Bài giảng Sử dụng phần mềm Microsoft Powerpoint

MS-PowerPoint * §1 TỔNG QUAN VỀ MS-POWERPOINT Giới thiệu PowerPoint là một phần mềm đồ họa diễn hình giúp bạn tạo một diễn hình Slide Show . Một diễn hình Slide Show được tạo từ một loạt Slide chứa các biểu đồ, đồ thị, danh sách được đánh Bullet, text bắt mắt, video đa phương tiện và các sound clip và nhiều hơn nữa. MS-PowerPoint * Một số thao tác cơ bản Khởi động MS-PowerPoint Nhấn chuột vào nút Start -> Program -> Microsoft office -> Ms PowerPoint Sau khi khởi động, màn hình làm việc của MS-PowerPoint được hiển thị như hình sau: MS-PowerPoint * MS-PowerPoint *  Màn hình chính gồm các thành phần cơ bản như sau: Thanh tiêu đề (Title bar) Thanh thực đơn lệnh chứa các nhóm lệnh File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Slide Show, Windows, Help. Thanh công cụ chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh. Thanh trạng thái Cửa sổ diễn hình Khung tác vụ. (Để mở hoặc đóng khung tác vụ, nhấp menu View -> Task Pane). MS-PowerPoint * Tạo một diễn hình trống: Nhấp menu File -> New. Trong khung tác vụ New Presentation, nhấp Blank Presentation MS-PowerPoint * 3. Tạo một diễn hình bằng cách sử dụng một Template: Nhấp menu File -> New Trong khung tác vụ New Presentation, nhấp From Design Template Nhấp Template mà bạn muốn áp dụng vào slide của bạn. MS-PowerPoint * 4. Tạo một diễn hình bằng cách sử dụng nội dung được đề nghị Nhấp menu File -> New Trong khung tác vụ New Presentation, nhấp From AutoContent Wizard Đọc hộp thoại Wizard đầu tiên, nhấn Next để tiếp tục Nhấp nút hạng mục thích hợp Nhấp loại diễn hình mà bạn muốn, và sau đó nhấp Next MS-PowerPoint * Nhấp kiểu diễn hình mà bạn muốn sử dụng. Nhấp Next để tiếp tục. Nhấp một tiêu đề diễn hình vào bất cứ thành phần mà bạn muốn đưa vào mỗi slide. Nếu muốn, nhập một footer diễn hình Chọn hoặc hủy chọn hộp kiểm Date Last Updated MS-PowerPoint * Chọn hoặc hủy chọn hộp kiểm Slide Number Nhấp Next để tiếp tục. Đọc hộp thoại Wizard sau cùng và sau đó nhấp Finish. MS-PowerPoint * 5. Lưu một diễn hình Nhấp menu File -> Save. Nếu là lần lưu đầu tiên sẽ xuất hiện hộp thoại Save as. Chọn ổ đĩa, thư mục nơi bạn muốn lưu diễn hình Nhập tên diễn hình vào ô File name Nhấp Save MS-PowerPoint * Mở một diễn hình Nhấp menu File -> Open. Xuất hiện hộp thoại Open Chọn ổ đĩa, thư mục chứa diễn hình cần mở Chọn tập tin cần mở Nhấp Open MS-PowerPoint *  Các khung xem PowerPoint Khung xem Normal Cung cấp một tổng quan về diễn hình và cho phép bạn làm việc tất cả phần của nó Khung xem slide Sorter Sử dụng khung xem Slide Sorter để tổ chức các Slide, thêm các hoạt động (action) giữa các Slide – được gọi là các phần chuyển tiếp Slide MS-PowerPoint * Khung xem Slide Show Khung xem Slide Show trình bày mỗi lần một Slide. Sử dụng khung xem này khi bạn sẵn sàng chạy thử hoặc cung cấp diễn hình của bạn. Để di chuyển qua các Slide, nhấp chuột hoặc nhấn các phím: Enter, ,,, MS-PowerPoint * 7. Đóng diễn hình và thoát PowerPoint Đóng diễn hình: Nhấp nút Close Window trên cửa sổ diễn hình hoặc nhấp menu File và sau đó nhấp Close. Thoát PowerPoint: Nhấp nút Close trên cửa sổ PowerPoint hoặc nhấp menu File và sau đó nhấp Exit. MS-PowerPoint * §2. THIẾT KẾ SLIDE Tạo slide mới Chèn slide mới: Nhấp nút New slide trên thanh công cụ Formating. Trong khung tác vụ Slide layout, nhấp slide layout cần sử dụng MS-PowerPoint * Áp dụng AutoLayout vào slide có sẵn Ở chế độ xem Normal, hiển thị slide cần thay đổi Nhấn nút Slide Layout trên thanh công cụ Formatting hoặc nhấp mở danh sách Other Task Panes, chọn khung tác vụ Slide Layout. Nhấp Slide Layout cần sử dụng. MS-PowerPoint * Nhập thông tin vào Placeholder Đối với các text placeholder, nhấp vào đấy rồi gõ nhập text. Đối với các đối tượng khác, nhấp placeholder, và sau đó làm việc với thành phần phụ mà PowerPoint khởi động. MS-PowerPoint * 2. Triển khai Text Text của diễn hình đặt nền tảng cho diễn hình. Những qui tắc cơ bản về diễn hình khi triển khai text: Duy trì text theo cách đơn giản, rõ ràng. MS-PowerPoint * Nếu định trình bày các slide trước đông người, hãy nghĩ đến những người ngồi xa và những gì mà họ có thể thấy. MS-PowerPoint * Đừng vượt qua năm mục trên mỗi slide và mỗi mục không quá năm từ. MS-PowerPoint * Nếu tìm thấy đối tượng đồ họa nào có khả năng minh họa cho vấn đề của bạn theo một cách dễ hiểu, hãy sử dụng nó thay vì sử dụng nhiều text. MS-PowerPoint * PowerPoint có ba loại đối tượng text: Các đối tượng text tiêu đề (Title) Các đối tượng danh sách được đánh bullet Các đối tượng hộp text MS-PowerPoint *  Nhập Text: Trong khung xem Normal, có thể gõ chữ trực tiếp vào đối tượng chứa chữ. Đối tượng chứa chữ là một ô nhập (text box) trống. Nếu gõ nội dung quá dài, chữ sẽ tự động co nhỏ lại cho vừa trên slide. MS-PowerPoint *  Định dạng Text: Định dạng font chữ Chọn cụm chữ cần định dạng Chọn menu Format -> Font Điều chỉnh khoảng cách dòng: Chọn các dòng cần định dạng Chọn menu Format -> Line Spacing MS-PowerPoint * Tạo hộp text Nhấp nút Text Box trên thanh công cụ Drawing Nhấp chuột vào vị trí cần và gõ nhập. Muốn chữ xuống dòng, kéo tạo một khung rồi mới bắt đầu gõ nhập. Nhấp bên ngoài khung để bỏ chọn text box. MS-PowerPoint *  Đổi hướng chữ: Chọn menu Format -> Text Box. Nhấp thẻ Text Box Muốn đổi hướng, chọn Rotate Text Within AutoShape By 90o. Muốn đổi kiểu xếp chữ trong hình dạng, dánh dấu chọn Word Wrap Text in AutoShape hoặc Resize AutoShape To Fit Text. Nhấp OK MS-PowerPoint * 4) Thêm hình vẽ PowerPoint cung cấp vô số hình dạng định sẵn, đường nét, hoặc công cụ cho phép vẽ tự do, chỉnh kích thước và định dạng hình vẽ. MS-PowerPoint *  Vẽ AutoShape Nhấp nút AutoShape trên thanh công cụ Drawing, rồi trỏ vào thể loại AutoShape muốn dùng Nhấp biểu tượng tùy ý Kéo con trỏ trên slide cho đến khi đối tượng vẽ có được hình dạng và kích thước mong muốn. MS-PowerPoint *  Gõ chữ vào AutoShape Nhấp AutoShape cần đưa chữ vào Gõ nội dung chữ tùy ý.  Chọn màu và mẫu tô Khi tạo đối tượng vẽ khép kín, chẳng hạn như hình vuông, nó sử dụng hai màu từ lược đồ màu: Fill Color và Line Color MS-PowerPoint * Thay đổi màu tô, đường nét của đối tượng vẽ: Nhấp đối tượng vẽ muốn đổi Nhấp Format -> AutoShape Nhấp thẻ Colors And Line Ấn định các tùy chọn về màu tô, màu vẽ, đường nét vẽ Nhấp OK MS-PowerPoint *  Áp dụng hiệu ứng tô đầy Tô đầy bằng màu biến thiên Chọn đối tượng muốn tô đầy, nhấp mũi tên danh sách của nút Fill Color trên thanh công cụ Drawing, chọn Fill Effects. Khi đó xuất hiện hộp thoại Fill Effects MS-PowerPoint * Nhấp thẻ Gradient Nhấp chọn màu hay tổ hợp màu mong muốn Chọn kiểu biến thiên, biến thể Nhấp OK MS-PowerPoint *  Tô đầy bằng hình ảnh Chọn đối tượng muốn tô đầy, nhấp mũi tên danh sách của nút Fill Color trên thanh công cụ Drawing, chọn Fill Effects. Khi đó xuất hiện hộp thoại Fill Effects Nhấp thẻ Picture Nhấp Select Picture Tìm và nhấp chọn hình ảnh dùng làm mẫu tô Nhấp OK. MS-PowerPoint *  Nhóm các đối tượng với nhau: Chọn các đối tượng cần nhóm Nhấn nút Draw trên thanh công cụ, rồi nhấn Group  Phân rã các đối tượng Chọn đối tượng cần tách Nhấn nút Draw trên thanh công cụ, rồi nhấn Ungroup MS-PowerPoint * Chèn Clip Art Chọn menu Insert -> Picture -> Clip Art Trong khung tác vụ Clip Art, gõ tên clip cần tìm, rồi nhấp Go Nhấp clip cần chèn 5) Chèn hình ảnh MS-PowerPoint * Chèn hình ảnh từ tập tin Chọn menu Insert -> Picture -> From File Nhấp mở danh sách Look In, chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin mà bạn muốn chèn. Nhấp chọn tập tin sẽ chèn Nhấp nút Insert. MS-PowerPoint * Tạo album mới Chọn menu Insert -> picture -> New Photo Album Nhấp nút File/Disk Nhấp mũi tên danh sách Look In, chọn ổ đĩa và thư mục chứa những hình ảnh muốn chèn Chọn hình ảnh để đưa vào album mới. Nhấp nút Insert MS-PowerPoint * Nhấp mở danh sách Picture Layout, chọn một bố cục hình ảnh. Nhấp mở danh sách Frame Shape, chọn dạng khung Nhấp nút Create. MS-PowerPoint * Chèn biểu đồ Tạo biểu đồ dạng đồ thị Nhấp chọn menu Insert -> Chart Thay dữ liệu mẫu trên trang dữ liệu bằng dữ liệu mới Hiệu chỉnh và định dạng dữ liệu trên trang dữ liệu MS-PowerPoint * Nhấp nút close trên trang dữ liệu và xem biểu đồ. Đổi kiểu biểu đồ và định dạng biểu đồ nếu cần MS-PowerPoint * Sửa đổi biểu đồ Nhấp đúp biểu đồ để khởi động Microsoft Graph. Khi đó thanh công cụ Standard hiện ra Thay đổi dữ liệu của biểu đồ: Nhấn nút View Datasheet trên thanh công cụ để hiển thị trang dữ liệu Nhập dữ liệu mới MS-PowerPoint * Thay đổi kiểu biểu đồ Nhấp mũi tên danh sách Chart Type trên thanh công cụ Standard Nhấp nút ứng với kiểu biểu đồ mong muốn MS-PowerPoint * Thêm tiêu đề, chú thích, ý nghĩa các cột Nhấp chọn menu Chart -> Chart Options Chọn thẻ Titles Gõ tiêu đề chung, tiêu đề trục ngang, trục dọc. Nhấp OK MS-PowerPoint * b) Tạo biểu đồ tổ chức Biểu đồ tổ chức biểu diễn quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức, quan hệ giữa giám đốc và nhân viên trong công ty. MS-PowerPoint * Tạo biểu đồ tổ chức Chọn menu Insert -> Picture -> Organization Chart Thiết kế biểu đồ tổ chức thông qua thanh công cụ Organization Chart Nhấp một khung trong biểu đồ để gõ chữ vào Nhấp bên ngoài biểu đồ tổ chức để thôi chọn nó. MS-PowerPoint *  Bổ sung khung biểu đồ Nhấp chọn biểu đồ tổ chức cần điều chỉnh Nhấp chọn khung biểu đồ muốn gắn kết với khung biểu đồ mới Nhấp mũi tên danh sách Insert Shape trên thanh công cụ Organization Chart, chọn tuỳ chọn thích hợp: MS-PowerPoint * Coworker (đồng nghiệp) Subordinate (cấp dưới) Assistant (trợ lý) Nhập thông tin vào khung mới Nhấp bên ngoài khung MS-PowerPoint * Sắp xếp lại khung biểu đồ Nhắp chọn biểu đồ tổ chức cần sắp xếp lại Nhắp chuột lên khung biểu đồ cần di chuyển và kéo nó đến vị trí mới MS-PowerPoint * Đổi kiểu biểu đồ Nhấp chọn biểu đồ tổ chức cần đổi kiểu Nhấp nút AutoFormat trên thanh công cụ Organization Chart Chọn kiểu biểu đồ Nhấp OK MS-PowerPoint * §3.THIẾT KẾ BẢN TRÌNH BÀY Tạo diện mạo cho các Slide  : Khi thiết kế bản trình bày, hình thức cũng quan trọng không kém gì nội dung. MS-PowerPoint * Áp dụng thiết kế mẫu Chọn Format -> Slide Design Trong khung tác vụ Slide Design, tìm và nhấp chọn mẫu thiết kế cần áp dụng. MS-PowerPoint * 2. Định dạng slide bằng các Master Chèn đối tượng vào từng slide Nhấp View -> Master -> Slide Master Chèn đối tượng mong muốn, rồi điều chỉnh kích cỡ và vị trí của nó Nhấp nút Close Master View trên thanh công cụ Slide Master View MS-PowerPoint *  Hiệu chỉnh nền Slide bằng Master Che giấu các đối tượng nền Master trên một Slide Hiển thị slide có đối tượng nền muốn che giấu Nhấp menu Format -> Background Chọn hộp kiểm Omit Background Graphics From Master Nhấp Apply MS-PowerPoint * Chỉnh sửa các Placeholder Nhấp menu View -> Master -> Slide Master Chọn slide master có placeholder muốn thay đổi Để định dạng placeholder, sử dụng các công cụ định dạng trên thanh công cụ Formatting Nhấp nút Close Master View trên thanh công cụ MS-PowerPoint *  Chèn ngày tháng và thời gian Nhấp đặt dấu chèn vào đối tượng chữ sẽ tiếp nhận ngày/giờ Chọn lệnh Insert -> Date And Time Nhấp chọn dạng thức mong muốn Nhấp Apply áp dụng cho các slide đã lựa chọn , hoặc nhấp Apply To All áp dụng cho toàn bộ slide MS-PowerPoint *  Chèn số slide Nhấp đặt dấu chèn vào vị trí cần Chọn lệnh Insert -> slide number Đánh dấu chọn slide number Nhấp Apply, hoặc nhấp Apply To All MS-PowerPoint *  Chỉnh sửa nền Slide Chọn menu Format -> Background Nhấp mở danh sách Background Fill, xong nhấp Fill Effects Nhấp chọn các thẻ để hiển thị các hiệu ứng tô đầy có sẵn Nhấp hiệu ứng tùy ý Nhấp OK Nhấp Apply, hoặc nhấp Apply To All MS-PowerPoint * Hoàn tất diễn hình Tạo slide tóm tắc  : Slide tóm tắc (summary slide) là danh sách các tiêu đề lấy từ những slide được chọn trong bảng trình bày . MS-PowerPoint * Cách tạo slide tóm tắc Trong chế độ xem slide sorter, chọn những slide cần đưa vào slide tóm tắt Nhấp nút summary slide trên thanh công cụ slide sorter. Khi đó slide mới hiển thị với tiêu đề Summary Slide và danh sách liệt kê tiêu đề của các slide được chọn. MS-PowerPoint * Sắp xếp các slide trong một bảng trình bày Nhấp nút Slide Sorter View Chọn slide muốn di chuyển Rê Slide được chọn sang vị trí mới MS-PowerPoint * Lập cấu hình slide show Chọn menu Slide Show -> Set Up Show Chọn loại Show thích hợp trong mục Show type Presented By A Speaker: chạy slide show ở chế độ toàn màn hình MS-PowerPoint * Browsed By An Individual: chạy slide show trong một cửa sổ và cho phép truy cập một số lệnh PowerPoint Browsed At A Kiosk: tạo slide show chạy tự động ở quầy hàng hay gian triển lãm. MS-PowerPoint * Chọn các slide sẽ trình chiếu trong mục Slide Show Chọn thêm các xác lập tùy ý Nhấp OK. MS-PowerPoint * Tạo slide show tùy biến Chọn menu Slide Show -> Custom Shows Nhấp New Đặt tên cho show Nhấp đúp những slide sẽ đưa vào show đó theo thứ tự muốn trình bày. Nhấp OK Nhấp Close MS-PowerPoint *  Khi cần chiếu slide show tùy biến: Chọn menu Slide show -> Custom Show Chọn slide show cần phát Nhấn show MS-PowerPoint * Tạo hiệu ứng chuyển tiếp slide Định kiểu chuyển tiếp Nhấp nút Slide Sorter View Nhấp slide muốn gán hiệu ứng chuyển tiếp Nhấp nút Slide Transition Chọn hiệu ứng chuyển tiếp tùy thích MS-PowerPoint * Đưa hiệu ứng vào tất cả Slide Chọn Slide Show -> Slide Transition Chọn hiệu ứng chuyển tiếp tùy thích Nhấp Apply To All Slide MS-PowerPoint * Định tốc độ chuyển tiếp Ở chế độ xem Normal hay Slide sorter, nhấp slide có hiệu ứng cần điều chỉnh Chọn Slide Show -> Slide Transition Trong danh sách Speed, chọn Slow, Medium hay Fast. Muốn áp dụng cho tất cả slide, nhấp Apply To All Slide MS-PowerPoint * Lồng hiệu ứng hoạt hình Chọn slide muốn hoạt hình Chọn Animation Schemes từ menu Slide Show Chọn lượt đồ hoạt hình phù hợp Muốn áp dụng xác lập này cho tất cả slide nhấp Apply To All Slide MS-PowerPoint * Định thời lượng giữa các slide Nhấp mở menu Slide Show/Slide Transition Chọn Automatically After Địn thời lượng (tính bằng giây) Nhấp Apply To All Slide để áp dụng các xác lập cho tất cả các slide. MS-PowerPoint * Tạo Slide Show tự chạy Lập cấu hình slide show tự chạy Chọn slide show -> Set Up Show Nhấp Browsed at a kiosk (Full Screen) Nhấp OK MS-PowerPoint * Lưu bản trình bày như một PowerPoint Show Chọn menu File -> Save as Nhấp mở danh sách Save as type, chọn PowerPoint Show Nhấp Save MS-PowerPoint * Khởi động Slide Show và hiển thị thanh công cụ slide show Chọn menu Slide Show -> View Show Rà chuột để hiển thị thanh công cụ Slide Show Nhấp một nút trên thanh công cụ Slide Show để dời đến Slide kế tiếp hay Slide trước đó, để định hướng slide show, hoặc để kết thúc show §4.TRÌNH CHIẾU SLIDE SHOW MS-PowerPoint * Định hướng và di chuyển trong slide show Trong Slide Show View, muốn chuyển đến slide kế tiếp, nhấn nút chuột , nhấn SpaceBar, nhấn Enter hoặc nhấn các phím ,,, MS-PowerPoint * Chuyển đến slide cụ thể Trong Slide Show View, rà chuột để hiển thị thanh công cụ Slide Show, rồi nhấp nút Slide trỏ đến Go to Slide, nhấp tiêu đề slide muốn chuyển tới MS-PowerPoint * Đánh dấu trong Slide Show Trong slide show View, dịch chuyển chuột để hiển thị thanh công cụ slide show Nhấp nút Pen, nhấp tuỳ chọn thích hợp Loại bút: Ballpoint Pen, Felt Tip Pen hoặc Highlighter. Ink Color: chọn màu mực MS-PowerPoint * Kéo con trỏ chuột để vẽ lên slide bằng công cụ đã chọn Nhấp nút Pen, nhấp Eraser để xoá một màu mực hoặc nhấp Eraser All Ink On Slide để xoá hết các màu mực