Bài giảng Quan hệ công chúng - Bài 3: Thông cáo báo chí - Đinh Tiên Minh

9/16/2009 1 Bài 3 Thông cáo báo chí www.dinhtienminh.net Th.S Đinh Tiên Minh Trường ĐHKT TPHCM Khoa Thương Mại – Du Lịch – Marketing NỘI DUNG 1. Vai trò của Thông Cáo Báo Chí 2. Tác hại của Thông Cáo Báo Chí 3. Ai thường xuyên tiếp xúc với TCBC 4. Mục đích TCBC, sử dụng khi nào. 5. Viết Thông cáo báo chí 6. Nội dung cơ bản 7. Một số lời khuyên 8. Chuẩn bị thông tin 9. Bài tập 9/16/20092 9/16/2009 2 Là cầu nối giữa doanh nghiệp với báo chí và công chúng. Là “tiếng nói” chính thức của doanh nghiệp. Doanh Nghiệp Thông cáo báo chí - Báo chí - Công chúng 9/16/2009 3 1. VAI TRÒ Một số trường hợp sai:  Sai về giá sản phẩm.  Sai về ngày khuyến mãi.  Sai về chỉ số:  chứng khoán.  Khoa học: y tế, giáo dục, tài trợ  Sai về đường lối/ chỉ đạo chung của doanh nghiệp. 9/16/2009 4 2. TÁC HẠI 9/16/2009 3 Tác hại:  Thiệt hại cho công ty.  Phá vỡ mối quan hệ.  Khách hàng khiếu kiện về sản phẩm.  Phá sản công ty là chuyện có thể xảy ra. 9/16/2009 5 2. TÁC HẠI (tt)  PR agency.  PR trong các doanh nghiệp.  Những phát ngôn viên của các cơ quan tổ chức chính phủ/ phi chính phủ. 9/16/2009 6 3. AI THƯỜNG XUYÊN TIẾP XÚC TCBC 9/16/2009 4  Cơ quan thông tấn báo chí:  Phóng viên;  Trưởng trang;  Biên tập viên;  Thư ký tòa soạn;  Phó tổng biên tập;  Tổng biên tập. 9/16/2009 7 3. AI THƯỜNG XUYÊN TIẾP XÚC TCBC Mục đích:  Cung cấp thông tin cho báo chí.  Giải đáp câu hỏi của dư luận.  Hỗ trợ phóng viên tìm hiểu về sản phẩm của công ty. Một cách quảng bá hình ảnh công ty. Mục đích cao nhất là được đăng tin tốt. 9/16/2009 8 4. MỤC ĐÍCH CỦA TCBC 9/16/2009 5 Các tình huống có thể sử dụng:  Giới thiệu sản phẩm mới;  Giới thiệu chương trình khuyến mãi;  Giới thiệu dự án đầu tư mới;  Công bố dự án tài trợ;  Động thổ/ khánh thành/ tham quan nhà máy; 9/16/2009 9 4. TCBC SỬ DỤNG KHI NÀO Các tình huống có thể sử dụng:  Công bố dự án hợp tác;  Công bố kết quả khảo sát/ nghiên cứu/ giải thưởng/ kết quả kinh doanh;  Giới thiệu Tổng giám đốc mới;  Phát ngôn về vấn đề liên quan 9/16/2009 10 4. TCBC SỬ DỤNG KHI NÀO (tt) 9/16/2009 6 Người viết TCBC phải:  Hiểu về báo chí tổng quan;  Hiểu rõ ngành mình đang công tác;  Biết kết nối sự kiện được thông báo với “hot news” của ngành;  Hiểu đặc thù của những báo được nhận thông cáo báo chí (thậm chí là người nhận);  Hiểu rõ mục đích thông tin của TCBC; 9/16/2009 11 4. YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI VIẾT Thông cáo báo chí:  Thường được gọi là Press Release hay News Release;  Thông cáo báo chí phải trả lời được toàn bộ thông tin cần thiết qua 5 câu hỏi W và 1câu hỏi H;  Có trích dẫn của người có trách nhiệm cao nhất trong phạm vi thông tin; 9/16/2009 12 5. VIẾT TCBC 9/16/2009 7 1. Mục đích thông cáo 2. Thông tin liên hệ 3. Tít chính – Tít phụ 4. Địa điểm, ngày tháng năm 5. Lời dẫn – đoạn 1 6. Thân bài – đoạn 2/3/4 7. Thông tin về công ty 9/16/2009 13 6. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC 6.1 Mục đích thông cáo:  Thông cáo khẩn????;  Giá trị đến ngày xxxx;  Dòng chữ này được đặt ở góc cao bên trái của TCBC;  Nếu dùng giấy letter head thì cho nằm ngay dưới tên và logo của công ty; 9/16/2009 14 6. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC (tt) 9/16/2009 8 6.2 Thông tin liên hệ:  Quan trọng và đòi hỏi phải chính xác;  Nên là người có nhiều thông tin nhất và có quyền trả lời báo chí;  Nằm dưới phần mục đích 2 dòng;  Cần đủ thông tin: Họ tên, chức vụ, Tel, Mobile phone/ Fax/ Email  Cả người của agency (nếu có) 9/16/2009 15 6. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC (tt) 6.3 Tít chính – Tít phụ:  Tít chính:  Cỡ chữ to, đậm;  Giật tít phải thật ấn tượng – mạnh;  Gây chú ý và có tính khái quát cao, ngắn gọn,  Thể hiện được thông điệp của công ty;  Nằm dưới phần liên hệ 2 dòng; 9/16/2009 16 6. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC (tt) 9/16/2009 9 6.3 Tít chính – Tít phụ (tt):  Tít phụ:  Cỡ chữ nhỏ hơn tít chính, đậm, nghiên;  Nằm dưới phần tít chính;  Thể hiện những thông điệp phụ (nếu có);  Sử dụng khi có nhiều thông tin, phức tạp và cần được làm rõ; 9/16/2009 17 6. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC (tt) 6.4 Địa điểm – thời gian:  Thể hiện phạm vi và thời gian thông tin  Thường nằm ở đoạn đầu:  Việt Nam, ngày 17 tháng 06 năm 2008 – Công ty.  Hà Nội, ngày 17 tháng 06 năm 2008 – Công ty;  Châu Á Thái Bình Dương, ngày 17 tháng 06 năm 2008 – Công ty; 9/16/2009 18 6. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC (tt) 9/16/2009 10 6.5 Lời dẫn (đoạn 1):  Nên viết như một tin hoàn chỉnh cho các media có thể sử dụng được ngay;  Ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề;  Thu hút sự chú ý của media;  Thể hiện các mục đích chính qua 5W1H;  Đây là đoạn chốt yếu có thể đứng độc lập; 9/16/2009 19 6. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC (tt) 6.6 Thân bài (đoạn 2/3/4):  Bắt đầu bằng câu chuyển đoạn;  Cung cấp thêm chi tiết hay thông tin phụ, thông tin phong phú hơn ngoài các thông tin cốt yếu đã đưa tại lời dẫn/đoạn 1;  Trích dẫn: người có quyền thông tin cao nhất/người phát ngôn trong phạm vi được giao;  Trích dẫn phải cụ thể, hướng tới nội dụng đoạn 1 9/16/2009 20 6. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC (tt) 9/16/2009 11 6.7 Thông tin công ty:  Thể hiện thông tin về công ty, ngành, nghề, doanh số, nhân viên  Thống nhất cho tất cả TCBC của chính công ty;  Được cập nhật số liệu hằng năm hoặc khi có thay đổi; 9/16/2009 21 6. NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TCBC (tt) Cách trình bày bố cục TCBC:  Giấy A 4;  Nên dùng giấy letter head;  Cách dòng 1.5 hoặc 2;  Lề trái và phải ít nhất là 1 inch;  Tít phải được viết đậm;  Tít chính viết hoa toàn bộ chữ cái đầu tiên;  Tít phụ viết đậm và nghiên; 9/16/2009 22 6. CÁCH TRÌNH BÀY 9/16/2009 12 Cách trình bày bố cục TCBC (tt):  Độ dài: 1 mặt giấy A4 là lý tưởng, tối đa 2 mặt, tất nhiên có trường hợp đặc biệt;  Cuối trang nếu còn tiếp thì nên dùng chữ more (còn tiếp);  Các trang nên được đánh số;  Cuối bảng thông cáo báo chí nên dùng dấu hiệu ####.  Ngoài ra, có thể thể hiện bản chất thông tin, vấn đề bản quyền, trách nhiệm thông tin, điều luật điều chỉnh 9/16/2009 23 6. CÁCH TRÌNH BÀY (tt) Không nên ngồi chờ đăng tin mà phải theo dõi; Thăm dò về tính hữu dụng của thông cáo đối báo chí; Nắm bắt được đề tài báo cần; Hãy nghiêm túc, thận trọng và đặt mọi niềm tin vào thông cáo báo chí của mình. 9/16/2009 24 7. MỘT SỐ LỜI KHUYÊN 9/16/2009 13 Tìm hiểu thông tin từ các bộ phần chuyên trách – luồng thông tin; Xác định cốt lõi câu chuyện – định vị được hồn của của thông cáo; Nắm bắt tính thời sự để nêu bật được tính chất của thông cáo; Khai thác các thông tin từ các tổ chức và các nguồn có liên quan như internet 9/16/2009 25 8. CHUẨN BỊ THÔNG TIN  Ra mắt sản phẩm mới;  Công bố chương trình khuyến mãi;  Công bố dự án đầu tư;  Công bố dự án tài trợ;  Công bố lễ động thổ;  Thông tin về khánh thành  Thông tin về nhà máy mới  Công bố dự án hợp tác;  Công bố kết quả: khảo sát/nghiên cứu/giải thưởng/ kết quả kinh doanh;  Giới thiệu tổng giám đốc mới;  Phát ngôn về vấn đề liên quan – crisis 9/16/2009 26 9. BÀI TẬP 9/16/2009 14 www.dinhtienminh.net