Bài giảng Microsoft Office 2003 - Nguyễn Duy Thành

ửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một cơ sở dữ liệu (CSDL). Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính.Hệ quản trị cơ sở dữ liệuTuy nhiên, đa số hệ quản trị CSDL trên thị trường đều có một đặc điểm chung là sử dụng ngôn ngữ truy vấn theo cấu trúc mà tiếng Anh gọi là Structured Query Language (SQL). Các hệ quản trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến là MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2, Infomix, MS Access, v.v. Phần lớn các hệ quản trị CSDL kể trên hoạt động tốt trên nhiều hệ điều hành khác nhau như Linux, Unix và MacOSMS Access và SQL Server của Microsoft chỉ chạy trên hệ điều hành Windows.Microsoft Access (2)Cung cấp khả năng kết xuất dữ liệu cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp; có thể truy xuất dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo hướng chuyên nghiệp.Cung cấp các Wizard (thuật sĩ – thao tác được cài đặt sẵn) và các lệnh sẵn có (macro) giúp dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình.Khởi động MS AccessĐối với MS Access 2000/XP:Start -> Program -> Microsoft AccessĐối với MS Access 2003:Start -> Program -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2003Hoặc trên màn hình Desktop, double click vào biểu tượng Microsoft Access.Sau khi khởi động thành công, màn hình làm việc của MS Access có dạng như sau:Màn hình khởi động (1)Màn hình khởi động (2)MS Access 2000MS Access XP hoặc 2003Tạo CSDL mớiThoát khỏi MS AccessSử dụng một trong 3 cách sau:File -> ExitAlt + F4Click nút trên thanh title.Tạo cơ sở dữ liệu (1)Có 3 cách:Trên menu File, chọn New Click vào biểu tượng New trên thanh công cụ Chọn chức năng Create a new file trong ngăn tác vụ Getting Started.Ngăn tác vụ New file xuất hiện bao gồm:Chọn loại cơ sở dữ liệu muốn tạo. Chẳng hạn như chọn Blank database.Tạo cơ sở dữ liệu (2)Xuất hiện hộp thoại File New Database.Chọn thư mục lưu CSDL trong ô Save in.Nhập tên file CSDL trong ô File name và nhấn Create.Xuất hiện cửa sổ làm việc của CSDL.Thư mục lưu CSDLTên CSDLCửa sổ làm việc với CSDL QLSVMở một file CSDL có sẵnThực hiện một trong các thao tác sau:Trên menu File, chọn Open.Click nút Open Database trên thanh công cụ.Nhấn tổ hợp phím CTRL+O.Xuất hiện hộp thoại Open:Chọn tên file trong danh sách có sẵn.Click nút Open hoặc nhấn Enter.Xuất hiện cửa sổ Database có tên file CSDL đã chọn.Hoặc có thể sử dụng Open an existing file khi khởi động MS Access.Chọn tên CSDLĐóng cơ sở dữ liệuThực hiện một trong ba cách sau đây:File -> CloseCtrl + F4Click nút close trên thanh menu.Các thành phần cơ bảnĐể hỗ trợ nhiều cách quản lý CSDL, Access hỗ trợ một số đối tượng quản lý sau:Bảng (Tables)Truy vấn (Queries)Biểu mẫu (Forms)Báo cáo (Reports)Trang web (Pages)Tập lệnh (Macros)Đơn thể chương trình (Modules)Bảng (Tables)Là thành phần cơ bản của CSDL Access.Trong mỗi bảng gồm nhiều trường (Field).Một CSDL có thể có nhiều bảng.Lưu trữ các thông tin cần quản lý.Truy vấn (Queries)Là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các thao tác trên dữ liệu từ một hay nhiều bảng.Ngoài ra còn có thể dùng để tạo ra các báo cáo, biểu mẫu có đặc tính định dạng cao hơn bảng.Biểu mẫu (Forms)Làm tăng khả năng giao tiếp giữa người sử dụng và hệ thống.Một biểu mẫu cũng như một tờ mẫu dùng để điền thông tin vào đó.Giúp người sử dụng có thể thiết kế những dạng nhập xuất phong phú, không đơn điệu như chức năng nhập xuất thông thường của bảng hay truy vấn.Báo cáo (Reports)Dùng để in ấn hay thể hiện các báo biểu dưới nhiều hình thức khác nhau, đẹp mắt từ các bảng hay các truy vấn.Là công cụ tạo báo biểu hết sức linh động và phong phú, ta có thể liên kết với Microsoft Word hoặc Microsoft Excel để trang trí báo cáo.Trang web (Pages)Dùng để cập nhật, hiển thị dữ liệu lên trang web.Tập lệnh (Macros)Là một tập hợp các lệnh nhằm tự động hóa những thao tác thường nhật thay vì phải lặp đi lặp lại một cách nhàm chán.Khi cho thực hiện một Macro, MS Access sẽ cho thực hiện một loạt các thao tác đã quy định trước.Đơn thể chương trình (Modules)Là một dạng tự động hóa cao cấp hơn Macro.Là những đoạn chương trình được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic.Do người sử dụng tự làm để tự động hóa một số phức tạp mà Macro không đảm trách nỗi.Phần này dùng trong các yêu cầu quản lý dữ liệu phức tạp.Tạo một đối tượng mớiTrong cửa sổ Database, kích chọn đối tượng cần tạo (Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Báo cáo, ), sau đó click New.Hoặc dùng Menu Insert và chọn đối tượng cần tạo.Mở một đối tượng có sẵnTrong cửa sổ Database liệt kê các đối tượng có sẵn, chọn tên đối tượng cần mở.Double Click vào đối tượng để mở.Hoặc chọn nút Open (đối với Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu), Preview (đối với Báo biểu) hoặc Run (đối với Tập lệnh, Đơn thể).Sửa đổi một đối tượng có sẵnLàm hoàn toàn như việc mở một CSDL, trong cửa sổ Database chọn đối tượng cần sửa đổi.Chọn nút Design.Phần IIBảng dữ liệuBảng dữ liệuBảng dữ liệu bao gồm các thành phần:Tên bảngCác trường dữ liệuTrường làm khóaTập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường và tập hợp các bản ghi.Thiết kế CSDLDựa vào các yêu cầu của bài toán quản lý, đầu tiên, ta phải thiết kế CSDL.Việc thiết kế này phụ thuộc vào các khả năng mà một Hệ QTCSDL có.Đối với Access, chúng ta nên tiến hành thiết kế CSDL theo các bước sau:Các bước thiết kế CSDLXác định mục tiêuXác định các bảng dữ liệuXác định các trườngXác định mối quan hệHiệu chỉnh thiết kếCác bước thiết kế CSDLBước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL của bạn. Điều này quyết định các loại sự kiện bạn sẽ đưa vào CSDL Access.Bước 2: Xác định các bảng dữ liệu cần thiết. Mỗi đối tượng thông tin sẽ hình thành một bảng trong CSDL dữ liệu của bạn.Bước 3: Chỉ rõ thông tin nào cần quản lý trong bảng, đó là xác định các trường. Mỗi thông tin trong bảng gọi là trường.Các bước thiết kế CSDL (tt)Bước 4: Xác định mối quan hệ giữa các bảng. Đây là khâu hết sức quan trọng. Nếu quan hệ được tạo ra tốt thì sẽ giúp nhanh chóng tìm kiếm và kết xuất dữ liệu.Bước 5: Hiệu chỉnh thiết kế.Khái niệm bảngBảng là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng thông tin nào đó, như SINH VIÊN, NHÂN SỰ. Bảng bao gồm nhiều trường (field).Mỗi hàng trong bảng được gọi là một bản ghi (record), chứa các nội dung riêng của đối tượng đó.Mỗi bản ghi của bảng đều có cùng chung cấu trúc, tức là cùng chung các trường.Trong một CSDL có thể chứa nhiều bảng. Mỗi bảng lưu trữ nhiều thông tin về một đối tượng nào đó, mỗi một thông tin đều có kiểu đặc trưng riêng (kiểu dữ liệu các trường).Một số đặc trưng của bảngTạo bảng dữ liệuCó 5 cách để tạo bảng:Datasheet View: chúng ta không cần thiết kế cấu trúc bảng trước. Access cung cấp sẵn 10 trường, 21 hàng để nhập các mẩu tin, chúng ta chỉ việc đặt lại tên trường.Design View: cách này tạo ra một bảng dữ liệu đáp ứng đúng hơn với yêu cầu của bài toán.Table Wizard: một trình thuật sĩ cung cấp một phương pháp đơn giản để thực hiện việc tạo bảng. Access cung cấp sẵn một số trường thường dùng để người sử dụng có thể chọn.Import Table: Nhập khẩu từ một bảng có sẵn từ một CSDL khác.Link Table: Liên kết tới các bảng ở các CSDL khác.Tạo bảng bằng Design ViewCó 3 cách tạo bảng bằng Design View:Trong cửa sổ Database, chọn Table/New/Design View, click OK.Chọn Insert/Table/Design View, click OK.Trong cửa sổ Database, chọn Table, double click Create table in Design View.Cửa sổ thiết kế bảng hiển thị raMàn hình Design ViewMàn hình được chia làm ba phần:Phần đầu tiên có 3 cột:Field Name: Tên trường cần đặt (thông tin cần quản lý).Data Type: Kiểu dữ liệu của trường.Desciption: Mô tả trường, phần này chỉ mang ý nghĩa làm rõ thông tin quản lý, có thể bỏ qua trong khi thiết kế bảng.Bên dưới có hai tab: dùng để thiết lập thuộc tính, định dạng cho trường.Access cũng hỗ trợ phần hiển thị thông tin trợ giúp.Đặt tên trườngCó thể đặt tên trường tùy ý.Nhưng không quá 64 ký tự.Đặt tên trường ngắn gọn, dễ nhớ.Các kiểu dữ liệu của trườngKiểu DLMiền Giá TrịKích ThướcTextKý tự, chữ sốTối đa 255 ký tự NumberSố (nguyên, thực)1, 2, 4 hay 8 byteDate/TimeNgày/Giờ.8 byteCurrencyGiá trị tiền tệ.8 byteYes/NoGiá trị logic: Đúng/Sai (Yes/No)1 bitMemoĐoạn văn bảnTối đa 64.000 ký tựOLE ObjectCác đối tượng liên kết và nhúngCó thể lên đến 1GbAutoNumberSố được Access tự động gán vàoHyperlinkLiên kết Looup WizardChọn một giá trị trong danh sách các trịCác thuộc tính, định dạng của trườngSau khi chọn kiểu dữ liệu, Access sẽ hiển thị các thuộc tính tương ứng với kiểu dữ liệu ở bên dưới.Ta có thể xác định: dữ liệu thực sự lưu trong bảng, kiểm tra độ chính xác của dữ liệu khi nhập vào, định dạng dữ liệu khi hiển thị, qui định cách nhập dữ liệuMỗi kiểu dữ liệu sẽ có các thuộc tính khác nhau.Thuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệuKiểu DLTT/ĐDGiải thíchTextField SizeFormatInput MaskCaptionDefault ValueValidation RuleValidation TextRequiredAllow Zero LengthIndexedĐộ rộng trườngĐịnh dạng dữ liệuMặt nạ nhập dữ liệuTên trườngGiá trị mặc địnhĐiều kiện nhập dữ liệuChuỗi thông báo nhập liệuBặt buộcCho phép chuỗi có độ dài 0Chỉ mụcThuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệuKiểu DLTT/ĐDGiải thíchNumberField SizeFormatDecimal PlacesInput MaskCaptionDefault ValueValidation RuleValidation TextRequiredIndexedĐộ rộng trườngĐịnh dạng dữ liệuSố chữ số thập phânMặt nạ nhập dữ liệuTên trườngGiá trị mặc địnhĐiều kiện nhập dữ liệuChuỗi thông báo nhập liệuBặt buộcChỉ mụcThuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệuKiểu DLTT/ĐDGiải thíchMemoFormatCaptionDefault ValueValidation RuleValidation TextRequiredAllow Zero LengthĐịnh dạng dữ liệuTên trườngGiá trị mặc địnhĐiều kiện nhập dữ liệuChuỗi thông báo nhập liệuBặt buộcCho phép chuỗi có độ dài 0Thuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệuKiểu DLTT/ĐDGiải thíchDate/TimeFormatInput MaskCaptionDefault ValueValidation RuleValidation TextRequiredIndexedĐịnh dạng dữ liệuMặt nạ nhập dữ liệuTên trườngGiá trị mặc địnhĐiều kiện nhập dữ liệuChuỗi thông báo nhập liệuBặt buộcChỉ mụcThuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệuKiểu DLTT/ĐDGiải thíchCurrencyFormatDecimal PlacesInput MaskCaptionDefault ValueValidation RuleValidation TextRequiredIndexedĐịnh dạng dữ liệuSố chữ số thập phânMặt nạ nhập dữ liệuTên trườngGiá trị mặc địnhĐiều kiện nhập dữ liệuChuỗi thông báo nhập liệuBặt buộcChỉ mụcThuộc tính, định dạng theo kiểu dữ liệuKiểu DLTT/ĐDGiải thíchYes/NoFormatCaptionDefault ValueValidation RuleValidation TextRequiredIndexedĐịnh dạng dữ liệuTên trườngGiá trị mặc địnhĐiều kiện nhập dữ liệuChuỗi thông báo nhập liệuBặt buộcChỉ mụcObjectCaptionRequiredTên trườngBặt buộcLưu ýGiữa các kiểu dữ liệu, có một số thuộc tính giống nhau, nhưng dữ liệu ở dạng nào thì thuộc tính sẽ phù hợp cho dạng đó.Ví dụ: trường Field Size trong kiểu Text và Number.Trong thực hành: phải xác định miền giá trị mà kiểu dữ liệu đó có. Từ đó, có thể xác định các giá trị cho thuộc tính một cách đúng đắn.Mô tả trườngĐây là phần để ghi chú thích, chỉ rõ ý nghĩa dữ liệu trường đó lưu giữ.Chỉ góp phần làm cho các bảng rõ ràng, dễ hiểu, dễ đọcCó thể có hoặc không.Ví dụ thiết kế bảng (Design)Ví dụ thiết kế bảng (Open)Quy định thuộc tính, định dạng cho trườngField SizeKiểu Text: Quy định độ dài tối đa của chuỗi.Kiểu Number:Byte: 0..255Integer: -32768..32767Long Integer: -3147483648.. 3147483647Single: -3,4x1038..3,4x1038 (Tối đa 7 số lẻ)Double: -1.797x10308 ..1.797x10308 (Tối đa 15 số lẻ)Decimal Places: Quy định số chữ số thập phân (Chỉ sử dụng trong kiểu Single và Double)Đối với kiểu Currency mặc định Decimal places là 2.FormatKiểu Text: ;;: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có chứa văn bản.: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không chứa văn bản (Chuỗi rỗng “”).: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null (Khi chưa nhập dữ liệu).Các ký tự định dạngKý tựCông dụngVí dụ @Bắt buộc phải nhập ký tự vănbản&Không bắt buộcChuyển thành in hoaAbc  ABC“Chuỗi ký tự”Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy\Ký tự nằm sau dấu \[black] [white] hoặc [] từ 0-56Màu[Green]FormatKiểu Number và CurrencyDạngDữ liệu hiển thịGenaral number3456.789Currency$3,456.79 Fixed 3456.79 Standard 3,456.79 Percent 123,00% Scientific 3.46E+03 FormatDo người sử dụng định dạng:;;;Phần 1: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số dương.Phần 2: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số âm.Phần 3: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số bằng zero.Phần 4: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp Null.Các ký tự định dạngKý hiệuMô tả. (period)Dấu phân cách thập phân, (comma)Dấu phân cách hàng ngàn0Hiển thị chữ số hoặc số 0#Hiển thị chữ số (không bắt buộc)%Tính phần trăm (x100)$Hiển thị ký tự $E- hoặc e-E+ hoặc e+Ký pháp khoa học. Phải dùng với các đại diện chứa sốKiểu Date/TimeDạngNgày giờ được hiển thịGeneral Date1/31/92 4:30:00 PMLong DateFriday, January 31, 1992Medium Date31 - Jan - 1992Short Date1/31/92Long Time4:30:00 PMMedium Time04:30 PMShort Time16:30Kiểu Date/Time (tt)Ký hiệuMô tả: (colon)Dấu phân cách giờ/Dấu phân cách ngàyDNgày trong tháng (1 – 31)DDNgày trong tháng (01 – 31)DDDNgày trong tuần (Sun – Sat)DDDDNgày trong tuần (Sunday – Saturday)WNgày trong tuần (1 – 7)WWTuần trong năm (1 – 54)MTháng trong năm (1 – 12)MMTháng trong năm (01 – 12)MMMTháng trong năm (Jun – Dec)Kiểu Date/Time (tt)Ký hiệuMô tảMMMMTháng trong năm (Junuary – December)QQuý trong năm (1 – 4)YSố ngày trong năm (1 – 365)YYNăm (01 – 99)YYYYNăm (1900 - 9999)HGiờ (0-23)HHGiờ (00-23)NPhút (0-59)NNPhút (00-59)SGiây (0-59)SSGiây (00-59)Ví dụKý hiệuMô tảDdd/mmm/d/yyyyMon/Jun/2/1998Mm/dd/yyyy01/02/1998Kiểu Yes/NoAccess có định dạng sau:Yes/No  Đúng/Sai  -1/0True/False  Đúng/Sai  -1/0On/Off  Đúng/Sai  -1/0Do người sử dụng định dạng:;;Phần 1: bỏ trống.Phần 2: cho giá trị trường đúng.Phần 3: cho giá trị trường sai.Ví dụĐịnh dạngHiển thịTrường hợp TrueTrường hợp False;”Nam”;”Nữ”NamNữ;”Có”;”Không”CóKhôngMột số ví dụ định dạng do người sử dụngĐịnh dạngGiá trịHiển thị“Tài khoản ”0000123Tài khoản 0123mmm yyyy31-Jan-92Jan 1992hh:mm “giờ”4:00 PM16:00 giờVí dụ (tt)Định dạng NSDHiển thị0;(0);”Không có DL” Số dương thể hiện bình thường, số âm được đăt trong dấu (), trường rỗng thì hiển thị “không có DL”.+0.0;-0;0.0 Thêm dấu cộng ở đầu số dương và dấu trừ ở đầu số âm. Nếu trường không có DL thì biểu diễn là 0.@;”Chuỗi rỗng”; “Không có DL”Văn bản trong trường thể hiện bình thường, nhưng nếu chuỗi rỗng thì hiển thị “Chuỗi rỗng”, nếu trường không có DL. ;”Nam”[Red];”Nữ”[Blue]Nếu trường có giá trị “Yes” thì sẽ hiển thị chữ “Nam” màu đỏ, ngược lại sẽ hiển thị chữ “Nữ” màu xanh.Các ký tự dùng cho các kiểu dữ liệuKý hiệuMô tảSpaceHiển thị ký tự trắng như bình thường.“ABC”Hiển thị chuỗi ABC.!Canh trái thay vì canh phải.[color]Đặt màu hiển thị. Các màu có sẵn: Black, Blue, Green, Red, Cyan, Magenta, Yellow, White.Tạo mặt nạ nhập dữ liệu (Input Mask)Nếu tất cả các dữ liệu trong trường có cùng dạng thức, bạn có thể đơn giản hóa công việc bằng cách tạo một mẫu để nhập dữ liệu, gọi là mặt nạ dữ liệu.Dùng mặt nạ nhập liệu bạn không phải gõ các ký tự định dạng khi nhập dữ liệu, hệ thống sẽ tự động trình bày các ký tự này trong trường khi bạn nhập dữ liệu.Tạo mặt nạ nhập dữ liệu (tt)Mặt nạ còn có công dụng khác là dữ liệu nhập vào phải đúng thì Access mới chấp nhận đưa vào trường. Ngoài ra, mặt nạ còn có chức năng bảo vệ, che dấu thông tin những thông tin quan trọng Giả sử tạo mặt nạ kiểu password để khi nhập vào thay vì hiển thị ký tự thật thì lại hiển thị ký tự (*)Các ký tự sử dụng trong mặt nạMặt nạÝ nghĩa0Nhập (0..9), bắt buộc nhập (không cho phép + và -)9Nhập (0..9), Không bắt buộc nhập (không cho phép + và -), chấp nhận khoảng trắng#Chữ số hoặc khoảng trắng, không bắt buộc, chấp nhận + hoặc -Lchữ cái (A-Z), bắt buộc nhập?Chỉ nhập mẫu tự (A-Z), không bắt buộc nhậpAChữ cái hoặc chữ số, bắt buộc nhậpaChữ cái hoặc chữ số, không bắt buộc nhậpCác ký tự sử dụng trong mặt nạ (tt)Mặt nạÝ nghĩa&Bất kỳ ký tự nào và khoảng trắng, bắt buộc nhập.C Bất kỳ ký tự nào và khoảng trắng, không bắt buộc. , : ; - /Các ký hiệu dùng trong dạng Number và Date/Time Làm cho các ký tự thành in hoa!Nhập vào từ phải sang trái\Ký tự đi sau sẽ được đưa thẳng vào dữ liệuVí dụMặt nạ nhậpMẫu thể hiện(000)000-0000(206)555-0248(999) 000-0000(205)555-0248 ()555-0248 (000)AAA-AAAA(206)555-TELE000-0000a999555-7000x2010000-00-0000 0539-45-1999>L?????L?000L0GREETING237M3 MAY R 345B7>L0L 0L0T1F6M200000-999948115- 48115-6580>LLL00000-0000 DB51392-0493 Giá trị mặc định (Default Value)Giá trị mặc định là giá trị sẽ được hiển thị khi bắt đầu tiến hành nhập dữ liệu, thường các giá trị này hay xuất hiện.Giá trị mặc định có thể là hằng hoặc biểu thứcVí dụ: Dùng hằng số 1 cho trường kiểu Number. Dùng hằng là “SP” cho trường kiểu Text.Lưu ý: Access tự động đặt giá trị mặc định cho các trường kiểu number là 0. Bạn có thể xóa số 0 này và thay bằng số khác.Thuộc tính Required (bắt buộc)Thuộc tính Required quy định một trường bắt buộc phải có.Nếu muốn trường phải có dữ liệu thì đặt thuộc tính required là yes.Sau khi thiết lập như vậy thì Access sẽ không chấp nhận trường đó có giá trị Null (Null – giá trị rỗng, tức không có số liệu).Giá trị rỗng và chuỗi rỗng Đối với trường kiểu Text và Memo còn có một thuộc tính liên quan là Allow zero length.Thuộc tính này quy định trường đó có chứa chuỗi rỗng hay không (là chuỗi không chứa bất kỳ ký tự nào).Muốn cho trường nào đó chấp nhận chuỗi rỗng thì thiết lập thuộc tính Allow zero length là Yes.Giá trị hợp lệ (Validation)Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập vào của một trường ở thuộc tính Validation Rule.Khi dữ liệu nhập vào vi phạm quy tắc về tính hợp lệ thì sẽ thông báo ở thuộc tính Validation text.Lập biểu thức hợp lệ dữ liệu Bạn cần phát biểu quy tắc hợp lệ dữ liệu thành các biểu thức.Biểu thức xác định một giá trị như thế nào là hợp lệ.Ví dụ: Biểu thức >=0 hoặc “USA”, “UK”, “Canada”Một số toán tửCác toán tử quan hệ: >, =, , OR, AND, NOT.Toán tử kiểm tra vùng: Between...and (>= And )Kiểm tra phù hợp mẫu: Like “” (toán tử này có thể dùng cho kiểu Date/Time, nhưng cũng đưa vào dưới dạng chuỗi)Toán tử kiểm tra giá trị rỗng: is Null, is Not NullChú ý: Nếu biểu thức kiểu ngày thì đặt giữa 2 dấu #. Ví dụ: 0Nhập một số khác 00 or >100Giá trị là 0 hoặc lớn hơn 100Like “K???”Nhập 4 tối đa là 4 ký tự, và ký đầu là KLike “*/12/95” Nhập dữ liệu trong tháng 12/1995=#1/1/91# AND <#1/1/92# Phải nhập trong năm 1991IN ( “KH”, “SP”, “NL”, YK”)Giá trị phải có trong danh sách liệt kêBetween #1/1/98# And #15/3/98#Nhập dữ liệu trong khoảng thời gianThêm giá trị mới (New Value)Đối với kiểu Auto Number, thuộc tính này cho phép quy định cách thức mà trường tự động điền số khi thêm bản ghi mới.Có 2 giá trị cho thuộc tính nàyIncrease  Tăng dầnRandom  Lấy số ngẫu nhiênTạo lập chỉ mục (Indexed)Trong quá trình tìm kiếm hay sắp xếp trên một trường nào đó, bạn có thể tăng tốc độ các tác vụ này bằng cách tạo chỉ mục trên trường đó.Cách mà Access dùng chỉ mục trên bảng cũng giống như bạn tìm mục lục trong một cuốn sách.Muốn tạo chỉ mục cho một trường nào bạn chỉ cần thiết lập thuộc tính Indexed của trường đó.Các giá trị của thuộc tính IndexedGiá trịÝ nghĩaNoKhông hoặc xóa chỉ mục Yes (OK dupplicates)Cho phép tạo chỉ mục trùng nhauYes (No dupplicates)Không cho phép tạo chỉ mục trùng nhauChú ý: Chỉ tạo được thuộc tính chỉ mục cho các trường không phải là kiểu Memo.Thuộc tính của bảngMở bảng trong chế độ Design View.Thực hiện lệnh View/Properties hoặc Click biểu tượng trên thanh công cụ. Lúc đó sẽ xuất hiện bảng Table Properties.Click chọn các mục và đặt thuộc tính cần thiết.Nếu đang thiết lập biểu thức hợp lệ Validation Rule mà muốn sử dụng công cụ xây dựng biểu thức của Access thì click chọn nút bên cạnh và chọn Expression Builder.Thực hiện lệnh File/Save hoặc click nút trên thanh công cụ để lưu lại những thay đổi này.Giải thích một số thuộc tính của bảngCác thuộc tínhGiải thíchDescriptionMô tả nội dung và mục tiêu hướng tới Validation RuleQuy tắc hợp lệ dữ liệu, dữ liệu phải thỏa mãn các yêu cầu thì mới được chấp nhận. Access sẽ kiểm tra quy tắc này trước khi lưu một mẫu tin vào bảngValidation TextThông báo lỗi do NSD đặt khi vi phạm quy tắc hợp lệ dữ liệuFilterĐiều kiện lọcOrder bySắp xếp dữ liệuKhóa chínhTên tiếng Anh: Primary Key.Khóa chính là trường nhận các giá trị không trùng lặp (duy nhất).Chức năng:Phân biệt các bản ghi với nhau.Giúp cho việc tìm kiếm nhanh chóng hơn.Thiết lập quan hệ giữa các bảng.Ta có thể thiết lập một hoặc nhiều trường làm khóa chính.Access tự động ngăn không cho ta nhập các giá trị trùng nhau vào các trường khóa chính.Chọn khóa chínhChọn trường không có giá trị trùng lặp (duy nhất).Các trường phải có kiểu dữ liệu không phải là Memo, OLE Object, Hyperlink, Lookup Wizard.Thiết lập khóa chínhThực hiện theo hai cách:Chọn Edit/Primary Key, chọn trường khóa chính.Click trên thanh công cụ.Sau khi thiết kế bảng xong và thoát khỏi Design View, mà chưa thiết lập khóa chính thì Access sẽ hiển thị thông báo để hỏi chúng ta có muốn thiết lập khóa chính không.Nếu muốn thì chọn Yes.Còn không thì chọn No.Hủy bỏ khóa chính: thực hiện lệnh View / Indexes, trong hộp thoại này chọn và xóa đi những trường khóa đã thiết lập.Lưu bảngCó thể thực hiện 1 trong 2 cách sau:Thực hiện lệnh File/Save.Click nút trên thanh công cụ của mục này (Table Design).Nếu bảng được lưu lần đầu tiên thì sẽ xuất hiện hộp thoại để nhập tên bảng vào, sau đó Click OK.Nếu sau khi thiết kế hay hiệu chỉnh bảng mà chưa lưu lại những thay đổi đó thì Access sẽ cho xuất hiện bảng thông báo để khẳng định lại những thay đổi trong bảng đó.Đồng ý: Click Yes.Không đồng ý: Click No.Hiệu chỉnh thiết kế bảngTừ cửa sổ Database, Chọn Table, chọn Bảng, click Design, Access sẽ cho hiển thị của sổ thiết kế bảng.Di chuyển trường:Đưa con trỏ ra đầu trường cần di chuyển, nhấn và kéo đến vị trí mới.Chèn trường:Chọn trường hiện thời sẽ là trường nằm sau trường được chèn vào.Thực hiện Edit/Insert Rows hoặc Click phải chuột chọn Insert Rows hoặc chọn nút trên thanh công cụ.Hiệu chỉnh thiết kế bảng (tt)Xóa trường:Chọn trường cần xóa.Thực hiện lệnh Edit/Delete Rows.Hoặc chọn nút trên thanh công cụ.Hoặc click phải chuột, chọn Delete Rows.Bổ sung mẩu tin cho bảngSau khi hoàn thành việc thiết kế cấu trúc của bảng, ta tiến hành nhập dữ liệu, tức là bổ sung các mẫu tin cho bảng. Chuyển sang chế độ Datasheet, mỗi hàng tương ứng với một mẫu tin.Ở đây có một số ký hiệu mà ta cần biết ý nghĩa của chúng: Mẫu tin hiện thời Mẫu tin đang nhập dữ liệu Mẫu tin mớiNhập dữ liệu cho các trườngTrường kiểu Date/Time: Nhập theo quy định của Control Panel.Trường kiểu Yes/No: Nhập Yes/No, hoặc True/False, hoặc On/Off.Trường kiểu Memo: Nhập như trường kiểu Text; nhưng để xuống dòng dùng tổ hợp phím CTRL+ENTER.Nhập dữ liệu cho các trường (tt)Trường kiểu OLE Object: thực hiện lệnh Insert\Object..., xuất hiện hộp thoại Insert Object.Trong đó, chọn Create New để tạo mới một đối tượng OLE từ hộp Object Type, hoặc chọn Create trom File để chọn một file đã có sẵn.Trường kiểu AutoNumber: không nhập DL cho trường này, đây là trường được Access tự động đánh số.Thiết lập quan hệ giữa các bảngThiết lập quan hệ giữa các bảng làm cho các bảng riêng biết kết hợp lại với nhau và đưa ra những dữ liệu mà người sử dụng yêu cầu.Ví dụ: NHANVIEN và PHONGBAN.Các loại quan hệQuan hệ Một - Nhiều (1 - ):Đây là quan hệ phổ biến nhất.Mỗi mẫu tin trong bảng A (bên 1) có thể có nhiều mẫu tin tương ứng trong bảng B (bên ), nhưng mỗi mẫu tin trong B có tối đa một mẫu tin trong A.Ví dụ: LOP và HOCVIEN, NHANVIEN và PHONGBAN.Quan hệ Một - Một (1 - 1):Mỗi mẫu tin bên bảng này tương ứng với một mẫu tin duy nhất bên kia và ngược lại.Ví dụ: HOCVIEN và THEHOCVIENCác loại quan hệ (tt)Quan hệ Nhiều – Nhiều (∞ - ∞)Mỗi bản ghi trong bảng A có thể có nhiều hoặc không có bản ghi nào trong bảng B và ngược lại.Khi gặp mối quan hệ nhiều – nhiều, để không gây sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu thì chúng ta tách quan hệ nhiều – nhiều thành hai quan hệ một – nhiều bằng cách tạo ra một bảng phụ chứa khóa chính của 2 bảng đó.Thiết lập quan hệMở cửa sổ Relationship: Tool\Relationship, hoặc nhấn nút trên thanh công cụ.Khi đó xuất hiện hộp thoại Show Table:Chọn các bảng hoặc truy vấn cần lập quan hệ trong Show Table như sau:Chọn hiển thị là bảng (Table) hoặc truy vấn (Query), hoặc cả hai (Both).Chọn bảng hoặc truy vấn, nhấn nút Add.Nhấn nút Close để đóng hộp thoại.Nếu không có hộp thoại Show Table thì ta nhấp nút hoặc chọn Relationships/Show Table để hiển thị hộp thoại này.Thiết lập quan hệ (tt)Muốn xóa một bảng khỏi quan hệ ta chọn bảng cần xóa rồi thực hiện lệnh Relationship/Hide Table.Thiết lập quan hệ:Dùng chuột kéo trường cần thiết lập quan hệ của bảng này sang trường cần thiết lập quan hệ của bảng kia. Khi đó xuất hiện hộp thoại:Để chọn loại quan hệ bật tùy chọn Enforce Referential Intergrity (Access tự động thiết lập quan hệ One To One (1-1) hoặc One To Many (1-)).Chọn nút Create.Có thể chọn Join Type để chỉ định tính cách quan hệ giữa hai bảng.Tham chiếu toàn vẹnTrong hộp thoại Relationships, nếu bật tùy chọn Enforce Referential Intergrity thì ta sẽ thấy xuất hiện 2 mục: Cascade Update Related Fields: Cho phép khi bạn sửa thông tin ở bảng bên một (đầu One) thì Access tự động sửa lại thông tin tương ứng ở bảng bảng bên nhiều (đầu Many).Cascade Delete Related Records: Khi bạn xoá một