Bài giảng MS Excel 2003

Đồ thị và in ấn MS Excel là gì?  Excel là thành phần trong bộ Microsoft Office  Hỗ trợ việc tính toán như tính lương, tổng kết điểm, …  Dữ liệu được lưu trữ dạng bảng (các hàng và các cột)  Thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp  Hỗ trợ nhiều hàm tính toán  Tạo biểu đồ, phân tích… 1. Giới thiệu MS Excel 2003 4 Khởi động và thoát  Khởi động • Chọn Start \ Programs \ Microsoft Excel • Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel trên Desktop • …  Thoát • Nhấn Alt + F4 • Chọn File \ Exit • Chọn nút ở góc phải phía trên cửa số làm việc 1. Giới thiệu MS Excel 2003 Màn hình làm việc 1. Giới thiệu MS Excel 2003 Thanh tiêu đề Thanh thực đơn Thanh định dạng Thanh công cụ Thanh công thức Cửa sổ làm việc Ô địa chỉ Tên hàng Tên cột Các bảng tính  Thanh tiêu đề (Title Bar): chứa tên chương trình và tệp tin đang mở  Thanh thực đơn (Menu Bar): chứa toàn bộ các lệnh của Excel  Thanh công cụ (Standard Bar): chứa một số các nút biểu tượng cho phép chọn nhanh các lệnh của Excel  Thanh công thức và địa chỉ (Formular Bar): hiển thị nội dung và địa chỉ của ô hiện hành, nếu ô hiện hành là kết quả của một biểu thức tính toán thì sẽ hiển thị công thức tính toán  Phiếu bảng tính (SheetTab): mỗi sheet là cửa sổ làm việc của bảng tính, mỗi tệp gồm nhiều sheet (mặc định là 3 sheet) 1. Giới thiệu MS Excel 2003 7 Các thao tác với tệp tin  Tạo mới tệp tin • Khi mở Excel thì một văn bản mới mặc nhiên được tạo ra với tên ngầm định là Book1, Book2… • Hoặc chọn File \ New • Hoặc chọn nút New trên thanh công cụ chuẩn • Hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl+N 1. Giới thiệu MS Excel 2003 8 Các thao tác với tệp tin  Lưu tệp tin • Chọn File \ Save • Chọn nút Save trên thanh công cụ • Hoặc dùng tổ hợp phím Cltr+S • Nếu tệp tin chưa được đặt tên thì xuất hiện hộp thoại: (*) – Chọn thư mục chứa tệp tin Save in – Gõ tên tệp tin File name – Chọn kiểu tệp tin Save as Type (mặc định .xls) – Chọn nút Save để lưu. • Chú ý: Khi lưu tệp tin văn bản mới cần đặt tên gợi nhớ, không bỏ dấu tiếng Việt, tên là duy nhất. 1. Giới thiệu MS Excel 2003 9 Các thao tác với tệp tin  Lưu tệp tin • Khi soạn thảo một tệp tin văn bản đã được đặt tên (đã tồn tại) thì việc lưu tệp tin (Save, Ctrl+S…) sẽ cập nhật những thay đổi (tức là lưu lại những gì vừa mới gõ) vào nội dung tệp tin đó. • Lưu ý: Nên lưu (Ctrl+S) thường xuyên trong lúc soạn thảo • Nếu tệp tin văn bản đã tồn tại, muốn lưu nội dung vừa thay đổi với tên một tệp tin khác thì chọn File\Save As, xuất hiện hộp thoại. Sau đó thực hiện các thao tác như (*). 1. Giới thiệu MS Excel 2003 10  Các thao tác với tệp tin  Mở tệp tin • Chọn File \ Open • Hoặc chọn nút Open trên thanh công cụ chuẩn • Hoặc dùng tổ hợp phím Cltr+O • Hoặc Double Click vào teptin.xls 1. Giới thiệu MS Excel 2003 11 WorkBook  Là tệp tin của Excel, có phần mở rộng là .xls  Trên một WorkBook chứa nhiều WorkSheet, tối đa là 255 Sheet.  Khi khởi động Excel, WorkBook được mở mặc định có 3 Sheet.  Một WorkBook được ví như một quyển vở. 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 12 WorkSheet (hay Sheet gọi là Trang)  Là tập hợp các cột (Column), các hàng (Row) giao nhau tạo thành các ô (Cell).  Trên một Sheet chứa 256 cột (đánh địa chỉ từ A, B … IV), 65536 hàng (đánh địa chỉ từ 1 .. 65536), tạo thành 256 x 65536 ô.  Trong Excel dữ liệu được thể hiện trên các ô.  Mỗi ô có một địa chỉ riêng biệt. 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 13  Sheet (Trang)  Thực hiện các thao tác trên Sheet bằng cách nhấn chuột phải trên Sheet cần thao tác: • Insert: chèn thêm một Sheet • Delete: xóa Sheet hiện hành • Rename: đặt tên Sheet hiện hành • Move or Copy: di chuyển hoặc sao chép Sheet • Select All Sheets: chọn tất cả các Sheet 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 14  Trang hiện hành  Trang hiện hành: là bảng tính hiện tại đang được thao tác.  Thay đổi trang hiện hành: nhấn chuột vào phần chứa tên của trang bảng tính. Ô hiện hành  Ô hiện hành là ô đang được thao tác: A1,..  Thay đổi ô hiện hành: nhấn chuột vào ô hoặc sử dụng các phím mũi tên 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 15  Nhận dạng con trỏ  Con trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành, có đường bao đậm xung quanh  Con trỏ soạn thảo: hình thanh đứng mầu đen, nhấp nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ô  Con trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc vào vị trí của nó trên trang 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 16  Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản  Các phím thường dùng: • Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột • Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới • : chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới ô hiện tại • Ctrl + home: chuyển con trỏ về ô A1 • … 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 17  Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản  Nhập dữ liệu • Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu và gõ dữ liệu vào. • Delete, Backspace để xóa ký tự • Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập • Esc kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhập • Enter để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập cho ô đó 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 18  Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản  Chỉnh sửa dữ liệu • Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa • Thực hiện các thao tác chỉnh sửa • Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh sửa 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 19  Sử dụng công cụ phóng to thu nhỏ  Bảng tính được đặt hiển thị mặc định là 100%  Thay đổi tỉ lệ hiển thị: nhắp chuột vào biểu tượng Zoom, chọn tỉ lệ tương ứng muốn hiển thị 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 20  Các phép toán trong công thức số học  Cộng: +  Trừ: -  Nhân: *  Chia: /  Mũ: ^ 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 21  Các phép toán so sánh  Lớn hơn: >  Nhỏ hơn: <  Lớn hơn hoặc bằng: >=  Nhỏ hơn hoặc bằng: <=  Khác (không bằng): 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 22  Tạo công thức  Gõ dấu “=” trước công thức, ví dụ: =A2+B2  Nhấn Enter để kết thúc  Nội dung công thức được hiển thị trên thanh Formula bar  Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ưu tiên của các phép toán trong công thức 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 23  Sửa lỗi khi dùng công thức  ####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị,  #VALUE!: giá trị không đúng theo yêu cầu của công thức  #DIV/0!: chia cho giá trị 0  #NAME?: không xác định được tên hàm trong công thức  #N/A: không có dữ liệu để tính toán  #NUM!: dữ liệu không đúng kiểu số 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 24  Địa chỉ  Mỗi ô được xác định bởi một cột và một hàng nên có một địa chỉ riêng biệt.  Địa chỉ ô = tên cột tên hàng • Ví dụ: cột C, hàng 4, tạo thành ô có địa chỉ là C4  Địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng • Ví dụ: Miền từ ô A2 đến ô C4, có địa chỉ miền là A2 : C4  Đặc trưng của Excel là Copy công thức; tức là công thức chỉ lập 1 lần, sau đó Copy sang các ô còn lại. Vì vậy, học viên cần nắm vững về địa chỉ. 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 25  Địa chỉ  Đặc trưng của Excel là Copy công thức; tức là công thức chỉ lập 1 lần, sau đó Copy sang các ô còn lại.  Cách Copy công thức: Trỏ chuột tại vị trí Fill Handle, kéo rê chuột sang các ô khác. 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 Fill Handle 26  Các loại địa chỉ  Địa chỉ tương đối: có dạng , địa chỉ này thay đổi một cách tương đối khi sao chép đến ô khác  Địa chỉ tuyệt đối: có dạng $$, địa chỉ này không thay đổi khi sao chép đến ô khác  Địa chỉ hỗn hợp: có dạng $ hoặc $ chỉ thay đổi hàng hay cột khi sao chép đến ô khác  Chuyển đổi qua lại giữa các loại địa chỉ: nhấn phím F4 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 27  Kiểu dữ liệu  Kiểu chuỗi (Text): các chữ số, kí tự, dấu  Kiểu số (Number): các chữ số 0-9  Kiểu ngày giờ (Date –Time)  Kiểu logic  Kiểu công thức 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 28  Kiểu chuỗi (text)  Là kiểu tổng quát nhất gồm các kí tự, số, dấu…  Nếu độ dài của chuỗi nhập vào lớn hơn độ rộng của cột thì: • Trường hợp ô kế tiếp rỗng: dữ liệu sẽ tràn qua ô đó • Trường hợp ô kế tiếp có dữ liệu: phần sau của chuỗi sẽ bị che khuất.  Sử dụng toán tử & để nối các chuỗi lại • Ví dụ: = “TIN” & “ HỌC”  “TIN HỌC”  Trong công thức, dữ liệu kiểu text được đặt trong dấu nháy kép “ “ 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 29  Kiểu số (number)  Là dữ liệu thể hiện giá trị số: số dương, số âm, số thập phân, phần trăm…  Nếu độ dài của số nhập vào lớn hơn độ rộng của cột thì sẽ hiển thị #####  Kiểu số sử dụng các toán tử +, -, *, /, ^, %...  Mặc định, dữ liệu số được canh lề phải 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 30  Kiểu ngày - giờ (date - time)  Là dữ liệu thể hiện giá trị ngày, giờ trong bảng tính  Khi thao tác với kiểu ngày – giờ cần thiết lập thuộc tính Date – Time trong Control Panel  Nếu độ dài của chuỗi nhập vào lớn hơn độ rộng của cột thì sẽ hiển thị #####  Kiểu số sử dụng các toán tử +, -  Mặc định, dữ liệu kiểu ngày – giờ được canh lề phải trong ô 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 31  Kiểu logic  Nhận 1 trong 2 giá trị: TRUE (đúng), FALSE (sai)  Kiểu logic sử dụng các toán tử so sánh như: >, =, ... • Ví dụ: = 5 < 3  FALSE 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 32  Kiểu công thức  Do người dùng định nghĩa, gồm chữ, số, địa chỉ của ô, các toán tử, các hàm…  Phải bắt đầu bằng dấu “=” hoặc “+” 2. Các khái niệm cơ bản MS Excel 2003 33  Di chuyển con trỏ trên bảng tính  Dùng chuột • Muốn đưa con trỏ đến ô nào thì nhắp chuột tại ô đó.  Dùng phím di chuyển con trỏ • : Qua trái, qua phải một ô • : Lên trên, xuống dưới một ô • PgUp: Lên trên một trang màn hình • PgDn: Xuống dưới một trang màn hình • Ctrl + Home: Về đầu bảng tính • Ctrl + End: Về cuối bảng tính 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 34  Cách chọn khối (bôi đen)  Chọn khối ô: • Dùng chuột: Chọn ô đầu, kéo rê chuột đến ô cuối • Dùng phím: Di chuyển con trỏ đến ô đầu, nhấn phím Shift + các phím di chuyển con trỏ đến ô cuối  Chọn hàng: Kích chuột vào đầu hàng  Chọn cột: Kích chuột vào đầu cột  Chọn nhiều hàng (cột): Kích chuột vào đầu hàng (cột), kéo rê chuột sang các hàng (cột) khác  Chọn cả bảng tính: • Ctrl+A • Hoặc kích chuột vào điểm giao giữa cột và hàng ở góc trên bên trái cửa sổ soạn thảo. MS Excel 2003 3. Xử lý dữ liệu 35  Nhập dữ liệu và hiệu chỉnh  Nhập dữ liệu • Muốn nhập dữ liệu vào ô nào thì đưa con trỏ chuột đến ô đó rồi nhập từ bàn phím và kết thúc bằng phím Enter hoặc Tab  Hiệu chỉnh • Để hiệu chỉnh dữ liệu trong một ô, đưa con trỏ đến ô đó rồi nhấn phím F2 • Hoặc nhắp đôi chuột tại ô đó rồi hiệu chỉnh. • Hoặc đưa con trỏ đến ô đó, rồi hiệu chỉnh trên thanh công thức. 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 36  Các xử lý về hàng, cột  Chèn: • Chèn hàng: Chọn hàng (vị trí cần chèn) – Chọn Insert \ Rows – Hoặc kích chuột phải, chọn Insert • Chèn cột: Chọn cột (vị trí cần chèn) – chọn Insert \ Columns – Hoặc kích chuột phải, chọn Insert  Xóa: • Chọn hàng hoặc cột (vị trí cần xóa) – Chọn Edit \ Delete – Hoặc kích chuột phải, chọn Delete 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 37  Các xử lý về hàng, cột  Thay đổi kích thước • Hàng: – Đưa con trỏ vào đường kẻ đầu hàng, cho đến khi mũi tên 2 chiều lên xuống xuất hiện, kích chuột và kéo rê lên hay xuống. – Hoặc kích chuột phải vào đầu hàng, chọn Row Height, rồi nhập giá trị. • Cột: – Đưa con trỏ vào đường kẻ phía trên cột cho đến khi mũi tên 2 chiều trái phải xuất hiện, kích chuột và kéo rê sang trái hay phải. – Hoặc kích chuột phải vào trên cột, chọn Column Width, rồi nhập giá trị. 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 38  Các xử lý về hàng, cột  Ẩn / hiện hàng, cột • Ẩn: – Chọn hàng (cột), kích chuột phải chọn Hide • Hiện: – Chọn 2 hàng (cột) gần hàng (cột) bị ẩn, kích chuột phải chọn Unhide. 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 39  Các xử lý về ô (cell)  Chèn ô: • Chọn ô để xác định vị trí chèn • Chọn Insert \ Cells hoặc kích chuột phải chọn Insert. Chọn 1 trong các tùy chọn: – Shift cells right: chèn vào và đẩy các ô tại vị trí cũ sang phải – Shift cells down: chèn vào và đẩy các ô tại vị trí cũ xuống dưới – Entire row: chèn thêm hàng – Entire column: chèn thêm cột 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 40  Các xử lý về ô (cell)  Xóa ô: • Chọn các ô để xác định vị trí xóa • Chọn Edit \ Delete hoặc kích chuột phải chọn Delete. Chọn 1 trong các tùy chọn: – Shift cells left: xóa và đẩy các ô tại vị trí cũ sang trái – Shift cells up: xóa và đẩy các ô tại vị trí cũ lên trên – Entire row: xóa cả hàng – Entire column: xóa cả cột 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 41  Các xử lý về ô (cell)  Sao chép hoặc di chuyển • Dùng phím – Chọn các ô cần sao chép (di chuyển) – Chọn Edit \ Copy (hoặc Cut) hoặc nhấn phím Ctrl+C (Ctrl+X) – Đưa con trỏ chuột đến ô đầu tiên của vùng cần chép (chuyển) dữ liệu đến – Chọn Edit \ Paste hoặc nhấn phím Ctrl+V • Dùng chuột – Chọn các ô cần chép (di chuyển), khi chuột có hình mũi tên giữ và kéo chuột đến 1 trong 4 cạnh của ô cần chuyển tới, nếu sao chép thì nhấn thêm phím Ctrl 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 42  Các xử lý về ô (cell)  Định dạng ô: Chọn các ô cần định dạng • Chọn Format \ Cells (nhấn Ctrl + 1) • Hoặc kích chuột phải, chọn Format Cells 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 43  Các xử lý về ô (cell)  Định dạng ô: • Number: Định dạng kiểu dữ liệu • Alignment: Canh lề • Font: Định dạng Font chữ, màu chữ… • Border: Định dạng đường viền • Patterns: Định dạng màu nền • Protection: Cài đặt chế độ bảo vệ ô  Sử dụng các nút trên thanh công cụ định dạng 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 44  Định dạng kiểu dữ liệu 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 Kiểu hiển thị số Khung xem trước Số chữ số thập phân Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn Cách hiển thị số âm Chú giải 45  Canh lề dữ liệu 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 Căn dữ liệu chiều ngang ô Xuống dòng vừa độ rộng ô Định hướng văn bản Thu nhỏ chữ vừa kích thước ô Trộn các ô liền kề thành 1 ô Căn dữ liệu chiều dọc ô 46  Định dạng Font chữ 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 Chọn phông chữ Chọn kích thước chữ Chọn màu chữ Gạch chân chữ Xem trước Chọn kiểu chữ 47  Định dạng đường viền 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 Không kẻ khung Màu đường kẻ Khung bao ngoài Chọn kiểu đường kẻKhung bên trong Chọn từng đường kẻ khung 48  Định dạng đường viền 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 Chọn màu nền Chọn kiểu hiệu ứng nền Khung xem trước 49  Chèn các đối tượng hình ảnh  Chèn chữ nghệ thuật (WordArt) • Đưa con trỏ đến nơi cần chèn – Chọn Insert \ Picture \ WordArt – Hoặc chọn biểu tượng WordArt trên thanh công cụ Drawing 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 50  Chèn các đối tượng hình ảnh  Chèn hình ảnh • Chọn Insert \ Picture \ Clip Art để chèn hình ảnh có sẵn trong thư viện bộ Office • Chọn Insert \ Picture \ From File để chèn hình ảnh lưu trữ trên máy • Hoặc chọn biểu tượng WordArt hay From File trên thanh công cụ Drawing 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 51  Chèn các đối tượng hình ảnh  Chèn đối tượng AutoShapes • Chọn Insert \ Picture \ AutoShapes • Hoặc chọn biểu tượng AutoShapes trên thanh công cụ Drawing • Chọn kiểu AutoShapes, sau đó vẽ vào văn bản. 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 52  Các thao tác khác  Chức năng Paste Special: Thực hiện chức năng dán Paste (khi sao chép dữ liệu), với các tùy chọn đặc biệt như: • All: Sao chép tất cả (như Paste) • Formulas: Sao chép công thức • Values: Sao chép giá trị • Formats: Sao chép định dạng • Comments: Sao chép chú thích 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 53  Các thao tác khác  Điền giá trị tăng tự động: • Nhập giá trị đầu và giá trị kế tiếp vào 2 ô. Chọn 2 ô đó, kéo nút Handle sang các ô khác • Hoặc nhập giá trị đầu vào 1 ô. Chọn ô đó, nhấn Ctrl và kéo Handle sang các ô khác.  Nhập dữ liệu cùng 1 nội dung vào 1 khối: • Chọn khối ô • Nhập dữ liệu và kết thúc nhấn Ctrl + Enter  Xuống hàng trong 1 ô: Nhấn phím Alt+Enter 3. Xử lý dữ liệu MS Excel 2003 54  Khái niệm hàm trong Excel  Hàm là một dạng công thức đã được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các tính toán phức tạp  Cú pháp sử dụng hàm TênHàm( tham số 1, tham số 2,… )  Tên hàm không phân biệt chữ in hoa hay in thường  Các đối ngăn cách nhau bởi dấu “,” hoặc dấu “;” tùy theo định dạng của Windows trong Control Panel  Tham số có thể là giá trị, địa chỉ ô, hàm…  Hàm sẽ cho một kết quả với một kiểu dữ liệu nhất định 4. Hàm MS Excel 2003 55  Các loại hàm:  Hàm toán học  Hàm xử lý văn bản  Hàm thời gian  Hàm logic  Hàm tra cứu và tham chiếu  Hàm thống kê  Hàm về cơ sở dữ liệu  … 4. Hàm MS Excel 2003 56  Cách nhập công thức và hàm  Nhập trực tiếp vào ô  Sử dụng thanh công thức: • Chọn biểu tượng fx hoặc Insert \ Function 4. Hàm MS Excel 2003 Chọn loại hàm Chọn tên hàm 57  Hàm toán học  abs(n): trả về giá trị tuyệt đối • abs (-9)  9  sqrt(n): tính căn bậc hai • sqrt(9)  3  power(n, m): tính n mũ m • power(2, 3)  8  round(n, m): trả về giá trị của số n với phần thập phân là m chữ số và làm tròn • round(2.3456, 2)  2.35 4. Hàm MS Excel 2003 58  Hàm toán học  int(n): trả về phần nguyên của số thập phân n • int(2.3456)  2  mod(n, m): trả về phần dư phép chia n cho m • mod(9, 5)  4  min(n1, n2, …): trả về g.trị nhỏ nhất của dãy số • min(2, 8, -2, 10)  -2  max(n1, n2, …): trả về g.trị lớn nhất của dãy số • max(2, 8, -2, 10)  10 4. Hàm MS Excel 2003 59  Hàm toán học  average (n1, n2, …): trả về g.trị trung bình cộng của dãy số • average(1, 3, 5)  3  sum(gt1, gt2,…): trả về tổng các tham số trong hàm • sum(2, 3, 4) 9 4. Hàm MS Excel 2003 60  Hàm xử lý chuỗi  Chuỗi (text) được đặt trong ngoặc kép “ “  lower (text): chuyển đổi chuỗi sang chữ thường • lower(“Tin Học Văn Phòng”)  tin học văn phòng  upper (text): chuyển đổi chuỗi sang chữ HOA • upper(“Tin Văn Phòng”)  TIN VĂN PHÒNG  proper(text): chuyển đổi chữ cái đầu của mỗi chữ sang chữ HOA, còn lại là chữ thường • proper(“tin họC”)  Tin Học 4. Hàm MS Excel 2003 61  Hàm xử lý chuỗi  len(text): trả về độ dài của chuỗi • len(“Tin Hoc”)  7  left(text, n): lấy n kí tự trong chuỗi từ trái sang • left(“Tin hoc”, 3)  Tin  right(text, n): lấy n kí tự trong chuỗi từ phải sang • right(“Tin hoc”, 3)  hoc  mid(text, n1, n2): lấy n2 kí tự trong chuỗi bắt đầu từ vị trí n1 • mid(“Tin hoc van phong”, 9, 3)  van 4. Hàm MS Excel 2003 62  Hàm xử lý chuỗi  trim(text): cắt bỏ kí tự trắng ở 2 bên của chuỗi • trim(“ Tin Hoc ”)  “Tin Hoc”  value(text): chuyển chuỗi thành số • value(“20154”)  20154 4. Hàm MS Excel 2003 63  Hàm thời gian  today(): trả về ngày tháng năm hiện hành của hệ thống  day(d): trả về giá trị ngày • day(“20/10/2007”)  20  month(d): trả về giá trị tháng • month(“20/10/2007”)  10  year(d): trả về giá trị năm • year(“20/10/2007”)  2007  days360(d1, d2): lấy ngày d2 – (trừ) d1 • days360(“20/10/2007”, “25/10/2007”)  5 4. Hàm MS Excel 2003 64  Hàm thời gian  now(): trả về giá trị ngày tháng năm và giờ phút hiện hành của hệ thống  hour(t): trả về giá trị giờ • hour(“5:10:20”)  5  minute(t): trả về giá trị phút • minute(“5:10:20”)  10  second(t): trả về giá trị giây • second(“5:10:20”)  20 4. Hàm MS Excel 2003 65  Hàm thống kế  count(block): đếm số ô chứa dữ liệu kiểu số trong khối  counta(block): đếm số ô có chứa dữ liệu trong khối  countif(block, đk): đếm số ô trong khối thỏa mãn điều kiện  rank(n, list, s): xếp vị thứ cho số n trong dãy số (s = 0: cao xếp trước và ngược lại)  sumif(block, x, list): tính tổng các giá trị trong dãy ứng với x trong khối 4. Hàm MS Excel 2003 66  Hàm logic  not(bt): phủ định lại giá trị của biểu thức  and(bt1, bt2,...): bằng TRUE nếu tất cả các biểu thức cùng đúng và ngược lại • and(5>3, 2>=1, 6<4)  FALSE  or(bt1, bt2,...): bằng TRUE nếu một biểu thức đúng và FALSE nếu tất cả các biểu thức sai • or(5>3, 2>=1, 6<4)  TRUE  if(bt, gt1, gt2): nếu bt đúng thì hàm lấy gt1, ngược lại lấy gt2 • if(5>3, “Đúng”, “Sai”)  Đúng 4. Hàm MS Excel 2003 67  Hàm tra cứu và tham chiếu  vlookup(x, block, n, 0): tham chiếu giá trị x đến cột đầu tiên của khối để trả về giá trị của ô cùng hàng trên cột thứ n trong khối  hlookup(x, block, n, 0): tham chiếu giá trị x đến hàng đầu tiên của khối để trả về giá trị của ô cùng cột trên hàng thứ n trong khối  choose(x, gt1, gt2,…): chọn trong dãy gt1, gt2... để lấy giá trị thứ x • choose(2, “Tin”, “học”, “văn”, “phòng”)  học 4. Hàm MS Excel 2003 68  Hàm tra cứu và tham chiếu  index(block, row, column): trả về giá trị của ô có chỉ số hàng, cột trong khối  match(x, list): trả về số thứ tự của x trong dãy 4. Hàm MS Excel 2003 69  Khái niệm  Cơ sở dữ liệu trong Excel là tập hợp các dữ liệu được tổ chức, lưu trữ theo một cấu trúc dạng bảng  Hàng đầu tiên chứa tên cột gọi là trường (field), mỗi hàng còn lại là một bảng ghi (record) 5. Cơ sở dữ liệu MS Excel 2003 70  Sắp xếp dữ liệu  Chọn khối cần sắp xếp  Chọn Data \ Sort  Chú ý: phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu. 5. Cơ sở dữ liệu MS Excel 2003 71  Sắp xếp dữ liệu  DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế.  Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá.  Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng giá trị ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3. 5. Cơ sở dữ liệu MS Excel 2003 72  Sắp xếp dữ liệu 5. Cơ sở dữ liệu MS Excel 2003 Chọn khoá thứ nhất [Chọn khoá thứ hai] [Chọn khoá thứ ba] Sắp xếp tăng dần Sắp xếp giảm dần Dòng đầu là tên trường (ko sắp xếp) Ko có dòng tên trường (sắp xếp cả dòng đầu) 73  Lọc dữ liệu  Lọc hoặc rút trích trong cơ sở dữ liệu những bản ghi thỏa mãn điều kiện  Sử dụng chức năng lọc dữ liệu khi ta cần thao tác với một số bản ghi nhất định • Lọc ra danh sách sinh viên Giỏi 5. Cơ sở dữ liệu MS Excel 2003 74  Lọc tự động  Chọn các field trong bảng CSDL (nếu cần thì chọn cả hàng đầu tiên)  Chọn Data \ Filter \ Auto Filter  Lúc đó, trên tiêu đề các cột được chọn xuất hiện biểu tượng lọc  Kích chọn vào biểu tượng lọc của cột cần lọc dữ liệu • All: để hiện lại tất cả các bản ghi • Top 10…: các giá trị lớn nhất • Custom…: tự định điều kiện lọc • Các giá trị của cột 5. Cơ sở dữ liệu MS Excel 2003 75  Lọc tự động  Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc: Lọc những bản ghi thoả mãn số lượng SP bán ra trong tháng 1 nằm trong khoảng [120,400] 5. Cơ sở dữ liệu MS Excel 2003 76  Lọc theo điều kiện  Định miền điều kiện: • Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, nên copy từ tên trường CSDL. • Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. 5. Cơ sở dữ liệu MS Excel 2003 77  Lọc theo điều kiện  Thực hiện lọc: • Đưa con trỏ vào bảng CSDL • Chọn Data \ Filter \ Advanced Filter 5. Cơ sở dữ liệu MS Excel 2003 Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp 78  Tính tổng phụ (SubTotals)  Sắp xếp dữ liệu cột (field) cần tính tổng phụ trong bảng CSDL  Chọn Data \ SubTotals 5. Cơ sở dữ liệu MS Excel 2003 79  Đồ thị  Biểu diễn dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu  Có nhiều loại đồ thị khác nhau trong Excel  Cách thực hiện: • Chọn khối dữ liệu • Chọn Insert \ Chart Wizard, sau đó chọn loại biểu đồ cần vẽ 6. Đồ thị và in ấn MS Excel 2003 80  Đồ thị  Ví dụ: Vẽ biều đồ dựa trên bảng tính sau 6. Đồ thị và in ấn MS Excel 2003 81  Đồ thị  Chọn Insert \ Chart Wizard, sau đó chọn loại biểu đồ 6. Đồ thị và in ấn MS Excel 2003 82  Đồ thị  Chọn vùng dữ liệu  Chọn tên các nhãn  Chọn tên biểu đồ  Chọn tên các trục tung và trục hoành 6. Đồ thị và in ấn MS Excel 2003 Biểu đồ tăng trưởng kinh tế các thành phố 0% 20% 40% 60% 1 2 3 4 Năm T ỉ lệ tă ng trư ởn g Hà Nội Đà Nẵng Hồ Chí Minh 83  Định dạng trang văn bản  Trước khi in cần định dạng trang.  Định dạng lề, khổ giấy, cách in…  Chọn File \ Page Setup 6. Đồ thị và in ấn MS Excel 2003 84  Định dạng trang văn bản 6. Đồ thị và in ấn Định dạng lề Chiều của giấy in MS Excel 2003 85  Định dạng trang văn bản 6. Đồ thị và in ấn Khổ giấy in MS Excel 2003 86  Định dạng trang văn bản 6. Đồ thị và in ấn In hai mặt (số trang) Khoảng cách phần Header đến viền trên Khoảng cách phần Footer đến viền dưới Trang đầu bình thường MS Excel 2003 87  Xem trước khi ấn  Chọn File \ Print Preview  Hoặc chọn nút Print Preview trên thanh công cụ 6. Đồ thị