Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý - Lê Thị Ngọc Diệp

dữ liệu (Data Models – DM) - Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp16III. QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HTTTViệc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây:1. Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)4. Lập báo cáo phân tích HTTT18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp171. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất. Loại thông tin này có thể chia thành 3 nhóm:- Các thông tin chung về ngành mà tổ chức đang hoạt động- Các thông tin về bản thân tổ chức đó- Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp181. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin: - Nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Quan sát hệ thống (Observational research) - Phỏng vấn (Interview) - Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires) - Hội thảo chuyên đề (Joint Application Design) - Làm mẫu (Prototyping)18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp191. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống- Thường được áp dụng đầu tiên - Nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống. - Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp201. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Các thông tin cần nghiên cứu: ♦ Môi trường của HTTT hiện tại: - Môi trường bên ngoài - Môi trường tổ chức - Môi trường vật lý - Môi trường kỹ thuật ♦ Các thành phần của hệ thống: - Hoạt động của hệ thống - Thông tin vào, thông tin ra - Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin - Quan hệ giữa các phòng ban - Khối lượng công việc của từng phòng ban18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp211. Thu thập thông tin cho quá trình phân tíchĐề án: .BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNGNgười thực hiện: Chủ đề nghiên cứu: Thời gian: Địa điểm: Mục tiêu nghiên cứu: .Nội dung nghiên cứu:- Hoạt động của hệ thống: .Thông tin vào của hệ thống: Thông tin ra của hệ thống: Quá trình xử lý thông tin: .Cơ sở dữ liệu của hệ thống: ..Tóm tắt chung: Đánh giá tổng quát: . Ngày tháng năm 18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp221. Thu thập thông tin cho quá trình phân tíchb/ Quan sát hệ thống Thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác. Nhờ quan sát, chúng ta sẽ biết: + nhân viên làm công việc gì, cách thực hiện công việc + mức độ hiệu quả của các chuẩn + các công cụ hỗ trợ cho các công việc mà người nhân viên thường dùng.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp231. Thu thập thông tin cho quá trình phân tíchb/ Quan sát hệ thống Ưu điểm: - Biết được tính chất của mỗi công việc: phải giải quyết nhiều công việc xử lý tình huống được phát sinh ngẫu nhiên - Đánh giá được cường độ làm việc thực tế. Nhược điểm: - Người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc - Tốn thời gian ngồi quan sát.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp241. Thu thập thông tin cho quá trình phân tíchc/ Phỏng vấn Phỏng vấn là một phương pháp thu thập thông tin rất hiệu quả và thông dụng. Đây là hình thức đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn (Interviewer) và người được phỏng vấn (Interviewee) để thu thập thông tin về một vấn đề nào đó.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp251. Thu thập thông tin cho quá trình phân tíchNhững điều lưu ý khi phỏng vấn:- Chú ý lắng nghe, tỏ ra quan tâm đến ý kiến, nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người được phỏng vấn- Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn.- Cố gắng hòa mình với tổ chức, tập thể mà chúng ta cần phỏng vấn.- Biết công việc của người được phỏng vấn, đặt các câu hỏi trong phạm vi công việc của họ.- Các câu hỏi cần có ý nghĩa rõ ràng và hướng đến câu trả lời mang thông tin hữu ích. Áp dụng dạng câu hỏi (dạng mở, dạng đóng) một cách linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh phỏng vấn.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp261. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Phỏng vấn cá nhân là tiếp xúc với từng người để đặt câu hỏi và tìm thông tin trong câu trả lời. Ưu điểm: - Người phân tích viên có cơ hội hỏi thêm - Biết được thái độ và trách nhiệm của người được phỏng vấn về các vấn đề được hỏi. Nhược điểm: - Có thể xuất hiện mâu thuẫn ý kiến giữa những người được phỏng vấn - Tốn thời gian khi cần phỏng vấn nhiều18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp271. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Phỏng vấn nhóm là phỏng vấn nhiều người cùng một lúc qua cuộc họp, hội thảo. Ưu điểm: - Gia tăng sự trao đổi thảo luận - Hạn chế quan điểm cá nhân và mâu thuẫn giữa các câu trả lời - Ít tốn thời gian Nhược điểm: - Khó thu xếp cho cuộc phỏng vấn - Có hạn chế chung của các cuộc họp18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp281. Thu thập thông tin cho quá trình phân tíchd/ Sử dụng phiếu điều tra Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học. Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu. Để phân tích HTTT - phương pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như: + cán bộ lãnh đạo trong hệ thống, + cán bộ, nhân viên trong bộ máy quản lý, + cán bộ tin học trong hệ thống.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp291. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Việc thiết kế phiếu điều tra: - Có vai trò quyết định - Cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây: + Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết + Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời (để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng)18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp301. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Phiếu điều tra thường có các phần sau: - Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng được các đối tượng điều tra cộng tác trong việc trả lời các câu hỏi - Phần định danh đối tượng điều tra: tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp, chức vụ, - Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội dung thông tin cần thu thập - Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và chức vụ người chủ trì cuộc điều tra.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp311. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích e/ Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design)- Tổ chức các cuộc họp chuyên sâu dạng chuyên đề - Có sử dụng các phương tiện hỗ trợ hội nghị (nghe, nhìn, trao đổi ý kiến, demo, ghi chú)- Cấu trúc: + Trình tự: đặt vấn đề, thảo luận, chọn giải pháp, kết luận. + Vai trò trong hội nghị: người chủ trì, người gợi ý, thư ký. + Tham gia: người sử dụng hệ thống (đặt yêu cầu), người phát triển hệ thống (đưa phương án giải quyết), người quản lý (đánh giá khả thi và hiệu quả). 18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp321. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích e/ Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design)Mục đích: gia tăng các ý kiến thảo luận một cách có kiểm soát để đưa đến giải pháp tốt nhất cho vấn đề cần phải giải quyết. Ví dụ: để tránh tâm lý ngại phát biểu trái ý với lãnh đạo, JAD đưa ra phương pháp che giấu tên và ý kiến được hiển thị dạng text trên màn chiếu trong cuộc họp. Những người ở xa vẫn tham gia được qua mạng, hoặc truyền hình. Phương pháp này cho kết quả rất tốt, nhưng chi phí khá tốn kém vì thời gian kéo dài và số lượng người tham dự đông.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp331. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping) - Sử dụng mẫu (như chương trình “demo”) → người sử dụng có thể hiểu được cách xử lý các công việc → góp ý để sửa lại “cho đúng”. - Quá trình này được lặp đi lặp lại nhiều lần, người phát triển hệ thống sẽ hiểu rõ mong muốn của người sử dụng→ bản demo ngày càng chi tiết và hướng đến thỏa mãn hoàn toàn mong muốn của người sử dụng.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp341. Thu thập thông tin cho quá trình phân tích f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping) Ưu điểm: - Giúp cho người phát triển hệ thống hiểu đúng yêu cầu của người sử dụng. - Giúp cho người sử dụng biết được hệ thống sẽ được xây dựng nên họ sẽ không bị lúng túng khi triển khai áp dụng. Nhược điểm: Khó thống nhất yêu cầu của nhiều người cùng sử dụng hệ thống.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp352. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (Business Funtion Diagram) Khái niệm: Sơ đồ BFD là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức, các mối quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài của các chức năng đó. Sơ đồ BFD - xác định hệ thống làm gì - không quan tâm hệ thống làm như thế nào Ý nghĩa của sơ đồ BFD: - Cho phép xác định các chức năng của một tổ chức - Cho biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống - Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống. 18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp362. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Quy trình xây dựng sơ đồ BDF:Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với những thành phần sau: - Tên chức năng - Mô tả chức năng - Đầu vào của chức năng (dữ liệu) - Đầu ra của chức năng (dữ liệu)Bước 2: Mô tả hoạt động của các chức năng dưới dạng văn bản TextBước 3: Dựa vào văn bản text mô tả các chức năng và vẽ sơ đồ BFD 18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp372. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Mỗi bước của quy trình đều xuất phát từ mô hình nghiệp vụ (mô tả các chức năng một cách tổng quát), sau đó là sơ đồ phân rã chức năng (mô tả sự phân chia các chức năng thành các chức năng nhỏ hơn trong hệ thống theo cấu trúc hình cây). Các nguyên tắc phân rã chức năng: - “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó. - “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp382. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD:- Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng- Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năngTên chức năngTên chức năng conTên chức năng conTên chức năng con18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp392. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Ví dụ 1: Phòng tín dụng của Ngân hàng Công thương có nhiệm vụ chính là Cho vay và Thu nợ. Khi khách hàng đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải nhận đơn vay của khách hàng, sau đó duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận trả lời đơn. Bộ phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì cho vay và ghi vào Sổ nợ. Khi khách hàng đến trả tiền, dựa vào sổ nợ, bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả cho từng khách hàng. Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý trong hạn, nếu ngoài hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý ngoài hạn. Cả hai bộ phận đều phải ghi vào Sổ nợ.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp402. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Sơ đồ BDF quản lý tín dụng tại Ngân hàng Công thương:Quản lý tín dụng2. Thu nợ2.1. Xác định kỳ hạn2.2. Xử lý trong hạn2.3. Xử lý ngoài hạn2.4. Ghi sổ nợ1. Cho vay1.1. Nhận đơn1.2. Duyệt vay1.3. Trả lời1.4. Ghi sổ nợ18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp412. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Ví dụ 2: Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt hàng chính là hàng điện tử - điện lạnh. Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước. Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải Tìm kiếm thị trường. Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng. Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải Quảng cáo sản phẩm, sau đó giới thiệu sản phẩm cho khách hàng. Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng. Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của khách hàng và thu tiền của khách hàng.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp422. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Sơ đồ BDF quản lý bán hàng của Công ty XQuản lý bán hàngTìm kiếm thị trườngQuảng cáo sản phẩmGiới thiệu sản phẩmKý kết hợp đồngGiao hàngThỏa thuận PT thanh toánThỏa thuận PT giao hàngVận chuyển hàngThu tiền18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp433. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) a/ Khái niệm: Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình. Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức năng này sang một tiến trình hoặc chức năng khác; những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiến trình. Chức năng quan trọng được mô tả trong DFD: biến đổi thông tin,cụ thể: - tổ chức lại thông tin - bổ sung thông tin - tạo ra thông tin mới18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp44a/ Khái niệm Ưu điểm:- Biểu đạt DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu. - Tài liệu DFD là tài liệu phân tích hệ thống đầy đủ, súc tích và ngắn gọn, cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó. Nhược điểm:- Không bao hàm yếu tố thời gian.- Không xác định được trật tự thực hiện các chức năng.- Không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu; những thông tin là thành phần cơ bản...18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp453. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:Process (xử lý, tiến trình) Là ký hiệu diễn tả cho một công việc hoặc một hành động thao tác trên dữ liệu. Khi mô hình hóa - không quan tâm nó được thực hiện như thế nào.- Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý. Mỗi xử lý có một số định danh duy nhất trong toàn bộ lược đồ.- Phần dưới - ghi tên của xử lý - bắt đầu bằng một động từ, dạng động từ - bổ ngữ và thường trùng với tên đã đặt cho các chức năng trong sơ đồ BFD.1.1Lập bảng chấm công18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp46b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Tệp hóa đơn Data store (kho dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả một phương tiện trừu tượng có chức năng lưu trữ dữ liệu, tương đương với một quyển sổ ghi chép, một tập tin, hay một CSDL, Phần bên trái của Data store ghi số định danh của nó, ví dụ: “D1”, “D2”. Phần bên phải ghi tên của Data store, là một danh từ.D118/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp47b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Source / Sink (nguồn phát sinh dữ liệu / đích tiêu thụ dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả cho một đối tượng phát sinh dữ liệu (source) hoặc tiêu thụ dữ liệu (sink) bên ngoài hệ thống, Ví dụ: “nhà cung cấp”, “đại lý”; hoặc có thể là một con người như “khách hàng”, “người quản lý”. Tương tự như Data store, tên của Source/ Sink phải là một danh từ.Khách hàng18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp48b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu: Data flow (luồng dữ liệu) là một ký hiệu diễn tả cho chiều di chuyển của dòng thông tin (được chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình). Data flow phải có nhãn là một danh từ mô tả cho nội dung dữ liệu đang chuyển đi, ví dụ: “Đơn đặt hàng”, “Hóa đơn”. Những thông tin có trải qua một số thay đổi thì nên mang tên đã sửa đổi: “Hóa đơn” – “Hóa đơn đã kiểm tra”.Data18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp493. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu: Quy tắc vẽ DFD: - Nếu một đối tượng chỉ có outputs, chắc chắn đối tượng đó phải là source. Tương tự, nếu một đối tượng chỉ có inputs, nó phải là sink. - Một xử lý phải có cả inputs lẫn outputs. - Một dataflow phải có nhãn và có duy nhất một hướng để chỉ rõ nơi đi và nơi đến của dữ liệu. Nếu một nội dung dữ liệu được chuyển đi và nhận về giữa hai đối tượng thì nó phải được vẽ bằng 2 mũi tên (theo 2 hướng ngược nhau).18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp50c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệuQuy tắc vẽ DFD (tiếp):- Không có dòng dữ liệu trực tiếp giữa các data store, source, sink. Vì đây là những đối tượng “thụ động”; để di chuyển dữ liệu giữa các đối tượng này cần phải có ít nhất một xử lý của hệ thống.- Không có dòng dữ liệu rẽ nhánh (hoặc gộp) có nội dung (nhãn) khác nhau. Nội dung dữ liệu ở các nhánh phải giống y như nhau.- Không có dòng dữ liệu trực tiếp đi từ một xử lý đến chính nó (vì một xử lý không cần gửi dữ liệu cho chính nó).18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp51c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu: Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD: - mỗi xử lý được mô tả “từ ngoài vào trong” và “từ tổng quát đến chi tiết”. - Nhiệm vụ của mỗi xử lý là biến đổi các dòng dữ liệu đi vào thành các dòng dữ liệu đi ra. - Nếu tên gọi của xử lý không thể hiện được nó cần làm gì để biến đổi dữ liệu đi vào thành dữ liệu đi ra, thì xử lý đó cần phải được phân rã thành các xử lý chi tiết hơn để người đọc có thể hiểu được.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp52c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD:Sơ đồ ngữ cảnh(Process 0)DFD-0(process 1.0, 2.0, )DFD-1.0(process 1.1, 1.2, 1.3,)DFD-2.0(process 2.1, 2.2, )Mức 0Mức 118/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp53c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu♦ Sơ đồ ngữ cảnh: là sơ đồ tổng quát nhất mô tả môi trường mà hệ thống vận hành, chỉ gồm các source, sink và các dòng dữ liệu vào ra. Mục đích - cho biết giá trị của hệ thống đối với môi trường: + Các dòng dữ liệu đi ra ↔ hệ thống cung cấp những gì cho môi trường + Các dòng dữ liệu đi vào ↔ hệ thống cần gì từ môi trường, nơi nào (bộ phận nào) cung cấp hoặc sử dụng dữ liệu của hệ thống. Toàn bộ hệ thống được vẽ bằng một xử lý mang số 0.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp54c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu 0FoodOrderingSystemCUSTOMERKITCHENCust. OrderReceiptFood orderRESTAURANTMANAGERManagement reportsNhững gì nằm bên ngoài đường ranh giới này chỉ có thể là source hoặc sinkTrong Context Diagram, toàn bộ hệ thống được vẽ bằng 1 xử lý duy nhất, không có data store.Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Food Ordering System18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp55c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu ♦ Sơ đồ mức 0 (DFD-0): là sơ đồ phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh ♦ Sơ đồ mức i (DFD-i): là sơ đồ phân rã từ sơ đồ mức i-1 Mỗi một xử lý trong DFD-i có thể được phân rã tiếp và được vẽ bằng một sơ đồ DFD cho xử lý đó ở mức chi tiết hơn. ♦ Sơ đồ ở mức chi tiết nhất là DFD cơ bản (primitive DFD) của hệ thống. Như vậy, DFD thực sự là một hệ thống các sơ đồ phân cấp từ tổng quát đến chi tiết.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp56c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD: Xử lý i ở level nDFD level n+1 cho Xử lý i18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp57c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệuCần chú ý: - Số định danh của sơ đồ là số của xử lý được phân rã, ví dụ DFD-1.0 là sơ đồ DFD cho xử lý 1.0 của DFD-0. - Cần bảo toàn các nội dung dữ liệu vào ra giữa các mức: + không làm mất dữ liệu của DFD mức tổng quát + không sinh ra dữ liệu ngoại lai ở mức chi tiết - Trong trường hợp chia nhỏ dữ liệu, sơ đồ cần bổ sung thêm từ điển dữ liệu để liên kết dữ liệu tổng hợp với dữ liệu được chia nhỏ.18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp58c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệuVí dụ:AABXXLevel nLevel n+1Xa) Balancing (cân bằng)A, BABXLevel nLevel n+1b) Splitting (chia nhỏ)18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp593. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu: Để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, người ta dựa vào sơ đồ phân rã chức năng kinh doanh BFD trên nguyên tắc: - mỗi chức năng tương ứng với một tiến trình, - mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh, - các mức tiếp theo tương ứng với sơ đồ mức 0, mức 1 18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp60d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Ví dụ: Dựa vào bản mô tả và từ sơ đồ phân rã chức năng “Quản lý tín dụng” (Slide 40), ta vẽ được sơ đồ ngữ cảnh:ND trả lời (về tiền vay, tiền trả)Tiền trảTiền vayĐơn vayKhách hàng0Quản lý tín dụngKhách hàng18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp61d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Từ sơ đồ ngữ cảnh → Sơ đồ DFD-0Nội dung trả lờiTiền còn nợThông tin đối chiếuThông tin tiền vayTiền trảTiền vayĐơn vayKhách hàng1.0Cho vayKhách hàng2.0Thu nợKhách hàngD1Sổ nợND trả lời18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp62d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Xử lý 1.0 →Sơ đồ DFD-1.0Hóa đơn tiền vayĐơn đãkiểm traNội dung trả lờiTiền vayThông tin tiền vayĐơn đã duyệtĐơn vayKhách hàng1.1Nhận đơn1.2Duyệt vayKhách hàngD1Sổ nợ1.3Trả lời1.4Ghi sổ nợ18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp63d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Xử lý 2.0 →Sơ đồ DFD-2.0Tiền còn nợThông tin đối chiếuThông tin nợ ngoài hạnThông tin nợ trong hạnNợ trong hạnNợ ngoài hạnTiền trảKhách hàng2.1Xác định kỳ hạn2.3Xử lý ngoài hạnD1Sổ nợ2.4Ghi sổ nợ2.2Xử lý trong hạnND trả lời18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp64d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Lưu ý: tùy theo hoạch định của tổ chức cho từng công việc mà mỗi xử lý phải tuân theo một vài quy tắc quản lý nhất định. Khi mô hình hóa các quy tắc quản lý, tên của các xử lý thường không thể diễn tả được đầy đủ chi tiết xử lý. Vì vậy, người ta thường sử dụng các phương tiện mô tả bổ sung cho các xử lý trong DFD: - ngôn ngữ có cấu trúc giản lược (Structured language) - cây quyết định (Decision Tree) - bảng quyết định (Decision Table) - từ điển dữ liệu (Data Dictionary). 18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp65d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Ví dụ: Xây dựng sơ đồ DFD diễn tả dòng dữ liệu “Thanh toán tiền lương” của một tổ chức. - Mô tả: Dữ liệu mô tả mức độ làm việc của từng người ở các bộ phận được ghi nhận mỗi tuần để lập ra bảng chấm công (gồm tên nhân viên, loại hợp đồng lao động, tuổi, và số giờ công). Bảng chấm công được chuyển về phòng Tổ chức để lưu trữ và theo dõi. Cuối tháng, phòng Tổ chức tập hợp các bảng chấm công chuyển cho phòng Kế toán để tính và phát lương cho từng người. - Dữ liệu vào: bảng chấm công - Dữ liệu ra: bảng lương18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp66d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệuDòng dữ liệu “Thanh toán tiền lương” của một tổ chức.Tên LoạiHĐ Tuổi Số giờ công/tuầnSmith H 25 44 Chen S 42 35bảng chấm côngbảng chấm công1.1Lập bảng chấm côngLưu bảng chấm côngTính lương1.21.3bảng lương18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp67d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu♦ Ngôn ngữ có cấu trúc giản lược: - mô tả ngắn gọn về các quy tắc xử lý của mỗi xử lý ở mức cơ sở (không phân rã nữa) bằng ngôn ngữ tự nhiên. - Trong nội dung mô tả, thường chỉ rõ: + nơi thực hiện xử lý, + sự kiện kích hoạt, + ai hoặc chức danh nào thực hiện, + thực hiện như thế nào. 18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp68d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu Ví dụ sử dụng ngôn ngữ có cấu trúc giản lược để mô tả thêm cho dòng dữ liệu tính lương. Process logic 1.3Nơi: P.Kế toánXử lý: Cuối thángIF Giờ > 40 & HĐ = ‘H’THEN Trả = 40 * mức + (Giờ - 40)*mức*1.5ELSE Trả = Giờ * mứcProcess logic 1.2Nơi: P.Tổ chứcXử lý: Khi nhận BCCTập họp tất cả các bảng chấm công, chuyển cho P.Kế toán vào cuối thángProcess logic 1.1Nơi: Tổ sản xuấtXử lý: Cuối tuầnGhi số giờ làm của mỗi người vào bảng chấm công (BCC) nộp P.Tổ chứcBảng chấm công1.1Lập bảng chấm côngLưu bảng chấm côngTính lương1.21.3Bảng chấm công18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp69d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu♦ Cây quyết định: Sử dụng hình vẽ (cây) diễn tả các trường hợp xử lý rẽ nhánh, để tiện theo dõi.2Trả côngIn báo cáo vắng mặtTrả côngTrả công vàTrả phụ trộiTrả lương tháng‘S’ 40Sử dụng cây quyết định bổ sung cho DFD18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp70d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu ♦ Bảng quyết định: Thay thế cho ngôn ngữ cấu trúc giản lược để diễn tả các xử lý phức tạp. Bảng gồm có 3 phần: - các điều kiện phân lập từng trường hợp (conditions) - các quy tắc xử lý cho từng trường hợp (rules) - các hành động chi tiết (actions).18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp71d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệuVí dụ về bảng quyết định:Các điều kiện Quy tắc áp dụng Loại Hợp đồngSHHH Số giờ công- 40Các hành động xử lý Trả lương tháng√ Trả công√√√ Trả phụ trội√ In báo cáo vắng mặt√18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp72d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu ♦ Từ điển dữ liệu: Là một bảng mô tả cho từng phần tử dữ liệu được dùng trong hệ thống. Thông thường, từ điển dữ liệu được lập thành một bảng gồm các cột nêu: - Tên gọi dữ liệu - Ý nghĩa/ Nội dung dữ liệu - Cấu trúc dữ liệu - Nguồn gốc (liên quan hoặc phát sinh từ xử lý nào?)18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp73d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệuVí dụ về từ điển dữ liệu:Tên gọiÝ nghĩaCấu trúc dữ liệuNguồn gốcBảng chấm côngGhi số giờ công của từng ngườiTên, tuổi, loại HĐ, số giờ công trong tuầnXử lý 1.1Tiền lươngTiền công theo giờ công trong thángMức chuẩn + phụ trộiXử lý 1.3Mức chuẩnMức lương trả trong định mức 40 giờ/tuầnGiờ công trong định mức * giá định mứcXử lý 1.3Phụ trội Mức trả vượt định mức 40 giờ/tuầnGiờ công vượt trội * giá định mức * 1.5Xử lý 1.3 18/8/20009Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp74e/ Các mức DFD được sử dụng  để mô hình hóa hệ thốngCó bốn mức DFD được sử dụng để mô hình hóa hệ thống như sau:Cho hiện tại Cho tương laiMức luận lý (2) DFD mức luận lý mô tả hiện trạng của hệ thống (3) DFD mức luận lý mô tả hệ thống mong muốn trong tương lai