Tên đơn vị năng lực: Tuyển dụng, tuyển chọn và giữ nhân viên

Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam HRS5. TÊN ĐƠN VỊ NĂNG LỰC: TUYỂN DỤNG, TUYỂN CHỌN VÀ GIỮ NHÂN VIÊN MÔ TẢ CHUNG Đơn vị năng lực này mô tả các năng lực cần thiết trong việc tuyển và lựa chọn nhân viên để thực hiện các hoạt động hay chức năng công việc trong phạm vi quyền hạn của bạn. Tiêu chuẩn này không dành cho các chuyên gia nhân sự, mà dành cho các giám sát viên và cán bộ quản lý có trách nhiệm tuyển chọn nhân viên cho tổ chức hay bộ phận cụ thể họ chịu trách nhiệm. THÀNH PHẦN VÀ TIÊU CHÍ THỰC HIỆN E1. Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp P1. Xem xét thường xuyên các công việc có trong bộ phận bạn chịu trách nhiệm, nhận biết sự thiếu hụt về số lượng nhân viên, hoặc thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng hay năng lực của nhân viên P2. Xác định và đánh giá các lựa chọn để giải quyết bất kỳ sự thiếu hụt nào đã được xác định và quyết định lựa chọn tốt nhất để thực hiện P3. Thu hút những nhân viên nhân sự chuyên nghiệp phù hợp trong đơn vị tham gia vào việc tuyển dụng và lựa chọn nhân viên P4. Đảm bảo tuân thủ các qui trình và chính sách tuyển dụng và lựa chọn của đơn vị E2. Chuẩn bịtuyển dụng và lựa chọn P5. Đảm bảo có sẵn bản mô tả vị trí công việc và tiêu chuẩn nhân viên cập nhật khi có nhu cầu tuyển dụng P6. Thiết lập các bước của quy trình tuyển dụng và lựa chọn cho các vị trí tuyển dụng, các phương pháp sẽ được sử dụng, khoảng thời gian và nhân sự cần tham gia tuyển dụng và lựa chọn P7. Đảm bảo thông tin cho vị trí tuyển dụng được công bằng, rõ ràng và chính xác trước khi gửi tới các ứng viên tiềm năng P8. Xây dựng các tiêu chí công bằng, rõ ràng và phù hợp để đánh giá và lựa chọn ứng viên.Các tiêu chí cần xem xét đến kiến thức, kỹ năng, năng lực và khả năng hợp tác hiệu quả với đồng nghiệp của các ứng viên P9. Đảm bảo quá trình tuyển dụng và lựa chọn được thực hiện công bằng, nhất quán và hiệu quả E3. Quản lý quá trình lựa chọn P10. Thông báo cho các ứng viên đầy đủ thông tin về quá trình xử lý hồ sơ của họ theo qui định của đơn vị P11. Cung cấp vị trí công việc cho ứng viên đạt tốt nhất các tiêu chí đề ra P12. Cung cấp ý kiến phản hồi chính xác, rõ ràng và có tính xây dựng cho các ứng viên không được lựa chọn, theo đúng chính sách của đơn vị P13. Đánh giá mức độ thành công của quá trình tuyển dụng và lựa chọn và xác định những điểm cần cải thiện E4. Tối ưu hóa các hoạt động giữ nhân viên P14. Tìm kiếm và đưa ra các cơ hội thử thách trong công việc cho từng nhân viên nhằm tận dụng hiệu quả kiến thức, kỹ năng và năng lực của nhân viên và phát triển tiềm năng của họ P15. Xem xét một cách hệ thống các kết quả công việc và sự phát triển của nhân viên, đưa ra phản hồi, nhận xét thích hợp để cải thiện kết quả làm việc của họ P16. Ghi nhận các thành tích trong công việc của từng nhân viên và ghi nhận các thành tựu của họ theo chính sách của đơn vị P17. Nhận biết khi nhân viên không hài lòng với công việc hay với tiến trình phát triển công việc của họ. Và tìm kiếm giải pháp sao cho đáp ứng được nhu cầu của cả nhân viên và đơn vị P18. Nhận biết khi nào các giá trị, động lực và nguyện vọng của nhân viên không phù hợp với tầm nhìn, mục tiêu và giá trị của đơn vị. Và cùng với nhân viên đó tìm kiếm giải pháp thay thế © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường và Xã hội 1 Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam P19. Trao đổi, tìm hiểu các nguyên nhân nhân viên dự định thôi việc và tìm cách giải quyết các vấn đề hoặc bất đồng YÊU CẦU KIẾN THỨC K1. Thảo luận cách thức thu hút nhân viên và các bên liên quan tham gia vào các hoạt động tuyển dụng, lựa chọn và giữ nhân viên K2. Mô tả các cách thức rà soát khối lượng công việc thuộc lĩnh vực bạn phụ trách để phát hiện sự thiếu hụt về số lượng nhân lực, và thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng và năng lực K3. Giải thích các nội dung của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nhân viên, tầm quan trọng của việc cần tư vấn từ các bộ phận khác trong việc lập và cập nhật các tài liệu này K4. Thảo luận các bước khác nhau của quá trình tuyển dụng và lựa chọn ứng viên, tầm quan trọng của việc cần có tư vấn cùng các bộ phận khác về các bước, về sử dụng các phương pháp tuyển dụng và lựa chọn, khung thời gian tương ứng và nhân sự tham gia trong quá trình K5. Đánh giá các phương pháp khác nhau về tuyển dụng và lựa chọn ứng viên, các ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp K6. Giải thích tầm quan trọng của việc đưa ra các thông tin công bằng, rõ ràng và chính xác về các vị trí tuyển dụng tới các ứng viên tiềm năng K7. Thảo luận các cách thức đo lường năng lực, khả năng của ứng viên và đánh giá khả năng đáp ứng của họ với các yêu cầu đặt ra cho vị trí tuyển dụng đó K8. Giải thích cách thức cân nhắc các khía cạnh về công bằng, đa dạng và bao trùm, bao gồm cả luật pháp và văn bản pháp lý hiện hành liên quan đến việc tuyển dụng, lựa chọn và duy trì nhân viên K9. Giải thích tầm quan trọng của việc luôn duy trì thông tin về tiến trình tuyển dụng cho ứng viên và giải thích cách thức thông tin cho ứng viên K10. Bàn luận về tầm quan trọng của việc tạo cơ hội cho các nhân viên cùng tham gia thảo luận các vấn đề và tìm các giải pháp thay thế có thể được triển khai khi giá trị, động cơ và nguyện vọng của nhân viên không phù hợp với công việc của họ hoặc không phù hợp với tầm nhìn, mục tiêu và giá trị của đơn vị bạn K11. Thảo luận tầm quan trọng của việc hiểu được các nguyên nhân vì sao nhân viên dự định rời bỏ đơn vị K12. Mô tả các nguồn chuyên gia hiện có để hỗ trợ quá trình tuyển dụng, lựa chọn và mô tả cách thức sử dụng nguồn chuyên gia đó ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ THAY ĐỔI 1. Các chính sách và quy trình liên quan tới tuyển dụng và lựa chọn có thể bao gồm: • Chi tiết thông tin sử dụng hoặc không sử dụng trong quảng cáo việc làm • Chính sách thăng tiến cho nhân viên, đặc biệt là thăng tiến cho nhân viên nội bộ • Đào tạo nhân viên • Mức lương, thưởng • Giai đoạn thử việc • Điều kiện và điều khoản lao động • Các lợi ích • Các quy định đối với nhân viên như đồng phục, ngoại hình, hút thuốc, cách ứng xử, nghỉ ốm, đi làm đúng giờ, sử dụng tài sản của đơn vị • Thành phần ban phỏng vấn và tuyển dụng 2. Các yêu cầu công việc liên quan đến: Toàn bộ thông tin về mẫu hình nhân viên cần thiết để thực hiện hiệu quả một vị trí công việc cụ thể 3. Bản mô tả công việc liên quan đến: © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường và Xã hội 2 Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam Toàn bộ thông tin về nhiệm vụ của một vị trí công việc cụ thể 4. Các tiêu chí lựa chọn chính có thể liên quan đến: • Kinh nghiệm • Năng lực • Bằng cấp • Tính phù hợp • Thông tin tham chiếu • Thái độ 5. Các nguồn tuyển dụng nhân viên có thể bao gồm: • Quảng cáo trên phương tiện truyền thông • Các cơ quan việc làm và tuyển dụng • Tuyển dụng trực tuyến • Quảng cáo nội bộ, bao gồm cả thăng tiến nội bộ • Các trường dạy nghề và đại học • Mạng lưới liên lạc trong ngành • Các chủ doanh nghiệp khác 6. Phỏng vấn tuyển chọn có thể bao gồm: • Một người phỏng vấn trực tiếp từng ứng viên và phỏng vấn mặt đối mặt • Phỏng vấn theo hội đồng • Phỏng vấn nhóm • Phỏng vấn qua điện thoại • Phỏng vấn lần một, lần hai và/ hoặc lần ba • Áp dụng các kỹ năng đặt câu hỏi và lắng nghe phù hợp • Ghi lại câu trả lời của ứng viên • Trả lời các câu hỏi của ứng viên • Các vấn đề về công bằng và tuân thủ qui định • Phân chia các câu hỏi cho tất cả ứng viên 7. Quá trình lựa chọn có thể bao gồm: • Đánh giá ứng viên và cho điểm theo tiêu chí lựa chọn • Đạt được phản hồi và nhất trí từ những người phỏng vấn • Cân nhắc kết quả bài kiểm tra • Xếp hạng các ứng viên được phỏng vấn 8. Theo dõi các ứng viên đủ điều kiện có thể liên quan đến: • Yêu cầu ứng viên nộp các tài liệu gốc đã được trình bày trong buổi phỏng vấn • Giải thích các chi tiết của thư mời làm việc, hợp đồng hoặc các công cụ lao động • Xác nhận đồng ý chấp thuận công việc • Chuyển thư mời làm việc cho ứng viên khác nếu ứng viên lựa chọn đầu tiên từ chối 9. Các chính sách duy trì nhân viên có thể bao gồm: © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường và Xã hội 3 Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam  Cung cấp các cơ hội nghề nghiệp để thử thách nhân viên nhằm tận dụng hiệu quả kỹ năng, kiến thức và khả năng của họ cũng như phát triển các tiềm năng  Xem xét kết quả công việc và phát triển công việc của nhân viên một cách hệ thống  Các phương pháp phản hồi được thiết kế để hoàn thiện việc thực hiện công việc của nhân viên  Ghi nhận kết quả thực hiện công việcvà thành tích của nhân viên theo chính sách của đơn vị  Nhận biết các vai trò của việc đáp ứng nhu cầu của cả cá nhân và đơn vị  Phát hiện sự không tương thích của nhân viên với vị trí, vai trò công việc của họ  Các chính sách chấm dứt lao động Các hành vi quan trọng của giám sát viên/ người quản lý bao gồm: 1. Nhận biết nhu cầu thông tin của nhân viên 2. Diễn đạt thông tin chính xác, rõ ràng, dễ hiểu 3. Cập nhật kịp thời thông tin về các kế hoạch và triển khai cho nhân viên 4. Đưa ra ý kiến phản hồi cho các nhân viên để giúp họ duy trì và hoàn thiện việc thực hiện kết quả công việc 5. Tuân thủ và đảm bảo nhân viên cũng tuân thủ, các yêu cầu pháp lý, qui định ngành, chính sách của đơn vị và các nguyên tắc nghề nghiệp 6. Hành động trong khuôn khổ quyền hạn của mình 7. Thể hiện sự ngay thẳng, công bằng và nhất quán khi ra quyết định 8. Bảo đảm tính an toàn và bảo mật của thông tin 9. Kiểm tra độ chính xác và hiệu lực của thông tin 10. Đưa ra và thực hiện các quyết định khó khăn khi cần thiết HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ Đánh giá các đơn vị năng lực từ bậc 3-5 thường được dựa trên thực tế kết quả công việc. Một số đơn vị năng lực ở bậc 3-5 không thể đánh giá được chỉ qua quan sát do hạn chế công việc/ môi trường làm việc hoặc do tính bảo mật. Đơn vị năng lực này có thể được đánh giá một cách toàn diện bằng hồ sơ tập hợp các chứng cứ hoặc báo cáo về các vấn đề trong tuyển dụng, tuyển chọn và giữnhân viên trong môi trường kinh doanh du lịch và khách sạn. Các học viên cần thể hiện được khả năng áp dụng các nguyên lý, khái niệm phù hợp trong các tình huống có thể gặp phải với tư cách là giám sát viên/ người quản lý. Họ cũng cần phải biết đưa ra các đề nghị, giải thích và đánh giá các hành động có thể thực hiện để xử lý các tình huống và vượt qua các thử thách có thể gặp phải với tư cách là giám sát viên/ người quản lý trong đơn vị. Cần lưu ý rằng các chứng cứ đánh giá không được ghi tên nhân viên để bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân và tổ chức. Chứng cứ cần bao gồm: 1. Hai ví dụ hoặc trường hợp đã được ghi chép lại về tuyển dụng và lựa chọn nhân viên để đáp ứng nhu cầu nhân sự của tổ chức. 2. Hai ví dụ hoặc trường hợp được ghi chép lại về các hoạt động duy trì và giữ nhân viên. 3. Một ví dụ được ghi chép lại về cuộc phỏng vấn khi nhân viên thôi việc để tìm hiểu lý do thôi việc. 4. Hoàn thành toàn bộ các nội dung đánh giá kiến thức như đã đặt ra trong đơn vị năng lực này hoặc thông qua kiểm tra vấn đáp có ghi chép lại hoặc kiểm tra viết. PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ Các phương pháp phù hợp có thể bao gồm: • Hồ sơ chứng cứ tại nơi làm việc © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường và Xã hội 4 Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam • Nhận xét của cá nhân • Nhận xét của người làm chứng • Các thảo luận chuyên môn Tình huống mô phỏng có thể được sử dụng trong các cơ sở đào tạo hoặc tại cơ sở kinh doanh đối với một số tiêu chí thực hiện nhưng nên hạn chế. Hồ sơ chứng cứ hoặc báo cáo bằng văn bản cần được bổ sung bằng kiểm tra vấn đáp trực tiếp nhằm đảm bảo tất cả các khía cạnh của yêu cầu chứng cứ đều được đáp ứng đầy đủ. CÁC CHỨC DANH NGHỀ LIÊN QUAN Tất cả nhân viên chịu trách nhiệm giám sát hoặc quản lý trong các cơ sở kinh doanh du lịch. SỐ THAM CHIẾU VỚI TIÊU CHUẨN ASEAN D1.HRM.CL9.10 © 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường và Xã hội 5 Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch