Bài giảng Quản lý đại cương - Phần 4: Chức năng tổ chức trong quản trị

nhỏ hơn để điều hành hoạt động Quyết định ai sẽ làm việc đó và tổ chức thực hiện như thế nào? Định hướng, động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng được hoàn thành như trong kế hoạch Lập kế hoạch Tổ chức Điều phối Kiểm tra KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC NỘI DUNG TRÌNH BÀY Khái niệm về công tác tổ chức Nội dung của công tác tổ chức Tổ chức cơ cấu Một số loại cơ cấu tổ chức cơ bản Tổ chức quá trình Quyền lực và sự phân tán - tập trung quyền lực Tổ chức nhân sự Những vấn đề về xây dựng tổ chức KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC  Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.  Tổ chức được hình thành khi hai hay nhiều người cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA TỔ CHỨC  Kết hợp các nỗ lực Công việc phức tạp có thể được hoàn thành nếu các thành viên cùng nhau nỗ lực góp sức và trí tuệ để giải quyết  Có mục đích chung Mục tiêu chung sẽ đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp lại  Phân công lao động Phân chia có hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành những công việc cụ thể.  Hệ thống thứ bậc quyền lực Quyền lực là quyền điều khiển hành động của những người khác. Sự phối hợp nỗ lực của các thành viên sẽ trở nên rất khó khăn nếu không có hệ thống thứ bậc rõ ràng. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC KHÁI NIỆM VỀ CT TỔ CHỨC “Công tác tổ chức là liên kết các bộ phận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các chiến lược sách lược, các kết hoạch đã đề ra” “Công tác tổ chức là công việc liên quan đến các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong tổ chức bao gồm các khâu (các bộ phận chức năng) và các cấp” •Hàng dọc để đảm nhận hoạt động cần thiết •Xác lập mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn giữa các bộ phận KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC MỤC ĐÍCH CỦA CT TỔ CHỨC  Lập ra một hệ thống chính thức gồm có những vai trò và nhiệm vụ mà mỗi con người phải thực hiện sao cho họ có thể cộng tác một cách tốt nhất với nhau qua quá trình thực hiện các mục tiêu tổ chức Phân chia công việc chung tổng thể thành các việc cụ thể Giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho cá nhân và bộ phận thực hiện Thu gộp các công việc thành các nhóm công việc . Thành lập mối quan hệ giữa cá nhân, nhóm và các phòng ban Thiết lập sự phân quyền chính thức Phân bổ và sử dụng nguồn lực tổ chức KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC MỤC TIÊU CỦA CT TỔ CHỨC Tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC NGUYÊN TẮC CỦA CT TỔ CHỨC Nguyên tắc Thống nhất chỉ huy: Nguyên tắc Gắn với mục tiêu Nguyên tắc Hiệu quả Nguyên tắc Cân đối Nguyên tắc Linh hoạt KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC NỘI DUNG CỦA CT TỔ CHỨC Chức năng Tổ chức có ba nội dung chính: Tổ chức cơ cấu: xây dựng cấu trúc hoặc cơ cấu bộ máy quản lý • Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau • Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận Tổ chức quá trình: là thiết kế quá trình quản lý, làm cho cơ cấu quản lý đã được xây dựng có thể vận hành được trong thực tế thông qua việc xây dựng các nội quy, quy chế trong hợp tác nội bộ Tạo mối liên hệ giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp Tổ chức nhân sự KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị, trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ rõ ràng, nhằm tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Tổ cơ cấu phải thực hiện: Phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận khác nhau Xác định nhiệm vụ cho từng bộ phận KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC MỤC ĐÍCH CỦA CCTC Xác định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi thành viên Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể Làm cho nhân viên hiểu được những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của mỗi công việc Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ta quyết định và giải quyết các vấn đề về tổ chức KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC MỘT SỐ HÌNH THỨC CẤU TRÚC CƠ BẢN Cơ cấu theo trực tuyến Cơ cấu theo chức năng Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng Cơ cấu theo kiểu dự án Cơ cấu theo ma trận KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN  Nguyên tắc: Bộ máy quản lý được xây dựng sao cho các tuyến quyền lực trong doanh nghiệp là đường thẳng. Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên duy nhất Quản lý 1 Quản lý 2.2 Quản lý 2.3Quản lý 2.1 Quản lý 3.2 Quản lý 3.3Quản lý 3.1 KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN Ưu điểm Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh  dễ dàng quy trách nhiệm cho các cấp  Nhược điểm Tập trung gắng nặng vào quản lý cấp cao, đòi hỏi họ phải có những hiểu biết sâu sắc về nhiều lĩnh vực và chuyên môn khác nhau. Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên thì các bộ phận trực thuộc cũng tăng lên dẫn đến việc khó kiểm soát. Ứng dụng: Kiểu này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản, số lượng sản phẩm ít KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG  Nguyên tắc: để giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý, người ta tổ chức ra các bộ phận chức năng (phòng ban chức năng). Các bộ phận này sẽ trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc phạm vi chức năng của mình. TỔNG GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT TÀI CHÍNHMARKETING CỄNG TY B CỄNG TY CCỄNG TY A KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG  Ưu điểm  Phản ánh hợp lý các chức năng nhiệm vụ  tuân theo nguyên tắc chuyên môn hoá ngành nghề, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từng chức năng Tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo  Tạo ra được các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất  Nhược điểm  Các cấp dưới nhận nhiều mệnh lệnh từ cấp trên  không có sự thống nhất về các quyết định  Các bộ phận chức năng có thể đùn đẩy trách nhiệm cho nhau  có sai lầm xảy ra thì khó quy trách nhiệm cho ai  Ứng dụng:  Cho các doanh nghiệp có tính đặc thù cao, khi các hoạt động giữa các bộ phận tương đối độc lập với nhau như ngân hàng, bảo hiểm, du lịch KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CƠ CẤU TRỰC TUYẾN- CHỨC NĂNG  Nguyên tắc  là kiểu cơ cấu trong đó có nhiều cấp quản lý và các bộ phận nghiệp vụ giúp việc cho các thủ trưởng cấp trung và cao.  Quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp người quản lý ra các quyết định đúng đắn còn có các bộ phận chức năng giúp việc trong các lĩnh vực chuyên môn.  CÁc đơn vị này không ra quyết định trực tiếp mà tham mưu cho người quản lý cấp cao trong việc chuẩn bị ban hành và thực hiện các quy định thuộc phạm vi chuyên môn của mình QUẢN LÝ 1 CHỨC NĂNG 2 CHỨC NĂNG 3CHỨC NĂNG 1 QUẢN LÝ 2.2 QUẢN LÝ 2.3QUẢN LÝ 2.1 KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG Ưu điểm Đạt được sự thống nhất trong mệnh lệnh Giảm bớt gánh nặng cho người quản lý Quy định rõ trách nhiệm cho người thực hiện  Nhược điểm Nhiều tranh luận xảy ra Hạn chế một phần chuyên môn Xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng Ứng dụng: Phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CƠ CẤU THEO DỰ ÁN (MỤC TIÊU)  Nguyên tắc Với một số doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có nhiều loại sản phẩm giống nhau và mỗi sản phẩm có giá trị rất lớn và thực hiện ở nhiều địa điểm khác nhau thì bộ máy quản lý tổ chức theo kiểu dự án. Trong mỗi dự án, tuỳ theo quy mô có thể lựa chọn cơ cấu theo kiểu trực tuyến chức năng QUẢN LÝ 1 DỰ ÁN 2 DỰ ÁN 3DỰ ÁN 1 KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CƠ CẤU THEO KIỂU DỰ ÁN Ưu điểm Linh hoạt trong điều động nhân sự Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức Phát huy vai trò ra quyết định, thông tin và giao tiếp  Nhược điểm Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức Có khả năng có sự không thống nhất về mệnh lệnh theo chiều dọc và chiều ngang Ứng dụng Phù hợp với những tổng công ty lớn được thành lập theo quyết định 90-91/CP KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CƠ CẤU THEO MA TRẬN  Nguyên tắc  Các cấp quản lý phía dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc từ trên xuống, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang.  Các bộ phận chức năng được thiết kế để giúp người quản lý cấp cao trong các công việc thuộc chức năng đó ở quy mô toàn doanh nghiệp lớn  Các bộ phận trực thuộc được tổ chức tương đối độc lập, trong mỗi bộ phận này thì cũng chỉ có các đơn vị chức năng những chỉ ở phạm vi của bộ phận đó, tuỳ theo quy mô mà tổ chức theo kiểu trực tuyến hay chức năng QUẢN LÝ 1 CN 2 CN 3CN 1 BỘ PHẬN 1 BỘ PHẬN 2 BỘ PHẬN 3 KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC THÔNG TIN TRONG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Một sơ đồ tổ chức cung cấp 4 loại thông tin như sau NhiÖm vô: c¬ cÊu tæ chøc cho thÊy sù ph©n chia nhiÖm vô trong mét tæ chøc nµo ®ã. C¸c bé phËn: mçi « trong mét l­îc ®å tæ chøc cã tr¸ch nhiÖm ®¶m ®­¬ng, hoµn thµnh mét phÇn ho¹t ®éng, c«ng viÖc chung cña toµn bé tæ chøc. C¸c cÊp qu¶n lý:  l­îc ®å qu¶n lý còng chØ râ thø bËc qu¶n lý tõ cao nhÊt ®Õn thÊp nhÊt. C¸c tuyÕn quyÒn h¹n: c¸c ®­êng th¼ng ®øng trong c¬ cÊu tæ chøc cho thÊy quyÒn h¹n cña mét vÞ trÝ qu¶n lý ®èi víi vÞ trÝ kh¸c trong toµn bé tæ chøc. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG CCTC  Quỏ trỡnh xõy dựng cơ cấu tổ chức Xỏc định rừ nhiệm vụ chiến lược và cỏc chức năng then chốt Nghiờn cứu mối quan hệ giữa cỏc hoạt động mang tớnh thường lệ và cỏc hoạt động mang tớnh chiến lược Xỏc định những hoạt đọng quan trọng cần thiết phải thực hiện để đạt được mục đớch, kết quả mong muốn Nhúm cỏc hoạt động cú cựng tớnh chất hoặc cựng chức năng hỡnh thành nờn nhúm của doanh nghiệp Chọn lónh đạo cho mỗi nhúm KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CĂN CỨ HÌNH THÀNH CÁC BỘ PHẬN Số lượng nhân viên Thời gian làm việc Chức năng nhiệm vụ Lãnh thổ, địa lý Sản phẩm Quy trình sản xuất, thiết bị SX Khách hàng KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC YÊU CẦU CỦA CCTC  Khi thực hiện xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý cần đảm bảo các yêu cầu có tính nguyên tắc sau đây: Tính tối ưu của hệ thống: đòi hỏi sự phân chia các bộ phận trong doanh nghiệp phải đạt được sự tối ưu. Nếu chia ra qua nhiều bộ phận thì bộ máy quản lý sẽ cồng kềnh, còn nếu quá ít thì quy mô các bộ phận sẽ quá lớn làm cho các nhà quản lý trung gian khó kiểm soát công việc. Tính linh hoạt: đòi hỏi thông tin quản lý có thể truyền đi một cách nhanh nhất. Độ tin cậy trong hoạt động: đòi hỏi khi xây dựng cơ cấu quản lý người ta phải xây dựng cơ chế để kiểm soát mỗi bộ phận trong cơ cấu để đảm bảo các hoạt động trong cơ cấu hướng đến mục tiêu chung cũng như thông tin do mỗi bộ phận đưa ra là chính xác. Tính kinh tế: đòi hỏi cơ cấu phải được xây dựng sao cho chi phí về quản lý doanh nghiệp là nhỏ nhất. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ Xây dựng một quá trình phối hợp các hành động giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức để đạt được mục tiêu Mục đích: xây dựng cơ cấu quyền lực trong doanh nghiệp.  Phân chia quyền lực và quy trình thực hiện công việc Với cơ cấu đã xây dựng ra thì ai là người ra quyết định cho ai? Giữa các bộ phận có ràng buộc như thế nào? KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ  Quyền hạn là gì?  Là quyền hành động hay đưa ra một quyết định. Ví dụ: hội đồng quản trị quyết định phát hành cổ phiếu mới  Là chất keo của cơ cấu tổ chức và nó có tác dụng gắn kết các hoạt động của doanh nghiệp.  Quyền hạn trong tổ chức bao gồm trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm  khi thực thi quyền hạn, các nhà quản trị nhận trách nhiệm để hành động và chịu trách nhiệm về sự phân công hay thất bại do hành động đó mang lại  Trách nhiệm  Nghĩa vụ phải hoàn thành những nhiệm vụ được giao của nhà quản trị hay nhân viên  Sự chịu trách nhiệm  Là việc người thừa hành kỳ vọng sẽ nhận được công lao hay sự khiển trách do kết quả thực hiện nhiệm vụ mang lại. Còn các nhà quản lý thì chờ đợi người thừa hành báo cáo kết quả công việc của họ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ Khi xác định cơ cấu quyền lực cho doanh nghiệp thì có hai xu hướng Phân quyền Tập quyền KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC PHÂN QUYỀN VÀ TẬP QUYỀN  Phân quyền  là xu hướng phân chia các quyền ra quyết định trong quản lý. Nó xảy ra khi người quản lý cấp cao cho phép người quản lý cấp trung gian có thể đưa ra một số quyết định  Tập quyền  là xu hướng người quản lý cấp cao muốn tổ chức đi theo một đường lối thống nhất tránh suy nghĩ và quyết định phân tán trong tổ chức (tập trung – chuyên quyền)  Quyền lực tập trung vào một hoặc một số người quản lý chủ chốt KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC PHÂN QUYỀN VÀ TẬP QUYỀN  Không có sự phân quyền tuyệt đối vì nếu người quản lý giao phó hết quyền lực của mình thì cương vị quản lý của họ sẽ mất đi, vị trí bị loại bỏ và không có cơ cấu tổ chức Mặc dù tồn tại hai xu hướng tuy nhiên phân quyền trong quá trình quản lý có ý nghĩa hơn Không ai có khả năng làm được hết tất cả các việc do không đủ nguồn lực như sức khoẻ, thời gian và trình độ Ngoài ý nghĩa công cụ quản lý nó còn phản ánh đường lối về tổ chức, phản ánh chính sách sử dụng lao động và đào tạo người quản lý kế cận cho DN Sự phân quyền đem lại nhiều hiệu quả khác như phát huy sự chủ động, nhiệt tình và sáng tạo của cấp dưới KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC UỶ QUYỀN (GIAO PHÓ QUYỀN LỰC)  Uỷ quyền: là quỏ trỡnh cỏc nhà quản trị giao quyền hành động và ra quyết định trong những phạm vi nào đú cho cấp dưới  Mục đích:  Sự uỷ quyền là làm cho cơ cấu tổ chức quản lý có thể vận hành được trên thực tế. Một mặt nó là công cụ quản lý đắc lực, đồng thời nó cũng thể hiện trình độ quản lý. Thông qua sự uỷ quyền thì các mục tiêu của tổ chức được thực hiện nhanh hơn với chất lượng tốt hơn  Quá trình uỷ quyền thường diễn ra theo các bước sau đây: Xác định mục tiêu cần đạt được. Chọn người uỷ quyền: giao nhiệm vụ, quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ. Yêu cầu người được uỷ quyền sẽ cam kết hoàn thành công việc, đảm bảo mối liên hệ giữa công việc đó với công việc khác. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC UỶ QUYỀN (GIAO PHÓ QUYỀN LỰC)  Nguyên tắc uỷ quyền:  Uỷ quyền theo nguyên tắc bậc thang: đòi hỏi càng xuống cấp quản lý càng thấp thì sự uỷ quyền càng phải cụ thể và chi tiết.  Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: cấp trên không được trốn tránh trách nhiệm bằng cách uỷ quyền cho cấp dưới và ngược lại, khi đã nhận được sự uỷ quyền thì cấp dưới phải dám ra quyết định và chịu trách nhiệm chứ không được đẩy lại cho cấp trên  Giao quyền theo kết quả mong muốn: bản thân sự uỷ quyền chỉ là một công cụ quản lý, nó không thể thay cho toàn bộ quá trình quản lý. Sự uỷ quyền trước hết và chủ yếu là thực hiện các mục tiêu cho doanh nghiệp.  Uỷ quyền xỏc định theo chức năng: những người được uỷ quyền phải có đủ khả năng thực hiện sự uỷ quyền theo đúng chức năng chuyên môn. Vì vậy muốn uỷ quyền có hiệu quả thì việc trước tiên là việc chọn đúng người để giao nhiệm vụ cho phù hợp với công việc.  Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và nhiệm vụ. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC CHÚ Ý KHI THỰC HIỆN SỰ UỶ QUYỀN  Ủy quyền bằng văn bản  để cấp dưới hiểu rõ những nhiệm vụ mà mình cần thực hiện, những quyền hạn mà mình có thể sử dụng và văn bản uỷ quyền sẽ là cơ sở pháp lý để xác định trách nhiệm trong sự uỷ quyền.  Tin tưởng vào cấp dưới và tạo điều kiện để cấp dưới có thể suy nghĩ và hành động theo ý kiến riêng của mình.  Chấp nhận thất bại: coi đó là chi phí đào tạo cấp dưới.  Sẵn sàng chia sẻ: sẵn sàng giao quyền cho người được ủy quyền  Cần thiết lập hệ thống kiểm tra để đánh giá hiệu quả của sự uỷ quyền. Không có sự uỷ quyền vĩnh viễn. Nếu sự uỷ quyền không có hiệu quả thì cấp trên phải thu hồi ngay quyền lực đã giao. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC TẦM HẠN QUẢN TRỊ  Tầm hạn quản trị là số người thừa hành mà một người quản lý cú thể theo dừi và quản lý một cỏch cú hiệu quả  tầm kiểm soỏt  Theo cỏc nghiờn cứu, người ta thường cho rằng tầm quản trị nhỏ hơn 6 là hợp lý. Tuy nhiờn tuỳ thuộc vào cấp độ quản lý của người quản lý. Phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như  Mức độ đào tạo của nhõn viờn  Sự đồng nhất của cụng việc  Chuẩn hoỏ  Hệ thống thụng tin trong tổ chức  Vai trũ  Quyết định bao nhiờu cấp và bao nhiờu nhà quản lý cần ở một doanh nghiệp  Càng lớp và rộng về tầm quản trị, thỡ càng hiệu quả về thiết kế tổ chức  giảm chi phớ và thời gian  Vd: HP cắt từ 12 lớp xuống 4 lớp, IBM spc từ 6 đến 12 KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC TỔ CHỨC NHÂN SỰ KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC TỔ CHỨC NHÂN SỰ  Khái niệm Nhân lực được xem là tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực của con người. Nhân lực của tổ chức là toàn bộ khả năng lao động mà tổ chức cần và có thể huy động, sử dụng cho việc thực hiện, hoàn thành các nhiệm vụ trước mắt và lâu dài. Quản lý nhân sự là những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp có hiệu quản của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được các mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân.  Chức năng Củng cố và duy trì đầy đủ số lượng & chất lượng người lao động phục vụ đòi hỏi và mục tiêu của DN Tìm kiếm và phát triển các hình thức, phương phát tốt nhất để mọi nhân viên có thể đóng góp tốt đa cho DN Tạo cơ hội để cá nhân phát triển và tự khẳng định KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC BẢN CHẤT & Ý NGHĨA CHỨC NĂNG QLNS  Là quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp mà doanh nghiệp đã xây dựng được thông qua hàng loạt các hoạt động như tuyển chọn, đào tạo, sắp xếp, sử dụng, đánh giá, đề bạt các cá nhân trong từng vị trí của cơ cấu tổ chức quản lý.  í nghĩa: là một khâu của quá trình quản lý mà nếu không thực hiện tốt thì cơ cấu tổ chức quản lý sẽ khó có thể thực hiện được.  Ngoài ra việc thực hiện tốt chức năng định biên sẽ làm tiền đề cho việc sử dụng có hiệu quả cán bộ quản lý ở các cấp và thực hiện các chức năng về lãnh đạo hay phối hợp sau này. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC NỘI DUNG CỦA QLNS  Chuẩn bị và tiếp nhận nhân lực  Phân tích và thiết kế công việc  Lập kế hoạch nhân lực  Tuyển dụng  Tổ chức và sử dụng có hiệu quả nhân lực  Phân công, tổ chức quản lý, trả công lao động, cải thiện đk lao động;đánh giá, có hình thức khen thưởng, kỷ luật  Phát triển nhân lực  Đạo tạo – tái đào tạo; thay đổi vị trí, chức vụ làm việc  Các hoạt động khác  Cung cấp thông tin; công đoàn và giải quyết tranh chấp; phúc lợi và chia lợi nhuận KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC LỰA CHỌN CÁN BỘ QUẢN LÝ  Xác định yêu cầu vị trí cần chọn  Việc lựa chọn cán bộ quản lý đòi hỏi phải được tiến hành thận trọng và có căn cứ khoa học. Trước tiên cần xác định rõ yêu cầu của vị trí mà doanh nghiệp đang lựa chọn.  Các yêu cầu này có thể biểu hiện bằng các chỉ tiêu:  Trình độ.  Nhận thức.  Kỹ năng.  Quan hệ.  Tuy nhiên cũng không có một quy tắc nào thật cụ thể, thật chi tiết giúp người quản lý cấp cao xác định yêu cầu của vị trí cần lựa chọn trong mọi tình huống, nhưng người ta có thể phân theo một số chỉ tiêu dưới đây:  Tầm cỡ công việc phải tương ứng: nếu công việc được xác định quá hẹp thì người được lựa chọn sẽ cảm thấy nhàm chán và không sử dụng hết tiềm năng của họ và ngược lại.  Mỗi công việc phải có tính thử thách và thu hút toàn bộ thời gian của những người được lựa chọn.  Những công việc phải tạo điều kiện cho người được lựa chọn có khả năng mở rộng công việc nhằm sử dụng sự sáng tạo của họ.  Mỗi công việc phải gắn với từng kỹ năng quản lý cụ thể. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC LỰA CHỌN CÁN BỘ QUẢN LÝ  Nguồn cán bộ quản lý  Muốn cho quá trình quản lý doanh nghiệp được diễn ra liên tục thì người ta cũng phải dự trữ và duy trì nguồn cán bộ có thể sử dụng làm cán bộ quản lý doanh nghiệp  phải xây dựng chiến lược cũng như chính sách về đào tạo cán bộ quản lý.  Có hai nguồn nhân sự có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp:  Nguồn bên trong. • Nguồn bên trong có ý nghĩa quan trọng hơn, một mặt nó đảm bảo cho quá trình quản lý được liên tục, nhưng nó cũng thể hiện tiềm năng quản lý bên trong doanh nghiệp. • Để có thể duy trì tốt nguồn cán bộ quản lý bên trong mỗi doanh nghiệp thì các nhà quản lý sử dụng sơ đồ dự trữ nhân lực, đó là sơ đồ tổ chức ở từng bộ phận của doanh nghiệp, nhưng ở mỗi vị trí quản lý người ta sẽ ghi chú những chỉ tiêu về bản thân cán bộ quản lý đó và chỉ nhìn vào chỉ tiêu này thì người quản lý cấp cao có thể có những quyết định tốt nhất mỗi khi có sự thay đổi về cơ cấu nhân sự.  Nguồn bên ngoài. • Tuyển dụng sinh viên từ các trường. • Tuyển dụng bạn bè, người thân của nhân viên. • Nhân viên cũ của doanh nghiệp. • Nhân viên của đối thủ cạnh tranh. • Người chưa có việc làm hoặc thất nghiệp. • Những người hành nghề tự do. KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ – ĐHBK HN I TKHOA K NH Ế VÀ QUẢ L N Ý – ĐHBK HN QUẢN TRỊ HỌC LỰA CHỌN CÁN BỘ QUẢN LÝ  Một số cá tính để chọn  Để bổ sung kỹ năng quản lý, một số điểm cá tính của các nhà quản lý dưới đây cũng cần thiết đối với cán bộ quản lý:  Ước muốn được làm công việc quản lý. • Đa số các nhà quản lý đều có mong muốn mãnh liệt với công việc quản lý. Họ muốn có ảnh hưởng với người khác, được tác động đến người khác và thu được kết quả thông qua những cố gắng tập thể của cấp dưới. • Chú ý rằng những người muốn làm công việc quản lý là do ham muốn về địa vị, quyền lợi, bổng lộc, mà họ mất đi những động lực căn bản là muốn tạo ra một môi trường thuận lợi để mọi người có thể cộng tác với nhau nhằm thu được kết quả tốt nhất.  Khả năng quan hệ: • Đa số các nhà quản lý thành đạt đều có khả năng quan hệ với nhân viên, khách hàng,... thông qua các buổi trao đổi, thư từ, hoặc các bài phát biểu,...  Tính trung thực: • Người quản lý phải là người có tiếng là trung thực, nó được thể hiện ở những điểm dưới đây:  Luôn trung thành với toàn bộ sự thật.  Mạnh mẽ trong cá tính và quyết đoán.  Cố gắng thông tin đầy đủ cho cấp trên và cấp dướ