Bài giảng Nghệ thuật lãnh đạo - Chương 6: Nghệ thuật ủy quyền và ra quyết định - Nguyễn Quang Anh

Trình bày: ThS. Nguyễn Quang Anh Bộ môn Quản trị Nhân sự Giảng Viên Khoa QTKD- ĐHKT.TP HCM E-mail: nqanh76@gmail.com Khái niệm ủy quyền Trình tự ủy quyền Mức độ ủy quyền ỦY QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ NỘI DUNG Quyền hạn THỰC HÀNH  “Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác. Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếu không, chính bạn phải làm” Dickinson Dành vài phút để suy nghĩ Vậy theo bạn ủy quyền là gì ? ỦY QUYỀN  Ủy quyền có thể định nghĩa đơn giản là việc một nhà quản lý giao cho một người cộng sự thẩm quyền để hành động và ra quyết định thay cho nhà quản lý đó. Như vậy nó hàm ý rộng hơn là “thực hiện công việc thông qua người qua người khác” mặc dù đây cũng là một phần của nó.  Ủy quyền là cho một người biết yêu cầu về kết quả công việc và trao cho anh ta thẩm quyền, tức là “Hãy làm theo cách của anh và yêu cầu được hổ trợ nếu anh thấy cần”. Chú ý !  Ủy quyền không không phải là giao việc.  Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ” (dumping) những công việc mà bạn không thích làm.  Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm.  Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng. Lợi ích của ủy quyền  Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn.  Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên.  Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên.  Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định.  Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng hái và là nguồn động viên cho nhân viên. Bạn ủy quyền những gì  Những việc mà bạn thích làm và cũng đồng thời giúp người khác phát triển.  Các công việc thường nhật.  Các công việc cần thiết.  Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn huấn luyện cho người khác.  Công việc hấp dẫn, đòi hỏi sự sáng tạo và giúp cho nhân viên phát triển. Những công việc bạn không nên ủy quyền  Đánh giá thành tích công tác  Định hướng hoạt động của đơn vị  Động viên nhân viên  Giao tiếp với nhân viên  Xây dựng ê kíp  Quyền hạn là quyền lực của ai đó mà chúng ta chấp nhận. Quyền hạn là chính đáng vì nó được thừa nhận một cách hợp pháp. Quyền hạn luôn đi đôi với trách nhiệm. Chịu trách nhiệm tức là buộc phải giải trình về công việc của mình.  Lịch sử đã cho thấy rằng, những lãnh đạo đóng góp nhiều nhất cho xã hội là những người biết sử dụng quyền lực của mình một cách khôn ngoan.  Mặc dù quyền lực là điều hiển nhiên đối với các nhà lãnh đạo nhưng nó lại rất khó định nghĩa.  Chúng ta chỉ có thể có những từ tương tự để miêu tả nó như ảnh hưởng, tôn ti trật tự, cấp bậc, tối cao, sự tôn trọng, làm chủ và khả năng thuyết phục. QUYỀN HẠN QUYỀN HẠN Ủy quyền hoàn toàn Ủy quyền chủ yếu. Ủy quyền giới hạn Ủy quyền tối thiểu Không ủy quyền gì cả. CÁC MỨC ĐỘ ỦY QUYỀN Chuẩn bị Lựa chọn. Gặp gỡ Hợp đồng Theo dõi. Kiểm điểm TRÌNH TỰ ỦY QUYỀN  Những mục tiêu và kết quả mong đợi của công việc là gì ?  Kết quả công việc được đo lường như thế nào ?  Cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc ?  Cần những nguồn lực và hổ trợ gì để hoàn thành công việc ?  Cần thẩm quyền đến mức độ nào ?  Tôi đã làm bản yếu lược công tác chưa ?  Tôi có sẵn sàng tỏ ra linh hoạt khi gặp người được ủy quyền hay không ? CHUẨN BỊ  Ai có thể làm công việc này ?  Ai có thể phát triển thông qua công việc này ?  Ai cần phải được giao trách nhiệm nhiều hơn ?  Hiện tại ai có thể làm công việc này ?  Ai cần được phát triển kỹ năng trong một lĩnh vực đặc thù ?  Công việc có khẩn cấp hay không ?  Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ? LỰA CHỌN  Bạn đã thảo luận về những mục tiêu và kết quả mong đợi chưa ?  Bạn đã thảo luận về tiêu chuẩn hoàn thành công việc và hạn định thời gian chưa ?  Người được ủy quyền có biết về những nguồn lực có sẵn và phạm vi quyền hạn của anh / chị ta không ?  Bạn đã gặp trực diện người được ủy quyền để giải thích rõ mọi vấn đề chưa ?  Bạn có nói với người được ủy quyền là tại sao bạn chọn anh / chị ta hay không ?  Bạn có để cho người được ủy quyền được tự do quyết định phải làm công việc như thế nào không ? Còn những điều gì cần phải cân nhắc hay không ? GẶP GỠ  Bản chất và phạm vi công việc  Kết quả mong đợi  Người cộng sự sẽ được đánh giá như thế nào ?  Hạn thời gian hoàn thành công việc.  Phạm vi thẩm quyền cần thiết. HỢP ĐỒNG  Chỉ kiểm tra vào những thời điểm đã thỏa thuận.  Luôn luôn sẵn sàng.  Hỗ trợ và giúp đỡ khi cần thiết  Cung cấp đủ nguồn lực để hoàn thành công việc.  Luôn động viên cổ vũ. THEO DÕI  Công việc có được hoàn thành như những mục tiêu đặt ra ban đầu hay không ?  Người được ủy quyền có phát triển thông qua công việc hay không ?  Bạn có cảm thấy hài lòng với kết quả công việc khi giữ vai trò người ủy quyền hay không ?  Bạn sẽ làm gì lần sau để nâng cao chất lượng ủy quyền ? KIỂM ĐIỂM KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH CỦA LÃNH ĐẠO  Vấn đề là một tình huống nan giải có liên quan đến cuộc sống của mình hoặc diễn ra xung quanh mà mình cần giải quyết.  Và ẩn chứa trong chữ vấn đề (PROBLEMS) là những đáp án thú vị:  P – Prompt: chúng ta cần giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, kịp thời.  R – Ready: luôn luôn sẵn sàng  O – Organized: lên kế hoạch, sắp xếp, tổ chức công việc  B – Brainstorming: vận động trí não, tìm cách giải quyết vấn đề  L – Listening: lắng nghe, lấy ý kiến mọi người  E – Energetic: đầy quyết tâm, nghị lực  M – Motivated: thúc đẩy mọi người cùng chung sức để tìm hướng giải quyết vấn đề  S – Solution: đưa ra giải pháp cuối cùng KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 1. Nhận ra vấn đề 2. Phân tích vấn đề 3. Hiểu vấn đề 4. Tìm giải pháp 5. Thực thi giải pháp 6. Đánh giá: KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO Tìm kiếm Sự hỗn độn Tìm kiếm Sự kiện, Sự thật Tìm kiếm Vấn đề Tìm kiếm Ý tưởng Tìm kiếm Giải pháp Tìm kiếm Sự chấp nhận  Sơ đồ dưới đây làm rõ liên hệ của các bước của quá trình  Kết cục của mỗi bước là cơ sở cho bước tiếp theo  Trong mỗi bước, sự đa dạng để thu thập thật nhiều các khả năng có thể và sự hội tụ trên các thông tin được tạo ra để chọn lựa một kết cục khả thi hoặc sản phẩm của từng bước Báo cáo Vấn đề Tìm kiếm sự hỗn độn Tìm kiếm Sự kiện, Sự thật Tìm kiếm Vấn đề Tìm kiếm Yù tưởng Tìm kiếm Giải pháp Tìm kiếm Sự chấp nhận Hành động Mô tả ngắn gọn Những sự kiện quan trọng nhất (các nối kết, liên hệ) Các giải pháp đầy hứa hẹn Giải pháp được minh chứng Kế hoạch hành động GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO RA QUYẾT ĐỊNH Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, và ra quyết định là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản trị. Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định. Chất lượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến nhân viên và tổ chức của bạn. Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả năng ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành một nhà quản trị thực sự có hiệu quả. RA QUYẾT ĐỊNH (tt) Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo cuả nhà quản trị nhằm định ra những đường lối và tính chất hoạt động cuả một đối tượng (tổ chức) nhằm giải quyết những vấn đề nảy sinh và đã chín muồi, trên cơ sở phân tích các qui luật khách quan đang vận động, chi phối đối tượng và trên khả năng thực hiện cuả đối tượng (tổ chức) RA QUYẾT ĐỊNH  Các yêu cầu cơ bản cuả quyết định quản trị  Căn cứ khoa học  Tính thống nhất  Tính thẩm quyền  Phải có đối tượng cụ thể  Tính thời gian  Tính hình thức RA QUYẾT ĐỊNH (tt)  Các loại quyết định cơ bản cuả quản trị:  Quyết định theo chuẩn : các quyết định có tính hằng ngày, dựa vào qui trình có sẵn, đã hình thành tiền lệ.  Quyết định cấp thời.  Quyết định có chiều sâu : cần suy nghĩ, ra kế hoạch. RA QUYẾT ĐỊNH – VÍ DỤ (tt)  1. Chuyến bay đến trễ. Giám đốc hãng hàng không Vietnam Airlines phải gặp hành khách và quyết định xem nên để họ chờ / cho họ về nhà. (cấp thời)  2. Mua 1 máy in cho cô thư ký đánh máy vi tính. (theo chuẩn)  3. Mua 10 máy vi tính cho các nhân viên gồm 6 kỹ sư & 4 cô thư ký. (có chiều sâu)  Ghi chú : đừng nhầm lẫn vấn đề và giải pháp  Cần xác định vấn đề & cơ hội -> “Đằng sau tất cả vấn đề nào cũng đều có cơ hội”. RA QUYẾT ĐỊNH (tt)  Quyết định theo chuẩn. Quyết định theo chuẩn bao gồm những quyết định hàng ngày theo lệ thường và có tính chất lặp đi lặp lại. Giải pháp cho những quyết định loại này thường là những thủ tục, luật lệ và chính sách đã được quy định sẵn. Quyết định loại này tương đối đơn giản do đặc tính lặp đi lặp lại của chúng. Bạn có khuynh hướng ra những quyết định này bằng cách suy luận logic và tham khảo các qui định có sẵn. Vấn đề có thể phát sinh nếu bạn không thực hiện theo đúng các qui tắc sẵn có. RA QUYẾT ĐỊNH (tt)  Quyết định cấp thời Quyết định cấp thời là những quyết định đòi hỏi tác động nhanh và chính xác và cần phải được thực hiện gần như tức thời. Đây là loại quyết định thường nảy sinh bất ngờ không được báo trước và đòi hỏi bạn phải chú ý tức thời và trọn vẹn. Tình huống của quyết định cấp thời cho phép rất ít thời gian để hoạch định hoặc lôi kéo lôi kéo người khác vào quyết định. RA QUYẾT ĐỊNH (tt)  Quyết định có chiều sâu Quyết định có chiều sâu thường không phải là những quyết định có thể giải quyết ngay và đòi hỏi phải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét. Đây là loại quyết định thường liên quan đến việc thiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện các thay đổi. Chúng cũng là những quyết định gây ra nhiều tranh luận, bất đồng và xung đột. Những quyết định có chiều sâu thường đòi hỏi nhiều thời gian và những thông tin đầu vào đặc biệt. Điểm thuận lợi đối với quyết định loại này là bạn có nhiều phương án và kế hoạch khác nhau để lựa chọn. RA QUYẾT ĐỊNH (tt)  Quyết định có chiều sâu (tt) Quyết định có chiều sâu bao gồm quá trình chọn lọc, thích ứng, và sáng tạo hoặc đổi mới. Việc chọn lọc từ những phương án của quyết định cho phép đạt được sự thích hợp tốt nhất giữa quyết định sẽ được thực hiện và một số giải pháp đã được đem thực nghiệm. Tính hiệu quả của bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn quyết định, quyết định này phải được chấp thuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất. Quá trình thích ứng buộc bạn phải biết kết hợp những giải pháp đã được thực nghiệm với một số giải pháp mới và sáng tạo hơn. RA QUYẾT ĐỊNH (tt)  Quyết định có chiều sâu (tt) Bạn phải có khả năng kiểm tra và rút ra những bài học kinh nghiệm trên những công việc đã thành công và kết hợp điều đó với một chút cải tiến. Các quá trình đổi mới buộc bạn phải có những am hiểu đầy đủ những diễn tiến phức tạp và sáng tạo khi ra quyết định. Bạn cần đến những kỹ năng này để giải quyết những tình huống quan trọng, thông thường là khó hiểu và không thể dự đoán trước được, những tình huống này đòi hỏi phải có những giải pháp mới. RA QUYẾT ĐỊNH (tt)  Quyết định có chiều sâu (tt) Quyết định có chiều sâu là loại quyết định có thể làm gia tăng (hoặc làm giảm giá trị) hình ảnh và tính hiệu quả về mặt quản trị của bạn. BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Ông Mạnh là giám đốc công ty may Nhà Bè. Công ty May Nhà Bè là một công ty có nhiều thợ giỏi. Năm ngoái do bị các mặt hàng Trung Quốc cùng chủng loại với giá rẻ hơn cạnh tranh đã làm Công ty gặp rất nhiều khó khăn trong sản xuất và kinh doanh. Đứng trước tình hình này giám đốc Mạnh kêu gọi toàn bộ cán bộ công nhân viên Công ty đoàn kết để vượt qua khó khăn. Toàn bộ cán bộ công nhân viên đều nhất trí giảm 20% lương để giúp Công ty vượt qua khó khăn. Đến đầu năm nay, tình hình kinh doanh của Công ty có nhiều khả quan hơn, Công ty nhận được nhiều hợp đồng lớn đòi hỏi BÀI TẬP TÌNH HUỐNG (TT) kỹ thuật cao do đó cần thợ giỏi để hoàn thành các hợp đồng này. Để giữ được lao động giỏi Ông Mạnh có 2 cách giải quyết. Cách 1: Tăng lương 20% cho tất cả cán bộ công nhân viên (không phân biệt trình độ, hay thâm niên) Cách 2: Tăng lương 20% cho các thợ giỏi, còn tăng 15% cho các thành phần còn lại. Tình huống: 1. Nếu bạn là Ông Mạnh bạn chọn theo cách nào? Vì sao? 2. Nếu bạn là giám đốc Công ty bạn chọn theo cách nào? Vì sao?