Bài giảng Kỹ năng giao việc/uỷ quyền - Trần Văn Bình

1Kỹ năng giao việc/uỷ quyềnPGS. TS. Trần Văn Bình2Nội dung trình bàyLý do của giao việc và trao quyềnKhái niệm về giao việc và trao quyềnNhững lợi ích của giao việc và trao quyềnCách thức và nguyên tắc giao việcTrao quyền và các mức độ trao quyền/ủy thácQuy trình ủy thác công việcDoanh nghiệp của bạn có gặp những vấn đề sau?Công việc thường trễ hạn và tổ chức hay gặp khó khăn do những quyết định đưa ra chậm trễ.Không tìm được người trong tổ chức để giao việc.Một số nhân viên quá bận rộn trong khi một số nhân viên khác lại ngồi không.Các nhân viên được giao những nhiệm vụ không liên quan gì tới chuyên môn và nghiệp vụ của họ.Các nhân viên không tự tin vào quyền hạn của mình.3Doanh nghiệp của bạn có gặp những vấn đề sau? Quyết định của nhân viên thường vượt quá quyền hạn của mình và dường như chẳng ai biết ai là người đảm trách dự án.Các nhân viên có liên quan không được thông báo những thông tin nằm trong kế hoạch và mục tiêu.Các nhân viên có năng lực đôi khi cảm thấy nhàm chán, tổ chức có nhiều nhân viên xin thôi việc.Người lãnh đạo đôi khi can thiệp vào việc đã được giao mà không thông qua người đã phân qua việc đó.Người lãnh đạo thường quá bận rộn không có thời gian quan tâm tới nhân viên.4Lý do nào? Lãnh đạo tham công tiếc việc, ôm đồm?Lãnh đạo sợ mất việc, mất quyền?Lãnh đạo không tin tưởng nhân viên, những người xung quanh?Lãnh đạo chưa biết cách, chưa có các kỹ năng để giao việc và phân quyền cho người khác?5Ghi nhớCác nhà quản lý thành công là người biết và tin tưởng phân công công việc cho thành viên khác.Việc phân công nhiệm vụ hiệu quả giúp nhà quản lý có nhiều thời gian hơn cho những công việc quản lý và hoạch định, tránh việc trở thành “nô lệ” cho những công việc của nhân viên. Việc tin tưởng phân công nhiệm vụ cho nhân viên cũng sẽ giúp nhân viên có động lực làm việc và cơ hội để phát triển trong tổ chức.6Khái niệm về giao việc/Trao quyềnGiao việc là giao nhiệm vụ cho nhân viên. Giao cho nhân viên thực hiện một công việc hay một phần công việc nào đó.Trao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc;Trao quyền bao hàm: Quyền lực, quyền lợi và trách nhiệm7Những lợi ích của giao việc và trao quyềnĐối với người được phân côngĐối với người phân côngĐối với tổ chức, doanh nghiệp8Lợi ích đối với người được phân côngCơ hội phát triển chuyên mônCơ hội phát triển các kỹ năng: xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, quản lý thời gian, giao tiếp, ra quyết định, Tạo cho họ sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành công việcNâng cao giá trị của họ với doanh nghiệpCơ hội thử thách và chinh phụcTính tham gia cao hơn, dẫn đến sự tinh thần và động lực làm việc ngày càng tốt hơn9Lợi ích đối với người phân côngĐiều hòa được công việc của đơn vịCó thêm nhiều thời gian hơn cho việc quản lý và kiểm soát công việcCủng cố được quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý, giám sát, đánh giáGiảm áp lực công việc đối với nhà quản lýChuẩn bị nguồn nhân lực kế thừaTăng ảnh hưởng và uy tín đối với nhân viênMinh chứng được năng lực điều hành với doanh nghiệp10Lợi ích đối với tổ chức, doanh nghiệpCho phép khai thác những năng lực và kiến thức tiềm tàng của nhân viên.Tăng năng suất lao độngTiết kiệm chi phíThúc đẩy tinh thần làm việc nhómTập thể có năng lực1112Kết luậnPhân công và ủy thác công việc hiệu quả là con đường thành công của các nhà quản lý “Thành công bằng hợp sức của nhiều người khác” và "Thành công bằng sức mạnh, sự sáng tạo tập thể"Cách thức giao việcBước 1: Nhận dạng công việc Lập sổ tay công việcDành 5-15 phút đầu ngày làm việc để hình dung tất cả công việc phải làmSắp xếp trình tự công việc theo tính chất ưu tiên và quan trọngNhóm công việc theo các tiêu chí đặc thù 13Lưu ýNhững vấn đề cần xem xét khi quyết định công việc được giaoNhững công việc mà nhân viên bắt buộc phải làm.Những công việc nhân viên nên làm, nhưng bạn có thể giúp nếu cần.Những công việc bạn có thể làm, nhưng nhân viên cũng có thể làm nếu có cơ hội.Những công việc mà bạn nên làm, nhưng cần sự giúp đỡ của nhân viên.Những công việc mà chỉ mình bạn mới có thể  làm.14Cách thức giao việc Bước 2: Nắm vững năng lực Phải nắm vững thông tin về tay nghề, năng lực của nhân sựPhải nắm rõ tính tình, cách hành xử của từng của nhân sựNắm rõ mãng công việc chính của từng ngườiNắm rõ lượng công việc hiện tại của từng người 15Cách thức giao việc Bước 3: Ráp nối công việc và con người Xác định công việc gì cần phải phân côngAi là người phù hợp để giao việcGiao việc với việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiếtNêu rõ yêu cầu, mong đợi và ước lượng thời gian hoàn thành 16 17Lưu ýNhững vấn đề cần xem xét khi chọn nhân viên để giao việc:Đã phân tích kỹ những đòi hỏi của công việc trước khi bắt đầu quá trình lựa chọn nhân viên.Đã xem xét kỹ những thông tin khách quan về kỹ năng và kiến thức của ứng viên, những thành công và thất bại trong quá khứ, khả năng làm việc độc lập, thái độ đối với công việc, với đồng sự, với cán bộ quản lý và với khách hàng ?Có chắc rằng mỗi nhân viên đều hiểu được yêu cầu công việc và tin tưởng vào mức độ thi hành.Nguyên tắc giao việcĐúng người, đúng việc, đúng thời điểmRõ ràng, công khai, minh bạchCông bằng, hợp lýCó công tác giám sátYêu cầu báo cáo phản hồi kết quả18Nguyên tắc giao việc Giao việc không có nghĩa là “đẩy công việc” cho ai đó.Giao việc không phải là trù dậpGiao việc không có nghĩa là người quản lý hết nhiệm vụ19Những điều nên tránh khi giao việcLuôn nghĩ rằng mình có thể làm mọi thứ.Không bao giờ cho nhân viên những công việc thử thách với đủ quyền hạn để thực thi công việc.Chọn lựa quá kỹ một mức độ quyền hạn khi giao việc.Bỏ qua những cơ hội giao việc cho các nhân viên mới và chưa qua thử thách.Nắm bắt những nhiệm vụ không mang tính quản lý mà mọi người đều có thể làm.20Những điều nên tránh khi giao việc Lơ là hoặc theo dõi chặt nhân viên.Ngăn cản thông báo những thông tin quan trọng liên quan đến nhiệm vụ được giao.Bực tức, thất vọng khi thấy nhân viên làm tốt nhiệm vụ.Chất đống công việc và để hầu hết nhân viên tin rằng chỉ có mình mới có thể làm được.Không khen ngợi và động viên nhân viên khi họ hoàn thành nhiệm vụ quan trọng21Trao quyền/Ủy thác công việcTrao quyền là hình thức quản lý cho phép nhân viên có quyền chủ động quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong phạm vi nhất định của công việc;Ủy thác là hình thức cụ thể của trao quyềnTrao quyền bao hàm: Quyền lực, quyền lợi và trách nhiệm22Các mức độ ủy thác công việcDựa vào mức độ tham gia của nhà lãnh đạo và nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, người ta chia ra 4 mức độ ủy thác công việc: Ủy thác hoàn toàn Ủy thác chủ yếu Ủy thác giới hạn Ủy thác tối thiểu23Ủy thác hoàn toànĐây là mức độ ủy thác công việc cao nhất. Mức độ này được áp dụng đối với nhân viên rất lành nghề mà nhà lãnh đạo biết rõ về họ.Nhà lãnh đạo giao công việc cho cấp dưới và làm việc đó như thế nào là do cấp dưới hoàn toàn quyết định. Nhà lãnh đạo chỉ nhận kết quả cuối cùng của công việc được giao.24Ủy thác chủ yếu Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, và chỉ ra các kế hoạch hoạt động. Cấp dưới vẫn được quyền ra quyết định tiến hành công việc như thế nào, nhưng theo định kỳ phải báo cáo tiến độ công việc cho nhà lãnh đạo.25Ủy thác giới hạn Nhà lãnh đạo ủy thác công việc cho cấp dưới, yêu cầu họ phải đưa ra phương án tiến hành. Nhà lãnh đạo có thể chấp nhận hoặc bác bỏ phương án làm việc đó. Trong quá trình tiến hành công việc, nhà lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đánh giá công việc được ủy thác. 26Ủy thác tối thiểuĐây là mức độ ủy thác công việc thấp nhất. Nhà lãnh đạo ra lệnh cho cấp dưới phải làm việc gì, làm như thế nào, các bước tiến hành cụ thể, thời gian hoàn thành. Thậm chí nhà lãnh đạo chỉ giao cho cấp dưới một phần công việc rất nhỏ trong toàn bộ quá trình công việc.Đây là hình thức giao việc2728Ghi nhớTổ chức làm việc theo nhóm là tiền đề cho việc trao quyền, uỷ thác công việc29 Để ủy thác công việc được tốtNgười quản lý cần thảo luận mục tiêu và thống nhất về cách thực hiện và nhiệm vụ với nhân viên thích hợp.Huấn luyện cho nhân viên những kỹ năng cần thiếtTrao quyền, trách nhiệm và giám sát việc thực hiện của nhân viên.30 Thảo luận tại lớpCó những lý do nào khiến người quản lý không muốn trao quyền/ủy thác công việc?31 Những lý do khiến người quản lý không muốn ủy thác công việcSợ mất quyền (quyền lực, quyền lợi)Sợ nhân viên hơn thủ trưởngKhông tin tưởng nhân viênKhông biết cách uỷ thácTính chất công việc không cho phép32Hậu quả của việc không thực hiện tốt việc uỷ thác công việcLãnh đạo luôn phải làm việc quá tảiNhân viên phân tán vì không biết rõ hướng đi của cơ quan.Nhân viên lơ là trong công việc.Nhân viên không gắn bó với những gì đang xảy ra.Tốn nhiều thời gian để phối hợp và giám sát.Lãng phí nguồn lực cơ quan.Các quyết định có chất lượng thấp.33Quy trình uỷ thác công việcQuá trình uỷ thác được chia làm 3 phần:Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả Phần 2: Thực hiện công việc uỷ thác Phần 3: Phản hồi thông tin34Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quảPhần này được tiến hành trong 3 bước:Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ, lý do cần uỷ thác. Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp dưới hay cải thiện các mối quan hệ trong tổ chức.Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn và trách nhiệm sẽ được giao sẽ như thế nào. 35Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quảBước 3: Lựa chọn người có thể uỷ thác. Các tiêu chí cần được cân nhắc khi chọn người uỷ thác là gì? Ưu tiên năng lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian...? 36Thực hiện công việc uỷ thácPhần này được tiến hành trong 2 bước:Bước 4: Thực hiện việc ủy thác công việc cho người được lựa chọn. Trong bước này nhà quản lý cần chỉ cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thoả thuận các qui trình báo cáo phản hồi đánh giá.37Thực hiện công việc uỷ thác Bước 5: Thông báo cho những cá nhân, bộ phận có liên quan. Để đảm bảo điều kiện giúp người được uỷ thác thực hiện công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác và mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới những nơi có liên quan cùng với các yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ.38Phản hồi thông tinPhần này được tiến hành trong 2 bước:Bước 6: Theo dõi hỗ trợ người được uỷ thác. Để đảm bảo công việc được thực hiện tốt cần có hệ thống thông tin phản hồi hiệu quả từ phía nhà quản lý tới nhân viên được uỷ thác.Bước 7 : Đánh giá rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo.39Đánh giá hiệu quả ủy thácĐể đánh giá hiệu quả công việc được giao, bạn có thể áp dụng mô hình PERFORM. Khi đánh giá công việc của một nhân viên được ủy thác, bạn cần căn cứ vào:F: Mục đích công việc được giaoE: Môi trường làm việc của nhân viênR: Các nguồn lực hỗ trợ nhân viên hoàn thành công việc có đầy đủ khôngF: Những phản hồi tích cực và không tích cực mà nhân viên đó nhận đượcO: Vai trò của cá nhân đó trong tổ chức có được coi trọng?R: Bản thân bạn có thường xuyên thực hiện các báo cáo và trao đổi với người được giao nhiệm vụ hay không?M: Bạn có làm tốt vai trò tạo động lực, vai trò hỗ trợ hoặc công việc bạn phân công có thực sự phù hợp với khả năng người được giao.40Thay cho lời kếtNhà quản lý luôn phải đối đầu với những áp lực, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công trong uỷ thác công việc. Uỷ thác công việc ngược trở lại đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng và không ngừng nâng cao kỹ năng của chính mình.