Bài giảng Quản lý dự án giáo dục - Đặng Thị Thanh Huyền

ục đích, kết quả rõ ràng, thực hiện trên cơ sở đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu về nguồn lực, thời gian và chất lượngThời gian tồn tại của Dự án luôn xác định.Sản phẩm/dịch vụ của dự án đem lại mang tính khác biệtDự án liên quan đến nhiều bênDự án thường không chắc chắn, có nhiều rủi ro tiềm ẩn.Môi trường tổ chức thực hiện dự án thường phức tạp, năng động.Đặc điểm của Dự án:Người quản lý dự án: tổ chức, điều hành mọi công việc Mối quan hệ giữa các công việc: Các công việc cụ thể được thực hiện giữa một điểm bắt đầu cụ thể và một điểm kết thúc. Thời gian cho công việc sẽ đươc hoàn thành luôn hữu hạn (chẳng hạn như 3 giờ, 3 ngày hoặc 3 tháng) Mối quan hệ giữa thời gian và công việc Nguồn lực (con người, thiết bị, phương tiện, vật tư.) để hoàn thành công việc Ngân sách (các chi phí liên quan với con người, thiết bị, phương tiện và nguồn cung cấp)Tính phụ thuộc của công việcBên cạnh việc lên công việc bạn cần phải xác định tính phụ thuộc giữa các công việc, chẳng hạn công việc thứ hai không thể bắt đầu nếu như công việc thứ nhất chưa hoàn thành. Hoặc nhiệm vụ thứ 6 thực hiện được 50% thì nhiệm vụ thứ 7 sẽ bắt đầu được tiến hành.Dưới đây là một số ví dụ về tính phụ thuộc:Bạn không thể bắt đầu sử dụng một thiết bị cho đến khi bạn cài đặt nó. Bạn phải chờ cho bê tông trên nền nhà bạn khô trước khi bạn bắt đầu xây dựng trên đó. Bạn không thể bắt đầu cho ra một sản phẩm thuốc mới cho đến khi được Bộ Y Tế phê chuẩn. Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án. Đôi khi về mặt thuật ngữ, chương trình được dùng đồng nghĩa với dự án. Dự án (Project) là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. Nhiệm vụ (Task) là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một tổ chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án.Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng (Xem bảng)Một số dự án ODA giáo dụcDự án phát triển GD Tiểu học (WB)Dự án đào tạo giáo viên tiểu học (WB)Dự án Giáo dục Tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn (WB +)Dự án giáo dục THCS (I+II) (ADB)Dự án đào tạo GV THCS (ADB)Dự án phát triển GD THPT (ADBDự án giáo dục THCS vùng KKN (ADB)Dự án phát triển GV THPT &TCCNDự án nâng cao năng lực đào tạo nghề (I + II) (ADB)Dự án giáo dục Đại học (WBDự án Trường ĐH đẳng cấp quốc tế (ADB)CHƯƠNG TRÌNH MỤC TIÊU QUỐC GIA GD&ĐTGIAI ĐOẠN 2011-2015 Chương trình gồm 4 dự án thành phần như sau:- Dự án 1: Hỗ trợ phổ cập mầm non 5 tuổi, xóa mù chữ và chống tái mù chữ, duy trì kết quả phổ cập giáo dục tiểu học, củng cố và nâng cao chất lượng phổ cập giáo dục trung học cơ sở và hỗ trợ phổ cập giáo dục trung học- Dự án 2: Đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục- Dự án 3: Tăng cường dạy và học ngoại ngữ trong hệ thống giáo dục quốc dân. - Dự án 4: Hỗ trợ giáo dục miền núi, vùng dân tộc thiểu số và vùng có nhiều khó khăn. Quản lý dự án là gì?Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức và quản lý điều phối thời gian, nguồn lực, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.Nhân tố quyết định sự thành công của dự án?Thời gian: gồm thời gian đế hoàn thành từng công việc trong mỗi một giai đoạn.Nguồn lực: gồm các chi phí tài nguyên: nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu để hoàn thành các công việc.Mục đích của các công việc và kế hoạch để hoàn thành chúng.Tính phụ thuộc của công việcBên cạnh việc lên công việc bạn cần phải xác định tính phụ thuộc giữa các công việc, chẳng hạn công việc thứ hai không thể bắt đầu nếu như công việc thứ nhất chưa hoàn thành. Hoặc nhiệm vụ thứ 6 thực hiện được 50% thì nhiệm vụ thứ 7 sẽ bắt đầu được tiến hành.ví dụ về tính phụ thuộc:Kông thể bắt đầu sử dụng một thiết bị cho đến khi cài đặt nó. Phải chờ cho bê tông trên nền nhà khô trước khi bắt đầu xây dựng trên đó. Không thể bắt đầu cho ra một sản phẩm thuốc mới cho đến khi được Bộ Y Tế phê chuẩn. Sắp xếp nguồn lựcNguồn lực không chỉ là con người mà nguồn lực có thể là một phần thiết bị hoặc chi phí, chẳng hạn tiền thuê nhà, một phòng họp mà bạn phải trả phí hàng giờ để sử dụng.Dự án có 3 loại nguồn lực chủ yếu : nguồn lực làm việc, nguồn lực vật chất và nguồn lực về chi phí. Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án Một dự án thành công có các đặc điểm sau : - Hoàn thành trong thời hạn quy định (Within Time)- Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)- Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance)- Sử dụng nguồn lực được giao một cách : Hiệu quả (Effective)   + Hữu hiệu (Efficiency) Những trở lực trong quản lý dự án (Obstacles in Project Management) - Độ phức tạp của dự án - Yêu cầu đặc biệt của khách hàng - Cấu trúc lại tổ chức- Rủi ro trong dự án- Thay đổi công nghệ- Kế hoạch và giá cả cố định  Các chức năng quản lý dự án Chức năng hoạch định Chức năng tổ chứcChức năng chỉ đạo Chức năng kiểm soátChức năng hoạch định Xác định cái gì cần phải làm - Xác định mục tiêu- Định phương hướng chiến lược- Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động. Chức năng tổ chứcQuyết định công việc được tiến hành như thế nàoLà cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch - Làm việc gì ? - Ai làm ?- Phối hợp công việc ra sao ?- Ai báo cáo cho ai ? - Chỗ nào cần ra quyết định ?   Chức năng chỉ đạo - Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên. - Chọn lựa một kênh thông tin hiệu quả.-  Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức. Chức năng kiểm soát Nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục tiêu.             Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai.         Thành phần cơ bản trong quản lý dự án Các bên tham gia trong một dự án Nhà tài trợ (VD: WB, ADB) Giám đốc/BQL dự ánNhà quản lý chức năng (VD: MOET) Khách hàng Nhà cung cấp2. Nêu các bên tham gia quan trọng nhất, phân tích nhiệm vụ các bên trong 1 dự án2. Các bên tham gia QLDANhà tài trợ: ADBGiám đốc dự án:Nhà đầu tư: MOETKhách hàng: Các Sở GD&ĐT, 5 Trường ĐHSP, HVQLGDNhà cung cấp: các công ty xây dựng, thiết bị, tài liệu, SGK...Nhà tài trợ (VD: WB, ADB) - Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công dự án.- Ký kết hoàn thiện các tài liệu kế hoạch và các yêu cầu thay đổi.- Cho phép nhóm QLDA sử dụng nguồn lực, bảo vệ và cố vấn cho BQLDA. Giám đốc/BQL dự án Làm việc với các bên liên quan để khởi tạo dự ánLập kế hoạch, dự thảo ngân sách.Chỉ huy nhóm dự án thực thi kế hoạchGiám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động chínhThường xuyên thông báo cho nhà tài trợ và các liên quan về tình hình thực hiện dự án, đưa ra các yêu cầu và trình bày những thay đổi của DA.Hoàn thành nhiệm vụ được giao Nhà quản lý chức năngKiểm soát và đóng góp nguồn lực cho DACó thể đặt ra những yêu cầu khácKhách hàng Nhận đầu ra của dự ánThanh toán cho đần raXác định nhu cầu đầu ra cho DANhà cung cấp- Cung cấp thiết bị, sản phẩm hay dịch vụ để phục vụ DA dưới dạng hợp đồng để đạt mục tiêu đề ra4. Các giai đoạn quản lý dự án:Các giai đoạn QLDAGiai đoạn 1: Xây dựng ý tưởng hình thành dự ánGiai đoạn 2:Phát triển dự ánGiai đoạn 3: Thực hiện dự ánGiai đoạn 4: Kết thúc dự ánGiám sát, đánh giá/Kiểm soát dự ánCác giai đoạn quản lý dự án:Cách tiếp cận 5 bước1. Mối quan hệ chiến lượcDự án có đáp ứng được lĩnh vực cần ưu tiên không?2. Khái niệm dự án: Điều gì cần đạt được ở dự án?3. Xây dựng chương trình và kế hoạchCác công việc cần thực hiện trong dự án là gì?4. Quản lý và giám sátCác kế hoạch được thực hiện như thế nào?5. Quyết định và chuyển giaoDự án hoàn thành như thế nào?Kết quả đạt được?3. Các giai đoạn quản lý dự án:1. Nhóm các tiến trình khởi động (Initiating processes): Xây dựng ý tưởng hình thành dự ángồm các tiến trình khởi tạo môi trường cho dự án hoặc các giai đoạn của dự án, như: chuẩn bị nhân lực, thiết lập các qua hệ, phương pháp liên lạc, các thủ tục quản lý,2. Nhóm các tiến trình hoạch định (Planning processes):Phát triển dự ángồm các tiến trình định nghĩa các mục tiêu và các kế hoạch hành động (chính, hỗ trợ, và ứng dụng) cho dự án.3. Nhóm các tiến trình thực thi (Excuting processes): Thực hiện dự ángồm các tiến trình liên kết nguồn lực để thực thi các kế hoạch (DO)4. Nhóm các tiến trình điều khiển (Controlling processes): Kiểm soátgồm các tiến trình giám sát, đo lường tiến độ dự án (CHECK) để xác định các hành động điều khiển phù hợp. 5. Nhóm các tiến trình kết thúc (Closing processes): gồm các tiến trình kết thúc cho dự án như chuyển giao kết quả, chấm dứt các hợp đồng và đánh giá tổng kết.Nguyên lý 5W+2H trong quản lý dự án của Barry Boehm “Why is the system being developed?” Mục đích của dự án là gì?2. “What will be done?”: Việc gì thật sự cần thiết phải làm3. “By when?”: Các công việc của dự án cần phải được sắp xếp Khi nào? 4. “Who is responsible for a function?”: Ai chịu trách nhiệm ở mỗi công việcNguyên lý 5W+2H trong quản lý dự án của Barry Boehm5. “Where are they organizationlly located?”: Kết quả của công việc được tiếp nhận ở đâu?6. “How will the job be done technically and manegerially?”: Các công việc được thực hiện bằng yếu tố chuyên môn, tính chất quản lý như thế nào?7. “How much of each resource is needed?”: Mức độ nguồn lực cần thiết để tạo ra kết quả có chất lượng như mong muốn? Quá trình quản lý dự ánCấu trúc một kế hoạch TQMGiai đoạn 1: Xây dựng ý tưởng- Khởi tạo dự ánCâu hỏi cần trả lời: Dự án có đáp ứng được lĩnh vực cần ưu tiên không?Xác định các vấn đề và lĩnh vực cần ưu tiên của tổ chứcSáng kiến, ý tưởng dự án (Tên dự án)Xây dựng kịch bản dự án (Mục tiêu, chỉ tiêu, Định hướng HĐ, nguồn lực)Xác định nhà tài trợXác định các khó khăn/rủi ro gặp phải khi thực hiện ý tưởngBáo cáo dự án khả thi Là tài liệu mang tính chất pháp lý cao dùng để khẳng định sự phê chuẩn chính thức cho người trưởng dự án được quyền sử dụng nguồn lực đã cấp để làm thỏa mãn các yêu cầu đối với dự án. PC nhằm giải quyết một hoặc một số yêu cầu như:Yêu cầu của thị trường về một sản phẩm đặc thù Yêu cầu cải tiến bộ máy của tổ chức hoặc chính phủ Yêu cầu sử dụng ưu thế từ công nghệ mới Nhu cầu từ xã hội Nội dung của BC DAKTtrình bày rõ ràng các nội dung sau: Các yếu điểm của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến: nội dung này là phần phân tích tổng quát để đưa đến mục tiêu của dự án Mục tiêu của dự án: mục tiêu của dự án là để giải quyết tất cả hoặc một phần khuyết điểm (hoặc cơ hội cải tiến) cho tổ chức; mục tiêu của dự án phải liên kết với mục tiêu của tổ chức thông qua chiến lược phát triển của tổ chức. Các yêu cầu đối với dự án: thể hiện các đòi hỏi đối với dự án phát sinh từ mục tiêu của dự án mà dự án phải đáp ứng đầy đủ thì mới được cho là đạt được mục tiêuSơ lược về phương pháp thực hiện dự án để đạt được mục tiêu của dự án: bao gồm cách giải quyết các yêu cầu và trình tự các bước thực hiện (tổng quát) Nội dung của BC DAKT Các giả định và phụ thuộc: rủi ro Các kết quả chuyển giao và các mốc đánh giá . Lợi ích của dự án, và kinh phí cần thiết để thực hiện dự án Giai đoạn 2: Phát triển dự ánLà giai đoạn xem xét cách thức thực hiện dự án một cách cụ thể, tập trung thiết kế và lập kế hoạch thực hiện dự ánCác công việc cụ thể:Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chứcLập kế hoạch tổng thể (BBP)Phân tích, lập bảng kế hoạch chi tiết công việcLập kế hoạch tiến độ thời gianLập kế hoạch ngân sáchLập kế hoạch nguồn lực cần thiếtXin phê chuẩn thực hiệnThiết kế cơ cấu tổ chức dự án. Quản lý nhóm làm việcLựa chọn người tham gia dự án: Đánh giá kỹ năng,Tuyển chọnXây dựng nhóm làm việcPhân loại các nhóm làm việc theo hiệu quả hoạt độngQuy tắc nhómĐánh giá sự khác biệtVí dụBan điều hành (GĐ,PGĐ)BP chuyên gia (ĐT,BD, XDCB, đánh giá)Phòng Chương trình SGKPhòng XDCBPhòng Thiết bịPhòng đối ngoạiPhòng Tài chính- kế toánPhòng Hành chínhLập kế hoạch dự án tổng thể Baseline Project Plan (BBP)Câu hỏi cần trả lời: Điều gì cần đạt được?Xác định mục tiêu của dự ánXác định các hoạt độngXác định yêu cầu tài chính, khách hàng, nhân viên, quy trìnhKhung logic của dự ánKẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN I. Phần giới thiệuII. Phần mô tả giải phápIII. Phần đánh giá khả thiIV. Các kế hoạch quản lý chi tiếtI. Phần giới thiệuGồm các mô tả tổng quát cho dự án: mục tiêu, phương pháp, đánh giá khả thi, các kế hoạch quản lý và các thay đổi quan trọng của BPP kể từ khi nó được lập raII. Phần mô tả giải pháp Nêu 2 hoặc 3 phương án khả thi để đạt mục tiêuNêu giải pháp được chọn (thỏa mãn các yêu cầu nêu trong Project Charter)Đặc tả chi tiết về sản phẩm/ dịch vụ sẽ được tạo ra từ giả phápMô hình (tiếp cận) của dự án để thực hiện giải phápIII. Phần đánh giá khả thiKinh tế – Phân tích lợi ích và chi phí của dự ánKỹ thuật công nghệ – Phân tích khó khăn và rủi ro về kỹ thuật, cách khắc phụcVận hành – Phân tích khả năng áp dụng dự án cho các hoạt động của tổ chứcPháp lý – Phân tích các rủi ro về mặt pháp lý hoặc phát sinh từ các hợp đồngChính trị – Phân tích ảnh hưởng từ các quan điểm chính trị của stakeholdersNguồn lực và thời hạn – Phác thảo thời gian thực hiện trên nguồn lực hiện có.IV. Các kế hoạch quản lý chi tiếtDự án khả thi Kế hoạch thực hiện BPPKế hoạch giám sát, điều khiển việc thực thi BPPKế hoạch kiểm soát thay đổiKế hoạch kết thúc dự ánKế hoạch quản lý phạm viKế hoạch quản lý chi phíđây là những kế hoạch quản lý chi tiết dựa trên các lĩnh vực kiến thức quản lý THiết kế cơ cấu quản lý dự ánLựa chọn dự ánLựa chọn người tham giaXác định đặc điểm dự ánThống nhất ngân sáchPhân tích các bên liên quanPhân tích rủi roThống nhất các lựa chọnQuyết định thời gian hoàn thành dự ánKhung Logic: Ưu điểm Cho phép kiểm tra tính khả thi của một dự án/kế hoạch thông qua việc làm rõ mối liên kết nội tại của kế hoạch đó và khả năng triển khai kế hoạch.Mô tả kế hoạch một cách ngắn gọn và cô đọng do bắt buộc phải sử dụng ngôn từ chặt chẽ.Tạo điều kiện thuận lợi cho các bên liên quan trao đổi thông tin về kế hoạch.Thúc đẩy công tác hoạch định đi theo định hướng mục tiêu và kết quả, chứ không phải theo định hướng hoạt động.Siết chặt mối liên hệ giữa hoạch định ở cấp vĩ mô và hoạch định ở cấp vi mô.Khung Logic: Nhược điểm Việc bám quá chặt vào một Khung Logic có nguy cơ biến Khung đó trở thành một công cụ kém linh hoạt.Khung Logic tuân theo giả định quan hệ nhân-quả, vì thế không xử lý được các quan hệ tương hỗ.Khung Logic không đề cập tới các vấn đề về giới và môi trường, vì vậy các nhà xây dựng kế hoạch có thể bỏ qua vấn đề này.Khung Logic nhấn mạnh đến việc đánh giá tác động hơn là tìm hiểu quá trình thay đổi.Với phương thức tiếp cận mở rộng sự tham gia của các bên liên quan, việc sử dụng Khung Logic có thể dẫn tới việc đặt ra mục tiêu quá cao hoặc bỏ qua các hoạt động có giá trị do đối tượng tham gia đông hoặc do thiếu kinh nghiệm Khung Logic: Nhược điểmKhung Logic nhấn mạnh đến việc đánh giá tác động hơn là tìm hiểu quá trình thay đổi.Với phương thức tiếp cận mở rộng sự tham gia của các bên liên quan, việc sử dụng Khung Logic có thể dẫn tới việc đặt ra mục tiêu quá cao hoặc bỏ qua các hoạt động có giá trị do đối tượng tham gia đông hoặc do thiếu kinh nghiệm Khung Logic chỉ tìm kiếm các chỉ số cho những tác động đã được dự trù trong kế hoạch và bỏ qua các tác động/sự kiện/quy trình bất thường có thể đe dọa đến sự thành công của kế hoạch/dự án. Khung Logic: Ưu điểm Nêu rõ giới hạn của những việc có thể kiểm soát và những điều có thể dự đoán trước nhờ vào việc đưa ra những giả định chủ chốt.Buộc các nhà hoạch định phải thương thảo để đi đến thống nhất ý kiến thông qua việc tìm kiếm cách phát biểu đơn giản cho một số ít hoạt động .Tạo điều kiện quản lý thống nhất các hoạt động khác nhau thông qua các mục tiêu chung.Buộc các bên tham gia phải nêu rõ những ảnh hưởng của việc tiến hành các hoạt động trong kế hoạch đối với nguồn lực, giả định và các rủi ro.Buộc các nhà hoạch định phải nghĩ đến việc giám sát và đánh giá dự án ngay từ bước đầu thiết kế dự án Giai đoạn 3: Thực hiện dự ánLà giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các nguồn lực bao gồm các công việc:xây dựng/thuê văn phòng, cơ sở làm việcLựa chọn công cụ, thiết bị, lắp đặtPhân bổ nguồn lực, thực hiện các hoạt động theo kế hoạchGiám sát đánh giáThực hiện dự ánVới một hệ thống quản lý dự án tốt, có thể trả lời được các câu hỏi như:Những công việc phải thực hiện là gì? Thứ tự các công việc như thế nào? Thời hạn cho các công việc phải được thực hiện như thế nào? Ai sẽ là người hoàn thành các công việc? Chi phí cho từng công việc và cho toàn bộ dự án là bao nhiêu? Nếu một số công việc chưa được hoàn thành so với tiến độ sẽ như thế nào? Đâu là cách tốt nhất để liên lạc đến những người có trách nhiệm trong một dự án? Thực thi và Theo dõi các hoạt độngLập kế hoạch hoạt độngCấu trúc hoạt động/công việc thực thi dự ánCác mối quan hệ phục thuộc trong thực hiện dự ánXây dựng lịch biểu hoạt động dự ánSơ đồ mạng PERT, sơ đồ GanttPhân tầng ưu tiên và nguồn lực cho các sự kiện quan trọngGiám sát, theo dõi các hoạt động của dự ánNhững bài học kinh nghiệm từ thực tiễnLập kế hoạch chi tiếtCấu trúc công việc:Kết quả Hoạt động 1Công việc 1.1Công việc 1.2Hoạt động 2 - Công việc 2.1Công việc 2.2Thời gian, nguồn lựcCác hoạt động của 1 dự án, thứ tự và thời gian thực hiện Dự án Y có 12 hoạt động. Thời gian thực hiện dự án là 19 tuần, mỗi hoạt động có thời gian thực hiện và mối quan hệ với các hoạt động khác theo bảng dưới đâyHãy vẽ sơ đồ biểu thị mối quan hệ giữa các hoạt độngTính thời gian bắt đầu sớm nhất (EST); bắt đầu muộn nhất (LST); hoàn thành sớm nhất (EFT) và hoàn thành muộn nhất của mỗi hoạt độngMối quan hệ giữa các hoạt động của dự án YTTHoạt độngHoạt động kề trướcThời gian thực hiện1A22B23C24DA35EA46FE07GB78HB69ID,E410JC1011KJ,H312LI,G.K4Quản lý bằng mốc sự kiện quan trọngKhông đáp ứng được mốc gần nhất: không lập được kế hoạch để đạt mốc tiếp theoKhông đáp ứng mốc gần nhất- lập kế hoạch để đạt mốc tiếp theoĐáp ứng được mốc gần nhấtLiệt kê các sự kiện cần kiểm traCái gì hoạt động tốtQuá trình nào nên thay đổiSƠ ĐỒ MẠNG PERT "Kỹ thuật theo dõi và đánh giá chương trình (dự án)" (Program Evaluation and Review Technique hay viết tắt là PERT) Giúp các quản lý dự án trả lời các câu hỏi:- Dự án sẽ hoàn thành khi nào?Mỗi hoạt động của DA nên bắt đầu và kết thúc vào thời điểm nào?Những hoạt động nào của DA phải kết thúc đúng thời hạn để tránh toàn bộ dự án chậm tiến độ?Có thể chuyển các nguồn từ các hoạt động không ảnh hưởng đến tiến độ DA sang các HĐ khác cần ưu tiên?Những hoạt động nào cần tập trung theo dõi?SƠ ĐỒ MẠNG PERTMạng PERT là mạng có nút có đánh số, nối với nhau bởi các mũi tên. Mỗi mũi tên chỉ 1 hoạt động của DA. Mỗi nút chỉ thời điểm kết thúc 1 hoạt động hoặc bắt đầu 1 HĐ khácHai hoạt động khác nhau không có cùng nút bắt đầu và kết thúcHoạt động găng: Là hoạt động có độ trễ = 0 (thời điểm kết thúc sớm nhất trùng với thời điểm kết thúc muộn nhất)Sơ đồ mạng PERTXác định thời gian tối thiểu thực hiện dự ánEST: Thời gian bắt đầu sớm nhất của từng hoạt độngEFT: thời gian kết thúc sớm nhấtLST: Thời điểm bát đầu muộn nhấtLFT: Thời điểm kết thúc muộn nhấtEFT = EST + thời gian hoạt độngSơ đồ GANTTHenry Gantt (1861-1919), Henri Fayol (1841-1925): cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát dự án."Phương pháp đường găng" (Critical Path Method, viết tắt là CPM) Giao tiếp, truyền thông, quảng bá dự ánGiao tiếp, truyền thông, quảng bá dự ánLập kế hoạch truyền thông, quảng bá dự ánPhương pháp truyền thông, quảng bá trong quản lý dự ánGiao tiếp với các nhóm dự án và các bên liên quan khácQuản trị xung độtQuản lý rủi roXác định rủi ro, các rủi ro thường gặp trong dự án giáo dụcĐánh giá rủi roTận dụng cơ hội để giảm thiểu rủi ro trong quản lý dự án giáo dụcGiai đoạn 4: Kết thúc dự ánHoàn thành sản phẩm, bàn giao tài liệu, công trình, đánh giá dự án.Các công việc cụ thể:Hoàn chỉnh, hồ sơ lưu trữKiểm tra sổ sách kế toán, bàn giao và báo cáoThanh quyết toánXây dựng hệ thống hướng dẫnGiải phóng văn phòng, thiết bịTrình bày kết quả dự ánLàm thế nào để đo được thành công trong quá trình thực hiệnChất lượngThời gianNguồn lựcGiám sát, Đánh giáGiám sát: Là quá trình xem xét, rà soát một cách có hệ thống, khách quan và liên tục việc thực hiện công việc có đúng với tiến trình đặt ra không, để có căn cứ điều chỉnh kịp thời, đưa ra cách làm tốt nhất.Đánh giá: Là một hoạt động thường xuyên nhằm phân tích và làm rõ sự tương quan giữa các kết quả thực tế đạt được và những mục tiêu đặt ra, xác định vấn đề và những vướng mắc nảy sinh hoặc tiềm ẩn để khuyến nghị các hành động khắc phục hiệu quả hoặc các giải pháp phòng ngừa, tuân thủ quy định.Giám sát, Đánh giá:  Vì sao cần giám sát?Để giúp các cấp quản lý có thông tin để quyết định về:Nguồn tài chính, điều kiện hoạt động có đảm bảo không?Nhân lực có đáp ứng yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ không?Các hoạt động có nhất quán với cac skế hoạch công tác không, vàCó đạt được mục tiêu kế hoạch không, kế hoạch có tiến triển theo hướng đạt các mục tiêu và kết quả mong đợi hay khôngGiám sát, đánh giá dự án Mục đích của giám sát và đánh giá dự ánNhững hoạt động phát triển tạo ra sự khác biệt gì? Dự án có đạt được những kết quả mong đợi không? Làm thế nào để đạt được mục tiêu và mục đích của dự án một cách tốt nhất? Giám sátLà một quá trình liên tụcCần tập trung vào chất lượng hơn là số lượng, Cần tập trung đánhgiá định tính hơn là định lượngKhông chỉ là xác định các vấn đề, yếu kém, quan trọng hơn là tìm ra giải pháp để thay đổiĐánh giáKhông liên tụcTập trung vào các vấn đề cốt lõiCó tổ chức đánh giá độc lậpGiám sát, Đánh giá:  Vì sao cần giám sát?Để giúp các cấp quản lý có thông tin để quyết định về:Nguồn tài chính, điều kiện hoạt động có đảm bảo không?Nhân lực có đáp ứng yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ không?Các hoạt động có nhất quán với cac skế hoạch công tác không, vàCó đạt được mục tiêu kế hoạch không, kế hoạch có tiến triển theo hướng đạt các mục tiêu và kết quả mong đợi hay khôngNhững câu hỏi cần trả lời trong giám sát và đánh giá dự án• Sự phù hợp: Các mục tiêu và mục đích có phù hợp với những vấn đề và nhu cầu đang được giải quyết hay không? • Hiệu suất: Dự án có được triển khai một cách kịp thời và tiết kiệm chi phí không? • Hiệu quả: Dự án/các hoạt động can thiệp đạt được các mục tiêu ở mức độ nào? Những yếu tố thuận lợi và khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai là gì? • Tác động: Dự án mang lại những kết quả gì? Kết quả của một dự án có thể có ảnh hưởng tích cực và tiêu cực, theo dự kiến và ngoài dự kiến.• Tính bền vững: Lợi ích mà dự án mang lại có thể tồn tại lâu dài sau khi dự án/hoạt động can thiệp đó kết thúc không? Các phương pháp giám sátBáo cáo số liệu trong hệ thốngĐi thực địa, kiểm tra điểmBáo cáo độc lập từ bên thứ baGặp gỡ nghe phản ánh, lấy ý kiến cấp dướiKhảo sát ý kiến công chúngBáo cáo của các bên liên quanCác bước lập kế hoạch giám sát và đánh giá1. Xác định xem ai sẽ tham gia vào thiết kế, triển khai, và báo cáo. 2. Làm rõ phạm vi, mục đích, ý định sử dụng, đối tượng, và ngân sách sẽ được dùng cho đánh giá và giám sát.3. Xây dựng câu hỏi để xem bạn muốn biết những gì.4. Các chỉ số. Chỉ số được dùng như một công cụ để đo lường thành quả một cách rõ ràng, giúp đánh giá các kết quả thực hiện, hoặc để phản ánh những thay đổi. Các chỉ số có thể mang tính định lượng và/hoặc định tính. Chỉ số tiến trình là các thông tin về quá trình triển khai một chương trình. 5. Xác định phương pháp thu thập thông tin. Một số ví dụ về các phương pháp: đọc tài liệu, bộ câu hỏi, điều tra, và phỏng vấn. Các bước lập kế hoạch giám sát và đánh giá6. Phân tích và tổng hợp thông tin thu thập được. Dùng những thông tin thu thập được để xem xét các xu hướng mới nảy sinh trong quá trình triển khai dự án (nếu có) 7. Hiểu rõ những phát hiện trong quá trình theo dõi và giám sát, đưa ra phản hồi và các khuyến nghị. Quá trình phân tích số liệu và nghiên cứu các phát hiện trong quá trình theo dõi và giám sát sẽ giúp bạn đưa ra những khuyến nghị nhằm tăng cường hiệu quả công việc cũng như những điều chỉnh trung hạn cần tiến hành. 8. Chia sẻ các phát hiện và nhận xét của bạn với các bên có liên quan và quyết định xem sử dụng các kết quả của quá trình theo dõi và giám sát như thế nào để củng cố các nỗ lực của tổ chức của bạn. Đặc điểm của một đánh giá chất lượng hiệu quảĐạt được mục tiêu đánh giáTổ chức bộ máy tinh gọn, linh hoạtSMARTTìm hiểu các kết quả đánh giá trước đâyCó phương pháp phù hợpĐược tiến hành bởi đội ngũ đánhgiá có năng lực chuyên môn thành thụcCó bộ công cụ phù hợp với nội dung, chuẩn xácĐược sự hỗ trợ bởi các bên liên quanĐược cấp trên và các bên liên quan chấp nhận4. Bạn được yêu cầu chọn một lãnh đạo cho 1 dự án rất quan trọng. Có 4 người trong danh sách ngắn. Những phẩm chất nào bạn muốn có ở người lãnh đạo dự án này?Ai là người quản lý dự án?Người quản lý dự án là người tạo ra tổng thể dự án và cố gắng để dự án được hoàn thành. Là người có thể sử dụng các kĩ năng và phương pháp để thiết lập mức thời gian hợp lí, quản lý nguồn lực t