Bài giảng Quản lý học - Chương 9: Làm việc nhóm - Nguyễn Quang Huy

Chương 9 Làm việc nhóm  Nhóm có thể được mô tả một cách chính xác là một đội ngũ những người được tổ chức để làm việc cùng nhau, một tập hợp những người cùng làm chung một việc tương tự hoặc cùng báo cáo lên một người.  Nhóm là tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung  Nhóm là những người có tổ chức, có mục tiêu hoạt động, có liên quan về mặt kỹ thuật, nghiệp vụ mang tính chuyên môn hóa sâu sắc vì lợi ích của hệ thống Một nhóm mạnh phải thỏa mãn các yêu cầu:  Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, hợp l ý.  Có mục đích chuẩn xác được xã hội thừa nhận.  Có người lãnh đạo giỏi, đức độ, có uy tín.  Có quan hệ tốt với các nhóm khác.  Có phạm vi ảnh hưởng đến các nhóm khác trong hệ thống. Vai trò của nhóm trong tổ chức  Các công việc của tổ chức được thực hiện tốt hơn vì có nền tảng kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn của các thành viên nhóm.  Sức sáng tạo lớn hơn, nhiều triển vọng hơn và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.  Luôn sẵn sàng phản ứng trước những thay đổi và rủi ro.  Các thành viên chia sẻ trách nhiệm trong công việc và cam kết chung vì những mục tiêu đã đề ra.  Ủy thác công việc hiệu quả.  Tạo ra môi trường hứng khởi và giàu động lực hơn cho các thành viên nhóm. Hình thành nhóm  Thời điểm thích hợp để thành lập nhóm:  Không cá nhân nào hội đủ năng lực về kiến thức, chuyên môn và quan điểm để thực hiện công việc.  Các cá nhân phải làm việc cùng nhau ở mức độ phụ thuộc lẫn nhau cao.  Mục tiêu có tính thách thức đặc biệt.  Trước khi quyết định thành lập nhóm, xem xét nhiệm vụ từ 3 góc độ:  Tính phức tạp của nhiệm vụ  Tính phụ thuộc lẫn nhau giữa các phần của nhiệm vụ  Các mục tiêu của nhiệm vụ Các loại nhóm  Nhóm chức năng: Là một đội ngũ, có thể cùng làm việc hoặc không, có trách nhiệm báo cáo với một người phụ trách duy nhất để đáp ứng mục tiêu của tổ chức.  Nhóm chức năng chéo: Là một nhóm được thành lập bởi những thành viên có chức năng khác nhau trong toàn bộ tổ chức. Trong đó, họ chỉ dành một phần thời gian cá nhân cho các hoạt động của nhóm và một phần thời gian dành cho các nhiệm vụ khác.  Nhóm Tiger: Cũng được tạo thành bởi những thành viên đảm nhận các chức năng khác nhau trong tổ chức, nhưng toàn bộ thời gian của họ sẽ được dành cho hoạt động của nhóm, với nhiệm vụ bằng mọi giá phải đưa ra giải pháp cho vấn đề nào đó của tổ chức.  Nhóm chuyên nhiệm: Là một nhóm được tổ chức tạm thời với những thành viên được tập hợp lại để giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc khám phá những cơ hội mới. Các loại nhóm Vai trò của trưởng nhóm làm việc  Trưởng nhóm là người khởi xướng. Trưởng nhóm là người khởi xướng hành động và thúc đẩy hoạt động và quá trình nhằm giúp cho nhóm thực thi và hoàn thành công việc và phát triển.  Trưởng nhóm là người huấn luyện. Trưởng nhóm là người đào tạo, hướng dẫn và kèm cặp để giúp từng thành viên trong nhóm cải thiện hiệu quả hoạt động của họ.  Trưởng nhóm là một hình mẫu. Trưởng nhóm hình thành lối cư xử và hành động mà họ muốn các thành viên trong nhóm thể hiện.  Trưởng nhóm là người đàm phán. Các thành viên trong nhóm có cách suy nghĩ, hành động khác nhau, sự liên tưởng và diễn đạt ý kiến không giống nhau. Bởi vậy, trưởng nhóm cần phải cởi mở với những khác biệt trong tính cách. Đàm phán về những điểm khác biệt này và đưa ra hướng giải quyết cho chúng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của trưởng nhóm. Vai trò của trưởng nhóm làm việc Đặc trưng của nhóm làm việc hiệu quả  Đều đồng tình về mục tiêu và cam kết thực hiện chúng. Nếu có thể, tất cả các thành viên cùng tham gia vào việc đặt ra những mục tiêu cụ thể và thực tế.  Đều phải nhận thức rằng mục tiêu chung của cả nhóm quan trọng hơn mục tiêu của mỗi cá nhân.  Hiểu rõ vai trò của họ và chuyển đổi trách nhiệm nếu cần thiết.  Đóng góp kỹ năng và kinh nghiệm đa dạng nhưng phù hợp của cá nhân mình.  Có thái độ rộng lượng với những sai lầm của chính họ và của người khác.  Có thái độ cởi mở đối với những ý tưởng mới mẻ, những triển vọng và sẵn sàng chấp nhận rủi ro.  Xác định rằng quyết định cuối cùng đưa ra phải dựa trên cốt lõi của vấn đề chứ không phải do phong cách hay vị trí của cá nhân đề xuất ý tưởng. Đặc trưng của nhóm làm việc hiệu quả Lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả  Nhận biết vai trò của nhóm làm việc Mặc dù mỗi nhóm cần những yêu cầu về kỹ năng riêng khác nhau, nhưng hầu hết các nhóm đều có một số vai trò dễ nhận thấy để cùng thực hiện và chia sẻ. Khi xây dựng một nhóm, cần chú trọng những vai trò của nhóm.  Xây dựng các chuẩn mực của nhóm làm việc: Một nhóm có thể bàn bạc và đi đến thống nhất một số nguyên tắc và chuẩn mực làm việc trong nhóm:  Tất cả các cuộc họp sẽ bắt đầu và kết thúc đúng giờ.  Mỗi cuộc họp phải có chương trình cụ thể.  Tất cả các thành viên phải có mặt và tham gia vào những buổi họp nhóm.  Những ý kiến phê bình phải mang tính xây dựng.  Các ý kiến và quan điểm khác nhau sẽ được nhìn nhận và xem xét. Lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả  Tuyển chọn thành viên của nhóm làm việc  Tuyển dụng những cá nhân có thể đóng góp kỹ năng bù trừ cho các thành viên khác trong nhóm  Lựa chọn những cá nhân có năng lực giải quyết vấn đề cụ thể và ra quyết định.  Lưu ý thông tin tiến cử từ cấp trên và các đồng nghiệp.  Tìm kiếm các cá nhân có kinh nghiệm làm việc theo nhóm.  Tìm kiếm những người coi đây là cơ hội để kết hợp kỹ năng và trí tuệ của mình với những người khác.  Lựa chọn thành viên vì thái độ, còn kỹ năng có thể được đào tạo. Lãnh đạo nhóm làm việc hiệu quả Jeanne Weldon, Giám đốc Tổ chức sự kiện, nguyên Giám đốc tổ chức Hội nghị và Hoạt động giải trí, khách sạn Sheraton Boston: "...Tôi tìm kiếm những tính cách tích cực, những người linh động, đầu óc cởi mở, thông minh và luôn có sáng kiến. Đó là những người biết kìm hãm cái tôi cá nhân, sẵn sàng thực hiện vai trò của họ, sẵn sàng là một thành viên của nhóm. Bạn có thể tuyển dụng được một người thông minh và sáng tạo, nhưng anh ta lại không nhận thấy mình phải làm việc như một thành viên của nhóm. Điều tôi cần. Chính là thái độ. Còn kỹ năng, bạn có thể đào tạo cho bất cứ ai có nhận thức”. Lựa chọn thành viên nhóm Lựa chọn thành viên nhóm Jeanne Weldon: “Bạn cần đem đến cho mọi người cảm giác như thể tiếng nói của họ rất có trọng lượng trong một thời điểm nào đó . Hãy tôn trọng và sử dụng những thông tin của họ. Không có gì đáng giá hơn việc một người suy nghĩ theo những cách khác nhau về một vấn đề, biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến xác đáng của người khác. “ Steve Sullivan: “...Nếu bạn muốn tập hợp một nhóm trong một công ty bảo hiểm bạn sẽ tập hợp được ngay những con người với những kỹ năng cần thiết. Điều quan trọng nhất còn lại lúc này chính là thái độ. Tôi có thể nói rằng thái độ chiếm đến 90% sự thành công. Nếu một nhân viên có thái độ đúng đắn, họ sẽ nhiệt tình sẽ làm việc chăm chỉ và điều họ mong muốn là dự án sẽ có kết quả diễn ra như dự kiến. Nếu có được ba điều này như một sự đảm bảo, họ có thể học hỏi bất cứ điều gì họ muốn”. Lựa chọn thành viên nhóm Nhóm không chính thức  Hình thành một cách tự phát trong tổ chức  Ảnh hưởng từ cá nhân: Quyền lực trong nhóm không chính thức không do bất cứ ai ấn định, ủy quyền mà nó được xác lập, duy trì dựa trên cơ sở uy tín, tài năng và sự tin tưởng của các thành viên đối với người đứng đầu nhóm. Quyền lực đó được mặc nhiên công nhận và ngầm định chứ không có bất cứ sự bổ nhiệm chính thức nào.  Về phạm vi hoạt động: Phạm vi hoạt động thường nhỏ hẹp, bởi nó hoàn toàn phụ thuộc vào thời gian, tình cảm, uy tín của cá nhân và liên hệ theo từng nhóm một. Thủ lĩnh của nhóm không chính thức  Tuổi tác: Lớn tuổi, có nhiều thâm niên công tác nhiều  Khả năng chuyên môn: Người có khả năng chuyên môn cao trong lĩnh vực đó sẽ dễ dàng trở thành thủ lĩnh của nhóm.  Địa vị và chức vụ: Nhờ địa vị, chức vụ mà họ cũng thường nhận được sự vị nể, kính trọng của mọi người, do đó họ cũng rất thuận lợi trong cương vị thủ lĩnh của nhóm không chính thức.  Nhân cách và học vấn: Những người có học vấn uyên bác, bằng cấp cao, giao du rộng rãi, cộng với đức tính liêm chính,  Có tinh thần sẵn sàng phục vụ lợi ích của tập thể: Một trong những đức tính quan trọng nhất để một người trở thành thủ lĩnh của nhóm là tinh thần xả thân vì tập thể, vì quyền lợi của nhóm. Vai trò của nhóm không chính thức  Nhà quản lý chính thức của tổ chức có thể hiểu rõ những nguyện vọng và nhu cầu của nhân viên.  Các nhà quản lý chính thức có thể sử dụng các nhóm không chính thức để truyền đạt thông tin, định hướng dư luận và điều chỉnh những sai sót của họ.  Góp phần ổn định, tăng lòng trung thành của nhân viên  Các nhóm không chính thức là diễn đàn dân chủ dành cho các thành viên đưa ra những ý kiến xây dựng tổ chức  Giảm tình trạng độc tài trong tổ chức. Các kỹ năng để làm việc nhóm hiệu quả  Cởi mở trước ý tưởng mới  Cởi mở với những cách làm việc khác nhau  Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm  Tìm kiếm giải pháp thay thế  Phát triển mối quan hệ hợp tác cho những người từ các bộ phận khác nhau  Tìm kiếm giải pháp “cùng có lợi”  Chỉ gia nhập một nhóm khi đánh giá cao mục tiêu của nhóm đó  Là một thành viên đáng tin cậy trong nhóm  Định hướng theo kết quả