TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ĐẾN QUY TRÌNH
Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
Các bước công việc trong quy trình kế toán
Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
Việc ghi nhận kế toán trên hệ thống máy tính đƣợc bố trí ở các
định dạng tập tin điện tử (electronic files)
Khác biệt so với kế toán tay, việc ghi nhận diễn ra trên tài liệu
kế toán bằng giấy
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
Tập tin điện tử (electronic files)
Tập tin số liệu của tài khoản (master file)
Tập tin dữ liệu nghiệp vụ (transaction file)
Tập tin tham chiếu (reference file)
Tập tin lƣu trữ (archive file)
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
Vị trí của quy trình kế toán so với các quy trình khác trên hệ
thống ERP
Ảnh hƣởng cơ bản của hệ thống ERP đến kế toán chính là việc
xử lý theo hƣớng quy trình trên hệ thống tích hợp này.
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
Theo hướng quy trình tích hợp, các tài liệu chứng từ trên hệ
thống ERP thuộc các quy trình kinh doanh sẽ ở định dạng điện
tử và phát sinh từ việc ghi nhận của các phòng ban khác.
Ví dụ? sự kiện bán hàng bắt đầu với [a ] của khách hàng
đƣợc ghi nhận ở bộ phận [b ], sau đó trải qua các bộ phận
nhƣ bộ phận kho, phát sinh chứng từ [c ] rồi đến bộ phận
[d ] phát hành hóa đơn bán hàng trên hệ thống để
36 trang |
Chia sẻ: trungkhoi17 | Lượt xem: 516 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Chương 5: Quy trình kế toán và thông tin kế toán - Vũ Quốc Thông, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
1
CHƢƠNG 05
Q U Y T R Ì N H K Ế T O Á N
V À T H Ô N G T I N K Ế T O Á N
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Giảng viên: Vũ Quốc Thông
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
2
Sau khi học xong chương này, người học có thể:
Trình bày các khái niệm ghi nhận và lưu trữ của kế toán
(chứng từ, nhật ký và sổ sách)
Giải thích các bước công việc trong quy trình kế toán
Trình bày tác động của môi trường ERP đến quy trình
Ứng dụng hệ thống ERP – kế toán
Mục tiêu
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
2
3
ACCOUNTING
Quy trình
- Mua hàng
- Bán hàng
- Sản xuất
Receivables
r;-;' -.
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
3
Kế toán là việc ghi chép, phân
loại và tổng hợp các sự kiện
hay nghiệp vụ của một đơn vị
phục vụ cho việc ra quyết định
kinh tế.
Mua hàng
Bán hàng
Sản xuất
6
Quy trình kế toán
Dữ liệu
kinh tế
Ghi chép
ban đầu
( )
Phân loại,
ghi chép,
tổng hợp
( ,
)
Cung cấp
thông tin
( )
Thông
tin
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
4
7
Chương này bao gồm các nội dung:
Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
Các bước công việc trong quy trình kế toán
Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
Nội dung
8
CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN ĐẾN
GHI NHẬN VÀ LƯU TRỮ KẾ TOÁN
Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
Các bước công việc trong quy trình kế toán
Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
5
9
Các khái niệm liên quan – CHỨNG TỪ
Chứng từ kế toán (accounting documents) – vật mang tin phản
ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm
cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.
(Giáo trình Nguyên lý kế toán - chương 5 Khoa KT-KT, ĐH Mở Tp. Hồ Chí Minh)
Ví dụ: quy trình mua hàng
10
Các ví dụ về chứng từ
Hóa đơn GTGT,
liên gửi cho KH
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
6
11
Các ví dụ về chứng từ
Phiếu
nhập kho
12
Các ví dụ về chứng từ
Phiếu thu
tiền mặt
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
7
13
Các ví dụ về chứng từ
Giấy báo
nợ
14
Phân loại chứng từ
Phân loại chứng từ theo bảng dƣới đây (góc nhìn của Cty):
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng
1. Tiền mua NVL đƣợc Cty thanh toán cho nhà cung cấp
54 trđ thông qua tài khoản mở tại ngân hàng ACB
2. Chi tiền mặt trả thuê bao điện thoại cố định VNPT
trong đó có thuế GTGT 10% là 2,2 trđ
3. Nhân viên A hoàn ứng tiền mua văn phòng phẩm thừa
1,2 trđ
4. Ngân hàng thông báo khách hàng An Minh chuyển
khoản trả tiền cho Cty 28 trđ
5. Tính lƣơng phải trả trong tháng cho bộ phận xƣởng SX
35,9 trđ và bộ phận quản lý Cty 27,2 trđ
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
8
15
Phân loại chứng từ (tt.)
Phân loại chứng từ theo bảng dƣới đây (góc nhìn của Cty):
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ tương ứng
6. Nhập mua lô 100 kg NVL hạt nhựa pely 100 trđ chƣa
bao gồm thuế GTGT 10%. Cty chƣa thanh toán cho
ngƣời bán N
7. Cty nhập kho hạt nhựa pely thừa do sản xuất không hết
với số lƣợng 9kg
8. Cty bán sản phẩm ly nhựa PVC với số lƣợng 1triệu cái
cho khách hàng Coca đơn giá bán 1.000đ/cái, thuế GTGT
10%, đã giao hàng và chƣa thu tiền từ khách hàng
9. Cty gửi sản phẩm khay nhựa composite 5NP với số
lƣợng 5.000 cái đến đại lý Thanh An nhờ bán hộ
16
Các khái niệm liên quan – NHẬT KÝ
Căn cứ trên chứng từ kế toán, việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh đƣợc trình bày theo thứ tự thời gian, gọi là nhật ký
kế toán (accounting journal).
Ví dụ minh họa về mẫu sổ Nhật ký chung
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
9
17
Các khái niệm liên quan – nhật ký
Một trong các hình thức kế toán đƣợc ứng dụng phổ biến trong
môi trƣờng kế toán máy là hình thức Nhật Ký chung đã chia
nhật ký kế toán làm hai (02) nhóm:
Nhóm nhật ký đặc biệt – mục đích sử dụng? ví dụ?
Nhật ký chung – mục đích sử dụng? ví dụ?
18
Ví dụ ghi nhật ký
Tại công ty Anh Hoa trong tháng 7/20x4, có các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt nhƣ sau:
Phiếu thu số 60 ngày 1/7: Thu nợ công ty H bằng tiền mặt: 15.000.000đ
Phiếu chi số 86 ngày 4/7: Trả nợ công ty K bằng tiền mặt: 8.000.000đ
Phiếu thu số 61 ngày 5/7: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt: 24.000.000đ
Phiếu chi số 87 ngày 10/7: Chi tiền mặt tạm ứng cho ông X đi công tác:
3.000.000đ
Hãy ghi các nghiệp vụ trên vào Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi
tiền của công ty tháng 7/20x4.
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
10
19
Ví dụ ghi nhật ký
20
Ví dụ ghi nhật ký
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
11
21
Các khái niệm liên quan – sổ cái
Sổ cái kế toán (accounting ledger) - quyển sổ bao gồm nhiều
trang sổ tài khoản phản ảnh những tác động tài chính của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc ghi nhận vào nhật ký kế toán.
Trong khi nhật ký kế toán ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh
theo trình tự thời gian, sổ cái kế toán ghi nhận nghiệp vụ kế
toán theo góc nhìn của tài khoản kế toán.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nguyên tắc ghi sổ kép tác
động đến cách thức ghi chép với ít nhất hai trang sổ tài khoản
(nguyên tắc ghi sổ kế toán kép của Pacioli).
22
Các khái niệm liên quan – sổ cái
Ví dụ minh họa về mẫu Sổ Cái
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
12
23
Các khái niệm liên quan – sổ cái
Số liệu trên mỗi trang sổ kế toán, đƣợc sử dụng để tổng hợp
nên báo cáo tài chính cho bên ngoài tổ chức và kết xuất các
thông tin quản trị theo yêu cầu của các đối tượng quản lý bên
trong.
Có hai (02) sổ cái kế toán : Sổ cái tổng hợp và Sổ cái chi tiết
Sổ cái tổng hợp (General ledger) – công dụng? ví dụ?
Sổ cái chi tiết (Subsidiary ledger) – công dụng? ví dụ?
24
Các khái niệm liên quan
Mối quan hệ giữa Chứng từ - Nhật ký – Sổ sách kế toán
Sổ cái chi tiết
TK Phải thu
khách hàng B
Hóa đơn
bán hàng
NVKT phát sinh:
Bán hàng cho
khách hàng
Hóa đơn
bán hàng
Nhật ký bán
hàng chịu
Sổ cái tổng hợp
TK Phải thu
khách hàng
Sổ cái chi tiết
TK Phải thu
khách àng A
Ghi nhận trên
chứng từ
Ghi
sổ nhật ký
Cập nhật
công nợ
tổng hợp
Cập nhật
công nợ từng
khách hàng
cụ thể
Đối chiếu TK
tổng hợp và
các TK chi tiết
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
13
25
Ví dụ:
Chứng từ - Nhật ký
– Sổ kế toán
26
CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC
TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN
Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
Các bước công việc trong quy trình kế toán
Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
14
27
Dẫn nhập
Tôi làm gì
trong công việc
kế toán?
28
Trong điều kiện kế toán thủ công (manual-based system), bản
chất của quy trình kế toán là chuỗi công việc ghi chép trải
qua các bƣớc từ chứng từ ban đầu cho đến khi hoàn thành sổ
sách kế toán, chuẩn bị cho việc lập báo cáo kế toán (BCTC và
BCQT).
Các bƣớc công việc trong quy trình kế toán
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
15
29
Các bƣớc công việc trong quy trình kế toán
Thu thập, phân
tích các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh
Ghi chép các
nghiệp vụ kinh tế
phát sinh
Tóm lược các
nghiệp vụ kinh tế
phát sinh
Chuẩn bị các báo
cáo tài chính
1. Ghi Nhật ký theo
trình tự thời gian với
mục đích kiểm soát
2. Ghi vào Sổ cái tài
khoản theo cách
thức phân loại
hướng đến nội dung
3. Chuẩn bị bảng cân
đối tài khoản từ số
liệu trên các Sổ cái
tài khoản
1. Cập nhật các bút
toán điều chỉnh
2. Kết chuyển các
tài khoản tạm thời
3. Kết xuất ra báo
cáo tài chính
4. Khóa sổ kỳ kế
toán
Minh họa
30
[1]... các nghiệp vụ về hoạt động kinh doanh.
[2]... các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ghi chép theo trình tự thời gian hay còn gọi là ghi [3].
Sau đó, kế toán cập nhật vào các [4]
Lập bảng tổng hợp số liệu kế toán, gọi bảng [5]
Chuẩn bị các [6]
Bài tập: các bƣớc công việc trong quy trình kế toán
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
16
31
TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG ERP
ĐẾN QUY TRÌNH
Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
Các bước công việc trong quy trình kế toán
Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
32
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
Việc ghi nhận kế toán trên hệ thống máy tính đƣợc bố trí ở các
định dạng tập tin điện tử (electronic files)
Khác biệt so với kế toán tay, việc ghi nhận diễn ra trên tài liệu
kế toán bằng giấy
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
17
33
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
Tập tin điện tử (electronic files)
Tập tin số liệu của tài khoản (master file)
Tập tin dữ liệu nghiệp vụ (transaction file)
Tập tin tham chiếu (reference file)
Tập tin lƣu trữ (archive file)
34
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
Vị trí của quy trình kế toán so với các quy trình khác trên hệ
thống ERP
Ảnh hƣởng cơ bản của hệ thống ERP đến kế toán chính là việc
xử lý theo hƣớng quy trình trên hệ thống tích hợp này.
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
18
35
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
Theo hướng quy trình tích hợp, các tài liệu chứng từ trên hệ
thống ERP thuộc các quy trình kinh doanh sẽ ở định dạng điện
tử và phát sinh từ việc ghi nhận của các phòng ban khác.
Ví dụ? sự kiện bán hàng bắt đầu với [a] của khách hàng
đƣợc ghi nhận ở bộ phận [b], sau đó trải qua các bộ phận
nhƣ bộ phận kho, phát sinh chứng từ [c] rồi đến bộ phận
[d] phát hành hóa đơn bán hàng trên hệ thống để gửi cho
[e]
36
*
*
*
*
*
Thảo luận việc ghi nhận kế toán hƣớng quy trình
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
19
37
Thảo luận việc ghi nhận kế toán hƣớng quy trình
Yêu cầu: Chú ý những dấu (*) trên sơ đồ, ghi định khoản kế
toán đƣợc sinh ra?
ĐỊNH KHOẢN
(11) *
(12) (13) *
(14) (15) *
(17) *
(18) *
38
Việc ghi nhận kế toán trên môi trƣờng máy tính
Các hoạt động trong quy trình kế toán trên hệ thống ERP
Kiểm tra sự kiện cập nhật từ các quy trình kinh doanh (validate
business event updates)
Cập nhật dữ liệu vào tập tin sổ cái (post event data)
Ghi nhận các bút toán điều chỉnh (record adjustment)
Chuẩn bị các báo cáo kinh doanh (prepare business reports)
Ghi nhận ngân sách (record budget)
Khóa sổ các tài khoản kế toán (close accounts)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
20
39
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP –
THAO TÁC KẾ TOÁN
Các khái niệm liên quan đến ghi nhận và lưu trữ kế toán
Các bước công việc trong quy trình kế toán
Tác động của hệ thống ERP đến quy trình
Ứng dụng hệ thống ERP để minh họa
2. Supplier Response
3. PO/PO Suggestion
4. Receipt Entry
6. AP Invoice Entry
5. Inspect Processing
1. RFQ Entry 7. AP payment Entry
18
Tiếp nối quy trình mua hàng trên H/T ERP
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
21
6. Nhận hóa đơn mua hàng từ NCC (Purchase Invoice – PI)
Sau khi hàng hóa, NVL được tiếp nhận. Nhà cung cấp sẽ gửi
hóa đơn đến DN (phòng kế toán), làm cơ sở cho việc thanh toán
sau này.
Quy trình mua hàng
7. Thanh toán công nợ cho NCC
Kế toán mua hàng tiến hành theo dõi công nợ nhà cung cấp, căn
cứ vào đơn mua hàng (PO), phiếu nhận hàng (IR) và hóa đơn từ
nhà cung cấp (PI) để tiến hành thực hiện thanh toán.
15
Kế
toán
42
Bài tập thực hành 1
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
22
43
Bài tập thực hành 1 (tt.)
44
44
Bài tập thực hành 1 (tt.)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
23
45
Bài tập thực hành 1 (tt.)
46
Bài tập thực hành 1 (tt.)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
24
47
Bài tập thực hành 1 (tt.)
48
Bài tập thực hành 1 (tt.)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
25
49
Bài tập thực hành 1 (tt.)
50
Bài tập thực hành 1 (tt.)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
26
51
Bài tập thực hành 1 (tt.)
52
Bài tập thực hành 1 (tt.)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
27
53
Bài tập thực hành 1 (tt.)
54
Bài tập thực hành 1 (tt.)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
28
55
Bài tập thực hành 1 (tt.)
56
Bài tập thực hành 1 (tt.)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
29
57
Bài tập thực hành 1 (tt.)
58
Bài tập thực hành 1 (tt.)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
30
59
Bài tập thực hành 1 (tt.)
60
Bài tập thực hành 1 (tt.)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
31
61
Bài tập thực hành 1 (tt.)
62
Bài tập thực hành 1 (tt.)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
32
63
Bài tập thực hành 1 (tt.)
64
Quy trình bán hàng cơ bản trên hệ thống ERP
(ghi nhận nghiệp vụ kế toán)
Tiếp nối quy trình bán hàng trên H/T ERP
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
33
65
Bài tập thực hành 2
Gửi hóa đơn đến cho khách hàng (billing)
Trên hệ thống ERP: xuất hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng
– chú ý vấn đề cập nhật công nợ phải thu khách hàng (in báo
cáo công nợ đối với khách hàng)
66
Bài tập thực hành 2 (tt.)
Nhận tiền từ khách hàng (cash receipt)
Trên hệ thống ERP: ghi nhận việc thanh toán từ khách hàng -
chú ý vấn đề cập nhật công nợ phải thu khách hàng (in lại báo
cáo công nợ đối với khách hàng)
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
34
67
Thao tác nghiệp vụ kế toán trên hệ thống
68
Bài tập thực hành 3
Giúp sinh viên khảo sát:
Hệ thống tài khoản kế toán
Những nhật ký đã ghi nhận từ các quy trình
Một số sổ cái tài khoản
File: BtapCh05_KeToanvaERP_V1.1.pdf
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
35
69
Minh họa trên hệ thống ERP
70
Minh họa trên hệ thống ERP
Vũ Quốc Thông 05/01/2018
36
71
Minh họa trên hệ thống ERP
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- bai_giang_he_thong_hoach_dinh_nguon_luc_doanh_nghiep_chuong.pdf