10 gợi ý để tổ chức họp hiệu quả hơn

10 gợi ý để tổ chức họp hiệu quả hơn Việc tất cả moị người phải ngồi suốt cả buổi họp thực sự không cần thiết, thể hiện việc tổ chức và điều khiển kém, không hiểu quả, mất thời gian trong khi thực tế không cần thiết phải như vậy. Sau đây là 10 gợi ý giúp cho việc tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn và có ý nghĩa hơn. 1. Xác định cuộc họp liệu có thực sự cần thiết hay không? Cuộc họp đó thực sự cần phải diễn ra hay không? Liệu nhiều người có thực sự cần phải gặp mặt hay không? Việc giảm thiểu số lượng người tham dự sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người. Cho những ai tham dự cuộc họp (bởi vì nó có thể sẽ kết thúc sơm) và những người không tham dự họp (bởi vì họ có thể làm những việc khác). Nếu cuộc họp đó liên quan đến việc xem tài liệu, báo cáo tình trạng hay các tài liệu khác, thì việc gửi tài liệu cho những thành viên tham dự trước cuộc họp sẽ tiết kiệm thời gian và thậm chí còn thể làm cho cuộc họp không cần thiết nữa. Thậm chí nếu bạn quyết định rằng một cuộc họp là thực sự cần thiết, thì có nhất thiết phải cần tất cả tham dự hay không? Hãy xem xét đến giải pháp họp qua điện thoại hay hội nghị truyền hình, sẽ tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, và các chi phí khác. 2. Đúng giờ Đã bao giờ bạn đến họp đúng giờ và phát hiện ra rằng mới chỉ có ¾ số người tham dự có mặt hay chưa? Người chủ trì cuộc họ: “chúng ta hãy chờ thêm vài phút nữa”. Nhưng bạn là người đã có mặt đúng giờ lại đang bị trừng phạt vì việc đến muộn của người khá. Ngược lại, những ai đến muộn lại nhận được thông điệp rằng việc đến muộn của họ không có ảnh hưởng gì. Bạn có còn đến họp đúng giờ vào cuộc họp kế tiếp do vị lãnh đạo này chủ trì hay không? Có nhiều công ty đã áp dụng việc chuyển tất cả các ghế ra khỏi phòng họp trước khi cuộc họp bắt đầu, buộc những người đến muốn sẽ phải đứng. Cho dù biện pháp này có thế là hơi quá nhưng nó phản ánh được thông điệp đến tất cả mọi người rằng mọi người nên tôn trọng thời gian. Tương tự, nếu bạn đến muộn hãy cố gắng để người chủ toạ cuộc họp biết trước. Đơn giản việc đến họp muộn có thể khiến cho người tham dự khác có cảm giác đối với bạn cuộc họp đó chẳng có ý nghĩa gì. Nếu bạn là chủ trì cuộc họp thì hãy cố gắng kết thúc buổi họp đúng giờ. Những thành viên tham dự có những ràng buộc khác và giữ họ ở lại muộn là không công bằng. 3. Thận trọng với việc tóm tắt thông tin đã đề cập cho những người đến muộn Một chú ý khác có liên quan, cần thận trọng với việc tóm tắt nội dung đã đề cập cho những người đến muộn. Việc làm này đồng nghĩa với việc bạn bắt đầu lại cuộc họp đó. 4. Chuẩn bị chu đáo Bạn có nhận được những tư liệu cần thiết trước cuộc họp hay không? Việc nghiên cứu nó và chuẩn bị những ý kiến nhận xét sẽ tiết kiệm thời gian cho mọi người. Nếu bạn có thắc mắc gì về tài liệu, hãy nghĩ đến giải pháp gửi thư điện tử cho tác giả hoặc tới những người tham dự khác trước, vì vậy họ sẽ có thời gian để nghĩ về việc bạn đưa ra vấn đề gì. 5. Có mục tiêu Trước khi lập kế hoạch cho cuộc họp, nên tự hỏi ban thân: “Mình muốn nhìn thấy kết quả gì sau cuộc họp này?”. Nếu bạn không có mục tiêu và mục đích nào cả thì họp để làm gì. 6. Công bố nội dung chương trình cuộc họp Việc lập và phân bổ một chương trình các mục cần tiến hành trước một cuộc họp sẽ thông báo cho các thành viên tham dự nội dung cốt lõi của cuộc họp đó. Các thành viên tham dự những người mà muốn thêm hay loại bỏ một nội dung nào đó sẽ có cơ hội để thảo luận vấn đề ấy với chủ toạ cuộc họp. 7. Phân rõ trách nhiệm Trong một chương trình nội dung cuộc họp cần phải xác định rõ những kỳ vọng của bạn đối với những thành viên tham dự. Đối với từng chủ điểm cụ thể, liệu bạn có cập nhật ngắn gọn, thảo luận hay một màn trình bày thông thường hay không? Việc xác định rõ về những kỳ vọng sẽ làm cho cuộc họp trở nên hiệu quả hơn và hạn chế đến những tình trạng khó xử có thể nảy sinh. 8. Đề cập những vấn đề quan trọng trước Trong các cuộc họp, cũng như những khía cạnh khác của cuộc sống và công việc, hãy cố gắng đề cập đến vấn đề quan trọng nhất trước tiên. Tách hẳn những vấn đề quan trọng đó ra để phòng khi bạn rơi vào tình trạng thiếu thời gian thì tất cả những gì bạn chưa kịp trình bày đều là những thứ không không quá quan trọng. 9. Đừng bị sao nhãng bởi những vấn đề ngoài lề Trong một cuộc họp rất dễ bị sao nhãng bởi những vấn đề ngoài lề. Nếu điều đó xảy ra, bạn có thể rơi vào trình trạng không điều khiển theo nội dung chương trình đã lập và bản thân cuộc họp đó. Liệu vấn đề ngoài lề đó có thực sự cần thiết phải được đề cập ngay bây giờ hay không? Nó có cần thiết phải giải quyết để tiếp tục cuộc họp không. Nếu vấn đề đó thực sự cần thiết phải đề cập ngay lập tức, bạn sẽ có một quyết định khó khăn để thực hiện. Trong số những thành viên tham dự hiện tại, bạn có ai đó thực sự cần thiết chưa – và chỉ những ai cần để giải quyết vấn đề này không? Nếu vậy khi vấn đề này là quan trọng, bạn có thể phải giành thời gian để đề cập nó với các thành viên tham dự khác. Nếu bạn thiếu những người cần thiết, bạn có thể phải trì hoãn lại vấn đề đó. Trong trường hợp ấy, hãy cô gắng đưa ra trước các vấn đề khác trong nội dung chương trình họp mà có thể giải quyết được. 10. Chuyển hoá nội dung cuộc họp thành tài liệu Trong vòng một hay hai ngày sau cuộc họp đó, phân phát biên bản cuộc họp để mọi người ghi lại nội dung cuộc họp. Phải chắc chắn rằng biên bản đó liệt kê đầy đủ những người cụ thể được giao cho từng nhiệm vụ cụ thể. Không có biên bản của một cuộc họp, các vấn đề sẽ nảy sịnh như ai đó phát biểu cái gì và ai đó cam kết cái gì. Nếu như những điều đó xảy ra thì các hành động tiếp theo sau cuộc họp có thể sẽ tiến hành chậm hơn .