Lý do sử dụng các thủ tục
Tạo ra một chuẩn mực để trao đổi, làm việc trong nhóm một cách hiệu quả
Tập trung suy nghĩ, hành động của các thành viên trong tổ theo 1 hướng
Tăng năng suất công việc (mọi việc quy định rõ ràng, không mất thời gian hỏi nhau)
Chỉ nên đặt ra các thủ tục cho những nội dung chính, quan trọng (PM quyết định)
110 trang |
Chia sẻ: Thành Đồng | Ngày: 11/09/2024 | Lượt xem: 32 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Bài giảng Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
các chức danh, bãi bỏ, huỷ bỏ những
văn bản sai trái của đơn vị cấp dưới, v.v. ..
nghị quyết cần được viết bằng văn điều
khoản.
11/28/2016 37chutiendhnl@yahoo.com
Bố cục nghị quyết
• 2) Phần khai triển:
• Điều khoản thi hành: nêu đầy
đủ, rõ ràng, cụ thể các cơ quan,
tổ chức cá nhân có liên quan trực
tiếp; hiệu lực về thời gian và việc
xử lý văn bản trước đó.
11/28/2016 38chutiendhnl@yahoo.com
Bố cục nghị quyết
• 3) Phần kết:
• Thẩm quyền ký: người đứng đầu ký
thay mặt tập thể (TM.)
• Con dấu hợp pháp, nơi nhận và các
yếu tố khác (nếu có).
11/28/2016 39chutiendhnl@yahoo.com
11/28/2016
TÊN CƠ QUAN
Sè.../NQ-CQ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Địa danh, ngày tháng năm
NGHỊ QUYẾT
Về việc .
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Căn cứ vào
Sau khi nghe báo cáo của
QUYẾT NGHỊ:
1.
2.
Nơi nhận:
-
-
TM. CƠ QUAN, TC
CHỦ TỊCH
40chutiendhnl@yahoo.com
2. Quyết định
• Quyết định cá biệt - giải quyết các vụ việc
cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ các
tổ chức, cá nhân trực thuộc trên cơ sở áp
dụng pháp luật đối với những đối tượng cụ
thể, được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng
chế nhà nước hoặc xuất phát từ những thoả
thuận đã hợp đồng, như lên lương, khen
thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt dự án, v.v....
11/28/2016 41chutiendhnl@yahoo.com
2. Quyết định
• Quyết định có thể trình bày
trực tiếp nội dung quy định, hoặc thông
qua những văn bản phụ như điều lệ,
quy chế, quy định ... và các phụ lục
kèm theo (nếu có).
11/28/2016 42chutiendhnl@yahoo.com
Yêu cầu đối với quyết định
• Yêu cầu hợp pháp
• Được ban hành đúng pháp luật;
• Đúng thẩm quyền;
• Có những căn cứ hoặc lý do xác thực;
• Đúng hình thức và thủ tục pháp luật.
• Áp dụng mẫu hoá triệt để nghiêm túc.
11/28/2016 43chutiendhnl@yahoo.com
Yêu cầu đối với quyết định
• Yêu cầu hợp lý
• Hài hoà lợi ích Nhà nước, tập thể và cá nhân.
• Cụ thể và phù hợp với vấn đề, đối tượng thực hiện. Càng
xuống dưới càng phải cụ thể.
• Ban hành đúng lúc, phù hợp nhu cầu quản lý.
• Có tính hệ thống toàn diện, các biện pháp đề ra phải phù
hợp, đồng bộ với các biện pháp trong các quyết định có
liên quan.
• Viết rõ ràng, chính xác, dễ hiểu và ngắn gọn.
11/28/2016 44chutiendhnl@yahoo.com
Yêu cầu đối với quyết định
• Yêu cầu xử lý kịp thời
• Mọi quyết định sai trái (không hợp
pháp hoặc/và không hợp lý) cần được
xử lý kịp thời.
• Mọi quyết định xử lý phải được thể
hiện bằng văn bản tương ứng theo quy
định của pháp luật.
11/28/2016 45chutiendhnl@yahoo.com
Bố cục quyết định
• 1) Phần mở đầu:
• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên cơ quan.
• Số và ký hiệu: Số .../QĐ-viết tắt CQ
Ví dụ: Số: 18/QĐ-ĐHNL
• Địa danh, ngày tháng.
• Tên loại văn bản: quyết định.
• Trích yếu nội dung.
• Căn cứ ban hành.
• Loại hình quyết định: quyết định.
11/28/2016 46chutiendhnl@yahoo.com
Bố cục quyết định
• 2) Phần khai triển:
• Nội dung quyết định: viết bằng văn
điều khoản. Các điều được trình bày
cô đọng, không dùng các câu và từ
chuyển tiếp, được sắp xếp theo trình
tự lô gíc nhất định.
11/28/2016 47chutiendhnl@yahoo.com
Bố cục quyết định
• 2) Phần khai triển:
• Khi ban hành kèm theo văn bản phụ
thì thường không quá 5 điều, trong
đó điều 1 thường là: "Ban hành kèm
theo Quyết định này Điều lệ ... ".
11/28/2016 48chutiendhnl@yahoo.com
Bố cục quyết định
• 2) Phần khai triển:
• Điều khoản thi hành: cần nêu rõ,
cụ thể (những) đối tượng chịu
trách nhiệm thi hành, hiệu lực về
thời gian.
11/28/2016
11/28/2016 49
49chutiendhnl@yahoo.com
Bố cục quyết định
• 3) Phần kết:
• Thẩm quyền ký: thủ trưởng ký
hoặc phó thủ trưởng ký thay;
• Con dấu cơ quan ban hành;
• Nơi nhận.
11/28/2016 50chutiendhnl@yahoo.com
11/28/2016
11/28/2016 51
QUYẾT ĐỊNH
Về việc tuyển dụng và phân công công tác
HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ
MINH
Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm
.... về việc thành lập ...........;
Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ... năm
.... về việc điều động Ông (Bà)......... về công tác tại ..........;
Xét đơn xin vào làm việc tại ..... của Ông (Bà) ...... ;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Tổ chức-Cán bộ,
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Địa danh, ngày tháng năm
CƠ QUAN
Số.../QĐ-DN
51chutiendhnl@yahoo.com
11/28/2016
11/28/2016 52
CƠ QUAN
Số.../QĐ-DN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Địa danh, ngày tháng năm
QUYẾT ĐỊNH
Về việc .
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TC
Căn cứ vào
Theo đề nghị của
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Điều 2.
Nơi nhận:
-
-
THẨM QUYỀN KÝ
52chutiendhnl@yahoo.com
11/28/2016
11/28/2016 53
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Tuyển dụng Ông (Bà): ..............., sinh ngày
..., quê quán ...... về công tác tại ....... kể từ ngày .......
Điều 2. Ông (Bà) ....... được hưởng ..... % mức
lương khởi điểm của ngạch . ........ mã số ..... hệ số
....... và các khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan
và Ông (Bà) ................... chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./.
53chutiendhnl@yahoo.com
11/28/2016
11/28/2016 54
QUYẾT ĐỊNH
Về việc nâng bậc lương
HIỆU TRƯỞNG
Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng
... năm .... về việc thành lập ...........;
Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng
... năm .... về việc..........;
Xét nhu cầu công tác và năng lực nhân sự;
Xét đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xét lương,
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Địa danh, ngày tháng năm
CƠ QUAN
Số.../QĐ-DN
54chutiendhnl@yahoo.com
11/28/2016
11/28/2016 55
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nâng bậc lương đối với Ông (Bà):
..............., giữ chức vụ ....... được hưởng mức
lương mới là ........... ..........kể từ ngày .......
tháng ... năm ......
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày ký.
Điều 3. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên
quan và Ông (Bà) ................... chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
55chutiendhnl@yahoo.com
11/28/2016
11/28/2016 56
QUYẾT ĐỊNH
Về việc khen thưởng
HIỆU TRƯỞNG
Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng ...
năm .... về việc thành lập ...........;
Căn cứ Quyết định của .... số .../QĐ-.. ngày ... tháng
... năm .... về việc ban hành Quy chế khen thưởng;
Căn cứ biên bản cuộc họp bình xét thi đua ;
Xét đề nghị của Chủ tịch Hội đồng thi đua khen
thưởng,
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Địa danh, ngày tháng năm
CƠ QUAN
Số.../QĐ-DN
56chutiendhnl@yahoo.com
11/28/2016
11/28/2016 57
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay tặng bằng khen (danh hiệu ...) cho
những Ông (Bà) có tên sau đây:
1. ................................
2. ................................
Vì đã có thành tích công tác trong năm .....
Điều 2. Những Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 được
hưởng .... theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 3. Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan
và Ông (Bà) có tên nêu tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
57chutiendhnl@yahoo.com
11/28/2016
11/28/2016 58
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay tặng bằng khen (danh hiệu ...) cho
những tập thể và cá nhân đã có thành tích xuất sắc
trong năm ..... (Có Danh sách kèm theo).
Điều 2. Những Ông (Bà) có tên tại Danh sách nêu
trên được hưởng .... theo quy định của pháp luật hiện
hành.
Điều 3. Quyết định này cú hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 4. Trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan
và Ông (Bà) có tên nêu tại Danh sách kèm theo tại
Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
58chutiendhnl@yahoo.com
IV. Soạn thảo văn bản hành chính
thông thường
• 1. Công văn
• 2.Thông báo
• 3. Báo cáo
• 4. Tờ trình
• 5. Biên bản
• 6. Kế hoạch
11/28/2016 59chutiendhnl@yahoo.com
1. Công văn
• Văn bản không có tên loại, dùng để
thông tin trong hoạt động, giao dịch,
trao đổi công tác, v.v... Giữa các chủ
thể có thẩm quyền nhằm giải quyết
các nhiệm vụ có liên quan. Còn gọi
là công thư.
11/28/2016 60chutiendhnl@yahoo.com
• Có các loại như: hướng dẫn, giải
thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch,
đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn,
chối từ ...
• Không nhầm lẫn với thông báo, đề
án, dự án hoặc tờ trình, v.v...
11/28/2016
1. Công văn
61chutiendhnl@yahoo.com
• Đặt vấn đề: nêu lý do, cơ sở ban hành. Thông
thường được bắt đầu bằng các cụm ngữ sau:
• “Phúc công văn số ...”
• “ Trường chúng tôi đã nhận được công văn của
quý ... số ... ngày ... tháng ... năm ... về vấn đề
nêu trên, chúng tôi có ý kiến như sau:...”
• “Vừa qua nhân dịp kỷ niệm ... ngày thành lập
trường ... và đón nhận Huân chương ... Trường
chúng tôi đã nhận được nhiều thư, điện chúc
mừng và quà tặng của cơ quan, cá nhân gửi
tới.”
11/28/2016
Bố cục công văn
62chutiendhnl@yahoo.com
• Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết.
Nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng, đi thẳng
vào trọng tâm vấn đề dặt ra (được nêu ở trích yếu,
theo hướng viện dẫn, giải quyết và kết luận vấn
đề). Cách hành văn cần phù hợp từng loại công
thư, song phải luôn bảo đảm tính thuyết phục
nhằm làm cho người đọc có thể tin vào những điều
công văn đã nêu ra, tạo điều kiện thuận lợi cho
nghiên cứu, giải quyết.
11/28/2016
11/28/2016 63
Bố cục công văn
63chutiendhnl@yahoo.com
• Kết luận vấn đề: viết ngắn gọn, khẳng định thêm
những nội dung đã nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm, yêu
cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết. Có
thể mang sắc thái biểu cảm, dù thực chất chỉ mang
tính hình thức như:
• “Rất mong sớm nhận được văn bản của quý cơ quan
góp ý kiến cho bản đề án của chúng tôi. Xin chân
thành cảm ơn”
• Chúc các đồng chí sớm khắc phục hậu được hậu quả
nặng nề của đợt bão lũ vừa qua để dần dần ổn định
đời sống nhân dân, tiếp tục phấn đấu xây dựng phát
triển kinh tế xã hội tỉnh nhà. Xin gửi tới các đồng chí
lời chào thân ái!”
11/28/2016
11/28/2016 64
Bố cục công văn
64chutiendhnl@yahoo.com
2. Thông báo
Thông tin về:
• Một (một vài) vấn đề trong hoạt động của
tổ chức theo quy định của pháp luật;
• Hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xẩy
ra, thí dụ việc triển khai hoạt động ...
• Kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên;
• Kế hoạch điều động nhân sự, cho nghỉ hưu,
v.v...
11/28/2016
11/28/2016 65
65chutiendhnl@yahoo.com
2. Thông báo
• Nội dung thông báo: Đối với thông báo
truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết
định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản
được truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản
của nó và yêu cầu quán triệt, triển khai,
thực hiện.
11/28/2016
11/28/2016 66
66chutiendhnl@yahoo.com
Thông báo kết quả hội nghị, cuộc họp
• Nêu ngày giờ hợp, thành phần tham dự,
người chủ trì, tóm tắt nội dung hội nghị,
các quyết định, nghị quyết nếu có của hội
nghị, cuộc họp đó...
• Kết luận của cấp có thẩm quyền: nêu rõ
họ tên cấp thẩm quyền, nội dung cuộc
họp, thành phần báo cáo viên, kết luận,
chỉ rõ trách nhiệm thi hành.
11/28/2016
11/28/2016 67
67chutiendhnl@yahoo.com
Thông báo nhiệm vụ
được giao
• Nêu rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ,
những yêu cầu khi thực hiện nhiệm
vụ, các biện pháp cần áp dụng để
triển khai, thực hiện
11/28/2016 68chutiendhnl@yahoo.com
Thông báo về hoạt động
triển khai
• Nêu rõ nội dung hoạt động
quản lý, lý do tiến hành và
thời gian tiến hành hoạt động
đó.
11/28/2016
11/28/2016 69
69chutiendhnl@yahoo.com
Thông báo đặc thù theo
quy định pháp luật
• Thông báo lập chi nhánh Mẫu MTP-1
(Ban hành kèm theo thông tư số
03/2000/TT-BKH ngày 02/03/2000 của Bộ
kế hoạch và đầu tư)
• Thông báo lập văn phòng đại diện Mẫu
MTB-2 (Ban hành kèm theo thông tư số
03/2000/TT-BKH ngày 02/03/2000 của Bộ
kế hoạch và đầu tư)
11/28/2016
11/28/2016 70
70chutiendhnl@yahoo.com
2. Thông báo
• Kết thúc thông báo: có thể nhắc lại
nội dung chính, trọng tâm cần nhấn
mạnh, lưu ý người đọc, hoặc một nội
dung xã giao, cám ơn nếu xét thấy
cần thiết.
11/28/2016
11/28/2016 71
71chutiendhnl@yahoo.com
Hành văn của thông báo
• Ngắn gọn, cụ thể, dễ
hiểu, đủ lượng thông tin
cần thiết.
11/28/2016
11/28/2016 72
72chutiendhnl@yahoo.com
3. Báo cáo
• Văn bản trình bày những kết quả
hoạt động của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp nhằm giúp cho việc
đánh giá tình hình thực tế quản lý,
lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra
quyết định quản lý phù hợp
11/28/2016
11/28/2016 73
73chutiendhnl@yahoo.com
3. Báo cáo
• Nội dung khai triển: kiểm điểm những
việc đã làm, đã hoàn thành, chưa hoàn
thành, những ưu khuyết điểm của quá
trình thực hiện; đánh giá kết quả, chỉ ra
nguyên nhân thành công và thất bại,
được viết trung thực, không thêm bớt,
không bóp méo hoặc xuyên tạc sự thật,
khách quan đánh giá tình hình, có thông
tin cụ thể, trọng điểm.
11/28/2016
11/28/2016 74
74chutiendhnl@yahoo.com
3. Báo cáo
• Nội dung mô tả chứ không suy luận (không đưa ra những luận
giải mang tính sáng tạo, kiến nghị như tờ trình), mà trình bày
đánh giá, nhận định trên kết quả khảo sát. Các vấn đề được
mô tả cụ thể, đầy đủ, chính xác và có tình khái quát.
• Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạ, không cầu kỳ, khoa
trương, sa vòa chi tiết rườm rà.
• Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, không cầu kỳ, khoa
trương, sao vào chi tiết rườm rà.
• Có thể viết theo mẫu quy định
11/28/2016
11/28/2016 75
75chutiendhnl@yahoo.com
3. Báo cáo
• Kết luận: kiến nghị những phương hướng, giải
phỏp khắc phục tồn tại trong hoạt động tiếp
theo, nhận định triển vọng, nờu kiến nghị nếu
cú. Một bỏo cỏo cú chất lượng và phải cú đủ
hai yếu tố: trường trỡnh vấn đề và kiến nghị
về vấn đề.
11/28/2016
11/28/2016 76
76chutiendhnl@yahoo.com
Các loại báo cáo
• Báo cáo tháng
• Báo cáo 6 tháng đầu năm
• Báo cáo năm
• Báo cáo quý
• Báo cáo tuần
• Báo cáo đột xuất
• Báo cáo chuyên đề
• V.v...
11/28/2016
11/28/2016 77
77chutiendhnl@yahoo.com
Báo cáo đặc thù
theo quy định pháp luật
• Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi
• Báo cáo nghiên cứu khả thi
• Báo cáo đầu tư
•
11/28/2016
11/28/2016 78
78chutiendhnl@yahoo.com
3. Báo cáo
• Có thể dùng biểu mẫu, sơ đồ, bản
đối chiếu v.v... (biểu đồ) để minh
họa, nhằm tăng thêm độ tin cậy, đó
là cách trình bày thuận tiện để tổng
hợp dữ liệu, đồng thời làm cho báo
cáo dễ đọc hơn và đỡ nhàm chán
hơn.
11/28/2016
11/28/2016 79
79chutiendhnl@yahoo.com
Lưu ý sử dụng biểu đồ
• Trình bày xen kẽ hoặc riêng rẽ với nội dung mô tả.
• Được trình bày có thể hiểu được ngay và càng ít
phải diễn giải bằng lời càng tốt.
• Kích thước lớn hơn một nữa trang giấy, trình bày
riêng một trang.
• Cần đánh thứ tự: phía trên biểu mẫu; phía dưới
hình vẽ
• Nếu được trình bày theo chiều ngang- để tên tại lề
phía lề gáy đóng.
• Những nội dung về thời gian trình bày ở trục
ngang.
11/28/2016
11/28/2016 80
80chutiendhnl@yahoo.com
4. TỜ TRÌNH
• Vă
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- bai_giang_the_thuc_va_ky_thuat_trinh_bay_van_ban_hanh_chinh.pdf