Áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA

Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu (ERD) sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp các tệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực thể hai chiều sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Quan hệ hai chiều 1@1 Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tính định danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phi khoá của thực thể kia. Trong trường hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trị rỗng. Quan hệ hai chiều loại 1@N Trong trường hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ N. Khoá quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ. Quan hệ hai chiều loại N@M Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp: hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ. 5.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Sau khi mô hình logic được người sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Giai đoạn này gồm các công đoạn: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. Xây dựng các phương án của giải pháp. Đánh giá các phương án của giải pháp. Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 5.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lý ngoài. Những công đoạn chính của giai đoạn này là: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả: + Tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật. + Tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Mục đích của thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết hình thức bên ngoài cho hệ thống thông tin. Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra: xác định HTTT trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá: xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với HTTT. Thiết kế các thủ tục thủ công. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra. Xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống. Cách thực hiện các thủ tục thủ công. Một số nguyên tắc: - Làm sao cho người sử dụng luôn kiểm soát được hệ thống.Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. - Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. - Che khuất toàn bộ phần cứng và phần mềm. - Cung cấp thông tin về tư liệu đang sử dụng trên màn hình. - Làm sao để giảm tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng cần phải nhớ. - Sử dụng các quy tắc cơ bản về mầu sắc và ký hiệu. 5.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm, các công đoạn chính gồm: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. Thiết kế vật lý trong. Lập trình. Thử nghiệm hệ thống. Chuẩn bị tài liệu. Kết thúc giai đoạn này cần có tài liệu hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. 5.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Giai đoạn này gồm các công đoạn: Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi. Khai thác và bảo trì. Đánh giá. II. hệ thống thông tin quản lý nhân lực Đối với một hệ thống thông tin quản lý nhân lực thì nó bao gồm các nội dung sau: 1. Cập nhật dữ liệu Trong phần này nó phải cập nhật toàn bộ dữ liệu có liên quan đến nhân viên, để làm cơ sở cho quản lý sau này. Các dữ liệu cần cập nhật là: Hồ sơ nhân viên Chức vụ Chứng chỉ Lương nhân viên Trình độ Phòng ban ... 2. Xử lý dữ liệu Trên cơ sở các dữ liệu nhập vào, hệ thống phải tiến hành xử lý Các xử lý bao gồm: Xử lý lương Xử lý hồ sơ Xử lý chức vụ Xử lý phòng ban Xử lý quá trình công tác ................................ 3. Sao lưu dữ liệu Dữ liệu phục vụ quản lý nhân sự phải được lưu trữ lâu dài, bởi vì khi cần thiết dữ liệu phải cung cấp ngay cho người sử dụng. Chương trình sau khi sử dụng phải sao lưu ra đĩa mềm hoặc một thư mục khác để cất trữ. 4. Các loại báo cáo Báo cáo là phần quan trọng nhất mà chương trình cung cấp cho người sử dụng. Dựa vào báo cáo người sử dụng mới có thể thống kê tính toán được các công việc cần thiết. - Danh sách nhân sự - Bảng lương nhân viên - Danh sách phòng ban ............................... Chương III Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Phân tích là phương pháp nghiên cứu nhằm lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể để đưa máy tính vào phục vụ cho công việc hàng ngày. Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng một ứng dụng trên máy tính. Hiệu quả đem lại của hệ thống chương trình ứng dụng phụ thuộc vào độ nông sâu của kết quả phân tích ban đầu. I. Phân tích và thu thập dữ liệu Tìm hiểu tình hình thực tế và yêu cầu quản lý tại công ty Phân tích tình hình thực tế tại công ty Công ty đầu tư và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty cổ phần do các cổ đông thành lập. Nó mới được thành lập 10-2001 do vậy khâu quản lý nhân sự, để tìm hiểu hồ sơ, trình độ, chuyên ngành đào tạo , kinh nghiệm ...là một điều hết sức cần thiết cho công ty. Do vậy khâu quản lý nhân sự rất phức tạp và phải trải qua nhiều bước. Khi một nhân viên mới vào công ty thì ta phải cập nhật hồ sơ của nhân viên đó vào kho hồ sơ. Sau đó, từ kho hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thông tin của nhân viên đó, nếu có thiếu sót gì thì đưa ra để sửa chữa. Trong quá trình công tác nếu có sự biến động thông tin của nhân viên như: chuyển đổi phòng ban, bổ xung thêm dữ liệu... thì phải cập nhật kịp thời. Thông tin nhân viên nghỉ hưu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thải phải được theo dõi trong kho hồ sơ lưu. Mỗi tháng nhân viên lĩnh lương lại phải kiểm tra ngày công, bậc lương, hệ số lương, mức lương ... để xác định được lương nhân viên. In ấn báo cáo khi cấp trên có yêu cầu. Hiện nay công ty ứng dụng tin học trong công tác quản lý kinh doanh và chuyên viết phần mềm kế toán cung cấp cho thị trường phần mềm kế toán. Nhưng trong khâu nhân sự thì vẫn áp dụng phương pháp thủ công thông thường rất phức tạp và mất nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép sửa chữa, xoá, tìm kiếm, do đó không đảm bảo được yêu cầu về thời gian và độ chính xác của báo cáo. Để khắc phục nhược điểm đó yêu cầu có hệ thống phù hợp quy mô của công ty. Yêu cầu của hệ thống Yêu cầu đặt ra là thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự cho công ty. Hệ thống đó phải được ứng dụng thực tế và tin học hóa một cách khả thi, đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong thời kì mới, phải thuận tiện an toàn và đạt hiệu quả cao. Để thực hiện các mục tiêu trên thì hệ thống mới cần làm các việc sau: + Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện và chính xác. + Xem, sửa, xoá một cách dễ dàng mà vẫn đảm bảo đẹp đẽ, rõ ràng + Tìm kiếm các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác + Chương trình sử dụng đơn giản, người sử dụng không cần có trình độ đào tạo sâu về máy tính cũng có thể sử dụng được. Các thông tin đầu vào 2.1 Thông tin phục vụ cập nhật hồ sơ nhân sự ban đầu Bao gồm những thông tin cơ bản về CBCNV Mã nhân viên Họ tên Giới tính Năm sinh Số chứng minh thư Số thẻ bảo hiểm y tế Quốc tịch Số hợp đồng Dân tộc Thời hạn hợp đồng Tôn giáo Ngày ký hợp đồng Quê quán Hộ khẩu Địa chỉ Điện thoại Ghi chú Tình trạng Thời hạn hợp đồng Ngày bắt đầu Hộ khẩu Địa chỉ ..................... 2.2 Thông tin phục vụ cho việc cập nhật và bổ sung dữ liệu - Bảng thông tin cơ bản nhân viên - Bảng thông tin lương của nhân viên - Bảng thông tin chức vụ của nhân viên - Bảng thông tin trình độ chuyên môn của nhân viên - Bảng thông tin phòng ban của nhân viên - Bảng thông tin quá trình công tác của nhân viên - Bảng thông tin hệ thống 3. Các thông tin đầu ra Bao gồm các báo cáo Danh sách nhân sự Bảng lương nhân viên Danh sách phòng ban II. Thiết kế lô gíc hệ thống 1. Sơ đồ IFD và DFD của hệ thống * Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự Gồm 4 chủ thể: Nhân viên, phòng nhân sự, phòng kế toán và Giám đốc. Gồm 5 xử lý: Nhập hồ sơ, nhập thông tin liên quan, cập nhật tìm kiếm, xử lý dữ liệu, tính lương. Dòng thông tin gồm dòng vào và dòng ra. Các dòng vào: Thông tin của nhân sự , những thông tin liên quan nhân sự, yêu cầu. Dòng ra: Lương, trả lời, báo cáo,thông tin đã xử lý. Có 2 kho lưu trữ dữ liệu: Kho hồ sơ cá nhân, kho hồ sơ nhân viên  Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự Nhân viên Phòng nhân Sự Phòng kế toán Giám đốc Thông tin cơ bản của nhân sự Nhập hồ sơ nhân sự Báo cáo Nhập TT liên quan Kho hồ sơ cá nhân Kho hồ sơ nhân viên Cập nhật tìm kiếm Xử lý dữ liệu Thông tin đã xủ lý Những TT liên quan nhân sự Yêu cầu Trả lời Tính lương * Sơ đồ DFD của hệ thống quản lý nhân sự Trong quá trình phân tích thì sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho ta dễ dàng xác định được yêu cầu của người sử dụng. Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thống thông tin chuyển vận từ một quá trình này sang một quá trình khác. Điều quan trọng là phải xác định được đầy đủ các thông tin vào ra. Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống Yêu cầu được đáp ứng P.nhân sự Nhân viên Giám đốc P.kế toán Quản lý nhân sự Lương Yêu cầu Thông tin Lưu trữ hồ sơ nhân sự nhân sự Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống trên chỉ là tổng quát. Khi các vấn đề khác phát sinh được đặt ra thì với sơ đồ mức ngữ cảnh như trên chưa vạch ra được chi tiết của vấn đề. Bởi vậy ta phải phân tích cụ thể các vấn đề này trong sơ đồ dữ liệu mức 1 và mức dưới 1. Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống Thông tin hệ thống Hồ sơ thông tin liên quan Nhân viên Quản lý thông tin cơ bản nhân sự P.nhân sự 3.0 Cập nhật thông tin hệ thống 2.0 Quản lý các thông tin liên quan nhân sự Hồ sơ nhân sự cơ bản Giám đốc P.nhân sự P.nhân sự P.kế toán Báo cáo Lương Thông tin cần cập nhật TT đã Xlý Yêu cầu Giám đốc Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý thông tin cơ bản nhân sự Tìm kiếm Yêu cầu P. Nhân sự Cập nhật thông tin cơ bản Nhân viên Xử lý thông tin cơ bản nhân sự P. Nhân sự Hồ sơ nhân sự cơ bản P. nhân sự Các tra cứu Thông tin cần xử lý Thông tin cập nhật Giám đốc Yêu cầu Sơ đồ DFD phân rã tiến trình quản lý các thông tin liên quan nhân sự P. kế toán P. Nhân sự Tính lương Cập nhật thông tin liên quan nhân sự Lương Hồ sơ thông tin liên quan Nhân viên Thông tin c Liên quan Báo cáo P. Nhân sự P. Kế toán P. Giám đốc Thông tin Yêu cầu Báo cáo cập nhật Sơ đồ phân rã tiến trình quản lý các thông tin hệ thống P. Nhân sự Lựa chọn chỉ tiêu hệ thống Thông tin hệ thống Cập nhật thông tin hệ thống P. Nhân sự Danh sách được chọn Thông tin cần cập nhật 2. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá 2.1 Khái niệm cơ bản - Thực thể (Entity).Thực thể trong mô hình lô gíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ những thông tin về chúng. Trong hệ thống chúng ta đang nghiên cứu có các thực thể sau: Nhân viên Trình độ chuyên môn Phòng ban Chức vụ Ngoại ngữ Tin học Chứng chỉ Nhân viên chức vụ Nhân viên phòng ban Nhân viên lương Nhân viên ngoại ngữ Nhân viên quá trình công tác Nhân viên tin học Nhân viên trình độ chuyên môn. 2.2. Mối quan hệ các thực thể và chuyển đổi thực thể khái quát Liên kết Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên kết qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ qua lại với nhau. Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của HTTT, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần thực thể A tương tác với mỗi lần của thực thể B và ngược lại. Liên kết Một_Một (1-1) Liên kết Một_Nhiều (1-n) Liên kết Nhiều_Nhiều (n_n) Thuộc tính Thuộc tính dùng để mô tả đặc trưng của một quan hệ. Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất hiện của thực thể. Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể. Thuộc tính quan hệ (Relation) dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Ta có các quan hệ giữa các thực thể theo phương pháp mô hình hoá Có Nhân viên Chức vụ M N Có Nhân viên NV-Lương N 1 Có M Nhân viên Ngoại ngữ N Chứng chỉ 1 Làm việc Nhân viên Phòng ban M N Có Nhân viên Tin học M N Chứng chỉ 1 Nhân viên TĐCM Có N M Chứng chỉ 1 Có Nhân viên QT công tác M 1 Sơ đồ quan hệ các thực thể ERD NV_QTCT #mãnhânviên từ ngày đến ngày Chứng chỉ #mã phòng ban NV-Lương Chức vụ Ngoại ngữ Nhân viên Có Làm việc N 1 1 N N N Phòng ban M MM N #mãngoạingữ #mã chứng chỉ chỉ #mã trình độ CM #mã chức vụ #Bậc lương #mãtin học Trình độ CM Tin học M M N Có M Có N 1 Có Có Có 1 1 #mãnhânviên Chuyển từ ERD sang DSD NV-Lương Mã nhân viên Bậc lương Hê.số-LCB ... Phòng ban Mã phòng ban Tên phòng ban NV-Phòng ban Mã nhân viên Mã phòng ban ... Chức vụ Mã chức vụ Tên chức vụ NV-Chức vụ Mã nhân viên Mã chức vụ .... NV-QTCT Mã nhân viên Từ ngày Đến ngày Nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên .... NV-Ngoại ngữ Mã Nhân viên Mã ngoại ngữ Mã chứng chỉ Ngoại ngữ Mã ngoại ngữ Tên ngoại ngữ Chứng chỉ Mã chứng chỉ Tên chứng chỉ NV- Trình độ chuyên môn Mã nhân viên Mã TĐCM Mã chứng chỉ Trình độ chuyên môn Mã TĐCM Tên TĐCM NV-Tin học Mã nhân viên Mã tin học Mã chứng chỉ ... Tin học Mã tin học Tên tin học III. Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vào/ra 1.1 Thiết kế ra Đầu ra của hệ thống bao gồm các báo cáo. Các đầu ra này sẽ được in trên giấy khổ A4. Thiết kế vào Mục đích của thiết kế vào là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót. Thiết kế vào bao gồm: lựa chọn phương tiện, thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập. Lựa chọn phương tiện nhập: Nhập dữ liệu từ các thông tin liên quan nhân sự vào máy qua bàn phím. 2. Thiết kế khuôn dạng màn hình nhập Nguyên tắc thiết kế: Thiết kế khuôn dạng màn hình . Tên trường được đặt ở phía trên hoặc trước trường nhập. Một số trường được đặt các giá trị ghi nhớ những thông tin giúp cho người sử dụng không phải nhớ nhiều. IV. Triển khai hệ thống Lựa chọn công cụ phát triển hệ thống Cùng với sự phát triển và công nghệ thông tin, công nghệ phần mềm ngày nay đã có những bước tiến nhanh chóng, trải qua các giai đoạn từ ngôn ngữ lập trình không cấu trúc, đến ngôn ngữ lập trình có cấu trúc rồi chuyển sang ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng. Từ các mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ đến các cơ sở hướng đối tượng, từ hoạt động trên máy PC riêng lẻ đến hoạt động trên môi trường mạng, từ những ngôn ngữ lập trình tổng quát đến những hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho những ứng dụng chuyên sâu. Tất cả những sự phát triển đó giúp cho các ngôn ngữ lập trình ngày càng trở nên gần gũi, dễ sử dụng đối với những người thiết kế, lập trình , bảo trì chương trình. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của chương trình. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình dựa vào nhiều yếu tố khách quan, chủ quan như: khả năng của người được giao nhiệm vụ, thói quen của người sử dụng, yêu cầu về môi trường phần cứng, khả năng của ngôn ngữ định lựa chọn ... Việt Nam hiện nay đang sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau. Điển hình là các ngôn ngữ Pascal, TurboC, C++, Basic, Foxpro, Visual Basic, Access,...Qua thực tế dựa trên nhiều yếu tố đó. Em đã lựa chọn ngôn ngữ lập trình cho hệ chương trình quản lý nhân sự này là Visual Basic 6.0. 2. Thiết kế vật lý trong 2.1 Liệt kê các chức năng của hệ thống Hệ thống quản lý nhân sự gồm 3 chức năng chính: * Chức năng quản lý thông tin cơ bản nhân sự * Chức năng quản lý các thông tin nhân sự * Chức năng quản lý danh sách hệ thống Trong chức năng quản lý thông tin cơ bản nhân sự có các chức năng con như: - Thêm - Tìm kiếm - Bỏ qua - Sửa - Xoá - Lưu Trong chức năng quản lý các thông tin nhân sự có các chức năng con - Cập nhật - Bỏ qua - Xoá Trong chức năng quản lý danh sách hệ thống - Bỏ qua - Cập nhật - Xoá - Đóng 2.2 Sơ đồ BFD của hệ thống quản lý nhân sự Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) Quản lý nhân sự Quản lý thông tin cơ bản nhân sự Quản lý thông tin nhân sự Quản lý danh sách hệ thống Thêm nhân viên Tìm kiếm Bỏ qua Sửa nhân viên Bỏ qua Cập nhật Xoá Cập nhật Bỏ qua Xoá nhân viên Lưu Xoá Đóng lại 2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong quản lý nhân sự Trong giai đoạn thiết kế lô gíc, cơ sở dữ liệu chứa tất cả những dữ liệu chính nhưng không có dữ liệu dư thừa, để tạo ra các thông tin đầu ra của hệ thống. Thiết kế vật lý trong nhằm mục đích tìm cách tiếp cận tới dữ liệu nhanh và hiệu quả. Việc xây dựng một cơ sở dữ liệu trong Access được bắt đầu bằng việc xây dựng bảng dữ liệu. Cấu trúc bảng dữ liệu gồm các trường (Field) và các bản ghi (record). Mỗi trường được xây dựng bởi một kiểu dữ liệu nhất định. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access hỗ trợ các kiểu dữ liệu sau: - Text: đây là kiểu dữ liệu rộng nhất trong các kiểu dữ liệu mà Access quản lý. Nó bao gồm ký tự, chữ, chữ số. Kiểu dữ liệu này cũng được sử dụng thường xuyên nhất, nó có thể dùng để lưu thông tin về tên, địa chỉ, quê quán... giới hạn của kiểu kí tự này là 255 kí tự. - Number: đây là kiểu dữ liệu số, có thể là integer (số nguyên) long integer, single, double, byte. - Currency: kiểu tiền tệ. - Date/time: lưu dữ liệu kiểu ngày tháng ........................ Thiết kế cơ sở dữ liệu giúp người sử dụng quản lý thông tin thông qua các bản ghi. Các bảng dữ liệu có cấu trúc chặt chẽ, có chức năng quản lý nhân sự với hệ thống chính xác cao. Việc thiết kế các trường dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ về mặt nội dung và thể hiện rõ chức năng của trường. Các bước thiết kế CSDL có vai trò quan trọng đảm bảo yêu cầu sau: + Đảm bảo việc thiết kế thông tin không thừa, không thiếu. + Đảm bảo tính khoa học, phát triển cho hệ thống sau này. Qua quá trình tìm hiểu và phân tích bài toán ta có thể đưa ra các tệp cơ sở dữ liệu: Các bảng dữ liệu Bảng 1: Chức vụ Chức vụ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 Machucvu Number 4 Mã chức vụ 2 Tenchucvu Text 50 Tên chức vụ Bảng này lưu giữ thông tin về chức vụ trong công ty Bảng 2: Danh mục chứng chỉ Chứng chỉ STT Tên trường Kiểu Kích thước Mô tả 1 MaCC Number 4 Mã chứng chỉ 2 TenCC Text 50 Tên chứng chỉ Bảng này nêu danh mục các loại văn bằng chứng chỉ Bảng 3: Nhân viên Nhân viên STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaNV Text 5 Mã nhân viên 2 TenNV Text 35 Tên nhân viên 3 Gioitinh Yes/no 1 Giới tính 4 Ngaysinh Date/time 8 Ngày sinh 5 SoCMT Text 10 Số chứng minh thư 6 SoBHYT Text 8 Số bảo hiểm y tế 7 Quoctich Text 30 Quốc tịch 8 Dantoc Text 20 Dân tộc 9 Quequan Text 50 Quê quán 10 Tongiao Text 30 Tôn giáo 11 SoHD Text 20 Số hợp đồng 12 ThoihanHD Number 4 Thời hạn hợp đồng 13 NgayBD Date/time 8 Ngày bắt đầu 14 Hokhau Text 50 Hộ khẩu 15 Diachi Text 50 Địa chỉ 16 Tel Text 30 Điện thoại 17 Ghichu Text 100 Ghi chú 18 Tinhtrang Yes/no 1 Tình trạng Bảng này chứa thông tin về lý lịch nhân viên Bảng 4: Ngoại ngữ Ngoại ngữ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaNN Number 4 Mã ngoại ngữ 2 TenNN Text 15 Tên ngoại ngữ Bảng 5: Phòng ban Phòng ban STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaPB Number 4 Mã phòng ban 2 TenPB Text 30 Tên phòng ban Bảng 6: Tin học Tin học STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaTH Number 4 Mã tin học 2 TenTH Text 50 Tên tin học Bảng 7: Trình độ chuyên môn Trình độ chuyên môn STT Tên trường Kiểu Kích thước Mô tả 1 MaTDCM Number 5 Mã trình độ chuyên môn 2 TenTDCM Text 30 Tên trình độ chuyên môn Bảng 8: Nhân viên chức vụ Nhân viên chức vụ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaNV Text 5 Mã nhân viên 2 MaCV Number 4 Mã chức vụ 3 Tungay Date/time 8 Từ ngày Bảng 9: Nhân viên lương Nhân viên lương STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaNV Text 5 Mã nhân viên 2 Bacluong Number 4 Bậc lương 3 Heso-LCB Number 4 Hệ số lương cơ bản 4 Heso-CT Number 4 Hệ số lương công tác 5 Heso-PC Number 4 Hệ số lương phụ cấp 6 NgayQD Number 8 Ngày quyết định Bảng 10: Nhân viên ngoại ngữ Nhân viên ngoại ngữ STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaNV Text 5 Mã nhân viên 2 MaNN Number 4 Mã ngoại ngữ 3 MaCC Number 4 Mã chứng chỉ 4 Loai Text 15 Loại 5 Noicap Text 30 Nơi cấp 6 Ngaycap Date/time 8 Này cấ Bảng 11: Nhân viên phòng ban Nhân viên phòng Ban STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaPB Number 4 Mã của phòng ban 2 MaNV Text 5 Mã nhân viên 3 Tungay Date/time 8 Từ ngày Bảng 12: Nhân viên quá trình công tác NhânViên quá trình công tác STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaNV Number 5 Mã của nhân viên 2 Tungay Date/time 8 Từ ngày 3 Denngay Date/time 8 Đến ngày 4 Congviec Text 50 Công việc 5 Coquan Text 50 Cơ quan 6 Chucvu Text 5 0 Chức vụ 7 Diaphuong Text 50 Địa phương 8 Ghichu Text 50 Ghi chú Bảng 13: Nhân viên tin học Nhân viên tin học STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaNV Text 5 Mã nhân viên 2 MaTH Number 4 Mã tin học 3 MaCC Number 4 Mã chứng chỉ 4 Loai Text 15 Loại 5 Noicap Text 30 Nơi cấp 6 Ngaycap Date/time 8 Ngày cấp Bảng 14: Nhân viên trình độ chuyên môn Nhân viên trình độ chuyên môn STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả 1 MaNV Text 5 Mã nhân viên 2 MaTDCM Number 4 Mã trình độ chuyên môn 3 MaCC Number 4 Mã chứng chỉ 4 Loai Text 15 Loại 5 Noicap Text 30 Nơi cấp 6 Ngaycap Date/time 8 Ngày cấp Relationships thiết kế trong access 3. Thiết kế các giải thuật Trong công tác quản lý nhân sự trên máy tính, mỗi cơ quan đều có hướng quản lý tương đối giống nhau.Tuy nhiên trong các khâu xử lý, lưu trữ , tìm kiếm dữ liệu lại tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp lại hoàn toàn khác nhau. Để tìm kiếm dữ liệu ta có thể mở tập tin CSDL ra rồi nhập hoặc tìm kiếm trực tiếp, làm như thế công việc trên không đảm bảo trực quan và không thể áp dụng các câu lệnh đặc biệt, các phép toán phức tạp theo yêu cầu đặt ra như ta muốn nhập theo bảng ... Vì vậy để khắc phục tình trạng này ta nên viết riêng một chương trình. Để viết chương trình được khả thi thì đòi hỏi trước tiên phải có thuật toán đúng, đủ và phải là phương pháp giải quyết bài toán nhanh nhất, tối ưu nhất. Dưới đây là các thuật toán cơ bản của chương trình quản lý nhân sự: Không Begin Bấm vào nút thêm Nhập đầy đủ các thông tin End Mở form nhập Có cập nhât không? Kết thúc Có Không Cập nhật 3.1 Sơ đồ thuật toán nhập dữ liệu  3.2 Thuật toán tìm kiếm Begin Mở form tìm kiếm Có tồn tại không? Hiện đầy đủ dữ liệu thoả mãn Lời thông báo không có dữ liệu thoả mãn Kết thúc End Nhập điều kiện tìm Có Không Bấm nút tìm kiếm Không Không In Mở báo cáo Begin Mở form báo cáo Có báo cáo hay không Có xem trước khi in không Kết thúc End Nhập tiêu chuẩn báo cáo Không Có Có Không 3.3 Thuật toán lập báo cáo Không Begin Bấm vào nút xoá Nhập thông tin cần xoá End Mở form xoá Có xoá Không? Kết thúc Có Không Xoá 3.4 Thuật toán xoá Một số giao diện của chương trình Giao diện chính của chương trình Thông tin nhân sự cơ bản Thông tin chức vụ của nhân viên Thông tin phòng ban của nhân viên Thông tin lương của nhân viên Thông tin chuyên môn của nhân viên Thông tin ngoại ngữ của nhân viên Thông tin về tin học của nhân viên Các thông tin hệ thống Thông tin phòng ban Thông tin về chức vụ Thông tin về các trình độ chuyên môn Thông tin ngoại ngữ Thông tin về tin học Thông tin về các loại bằng cấp chứng chỉ Các báo cáo Kết Luận Tin học hoá quản lý là quá trình áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý, nhằm tự động hóa các bước của hoạt động quản lý với tốc độ cao và độ chính xác tối đa. Trong thời gian thực tập và thiết kế chương trình, em đã tìm hiểu tổng quan về công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nhân sự nói r