Bài giảng Kỹ năng đàm phán - Nguyễn Tuấn Anh

KHÓA HỌC KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh CHIA SẺ 1. KHÓ KHĂN LỚN NHẤT MÀ BẠN ĐANG GẶP PHẢI LÀ GÌ? 2. TẠI SAO BẠN THAM DỰ KHÓA HỌC NÀY? 3. BẠN MONG ĐỢI ĐIỀU GÌ? CHIA SẺ TỪ TRÁI TIM CHIA SẺ CHIA SẺ TỪ TRÁI TIM CỦA BẠN 1. Sản phẩm của chúng ta là gì? 2. Khách hàng của chúng ta là ai? 3. Khách hàng đánh giá cao điều gì? 4. Thành quả của chúng ta là gì? 5. Làm sao để chúng ta đạt được điều đó? Mục tiêu • Có kỹ năng bài bản trong quá trình đàm phán, thương thảo ký kết hợp đồng; • Có kỹ năng xử lý các "tình huống xung đột" để thực hiện giao dịch thành công; • Có khả năng giao tiếp tốt hơn với mọi đối tượng, đặc biệt là các lãnh đạo của các doanh nghiệp đối tác • Hiểu rõ được các phong cách trong đàm phán của bản thân và đối tác để từ đó có thể điều chỉnh vào thực tiễn công việc một cách hiệu quả NỘI DUNG TRÌNH BÀY 1. Tổng quan về đàm phán trong kinh doanh 2. 7 Nguyên tắc vàng trong đàm phán 3. 9 Bước chuẩn bị trong quá trình đàm phán 4. Các chiến thuật đàm phán hiệu quả 5. Đàm phán theo nhóm 6. Hỏi & đáp Phần 1 TỔNG QUAN VỀ ĐÀM PHÁN Đàm phán là gì? Định nghĩa • Thương lượng là một phương cách để con người thỏa thuận và trao đổi những khác biệt. • Thương lượng cũng có nghĩa là tìm kiếm sự nhất trí của các bên thông qua đối thoại. • Đàm phán là một lĩnh vực kiến thức và sự nỗ lực chú trọng vào việc làm hài lòng những người mà bạn muốn nhận từ họ (một hoặc nhiều) thứ gì đó. • Là việc sử dụng thông tin và quyền lực để tác động đến các hành vi trong một “mớ các xung đột”. Tại sao chúng ta cần phải đàm phán hiệu quả? Tại sao chúng ta cần phải đàm phán hiệu quả? • Đạt được những gì mình muốn • Giải quyết được vấn đề • Hiểu biết lẫn nhau hơn • Hợp tác tốt hơn • Xây dựng mối quan hệ tốt hơn • Đạt được hiệu quả cao hơn • Tìm ra được điểm chung Những yếu tố để đàm phán thành công Chiến lược Quá trình đàm phán đàm phán Công cụ sử dụng Kỹ thuật trong đàm phán đàm phán Đàm phán nằm ở giai đoạn nào của quá trình bán hàng ? Mô hình 4B Bạn Bàn Bán Bám Tin tưởng Nhu cầu Giải pháp Hành động Các hình thức đàm phán • Thương lượng phân bổ: Vấn đề đặt ra trong một cuộc thương lượng phân bổ là bên nào sẽ đòi hỏi giá trị cao nhất. • Thương lượng hợp nhất: Các bên tham gia cùng hợp tác để đạt được lợi ích tối đa • Thương lượng nhiều bên và nhiều giai đoạn Batna • BATNA (best alternative to a negotiated agreement) là giải pháp thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận được thương lượng • Đây là hành động được ưu tiên nhất khi không đạt được thỏa thuận. • Biết được BATNA của bạn nghĩa là biết những gì bạn sẽ làm hay điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không đạt được sự nhất trí trong cuộc thương lượng sắp tới. • Hãy luôn biết được BATNA của bạn trước khi tham gia bất kỳ cuộc thương lượng nào. Batna • Nếu bạn không biết được BATNA của mình bạn sẽ: o Không biết ý nghĩa của việc thỏa thuận hoặc khi nào nên chấm dứt thương lượng. o Tự đặt mình vào thế bất lợi, hoặc sẽ bỏ qua cơ hội tốt hơn nhiều so với giải pháp thay thế của bạn vì đã lạc quan quá mức. • BATNA mạnh và yếu o Cải thiện BATNA của bạn o Xác định BATNA của đối phương o Làm suy yếu BATNA của đối phương Giá chấp nhận • Giá chấp nhận (còn được gọi là giá quyết định bỏ đi) là điểm thuận lợi tối thiểu mà tại đó một người chấp nhận thỏa thuận. • Giá chấp nhận nên bắt nguồn từ BATNA của bạn nhưng không phải lúc nào cũng như nhau. Zopa ZOPA, hay phạm vi có thể nhất trí, là khu vực hay mức độ mà tại đó có thể xuất hiện một thỏa thuận làm vừa lòng cả hai bên Zopa 250 K 275 K ZOPA Giá tối thiểu người bán Giá tối đa người mua Tạo giá trị thông qua trao đổi 3 biến số quan trọng Thông tin Những kỹ năng cần thiết • Xác định mục tiêu • Ra quyết định & giải quyết vấn đề • Thu thập thông tin • Lắng nghe và thấu hiểu • Trình bày và thuyết trình • Tạo dựng các mối quan hệ • Phối hợp nhóm Chân dung nhà đàm phán thành công Có Có thành tính tích cách Có năng lực 3 nét tính cách • Chính trực • Chín chắn • Tư duy rộng rãi Chính trực • Chính trực là giá trị chúng ta đặt vào bản thân mình. • Nhận diện rõ giá trị của mình, thực hiện theo những giá trị này hằng ngày. Chín chắn • Đó là sự cân bằng giữa lòng can đảm và suy xét. • Lòng can đảm giúp bạn đạt được những kết quả mấu chốt. • Sự suy xét đảm bảo lợi ích dài hạn của những người có liên quan. Tư duy rộng mở • Nói chung, mọi người đều có phần của mình. • Bạn sẵn sàng chia sẻ thành quả, lợi nhuận và trách nhiệm. • Thế giới này rất rộng mở, có rất nhiều cơ hội. Năng lực NĂNG LỰC TÀI NĂNG Bạn là người có năng lực • Thỏa mãn nhu cầu của khách hàng • Bạn có thể giải quyết vấn đề cho người khác • Người ta sẽ nhìn vào những kết quả mà bạn đã đạt được từ trước đến giờ Kiến thức, kỹ năng, tài năng • Kiến thức là những gì bạn biết, kiến thức có thể học được và chuyển giao được. • Kỹ năng là những gì bạn làm, kỹ năng có thể học được và chuyển giao được. • Tài năng là một cấu trúc suy nghĩ, cảm xúc và hành vi được lặp đi lặp lại và có tính hiệu quả cao. Tài năng thì không thể học được mà cũng không thể chuyển giao được, tài năng chỉ có thể khám phá. Người có kiến thức • Là một người không ngừng học hỏi • Có kiến thức về thị trường, sản phẩm, khách hàng, đối thủ cạnh tranh Người có kỹ năng • Là một người làm việc có kỹ năng thành thạo • Kỹ năng giao tiếp • Kỹ năng hoạch định và quản trị thời gian • Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định Người có tài năng • Hiểu rõ điểm mạnh của mình • Đam mê trong công việc • Có thái độ tích cực Hoạt động: vẽ chân dung Phần 2 7 NGUYÊN TẮC VÀNG ĐỂ ĐÀM PHÁN THÀNH CÔNG Gỡ bom GỐC RỄ TẠO NÊN CÂY TRÁI HÀNH ĐỘNG THÁI KẾT ĐỘ QUẢ CẢM SUY XÚC NGHĨ MÔ HÌNH 3 CẤP ĐỘ TRƯỞNG THÀNH THÓI QUEN LÀ GÌ? Nguyên tắc số 1: luôn là người chủ động Sự khác biệt Người thụ động Người chủ động • Luôn chịu sự chi phối • Họ được thúc đẩy bởi từ bên ngoài giá trị của bản thân • Xây dựng cuộc sống • Họ có khả năng đặt giá tình cảm dựa vào hành trị lên trên cảm xúc vi của người khác Mô hình tính chủ động Vòng tròn quan tâm Vòng tròn quan tâm – vòng tròn ảnh hưởng Tiêu điểm chủ động Tiêu điểm bị động Vòng tròn ảnh hưởng – vòng tròn quan tâm Kiểm soát trực tiếp Kiểm soát gián tiếp Ngoài tầm kiểm soát Quyền lực 1. Quyền lực cạnh tranh 2. Quyền lực hợp pháp 3. Quyền lực mạo hiểm 4. Quyền lực cam kết 5. Quyền lực chuyên môn 6. Quyền lực kiến thức về “các nhu cầu” 7. Quyền lực thưởng phạt Quyền lực 8. Quyền lực đầu tư 9. Quyền lực đồng cảm 10. Quyền lực đạo đức 11. Quyền lực tiền lệ 12. Quyền lực kiên trì 13. Quyền lực có khả năng thuyết phục 14. Quyền lực của thái độ Nguyên tắc số 2: luôn bắt đầu từ một mục tiêu đã được xác định • Bắt đầu từ một mục tiêu đã được xác định có nghĩa là xuất phát bằng sự hiểu biết rõ ràng về đích đến của mình. • Kết quả được quyết định bởi việc chúng ta nhận thức được điều gì thực sự quan trọng và giữ những hình ảnh đó trong tâm trí. Mọi sự vật đều được sáng tạo hai lần Đàm Chuẩn bị Thiết kế phán Lập kế hoạch trên một trang giấy Kế hoạch 1 Tầm nhìn 2 Sứ mệnh 3 Mục tiêu 4 Chiến lược 5 Kế hoạch Tầm nhìn 1 • Tương lai • Đạt được gì? • Phải làm gì? Sứ mệnh 2 • Lý do, động cơ • Vai trò? • Quan trọng? • Ý nghĩa? Những kết quả cụ thể mà chúng ta cần đạt được trong tương lai là gì? 3 Chiến lược 4 • Cách thức • Làm thế nào? • Biện pháp? Kế hoạch 5 • Hoạt động • Mốc thời gian Nguyên tắc số 3: luôn tập trung cho điều quan trọng nhất Làm và được Được ít Được nhiều Làm ít Làm ít Làm ít Được ít Được nhiều Làm nhiều Làm nhiều Làm nhiều Được ít Được nhiều 66 Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng I II Không III IV quan trọng 7 việc quan trọng nhất cần làm ① Cải thiện việc giao tiếp với mọi người. ② Làm công việc chuẩn bị tốt hơn. ③ Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn ④ Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn. ⑤ Tìm kiếm các cơ hội mới. ⑥ Rèn luyện bản thân. ⑦ Trao quyền cho người khác. 68 Nguyên tắc số 4: luôn có tư duy cùng thắng Triết lý hy lạp về gây ảnh hưởng Tài khoản tình cảm Tài khoản tình cảm 6 mô thức về mối quan hệ tương tác giữa con người Chỉ có Thắng/Thua Thua/Thắng Thua/Thua thắng Thắng/Thắng Cùng hoặc không thắng giao kèo Ma trận cạnh tranh Nguyên tắc số 5: lắng nghe và thấu hiểu Phản ứng khi lắng nghe Đánh Thăm Khuyên Lý giải giá dò bảo Lắng nghe & thấu hiểu Theo khung tham chiếu Thấu hiểu của người khác Chăm chú Theo khung Chọn lọc tham Giả vờ chiếu của Phớt lờ bản thân 4 giai đoạn phát triển lắng nghe và thấu hiểu 1. Nhắc lại nguyên văn. 2. Lặp lại nội dung theo kiểu suy diễn. 3. Bày tỏ cảm xúc. 4. Cố gắng tìm hiểu bản chất vấn đề Lắng nghe hiệu quả - chữ thính Nhĩ Nhãn Tâm Nhất Vương Nguyên tắc số 6: luôn đi tìm giải pháp thứ ba Hợp lực và nâng cao tinh thần đồng đội Những phương thức giao tiếp Các loại giải pháp Nguyên tắc số 7: luôn là người linh hoạt Phần 3 9 BƯỚC CHUẨN BỊ TRONG QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN Tranh chấp tổ ong A B C TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ Bước 1: xem xét kết quả tốt cho các bên thương lượng • Trước khi bước vào thương lượng: o Kết quả tốt nhất của tôi là gì? o Nhu cầu của tôi là gì? o Tôi dành ưu tiên của chúng như thế nào? • Trả lời những câu hỏi tương tự dành cho đối phương Bước 2: xác định cơ hội tiềm năng để tạo ra giá trị • Hiểu rõ điều gì đem lại kết quả tốt từ điểm lợi thế cho mình và cho đối phương: o Bạn xác định khu vực chung o Khu vực thỏa hiệp o Tạo cơ hội trao đổi thuận lợi Bước 3: xác định BATNA và giá chấp nhận của các bên thương lượng • Batna của bạn là gì? • Giá chấp nhận cúa bạn là gì? • Batna của đối phương là gì? • Giá chấp nhận của đối phương là gì? • Zopa dự kiến là gì? Bước 4: củng cố BATNA • Xác định bất cứ điều gì để làm cho batna của bạn mạnh lên. • Nhận ra điểm yếu của đối phương. Bước 5: xác định quyền hạn của người thương lượng Bước 5 • Xác định người ra quyết định thật sự. • Cách thức đối phương sẽ ra quyết định. • Thương thảo với người thiếu thẩm quyền có một số lợi điểm: o Không cần cam kết o Thảo luận thoải mái o Nếu liên quan đến tiền bạc bạn có thể linh hoạt Bước 6: tìm hiểu con người, văn hóa, mục tiêu và cách thức đối phương dàn xếp vấn đề Bước 6 • Thương lượng là hoạt động tương tác cá nhân • Biết càng nhiều thông tin về đối tác càng tốt. • Những câu hỏi cần biết: o Những người bên kia bàn thương lượng là ai? o Họ có kinh nghiệm hay còn mới mẻ? o Họ là người tấn công hay khôn khéo trốn tránh mâu thuẫn? o Văn hóa tổ chức của họ cứng nhắc hay thông thoáng? o Họ có quyền đưa ra thỏa thuận? o Họ đang cố gắng đạt được điều gì? o Cuộc thương lượng này quan trọng như thế nào đối với họ? Bước 7: hãy linh động khi thương lượng • Bắt đầu với giả thiết rằng quá trình thương lượng sẽ không bằng phẳng và khó dự đoán được. • Sẵn sàng cho những thay đổi ở cả hai bên: người mới và những phát sinh không thể dự báo. • Xem mọi thay đổi là cơ hội để học hỏi. Bước 8: thu thập các chuẩn mực và tiêu chí bên ngoài liên quan đến sự công bằng Bước 8 • Các bên đều muốn tin rằng bất cứ thỏa thuận nào đạt được đều công bằng và hợp lý. • Hai bên mong muốn tiếp tục duy trì quan hệ, ý thức về sự công bằng và hợp lý có ý nghĩa quan trọng. • Không bên nào bị buộc phải thực hiện một thỏa thuận tồi tệ. o Tìm hiểu xem tiêu chuẩn nào có thể áp dụng? o Chuẩn bị trình bày tại sao các tiêu chuẩn thuận lợi cho bạn hơn lại thỏa đáng hơn? o Chuẩn bị trình bày tại sao các tiêu chuẩn ít thuận lợi cho bạn lại ít thỏa đáng hơn. Bước 9: thay đổi chương trình thương lượng và xoay chuyển tình thế • Làm việc sau hậu trường để truyền đạt cho những người khác về ý tưởng của bạn. • Dàn xếp lại tình thế Phần 4 CÁC CHIẾN THUẬT BÊN BÀN THƯƠNG LƯỢNG Kéo đối phương vào bàn thương lượng • Cung cấp động cơ • Đặt giá theo hiện trạng • Tranh thủ sự hỗ trợ Tạo điểm tựa • Khi nào nên đặt điểm tựa? • Đặt điểm tựa ở đâu? • Tạo điểm tựa với một mức giá tạo ra hai nguy cơ Chống lại điểm tựa của đối phương • Giảm tính chắn chắc xung quanh vấn đề • Thu thập thêm thông tin khách quan • Đừng để đối phương thiết lập một phạm vi thỏa thuận • Tránh xa các con số và đề xuất Sẵn sàng cho nước cờ ưu đãi • Nhìn lại BATNA của bạn trước khi nhượng bộ • Nếu BATNA mạnh không cần nhượng bộ • Giải lao trước khi cân nhắc nhượng bộ Giới hạn thời gian Phương án trọn gói cho một thỏa thuận có lợi • Thẩm định giá trị từng phương án • Cân nhắc việc hạ thấp hoặc đề cao một phương án • Điều chỉnh các đề xuất để có tối thiểu hai đề xuất khả quan nhất Kết thúc thỏa thuận dẫn đến hợp đồng 1. Ra hiệu kết thúc thương lượng trước khi bạn thực sự chấm dứt 2. Cho phép linh hoạt nếu bạn tiên lượng được việc tiến xa hơn đến thỏa thuận cuối cùng 3. Ngăn không cho đối phương đòi hỏi nhượng bộ nhiều hơn nữa 4. Viết các điều khoản ra Phần 5 ĐÀM PHÁN THEO NHÓM Sự khác biệt Đàm phán một đối một Đàm phán theo nhóm • Độc lập • Phối hợp • Ra quyết định nhanh • Tham gia vào việc ra • Ít thông tin quyết định • Ít phương án thay thế • Chia sẻ thông tin • Góc nhìn hẹp • Nhiều phương án thay thế • Góc nhìn rộng Vai trò của các thành viên trong nhóm • Định hướng • Thu thập thông tin • Quan sát viên • Đánh giá • Chuẩn bị • Đưa ra phương án • Kết nối Chiến lược và kỹ thuật Thực hành Tóm tắt Xin chào và chúc các bạn thành công hạnh phúc trong công việc và cuộc sống!