Bài giảng Kinh nghiệm trong soạn thảo văn bản

định này. + Quyết định điều chuyển văn bản Phải nói rõ tên văn bản điều chỉnh, sau đó nêu cụ thể nội dung cần điều chỉnh(nêu rõ tại điều, khoản nào). Nếu chỉ điều chỉnh một nội dung thì phải nêu: giữ nguyên các nội dung khác của văn bản được điều chỉnh một phần. Điều cuối cùng là trách nhiệm thi hành. Ví dụ: -Nếu điều chỉnh toàn bộ một văn bản Điều 1 ghi: Bãi bỏ (hoặc hủy bỏ) Quyết định số… Ngày…. của… về việc… Điều 2 ghi: Ngày có hiệu lực của Quyết định (chẳng hạn quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký). Điều 3: Trách nhiệm thi hành(trình bày giống như Quyết định bổ nhiệm). -Nếu điều chỉnh một phần văn bản Điều 1 ghi: Nay bổ sung (hoặc sửa đổi) nội dung tại điều… của Quyết định số…ngày…của…về việc… Ở điều cuối của Quyết định (trách nhiệm thi hành, nếu là cá nhân thi ghi đích danh, nếu là cơ quan thì ghi chức danh người đứng đầu). Chẳng hạn: Giám đốc sở… chủ tịch quận và ông Nguyễn Văn A chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. 6.2. Soạn thảo Tờ trình *Khái niệm Tờ trình là loại văn bản đề xuất lên cấp trên có thẩm quyền nhằm được phê chuẩn một chủ trương, một đề án mới hoặc thay thế quy định, quy chế, định mức…Khi cơ quan cấp trên duyệt mới được thực hiện. Cần lưu ý rằng nếu vấn đề trình cấp trên phê duyệt không có tính chất mới thì không lamg Tờ trình mà làm Công văn đề nghị. *Bố cục của Tờ trình + Phần thứ nhất -Nêu lý do đưa ra vấn đề trình -Phân tích thực trạng của vấn đề trình + Phần thức hai -Nêu nội dung của vấn đề trình -Trình bày có lựa chọn tính hiệu quả và khả thi -Nêu bật khó khăn, thuận lợi và đề ra các giải pháp + Phần thứ ba -Nêu ý nghĩa tác dụng của vấn đề trình -Kiến nghị cấp trên phê chuẩn Tờ trình thông thường được trình bày theo thể “văn chương mục” Phần I, II, III… Điểm 1, 2, 3… 6.3. Soạn thảo Công văn *Khái niệm Công văn là lọai văn bản dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan với cơ quan, giữa cơ quan với công dân, giải quyết công việc vì lợi ích chung. *Loại công văn + Công văn cấp trên gửi xuống cấp dưới -Công văn chỉ đạo, yêu cầu -Công văn đôn đốc, nhắc nhở -Công văn trả lời, hướng dẫn -Công văn chấp thuận, cho phép + Công văn cấp dưới gửi lên cấp trên -Công văn đề nghị -Công văn xin ý kiến -Công văn hỏi + Công văn ngang cấp (các cơ quan trao đổi Công văn với nhau) -Công văn đề nghị phối hợp -Công văn trao đổi, giao dịch + Công văn Nhà nước gửi cho công dân -Công văn hướng dẫn, giải thích -Công văn trả lời *Bố cục của một Công văn -Phần mở đầu: Nêu lý do, tóm tắt mục đích viết Công văn -Phần nội dung: Nêu cách giải quyết, nêu quan điểm, thái độ của cơ quan gửi Công văn -Phần kết thúc: Thể hiện nghi thức (thường bằng lời chào) *Ngôn ngữ sử dụng trong Công văn Công văn là thể hiện văn hành chính, nên có một số đặc điểm chung như sau đối với tất cả các loại Công văn: Cách hành văn: Một Công văn soạn ra là nhằm giải quyết một số vấn đề. Người viết Công văn phải diễn đạt mạch lạc, khúc triết, chính xác. Nội dung chỉ xoay quanh vấn đề đã nêu. Câu văn: Đòi hỏi câu văn phải ngắn gọn. Thông thường diễn đạt bằng các câu đơn có đủ ba thành phần (chủ ngữ, vị ngữ, bổ ngữ). Từ ngữ: Cố gắng dùng từ mang sắc thái hành chính công vụ. Không dùng từ quá “văn hoa”, không dùng từ biểu cảm, ẩn ý hay đa nghĩa. Không dùng từ qua nôm na, quá “bình dân”. Đặc biệt trong Công văn không dùng từ địa phương hay tiếng lóng. Tuy nhiên các loại Công văn cũng cần có những nết đặc thù nên khi soạn thảo cần chú ý những đặc điểm sau về ngôn ngữ: -Công văn đôn đốc + Bảo đảm tính nghiêm túc + Nêu hậu quả của công việc, nếu chậm trễ, quan liêu -Công văn từ chối Nên có túnh động viên, an ủi, song làm bật tính nguyên tắc của công việc. -Công văn thăm hỏi Bảo đảm tính chân thành, đặc biệt tránh khách sao, thờ ơ. -Công văn tiếp thu + Cần chân thành, mềm dẻo + Nêu bật được lý do khách quan, chủ quan. -Công văn hướng dẫn Cần đảm bảo tính logic, hệ thống hướng dẫn rõ ràng, chi tiết, cặn kẽ. Mẫu Công Văn Mẫu Công văn (ký thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố) ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ------------------------------ Số : ...... /UBND-...... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------------------------------------------------------------------- Về ........................................ TP. Hồ Chí Minh, ngày .... tháng .... năm 20.... Kính gửi: - ..................................................; - .................................................. …….....…........................................................................................................ ………………………………………………………………………………..................................................................................................……./. Nơi nhận: - Như trên; -..............; - Lưu: VT, CHỦ TỊCH (hoặc KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH) Họ và tên Ví dụ 1: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN HƯỚNG DẪN Chấp hành chỉ đạo của UBND thành phố, Sở địa chính – nhà đất đã chỉnh sửa và in mẫu mới quyết định xác lập sở hữu nhà của Nhà nước. Các quận, huyện đã nhận mới và thực hiện hồ sơ trình UBND thành phố đã được hơn một tháng nay. Tuy nhiên, còn một số quận, huyện, việc ghi chép chưa thể hiện đầy đủ nội dung ghi trong Quyết định như tên đường, phường, quận ghi trên Mẫu Quyết định in sẵn nên hồ sơ không trình UBND thành phố được. Để cho việc trình UBND thành phố xác lập hồ sơ của Nhà nước được nhanh chóng, đề nghị phòng quản lý đô thị quận, phòng công nghiệp xây dựng giao thông vận tải huyện khi trình hồ sơ nên kiểm tra và ghi chép đầy đủ theo yêu cầu của Quyết định xác lập hồ sơ nhà của Nhà nước cụ thể. Điều 1: Nay xác lập quyền sở hữu Nhà nước đối với: Nhà số: Nếu không có số nhà thì ghi tên cửa hàng, tên cơ sở sản xuất, bến bãi… Đường (Ấp): Nếu không có tên đường thì ghi tên Ấp; tổ dân phố, hương lộ… Phường (xã, thị trấn): Ghi đầy đủ tên phường hoặc tên xã, thị trấn. Điều 2: (đã in sẵn) Điều 3: Chánh văn phòng UBND thành phố… UBND quận(huyện): đề nghị ghi tên quận, huyện. Nay, Sở địa chính – nhà đất đề nghị phòng quản lý đô thị quận, huyện, phòng công nghiệp xây dựng giao thông vận tải thực hiện đúng tinh thần nội dung hướng dẫn này./. Ví dụ 2: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN ĐÔN ĐỐC Chấp hành Chỉ thị số:… /CT-UB-TH ngày… Của UBND thành phố… về thực hiện quy chế, chế độ báo cáo, UBND quận đã có Công văn số:…/ UB ngày… về việc chấn chỉnh công tác thực hiện báo cáo đối với các phòng, ban trực thuộc UBND các phường. Đến nay, một số đơn vị đã chấp hành tốt. Tuy nhiên cũng còn tình trạng nộp báo cáo chậm, thực hiện không đầy đủ các loại báo cáo (tuần, tháng, năm) làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo quận, cũng như khôn gkịp thời báo cáo cho UBND thành phố. UBND quận biểu dương các đơn vị đã chấp hành nghiêm túc chế độ báo cáo, đồng thời phê bình nhắc nhở đối với đơn vị chưa thực hiện tốt và yêu cầu thủ trưởng đơn vị phải quan tâm theo dõi thực hiện chế độ báo cáo đúng quy định./. Ví dụ 3: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ Năm học 2000-2001 ngành Giáo dục – Đào tạo quận đã đóng góp nhièu thành tích xuất sắc vào sự nghiệp giáo dục của quận và thành phố. Trong đó có nhiều đơn vị, cá nhân đã nỗ lực phấn đấu vượt qua khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ được giao, góp phần quan trọng vào kết quả chung của ngành Giáo dục- Đào tạo. Để đông viên phong trào thi đua của ngành trong những năm tới, UBND quận kính đề nghị UBND thành phố…, thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng thành phố, sở Giáo dục –Đào tạo thành phố xét khen thưởng cho các đơn vị cá nhân thuộc ngành Giáo dục – Đào tạo quận… Kính mong được sự chấp thuận. Ví dụ 4: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN CHẤP THUẬN Xét đề nghị của Sở Tư pháp thành phố tại Công văn số 103 /STP- VP ngày 11 tháng 02 năm 1999, UBND thành phố có ý kiến chỉ đạo như sau: 1.Chấp thuận cho Sở Tư pháp thành phố được tổ chức in ấn, phát hành một số loại biểu Mẫu, sổ sách hộ tịch sau đây: -Đơn xin đăng ký khai sinh (dùng trong trường hợp có yếu tố nước ngoài) -Đơn xin đăng ký khai tử -Sổ đăng ký, nhận cha, mẹ, con (in theo số lượng đăng ký của UBND các quận, huyện) -Sổ đăng ký giám hộ 2. Giao cho UBND các quận huyện in ấn và phát hành các loại biểu Mẫu hộ tịch khác do UBND phường, xã sử dụng. Sở Tư pháp thành phố chịu trách nhiệm hướng dẫn cụ thể in ấn các biểu Mẫu này. 3.Việc in ấn, phát hành các loại biểu Mẫu, sổ sách hộ tịch nêu trên đây phải theo đúng quy cách, nội dung và kích cỡ các Mẫu của Bộ Tư pháp đã hướng dẫn. Ví dụ 5: NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN PHÚC ĐÁP UBND quận có nhận được đơn đề ngày… của bà… cư ngụ tại… xin xem xét, giải quyết việc ông… chiếm dụng căn nhà số… Qua xem xét hồ sơ, UBND quận trả lời như sau: Căn nhà bà đã mua cảu Ông… thuộc sở hữu tư nhân, nên không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận. Nếu có nhu cầu, bà gửi đơn khởi kiện tại tòa án Nhân dân để được xem xét giải quyết theo đúng thẩm quyền. Trân trọng kính chào. 6.4. Soạn thảo Biên bản *Khái niệm Biên bản Biên bản là loại văn bản ghi chép lại một sự việc, một hoạt động theo đúng thời gian, không gian, trạng thái mà sự việc, hành động diễn ra. Biên bản hội nghị có tác dụng miêu tả diễn biến, ghi lại các ý kiến, ghi lại các kết luận, quyết định của hội nghị. Trong quản lý Nhà nước, Biên bản còn là cơ sở pháp lý để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thống báo trong quá trình điều hành quản lý Nhà nước. *Yêu cầu của Biên bản Biên bản phải ghi nhận lại sự việc một cách đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan. Người lập Biên bản, ở chừng mực nào đó, là người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi lập Biên bản. *Loại Biên bản: -Biên bản ghi lại sự kiện, sự cố -Biên bản bàn giao, nghiệm thu, kiểm kê tài sản -Biên bản hội nghị. 6.5. Soạn thảo Diễn văn hội nghị *Khái niệm về diễn văn Diễn văn không phải là văn bản quản lý Nhà nước. Diễn văn là bài phát biểu mang tính nghi thức, do cấp trên hay thủ trưởng cơ quan đọc (hoặc nói). Diễn văn biểu thị ý tưởng của nười nói, tác giả chuyển đến người nghe (đối tượng) tình cảm, tư tưởng, nhận định, đánh giá hoạt động của đơn vị, phong trào, giai đoạn… và vạch hướng chỉ đạo. *Vai trò của Diễn văn Như đã nói ở trên, diễn văn về mặt chính thức không phải là Chỉ thị, không phải văn bản quản lý của cấp trên đối với cấp dưới. Song thực tế diễn văn lại có vai trò, trong một số trường hợp nào đó, như là một sự chỉ đạo, một Chỉ thị, một tháo gỡ cho cấp dưới. *Yêu cầu đối với diễn văn Xuất phát từ thực tiễn, một nhà quản lý phải nắm được “thuật diễn thuyết”. Quản lý về bản chất mà nói là làm việc với con người và thông qua con người mà đạt được mục tiêu quản lý của mình. Nói một cách ngắn gọn là : Quản lý, thực ra là bảo người khác làm theo ý mình. Mà đọc diễn văn và thông qua diễn văn, nàh quản lý truyền đạt ý tưởng, thu hút lôi cuốn đối tượng nhận thức được ý tưởng và hành động để đạt mục tiêu quản lý. Nhà lãnh đạo, với vị trí của mình, trước hết là người đứng đầu hệ thống, người đại diện cao nhất cho mọi lợi ích của hệ thống, và như vậy trong hoạt động quản lý, người lãnh đạo phải thể hiện mình không chỉ là một nhà chính trị, nhà chuyên môn mà còn phải là một nhà giáo dục, nhà tâm lý, luôn là trung tâm thu hút mọi người. Một trong những điều kiện để đánh giá thể hiện sự thu hút là thông qua các bài phát biểu, thông qua những cuộc diễn thuyết trong tình huống cụ thể. Để làm được công tác tư tưởng, nhà quản lý pahỉ am hiểu tâm lý con người, trong công việc không cứng nhắc, khô khan bởi nhà quản lý muốn dẫn dụ con người đến với cái hay, cái đẹp, cái đúng, cái chân, cái thiện, phải cảm hóa, làm cho họ tâm đắc mà hướng theo. Khi phát biểu (diễn thuyết), điều trước tiên phải thu hút được người nghe. Thu hút bằng cách nào? -Hãy qua giọng nói mà thu hút người nghe. Giọng nói là “tiếng vọng” của tâm hồn. Hãy nói say sưa, tự tâm. Lúc cần, giọng sẽ phải lên bổng, xuống trầm, lúc gay gắt, lúc đầy vẻ thông cảm lắng đọng thiết tha. -Hãy đừng ngần ngại sử dụng các động tác, các cử chỉ như: ánh mắt, vung tay, lắc mình. Nét mặt biến thái theo tình tiết lời nói… sẽ giúp người “diễn thuyết” thu hút được khán giả theo ý mình Hãy qua nét mặt mà người nghe nhận thấy buồn –vui- lên án. -Hãy cho họ thật qua các ví dụ sống động. Sự thật không cần nói nhiều, chỉ cần nêu và đánh giá -Hãy làm cho người nghe phải cười, thậm chí những tràng cười kèm theo tiếng vỗ tay. Hãy tìm cách diễn đạt thật dí dỏm: đơn giản cũng được dí dỏm hóa, phức tạp cũng phải được dí dỏm hóa. -Hãy đừng diễn đạt đơn điệu Kho từ ngữ rất phong phú đa dạng vì vậy đừng ngại điểm thơ ca, nên chịu khó dùng thành ngữ. Nếu tất cả các ý của bài phát biểu đều được xuất phát băng thành ngữ thì còn gì bằng. -Hãy đừng nói dài Người ta phê rằng: Nói dài là nói dai và sẽ nói dại. Cố gắng diễn đạt thật có trọng tâm, chọn vài vấn đề, tránh lan man dàn trải. -Hãy để cho người nghe soi thấy bóng mình trong bài phát biểu. Điều này là cần thiết, bởi lẽ thành tích của đơn vị không chỉ do lãnh đạo, không chỉ do những nhân tố tích cự tạo ra mà do tất cả mọi thành viên của tập thể tạo thành. Nói đến lợi ích hãy đề cập đến cả ba loại lợi ích: Cá nhân, tập thể và Nhà nước -Hãy đừng “chê” quá gay gắt. Có “phê”, bởi “phê” để tìm ra bài học. Song hãy cố gắng tạo ra không khí động viên, phấn khích vì khung cảnh ở đây là hội nghị. Thực tế soạn và đọc diễn văn là công việc không dễ dàng chút nào. Khó khăn ở chỗ người quản lý phải: -Có trình độ ngôn ngữ, văn học nhất định -Nắm tâm lý đối tượng cụ thể -Có năng khiếu về “ăn nói” ở mức độ nào đó Và như vậy, để “diễn thuyểt” thành công, nhà quản lý cần phải tậo trung vào những khía cạnh sau: -Xác định được đối tượng (đối tượng thuộc lứa tuổi, nghề nghiệp, trình độ, chuyên môn, giới, địa vị xã hội…) -Đánh giá được mức độ trang trọng của hội nghị (nhiều quan chức tới dự, hội nghị đông người, phòng họp được bài trí trang trọng…) -Xác định thời lượng đọc diễn văn (nắm được điều này để chọn lượng thông tin, cách trình bày phù hợp) -Xác định trọng tâm của vấn đề mà hội nghị đề cập. *Bố cục của bài diễn văn -Phần mở đầu: Nêu ý nghĩa, vai trò của vấn đề sẽ đề cập: tỏ lời chào mứng. -Phần nội dung: Nêu quá trình thực hiện, quá trình phát triển, kết quả, thành tích nổi bật của đơn vị. Biểu tượng khen ngợi những vấn đề, nhân tố mới. Nêu khó khăn, tồn tại cần khắc phục. -Phần kết thúc: Biển hiện sợ động viên, bày tỏ sự cảm ơn và kêu gọi sự hợp tác. 6.6. Soạn thảo Báo cáo *Khái niệm Báo cáo Báo cáo là loại văn bản để trình bày kết quả đã đạt được trong họat động của cơ quan, để đánh giá kết quả của một công tác lớn, hoặc phản ánh một sự việc bất thường xảy ra lên cấp trên hay ở hội nghị, ở đơn vị, ngành… *Loại báo cáo -Báo cáo sơ kết -Báo cáo tổng kết -Báo cáo định kỳ -Báo cáo đột xuất -Báo cáo hội nghị *Yêu cầu đối với Báo cáo -Trung thực, chính xác -Có trọng tâm, trọng điểm -Kịp thời (để cấp trên kịp thời chỉ đạo) *Bố cục một báo cáo -Phần mở đầu: Nêu nét tiêu biểu ở cơ quan. Nêu bật khó khăn, thuận lợi -Phần nội dung: + Nêu các kết quả đã làm được. Nêu những việc còn tồn tại chưa làm được. + Đánh giá : Nêu ưu, khuyết điểm nguyên nhân khách quan, chủ quan. + Rút ra bài học, định ra phương hướng -Phần kết thúc: Nêu đề nghị, kiến nghị, kết luận. Ví dụ: BÁO CÁO TỔNG KẾT CÔNG TÁC CƠ QUAN Tên cơ quan Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Số…/BC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Địa danh, ngày…tháng…năm... BÁO CÁO Tổng kết công tác năm… Và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm… Mở đầu: Nêu đặc điểm của cơ quan về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Nội dung: Phần I. -Tổng kết công tác năm -Nêu các kết quả đã làm được -Phân tích đánh giá ưu khuyết điểm đã làm được -Những bài học kinh nghiệm Phần II. Phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu phải thực hiện trong năm -Nhiệm vụ chính phải làm, các chỉ tiêu -Các biện pháp tổ chức thực hiện -Các đề nghị lên cấp trên. Phần III. Kết luận: Nêu những kết quả công tác chủ yếu trong năm, tự nhận xét đánh giá: tốt, xuất sắc, hoàn thành kế hoạch cấp trên giao... Nơi nhận Thủ trưởng cơ quan - (Ký tên –đóng dấu) -Lưu Mẫu Báo cáo Tên cơ quan Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Số…/BC –tên cơ quan Độc lập –Tự do – Hạnh phúc ban hành Địa danh, ngày…tháng…năm… BÁO CÁO Phần mở đầu Phần nội dung Phần kết thúc Nơi nhận - Thủ trưởng cơ quan - (Ký tên-đóng dấu) - Lưu Ví dụ : BÁO CÁO NHANH Tên cơ quan Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Số…/BC- Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Địa danh, ngày…tháng…năm… BÁO CÁO NHANH V/v hỏa hoạn tại… Vào lúc…ngày…tại…đã xảy ra hỏa hoạn. Đây là khu nhà lụp sụp, nhà cửa dày đặc, xây cất chen chúc. Đến …giờ…đám cháy đã được dập tắt. Có …. hộ, gồm… nhân khẩu bị cháy nhà. Thiệt hại về tài sản theo ước tính ban đầu khoảng…tỉ đồng. Không có thiệt hại về người. Nguyên nhân gây ra cháy đang được điều tra rõ ràng. Đối tượng gây hỏa hoạn hiện bỏ trốn. Ngay sau khi xảy ra cháy, lãnh đạo chính quyền và công an địa phương đã có mặt tại hiện trường để chỉ đạo khắc phục tình hình và bố trí tạm cư cho bà con bị hỏa hoạn. Chú ý: Báo cáo đột xuất đòi hỏi phải đáp ứng thông tin khẩn cấp, về một sự việc bất thường, do đó báo cáo phải ngắn gọn. Loại này phải trả lời được 5 câu hỏi: - Cái gì đã xảy ra, xảy ra như thế nào? - Xảy ra khi nào? - Xảy ra ở đâu? - Xảy ra đối với ai hoặc ai gây ra? - Tại sao (nguyên nhân hay mức độ thiệt hại) 6.7. Soạn thảo kế hoạch công tác *Khái niệm Kế hoạch công tác Kế hoạch công tác là văn bản thể hiện hệ thống những công việc định làm với trình tự thời gian, cách thức, phương tiện cụ thể nhằm tổ chức thực hiện một chủ trương, Chỉ thị, Quyết định trên cơ sở thực tế của đơn vị. *Yêu cầu xây dựng kế hoạch -Đề ra nhiệm vụ cụ thể, chi tiết cho các đối tượng thực hiện. -Nêu rõ cách thức, trình tự thực hiện -Quy định thời gian thực hiện -Phù hợp với điều kiện thực tế. *Kết cấu của bản kế hoạch Phần mở đầu -Nêu lý do ban hành -Vien dẫn văn bản nếu tổ chức thực hiện Chỉ thị, Quyết định, kế hoạch cấp trên. Phần nội dung -Nêu mục đích yêu cầu của kế hoạch -Nêu nội dung kế hoạch -Phân công thực hiện Phần kết thúc: Động viên các đối tượng thực hiện kế hoạch và chế độ báo cáo. Nếu nhiều cơ quan cùng tham gia thực hiện một kế hoạch thì phải giao một đầu mối tổng hợp tình hình, báo cáo. Mẫu : KẾ HOẠCH CÔNG TÁC Tên cơ quan Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Số…/KH- Độc lâp- Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày…tháng…năm… KẾ HOẠCH V/v… Nơi nhận - Thủ trưởng cơ quan - (Ký tên –đóng dấu) - Lưu 6.8. Soạn thảo Thông báo * Thông báo là hình thức văn bản để thông tin về nội dung và kết quả hoạt động của cơ quan quản lý Nhà nước. Thông báo dùng để truyền đạt kịp thời các Quyết định, mệnh lệnh của cơ quan có thẩm quyền. Một số trường hợp thông báo còn dùng để thông tin nội dung, ý kiên chỉ đạo của cấp trên. Cần lưu ý: Thông báo không thay cho Quyết định, Chỉ thị vì Thông báo là hình thức văn bản không mang tính ra lệnh, bắt buộc. *Kết cấu của thông báo + Phần mở đầu -Đi thẳng vào nội dung cần thông báo hoặc nhắc lại tên văn bản hay cuộc họp có nội dung cần thông báo. -Nếu cần, đưa ra mệnh lệnh, chỉ đạo, quyết định + phần nội dung -Nêu vấn đề cần thông báo -Diễn đạt theo phần, mục để dễ hiểu + Phần kết thúc -Nhắc lại yêu cầu của thông báo để đối tượng liên quan thực hiện. Mẫu : THÔNG BÁO Tên cơ quan Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Số…/TB-tên cơ quan Độc lập –Tự do- Hạnh phúc ban hành VB Địa danh, ngày…tháng…năm… THÔNG BÁO V/v… Phần mở đầu Phần nội dung Phần kết thúc Giao nhiệm vụ cho các đối tượng Nơi nhận - Thủ trưởng cơ quan - (Ký tên-đóng dấu) - Lưu CHƯƠNG VII PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN KHOA HỌC KINH TẾ 7.1. Phương pháp viết tiểu luận 7.1.1. Chọn đề tài Phương châm: -Tránh: chọn đề tài thật “kêu”, song: Lực bất tòng tâm, bơi trên bể kiến thức, quá mới lạ. -Nên: Chọn cái người ta đang cần đến, hướng đến, bàn đến. Tóm lại, tiện và lợi. Như vậy,đề tài tiểu luận phải thảo mãn ba yếu tố sau: .Tính thực tiễn .Tính tiên tiến .Phạm vi của đề tài (không gian, thời gian, kiến thức) Ví dụ: Đề tài “Một số biện pháp nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ giảng dạy của Khoa Công nghệ thông tin - Đại học Thái Nguyên nhằm đáp ứng nhu cầu của nhà trường trong giai đoạn hiện nay”. Phân tích đề tài Đề tài thỏa mãn ba yếu tố: -Tính thực tiễn (chất lượng đội ngũ cán bộ) -Tính tiên tiến (nhu cầu phát triển) -Phạm vi của đề tài( không gian: Khoa Công nghệ thông tin – ĐH Thái Nguyên ; Thời gian: Hiện nay) 7.1.2. Cơ sở chọn đề tài Cách 1: Khảo sát trên phạm vi rộng nền kinh tế - xã hội, nguồn lực. Cách 2: Khảo sát trên phạm vi hẹp Cách 3: Trên cơ sở đề tài cũ tìm giải pháp mới. Ví dụ: “Sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay”. (Đề tài có phạm vi rất rộng) -Đề tài: “Phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh ở công ty May 10” (Đề tài có phạm vi hẹp, nội bộ của một doanh nghiệp) -Đề tài: “Sắp xếp lại DNNN”. (Đề tài tìm giải pháp mới trên cơ sở giải pháp cũ). 7.1.3. Đề cương cấu trúc của một tiểu luận *Phần mở đầu 1.Lý do, cơ sở chọn đề tài -Nêu lý do chọn đề tài -Nêu cơ sở lý luận, khoa học cho việc nghiên cứu đề tài: Cơ sở thực tiễn… -Nêu cơ sở pháp lý 2. Nhiệm vụ của đề tài -Đề tài nhằm giải quyết đề tài vấn đề gì? Hoặc nghiên cứu cơ sở lý luận của đề tài -Tìm hiểu thực trạng của vấn đề -Đề xuất biện pháp, giải pháp, kinh nghiệm để giải quyết vấn đề. 3. Đối tượng của đề tài Đối tượng của đề tài là hiện tượng hay sự vật được nêu ra để xem xét trong quá trình thực hiện nghiên cứu. 4. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài tức là khu trú lại trên các phương diện thời gian, không gian, kiến thức (vấn đề) nghiên cứu. 5. phương pháp nghiên cứu Xuất phát từ yêu cầu, mục đích, đặc điểm của từng đề tài mà chọn phương pháp nghiên cứu thích hợp. Có thể chọn các phương pháp sau: -Phương pháp nghiên cứu tài liệu -Phương pháp tổng kết kinh nghiệm -Phương pháp điều tra *Phần nội dung Phần nội dung được trình bày theo thể thức “chương mục” Chương I- Cơ sở lý luận của đề tài 1.Một số khái niệm công cụ -Nếu là đề tài về quản lý thì phải nêu được khái niệm quản lý là gì? -Nếu là đề tài nói về chất lượng đội ngũ cán bộ thì phải nêu được khái niệm chất lượng đội ngũ cán bộ là gì? -Nếu là đề tài đề cập đến hiệu quả kinh doanh thì phải nêu được khái niệm cơ bản về hiệu quả kinh doanh là gì? -Nếu là nâng cao khả năng cạnh tranh thì nêu khái niệm về khả năng cạnh tranh. 2. Nêu các quan điểm, luận điểm khoa học của vấn đề. Cần trích các quan điểm, luận điểm của các nhà khoa học bàn về vấn đề mà đề tài đề cập. 3. Cơ sở pháp lý của vấn đề Cần trích Chỉ thị, Nghị quyết… có liên quan đến vấn đề mà đề tài nghiên cứu. Chương II- Thực trạng của vấn đề Đây là phần quan trọng và khó của đề tài, nhiệm vụ là nắm được thực trạng của vấn đề, nghĩa là nắm được tình hình cụ thể của đơn vị tổ chức mà đề tài nghiên cứu. Thực trạng là tìm ra điểm mạnh, điểm yếu, điểm hạn chế để rút ra bài học, tìm ra hướng phát triển cho tổ chức về lĩnh vực mà đề tài đề cập. Cụ thể: 1.Có các tư liệu, số liệu, cứ liệu để chứng minh thực trạng của vấn đề. 2.Làm nổi bật các tồn tại, các mâu thuẫn cần phải giải quyết. Chương III- Đề xuất biện pháp, giải pháp, kinh nghiệm để giải quyết vấn đề. Kết quả của phần này, đưa ra các biện pháp, giải pháp, tổng kết được kinh nghiệm thỏa đáng, đó chính là thành công của quá trình nghiên cứu, của tiểu luận (với tư cách là một công trình nghiên cứu khoa học). Thực tế, không ít người khi soạn đề cương đã có được các giải pháp, đưa ra được các đề nghị, kiến nghị và đúc kết được kinh nghiệm trước khi bắt tay vào nghiên cứu cụ thể. Tuy nhiên, những kết luận kiểu như trên không hề có lợi cho một tổ chức, đơn vị, cơ sở nào. Vậy, quy trình của phần kiến nghị giải pháp phải là: -Nghiên cứu kỹ thực trạng trên cơ sở lý luận có phương pháp -Đánh giá tình hình của tổ chức -Nắm được điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức -Đưa ra đề nghị, kiến nghị, kinh nghiệm, giải pháp -Nhằm: cải tiến, thúc đẩy, nâng cao, hoàn thiện vấn đề nghiên cứu. *Các dạng đề xuất 1.Đề nghị Đề nghị là vấn đề nêu ra để đơn vị thực hiện. Đó là ý kiến của người nghiên cứu đề đạt lên cấp trên trực tiếp xem xét thỏa mãn các vấn đề đang nghiên cứu. Đề nghị phải theo quy trình sau: -Sau khi đã tìm điểm mạnh, điểm yếu -Có chứng minh nhằm thuyết phục -Đưa ra ý kiến để đơn vị xem xét và nếu có thể thì thực hiện. 2. Kiến nghị Đây là ý kiến đưa ra nhằm được xem xét trên phương diện quản lý Nhà nước. Ý kiến loại này thường đưa lên cấp trung ương nhằm thay đổi cơ chế chính sách, tạo môi trường pháp lý, cơ chế quản lý nhằm giải quyết vấn đề đặt ra. Quy trình như sau: -Sau khi đã nghiên cứu kỹ -Phát hiện ách tắc, trở ngại, vướng mắc từ phía cơ chế, chính sách, quy chế định… -Đề nghị cấp trên tháo gỡ(thường là cấp trung ương) sau đó mới có thể làm đ