Bài giảng Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

các chức danh, bãi bỏ, huỷ bỏ những văn bản sai trái của đơn vị cấp dưới, v.v. .. nghị quyết cần được viết bằng văn điều khoản. 11/28/2016 37chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • 2) Phần khai triển: • Điều khoản thi hành: nêu đầy đủ, rõ ràng, cụ thể các cơ quan, tổ chức cá nhân có liên quan trực tiếp; hiệu lực về thời gian và việc xử lý văn bản trước đó. 11/28/2016 38chutiendhnl@yahoo.com Bố cục nghị quyết • 3) Phần kết: • Thẩm quyền ký: người đứng đầu ký thay mặt tập thể (TM.) • Con dấu hợp pháp, nơi nhận và các yếu tố khác (nếu có). 11/28/2016 39chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 TÊN CƠ QUAN Sè.../NQ-CQ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm NGHỊ QUYẾT Về việc . CƠ QUAN, TỔ CHỨC Căn cứ vào Sau khi nghe báo cáo của QUYẾT NGHỊ: 1. 2. Nơi nhận: - - TM. CƠ QUAN, TC CHỦ TỊCH 40chutiendhnl@yahoo.com 2. Quyết định • Quyết định cá biệt - giải quyết các vụ việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ các tổ chức, cá nhân trực thuộc trên cơ sở áp dụng pháp luật đối với những đối tượng cụ thể, được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước hoặc xuất phát từ những thoả thuận đã hợp đồng, như lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt dự án, v.v.... 11/28/2016 41chutiendhnl@yahoo.com 2. Quyết định • Quyết định có thể trình bày trực tiếp nội dung quy định, hoặc thông qua những văn bản phụ như điều lệ, quy chế, quy định ... và các phụ lục kèm theo (nếu có). 11/28/2016 42chutiendhnl@yahoo.com Yêu cầu đối với quyết định •  Yêu cầu hợp pháp • Được ban hành đúng pháp luật; • Đúng thẩm quyền; • Có những căn cứ hoặc lý do xác thực; • Đúng hình thức và thủ tục pháp luật. • Áp dụng mẫu hoá triệt để nghiêm túc. 11/28/2016 43chutiendhnl@yahoo.com Yêu cầu đối với quyết định •  Yêu cầu hợp lý • Hài hoà lợi ích Nhà nước, tập thể và cá nhân. • Cụ thể và phù hợp với vấn đề, đối tượng thực hiện. Càng xuống dưới càng phải cụ thể. • Ban hành đúng lúc, phù hợp nhu cầu quản lý. • Có tính hệ thống toàn diện, các biện pháp đề ra phải phù hợp, đồng bộ với các biện pháp trong các quyết định có liên quan. • Viết rõ ràng, chính xác, dễ hiểu và ngắn gọn. 11/28/2016 44chutiendhnl@yahoo.com Yêu cầu đối với quyết định •  Yêu cầu xử lý kịp thời • Mọi quyết định sai trái (không hợp pháp hoặc/và không hợp lý) cần được xử lý kịp thời. • Mọi quyết định xử lý phải được thể hiện bằng văn bản tương ứng theo quy định của pháp luật. 11/28/2016 45chutiendhnl@yahoo.com Bố cục quyết định • 1) Phần mở đầu: • Quốc hiệu, tiêu ngữ. • Tên cơ quan. • Số và ký hiệu: Số .../QĐ-viết tắt CQ Ví dụ: Số: 18/QĐ-ĐHNL • Địa danh, ngày tháng. • Tên loại văn bản: quyết định. • Trích yếu nội dung. • Căn cứ ban hành. • Loại hình quyết định: quyết định. 11/28/2016 46chutiendhnl@yahoo.com Bố cục quyết định • 2) Phần khai triển: • Nội dung quyết định: viết bằng văn điều khoản. Các điều được trình bày cô đọng, không dùng các câu và từ chuyển tiếp, được sắp xếp theo trình tự lô gíc nhất định. 11/28/2016 47chutiendhnl@yahoo.com Bố cục quyết định • 2) Phần khai triển: • Khi ban hành kèm theo văn bản phụ thì thường không quá 5 điều, trong đó điều 1 thường là: "Ban hành kèm theo Quyết định này Điều lệ ... ". 11/28/2016 48chutiendhnl@yahoo.com Bố cục quyết định • 2) Phần khai triển: • Điều khoản thi hành: cần nêu rõ, cụ thể (những) đối tượng chịu trách nhiệm thi hành, hiệu lực về thời gian. 11/28/2016 11/28/2016 49 49chutiendhnl@yahoo.com Bố cục quyết định • 3) Phần kết: • Thẩm quyền ký: thủ trưởng ký hoặc phó thủ trưởng ký thay; • Con dấu cơ quan ban hành; • Nơi nhận. 11/28/2016 50chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 51 QUYẾT ĐỊNH Về việc tuyển dụng và phân công công tác HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc thành lập ...........; Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc điều động Ông (Bà)......... về công tác tại ..........; Xét đơn xin vào làm việc tại ..... của Ông (Bà) ...... ; Xét đề nghị của Trưởng phòng Tổ chức-Cán bộ, CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm CƠ QUAN Số.../QĐ-DN 51chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 52 CƠ QUAN Số.../QĐ-DN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc . THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TC Căn cứ vào Theo đề nghị của QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Điều 2. Nơi nhận: - - THẨM QUYỀN KÝ 52chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 53 QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Tuyển dụng Ông (Bà): ..............., sinh ngày ..., quê quán ...... về công tác tại ....... kể từ ngày ....... Điều 2. Ông (Bà) ....... được hưởng ..... % mức lương khởi điểm của ngạch . ........ mã số ..... hệ số ....... và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà) ................... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 53chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 54 QUYẾT ĐỊNH Về việc nâng bậc lương HIỆU TRƯỞNG Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc thành lập ...........; Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc..........; Xét nhu cầu công tác và năng lực nhân sự; Xét đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xét lương, CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm CƠ QUAN Số.../QĐ-DN 54chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 55 QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nâng bậc lương đối với Ông (Bà): ..............., giữ chức vụ ....... được hưởng mức lương mới là ........... ..........kể từ ngày ....... tháng ... năm ...... Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 3. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà) ................... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 55chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 56 QUYẾT ĐỊNH Về việc khen thưởng HIỆU TRƯỞNG Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc thành lập ...........; Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm .... về việc ban hành Quy chế khen thưởng; Căn cứ biên bản cuộc họp bình xét thi đua ; Xét đề nghị của Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng, CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng năm CƠ QUAN Số.../QĐ-DN 56chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 57 QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nay tặng bằng khen (danh hiệu ...) cho những Ông (Bà) có tên sau đây: 1. ................................ 2. ................................ Vì đã có thành tích công tác trong năm ..... Điều 2. Những Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 được hưởng .... theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 3. Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 57chutiendhnl@yahoo.com 11/28/2016 11/28/2016 58 QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Nay tặng bằng khen (danh hiệu ...) cho những tập thể và cá nhân đã có thành tích xuất sắc trong năm ..... (Có Danh sách kèm theo). Điều 2. Những Ông (Bà) có tên tại Danh sách nêu trên được hưởng .... theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 3. Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà) có tên nêu tại Danh sách kèm theo tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 58chutiendhnl@yahoo.com IV. Soạn thảo văn bản hành chính thông thường • 1. Công văn • 2.Thông báo • 3. Báo cáo • 4. Tờ trình • 5. Biên bản • 6. Kế hoạch 11/28/2016 59chutiendhnl@yahoo.com 1. Công văn • Văn bản không có tên loại, dùng để thông tin trong hoạt động, giao dịch, trao đổi công tác, v.v... Giữa các chủ thể có thẩm quyền nhằm giải quyết các nhiệm vụ có liên quan. Còn gọi là công thư. 11/28/2016 60chutiendhnl@yahoo.com • Có các loại như: hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ ... • Không nhầm lẫn với thông báo, đề án, dự án hoặc tờ trình, v.v... 11/28/2016 1. Công văn 61chutiendhnl@yahoo.com • Đặt vấn đề: nêu lý do, cơ sở ban hành. Thông thường được bắt đầu bằng các cụm ngữ sau: • “Phúc công văn số ...” • “ Trường chúng tôi đã nhận được công văn của quý ... số ... ngày ... tháng ... năm ... về vấn đề nêu trên, chúng tôi có ý kiến như sau:...” • “Vừa qua nhân dịp kỷ niệm ... ngày thành lập trường ... và đón nhận Huân chương ... Trường chúng tôi đã nhận được nhiều thư, điện chúc mừng và quà tặng của cơ quan, cá nhân gửi tới.” 11/28/2016 Bố cục công văn 62chutiendhnl@yahoo.com • Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết. Nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề dặt ra (được nêu ở trích yếu, theo hướng viện dẫn, giải quyết và kết luận vấn đề). Cách hành văn cần phù hợp từng loại công thư, song phải luôn bảo đảm tính thuyết phục nhằm làm cho người đọc có thể tin vào những điều công văn đã nêu ra, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu, giải quyết. 11/28/2016 11/28/2016 63 Bố cục công văn 63chutiendhnl@yahoo.com • Kết luận vấn đề: viết ngắn gọn, khẳng định thêm những nội dung đã nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết. Có thể mang sắc thái biểu cảm, dù thực chất chỉ mang tính hình thức như: • “Rất mong sớm nhận được văn bản của quý cơ quan góp ý kiến cho bản đề án của chúng tôi. Xin chân thành cảm ơn” • Chúc các đồng chí sớm khắc phục hậu được hậu quả nặng nề của đợt bão lũ vừa qua để dần dần ổn định đời sống nhân dân, tiếp tục phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế xã hội tỉnh nhà. Xin gửi tới các đồng chí lời chào thân ái!” 11/28/2016 11/28/2016 64 Bố cục công văn 64chutiendhnl@yahoo.com 2. Thông báo Thông tin về: • Một (một vài) vấn đề trong hoạt động của tổ chức theo quy định của pháp luật; • Hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xẩy ra, thí dụ việc triển khai hoạt động ... • Kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên; • Kế hoạch điều động nhân sự, cho nghỉ hưu, v.v... 11/28/2016 11/28/2016 65 65chutiendhnl@yahoo.com 2. Thông báo • Nội dung thông báo: Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản được truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của nó và yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện. 11/28/2016 11/28/2016 66 66chutiendhnl@yahoo.com Thông báo kết quả hội nghị, cuộc họp • Nêu ngày giờ hợp, thành phần tham dự, người chủ trì, tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết định, nghị quyết nếu có của hội nghị, cuộc họp đó... • Kết luận của cấp có thẩm quyền: nêu rõ họ tên cấp thẩm quyền, nội dung cuộc họp, thành phần báo cáo viên, kết luận, chỉ rõ trách nhiệm thi hành. 11/28/2016 11/28/2016 67 67chutiendhnl@yahoo.com Thông báo nhiệm vụ được giao • Nêu rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng để triển khai, thực hiện 11/28/2016 68chutiendhnl@yahoo.com Thông báo về hoạt động triển khai • Nêu rõ nội dung hoạt động quản lý, lý do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó. 11/28/2016 11/28/2016 69 69chutiendhnl@yahoo.com Thông báo đặc thù theo quy định pháp luật • Thông báo lập chi nhánh Mẫu MTP-1 (Ban hành kèm theo thông tư số 03/2000/TT-BKH ngày 02/03/2000 của Bộ kế hoạch và đầu tư) • Thông báo lập văn phòng đại diện Mẫu MTB-2 (Ban hành kèm theo thông tư số 03/2000/TT-BKH ngày 02/03/2000 của Bộ kế hoạch và đầu tư) 11/28/2016 11/28/2016 70 70chutiendhnl@yahoo.com 2. Thông báo • Kết thúc thông báo: có thể nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc, hoặc một nội dung xã giao, cám ơn nếu xét thấy cần thiết. 11/28/2016 11/28/2016 71 71chutiendhnl@yahoo.com Hành văn của thông báo • Ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết. 11/28/2016 11/28/2016 72 72chutiendhnl@yahoo.com 3. Báo cáo • Văn bản trình bày những kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp 11/28/2016 11/28/2016 73 73chutiendhnl@yahoo.com 3. Báo cáo • Nội dung khai triển: kiểm điểm những việc đã làm, đã hoàn thành, chưa hoàn thành, những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện; đánh giá kết quả, chỉ ra nguyên nhân thành công và thất bại, được viết trung thực, không thêm bớt, không bóp méo hoặc xuyên tạc sự thật, khách quan đánh giá tình hình, có thông tin cụ thể, trọng điểm. 11/28/2016 11/28/2016 74 74chutiendhnl@yahoo.com 3. Báo cáo • Nội dung mô tả chứ không suy luận (không đưa ra những luận giải mang tính sáng tạo, kiến nghị như tờ trình), mà trình bày đánh giá, nhận định trên kết quả khảo sát. Các vấn đề được mô tả cụ thể, đầy đủ, chính xác và có tình khái quát. • Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạ, không cầu kỳ, khoa trương, sa vòa chi tiết rườm rà. • Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, không cầu kỳ, khoa trương, sao vào chi tiết rườm rà. • Có thể viết theo mẫu quy định 11/28/2016 11/28/2016 75 75chutiendhnl@yahoo.com 3. Báo cáo • Kết luận: kiến nghị những phương hướng, giải phỏp khắc phục tồn tại trong hoạt động tiếp theo, nhận định triển vọng, nờu kiến nghị nếu cú. Một bỏo cỏo cú chất lượng và phải cú đủ hai yếu tố: trường trỡnh vấn đề và kiến nghị về vấn đề. 11/28/2016 11/28/2016 76 76chutiendhnl@yahoo.com Các loại báo cáo • Báo cáo tháng • Báo cáo 6 tháng đầu năm • Báo cáo năm • Báo cáo quý • Báo cáo tuần • Báo cáo đột xuất • Báo cáo chuyên đề • V.v... 11/28/2016 11/28/2016 77 77chutiendhnl@yahoo.com Báo cáo đặc thù theo quy định pháp luật • Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi • Báo cáo nghiên cứu khả thi • Báo cáo đầu tư • 11/28/2016 11/28/2016 78 78chutiendhnl@yahoo.com 3. Báo cáo • Có thể dùng biểu mẫu, sơ đồ, bản đối chiếu v.v... (biểu đồ) để minh họa, nhằm tăng thêm độ tin cậy, đó là cách trình bày thuận tiện để tổng hợp dữ liệu, đồng thời làm cho báo cáo dễ đọc hơn và đỡ nhàm chán hơn. 11/28/2016 11/28/2016 79 79chutiendhnl@yahoo.com Lưu ý sử dụng biểu đồ • Trình bày xen kẽ hoặc riêng rẽ với nội dung mô tả. • Được trình bày có thể hiểu được ngay và càng ít phải diễn giải bằng lời càng tốt. • Kích thước lớn hơn một nữa trang giấy, trình bày riêng một trang. • Cần đánh thứ tự: phía trên biểu mẫu; phía dưới hình vẽ • Nếu được trình bày theo chiều ngang- để tên tại lề phía lề gáy đóng. • Những nội dung về thời gian trình bày ở trục ngang. 11/28/2016 11/28/2016 80 80chutiendhnl@yahoo.com 4. TỜ TRÌNH • Vă