Bài giảng Quản lý học - Chương 5: Chức năng lập kế hoạch - Nguyễn Quang Huy

14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 1 CHƯƠNG 5 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING) Lập kế hoạch Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn phương thức để thực hiện các mục tiêu đó. Lập kế hoạch là việc định ra những công việc dự định làm trong thời gian nhất định với cách thức, trình tự và thời hạn tiến hành. Lập kế hoạch liên quan tới việc phân tích các thông tin quá khứ, hiện tại và dự báo tương lai của tổ chức và môi trường. 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 2  VD: Lập kế hoạch SX trong tháng của 1 doanh nghiệp  Đó là việc xác định những công việc phải làm trong tháng  Liên quan đến việc phân tích năng lực sản xuất hiện có, đơn đặt hàng hiện có  Liên quan đến dự báo khi đặt ra mục tiêu về số lượng, chất lượng, mẫu mã SP, dự báo về đơn hàng trong tháng, CHƯƠNG 5 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING)  Bạn thử hình dung một bộ phận sản xuất gồm 20 công nhân hoạt động không có kế hoạch?  Các công việc được tiến hành không khoa học, không có trình tự  Có những thời điểm công nhân bị quá tải công việc, có thời điểm công nhân không có việc để làm  Đang sản xuất phát sinh thiếu vật tư, thiếu vốn  Khó phối hợp công việc giữa các nhóm công nhân  Nhà quản lý khó điều hành hoạt động  Công việc trở lên lộn xộn khi có những biến động (đơn hàng tăng lên, làm thêm 1 dự án mới, công nhân xin nghỉ ốm,)  Khó kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 3 Vai trò của lập kế hoạch 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 4 Vai trò của lập kế hoạch  Vai trò định hướng của lập kế hoạch trong quản lý thông qua mục tiêu  Kế hoạch sản xuất tháng/quý/năm => Định hướng cho bộ phận sản xuất trong từng giai đoạn tháng/quý/năm  Chiến lược sản xuất => Định hướng trong dài hạn cho bộ phận sản xuất. 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 5  Vai trò phối hợp các hoạt động, tạo khả năng điều hành tác nghiệp của nhà quản lý  Liệt kê các công việc, các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu  Sắp xếp một cách khoa học các công việc, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện mục tiêu => tránh sự manh mún, lãng phí, kém hiệu quả  Là căn cứ cho việc điều hành tác nghiệp (Ai, phải làm gì, thời gian nào) Vai trò của lập kế hoạch 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 6 Vai trò của lập kế hoạch  Lập kế hoạch giúp tổ chức đối phó một cách hiệu quả với những thay đổi trong tổ chức và ngoài môi trường  Các hoạt động trong tổ chức và đảm bảo tính hướng đích khi thực hiện các mục tiêu theo kế hoạch  Có thể điều chỉnh kế hoạch khi có những thay đổi từ bên trong và bên ngoài tổ chức  VD: Đơn đặt hàng tăng lên: căn cứ trên kế hoạch=> điều chỉnh nguồn lực thực hiện (Máy móc, thiết bị, nhân công, vốn,..)  VD: Nhân viên xin nghỉ việc đột xuất=>điều chỉnh tăng ca, tuyển thêm LĐ thời vụ, 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 7  Lập kế hoạch là căn cứ cho hoạt động kiểm tra  Kiểm tra tiến độ thực hiện  Kiểm tra nguồn lực thực hiện  Kiểm tra việc thực hiện của nhân viên Vai trò của lập kế hoạch 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 8  Kết quả của việc lập kế hoạch là bản kế hoạch. Bản kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một tổ chức hoặc một hệ thống nhất định CHƯƠNG 5 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING) Câu hỏi thuyết trình nhóm  Nêu tên 1 tổ chức mà bạn quan tâm?  Hãy nêu tên 1 kế hoạch mà bạn quan tâm? (kế hoạch của tổ chức đó hoặc 1 phân hệ, 1 bộ phận của tổ chức đó)  Hãy xác định những nội dung cốt yếu của kế hoạch đó: các mục tiêu (cụ thể hoá thông qua chỉ tiêu); cách thức để thực hiện mục tiêu ( giải pháp cơ bản của mục tiêu)  Sử dụng quy trình lập KH và một số mô hình phù hợp để phản ánh hoạt động cần tiến hành nhằm có được KH kể trên. (sử dụng cách tiếp cận chuẩn tắc: ai làm bằng nguồn lực nào?) 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 9 Các bộ phận của bản kế hoạch  Mục tiêu: xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lý mong muốn (kỳ vọng) đạt được. Các mục tiêu này có thể được thiết lập trên cơ sở các kết quả đã đạt được trong quá khứ, có thể là những mong muốn của nhà quản lý; cũng có thể là những sức ép từ phía xã hội hoặc những biến động của môi trường đặt ra những thách thức đối với nhà quản lý.  Mục tiêu có thể là định tính hoặc định lượng (các chỉ tiêu) 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 10  Các giải pháp: xác định những hành động chủ yếu sẽ thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.  Nguồn lực: là những phương tiện mà tổ chức sử dụng để thực hiện mục tiêu. Bất kì tổ chức nào dù là tổ chức kinh doanh, tổ chức nhà nước hay tổ chức phi lợi nhuận, đều phải huy động các loại nguồn lực khác nhau để thực hiện mục tiêu của mình. Các nguồn lực gồm:  Các nguồn lực hữu hình (vật tư, nhân lực, vốn, máy móc, thiết bị, các nguồn lực vật chất..)  Các nguồn lực vô hình (trí tuệ, uy tín, thương hiệu, mối quan hệ...) 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 11 Các bộ phận của bản kế hoạch Mục tiêu/ Chỉ tiêu Nhiệm vụ phải thực hiện (hoạt động) Trách nhiệm thực hiện Thời gian thực hiện Nguồn lực cần thiết Cơ chế báo cáo/ giám sát Rủi ro Trách nhiệm chính Trách nhiệm hỗ trợ Bắt đầu Kết thúc T ài c hí nh N gu yê n vậ t l iệ u N hâ n lự c Rủi ro Cách khắc phục 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 12 Mẫu 1 bản kế hoạch tác nghiệp 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 13 Ví dụ về sơ đồ ngang trong lập kế hoạch và kiểm tra Thời gian (tuần) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7 X8 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 14 Hệ thống kế hoạch trong tổ chức  Theo thời gian:  Kế hoạch ngắn hạn: <= 1 năm  Kế hoạch trung hạn: 1-5 năm  Kế hoạch dài hạn: >= 5 năm  Theo cấp của kế hoạch  Kế hoạch chiến lược: xác định mục tiêu tổng thể cho tổ chức  Kế hoạch tác nghiệp: cụ thể hóa KH chiến lược thành các KH tuần, tháng, quý, năm, KH vật tư, KH nhân công, KH NVL, 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 15 Theo cấp của kế hoạch KH chiến lược KH tác nghiệp Thời gian Từ 2-3 năm trở lên Dưới 1 năm Phạm vi ảnh hưởng Phạm vi rộng, thường liên quan đến toàn bộ tổ chức Phạm vi hẹp, trong 1 mảng hoạt động hoặc 1 bộ phận của tổ chức Mức độ cụ thể Mục tiêu thường mang tính định tính, không cụ thể Mục tiêu mang tính định lượng, cụ thể, chi tiết Mối quan hệ Liên quan đến mối quan hệ của tổ chức với bên ngoài Chủ yếu liên quan đến mối quan hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức Cấp LKH HĐQT và nhà quản lý cấp cao Nhà quản lý cấp trung và cấp cơ sở 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 16 Theo hình thức thể hiện  Chiến lược: là tổng thể các quan điểm, tư tưởng, các giải pháp và công cụ để thực hiện các mục tiêu tổng thể của tổ chức  Chính sách: là quan điểm, phương hướng, cách thức chung để ra quyết định trong phạm vi nào đó của tổ chức.  VD: Chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, chính sách tạo động lực 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 17  Thủ tục: là hướng dẫn chuỗi hành động theo thời gian. Đó là loại hình kế hoạch thiết lập phương pháp cần thiết cho việc điều hành hoạt động.  Quy tắc: là loại hình kế hoạch giải thích rõ việc được làm – không được làm.  Chương trình: là tổng thể các chính sách, các thủ tục, các quy tắc, các công việc cần thực hiện, các nguồn lực thực hiện theo không gian và thời gian  Ngân quỹ Theo hình thức thể hiện 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 18 Cách tiếp cận lập kế hoạch  Lập kế hoạch từ trên xuống: Nhà quản lý cấp cao lập kế hoạch trước. Các nhà quản lý cấp dưới lập kế hoạch trên cơ sở kế hoạch của cấp trên  Ưu điểm:  Tính thống nhất trong hệ thống kế hoạch  Giữ được định hướng và mục tiêu của tổ chức  Củng cố vai trò của cấp trên đối với cấp dưới  Nhược điểm:  KH ko sát với thực tế  Cấp dưới thụ động, ít sáng tạo 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 19  Lập kế hoạch từ dưới lên: Nhà quản lý cấp cơ sở lập kế hoạch trước. Nhà quản lý cấp trên lập kế hoạch trên cơ sở kế hoạch của cấp dưới gửi lên.  Ưu điểm:  KH sát với thực tế => khả thi  Phát huy được tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới  Nhược điểm:  Không thống nhất trong hệ thống kế hoạch  Khó giữ được định hướng và mục tiêu chung của tổ chức  Giảm vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới. Cách tiếp cận lập kế hoạch Quy trình lập kế hoạch 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 20 Phân tích môi trường Phân tích mục tiêu Xây dựng phương án Đánh giá lựa chọn phương án tối ưu Kế hoạch 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 21