Bài giảng Tin học 2 - Chương 1: Làm quen với Excel 2010

TIN HỌC PHẦN 2 (6 TRÌNH)CHƯƠNG 1. LÀM QUEN VỚI EXCEL 2010CHƯƠNG 2. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢNCHƯƠNG 3. TỔ CHỨC THÔNG TIN TRÊN BẢNG TÍNHCHƯƠNG 4. CÁC TÙY CHỌN HỮU ÍCH KHÁCCHƯƠNG 5. TẠO BIỂU ĐỒ TRONG BẢNG TÍNHCHƯƠNG 6. CÔNG THỨC VÀ HÀM TRONG EXCELCHƯƠNG 7. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCELCHƯƠNG 1LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 201021.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 2010Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện:Tính toán đại số, phân tích dữ liệuLập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sáchTruy cập các nguồn dữ liệu khác nhauVẽ đồ thị và các sơ đồTự động hóa các công việc bằng các macroVà nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau.31.2 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT CHƯƠNG TRÌNH1.2.1. Khởi động Excel 2010Cách 1: Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2010 Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Excel trên DesktopCách 3: Start  Run  Excel.exe1.2.2. Thoát khỏi ExcelCách 1: File  Exit.Cách 2: Click vào nút Close ().Cách 3: Alt+F4.4(Biểu tượng Excel)1.3. GIAO DIỆN EXCEL 20105Tên bảng tính (Sheet Tab)Ribbon Ô (Cell) hiện hànhThanh tiêu đề (Title bar)Thanh Menu (Menu bar)Thanh công thức (Formula)Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. 61.3. GIAO DIỆN EXCEL 2010Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hìnhCấu trúc của một workbookWorkbook: là một tập tin của Excel 2010, có phần tên mở rộng là .xlsx. Worksheet : một bảng tính gồm các cột và hàng.Hàng (Row): Có tối đa là 1.048.576 (220) hàng, được đánh số thứ tự từ 1, 2,3,, 1048575, 1048576 Cột (Column): Có tối đa là 16.384(214) cột, được đánh số từ A, B,, Z, AA, AB ZZ, AAA, AAB, , XFD. Ô (Cell): Là giao của cột và hàng. Ví dụ: A1Vùng (Range): Gồm nhiều ô liên tiếp nhau. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. Ví dụ: A5:F10 Gridline: là các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô.71.3. GIAO DIỆN EXCEL 20101.4. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNH8Sử dụng phím hoặc tổ hợp phímDi chuyển tới, , , Sang ô bên cạnh theo hướng đã chọnCtrl+,Ctrl+,Ctrl+,Ctrl + Tới ô có chứa dữ liệu gần nhất theo mũi tên.EnterVề ô liền kề phía dướiTabVề ô liền kề bên phảiShift + EnterVề ô liền kề phía trênHomeVề cột A trong cùng hàngPageUpLên một màn hìnhPageDownXuống một màn hìnhAlt + PageDownSang phải một màn hìnhAlt + Page UpSang trái một màn hìnhCtrl + HomeTới ô A1Ctrl + EndTới ô ở hàng cuối và cột cuối có chứa dữ liệuDi chuyển đến một ô bất kỳ bằng Menu: Home  (Editing) Find & Select  Go To (F5)91.4. DI CHUYỂN CON TRỎ TRONG BẢNG TÍNHGõ địa chỉ ô cần đếnÔ chứa giá trị đặc biệt1.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô1.5.1. Các kiểu dữ liệu và cách nhậpa. Kiểu dữ liệu sốBao gồm: giá trị số: 0..9 giá trị % giá trị tiền tệ $ giá trị thời gian: ngày, giờKiểu dữ liệu số khi nhập đúng quy cách sẽ mặc định canh lề phải trong ôĐể đặt lại quy định về cách nhập và hiển thị kiểu dữ liệu số trong Windows: chọn lệnh Start  Control Panel Regional and Language  Formats  Additional Settings Number10b. Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) Bắt đầu bằng ký tự chữ (A  Z) hoặc dấu nháy trên (‘)Bao gồm: ký tự chữ, số và các ký hiệu khácKhi nhập thì mặc định là canh lề trái trong ô(Khi nhập dữ liệu số sai quy cách  mặc định canh lề trái trong ô thì cũng được hiểu đó là dữ liệu kiểu chuỗi)111.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ôc. Công thức (Formula) Công thức bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu +Giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức còn công thức được hiển thị trên thanh công thức Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng.Các toán tử gồm:Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/), Luỹ thừa (^), Phần trăm (%)Nối chuỗi (&). Ví dụ: =“Hà Nội” & " - " & “Việt Nam”  Hà Nội – Việt NamSo sánh: =, >, =, Các toán hạng gồm:Hằng sốHàm và các tham sốĐịa chỉ ô, địa chỉ vùng121.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô1.5.2. Nhập chú thíchChọn ô cần ghi chú thíchReview  (Comment) New Comment (Hoặc click phải chuột  Insert Comment)Nhập nội dung, kết thúc bằng cách click trỏ chuột ra ngoài.131.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô1.5.2. Nhập chú thíchSửa chú thích: Review  (Comment) Edit Comment (hoặc click phải chuột  Edit Comment)Xem tất cả các chú thích: Review  (Comment ) Show All CommentsTắt chú thích: Review  Comment  hủy lệnh Show All CommentsXóa chú thích: Review  (Comment) Delete ( hoặc click phải chuột  Delete Comment141.5. NHẬP DỮ LIỆU VÀO Ô1.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH1.6.2. Canh lề cho dữ liệu trong ôa. Sử dụng menu lệnhChọn vùng dữ liệu cần định dạng. Cách 1: Home  click vào mũi tên trong nhóm NumberCách 2: Home  (Cells) Format  Format Cells (hoặc Ctrl+1), chọn thẻ Number151.6. ĐỊNH ĐẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH16Định dạng số âmCó dấu phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ, Số chữ số thập phân (Ví dụ: (D2) =B2*C2 khi sao chép xuống (D3) =B3*C3311.8. ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈb. Địa chỉ tuyệt đốiCác địa chỉ cột và dòng cố định (không thay đổi) khi ô chứa công thức được sao chép đến vị trí ô khác.Cấu trúc: $$Ví dụ: (D2) =$B$2*$C$2 khi sao chép xuống (D3) =$B$2*$C$2321.8. ĐỊA CHỈ VÀ CÁCH SỬ DỤNG ĐỊA CHỈc. Địa chỉ hỗn hợpTương đối cột, tuyệt đối hàng: Chỉ có cột thay đổi, còn hàng không thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức.Cấu trúc: $Ví dụ: địa chỉ A$1.Tuyệt đối cột, tương đối hàng: Chỉ có hàng thay đổi, còn địa chỉ cột không thay đổi khi ô chứa được sao chép công thức.Cấu trúc: $Ví dụ: địa chỉ $A1.Chuyển đổi giữa các loại địa chỉ: sử dụng phím F4331.9 CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ TỆP Mở tệp mớiC1: File New  Blank workbook C2: Ctrl+NMở một tệp đã có C1: File Open  chọn tệp  Open.C2: Ctrl+OGhi tệp vào đĩaC1: File  Save  gõ tên tệp  Save.C2: Ctrl+SGhi tệp vào đĩa với tên mới: File Save As  gõ tên mới  Save.Đóng tệp hiện thời: File  Close341.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨUCách 1: Bước 1: File  Save (hoặc Save As (F12) )Bước 2: Xuất hiện hộp thoại click vào Tool  General Options...351.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨUBước 3: Nhập mật khẩuBước 4: Nhập lại mật khẩu  OK36Mật khẩu cho phép mở tệpMật khẩu cho phép chỉnh sửa nội dungCho phép chỉ đọc (không thay đổi nội dung)1.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨUCách 2: Bước 1: File  Info  ProtectWorkbook  Encrypt with Password371.10. CÀI ĐẶT MẬT KHẨUBước 2: Nhập mật khẩuBước 3: Nhập lại mật khẩu  OK38