Bài giảng Chức năng tổ chức trong quản trị

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ NỘI DUNG TRèNH BÀY Khỏi niệm về cụng tỏc tổ chức Nội dung của cụng tỏc tổ chức Tổ chức cơ cấu Một số loại cơ cấu tổ chức cơ bản Tổ chức quỏ trỡnh Quyền lực và sự phõn tỏn - tập trung quyền lực Tổ chức nhõn sự Những vấn đề về xõy dựng tổ chức KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cỏch cú ý thức. Tổ chức được hỡnh thành khi hai hay nhiều người cựng nhau hợp tỏc và thoả thuận một cỏch chớnh thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiờu chung. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA TỔ CHỨC Kết hợp cỏc nỗ lực Cụng việc phức tạp cú thể được hoàn thành nếu cỏc thành viờn cựng nhau nỗ lực gúp sức và trớ tuệ để giải quyết Cú mục đớch chung Mục tiờu chung sẽ đem lại cho cỏc thành viờn của tổ chức một tiờu điểm để tập hợp lại Phõn cụng lao động Phõn chia cú hệ thống cỏc nhiệm vụ phức tạp thành những cụng việc cụ thể. Hệ thống thứ bậc quyền lực Quyền lực là quyền điều khiển hành động của những người khỏc. Sự phối hợp nỗ lực của cỏc thành viờn sẽ trở nờn rất khú khăn nếu khụng cú hệ thống thứ bậc rừ ràng. KHÁI NIỆM VỀ CT TỔ CHỨC “…Cụng tỏc tổ chức là liờn kết cỏc bộ phận, cỏc nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện cỏc chiến lược sỏch lược, cỏc kết hoạch đó đề ra…” “…Cụng tỏc tổ chức là cụng việc liờn quan đến cỏc hoạt động thành lập nờn cỏc bộ phận trong tổ chức bao gồm cỏc khõu (cỏc bộ phận chức năng) và cỏc cấp…” Hàng dọc để đảm nhận hoạt động cần thiết Xỏc lập mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn giữa cỏc bộ phận MỤC ĐÍCH CỦA CT TỔ CHỨC Lập ra một hệ thống chớnh thức gồm cú những vai trũ và nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao cho họ cú thể cộng tỏc một cỏch tốt nhất với nhau qua quỏ trỡnh thực hiện cỏc mục tiờu tổ chức Phõn chia cụng việc chung tổng thể thành cỏc việc cụ thể Giao nhiệm vụ và trỏch nhiệm cho cỏ nhõn và bộ phận thực hiện Thu gộp cỏc cụng việc thành cỏc nhúm cụng việc . Thành lập mối quan hệ giữa cỏ nhõn, nhúm và cỏc phũng ban Thiết lập sự phõn quyền chớnh thức Phõn bổ và sử dụng nguồn lực tổ chức MỤC TIấU CỦA CT TỔ CHỨC Tạo một mụi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cỏ nhõn, mỗi bộ phận phỏt huy được năng lực và nhiệt tỡnh của mỡnh, đúng gúp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiờu chung của tổ chức NGUYấN TẮC CỦA CT TỔ CHỨC Nguyờn tắc Thống nhất chỉ huy: Nguyờn tắc Gắn với mục tiờu Nguyờn tắc Hiệu quả Nguyờn tắc Cõn đối Nguyờn tắc Linh hoạt NỘI DUNG CỦA CT TỔ CHỨC Chức năng Tổ chức cú ba nội dung chớnh: Tổ chức cơ cấu: xõy dựng cấu trỳc hoặc cơ cấu bộ mỏy quản lý Phõn chia doanh nghiệp thành cỏc bộ phận khỏc nhau Xỏc định nhiệm vụ cho từng bộ phận Tổ chức quỏ trỡnh: là thiết kế quỏ trỡnh quản lý, làm cho cơ cấu quản lý đó được xõy dựng cú thể vận hành được trong thực tế thụng qua việc xõy dựng cỏc nội quy, quy chế trong hợp tỏc nội bộ Tạo mối liờn hệ giữa cỏc bộ phận trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp Tổ chức nhõn sự XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp cỏc bộ phận, cỏc đơn vị, trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ rừ ràng, nhằm tạo một mụi trường nội bộ thuận lợi cho sự thực hiện mục tiờu chung của tổ chức. Tổ chức cơ cấu phải thực hiện: Phõn chia doanh nghiệp thành cỏc bộ phận khỏc nhau Xỏc định nhiệm vụ cho từng bộ phận MỤC ĐÍCH CỦA CCTC Xỏc định rừ trỏch nhiệm và vai trũ của mỗi thành viờn Phõn bổ nguồn nhõn lực và cỏc nguồn lực khỏc cho từng cụng việc cụ thể Làm cho nhõn viờn hiểu được những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thụng qua cỏc quy tắc, quy trỡnh làm việc và những tiờu chuẩn về thành tớch của mỗi cụng việc Xỏc định quy chế thu thập, xử lý thụng tin để ta quyết định và giải quyết cỏc vấn đề về tổ chức MỘT SỐ HèNH THỨC CẤU TRÚC CƠ BẢN Cơ cấu theo trực tuyến Cơ cấu theo chức năng Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng Cơ cấu theo kiểu dự ỏn Cơ cấu theo ma trận CƠ CẤU THEO KIểU TRỰC TUYẾN Nguyờn tắc: Bộ mỏy quản lý được xõy dựng sao cho cỏc tuyến quyền lực trong doanh nghiệp là đường thẳng. Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trờn duy nhất CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN Ưu điểm Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh  dễ dàng quy trỏch nhiệm cho cỏc cấp Nhược điểm Tập trung gắng nặng vào quản lý cấp cao, đũi hỏi họ phải cú những hiểu biết sõu sắc về nhiều lĩnh vực và chuyờn mụn khỏc nhau. Khi quy mụ doanh nghiệp tăng lờn thỡ cỏc bộ phận trực thuộc cũng tăng lờn dẫn đến việc khú kiểm soỏt. Ứng dụng: Kiểu này chỉ phự hợp với những doanh nghiệp quy mụ nhỏ, hoạt động đơn giản, số lượng sản phẩm ớt CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG Nguyờn tắc: để giảm bớt gỏnh nặng cho nhà quản lý, người ta tổ chức ra cỏc bộ phận chức năng (phũng ban chức năng). Cỏc bộ phận này sẽ trực tiếp ra quyết định xuống cỏc bộ phận trực thuộc phạm vi chức năng của mỡnh. CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG Ưu điểm Phản ỏnh hợp lý cỏc chức năng nhiệm vụ tuõn theo nguyờn tắc chuyờn mụn hoỏ ngành nghề, phỏt huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cỏn bộ theo từng chức năng Tiết kiệm chi phớ và rỳt ngắn thời gian đào tạo Tạo ra được cỏc biện phỏp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất Nhược điểm Cỏc cấp dưới nhận nhiều mệnh lệnh từ cấp trờn  khụng cú sự thống nhất về cỏc quyết định Cỏc bộ phận chức năng cú thể đựn đẩy trỏch nhiệm cho nhau  cú sai lầm xảy ra thỡ khú quy trỏch nhiệm cho ai Ứng dụng: Cho cỏc doanh nghiệp cú tớnh đặc thự cao, khi cỏc hoạt động giữa cỏc bộ phận tương đối độc lập với nhau như ngõn hàng, bảo hiểm, du lịch… CƠ CẤU TRỰC TUYẾN- CHỨC NĂNG Nguyờn tắc là kiểu cơ cấu trong đú cú nhiều cấp quản lý và cỏc bộ phận nghiệp vụ giỳp việc cho cỏc thủ trưởng cấp trung và cao. Quan hệ quản lý trực tuyến từ trờn xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giỳp người quản lý ra cỏc quyết định đỳng đắn cũn cú cỏc bộ phận chức năng giỳp việc trong cỏc lĩnh vực chuyờn mụn. Các đơn vị này khụng ra quyết định trực tiếp mà tham mưu cho người quản lý cấp cao trong việc chuẩn bị ban hành và thực hiện cỏc quy định thuộc phạm vi chuyờn mụn của mỡnh CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG Ưu điểm Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh Giảm bớt gỏnh nặng cho người quản lý Quy định rừ trỏch nhiệm cho người thực hiện Nhược điểm Nhiều tranh luận xảy ra Hạn chế một phần chuyờn mụn Xu hướng can thiệp của cỏc đơn vị chức năng Ứng dụng: Phổ biến ở cỏc doanh nghiệp Việt Nam hiện nay CƠ CẤU THEO DỰ ÁN (MỤC TIấU) Nguyờn tắc Với một số doanh nghiệp cú tớnh đặc thự cao, cú nhiều loại sản phẩm giống nhau và mỗi sản phẩm cú giỏ trị rất lớn và thực hiện ở nhiều địa điểm khỏc nhau thỡ bộ mỏy quản lý tổ chức theo kiểu dự ỏn. Trong mỗi dự ỏn, tuỳ theo quy mụ cú thể lựa chọn cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng CƠ CẤU THEO KIỂU DỰ ÁN Ưu điểm Linh hoạt trong điều động nhõn sự Thỳc đẩy sự hợp tỏc giữa cỏc bộ phận trong tổ chức Phỏt huy vai trũ ra quyết định, thụng tin và giao tiếp Nhược điểm Cú sự mõu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức Cú khả năng cú sự khụng thống nhất về mệnh lệnh theo chiều dọc và chiều ngang Ứng dụng Phự hợp với những tổng cụng ty lớn được thành lập theo quyết định 90-91/CP CƠ CẤU THEO MA TRẬN Nguyờn tắc Cỏc cấp quản lý phớa dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc từ trờn xuống, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang. Cỏc bộ phận chức năng được thiết kế để giỳp người quản lý cấp cao trong cỏc cụng việc thuộc chức năng đú ở quy mụ toàn doanh nghiệp lớn Cỏc bộ phận trực thuộc được tổ chức tương đối độc lập, trong mỗi bộ phận này thỡ cũng chỉ cú cỏc đơn vị chức năng những chỉ ở phạm vi của bộ phận đú, tuỳ theo quy mụ mà tổ chức theo kiểu trực tuyến hay chức năng THễNG TIN TRONG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Một sơ đồ tổ chức cung cấp 4 loại thụng tin như sau Nhiệm vụ: cơ cấu tổ chức cho thấy sự phân chia nhiệm vụ trong một tổ chức nào đó. Các bộ phận: mỗi ô trong một lược đồ tổ chức có trách nhiệm đảm đương, hoàn thành một phần hoạt động, công việc chung của toàn bộ tổ chức. Các cấp quản lý: lược đồ quản lý cũng chỉ rõ thứ bậc quản lý từ cao nhất đến thấp nhất. Các tuyến quyền hạn: các đường thẳng đứng trong cơ cấu tổ chức cho thấy quyền hạn của một vị trí quản lý đối với vị trí khác trong toàn bộ tổ chức. QUÁ TRèNH XÂY DỰNG CCTC Quỏ trỡnh xõy dựng cơ cấu tổ chức Xỏc định rừ nhiệm vụ chiến lược và cỏc chức năng then chốt Nghiờn cứu mối quan hệ giữa cỏc hoạt động mang tớnh thường lệ và cỏc hoạt động mang tớnh chiến lược Xỏc định những hoạt đọng quan trọng cần thiết phải thực hiện để đạt được mục đớch, kết quả mong muốn Nhúm cỏc hoạt động cú cựng tớnh chất hoặc cựng chức năng hỡnh thành nờn nhúm của doanh nghiệp Chọn lónh đạo cho mỗi nhúm CĂN CỨ HèNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN Số lượng nhõn viờn Thời gian làm việc Chức năng nhiệm vụ Lónh thổ, địa lý Sản phẩm Quy trỡnh sản xuất, thiết bị SX Khỏch hàng YấU CẦU CỦA CCTC Khi thực hiện xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý cần đảm bảo các yêu cầu có tính nguyên tắc sau đây: Tính tối ưu của hệ thống: đòi hỏi sự phân chia các bộ phận trong doanh nghiệp phải đạt được sự tối ưu. Nếu chia ra qua nhiều bộ phận thì bộ máy quản lý sẽ cồng kềnh, còn nếu quá ít thì quy mô các bộ phận sẽ quá lớn làm cho các nhà quản lý trung gian khó kiểm soát công việc. Tính linh hoạt: đòi hỏi thông tin quản lý có thể truyền đi một cách nhanh nhất. Độ tin cậy trong hoạt động: đòi hỏi khi xây dựng cơ cấu quản lý người ta phải xây dựng cơ chế để kiểm soát mỗi bộ phận trong cơ cấu để đảm bảo các hoạt động trong cơ cấu hướng đến mục tiêu chung cũng như thông tin do mỗi bộ phận đưa ra là chính xác. Tính kinh tế: đòi hỏi cơ cấu phải được xây dựng sao cho chi phí về quản lý doanh nghiệp là nhỏ nhất. TỔ CHỨC QUÁ TRèNH QUẢN Lí TỔ CHỨC QUÁ TRèNH QUẢN Lí Xõy dựng một quỏ trỡnh phối hợp cỏc hành động giữa cỏc bộ phận trong cơ cấu tổ chức để đạt được mục tiờu Mục đớch: xõy dựng cơ cấu quyền lực trong doanh nghiệp.  Phõn chia quyền lực và quy trỡnh thực hiện cụng việc Với cơ cấu đó xõy dựng ra thỡ ai là người ra quyết định cho ai? Giữa cỏc bộ phận cú ràng buộc như thế nào? TỔ CHỨC QUÁ TRèNH QUẢN Lí Quyền hạn là gỡ? Là quyền hành động hay đưa ra một quyết định. Vớ dụ: hội đồng quản trị quyết định phỏt hành cổ phiếu mới… Là chất keo của cơ cấu tổ chức và nú cú tỏc dụng gắn kết cỏc hoạt động của doanh nghiệp. Quyền hạn trong tổ chức bao gồm trỏch nhiệm và sự chịu trỏch nhiệm  khi thực thi quyền hạn, cỏc nhà quản trị nhận trỏch nhiệm để hành động và chịu trỏch nhiệm về sự phõn cụng hay thất bại do hành động đú mang lại Trỏch nhiệm Nghĩa vụ phải hoàn thành những nhiệm vụ được giao của nhà quản trị hay nhõn viờn Sự chịu trỏch nhiệm Là việc người thừa hành kỳ vọng sẽ nhận được cụng lao hay sự khiển trỏch do kết quả thực hiện nhiệm vụ mang lại. Cũn cỏc nhà quản lý thỡ chờ đợi người thừa hành bỏo cỏo kết quả cụng việc của họ TỔ CHỨC QUÁ TRèNH QUẢN Lí Khi xỏc định cơ cấu quyền lực cho doanh nghiệp thỡ cú hai xu hướng Phõn quyền Tập quyền PHÂN QUYỀN VÀ TẬP QUYỀN Phõn quyền là xu hướng phõn chia cỏc quyền ra quyết định trong quản lý. Nú xảy ra khi người quản lý cấp cao cho phộp người quản lý cấp trung gian cú thể đưa ra một số quyết định Tập quyền là xu hướng người quản lý cấp cao muốn tổ chức đi theo một đường lối thống nhất trỏnh suy nghĩ và quyết định phõn tỏn trong tổ chức (tập trung – chuyờn quyền)  Quyền lực tập trung vào một hoặc một số người quản lý chủ chốt PHÂN QUYỀN VÀ TẬP QUYỀN Khụng cú sự phõn quyền tuyệt đối vỡ nếu người quản lý giao phú hết quyền lực của mỡnh thỡ cương vị quản lý của họ sẽ mất đi, vị trớ bị loại bỏ và khụng cú cơ cấu tổ chức Mặc dự tồn tại hai xu hướng tuy nhiờn phõn quyền trong quỏ trỡnh quản lý cú ý nghĩa hơn Khụng ai cú khả năng làm được hết tất cả cỏc việc do khụng đủ nguồn lực như sức khoẻ, thời gian và trỡnh độ Ngoài ý nghĩa cụng cụ quản lý nú cũn phản ỏnh đường lối về tổ chức, phản ỏnh chớnh sỏch sử dụng lao động và đào tạo người quản lý kế cận cho DN Sự phõn quyền đem lại nhiều hiệu quả khỏc như phỏt huy sự chủ động, nhiệt tỡnh và sỏng tạo của cấp dưới UỶ QUYỀN (GIAO PHể QUYỀN LỰC) Uỷ quyền: là quỏ trỡnh cỏc nhà quản trị giao quyền hành động và ra quyết định trong những phạm vi nào đú cho cấp dưới Mục đích: Sự uỷ quyền là làm cho cơ cấu tổ chức quản lý có thể vận hành được trên thực tế. Một mặt nó là công cụ quản lý đắc lực, đồng thời nó cũng thể hiện trình độ quản lý. Thông qua sự uỷ quyền thì các mục tiêu của tổ chức được thực hiện nhanh hơn với chất lượng tốt hơn Quá trình uỷ quyền thường diễn ra theo các bước sau đây: Xác định mục tiêu cần đạt được. Chọn người uỷ quyền: giao nhiệm vụ, quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ. Yêu cầu người được uỷ quyền sẽ cam kết hoàn thành công việc, đảm bảo mối liên hệ giữa công việc đó với công việc khác. UỶ QUYỀN (GIAO PHể QUYỀN LỰC) Nguyên tắc uỷ quyền: Uỷ quyền theo nguyên tắc bậc thang: đòi hỏi càng xuống cấp quản lý càng thấp thì sự uỷ quyền càng phải cụ thể và chi tiết. Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: cấp trên không được trốn tránh trách nhiệm bằng cách uỷ quyền cho cấp dưới và ngược lại, khi đã nhận được sự uỷ quyền thì cấp dưới phải dám ra quyết định và chịu trách nhiệm chứ không được đẩy lại cho cấp trên Giao quyền theo kết quả mong muốn: bản thân sự uỷ quyền chỉ là một công cụ quản lý, nó không thể thay cho toàn bộ quá trình quản lý. Sự uỷ quyền trước hết và chủ yếu là thực hiện các mục tiêu cho doanh nghiệp. Uỷ quyền theo chức năng: những người được uỷ quyền phải có đủ khả năng thực hiện sự uỷ quyền theo đúng chức năng chuyên môn. Vì vậy muốn uỷ quyền có hiệu quả thì việc trước tiên là việc chọn đúng người để giao nhiệm vụ cho phù hợp với công việc. Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và nhiệm vụ. Chú ý khi thực hiện sự uỷ quyền Ủy quyền bằng văn bản để cấp dưới hiểu rõ những nhiệm vụ mà mình cần thực hiện, những quyền hạn mà mình có thể sử dụng và văn bản uỷ quyền sẽ là cơ sở pháp lý để xác định trách nhiệm trong sự uỷ quyền. Tin tưởng vào cấp dưới và tạo điều kiện để cấp dưới có thể suy nghĩ và hành động theo ý kiến riêng của mình. Chấp nhận thất bại: coi đó là chi phí đào tạo cấp dưới. Sẵn sàng chia sẻ: sẵn sàng giao quyền cho người được ủy quyền Cần thiết lập hệ thống kiểm tra để đánh giá hiệu quả của sự uỷ quyền. Không có sự uỷ quyền vĩnh viễn. Nếu sự uỷ quyền không có hiệu quả thì cấp trên phải thu hồi ngay quyền lực đã giao. TẦM HẠN QUẢN TRỊ Tầm hạn quản trị là số người thừa hành mà một người quản lý cú thể theo dừi và quản lý một cỏch cú hiệu quả  tầm kiểm soỏt Theo cỏc nghiờn cứu, người ta thường cho rằng tầm quản trị nhỏ hơn 6 là hợp lý. Tuy nhiờn tuỳ thuộc vào cấp độ quản lý của người quản lý. Phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như Mức độ đào tạo của nhõn viờn Sự đồng nhất của cụng việc Chuẩn hoỏ Hệ thống thụng tin trong tổ chức Vai trũ Quyết định bao nhiờu cấp và bao nhiờu nhà quản lý cần ở một doanh nghiệp Càng lớp và rộng về tầm quản trị, thỡ càng hiệu quả về thiết kế tổ chức  giảm chi phớ và thời gian Vd: HP cắt từ 12 lớp xuống 4 lớp, IBM spc từ 6 đến 12 TỔ CHỨC NHÂN SỰ Tổ chức nhân SỰ Khái niệm Nhân lực được xem là tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực của con người. Nhân lực của tổ chức là toàn bộ khả năng lao động mà tổ chức cần và có thể huy động, sử dụng cho việc thực hiện, hoàn thành các nhiệm vụ trước mắt và lâu dài. Quản lý nhân sự là những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp có hiệu quản của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được các mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân. Chức năng Củng cố và duy trì đầy đủ số lượng & chất lượng người lao động phục vụ đòi hỏi và mục tiêu của DN Tìm kiếm và phát triển các hình thức, phương phát tốt nhất để mọi nhân viên có thể đóng góp tốt đa cho DN Tạo cơ hội để cá nhân phát triển và tự khẳng định BảN CHấT & ý NGHĩA CHứC NĂNG QLNS Là quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp mà doanh nghiệp đã xây dựng được thông qua hàng loạt các hoạt động như tuyển chọn, đào tạo, sắp xếp, sử dụng, đánh giá, đề bạt các cá nhân trong từng vị trí của cơ cấu tổ chức quản lý. í nghĩa: là một khâu của quá trình quản lý mà nếu không thực hiện tốt thì cơ cấu tổ chức quản lý sẽ khó có thể thực hiện được. Ngoài ra việc thực hiện tốt chức năng định biên sẽ làm tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả cán bộ quản lý ở các cấp và thực hiện các chức năng về lãnh đạo hay phối hợp sau này. NỘI DUNG CỦA QLNS Chuẩn bị và tiếp nhận nhân lực Phân tích và thiết kế công việc Lập kế hoạch nhân lực Tuyển dụng Tổ chức và sử dụng có hiệu quả nhân lực Phân công, tổ chức quản lý, trả công lao động, cải thiện đk lao động;đánh giá, có hình thức khen thưởng, kỷ luật Phát triển nhân lực Đạo tạo – tái đào tạo; thay đổi vị trí, chức vụ làm việc Các hoạt động khác Cung cấp thông tin; công đoàn và giải quyết tranh chấp; phúc lợi và chia lợi nhuận Lựa chọn cán bộ quản lý Xác định yêu cầu vị trí cần chọn Việc lựa chọn cán bộ quản lý đòi hỏi phải được tiến hành thận trọng và có căn cứ khoa học. Trước tiên cần xác định rõ yêu cầu của vị trí mà doanh nghiệp đang lựa chọn. Các yêu cầu này có thể biểu hiện bằng các chỉ tiêu: Trình độ. Nhận thức. Kỹ năng. Quan hệ. Tuy nhiên cũng không có một quy tắc nào thật cụ thể, thật chi tiết giúp người quản lý cấp cao xác định yêu cầu của vị trí cần lựa chọn trong mọi tình huống, nhưng người ta có thể phân theo một số chỉ tiêu dưới đây: Tầm cỡ công việc phải tương ứng: nếu công việc được xác định quá hẹp thì người được lựa chọn sẽ cảm thấy nhàm chán và không sử dụng hết tiềm năng của họ và ngược lại. Mỗi công việc phải có tính thử thách và thu hút toàn bộ thời gian của những người được lựa chọn. Những công việc phải tạo điều kiện cho người được lựa chọn có khả năng mở rộng công việc nhằm sử dụng sự sáng tạo của họ. Mỗi công việc phải gắn với từng kỹ năng quản lý cụ thể. Lựa chọn cán bộ quản lý Nguồn cán bộ quản lý Muốn cho quá trình quản lý doanh nghiệp được diễn ra liên tục thì người ta cũng phải dự trữ và duy trì nguồn cán bộ có thể sử dụng làm cán bộ quản lý doanh nghiệp  phải xây dựng chiến lược cũng như chính sách về đào tạo cán bộ quản lý. Có hai nguồn nhân sự có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp: Nguồn bên trong. Nguồn bên trong có ý nghĩa quan trọng hơn, một mặt nó đảm bảo cho quá trình quản lý được liên tục, nhưng nó cũng thể hiện tiềm năng quản lý bên trong doanh nghiệp. Để có thể duy trì tốt nguồn cán bộ quản lý bên trong mỗi doanh nghiệp thì các nhà quản lý sử dụng sơ đồ dự trữ nhân lực, đó là sơ đồ tổ chức ở từng bộ phận của doanh nghiệp, nhưng ở mỗi vị trí quản lý người ta sẽ ghi chú những chỉ tiêu về bản thân cán bộ quản lý đó và chỉ nhìn vào chỉ tiêu này thì người quản lý cấp cao có thể có những quyết định tốt nhất mỗi khi có sự thay đổi về cơ cấu nhân sự. Nguồn bên ngoài. Tuyển dụng sinh viên từ các trường. Tuyển dụng bạn bè, người thân của nhân viên. Nhân viên cũ của doanh nghiệp. Nhân viên của đối thủ cạnh tranh. Người chưa có việc làm hoặc thất nghiệp. Những người hành nghề tự do. Lựa chọn cán bộ quản lý Một số cá tính để chọn Để bổ sung kỹ năng quản lý, một số điểm cá tính của các nhà quản lý dưới đây cũng cần thiết đối với cán bộ quản lý: Ước muốn được làm công việc quản lý. Đa số các nhà quản lý đều có mong muốn mãnh liệt với công việc quản lý. Họ muốn có ảnh hưởng với người khác, được tác động đến người khác và thu được kết quả thông qua những cố gắng tập thể của cấp dưới. Chú ý rằng những người muốn làm công việc quản lý là do ham muốn về địa vị, quyền lợi, bổng lộc,… mà họ mất đi những động lực căn bản là muốn tạo ra một môi trường thuận lợi để mọi người có thể cộng tác với nhau nhằm thu được kết quả tốt nhất. Khả năng quan hệ: Đa số các nhà quản lý thành đạt đều có khả năng quan hệ với nhân viên, khách hàng,... thông qua các buổi trao đổi, thư từ, hoặc các bài phát biểu,... Tính trung thực: Người quản lý phải là người có tiếng là trung thực, nó được thể hiện ở những điểm dưới đây: Luôn trung thành với toàn bộ sự thật. Mạnh mẽ trong cá tính và quyết đoán. Cố gắng thông tin đầy đủ cho cấp trên và cấp dưới. Luôn hành động phù hợp với các tiêu chuẩn đạo đức. Kinh nghiệm quản lý: Những người được lựa chọn có khả năng hoàn thành tốt công việc nếu như họ đã tích luỹ được những kinh nghiệm trong quá khứ khi còn làm quản lý ở cương vị thấp hơn.