Bài giảng Kỹ năng quản lý trong quản lý dự án - Trần Trung Hậu

KỸ NĂNG QUẢN LÝ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Th.S Trần Trung Hậu 06/2007 Người Quản Lý: Anh là ai?  Chủ nhiệm Dự án: Anh là ai? Là ông chủ hay là ôsin- do CĐT cử hay do BQLDA cử, thông thường Chủ nhiệm dự án do CĐT cử làm trưởng Ban QLDA. Công việc Anh sẽ phân công cho cấp dưới hay cấp dưới phân lại cho Anh?  Quyên hạn của Chủ nhiệm dự án: có thể được thay mặt toàn bộ hay một phần được uỷ quyền từ Chủ đầu tư  Trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án: chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư và liên đới chịu trách nhiệm trước pháp luật về những phần việc được uỷ quyền hay được giao nhiệm vụ Những công việc của Quản Lý  Hoạch định: Xác định mục tiêu, Kế hoạch, thiết lập chiến lược và cách phát triển các kế hoạch  Tổ chức:Xác định điều cần làm, ai làm, cách làm theo nguyên tắc 5W+ 1H  Điều khiển, chỉ đạo: Điều khiển, động viên nhân viên và giải quyết các mâu thuẫn  Kiểm soát: Theo dõi hoạt động để bảo đảm thực hiện theo kế hoạch Những kỹ năng Quản lý cần có  Lập kế hoạch  Tổ chức, sắp xếp công việc  Tuyển dụng người tài  Giữ chân người giỏi  Giao phó, Ủy quyền, phân công cấp dưới  Quản lý thời gian hiệu quả  Quản lý nhóm  Đánh giá và huấn luyện  Xử lý những nhân viên có vấn đề  Giải quyết khủng hoảng  Phát triển nghề nghiệp  Trở thành nhà lãnh đạo  Chiến lược  Dự thảo ngân sách  Hiểu các báo cáo tài chính  Hiện giá thuần và tỷ suất thu nhập nội bộ  Phân tích hoà vốn và đòn bẩy hoạt dộng Kỹ năng hoạch định  Nhận thức cơ hội, thách thức  Lập các mục tiêu, mục đích  Xem xét các tiền đề hoạch định  Xác định các phương án thực hiện  So sánh các phương án, dựa trên mục tiêu  Chọn một phương án, và hoạch định các cách phụ trợ  Số hoá tài chính, ngân sách của phương án chọn Kỹ năng Tổ chức  Khảo sát và phân tích hệ thống hiện hành ( hoặc dự kiến mô hình tổ chức mới)  Xác định mục tiêu của tổ chức, phương hướng hoạt động, các yếu tố ảnh hưởng  Xác định thành phần chủ chốt: các bộ phận chức năng, quy mô, số lượng  Xác định trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu năng lực của từng cấp, từng bộ phận  Xác định quan hệ hàng dọc, hàng ngang, quan hệ bên trong, bên ngoài Kỹ năng Điều khiển (chỉ đạo)  Các tính cách của người quản lý hiệu quả: Chu đáo, Cảm thông, Nhanh thích ứng, Kiên trì, Giỏi giao tiếp, Đàm phán hiệu quả, hài hước, Bình tĩnh, Thuyết phục, Định hướng chiến lược cho tương lai, Dám Ra QĐ, dám chịu trách nhiệm.  Cân bằng Sự căng thẳng: sự thôi thúc cạnh tranh nội bộ, Ra Qđ theo nhóm hay tự mình  Xây dựng tầm nhìn để người khác đi theo  Làm một tác nhân thay đổi  Giữ cho tổ chức sẵn sàng thay đổi Kỹ năng Kiểm soát  Xác định tiêu chuẩn, mục tiêu, kế hoạch hành động ( chất lượng, số lượng) để kiểm soát:  Đo lường việc thực hiện: Phương pháp đo lường, phân tích định tính, định lượng  Điều chỉnh sai lệch: Phân tích nguyên nhân, đưa ra chương trình điều chỉnh, tiến hành điều chỉnh sai lệch Quá trình Lập Kế Hoạch 1. Kế hoạch nhân sự 2. Lập ngân sách 3. Hoạch định kế toán 4. Hoạch định kỹ thuật 5. Hoạch định hành chính 6. Kế hoạch vật tư Công tác Nhân sự  Hoạch định tổng quát nguồn nhân lực: Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực,dự báo khối lượng công việc và phân tích công việc cần thực hiện, dự báo nhu cầu nhân lực cần để hoàn thành công việc  Tuyển dụng: Xác định yêu cầu cần tuyển, thông báo tuyển, các hình thức thu hút nguồn ứng viên  Chọn lựa: Thu nhận hồ sơ, nghiên cứu, bộ phân nhân sự phỏng vấn, (có thể kết hợp với BP chuyên môn, Khám sức khoẻ, QĐ chọn, bố trí công việc.  Hướng dẫn người mới đến: Những vấn đề của tổ chức, nét văn hoá tổ chức, quyền lợi, trách nhiệm, giới thiệu với đồng nghiệp, cấp trên, dưới và mối quan hệ làm việc bên trong, bên ngoài.  Đào tạo và phát triển: Phân tích nhu cầu đào tạo, hoạch định chương trình đào tạo, Thực hiện chương trình, đánh giá chướng trình  Đánh giá lao động và thù lao đãi ngộ: xem xét năng lực và thành quả, xem xét các yếu tố ảnh hưởng, xem mức lương, thưởng, chức vụ, niềm vui. Kỹ năng Phỏng vấn  Chuẩn bị buổi phỏng vấn: Xác định yêu cầu, quyết định cách tuyển dụng, đánh giá CV của ứng viên, sắp xếp lịch hẹn, Soạn câu hỏi, lắng nghe và explore thông tin, chuẩn bị cho cá nhân mình sẽ phỏng vấn gì, làm như thế nào  Thực hiện phỏng vấn: Mở màn buổi PV, đánh giá ứng viên, điều khiển buổi PV, Dùng ngôn ngữ cơ thể, kết thúc buổi PV  Phân tích các nội dung đã phỏng vấn: Lập danh ngắn, đối chiếu với những tiêu chí đã đặt ra, có lời mời ứng viên, đánh giá tiềm năng của ứng viên CÁC KỸ NĂNG NHÀ QUẢN LÝ CẦN CÓ Giao tiếp rõ ràng Quản lý thời gian hiệu quả Phân công, giao việc cho cấp dưới Động viên, khích lệ cấp dưới Quản lý nhóm hành động/công tác Quản lý cuộc họp hiệu quả Trình bày xúc tích, thành công Thương thảo thành công Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp Quản lý Tài chính Ra Quyết Định Biện pháp giảm stress Giao tiếp rõ ràng  Học cách giao tiếp với từng đối tượng: cần hiểu ngôn ngữ cơ thể, lắng nghe, hỏi lại câu hỏi cho rõ, đọc hiểu nhanh và hiệu quả  Trao đổi thông tin: Liên hệ, truyền thông tin, sử dụng ĐT, fax, mail, viết thư.  Rèn luyện thêm nhiều kỹ năng: bản đề xuất, giao tiếp bằng mặt, bằng thư tư- văn bản, viết báo cáo,  Giao tiếp để đạt kết quả: Sử dụng truyền thông công cộng, quan hệ xã hội, quảng cáo, Quản lý thời gian hiệu quả  Hiểu giá trị của thời gian  Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả  Tạo ra các thay đổi tức thì  Quản lý thời gian của người khác Quản lý thời gian hiệu quả  Hiểu giá trị của thời gian  Phân tích thời gian  Phân tích cách sử dụng thời gian  Phân tích khả năng của bạn trong việc sử dụng thời gian  Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả  Phân tích mục đích của bạn  Đặt ra mục tiêu ưu tiên  Đánh giá cách làm việc của bạn  Sử dụng công cụ Kế hoạch quản lý thời gian  Suy nghĩ cách tích cực Quản lý thời gian hiệu quả  Tạo ra các thay đổi tức thì  Dọn dẹp văn phòng của bạn  Sắp xếp giấy tờ gọn gàng  Tránh những sự gián đoạn, đan xen, làm phiền  Làm việc với những người khác  Gọi Đt/ Nghe Đt như thế nào cho hiệu quả  Đọc tài liệu và viết lách ( kế hoạch, báo cáo, nhận xét, chương trình hành động, thư cho đối tác)  Sử dụng các công cụ hiện đại  Tổ chức buổi họp hiệu quả  Đi công tác sao cho đảm bảo hiệu công việc và sức khoẻ tốt  Lên tiến độ thực hiện công việc Quản lý thời gian hiệu quả  Quản lý thời gian của người khác  Giao tiếp tốt, hiệu quả  Phân công công việc cho cấp dưới hiệu quả  Quản lý các đồng nghiệp hiệu quả  Quản lý cấp trên hiệu quả !...? (hihi)smile Phân công, giao việc cho cấp dưới  Hiểu rõ quá trình, mục tiêu sự phân công  Định nghĩa sự phân công  Tại sao lại pahỉ phân công cho cấp dưới làm?  Nhận diện ra những Ưu/ nhược của cấp dưới  Xây dựng mối quan hệ và những tương quan làm việc  Phân công cấp dưới hiệu quả  Lựa chọn công việc nào sẽ phân công  Quyết định giữ lại công tác nào sẽ do chính mình thực hiện  Lập kế hoạch nhân sự gắn liền với cơ cấu phân cấp  Quan tâm đến vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của cấp dưới  Sự lựa chọn đúng người, đúng việc, đúng lúc, đúng nơi  Soạn thảo một kế hoạch chiến lược nhân sự cấp liền kề để bồi dưỡng Phân công, giao việc cho cấp dưới  Giám sát quá trình thực hiện của cấp dưới  Làm việc nhưng có sự kiểm soát  Giảm thiểu rủi ro thấp nhất  Củng cố vai trò, trách nhiệm của cấp dưới  Hỗ trợ, cung cấp, huấn luyện  Giúp đỡ nhưng vẫn duy trì ranh giới  Phản hồi kết quả thực hiện của cấp dưới  Phân tích khó khăn, thuận lợi  Đánh giá thành quả của cấp dưới: khen/ chê, thưởng / phạt  Tăng cường năng lực, kỹ năng cho cấp dưới  Phát triển cấp dưới có tiềm năng  Bổ nhiệm cấp phó  Phát triển chính bản thân mình thông qua quá trình giao quyền, phân cấp, phân nhiệm Động viên, khích lệ cấp dưới  Phân tích sự động viên, khuyến khích  Xây dựng cách động viên  Ghi nhận những khả năng tốt nhất của những người xung quanh  Tán thưởng những thành tựu Động viên, khích lệ cấp dưới  Phân tích sự động viên, khuyến khích  Động viên, khuyến khích là gì?  Phát hiện ra nhu cầu cần sự động viên  Thấu hiểu hành động  Xây dựng cách động viên  Đánh giá thái độ của bạn  Hãy là một người quản lý tốt  Tăng cường, cải thiện năng lực giao tiếp  Tạo ra môi trường văn hoá tổ chức: Không phê phán, kết án  Tạo dựng thành công sự hợp tác tích cực  Khuyến khích sáng tạo, tư duy âự lie Động viên, khích lệ cấp dưới  Ghi nhận những khả năng tốt nhất của những người xung quanh  Khuyến khích, động viên cá nhân, nhóm  Ngăn chặn những nguy cơ, hiện tượng bị nản chí, “ làm nhục ý chí”  Cách thức giải quyết với những đối tượng “gây nhiễu”  Xem xét, đánh giá một cách công tâm, khách quan  Giao thêm nhiều việc, tăng thêm quyền hạn, phát triển nghề nghiệp  Tán thưởng những thành tựu  Phát hiện ra những thành tựu xuất sắc  Động viên thông qua những thay đổi  Tiếp tục duy trì chế độ động viên, khuyến khích cao độ  Bạn có phải là người huấn luyện viên “cừ khôi” hay là ? ! Quản lý nhóm hành động/công tác  Thấu hiểu cách làm việc của nhóm  Thiết lập nhóm công tác  Nâng cao hiệu suất hoạt động của nhóm  Hãy làm việc vì tương lai Quản lý nhóm hành động/công tác  Thấu hiểu cách làm việc của nhóm  Điều gì mang lại cho một nhóm vững mạnh, tốt  Hãy tạo/ ghép nhóm với công việc được phù hợp  Phân tích vai trò của nhóm  Cân bằng các kỹ năng trong một nhóm  Thiết lập nhóm công tác  Thiết lập mục tiêu của nhóm  Cung cấp sự hỗ trợ cho nhóm  Thiết lập niềm tin của nhóm  Tối đa thành quả công việc  Tạo lập nhóm tự quản  Đảm nhận nhóm đã tồn tại Quản lý nhóm hành động/công tác  Nâng cao hiệu suất hoạt động của nhóm  Phân tích động thái của nhóm  Tạo sự liên kết trong nhóm  Đối mặt với các vấn đề  Cải tiến năng lực nhóm, lựa chọn nhóm trưởng  Hãy làm việc vì tương lai  Đo lường thành quả của nhóm  Theo dõi quá trình hoạt động của nhóm  Huấn luyện nhóm, Áp dụng cách điều chỉnh  Lên kế hoạch tương lai cho nhóm, tán thưởng Quản lý cuộc họp hiệu quả Trình bày xúc tích, thành công  Chuẩn bị bài trình bày  Chuẩn bị bản thân bạn  Trình bày  Lắng nghe , để ý đến khán thính giả Trình bày xúc tích, thành công  Chuẩn bị bài trình bày  Xác Đinh mục đích  Biết người nghe/ xem là ai  Vấn đề logic  Biết vị trí của bạn  Làm rõ các đề mục/ chủ đề  Tìm tài liệu  Viết phần trình bày  Sử dụng công cụ Nghe nhìn  Nghiên cứu Trình bày xúc tích, thành công  Chuẩn bị bản thân bạn  Tin tưởng chính mình  Phân tích sự xuất hiện, làm rõ hình ảnh cá nhân bạn  Cải thiện quá trình truyền thông, giảm căng thẳng  Trình bày  Kiểm soát sự hồi hộp  Nói năng lưu loát, tự tin  Kết luận và kết thúc bài bản  Lắng nghe , để ý đến khán thính giả  Lằng nghe, quan sát phản ứng của khán thính giả  Trả lời câu hỏi, thái độ cầu thị và chân thành  Đánh giá khả năng của bạn Thương thảo thành công  Chuẩn bị cho quá trình thương thảo  Tiến hành thuơng thảo  Kết thúc quá trình thương thảo  Chuẩn bị cho quá trình thương thảo  Xác định quá trình Thương thảo (Neg)  Thấu hiểu nguyên tắc đổi chác  Xác định các mục tiêu cần đạt được  Chuẩn bị cá nhân bạn  Đánh giá phương án  Chọn chiến lược  Sử dụng kế hoach, tiến độ kiểm soát quá trình Neg  Tạo ra thái độ đúng Thương thảo thành công  Tiến hành thuơng thảo  Chọn cách thực hiện  Lời đề nghị  Phản hồi lại lời đề nghị  Thấu hiểu ngôn ngữ cơ thể (Body language)  Thiết lập vị thế  Tăng cường thế mạnh  Làm suy yếu vị thế của đối phương Thương thảo thành công  Kết thúc quá trình thương thảo  Thương lượng vị thế  Chọn cách gút vấn đề  Tiến đến kết luận- thoả thuận  Sử dụng người hoà giải  Tiến hành quyết định  Đánh giá khả năng của bạn Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp  Thấu hiểu sự thay đổi  Lên kế hoạch thay đổi  Thực hiện sự thay đổi  Củng cố, giám sát sự thay đổi Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp  Thấu hiểu sự thay đổi  Tại sao phải thay đổi?  Thấu hiểu nguyên nhân của sự thay đổi  Phát hiện ra nguồn lực để thay đổi, loại thay đổi  Lên kế hoạch thay đổi  Tập trung vào mục tiêu thay đổi  Xác định nhu cầu làm thay đổi  Chọn các sự thay đổi cần thiết  Đánh giá sự phức tạp của sự thay đổi  Lên kế hoạch liên kết mọi người với sự thay đổi  Lựa chọn thời gian và tiến độ thay đổi  Lên phương án hành động và dự kiến những ảnh hưởng sẽ xảy ra  Dự phòng những sự phản kháng, kiểm tra kế hoạch hành động Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp  Thực hiện sự thay đổi  Truyền đạt thôngtin về sự thay đổi  Giao trách nhiêm  Phát triển sự cam kết  Thay đổi văn hoá, hạn chế phản kháng  Củng cố, giám sát sự thay đổi  Giám sát sự thay đổi  Xem xét những giả thiết  Xây dựng sự thay đổi  Đánh gia khả năng quản lý sự thay đổi của bạn Quản lý Tài chính  Các báo cáo tài chính  Ý nghĩa các báo cáo Tài chính  Cấp vốn hoạt động và phát triển  Dự thảo ngân sách  Các công cụ thiết thực để ra QĐ quản lý liên quan đến tài chính  Giá trị tiền tệ theo thời gian  Thẩm định tài chính có liên quan đến hoạt động của dự án Ra Quyết Định  Phân tích quá trình ra Qđ  Đạt đến quyết định  Thực hiện quyết định  Phân tích quá trình ra Qđ  Xác định thế nào là Qđ  Xác định loại Qđ  Thấu hiểu nét văn hoá tổ chức  Phân tích trách nhiệm, các xu hướng Ra Quyết Định  Đạt đến quyết định  Phát hiện ra các vấn đề  Quyết định xem ai sẽ liên quan đến một Qđ  Dùng phương pháp phân tích nhân quả  Phát triển các ý tưởng  Phát triển các suy nghĩ tích cực  Đánh giá giá trị của các ý tưởng  Thu thâp thông tin  Dự báo tương lai nếu thì  Giảm thiểu rủi ro  Dùng cách phân tích chiến lược An toàn- thất bại  Đánh giá các diễn biến tiếp theo ntn lên mọi người  Ra QD Ra Quyết Định  Thực hiện quyết định  Phat triển một kế hoạch  Truyền thông về Qđ đã có  Thảo luận về tiến độ thực hiện qĐ  Vượt qua các phản đối  Giám sat quá trình thực hiện Qđ  Xây dựng Kh hành động theo qđ  Đanh giá khả năng của bạn Biện pháp giảm STRESS  Thấu hiểu Stress  Phân tích các nguyên nhân gây ra stress  Xử lý vđ stress nơi công sở  Xử lý vđ stress ở nhà Biện pháp giảm STRESS  Thấu hiểu Stress  Stress là gì  Xác định stress tại cơ quan  Phát hiện triệu chứng  Cách Giảm  Bạn đang bị stress ở mức độ nào  Phân tích các nguyên nhân gây ra stress  Xã hội đang thay đổi  Tổ chức đang thay đổi, Phân tích công việc đang làm  Phân tích các mối quan hệ đang có  Phân tích bối cảnh nơi làm việc Biện pháp giảm STRESS  Xử lý vđ stress nơi công sở  Xac định thái độ  Có thái độ lạc quan  Sắp xếp lại bàn làm việc  Quản lý thời gian cho hiệu quả  Truyền thông cho hiệu quả  Quản lý thời gian thư giãn  Phân tích vấn đề cá nhân  Xử lý vđ stress ở nhà  Có thời gian nghỉ ngơi hợp lý  Học cách thư giãn  Phát triển các sở thích  Cố gắng có sự ăn kiêng