Bài giảng Quản trị kinh doanh - Lập kế hoạch tiến độ

Chương 4LẬP KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ Khoa QTKD Mục tiêu Hiểu được tầm quan trọng tiến độ DA và quản trị thời gian DA Xác định các hoạt động trong tiến độ DA Mô tả cách thức các nhà quản trị DA sử dụng sơ đồ mạng và sự phụ thuộc giữa các hoạt động Giải thích cách thức sử dụng các công cụ và kỹ thuật giúp các nhà quản trị DA ước lượng thời gian thực hiện các hoạt động và phát triển tiến độ Sử dụng sơ đồ Gantt trong hoạch định tiến độ và phân loại các thông tin tiến độ Mục tiêu Hiểu và sử dụng phân tích tiến trình tới hạn Mô tả cách thức sử dụng một vài phương pháp để rút ngắn tiến trình DA Sử dụng sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) Cách thức thực hiện và vấn đề nhân sự liên quan đến kiểm soát và thay đổi trong tiến độ DA Sử dụng phần mềm trong quản trị thời gian DA Nội dung Xác định công việc Cần dựa trên các thông tin đầu vào Cấu trúc phân chia công việc (WBS) Báo cáo phạm vi Thông tin lịch sử những DA trước Hiến chương dự án bao gồm thời gian bắt đầu và kết thức, thông tin về ngân sách Ý kiến chuyên gia Xác định công việc Hoạt động thường xuyên - Xem xét các hoạt động và xác định sự phụ thuộc Phụ thuộc trình tự: thuộc tính vốn có của công việc; nguyên tắc cứng Phụ thuộc điều chỉnh: được xác định bởi nhóm DA; nguyên tắc mềm Phụ thuộc bên ngoài: liên quan giữa các hoạt động DA và các hoạt động bên ngoài - Bạn phải xác định sự phụ thuộc để sử dụng phân tích tiến trình tới hạn Sơ đồ mạng DA Sơ đồ mạng sử dụng kỹ thuật để biểu diễn các hoạt động thường xuyên Sơ đồ mạng biểu diễn sơ lược các mối quan hệ logic, hoặc thường xuyên của các hoạt động DA Ví dụ Mạng AOA (Activity-on-Arrow) Ước lượng thời gian công việc Các căn cứ để ước lượng thời gian cho mỗi công việc Các kỹ thuật ước lượng Một số lưu ý khi ước lượng thời gian cho các công việc DA Ước lượng thời gian công việc Các căn cứ để ước lượng thời gian cho mỗi công việc Danh sách công việc Các rằng buộc Các giả định Yêu cầu về nguồn lực Khả năng nguồn lực Thông tin lịch sủ Các rủi ro Ước lượng thời gian công việc Các kỹ thuật ước lượng Ý kiến chuyên gia Ước lượng tương tự Kỹ thuật Delphi Kỹ thuật ước lượng 3 điểm Ước lượng thời gian công việc Tính đến thời gian dự phòng Thời gian ẩn Do dự Nhu cầu Đúng tiến độ Phân biệt giữa nổ lực thực hiện công việc và thời gian thực hiện công việc Ước lượng thời gian theo mức sẵn sàng nguồn lực Thời gian của công việc Tính khả năng thực hiện công việc của ngồn lực Thời lượng % mà nguồn lực dành cho công việc Sắp xếp trình tự các công việc Tính chất các quan hệ phụ thuộc Các loại quan hệ phụ thuộc giữa các công việc Sắp xếp trình tự các công việc Tính chất các quan hệ phụ thuộc Phụ thuộc bắt buộc Phụ thuộc tuỳ chọn Phụ thuộc bên ngoài Sắp xếp trình tự các công việc Các loại quan hệ phụ thuộc giữa các công việc Kết thúc – Băt đầu (FS) Bắt đầu - Bắt đầu (SS) Kết thúc - Kết thúc (FF) Bắt đầu - Kết thúc (SF) Thời gian sớm (Leads) và thời gian muộn (Lags) Lập tiến độ trong điều kiện chắc chắn Xây dựng sơ đồ mạng Lập kế hoạch tiến độ cơ bản theo thời gian – phương pháp đường găng (CPM) Biểu diễn tiến độ mạng DA Tính toán tiến độ theo phương pháp CPM trên mạng AON Tiến trình xây dựng AOA 1. Tìm tất cả các hoạt động bắt đầu tại nút 1. Vẽ các nút hoàn thành của chúng và vẽ mũi tên giữa nút 1 và các nút hoàn thành của nó. Đặt tên hoạt động và ước lượng thời gian thực hiện trên mũi tên. 2. Tiếp tục vẽ sơ đồ mạng, thực hiện từ trái sang phải. Tìm các nút phân kì và hội tụ. Những nút phân kì xảy ra khi một nút đơn theo sau bởi từ hai hoạt động trở lên. Các nút hội tụ xảy ra khi từ hai nút trở lên theo sau bởi một nút đơn. 3. Tiếp tục vẽ sơ đồ mạng dự án cho đến khi tất cả các hoạt động đại diện đủ trong sơ đồ theo mối quan hệ phụ thuộc đã có. 4. Như qui luật ngón tay cái, tất cả mũi tên theo hướng phải, và không nên có mũi tên nào chéo qua sơ đồ mạng AOA. Phương pháp biểu đồ thứ tự (Precedence Diagramming Method- PDM) Các hoạt động được biểu diễn bởi hộp vuông Các mũi tên biểu diễn các mối quan hệ giữa các hoạt động Phương pháp ADM được sử dụng phổ biến và được sử dụng với phần mềm DA Biểu diễn các mối quan hệ phụ thuộc tốt hơn Ví dụ về sơ đồ mạng PDM Ước lượng thời gian hoạt động Sau khi xác định hoạt động và thứ tự thực hiện, bước tiếp theo trong quản lý thời gian là ước lượng khoảng thời gian thực hiện hoạt động Khoảng thời gian thực hiện hoạt động bao gồm thời gian thực hiện hoạt động cộng thời gian hao phí Kết quả là số của ngày hoặc giờ yêu cầu để hoàn thành thành công việc. Kết quả không phải là khoảng thời gian Cần ước lượng chính xác và các chuyên nên xem xét kỹ khoảng thời gian ước lượng thực hiện Phát triển tiến độ Sử dụng kết quả của tiến trình quản lý thời gian để xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của DA và các hoạt động của DA Mục tiêu cuối cùng là tạo ra tiến độ DA thực tế là cơ sở cho việc giám sát thời gian theo tiến trình DA Các công cụ và kỹ thuật sử dụng: biểu đồ Gantt, phân tích PERT, tiến trình tới hạn, và tiến độ chuỗi tới hạn Lập tiến độ trong điều kiện chắc chắn Xây dựng sơ đồ mạng Biểu diễn mạng dạng AOA Biểu diễn mạng dạng AON Lập tiến độ trong điều kiện chắc chắn Lập kế hoạch tiến độ cơ bản theo thời gian – phương pháp đường găng (CPM) Tính toán tiến độ theo phương pháp CPM Lập tiến độ trong điều kiện chắc chắn Lập kế hoạch tiến độ cơ bản theo thời gian – phương pháp đường găng (CPM) Tính toán tiến độ theo phương pháp CPM Bước tính xuôi: Thời điểm sớm của các sự kiện từ 1 đến 5 sẽ được tính như sau : Bước tính ngược: Thời gian xảy ra muộn của các sự kiện được tính như sau: Hướng dẫn bài tập Biểu đồ Gantt Mạng PERT Hướng dẫn Sử dụng phần mềm Microsoft Project 2003 Lập tiến độ trong điều kiện bất định B1: Vẻ sơ đồ PERT B2: Xác định thời gian bi quan B3: Xác định thời gian bình thường B4: Xác định thời gian lạc quan B5: Tính thời gian trong điều kiện bất định B6: Tính độ lệch chuẩn B7: Tính phương sai Biểu đồ thứ tự (PDM)