Bài giảng môn học Microsoft Excel

BÀI GIẢNG MICROSOFT EXCEL17/3/20091Bài giảng Microsoft ExcelKhởi động ExcelC1: Nháy kép chuột vào biểu tượng trên màn hình (Desktop)C2: Nháy chuột vào Start/Programs/Microsoft Excel (Office 2000) hoặc Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Excel (Office 2003)C3: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình...17/3/20092Bài giảng Microsoft ExcelCửa sổ làm việc của ExcelThanh tiêu đềThanh thực đơnThanh cộng cụThanh định dạngThanh công thứcDòng tên cộtCột tên hàngThanh cuốn ngangThanh cuốn dọcDanh sách các sheetBảng tính17/3/20093Bài giảng Microsoft ExcelTạo một tệp mớiC1: Nháy chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụC2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + NC3: Nháy vào menu File/New/Blank workbook17/3/20094Bài giảng Microsoft ExcelMở một tệp đã có trên ổ đĩaC1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụẤn tổ hợp phím Ctrl + ONháy vào menu File/Open1. Chọn nơi chứa tệp2. Chọn tệp cần mởChọn chế độ mở3. Ấn nút Open để mởBấm nút Cancel để hủy bỏ lệnh mở file17/3/20095Bài giảng Microsoft ExcelGhi file vào ổ đĩaC1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụC2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+SC3: Vào menu File/SaveNếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.17/3/20096Bài giảng Microsoft ExcelNháy vào menu File/Save As... hoặc ấn phím F12Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.Ghi file vào ổ đĩa với một tên khác1. Chọn nơi cất file2. Nhập tên mới cho file3. Ấn nút Save để ghi fileẤn nút Cancel để hủy bỏ thao tác ghi file17/3/20097Bài giảng Microsoft ExcelThoát khỏi ExcelC1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.C3: Vào menu File/ExitNếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box:Yes: ghi tệp trước khi thoát,No: thoát không ghi tệp,Cancel: huỷ lệnh thoát.17/3/20098Bài giảng Microsoft ExcelCác thao tác với bảng tínhTạo bảng tínhÔ và miềnDịch chuyển con trỏ ôChọn miền, dòng, cột, bảngĐịa chỉ ô, địa chỉ miềnNhập các kiểu dữ liệu17/3/20099Bài giảng Microsoft ExcelTạo bảng tínhTạo một bảng tính (Sheet) mới:Bấm chuột phải vào tên một Sheet bất kỳChọn Insert..., sau đó chọn Worksheet rồi ấn OK.Đặt tên cho bảng tínhNháy kép chuột vào tên Sheet hoặc bấm chuột phải vào tên Sheet rồi chọn RenameNhập tên mới cho Sheet rồi ấn Enter17/3/200910Bài giảng Microsoft ExcelÔ và miềnHàng (row): Excel 2003 có 65536 hàng trong một Sheet. Tiêu đề hàng nằm ở đầu của mỗi hàng và được đánh số từ 1 đến 65536Cột (column): trong một bảng tính của Excel 2003 có 256 cột. Tiêu đề của cột được đánh số theo A, B, C, ..., IU, IVVùng giao nhau giữa 1 cột và 1 hàng gọi là 1 ô (cell).Miền (Range): Là tập hợp nhiều ô đứng liền nhau (hình chữ nhật chứa từ hai ô trở lên)17/3/200911Bài giảng Microsoft ExcelDịch chuyển con trỏ ôCon trỏ ô là hình chữ nhật trùm quanh đường viền của ôDi chuyển con trỏ ô:Dùng chuột bấm vào ô cần di chuyểnGõ phím F5 hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+GSử dụng các phím di chuyển sau:Gõ địa chỉ ô vào ô Reference rồi ấn OK17/3/200912Bài giảng Microsoft ExcelCác phím di chuyển con trỏ ô, , ,  di chuyển 1 ô theo hướng mũi tênPage Up di con trỏ lên 1 trang màn hình.Page Down di chuyển xuống 1 trang màn hình.Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tạiCtrl +  tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại.Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại.Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại.Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại.Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1).Ctrl +  +  tới ô phải trên cùng (ô IV1).Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536).Ctrl +  +  tới ô phải dưới cùng (ô IV65536).17/3/200913Bài giảng Microsoft ExcelChọn miền, dòng, cột, bảngChọn miền: Bấm chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải rồi nhả chuột.Chọn cả dòng: bấm chuột trái vào tên dòngChọn cả cột: bấm chuột trái vào tên cộtChọn cả bảng tính: bấm chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột.Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó.17/3/200914Bài giảng Microsoft ExcelĐịa chỉ ô và địa chỉ miềnĐịa chỉ ô và địa chỉ miền thường được dùng trong công thức để lấy số liệuĐịa chỉ ô bao gồmĐịa chỉ tương đốiBao gồm tên cột viết liền tên hàng: A10, D8 Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc khi sao chép công thứcĐịa chỉ tuyệt đốiThêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó: $A10, $C$3, D$16 Địa chỉ tuyệt đối không thay đổi khi sao chép công thức.17/3/200915Bài giảng Microsoft ExcelĐịa chỉ ô và địa chỉ miềnĐịa chỉ miền được khai báo theo cách: Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải Trong đó địa chỉ ô có thể là địa chỉ tương đối hoặc địa chỉ tuyệt đốiB2:D5$A$1:$D$7Nhiều miền khác nhau được phân cách bằng dấu (;)A3:A6;B2:D517/3/200916Bài giảng Microsoft ExcelNhập dữ liệuDi chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu, nhập dữ liệu bằng bàn phím, nhập xong gõ Enter.Nhập dữ liệu số:Sử dụng dấu chấm (.) làm dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân, vd: 12.5; 45.55 Nếu là số âm: nhập dấu - đằng trước hoặc để trong dấu ngoặc đơn (), vd: -45; (45)Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số, vd: 1/2; 1/4Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn số, vd: 1 2/517/3/200917Bài giảng Microsoft ExcelNhập dữ liệuNhập dữ liệu ký tựNhập dữ liệu tiếng Việt cần có bộ gõ tiếng Việt (Vietkey, Unikey ) và bảng mã hỗ trợ tiếng Việt (TCVN3, UNICODE)Cách làm: Chọn miền, chọn menu Format  Font, rồi chọn font chữ tương ứng với bảng mã và kiểu gõ của bộ gõ.Các xâu có chứa chữ, nhập bình thườngCác xâu dạng số: “1234”, có hai cách nhập:=“1234” (đặt trong cặp dấu ngáy kép)=‘1234 (thêm dấu nháy đơn đằng trước)17/3/200918Bài giảng Microsoft ExcelNhập dữ liệuNhập thời gianNhập ngày thángNhập theo định dạng: mm/dd/yyyy hoặc mm-dd-yyyy(tháng trước sau đó đến ngày và đến năm)Ví dụ: 12/25/2008 (ngày 25 tháng 12 năm 2008) 3/5/2009 (ngày 5 tháng 3 năm 2009)Nhập giờNhập theo định dạng: hh:mm:ss (giờ:phút:giây)Ví dụ:10:35:3017/3/200919Bài giảng Microsoft ExcelNhập dữ liệuCó thể nhập dữ liệu cho các ô trong Excel bằng cách gõ công thức vào các ô cần nhập dữ liệu rồi gõ Enter.Công thức:Bắt đầu bởi dấu =, +Sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm số được nối với nhau bởi các phép toán.Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa)Ví dụ: = 10 + A3 = B3*$B$4 + B5/5 = 2*C2 + C3^4 – ABS(C4)Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn.17/3/200920Bài giảng Microsoft ExcelMột số thủ thuật nhập dữ liệuNhập dãy số: nhập số vào hai ô đầu tiên, sau đó chọn 2 ô và bấm chuột rồi kéo chuột.Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4 VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4.Nhập các thứ trong một tuần hoặc các tháng trong một năm: nhập thứ/ tháng đầu tiên vào một ô sau đó bấm chuột rồi kéo chuột.Nhập dữ liệu giống hệt nhau trong một/nhiều miền: Chọn một/ nhiều miền, nhập dữ liệu vào một ô hiện thời, giữ Ctrl và ấn enter.17/3/200921Bài giảng Microsoft ExcelCác thao tác soạn thảoSao chépDi chuyểnSửaXoáChènUndo và Redo17/3/200922Bài giảng Microsoft ExcelSao chépSao chép (Copy-Paste)Chọn miền cần sao chépẤn Ctrl+C (bấm nút Copy hoặc vào menu Edit/Copy)Dịch tới ô trái trên của miền định dánẤn Ctrl+V (bấm nút Paste hoặc vào menu Edit/Paste)Nếu sao chép công thức sang các ô lân cậnChọn ô/miền cần sao chépDi chuột tới góc phải dưới của ô/miền cần chép đến khi nào xuất hiện dấu + bấm chuột và kéo hết miền chép tới, sau đó nhả chuột raĐịa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng (nội dung của các ô có thể bị thay đổi).17/3/200923Bài giảng Microsoft ExcelDi chuyển (Move-Paste)C1Chọn miềnẤn Ctrl+X (bấm nút Cut , menu Edit/Cut)Dịch tới ô trái trên của miền định dánẤn Ctrl+V (bấm nút Paste , menu Edit/Paste)C2Chọn miềnĐưa chuột tới biên của miền đến khi con trỏ thành hình dấu cộng mũi tênBấm chuột và kéo dữ liệu tới vị trí mới17/3/200924Bài giảng Microsoft ExcelSửa dữ liệu trong ôThay toàn bộ dữ liệu cũ bằng dữ liệu mớiChọn ô chứa dữ liệu cần thay thế, gõ dữ liệu mới sau đó ấn enter.Sửa nội dung trong ôDi chuyển con trỏ tới ô cần sửaKích đúp chuột, hoặc ấn phím F2 để xuất hiện dấu nháy, hoặc kích chuột trên thanh công thứcSửa nội dungNhấn Enter17/3/200925Bài giảng Microsoft ExcelXóaXóa dữ liệuChọn ô (miền) cần xóaẤn phím DeleteXóa hàng/cộtBấm vào tên hàng/cột để chọn hàng/cột cần xóaChọn menu EditDelete hoặc đưa chuột vào phần bôi đen, bấm chuột phải rồi chọn DeleteSau khi xoá, các cột ở bên phải hoặc các hàng ở phía dưới sẽ dịch vào cột/hàng đã bị xoá17/3/200926Bài giảng Microsoft ExcelChènChọn hàng/cột/miềnChọn menu InsertColumns: Chèn các cột vào bên trái cột hiện thời.Rows: Chèn các hàng lên phía trên hàng hiện thời.Cells...: Chèn ô, khi đó các ô của miền chọn dịch ra xa theo các tuỳ chọnShift cells right: Dịch các ô sang phảiShift cells down: Dịch các ô xuống dướiEntire row: Dịch cả dòngEntire column: Dịch cả cột17/3/200927Bài giảng Microsoft ExcelUndo và RedoUndoTác dụng: Huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sótCách làm: Nhấn Ctrl+Z hoặc chọn EditUndo... hoặc bấm nút trên thanh công cụRedoTác dụng: Làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làmCách làm: Nhấn Ctrl+Y hoặc chọn EditRedo hoặc bấm nút trên thanh công cụ17/3/200928Bài giảng Microsoft ExcelCác thao tác định dạngThay đổi kích thước hàng/cộtĐịnh dạng ô17/3/200929Bài giảng Microsoft ExcelThay đổi kích thước hàng/cộtThay đổi kích thước của hàng/cột dùng chuộtC1: Đưa chuột vào mép phải của ô tên cột hoặc mép dưới của ô tên hàng, khi nào con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, bấm trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột.C2: Đưa chuột vào mép phải của ô tên cột hoặc mép dưới của ô tên hàng, khi nào con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, nháy kép chuột để được kích thước vừa khít17/3/200930Bài giảng Microsoft ExcelThay đổi kích thước của hàng/cột Thay đổi kích thước của hàng/cột bằng menu FormatThay đổi kích thước hàng- Chọn ô- Vào Format/Row/HeightThay đổi kích thước cột- Chọn ô ho- Vào Format/Column/WidthNhập chiều rộng của cộtNhập chiều cao của hàng17/3/200931Bài giảng Microsoft ExcelĐịnh dạng ôChọn miền bao gồm các ô cần định dạngVào menu Format/Cells... hoặc bấm chuột phải và chọn Format Cells... Hộp thoại định dạng ô xuất hiện, có các thẻ (tab):Tab Number: định cách hiển thị sốTab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệuTab Font: định font chữTab Border: định đường kẻ viền các ô17/3/200932Bài giảng Microsoft ExcelĐịnh dạng ô: Tab NumberĐịnh cách hiển thị sốKhung xem trướcSố chữ số thập phânSử dụng dấu phẩy (,) để ngăn cách số hàng nghìnCách hiển thị số âmGiải thíchKiểu số Kiểu tiền tệKiểu tài chínhKiểu ngày thángKiểu giờKiểu phần trămKiểu hỗn sốKiểu đặc biệtKiểu tự tạoKiểu khoa học17/3/200933Bài giảng Microsoft ExcelĐịnh dạng ô: Tab NumberĐịnh cách hiển thị ngày thángNhững kiểu có sẵnChọn một trong những kiểu có sẵnKhung xem trướcKiểu tự tạoNhập định dạng ngày thángKhung xem trước17/3/200934Bài giảng Microsoft ExcelĐịnh dạng ô: Tab AlignmentCăn dữ liệu theo chiều ngang ôCăn dữ liệu theo chiều dọc ôGói gọn nội dung trong ô (xuống dòng vừa độ rộng)Thay đổi kích thước chữ cho vừa khít độ rộng ôNhập các ô đã chọn thành một ô (hoặc bấm vào biểu tượng trên thanh công cụ)Hướng hiển thị văn bản17/3/200935Bài giảng Microsoft ExcelĐịnh dạng ô: Tab FontChọn font chữChọn đường gạch chânTạo đường gạch ngang chữTạo chỉ số trên (số mũ)Tạo chỉ số dướiChọn dáng chữChọn cỡ chữChọn màu chữKhung xem trước17/3/200936Bài giảng Microsoft ExcelĐịnh dạng ô: Tab BorderKhông kẻ khungKhung bao ngoàiKhung bên trongChọn đường kẻ khung tương ứng với từng vị tríChọn kiểu đường kẻChọn màu đường kẻ17/3/200937Bài giảng Microsoft ExcelHàm số trong ExcelExcel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tựHàm số được dùng trong công thức.Cấu trúc: TênHàm(các_tham_số)Tham số có thể là: hằng số, hằng logic, địa chỉ ô, địa chỉ miền tùy từng hàmChỉ dùng ngoặc tròn, dù nhiều tầng ngoặcCó hàm không có tham số, nhưng vẫn phải có ngoặcVD: today(), pi()Các tham số ngăn cách nhau bởi dấu phẩyVD: sum(5,$A$1,B1:C2)17/3/200938Bài giảng Microsoft ExcelHàm số trong ExcelTrong hàm có xử lý các hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”Các hàm số có thể lồng nhau. VD: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2= 8Khá: 6.5 55 trong dãy B2:B5 COUNTIF(B2:B5, "> 55") = 2Đếm số ô có giá trị khác 75 trong dãy B2:B5 COUNTIF(B2:B5, "" & B4) = 317/3/200962Bài giảng Microsoft ExcelVí dụ tổng hợpDùng hàm if:Điền Kết quả là Đỗ (nếu điểm >=5)hay Trượt (nếu ngược lại)Điền vào cột học bổng 180000 nếu điểm >= 8 120000 nếu 7= 8Giỏi: Điểm >= 8Khá: 6.5 =5,"Đỗ","Trượt")Ô C2: =IF(A2>=8,180000,IF(AND(A2>=7,A2=9,"SX",IF(A2>=8,"Giỏi",IF(A2>=7,"Khá",IF(A2>=6,"TB",IF(A2>=5,"Yếu","Kém")))))Số người được học bổng: =COUNTIF(C2:C7,">0")Tổng học bổng với điểm >=8: =SUMIF(A2:A7,">=8",C2:C7)17/3/200964Bài giảng Microsoft ExcelHàm VLOOKUPVLOOKUP (gtrị,bảng_tra_cứu,STT_cột_lấy_dữ_liệu, [1/0]): tra cứu gtrị khớp với các g/t trong cột đầu tiên của bảng_tra_cứu và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng nằm trên cột có STT được chỉ ở tham số thứ 3.Nếu tham số thứ 4 bằng 1 (hoặc ko nhập): tra cứu tương đối Các giá trị trong cột đầu tiên của bảng_tra_cứu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.Nếu gtrị tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng_tra_cứu thì:Hàm sẽ thay thế bằng giá trị nhỏ hơn giá trị tra cứu và gần giá trị tra cứu nhất.Nếu không tồn tại giá trị nào nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tra cứu thì sẽ trả về thông báo lỗi #N/A (not available).17/3/200965Bài giảng Microsoft ExcelHàm VLOOKUP()Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num [, range_lookup]) Tra cứu lookup_value khớp với các giá trị trong cột đầu tiên của table_array và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng nằm trên cột có STT là col_index_num.lookup_value: Giá trị dùng để tìm kiếm trong cột đầu tiên của table_arraytable_array: Bảng dùng để dò tìmcol_index_num: Số thứ tự của các cột trong table_array. Số thứ tự này được tính từ trái sang phải (cột chứa lookup_value là cột thứ nhất)range_lookup: Là một giá trị kiểu Borlean, để chỉ kiểu tìm kiếm: tương đối hay tuyệt đối17/3/200966Bài giảng Microsoft ExcelHàm VLOOKUP() (tiếp)Nếu range_lookup = 1 (hoặc mặc định) là kiểu dò tìm tương đốiCác giá trị trong cột đầu tiên của table_array phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.Nếu lookup_value không có trong cột đầu tiên của table_array thì:Hàm sẽ thay thế bằng giá trị nhỏ hơn giá trị lookup_value và gần giá trị lookup_value nhất.Nếu không tồn tại giá trị nào nhỏ hơn hoặc bằng giá trị lookup_value thì sẽ trả về thông báo lỗi #N/A (not available).Nếu range_lookup = 0 là kiểu dò tìm tuyệt đối 17/3/200967Bài giảng Microsoft ExcelHàm VLOOKUP() (tiếp)17/3/200968Bài giảng Microsoft ExcelHàm HLOOKUPHLOOKUP (gtrị,bảng_tra_cứu,STT_hàng_lấy_dữ_liệu, [1/0]): Hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP Ví dụ:17/3/200969Bài giảng Microsoft ExcelVí dụ 2Điền biển số và giá ngày lên bảng trênTính thành tiền và xếp hạng dựa vào thành tiềnCho bảng số liệu sau:17/3/200970Bài giảng Microsoft ExcelVí dụ 2Ô B2: =VLOOKUP(A2,$C$8:$E$11,2,0)Ô D2: =VLOOKUP(A2,$C$8:$E$11,3,0)Ô E2: =D2*C2 Ô F2: =RANK(E2,$E$2:$E$5,0)17/3/200971Bài giảng Microsoft ExcelMột số hàm số (14)NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.VD: =NOW() Cho kết quả là 9/21/2009 11:20TODAY(): Cho ngày hiện tại.VD: =TODAY() Cho kết quả là 9/21/2009DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.VD: =DAY(“11/25/80”) cho kết quả là 25MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.VD: =MONTH(“11/25/80”) cho kết quả là 1117/3/200972Bài giảng Microsoft ExcelMột số hàm số (15)YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.VD: =YEAR(“11/25/2009”) cho kết quả là 2009Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh:17/3/200973Bài giảng Microsoft ExcelCơ sở dữ liệu (CSDL)Khái niệm cơ sở dữ liệuTrường dữ liệuBản ghi dữ liệuBảng dữ liệu17/3/200974Bài giảng Microsoft ExcelTrường dữ liệuTrường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định.Ví dụ:Cột “Họ tên” của một bảng danh sách cán bộCột “Hệ số lương” của một bảng danh sách cán bộMỗi trường có thể nhận một trong các giá trị: số, chuỗi kí tự, ngày tháng,17/3/200975Bài giảng Microsoft ExcelBản ghi dữ liệuBản ghi dữ liệu là tập hợp các trường thông tin có liên quan đến một đối tượng nào đó.Ví dụBản ghi sinh viên bao gồm các thông tinSTTMã SVHọ tênLớpĐiểm KTĐiểm ThiĐiểm TBTrường Mã SVTrường Điểm ThiMột bản ghi17/3/200976Bài giảng Microsoft ExcelBảng dữ liệuMột bảng dữ liệu (cơ sở dữ liệu) là một tập hợp các bản ghi.Mỗi cột tương ứng với một trường (field) thông tin.Mỗi hàng (trừ dòng tên cột) là một bản ghi (record).Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi.17/3/200977Bài giảng Microsoft ExcelSắp xếp dữ liệuSắp xếp là bố trí lại trật tự các bản ghi của bảng dữ liệu theo các tiêu chí nào đó.Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu.Danh sách không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng giá trị ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3.17/3/200978Bài giảng Microsoft ExcelCác bước sắp xếpChọn bảng dữ liệu cần sắp xếp. Chọn Menu Data/SortChọn khóa thứ nhất[Chọn khóa thứ hai][Chọn khóa thứ ba]Dòng đầu là tên trường (không sắp xếp)Sắp xếp tăng dần theo khóa 1Sắp xếp giảm dần theo khóa 1Không có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu)Sắp xếp từ trên xuống dướiSắp xếp từ trái sang phảiSắp xếp tăng dần theo khóa 2Sắp xếp giảm dần theo khóa 2Sắp xếp tăng dần theo khóa 3Sắp xếp giảm dần theo khóa 317/3/200979Bài giảng Microsoft ExcelLọc dữ liệu (tìm kiếm)Lọc dữ liệu là lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất địnhCó hai cách lọc dữ liệu:Auto Filter (Data/AutoFilter): Các tiêu chí lọc được Excel đưa ra tuỳ theo dữ liệuNgười dùng chỉ việc lựa chọn tiêu chí lọc.Advanced Filter (Data/Advanced Filter...):Người dùng phải tự mình xây dựng tiêu chí lọc dữ liệu.Huỷ tác dụng của Filter: Data/Filter/Show All17/3/200980Bài giảng Microsoft ExcelAutoFilterChọn bảng dữ liệu (bao gồm cả tiêu đề cột)Chọn menu Data/Filter/AutoFilterKích chuột vào các mũi tên vừa xuất hiện (bên phải các tiêu đề) rồi chọn tiêu chí lọc:All: hiện tất cảTop 10: lọc các giá trị lớn nhất (nhỏ nhất)Custom: tự định điều kiện lọcCác giá trị của cột17/3/200981Bài giảng Microsoft ExcelAutoFilterNếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọcVD: lọc ra những sinh viên thỏa mãn điều kiện Tổng điểm nằm trong [18, 24)17/3/200982Bài giảng Microsoft ExcelAutoFilterNếu điều kiện VÀ trên nhiều trường thì lần lượt chọn điều kiện lọc với từng trường.VD: Lọc những bản ghi thoả mãn điều kiện Toán>=6 và Tổng>22Cột Toán: Is greater than or equal to 6Cột Tổng: Is greater than 22AutoFilter không thể thực hiện được HOẶC trên nhiều trường.17/3/200983Bài giảng Microsoft ExcelAutoFilterCác điều kiện lọc trong Custom:Equals =Does not equal ≠Is greater than >Is greater than or equal to ≥Is less than <Is less than or equal to ≤Begins with Bắt đầu bởiDoes not begin with Không bắt đầu bởiEnds with Kết thúc bởiDoes not end with Không kết thúc bởiContains Có chứaDoes not contain Không chứa17/3/200984Bài giảng Microsoft ExcelAdvanced FilterBước 1: Tạo miền điều kiệnDòng đầu ghi tên trường cần định điều kiện, chú ý tên trường của miền điều kiện phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.Các dòng tiếp theo là các điều kiệnCác điều kiện cùng hàng  phép ANDCác điều kiện khác hàng  phép OR17/3/200985Bài giảng Microsoft ExcelAdvanced Filter17/3/200986Bài giảng Microsoft ExcelAdvanced FilterBước 2: Thực hiện lọcChọn miền cần lọc dữ liệuData/Filter/Advanced FilterHiện kết quả lọc ngay tại miền dữ liệuHiện kết quả lọc ra nơi khácChọn miền cơ sở dữ liệuChọn miền điều kiệnChọn miền hiện kết quảChỉ hiện một bản ghi trong số những bản ghi trùng nhau17/3/200987Bài giảng Microsoft ExcelĐồ thịChọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie cần chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột để làm tiêu đề đồ thị và làm chú giải.Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart  Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước:Định kiểu đồ thịĐịnh dữ liệuCác lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải Chọn nơi hiện đồ thị17/3/200988Bài giảng Microsoft ExcelB1: Định kiểu đồ thịChọn 1 kiểu đồ thị có sẵn+ Column: cột dọc+ Line: đường so sánh+ Pie: bánh tròn+ XY: đường tương quan .Chọn 1 dạng đồ thị của kiểu đã chọnTên và chú thích của dạng đồ thị đã chọnẤn nút Next để chuyển sang bước thứ hai17/3/200989Bài giảng Microsoft ExcelB2: Định dữ liệuMiền dữ liệu vẽ đồ thịChọn dữ liệu vẽ theo hàng hoặc theo cộtVẽ theo cộtTiêu đề cột làm chú giảiTiêu đề hàng hiện tại đâyVẽ theo hàngTiêu đề hàng làm chú giảiTiêu đề cột hiện tại đâyẤn nút Back để quay lại bước 1Ấn nút Next để chuyển sang bước 317/3/200990Bài giảng Microsoft ExcelB3: Các lựa chọnTên đồ thị và tiêu đề các trụcMỗi dạng đồ thị cho phép nhập các tiêu đề khác nhauNhập tên đồ thịNhập tiêu đề trục XNhập tiêu đề trục YẤn nút Back để quay lại bước 2Ấn Next để chuyển sang bước 417/3/200991Bài giảng Microsoft ExcelB3: Các lựa chọnHiện/ẩn chú giảiHiện/ẩn chú giảiVị trí hiển thị chú giải: + Bottom: Phía dưới + Corner: Phía góc + Top: Phía trên + Right: Phía bên phải + Left: Phía bên trái17/3/200992Bài giảng Microsoft ExcelB3: Các lựa chọnNhãn dữ liệuHiện giá trịHiện phần trămHiện kèm theo tên đồ thịHiện kèm theo tên của các thành phần17/3/200993Bài giảng Microsoft ExcelB2: Chọn nơi hiện đồ thịHiện đồ thị trên một sheet mớiTên sheet mớiHiện đồ thị trên sheet đa tồn tạiTên sheet hiện tại, có thể bấm vào đây để chọn sheet khác đã cóẤn nút Finish để kết thúc việc vẽ đồ thị17/3/200994Bài giảng Microsoft ExcelThay đổi các tính chất của đồ thịChuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop (bấm vào vùng trống của đồ thị và kéo đến vị trí mới)Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột.Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, ) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên.Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền,) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format 17/3/200995Bài giảng Microsoft ExcelXác định tính chất cho đồ thịNháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị để hiển thị menu popupĐịnh dạng đồ thịXem, chọn lại kiểu đồ thịXem, chọn lại miền dữ liệu cho đồ thịChọn các thuộc tính khác của đồ thịChọn lại vị trí hiện đồ thị17/3/200996Bài giảng Microsoft ExcelChú ý với đồ thị dạng xyPhải sắp xếp cột (hàng) đầu tiên theo chiều tăng dần.Khi chọn dữ liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu, không chọn dữ liệu làm nhãn và chú giải.Đồ thị dạng XY là một đường tương quan giữa 2 đại lượng, nếu nhiều hơn 1 đường là sai.Đồ thị dạng XY không cần có chú giải, nếu khi vẽ xong mà có thì nên xoá đi. Tuy nhiên vẫn cần có đầy đủ nhãn trên các trục.17/3/200997Bài giảng Microsoft Excel