Bài giảng Quản lý học - Chương 6: Chức năng tổ chức - Nguyễn Quang Huy

14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 1 CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC  Chức năng tổ chức: Là chức năng thứ 2 của quá trình quản lý, đó là nhà quản lý thực hiện việc sắp xếp và phân bổ nguồn lực con người nhằm thực hiện các kế hoạch của tổ chức.  Chức năng tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học nhằm tăng NSLĐ, tăng hiệu quả công việc.  Chức năng tổ chức được thực hiện bởi tất cả các nhà quản lý (cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở, nhà quản lý SX, nhà quản lý tài chính,) 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 2  Các công việc của chức năng tổ chức trong quản lý:  Phân tích mục tiêu của tổ chức/của 1 bộ phận  Xác định và phân loại các hoạt động, các công việc cần thiết để thực hiện mục tiêu  Phân chia tổ chức thành các bộ phận (hợp nhóm các công việc)  Xác định vị trí, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân; phân cấp, phân quyền, xác định các mối quan hệ  Bảo đảm nguồn lực cho hoạt động của tổ chức CHƯƠNG 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 3 Cơ cấu tổ chức  Cơ cấu tổ chức: là tập hợp các bộ phận (và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức.  Cơ cấu tổ chức: 1) Các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức 2) Mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân trong tổ chức 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 4 Giám đốc T.P Marketing T.P Kỹ thuật T.P Sản xuất T.P Nhân sự N/c và dự báo t/trường Quảng cáo Quản lý bán hàng Kỹ thuật cơ khí Kỹ thuật điện Thiết kế sản phẩm Công cụ dụng cụ Phân xưởng 2 Phân xưởng 1 Tiền lương Đào tạo Tuyển dụng Ví dụ cơ cấu tổ chức 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 5  Thuộc tính chuyên môn hóa công việc  Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận  Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức  Thuộc tính xác định số cấp quản lý và tầm quản lý  Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý trong tổ chức Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức  Các công việc được chia nhỏ  Các hoạt động mang tính chất lặp lại  Một cá nhân hoặc một bộ phận thực hiện số lượng ít các hoạt động, các công việc tương đồng nhau  Các cá nhân hoạt động tương đồng được hợp nhóm trong 1 đơn vị của cơ cấu tổ chức  Một nhân viên ko cần quá nhiều kỹ năng khác nhau 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 6 Thuộc tính chuyên môn hóa của cơ cấu tổ chức 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 7 Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với 1 vị trí (chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyền hạn gắn liền với vị trí, ko gắn liền với cá nhân. VD: Quyền hạn của Giám đốc, quyền hạn của T.Phòng, quyền hạn của nhân viên VD: Ko có quyền hạn của cá nhân Nguyễn Văn A  Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức  Quyền hạn trực tuyến  Quyền hạn tham mưu  Quyền hạn chức năng Chú ý: Mối quan hệ quyền hạn ở các tổ chức khác nhau là khác nhau 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 8 Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép nhà quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp cấp dưới. VD: Mối quan hệ giữa T.Phòng với nhân viên trong phòng 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 9 Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 10 Quyền hạn tham mưu: Là quyền hạn của nhà quản lý trong đó họ thực hiện nghiên cứu, phân tích để đưa ra các ý kiến tư vấn cho nhà quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm. Nhà quản lý trực tuyến (cấp trên) ra quyết định trên cơ sở ý kiến tư vấn này, còn bản thân ý kiến tư vấn không fải là quyết định cuối cùng. VD: Trưởng phòng đề xuất tăng lương cho nhân viên trong phòng của mình, đề xuất tuyển dụng thêm công nhân với Giám đốc Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 11 Quyền hạn chức năng: là quyền hạn được trao cho 1 cá nhân (hoặc 1 bộ phận) được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. VD: nhân viên phòng hành chính thực hiện kiểm soát việc chấp hành giờ giấc đi làm của nhân viên của các phòng ban khác Thuộc tính xác định mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 12 Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý Hai xu hướng phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý trong tổ chức: Tập trung: là xu hướng phân bổ quyền hạn trong đó mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức. Phân quyền: là xu hướng phân bổ quyền hạn trong đó quyền ra quyết định được phân tán cho những cấp quản lý thấp hơn. 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 13  Khi xem xét 1 tổ chức A, làm thế nào để biết tổ chức đó có mức độ phân quyền cao hay thấp?  Mức độ phân quyền cao khi:  Một tỷ trọng lớn các quyết định được thực hiện ở cấp quản lý thấp (cấp trung và cấp cơ sở)  Các quyết định được đưa ra ở cấp quản lý thấp có vai trò quan trọng, phạm vi ảnh hưởng lớn.  Tính độc lập trong quá trình RQĐ ở cấp quản lý thấp trong tổ chức (ko fải xin ý kiến cấp trên) Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 14  VD phân quyền cao: Trong doanh nghiệp, quản đốc phân xưởng được quyền RQĐ về:  PA kỹ thuật thực hiện sản xuất  Chủng loại vật tư sử dụng  Máy móc thiết bị sử dụng  Lựa chọn công nhân. Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 15 Tập trung cao Phân quyền cao - Nhà quản lý cấp cao bị sa lầy vào các QĐ tác nghiệp, các công việc mang tính sự vụ => làm giảm chất lượng các QĐ mang tính chiến lược - Sự ko nhất quán trong các QĐ quản lý, các chính sách của các bộ phận - Tính cục bộ trong các QĐ quản lý của các bộ phận khác nhau - Ko thu hút cấp quản lý thấp hơn vào quá trình RQĐ => giảm sự sáng tạo, sự quan tâm và ủng hộ của cấp quản lý thấp hơn đối với các QĐ quản lý - Mất khả năng kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới VD: Mỗi bộ phận trong tổ chức lại có các QĐ, các chính sách khác nhau, ko thống nhất Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 16  Ủy quyền: là hành vi cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện => chế độ trách nhiệm kép. Thuộc tính phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý 1) Người được ủy quyền phải là người hiểu biết công việc đó (có năng lực để làm) và trực tiếp làm việc đó (tránh ủy quyền lại) 2) Việc ủy quyền phải ko làm giảm trách nhiệm của người ủy quyền. Tức là vẫn phải theo dõi, kiểm tra quá trình thực hiện. 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 17 Điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 18 3) Gắn chặt quyền hạn – trách nhiệm – lợi ích trong quá trình thực hiện ủy quyền đối với cấp dưới  Quyền hạn để thực hiện trách nhiệm  Trách nhiệm để ko lạm dụng quyền hạn được giao  Lợi ích là động lực thúc đẩy cấp dưới t/hiện công việc được ủy quyền 4) Ủy quyền phải là sự tự giác  Cấp trên tự giác trao quyền cho cấp dưới, chấp nhận những giải pháp và quyết định của cấp dưới  Cấp dưới: tự giác, ko cảm thấy bị áp đặt trong quá trình thực hiện. Điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 19 Thuộc tính phân chia tổ chức thành các bộ phận  Cơ cấu tổ chức: Phân chia tổ chức thành các bộ phận  Cơ cấu tổ chức theo bộ phận: bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối, thực hiện những nhiệm vụ nhất định => Việc phân chia tổ chức theo bộ phận cho phép mở rộng hoạt động của tổ chức (khi quy mô tăng -> số lượng các bộ phận tăng và nhà quản lý vẫn kiểm soát được mọi hoạt động) 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 20  Cơ cấu tổ chức trực tuyến (cơ cấu tổ chức đơn giản) - Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có 1 cấp trên và một số cấp dưới. - Người lãnh đạo trực tiếp điều hành mọi việc và chịu hoàn toàn trách nhiệm về sự tồn tại của tổ chức. - Cơ cấu này chỉ phù hợp với các tổ chức nhỏ. Cơ cấu tổ chức theo bộ phận 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 21 Giám đốc Nhân viên 1 Nhân viên 2 Nhân viên n Cơ cấu tổ chức đơn giản 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 22  Ưu điểm:  Thực hiện chế độ thủ trưởng  Ko chồng chéo mệnh lệnh  Chỉ 1 người chịu trách nhiệm  Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ Cơ cấu tổ chức đơn giản 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 23  Nhược điểm:  Người lãnh đạo phải có hiểu biết rộng, toàn diện ở các lĩnh vực khác nhau  Không sử dụng được các chuyên gia ở các lĩnh vực  Sự phối hợp theo chiều ngang kém Cơ cấu tổ chức đơn giản 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 24 Cơ cấu tổ chức theo chức năng Là cơ cấu tạo nên các bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động tương đồng về chức năng sẽ được hợp nhóm trong 1 đơn vị cơ cấu. Cơ cấu tổ chức theo chức năng 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 25 Giám đốc T.P Marketing T.P Kỹ thuật T.P Sản xuất T.P Nhân sự N/c và dự báo t/trường Quảng cáo Quản lý bán hàng Kỹ thuật cơ khí Kỹ thuật điện Thiết kế sản phẩm Công cụ dụng cụ Phân xưởng 2 Phân xưởng 1 Tiền lương Đào tạo Tuyển dụng Cơ cấu tổ chức theo chức năng  Ưu điểm:  Phát huy được ưu điểm của chuyên môn hóa, công việc lặp lại -> kỹ năng phát triển -> hiệu quả cao.  Đơn giản hóa việc đào tạo vì một người lao động chỉ cần 1 hoặc 1 số kỹ năng  Tạo điều kiện cho việc kiểm tra của cấp trên. 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 26 Cơ cấu tổ chức theo chức năng 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 27  Nhược điểm:  Có thể phát sinh mâu thuẫn giữa các bộ phận c/năng.  Thiếu sự phối hợp giữa các đơn vị chức năng.  Chuyên môn hóa -> tầm nhìn của nhà quản lý cấp trung bị hạn chế (trong lĩnh vực chức năng của mình)  Đổ lỗi trách nhiệm cho cấp quản lý cao nhất. Cơ cấu tổ chức theo chức năng 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 28 T.Giám đốc P.TGĐ Marketing P.TGĐ Sản xuất P.TGĐ Tài chính Phòng kỹ thuật Giám đốc sản phẩm ôtô Giám đốc sản phẩm xe máy Phân xưởng sản xuất Phòng kế toán Phòng marketing Phân xưởng sản xuất Phòng kế toán Phòng marketing Phòng kỹ thuật Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 29  Ưu điểm:  CMH theo sản phẩm (PXSX riêng, marketing riêng,,)  Phối hợp tốt giữa các bộ phận chức năng để thực hiện mục tiêu (trong từng SP)  Quy trách nhiệm đối với mục tiêu cuối cùng (VD: SP ôtô)  Phát triển đội ngũ các nhà quản lý cấp trung (GĐ SP ôtô, GĐ SP xe máy có hiểu biết ở các lĩnh vực chức năng) Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 30  Nhược điểm:  Cần nhiều người có năng lực quản lý chung (từng SP)  Cạnh tranh nguồn lực giữa các tuyến sản phẩm.  Khó thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung (VD bộ phận nghiên cứu kỹ thuật ôtô & xe máy)  Cồng kềnh, phù hợp với các tổ chức lớn nhưng ít SP Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 31 T.Giám đốc P.TGĐ Marketing P.TGĐ Sản xuất P.TGĐ Tài chính Phòng kỹ thuật Giám đốc KV Miền Bắc Giám đốc KV Miền Trung Phân xưởng sản xuất Phòng kế toán Phòng marketing Phân xưởng sản xuất Phòng kế toán Phòng marketing Phòng kỹ thuật Cơ cấu tổ chức theo địa dư 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 32  Ưu điểm:  Thông tin tốt về thị trường, quan tâm đến nhu cầu thị trường và các vấn đề địa phương (thu nhập, văn hóa, sở thích,.. ở từng thị trường)  Phát triển đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung.  Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chức năng ở từng khu vực thị trường -> hướng tới thị trường cụ thể.  Tận dụng được các nguồn lực ở địa phương. Cơ cấu tổ chức theo địa dư 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 33  Nhược điểm:  Phải đào tạo nhiều cán bộ quản lý cấp trung, có tầm hiểu biết rộng ở nhiều lĩnh vực.  Công việc có thể trùng lắp ở các khu vực, sản xuất không tập trung -> năng suất thấp.  Hoạt động trên diện rộng -> các chính sách có thể ko nhất quán giữa các khu vực, chất lượng sản phẩm và dịch vụ ko thống nhất giữa các khu vực.  Ra quyết định không tập trung. Cơ cấu tổ chức theo địa dư 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 34 Giám đốc T.P Marketing T.P Nhân sự T.P Điện tử T.P Phần mềm Nhân viên n Nhân viên 2 Nhân viên 1 T.P Thiết kế SP Nhân viên 1 Nhân viên 1 Nhân viên 2 Nhân viên 2 Nhân viên n Nhân viên n Chủ nhiệm DA 1 Chủ nhiệm DA 2 Cơ cấu tổ chức ma trận 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 35  Ưu điểm:  Hướng hoạt động theo kết quả cuối cùng.  Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu.  Tận dụng được nguồn lực ở các bộ phận khác nhau với chuyên môn khác nhau  Kết hợp được năng lực quản lý của chuyên gia ở các lĩnh vực khác nhau  Thích nghi tốt với sự thay đổi của môi trường (hết DA1- >DA2->DA3,) Cơ cấu tổ chức ma trận 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 36  Nhược điểm:  Song trùng lãnh đạo, một nhân viên có thể chịu sự quản lý của nhiều nhà quản lý  Quyền hạn, trách nhiệm, lợi ích có thể trùng lắp, xung đột.  Cơ cấu phức tạp, không bền vững Cơ cấu tổ chức ma trận 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 37 Cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược  Là hình thức biến thể của cơ cấu tổ chức theo SP/Địa dư  Khi các mối quan hệ giữa các bộ phân trong tổ chức quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp: Hình thành các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao: tự thiết kế, SX, phân phối SP  Các đơn vị chiến lược là những đơn vị độc lập, đảm nhận 1/1số lĩnh vực KD  Người lãnh đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo lãnh đạo cao nhất của tổ chức (khác với 1 tổ chức độc lập) VD: cơ cấu tập đoàn, công ty mẹ - công ty con 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 38 Tổng giám đốc Ngân hàng sự nghiệpNgân hàng HTXNgân hàng BĐS Cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 39  Ưu điểm:  Giúp đánh giá vị thế của tổ chức trên thị trường trong từng đoạn chiến lược  Cho phép tiến hành kiểm tra dựa trên cơ sở chung, thống nhất  Các đơn vị độc lập có mục tiêu rõ ràng => tăng cường phối hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp Cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 40  Nhược điểm  Tình trạng cục bộ ở từng đơn vị chiến lược  Chi phí cho cơ cấu tổ chức cao, vì sự trùng lặp chức năng ở các đơn vị chiến lược  Phân tán các chuyên gia ở các đơn vị chiến lược  Kiểm tra của cấp quản lý cao nhất (công ty mẹ) gặp khó khăn Cơ cấu tổ chức theo đơn vị chiến lược  Tầm quản lý (tầm kiểm soát) của nhà quản lý Remind: Tầm quản lý phụ thuộc những yếu tố nào??  Số cấp quản lý: số lượng cấp quản lý từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất  Sự xuất hiện của cấp bậc quản lý là do sự giới hạn về tầm quản lý (nguyên tắc phân cấp quản lý) 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 41 Thuộc tính xác định cấp bậc quản lý và tầm quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 42 Thuộc tính xác định cấp bậc quản lý và tầm quản lý => Giữa tầm quản lý - trình độ, kinh nghiệm của nhà quản lý: quan hệ thuận => Giữa tầm quản lý - phương tiện, nguồn lực của nhà quản lý: quan hệ thuận => Giữa tầm quản lý – năng lực của hệ thống thông tin: quan hệ thuận => Giữa tầm quản lý - mức độ phức tạp của hoạt động quản lý: quan hệ nghịch => Giữa tầm quản lý - số cấp quản lý: quan hệ nghịch 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 43 => Phải tăng trình độ, phương tiện và nguồn lực của nhà quản lý để tăng tầm quản lý của các nhà quản lý => Khi tầm quản lý rộng: - giảm chi phí cho hoạt động quản lý - bộ máy quản lý gọn nhẹ (giảm SL nhà quản lý, cấp quản lý) - lãnh đạo, kiểm tra, k./soát dễ dàng hơn - dễ thống nhất ý kiến và hành động Thuộc tính xác định cấp bậc quản lý và tầm quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 44 Cơ cấu tổ chức theo số cấp quản lý Cơ cấu nằm ngang: là loại cơ cấu chỉ có 1 vài cấp quản lý và hướng tới 1 nền quản lý phi tập trung, mọi nhân viên trong tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình ra QĐ VD: cty 30 người chỉ có 1 cấp quản lý, làm việc trong cùng 1 không gian rộng Cơ cấu nằm ngang 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 45 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 46  Đặc điểm:  Chỉ có một vài cấp quản lý  Quản lý theo phương thức phi tập trung  Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận :tăng khả năng phối hợp, giảm ngăn cách giữa các nhân viên  Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm  Di chuyến nhân viên theo chiều ngang (giữa các chức năng, công việc) -> phát triển kỹ năng toàn diện cho nhân viên Cơ cấu nằm ngang 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 47  Cơ cấu hình tháp: là loại cơ cấu có nhiều cấp bậc quản lý, sử dụng nhiều mệnh lệnh trong quản lý. Cơ cấu hình tháp Cơ cấu hình tháp  Nhiều cấp bậc quản lý  Quản lý theo phương thức hành chính  Chuyên môn hoá hoạt động  Mô tả công việc chi tiết  Giới hạn cứng nhắc giữa các công việc và bộ phận  Các cá nhân làm việc độc lập  Di chuyển nhân lực theo chiều dọc 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 48 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 49 Cơ cấu mạng lưới: là cơ cấu tổ chức trong đó mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân được thực hiện trên cơ sở bình đẳng. Cơ cấu này cho phép:  Các bộ phận, cá nhân trong tổ chức phối hợp, liên kết với nhau.  Tổ chức – các tổ chức khác: khách hàng, nhà phân phối, nhà cung cấp: liên kết, phối hợp nhau. Cơ cấu mạng lưới 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 50  Giống cơ cấu nằm ngang  tăng k/n phối hợp giữa các nhân viên  giảm khoảng cách giữa các nhân viên  tăng khả năng làm việc nhóm  di chuyển theo chiều ngang Cơ cấu mạng lưới  Cơ cấu tổ chức quyết định chiến lược của tổ chức đó?  Trình độ của nhà quản lý không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức?  Môi trường của tổ chức không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức?  Đặc điểm hoạt động (sản phẩm, thị trường, khách hàng,) không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức? 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 51 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 52 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Quy mô hoạt động, các đặc điểm hoạt động và chiến lược của tổ chức  Cơ cấu tổ chức được coi là công cụ để thực hiện chiến lược của tổ chức -> Xây dựng cơ cấu tổ chức phải căn cứ vào chiến lược của tổ chức  Quy mô và đặc điểm hoạt động của tổ chức ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 53 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức  VD:  Tổ chức quy mô nhỏ -> cơ cấu đơn giản, 1 cấp trên và 1 cấp dưới  Tổ chức hoạt động đơn ngành nghề -> cơ cấu chức năng  Tổ chức hoạt động trên khu vực thị trường rộng, có sự khác nhau giữa các khu vực -> cơ cấu tổ chức theo địa dư  Tổ chức hoạt động quy mô lớn, ít sản phẩm, cần có sự CMH theo sản phẩm -> cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 54 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Trình độ, kinh nghiệm, phương tiện làm việc của nhà quản lý và nhân viên; Thái độ của các nhà quản lý cấp cao Ảnh hưởng đến tầm quản lý -> ảnh hưởng đến số cấp quản lý và cơ cấu tổ chức Cán bộ và nhân viên làm việc theo phương thức truyền thống -> cơ cấu chức năng hoặc trực tuyến chức năng Nhà quản lý có trình độ cao, quá trình làm việc cần phối hợp chuyên gia ở các lĩnh vực -> cơ cấu ma trận và cơ cấu mạng lưới Nhân viên có trình độ thấp, chuyên sâu về kỹ thuật -> cơ cấu chức năng 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 55 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Môi trường của tổ chức  Môi trường ổn định, nguồn lực dồi dào -> cơ cấu RQĐ tập trung VD: Cơ cấu hình tháp; cơ cấu mà quyền hạn RQĐ tập trung ở cấp cao nhất  Môi trường thay đổi, nguồn lực khan hiếm -> cơ cấu RQĐ phi tập trung (quyền hạn phân tán cho các cấp quản lý thấp hơn)  Tổ chức thực hiện nhiều dự án, cần sự phối hợp chuyên gia ở các lĩnh vực -> cơ cấu ma trận Công nghệ 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 56 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Nguyên tắc CMH và phân nhóm chức năng  Để thực hiện mục tiêu của tổ chức, cơ cấu tổ chức phải CMH các hoạt động theo chức năng.  Để cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, trong xây dựng cơ cấu tổ chức, những chức năng có mối quan hệ gần gũi fải được phân nhóm để hình thành các bộ phận 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 57 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Quá trình CMH và phân nhóm chức năng (mức độ chuyên môn hóa) phụ thuộc:  mục tiêu, quy mô hoạt động của tổ chức  đối tượng quản lý  trình độ, phương tiện của nhà quản lý 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 58 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Nguyên tắc phân định phạm vi quản lý và phân cấp quản lý  Xác định tầm quản lý cho từng bộ phận và từng nhà quản lý  Xác định số cấp quản lý phù hợp Nguyên tắc hoàn chỉnh, thống nhất  Mục tiêu của từng bộ phận, cá nhân phải hướng tới thực hiện mục tiêu chung.  Phân định chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận, cá nhân phải rõ ràng (tránh không có ai chịu trách nhiệm; tránh chồng chéo chức năng, nhiệm vụ) 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 59 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Nguyên tắc tập trung dân chủ  phát huy tính dân chủ trong tổ chức  đảm bảo quản lý theo đầu mối, có cá nhân chịu trách nhiệm. Nguyên tắc tương hợp giữa: chức năng, nhiệm vụ - quyền hạn, trách nhiệm – phương tiện, nguồn lực Nguyên tắc hiệu lực, hiệu quả:  Hiệu lực: khả năng tác động lên đối tượng, và sự chấp hành nghiêm chỉnh của các đối tượng  Hiệu quả: so sánh giữa chi phí cho bộ máy với kết quả đạt được 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 60