Bài giảng Chức năng quản trị

III. CẤP QUẢN TRỊ, CHỨC NĂNG VÀ LĨNH VỰC QUẢN TRỊ 1. Cấp quản trị a. Quản trị cấp cao: Quản trị chung tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, người quản trị ở cấp này gọi là nhà quản trị cấp cao nhất b. Cấp quản trị trung gian (giữa): Là một khái niệm rộng dùng để chỉ những cấp chỉ huy trung gian, đứng trên những nhà quản trị cấp cơ sở và dưới các nhà quản trị cấp cao c. Cấp quản trị cơ sở (thấp nhất): Là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của quản trị trong cùng tổ chức. Người quản trị cấp này là đốc công, nhóm trưởng, tổ chức trưởng, là những người không còn cấp quản trị nào bên dưới. 2. CHứC NĂNG QUảN TRị  Chức năng quản trị là những hoạt động nhất định có hướng đích của quản trị do sự phân công lao động trong nội bộ quản trị tạo nên, chúng là những bộ phận cấu thành có liên quan với nhau, phụ thuộc vào nhau nhưng không giống nhau về mục đích và nội dung  Căn cứ vào quá trình quản trị: - Chức năng hoạch định - Chức năng tổ chức - Chức năng lãnh đạo - Chức năng kiểm tra * Theo Henry Fayol: - - Dự kiến - Tổ chức - Phối hợp - Chỉ huy - Kiểm tra * Theo Gulick và Urwich: 3. LĨNH VựC QUảN TRị A. KHÁI NIệM  Lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp được hiểu như là các hoạt động quản trị khi được sắp xếp trong một bộ phận nào đó.  Số lượng, hình thức tổ chức các lĩnh vực quản trị còn phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, vào ngành nghề kinh doanh và các yếu tố khác như: : truyền thống quản trị, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế - kỹ thuật của doanh nghiệp, gắn liền với mỗi quốc gia.  b. Các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp  Các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp, bao gồm:  - Lĩnh vực vật tư: phát hiện nhu cầu vật tư, tính toán vật tư tồn kho, mua sắm vật tư, nhập kho và bảo quản, cấp phát vật tư  - Lĩnh vực sản xuất: bao gồm hoạch định chương trình, xây dựng kế hoạch sản xuất, điều khiển quá trình chế biến, kiểm tra chất lượng,...  - Lĩnh vực Marketing gồm các nhiệm vụ: thu thập các thông tin về thị trường, hoạch định chính sách sản phẩm, giá cả, phân phối và chính sách hỗ trợ tiêu thụ.  - Lĩnh vực nhân sự: gồm các nhiệm vụ: lập kế hoạch nhân sự, tuyển dụng nhân sự, bố trí, đánh giá nhân sự, phát triển nhân viên, thù lao...  - Lĩnh vực tài chính và kế toán:  + Lĩnh vực tài chính: tạo vốn, quản lý vốn (quản lý sự lưu thông, thanh toán và các quan hệ tín dụng), sử dụng vốn.  + Lĩnh vực kế toán: kế toán sổ sách, tính toán chi phí - kết quả, xây dựng các bảng cân đối, tính toán lỗ - lãi, các nhiệm vụ khác như: thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế.  - Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển (R&D) gồm các nhiệm vụ: thực hiện các nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, đưa các tiến bộ khoa học vào áp dụng, thẩm định hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật được áp dụng.  - Lĩnh vực tổ chức và thông tin gồm các nhiệm vụ:  + Lĩnh vực tổ chức: tổ chức các dự án, phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp, tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp.  + Lĩnh vực thông tin: xây dựng kế hoạch về các thông tin liên quan cho doanh nghiệp, chọn lọc và xử lý các thông tin, kiểm tra và giám sát thông tin.  Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vụ chung:  + Thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp.  + Tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp.  + Các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp.  Sự phân chia trên đây chỉ mang tính khái quát, trên thực tế quản trị, các lĩnh vực tiếp tục được chia nhỏ nữa cho đến các công việc, nhiệm vụ quản trị cụ thể. 4. MốI QUAN Hệ GIữA PHÂN LOạI THEO CHứC NĂNG VÀ THEO CÁC LĨNH VựC QUảN TRị A. MụC ĐÍCH CủA PHÂN LOạI THEO CHứC NĂNG  Sự phân loại theo chức năng đảm bảo quán triệt các yêu cầu của khoa học quản trị, nó đảm bảo cho bất kỳ một hoạt động quản trị nào cũng đều được tiến hành theo một trình tự chặt chẽ. Đó là cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình quản trị tại một doanh nghiệp để từ đó tìm ra cách tháo gỡ.  b. Mục đích của phân loại theo lĩnh vực quản trị  Trước hết nó chỉ ra tất cả các lĩnh vực cần phải tổ chức thực hiện quản trị trong một doanh nghiệp, đây là căn cứ quan trọng để thiết lập bộ máy quản trị của doanh nghiệp.  Phân loại các lĩnh vực quản trị phù hợp với tình hình kinh doanh, còn là căn cứ để tuyển dụng, bố trí và sử dụng các quản trị viên.  Phân loại theo lĩnh vực còn là cơ sở để đánh giá, phân tích hoạt động trong toàn bộ bộ máy quản trị, thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân, đồng thời là cơ sở để điều hành hoạt động quản trị trên phạm vị toàn doanh nghiệp.  d. Quan hệ giữa hai cách phân loại  chức năng quản trị là các hoạt động trong một quá trình quản trị, thì các lĩnh vực quản trị là các tổ chức để thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể - gắn với quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Chức năng quản trị gắn với sự phát triển khoa học của quản trị, lĩnh vực quản trị lại được xem xét ở góc độ khác – góc độ quản lý thực tiễn. 5. Kỹ NĂNG QUảN TRị  Dù ở cấp bậc nào (hay lĩnh vực nào), các nhà quản trị cần phải có những kỹ năng cần thiết, đó là : kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn); kỹ năng con người (nhân sự); kỹ năng nhận thức (tư duy), kỹ năng điều hoà.  a. Kỹ năng kỹ thuật  Là kiến thức khả năng cần thiết để hiểu và thông thạo trong lĩnh vực chuyên môn. Thí dụ, đối với nhà quản trị cần phải có các kỹ năng trong lĩnh vực kế toán, tài chính; Marketing; sản xuất v.v... Kỹ năng này có được qua việc học ở trường hay các lớp bồi dưỡng, kinh nghiệm thực tế.  b. Kỹ năng về nhân sự  Là khả năng cùng làm việc, điều khiển và lôi cuốn những người xung quanh, là thành viên của tổ chức và là nhà lãnh đạo điều hành công việc được trôi chảy. Nhờ đó, nhà quản trị có thể thúc đẩy người khác làm việc theo đuổi mục tiêu của tổ chức. Một vài kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị là biết cách thông đạt (viết, nói...) một cách hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng bầu không khí hợp tác giữa mọi người cùng làm việc chung và biết cách động viên nhân viên dưới quyền.  c. Kỹ năng tư duy  Là khả năng theo dõi tổ chức và hiểu được làm thế nào để tổ chức thích ứng được với hoàn cảnh. Nhà quản trị cần nhận ra được những yếu tố khác nhau và hiểu được mối quan hệ phức tạp của công việc để có thể đưa ra những cách giải quyết đúng đắn nhất có lợi cho tổ chức. Kỹ năng tư duy là cái khó tiếp thu nhất và đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị.  d. Kỹ năng điều hoà Là khả năng đo lường các trạng thái mong muốn - Về mục tiêu (chung – riêng, dài - ngắn, trong – ngoài) - Về lợi ích giữa ( cá nhân - tập thể, cá nhân với nhau, cá nhân - tập thể - xã hội) - Phát hiện và xử lý bất cập (lý do, hậu quả, cách khắc phục...)