạm vi cơ quan, văn phòng thực hiện. Bộ phận quản lý vật tư, các phương tiện, vệ sinh cảnh quan công sở: Bộ phận này trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ quản lý, sử dụng và phân phối vật tư, trang thiết bị, máy tính, máy chiếu, máy ảnh, hệ thống trang thiết bị của cơ quan, điện, nước, máy phô tô copy, máy fax, của các phòng ban thuộc UBND huyện. Bên cạnh đó bộ phận này cũng thực hiện công việc cắt tỉa cây cảnh, vệ sinh quang cảnh công sở, cơ quan. Bộ phận lễ tân, tiếp khách, đội xe: Bộ phận này thực hiện nhiệm vụ hậu cần, đáp ứng và giải quyết các vấn đề hàng ngày trong công tác của văn phòng cũng như của UBND huyện Long. Ban Lễ tân văn phòng cử ra các CBCC trẻ, nhanh nhẹn và có ngoại hình ưu nhìn, thạo tiếng Anh để thuận tiện giao tiếp và thực thi công vụ. Đội xe của văn phòng cũng chính là đội xe của UBND huyện, gồm có 03 người, trực tiếp lái xe cho chủ tịch UBND huyện và các lái xe thực hiện công việc của UBND. c, Phòng Hành chính địa phương Được biên chế 04 người phụ trách các nhiệm vụ sau: Một là, nghiên cứu về tiêu chuẩn của trưởng bản, đồng thời lên danh sách trưởng bản và số bản trong huyện để báo cáo huyện, tỉnh. Hai là, giúp lãnh đạo huyện theo dõi các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn dựa vào quy định của Hiến pháp và bảo vệ pháp luật. Ba là, liên hệ với các cơ 48 quan hữu quan trong việc nắm bắt tình hình trong quần chúng nhân dân. Bốn là, nghiên cứu, trình và quản lý sử dụng con dấu của các tổ chức cấp dưới, bản và cơ quan QLNN, doanh nghiệp nhà nước. 2.2.2. Các mối quan hệ công tác Mối quan hệ công tác giữa văn phòng UBND huyện với các đơn vị khác trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ quan có thể được nắm bắt thông qua các mối quan hệ cơ bản sau: Thứ nhất, mối quan hệ trong nội bộ cơ quan: Đây là mối quan hệ phối hợp thực hiện công việc của UBND huyện, đó là mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng chức năng, chuyên môn của huyện như phòng Tài nguyên, môi trường, phòng Tư pháp, hộ tịch, phòng tài chính kế toán, phòng Quản lý đô thị, phòng nông nghiệp, lâm nghiệp,... trong các mối quan hệ này thì văn phòng với tư cách là đơn vị trung gian tiếp nhận và giải quyết các công việc của UBND với người dân, còn các phòng ban của huyện sẽ tiến hành giải quyết công việc thông qua văn phòng, các CBCC của văn phòng sẽ là đầu mối tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của công dân khi đến làm việc thông qua bộ phận một cửa, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện. Sau đó sẽ gửi các yêu cầu, các dịch vụ công liên quan đến các phòng ban chuyên môn, sau đó chuyển đến lãnh đạo huyện xử lý và giải quyết theo trình tự và thủ tục quy định ở huyện. Như vậy, có thể thấy rằng mối quan hệ trong nội bộ UBND huyện giữa văn phòng với các phòng chức năng chỉ là mối quan hệ phối hợp, hỗ trợ, giúp đỡ nhau, cùng nhau giải quyết công việc của cùng một cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ chung của huyện. Thứ hai, mối quan hệ với các đơn vị bên ngoài văn phòng: Xét trong mối quan hệ này có thể thấy văn phòng UBND huyện có nhiều mối quan hệ phức tạp hơn và giải quyết khối lượng công việc nhiều hơn. Có thể phân ra thành một số mối quan hệ công tác như sau: 49 Một là, đối với văn phòng tỉnh ủy và UBND tỉnh và các văn phòng cơ quan trung ương: Văn phòng UBND huyện chịu sự hướng dẫn về nghiệp vụ hành chính của văn phòng UBND tỉnh và sự phối hợp hoạt động thực hiện nhiệm vụ của tỉnh giao, phối hợp với các cơ quan văn phòng trung ương, bộ ngành về các hoạt động nghiệp vụ, các hoạt động liên ngành có liên quan. Phối hợp chặt chẽ với văn phòng UBND tỉnh trong việc xây dựng chương trình làm việc, lịch công tác, cung cấp thông tin, tư liệu phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo của tỉnh ủy và UBND tỉnh. Phối hợp với các sở, ban, ngành của tỉnh trong giải quyết, triển khai các công việc theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bên liên quan. Hai là, quan hệ công tác với tổ chức đoàn thể và tổ chức quần chúng xã hội: Văn phòng có trách nhiệm quan hệ công tác thường xuyên với các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, các Hội quần chúng để nắm bắt và cung cấp các thông tin liên quan đến chỉ đạo, điều hành hoạt động của chủ tích và các phó chủ tịch UBND huyện, giúp chủ tịch và các phó chủ tịch UBND huyện thực hiện quy chế phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong huyện, trong tỉnh. Ba là, quan hệ công tác đối với các văn phòng UBND huyện khác trong tỉnh. Văn phòng có mối quan hệ chặt chẽ với các văn phòng UBND huyện khác của tỉnh trong việc phối hợp, hỗ trợ thực hiện công việc đảm bảo thực hiện thành công mọi nhiệm vụ chính trị, xã hội trong tỉnh theo sự chỉ đạo của lãnh đạo tỉnh. Bên cạnh đó, văn phòng các huyện thường xuyên tổ chức hội họp, giao lưu, học tập và trao đổi chuyên môn với nhau giữa các huyện về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng. Bốn là, quan hệ công tác giữa văn phòng UBND huyện với các Bản, đó là đơn vị trực thuộc UBND huyện. Trong mối quan hệ này văn phòng UBND huyện là cơ quan đại diện cho huyện, là cơ quan cấp trên có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện các quy định, quy chế hoạt động đối với các 50 bản, triển khai các quyết định, các văn bản chỉ đạo của huyện, của tỉnh, trung ương tới các Bản. Đồng thời, văn phòng UBND huyện có nhiệm vụ phối hợp với các địa phương, các cấp gần dân nhất để lắng nghe ý kiến và triển khai, đề đạt ý kiến tới lãnh đạo huyện, tham mưu lãnh đạo huyện giải quyết các công việc ở địa phương, giúp cho các hoạt động ở các Bản được thực hiện hiệu quả và nhanh chóng nhất. 2.2.3. Thực trạng tổ chức nơi làm việc Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những phương tiện cần thiết, trong đó CBCC thực hiện công vụ, nhiệm vụ của mình. Ở UBND huyện Long, nơi làm việc của văn phòng được bố trí sạch sẽ, khang trang, khá đầy đủ các điều kiện về máy tính, máy in, máy fax, hệ thống điều hòa nhiệt độ,... tất cả đều được trang bị cho các phòng làm việc của CBCC. Môi trường xung quanh công sở rất thích hợp cho hoạt động công vụ, trang bị phương tiện khá đầy đủ và luôn được chú trọng hoàn thiện, cải tiến để phục vụ cho công vụ. Hiện nay, các phòng làm việc của văn phòng tập trung tại tầng 1 của UBND huyện, huyện chưa có sơ đồ các phòng thuộc văn phòng mà chỉ tập trung tại tầng 1 và tầng 2, công dân đến liên hệ công tác trực tiếp với văn phòng tại tầng 1, bộ phận một cửa. Theo thống kê tổng số phòng làm việc của văn phòng UBND huyện Long hiện nay có 14 phòng bao gồm phòng làm việc, nhà chứa đồ dùng, nhà để xe ô tô thuộc văn phòng UBND huyện sử dụng và quản lý. Trên cơ sở thống kê các phòng làm việc có bảng sau: 51 Bảng 2.1. Thống kế hệ thống phòng làm việc của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nƣớc CHDCND Lào STT Tên các phòng thuộc Văn phòng Số lƣợng (phòng) Diện tích (m2) 01 Phòng tiếp công dân, bộ phận một cửa 01 50m2 02 Phòng làm việc của Chánh văn phòng 01 25m2 03 Phòng làm việc của các Phó Chánh VP 03 75m2 04 Phòng làm việc của các Phòng chuyên môn thuộc Văn phòng UBND 03 75m2 05 Hội trường UBND huyện 01 1500m2 06 Phòng họp nhỏ 02 50m2 07 Nhà chứa đồ dùng, kho 01 50m2 08 Nhà để xe ô tô 02 140m2 (Nguồn: Theo thống kế của văn phòng UBND huyện Long – năm 2019) Nhìn vào bảng thống kê trên có thể thấy hệ thống các phòng làm việc, phòng tiếp công dân, phòng họp, hội nghị, thuộc văn phòng khá đầy đủ, khang trang và rộng rãi, so với điều kiện của một huyện ở tỉnh thì đó là sự cố gắng rất nhiều của lãnh đạo huyện để tạo điều kiện thuận lợi, tốt nhất cho văn phòng thực hiện tốt mọi nhiệm vụ được giao. Văn phòng có 02 nhà xe để ô tô, 01 nhà 60m2 và 01 có diện tích 80m2 thiết kế để ô tô phục vụ cơ quan. Diện tích phòng làm việc của cán bộ, công chức văn phòng được đảm bảo, diện tích phòng làm việc chung của bộ phận một cửa với tất cả các CBCC cùng làm việc có diện tích là 50m2(rộng 5m và dài 10m), phòng làm việc của chánh văn phòng và các phó chánh văn phòng đều đạt tiêu chuẩn rộng rãi với diện tích là 25m2, đảm bảo tiếp khách và thực hiện công việc được thuận lợi nhất. Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bútcũng được văn phòng chú ý và bố trí sắp xếp phù hợp với 52 động tác làm việc, kê đặt rất ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc cho đội ngũ CBCC và nhân viên văn phòng. Do điều kiện làm việc của một huyện, thuộc tỉnh lẻ nên cũng còn rất nhiều khó khăn, các phòng làm việc còn ít và thiếu nên quy mô văn phòng còn nhỏ, chưa có được hết tất cả các phòng biệt lập, tiện nghi như ở trung ương và ở tỉnh các giấy tờ, sổ sách vẫn được lưu trữ và để ở tại phòng làm việc của các CBCC văn phòng, vẫn làm việc chung với nhau, chỉ có chánh văn phòng, các phó chánh văn phòng có phòng làm việc riêng, các trưởng phòng ngồi làm việc chung với các chuyên viên mà mình phụ trách. Bên cạnh đó, Hội trường của UBND huyện cũng được xây dựng rộng rãi và khang trang, hội trường giao cho văn phòng quản lý và vận hành để phục vụ các công việc hội họp, hội thảo, hội nghị của UBND huyện. Đặc biệt khi thiết kế hội trường văn phòng UBND, hệ thống ánh sáng được chú trọng và đầy đủ, thích hợp làm việc, hội họp đông người đảm bảo đủ ánh sáng nơi, thoáng mát,tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên vào hội trường làm việc của UBND huyện Long. Hội trường của UBND có diện tích lớn tổng diện tích là 1500m2 (rộng 30m và dài 50m), với sức chứa được hơn 300 người. Bảng 2.2. Hệ thống máy móc và thiết bị của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nƣớc CHDCND Lào STT Tên máy móc, thiết bị Số lƣợng Tình trạng 01 Máy tính để bàn 21 cái Hoạt động bình thường 02 Máy tính xách tay 10 cái Hoạt động bình thường 03 Máy chiếu 12 cái Hoạt động tốt 04 Máy ảnh 02 cái Hoạt động bình thường 05 Máy phô tô copy 05 cái 02 cái đã cũ và 03 cái mới hoạt động tốt 06 Máy fax 02 cái Hoạt động bình thường 53 07 Tủ tài liệu lưu trữ, làm việc 15 cái Còn mới, sử dụng bình thường 08 Cây nước nóng, lạnh uống trực tiếp 10 cái Hoạt động bình thường 09 Bàn làm việc 40 cái Sử dụng bình thường 10 Ghế ngồi làm việc 80 cái Sử dụng bình thường 11 Máy điều hòa nóng lạnh 30 cái Hoạt động bình thường 12 Quạt điện trần 50 cái Hoạt động bình thường 13 Ô tô 07 cái Hoạt động bình thường (Nguồn: Theo thống kê tài sản của văn phòng UBND huyện Long – năm 2019) Qua bảng thống kê trên cho thấy các hệ thống máy móc và thiết bị thuộc văn phòng UBND huyện Long quản lý rất đầy đủ và hoạt động tốt, phục vụ hiệu quả cho các công việc của văn phòng. Đó là những máy móc cơ bản và thiết yếu mà văn phòng thường xuyên sử dụng, được cấp hàng năm theo yêu cầu của văn phòng, các máy móc, thiết bị này do phòng quản trị thiết bị thuộc văn phòng UBND huyện quản lý và vận hành, bảo dưỡng. Trong những năm qua hệ thống máy móc, thiết bị trên được UBND huyện quan tâm, đầu tư, mua sắm mới, trang bị cho văn phòng, tạo điều kiện cho văn phòng hoạt động tốt nhất. 2.2.4. Thực trạng xây dựng hệ thống quy trình, thủ tục hành chính Hệ thống quy trình thủ tụcchính là các bước trong việc hoạch định, xây dựng các chính sách, các quy định, các văn bản QLNN, các văn bản quy định hoạt động của công tác văn phòng. Thực trạng xây dựng, ban hành văn bản quy trình,TTHC liên quan đến phạm vi, quyền hạn của văn phòng UBND huyện là những văn bản nội bộ, mang tính điều chỉnh nội bộ hoạt động của văn phòng, điều chỉnh các hoạt động thuộc phạm vi của các phòng, ban trực thuộc và đối tượng thực hiện đó chính là các CBCC, nhân viên văn phòng và những cá nhân, công dân, tổ chức tới trụ sở làm việc. Đó là chính là quy chế 54 hoạt động của văn phòng như đi làm đúng giờ, thực hiện đúng lễ nghi khi giao tiếp với công dân, khách tới văn phòng làm việc, thực hiện giao tiếp công sở, lịch sự, nhã nhặn và lễ phép, quy định ăn mặc trang phục công sở, gọn gàng, cơ chế phối hợp hoạt động giữa văn phòng và các phòng ban được rõ ràng, cụ thể, còn việc xây dựng các văn bản quy định thì văn phòng mang tính chất tham mưu, giúp việc, góp ý với lãnh đạo UBND, góp ý các cấp có thẩm quyền ban hành các dự thảo quy chế, quy định văn bản để đảm bảo có những công văn mang tính định hướng hoạt động của văn phòng được tốt hơn. Quy chế làm việc của văn phòng UBND huyện thực hiện theo quy chế hoạt động của UBND, trước hết là về giờ giấc làm việc, văn phòng làm việc theo quy định từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần, nghỉ thứ bảy và chủ nhật, thời gian làm việc không có sự phân biệt giữa mùa hè và mùa đông. Hiện nay, quy trình tiếp công dân, giải quyết yêu cầu của công dân, tổ chức khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ công tại UBND huyện đến bộ phận tiếp công dân của huyện, tại đây văn phòng bố trí CBCC giải quyết. Quy trình được thực hiện theo 4 bước sau: Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ: Khi cá nhân, tổ chức có yêu cầu sử dụng DVC tại UBND huyên, họ có thể đến trụ sở, trực tiếp thông qua văn phòng để làm đơn, yêu cầu và nộp hồ sở tại bộ phận tiếp công dân do CBCC của văn phòng thực hiện. Khi CBCC kiểm tra hồ sơ đủ thì sẽ viết phiếu tiếp nhận và giấy hẹn thời gian trả kết quả, tùy từng lĩnh vực sẽ có thời gian khác nhau. Còn nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì CBCC văn phòng sẽ hướng dân công dân, tổ chức bổ sung, hoàn thiện khi nào đủ thì tiếp nhận. Bươc 2: Chuyển hồ sơ đến bộ phận liên quan: Đây là các công việc của văn phòng, CBCC văn phòng sẽ phân loại hồ sơ, thuộc lĩnh vực tư pháp thì sẽ chuyển cho bộ phận phòng tư pháp giải quyết, lĩnh vực nông nghiệp thì sẽ chuyển phòng Nông lâm nghiệp, thuộc lĩnh vực đất đai thì sẽ chuyển bộ phận tài nguyên và môi trường, 55 Bước 3: Giải quyết hồ sơ: Trong thời gian này các bộ phận liên quan sẽ tiến hành giải quyết các hồ sơ yêu cầu của công dân, tổ chức trên cơ sở xác minh và kiểm tra các hồ sơ mà văn phòng tiếp nhận, nếu có vấn đề gì vướng mắc sẽ phản ánh lại văn phòng, văn phòng sẽ thông báo tới công dân, tổ chức bổ sung hoặc xác minh theo yêu cầu của phòng chức năng. Bước 4: Trả kết quả giải quyết hồ sơ: Sau khi hồ sơ đã được giải quyết thì phòng chức năng theo nhiệm vụ của mình sẽ chuyển hồ sơ, yêu cầu về văn phòng theo đúng thời gian giải quyết. Khi hồ sơ chuyển về bộ phận văn phòng, các CBCC văn phòng sẽ liên lạc với công dân, tổ chức theo giấy hẹn, họ đến nhận hồ sơ và trả hồ sơ theo đúng giấy hẹn, nếu có phát sinh vấn đề gì thì sẽ lại tiến hành theo trình tự, thủ tục ban đầu như 04 bước nêu trên. 2.2.5. Thực trạng về hệ thống tiêu chí đánh giá Tiêu chí đánh giá chính là các chuẩn mực, thước đo đánh giá về hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị cũng như cá nhân cụ thể. Thực trạng về hệ thống tiêu chí đánh giá của văn phòng UBND huyện Long cũng đã có nhiều thay, đặc biệt là các tiêu chí mang tính định lượng như giải quyết bao nhiêu vụ việc, trên bao nhiêu lĩnh vực, tổ chức thành công bao nhiêu hội nghị, hội họp, hội thảo trong tháng, tiếp bao nhiêu đoàn khách làm việc, những tiêu chí này trong thời gian tới cần cụ thể và rành mạch, rõ ràng thành hệ thống, bổ trợ kết hợp với các tiêu chí đánh giá về năng lực, phẩm chất đạo đức, lý luận chính trị kết hợp với các tiêu chí về chất lượng, hiệu quả trong việc tổ chức các hoạt động của văn phòng để đánh giá mức độ hoạt động của văn phòng. Trong các tiêu chí đó nổi bật một số tiêu chí như sau: Tiêu chí đánh giá về chất lượng hoàn thành công việc của văn phòng hàng tháng phải đạt 100% mục tiêu, nhiệm vụ đề ra. Tiêu chí đánh giá CBCC hàng tháng thực hiện theo nội quy, quy chế cơ quan phải đạt 100% thì sẽ đạt CBCC loại A, còn 90% sẽ xếp loại B, 80% sẽ là loại C. Trên cơ sở đánh giá đó sẽ có mức khen thưởng CBCC phù hợp. 56 Tiêu chí đánh giá về năng lực thực thi công vụ của CBCC trong giải quyết công việc chức phải đạt yêu cầu theo các tiêu chí mà văn phòng đề ra là đánh giá theo các mức độ như: Hoàn thành suất sắc nhiệm vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ, hoàn thành nhiệm vụ, không hoàn thành nhiệm vụ. Tiêu chí đánh giá về thái độ của CBCC đối với người dân, tổ chức khi họ đến văn phòng UBND huyện sử dụng các dịch vụ công theo các mức như: Hoàn toàn hài lòng, hài lòng và không hài lòng. Như vậy, về cơ bản văn phòng đã chỉ ra các tiêu chí đánh giá khá cụ thể và rõ ràng. Tuy nhiên trong thời gian tới cần chú trọng hơn nữa tới các tiêu chí của từng công việc, từng vị trí CBCC, từng chức vụ cụ thể để có thể có bảng tiêu chí đánh giá thiết thực hơn. 2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nƣớc Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào 2.3.1. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng UBND huyện thể hiện qua một số nhiệm vụ chủ yêu như: Xây dựng, quản lý chương trình công tác của UBND, chủ tịch UBND cấp huyện, thẩm tra, đánh giá các chương trình làm việc, các dự án, dự thảo văn bản, tổng hợp chương trình, báo cáo giúp lãnh đạo UBND giải quyết công việc, tổ chức nghiên cứu, tham mưu, trình UBND, chủ tịch UBND cấp huyện giao cho các đơn vị trực thuộc UBND giải quyết, thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu QLNN. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp ở văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha trong thời gian qua được thể hiện qua các mặt cơ bản sau: Thứ nhất, công tác xây dựng, quản lý chương trình: Việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho UBND, chủ tịch UBND huyện, văn phòng UBND cấp huyện chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn, các phòng ban thuộc UBND huyện xây dựng chương trình công tác của UBND, chủ tịch UBND cấp huyện. Trên cơ sở các kế hoạch, chương trình, dự 57 án của các bộ phận chuyên môn thuộc UBND huyện, các cơ quan dơn vị sự nghiệp trực thuộc gửi về văn phòng UBND huyện tổng hợp, nghiên cứu, sắp xếp các kiến nghị và đề xuất thành các dự kiến chương trình công tác trình UBND, chủ tịch UBND cấp huyện thông qua. Sau khi được thông qua, văn phòng UBND huyện sẽ phối hợp với các phòng ban, các đơn vị trực thuộc UBND theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình công tác đảm bảo đúng tiến độ, đúng nội dung và chât lượng công việc. Trong những năm qua, hoạt động xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của UBND, chủ tịch UBND đạt kết quả khả quan, đáp ứng yêu cầu công tác, phục vụ nhiệm vụ QLNN ở huyện Long. Việc lập chương trình làm việc, sắp xếp các hoạt động theo thứ tự cần thiết của hoạt động QLNN đã góp phần hình thành nên thói quen và lề nếp thực thi công việc, kế hoạch cho tất cả các đơn vị trực thực UBND huyện thực hiện hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch đã đảm bảo cho các đề án, dự thảo văn bản được triển khai có hiệu quả và đạt tiến độ. Tuy nhiên, hạn chế cơ bản của công tác này là việc xây dựng chương trình của UBND, chủ tịch UBND, các phó chủ tịch UBND còn thiếu chủ động, thường phải điều chỉnh nhiều lần, một số hoạt động chưa được sắp xếp hợp lý, một số chương trình chỉ là sự liệt kê công việc, chưa được nghiên cứu làm rõ được yêu cầu về chất lượng và sự cần thiết, cũng như đơn vị phối hợp, chủ trì có khả thi hay không. Đồng thời công tác thông tin, báo cáo phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch, các phó chủ tịch UBND huyện còn chưa được đảm bảo thường xuyên. Thứ hai, công tác thẩm tra các đề án, dự án, dự thảo văn bản: Đây là một trong những nhiệm vụ trọng tâm cơ bản để thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng UBND cấp huyện. Trên cơ sở các đề án, dự án, dự thảo văn bản, quyết định,.. do các cơ quan chuyên môn trình, văn phòng UBND cấp huyện có trách nhiệm thẩm tra về trình tự, thủ tục, hồ sơ và có ý 58 kiến đánh giá độc lập đối với các đề án, dự án, dự thảo văn bản đó phù hợp với quy định của p