Bài giảng Logistics kinh doanh - Chương 4: Tổ chức và kiểm soát logistics

QUẢN TRỊ LOGISTICS KINH DOANHCHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC15.3.9.3 Chương 1. Tổng quan môn học Quản trị Logistics kinh doanhChương 2. Quản trị các hoạt động logistics cơ bảnChương 3. Quản trị các hoạt động logistics hỗ trợChương 4 . Tổ chức và kiểm soát logisticsCHƯƠNG 4: TỔ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG LOGISTICS4.1 Tổ chức hoạt động logistics4.2 Kiểm soát hoạt động logistics4.1 Tổ chức hoạt động logistics4.1.1 Khái niệmTổ chức Logistics có thể hiểu là sơ đồ hình thức các mối quan hệ chức năng, một tập hợp vô hình các mối quan hệ được các thành viên của doanh nghiệp ngầm hiểuTổ chức Logistics là nội dung cơ bản đầu tiên để thực thi LogisticsSự cần thiếtGiải quyết mâu thuẫn Trong đa số trường hợp, không đảm bảo sự cân đối chi phí- dịch vụ Logistics cần thiết phải có cấu trúc tổ chức để phối hợp các hoạt động Logistics phân tán. Đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá quản trị logistics Yêu cầu chuyên môn hoá quản trị logistics đòi hái phải có cấu trúc tổ chức logistics thích ứng. Cấu trúc tổ chức logistics cho phép xác định tuyến quyền lực và trách nhiệm cần thiết để bảo đảm hàng hoá được vận động phù hợp với yêu cầu quản trị Tầm quan trọngNgành khai thác: sản xuất vật liệu thô  mua và vận chuyển là hoạt động Logistics chủ yếu thường có bộ phận(phòng) quản trị vật liệu. Ngành dịch vụ: Biến đổi các nhân tố hữu hình thành quá trình cung cấp dịch vụ - tiêu thụ các sản phẩm hữu hình để sản xuất ra dịch vụ. Mua và quản trị dự trữ là những hoạt động Logistics chủ yếu, ít quan tâm đến vận chuyển do nhiều hoạt động cung ứng được chấp nhận theo khoảng giá cung ứng. Tập trung cho quản trị vật tư. Ngành thương mại: các hoạt động Logistics tập trung cho các quá trình mua, dự trữ và phân phối, Ngành sản xuất hàng hoá: Đặc trưng bởi các doanh nghiệp mua vật tư nguyên liệu từ nhiều nhà cung ứng để sản xuất hàng hóa hữu hình. Các hoạt động Logistics ở cả khía cạnh cung ứng và phân phối.Sự phát triển của tổ chức logisticsGĐ 1 từ trước những năm 70 thể hiện một tập hợp các hoạt động quan trọng đảm bảo sự phù hơp chi phí vốn thuộc về quản trị LogisticsGĐ 2 trong đó tổ chức đã được điều khiển ở mức cấu trúc chính thức hơn và quản trị thượng đỉnh đã coi trọng các hoạt động Logistics thích đáng, thường là cung ứng vật lý hoặc phân phối vật lý, nhưng không phải cả haiGĐ3 trong đó, cấu trúc tổ chức gắn liền với việc thống nhất hoàn toàn các hoạt động Logistics bao gồm cả cung ứng và phân phối vật lý4.1.2 Mô hình tổ chức logisticsHình thức tổ chức không chính tắcThành lập uỷ ban kết hợp: tập hợp các thành viên từ mỗi lĩnh vực hậu cần quan trọng và cung cấp các phương tiện truyền tin để họ hoạt độngTạo ra hệ thống khuyến khích để phối hợp các bộ phận phân tánkhông đòi hỏi bất kì một sự thay đổi nào so với hình thức hiện tại mà tạo ra hệ thống khuyến khích để phối hợp các bộ phận phân tán và sự hợp tác giữa những người có trách nhiệmCách thiết lập Đặc điểmNhà quản trị logistics có trách nhiệm đối với toàn bộ hệ thống logistics, nhưng không có quyền lực trực tiếp đối với các hoạt động từng phầnCấu trúc tổ chức truyền thống của doanh nghiệp vẫn giữ nguyênChi phí cho các hoạt động phải được điều chỉnh bởi mỗi phòng chức năng cũng như mỗi chương trình hậu cần Hạn chếTuyến quyền lực và trách nhiệm giữa các bộ phận không rõ ràngCó thể xuất hiện những mâu thuẫn không dễ giải quyếtHình thức tổ chức nửa chính tắcCác nhà quản trị Logistics được phân công để phối hợp các dự án bao gồm Logistics và một số lĩnh vựcHình thức tổ chức nửa chính tắcGiám đốc điều hànhMarketingTài chínhSản xuấtV.chuyển và lưu kho đraDịch vụkhách hàngTính toán vàxử lí đđhDự báobán hàngQuản trịdự trữMua và q.línguyên v.liệuV.chuyển vàlưu kho đvàoĐảm bảo chất lượngPhó giám đốcLogisticsDßng ngang quyÒn lùcDßng däc quyÒn lùcQuản trị HTthông tinTrưởng phòng chức năng Bao gồm(1) Bố trí nhà quản trị vào vị trí cấp cao đối với các hoạt động Logistics; (2) Xác định quyền lực của nhà quản trị ở mức cấu trúc của tổ chức cho phép điều hoà hiệu quả với các lĩnh vực chức năng quan trọng khác.Áp dụngCác loại hình tổ chức logsitics khác không hiệu quảCần phải tập trung mọi nỗ lực cho các hoạt động logisticsHình thức tổ chức chính tắcĐây là hình thức tổ chức tạo nên các tuyến quyền lực và trách nhiệm rõ ràng đối với Logistics.Hình thức tổ chức chính tắcGiám đốc điều hànhMarketingSản xuấtTài chínhLogisticsQuản trịmua hàngXử lí đđhvà dvụ KHBao gói vàvận chuyểnKho và q.línguyên v.liệuQ. trị dự trữvà lập kế hoạch4.2 Kiểm soát hoạt động logistics4.2.1 Khái niệmYêu cầu kiểm soát tập trung vào những điều không chắc chắn làm biến đổi những dự tính kế hoạchQuá trình kiểm soát bao gồm các hoạt động kiểm tra những điều kiện thay đổi và tiến hành điều chỉnhKiểm soát là quá trình so sánh kết quả hiện hữu với kế hoạch và thiết lập hành động điều chỉnh để cho chúng phù hợp chặt chẽ hơn4.2.2 Mô hình kiểm soátMục tiêu hoặc tiêu chuẩnBáo cáothực hiệnGiám sát và đánh giáHành độngđiều chỉnhĐẦU RAĐẦU VÀOQuá trình logisticsThay đổi bên trongvà bên ngoàiChi phí hoạt động và dịch vụ khách hàngCung ứng sản xuất, phân phối hàng hóa và trình độ dịch vụ khách hàngĐặc điểmSự can thiệp của con người giữa hoạt động so sánh kết quả hiện hữu và mong muốn với hành động giảm sai sót của quá trìnhNhà quản trị phải can thiệp tích cực trước bất kỳ hành động điều chỉnh nào có thể diễn raƯu điểmTính linh hoạtChi phí ban đầu thấp 4.2.3 Hệ thống kiểm soátHệ thống mở4.2.3 Hệ thống kiểm soátHệ thống mởTiêu chuẩn dịch vụ và chi phí Báo cáoc.lượng dvụvà CF dự trữNhà quản trị logisticsH.động điều chỉnh:Thay đổi lịch cung ứngĐẦU RAĐẦU VÀOQuá trình: Nghiệp vụ khoNhu cầu Tái cung ứngTình trạng và chi phí dự trữVí dụ về hệ thống kiểm soát mở trong quản trị dự trữĐặc điểm: Các quy tắc kiểm soát được xem là căn cứ để tiến hành các hoạt động điều chỉnh mà không cần sự can thiệp trực tiếp của nhà quản trị.  nhà quản trị tách xa quá trình kiểm soát nên gọi là hệ thống đóngƯu điểm: Có khả năng kiểm soát các hoạt động hậu cần với tốc độ và độ chính xác caoNhược điểmGiảm tính linh hoạtChi phí đầu tư cao Hệ thống đóngHệ thống đóngT.chuẩn DT:Q* & DđBáo cáomáy tính về DkQui tắc ra q.định: Khi Dk  Db, , đặt Q*H.động điều chỉnh:Đặt hàngĐẦU RAĐẦU VÀOQuá trình: Nghiệp vụ khoNhu cầu Tái cung ứng: Q*Dự trữ tại kho DkVí dụ về hệ thống kiểm soát đóng trong quản trị dự trữĐặc điểm: Nhà quản trị không phải rời bỏ quyền quản trị hệ thống vẫn có thể kiểm soát các hoạt động logistics khi cần thiết. Ưu điểm: Đảm bảo tính linh hoạt Đảm bảo tính hiệu quảHệ thống kiểm soát hỗn hợpĐây là hệ thống kiểm soát đóng - mở kết hợp được sử dụng phổ biến nhất để kiểm soát các hoạt động logisticsHệ thống kiểm soát hỗn hợpT.chuẩn dự trữ: Q, Dđ, dịch vụ và chi phíBáo cáomáy tính về DkQui tắc ra q.định: Khi Dk  Dđ, đặt Q*H.động điều chỉnh:Đặt hàngQuá trình: Nghiệp vụ khoNhu cầu Đầu vào:Tái cung ứng, Q*Đầu ra:Tình trạng và chi phí dự trữNhà quản trịlogisticsBáo cáo về CF, dvụ,kế hoạch sxVí dụ về hệ thống kiểm soát hỗn hợp trong quản trị dự trữ4.2.4 Các chỉ tiêu đo lườngĐo lường kết quả bên trongChi phíSố T.TChỉ tiêu đo lườngPhần trăm theo loại hình kinh doanhSản xuấtBán buônBán lẻ1Phân tích tổng chi phí 87,674,882,12Chi phí trên đơn vị79,7 63,878,63Tỷ suất phí83,3 81,279,54Chi phí vận chuyển đầu vào86,0 80,087,55Chi phí vận chuyển đầu ra94,4 88,390,66Chi phí kho89,0 85,789,97Chi phí hành chính80,0 79,176,78Xử lý đơn đặt hàng52,0 45,845,79Lao động trực tiếp78,671,486,210Phân tích xu hướng chi phí 76,959,161,411Khả năng thu lợi sản phẩm trực tiếp59,246,827,8Đo lường kết quả bên trongDịch vụ khách hàngSố T.TChỉ tiêu đo lườngPhần trăm theo loại hình kinh doanhSản xuấtBán buônBán lẻ1Tỷ lệ đầy đủ78,271,066,22Thiếu kho80,672,971,63Lỗi giao hàng83,078,981,94Cung ứng đúng thời gian82,770,576,95Đơn hàng trả lại77,169,258,76Thời gian chu kỳ đặt hàng69,934,756,47Hưởng ứng của khách hàng 90,385,684,18Hưởng ứng của lực bán87,985,084,1Năng suấtĐo lường kết quả bên trongSố T.TChỉ tiêu đo lườngPhần trăm theo loại hình kinh doanhNgười sản xuấtNgười bán buônNgười bán lẻDoanh số trên một nhân viên54,853,161,4Doanh số trên tiền lương 51,943,763,9Số đơn đặt hàng trên đại diện bán38,751,715,5So sánh với tiêu chuẩn lịch sử 76,374,686,4Các chương trình đích 76,269,282,1Chỉ số năng suất55,844,956,3Chỉ tiêu đo lường tài sảnĐo lường kết quả bên trongSố T.TChỉ tiêu đo lườngPhần trăm theo loại hình kinh doanhNgười sản xuấtNgười bán buônNgười bán lẻ1Chu chuyển dự trữ 81,985,282,62Chi phí đảm bảo dự trữ68,668,355,63Mức dự trữ, số ngày cung ứng86,980,774,14Dự trữ thừa85,779,773,15Thu hồi trên tài sản thuần66,965,955,06Thu hồi trên đầu tư74,674,867,9Chất lượngĐo lường kết quả bên trongSố T.TChỉ tiêu đo lườngPhần trăm theo loại hình kinh doanhNgười sản xuấtNgười bán buônNgười bán lẻTần số hư hỏng67,444,760,8Tổng giá trị hư hỏng74,655,667,1Số lần khiếu nại75,768,967,5Số lần khách hàng trả lại77,169,063,9Chi phí hàng bị trả lại68,057,754,2Đo lường kết quả bên ngoàiChỉ tiêu đo lường mong đợi khách hàng: về mặt khả năng đầy đủ hàng hoá, thời gian thực hiện đơn đặt hàng, khả năng đảm bảo thông tin, giải quyết khó khăn, và hỗ trợ sản phẩmXác định chuẩn mực thực tiễn tốt nhất: ngày nay, nhiều doanh nghiệp coi chuẩn mực như là kỹ thuật để so sánh các nghiệp vụ hậu cần của mình với các nghiệp vụ của cả đối thủ cạnh tranh và doanh nghiệp dẫn đầu trong những ngành có và không có quan hệĐo lường toàn diện chuỗi cung ứngKết quảBiểu hiệnThoả mãn khách hàng /chất lượngHoàn thiện đơn đặt hàng hoàn hảoThời gian cung ứngThỏa mãn khách hàngChi phí bảo hành, trả lại hàng, và tiền thưởngChất lượng sản phẩmThời gian đáp ứng yêu cầu khách hàngThời gianThời gian thực hiện đơn đặt hàngThời gian chu kỳ xác định nguồn/thực hiệnThời gian đáp ứng chuỗi cung ứngChi phíTổng chi phí chuỗi cung ứngNăng suất giá trị gia tăngTài sảnThời gian chu kỳ tiền- tiềnĐộ chính xác của dự báoSố ngày dự trữ Hao mòn vô hìnhKết quả tài sản Sử dụng công suấtThoả mãn khách hàng/chất lượng: đo lường khả năng cung cấp toàn bộ sự thoả mãn cho khách hàngThời gian thực hiện đơn đặt hàngTổng chi phí chuỗi cung ứngTài sảnĐo lường toàn diện chuỗi cung ứng