Bài giảng Tin học 2 - Chương 2: Một số thao tác cơ bản

CHƯƠNG 2MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN12.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNGChọn ô: click chuột hoặc di chuyển con trỏ đến ô muốn chọnChọn dãy các ô liên tiếp:Cách 1: click chuột vào ô đầu tiên nhấn giữ và di chuột đến ô cuối cùngCách 2: click chuột vào ô đầu tiên giữ phím Shift click chuột vào ô cuối cùng (hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô cuối cùng).Chọn dãy các ô không liên tiếp: chọn vùng đầu tiên  giữ phím Ctrl  chọn các vùng tiếp theo.2Dãy các ô liên tiếpDãy các ô không liên tiếpChọn cột hoặc hàng: click chuột vào tên cột hoặc tên hàngChọn các cột hoặc các hàng liên tiếp: Cách 1: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  nhấn giữ và di chuột đến tên cột hoặc hàng cuối cùng.Cách 2: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên  giữ phím Shift  click chuột vào tên cột hoặc hàng cuối cùng.32.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNGTên cộtTên hàngChọn dãy các cột hoặc hàng không liên tiếp: click chuột vào tên cột hoặc hàng đầu tiên nhấn giữ phím Ctrl  click chuột vào tên cột hoặc hàng tiếp theo. Chọn cả bảng tính: click chuột vào ô giao nhau của tên cột và tên hàng hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+AHủy chọn: click chuột vào ô bất kỳ42.1 CHỌN CÁC DÃY Ô, CỘT VÀ HÀNGChọn cả bảng tính2.2. XÓA NỘI DUNG Ô BẰNG DELETE VÀ CLEARXóa bằng Delete:Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóanhấn phím Delete (Del)  chỉ có nội dung dữ liệu trong các ô được xóa.Xóa bằng Clear:Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóaHome Editing Clear  chọn lệnh xóa phù hợp:Clear All: xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú thích, Hyperlink)Clear Formats: xóa định dạngClear Contents: xóa nội dungClear Comments: xóa chú thíchClear Hyperlinks: xóa siêu liên kết của ôRemove Hyperlinks: hủy bỏ siêu liên kết của dữ liệu trong ô52.3. LỆNH UNDO, REDO VÀ LẶP LẠI THAO TÁCLệnh Undo (Ctrl + Z): trở về kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động.Lệnh Redo (Ctrl + Y): quay lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo. Lệnh Repeat (Ctrl + Y hoặc F4): thực hiện lặp lại lệnh (thao tác) sau cùng.6Lệnh UndoLệnh RedoLệnh Repeat2.4. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNHTrên Ribbon chọn thẻ InsertNhóm Illustrations:Pictute: chèn ảnh tồn tại trong máyClipArt: chèn ảnh có sẵn của officeShapes: chèn một đối tượng đồ họaSmartArt: chèn đối tượng đồ họa nâng caoScreenshot: chèn ảnh chụp màn hình7Trên Ribbon chọn thẻ InsertNhóm Text:TextBox: chèn hộp văn bảnHeader & Footer: chèn tiêu đề trên và tiêu đề dưới cho trang inWordArt: chèn chữ nghệ thuậtSignature Line: chèn dòng chữ ký điện tửObject: chèn các đối tượng nâng caoNhóm Symbols:Equation: chèn công thức toán họcSymbol: chèn ký tự đặc biệt82.4. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO BẢNG TÍNH2.5. TẠO ẢNH NỀN CHO BẢNG TÍNHTrên Ribbon chọn thẻ Page LayoutTại nhóm Page Setup chọn lệnh Background  xuất hiện hộp thoại Sheet Background: chọn ảnh nền  Open92.6. ĐẶT TÊN VÙNGBước 1: Chọn vùng cần đặt tênBước 2: Thực hiện lệnh đặt tên vùngCách 1: Formulas  Defined Names  Define NameCách 2: Formulas Defined Names  Name Manager  NewCách 3: Click phải chuột  Define NameBước 3: Nhập thông tin trong hộp thoại New Name Name: nhập tên vùng vào hộpScope: phạm vi sử dụngComment: nhập chú thích cho vùng nếu cần  OK.102.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTEa. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắtBước 1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép hoặc di chuyểnBước 2: Thực hiện lệnh Copy (sao chép) hoặc Cut (di chuyển)Cách 1: Home  Clipboard  Copy hoặc Cut.Cách 2: Click phải chuột  Copy hoặc CutCách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (copy) hoặc Ctrl+X (cut)112.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTEa. Sử dụng nút lệnh hoặc phím tắtBước 3: Đặt con trỏ tại vị trí muốn di chuyển hoặc sao chép vùng dữ liệu đến.Thực hiện dán vùng dữ liệu:Cách 1: Home  Clipboard  PasteCách 2: Click phải chuột  PasteCách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Vb. Sử dụng chuộtChọn vùng dữ liệu  giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột.12c. Dán đặc biệt (Paste Special)Thực hiện lệnh Copy hoặc CutChọn vị trí đích  click phải chuột  Paste Special. (Hoặc Home  click vào mũi tên lệnh Paste Paste Special)132.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTEc. Dán đặc biệt (Paste Special)Mục Paste: thực hiện dánAll: tất cả Formulas: công thứcValues: giá trịFormats: định dạngComments: chú thíchValidation: qui định xác thực dữ liệuAll using source theme: tất cả mẫu định dạng nguồnAll except borders: tất cả trừ khung viền Column widths: chiều rộng cột Formulas and number formats: công thức và các định dạng dữ liệu sốValues and number formats: giá trị và các định dạng dữ liệu số142.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTEc. Dán đặc biệt (Paste Special)Mục Operation: dán thêm các phép toánNone: không tính toán Add: cộng Subtract: trừMultiply: nhân Divide: chia152.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTEaddsubtractmultiplydivicec. Dán đặc biệt (Paste Special)Skip blanks: trừ các ô rỗngTranspose: đảo dòng thành cột hoặc ngược lại Paste Link: dán liên kết162.7. CHỨC NĂNG COPY, CUT VÀ PASTE2.8. SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARDSau khi thực hiện lệnh Cut hoặc Copy, dữ liệu sẽ được lưu tạm thời tại vùng nhớ trung gian Clipboard. Clipboard lưu tối đa được 24 mục dữ liệu không phân biệt kiểu.Clipboard lưu dữ liệu theo nguyên tắc hàng đợi, mục lưu sau được đặt trên, mục lưu trước đó bị đẩy xuống.Để hiển thị Clipboard: Ribbon click vào mũi tên cuối nhóm Clipboard 172.8. SỬ DỤNG OFFICE CLIPBOARDCác thao tác trên ClipboardPaste All: dán tất cả các mụcClear All: xóa tất cả các mục đã lưuOptions: thiết lập một số tùy chọn hiển thị cho ClipboardThao tác với dữ liệu trong clipboard:click chọn dữ liệu  Paste: sao chép dữ liệu trong clipboard ra bảng tínhclick chọn dữ liệu  Delete: xóa dữ liệu lưu trong clipboard182.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ôa. Chèn hàngBước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm hàng phía trên.Bước 2: Thực hiện lệnh chèn hàngCách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet RowsCách 2: Click phải chuột  Insert19b. Chèn cộtBước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm cột phía bên tráiBước 2: Thực hiện lệnh chèn cộtCách 1: Home Cells Insert  Insert Sheet ColumnsCách 2: Click phải chuột  Insert202.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ Ôc. Chèn ôBước 1: Chọn vị trí muốn chèn thêm ô trống Bước 2: Thực hiện lệnh chèn ôCách 1: Home  Cells  Insert  Insert CellsCách 2: Click phải chuột  InsertBước 3: Lựa chọn lệnh phù hợpShift cells right: chèn và đẩy các ô sang bên phảiShift cells down: chèn và đẩy các ô xuống dướiEntire row: chèn cả dòngEntire column: chèn cả cộtBước 4: Kết thúcOK: thực hiện chèn ôCancel: hủy việc chèn ô212.9. CHÈN THÊM HÀNG, CỘT VÀ ÔShift cells rightShift cells down2.10. XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ôa. Xóa hàngBước 1: Chọn một hoặc nhiều hàng cần xóa.Bước 2: Thực hiện lệnh xóa hàngCách 1: Home  Cells Delete  Delete Sheet RowsCách 2: Click phải chuột  Deleteb. Xóa cộtBước 1: Chọn một hoặc nhiều cột cần xóa.Bước 2: Thực hiện lệnh xóa cộtCách 1: Home  Cells  Delete  Delete Sheet ColumnsCách 2: Click phải chuột  Delete222.10. XÓA HÀNG, CỘT VÀ Ôc. Xóa ôBước 1: Chọn ô cần xóa.Bước 2: Thực hiện lệnh xóa ôCách 1: Home  Cells  Delete  Delete CellsCách 2: Click phải chuột  DeleteBước 3: Lựa chọn lệnh phù hợp Shift cells left: xóa và đẩy các ô sang bên tráiShift cells up: xóa và đẩy các ô lên trênEntire row: xóa cả dòngEntire column: xóa cả cộtBước 4: Kết thúcOK: thực hiện xóa ôCancel: hủy việc xóa ô23Shift cells leftShift cells up2.11. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNGGiá trị độ rộng cột từ 0  255 (ký tự), mặc định là 8.43 ký tự.Giá trị chiều cao của dòng từ 0  409 (point), mặc định là 12.75 point.a. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng chuộtĐưa trỏ chuột đến bên dưới tên hàng hoặc bên phải tên cột Xuất hiện ký hiệu điều chỉnh  nhấn giữ và di chuột đến kích thước cần24Ký hiệu điều chỉnh chiều cao hàngKý hiệu điều chỉnh độ rộng cộtb. Điều chỉnh kích thước hàng, cột bằng lệnhBước 1: Chọn các hàng hoặc cột cần điều chỉnh kích thước Bước 2: Home  Cells  FormatBước 3: Chọn lệnh phù hợp:Row Height nhập giá trị quy định chiều cao của hàng AutoFit Row Height: chiều cao dòng tự động theo dữ liệu. Column Width nhập giá trị quy định độ rộng của cột AutoFit Column Width: độ rộng cột tự động theo dữ liệu.Default Width quy định lại kích thước mặc định252.11. THAY ĐỔI ĐỘ RỘNG CỘT, CHIỀU CAO HÀNG2.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆTa. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵnBước 1: nhập giá trị khởi đầuBước 2: đưa con trỏ vào góc dưới bên phải của ô (Fill handle), con trỏ chuyển thành hình dấu “”. Nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang.262.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆTa. Điền dữ liệu tự động theo các mẫu có sẵnDanh sách một số AutoFill có sẵn:27Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 9:00 10:00, 11:00, 12:00 MonTue, Wed, ThuMonday Tuesday, Wednesday, Thursday JanFeb, Mar, Apr, JanuaryFebruary, March, April, Text1text2, text3, text4, ... 1st Period 2nd Period, 3rd Period, 4th Period, ... b. Tự tạo thêm mẫu AutoFillBước 1: Hiển thị hộp thoại CustomListTrên Ribbon chọn thẻ File  Options  AdvanceTại mục Create lists for use in sorts and fill sequences  Edit Custom Lists  xuất hiện hộp thoại:Bước 2: Tạo danh sáchChọn NEW LISTNhập danh sách trong hộp List entriesAdd: nhập danh sách; Delete: xóa danh sáchOK: đóng hộp thoại, chấp nhận danh sách mới282.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆTc. Điền dữ liệu theo quy luậtBước 1: Nhập giá trị khởi đầu vào ô thứ nhấtBước 2: Nhập giá trị theo quy luật vào ô thứ haiBước 3: Chọn hai ô, nhấn giữ và kéo chuột theo hàng dọc hoặc hàng ngang.292.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆTd. Sử dụng chức năng AutoCorrectFile  Options Proofing  AutoCorrect Options  xuất hiện hộp thoại 302.12. TĂNG TỐC VIỆC NHẬP DỮ LIỆU CÓ DẠNG ĐẶC BIỆT(2) Gõ cụm từ viết tắt (3) Gõ đoạn văn bản đúng(4) Nhập vào danh sách(1) Tích chọn để bật chức năng 2.13. SỬ DỤNG LỆNH FILLBước 1: Chọn ô chứa dữ liệu (hay công thức) sao chép và tất cả các ô cần sao chép dữ liệu đếnBước 2: Home Editing  Fill chọn hướng phù hợp:Down: sao chép dữ liệu từ trên xuốngRight: sao chép dữ liệu từ phải sangUp: sao chép dữ liệu từ dưới lênLeft: sao chép dữ liệu từ trái sang312.13. SỬ DỤNG LỆNH FILLHome Editing  Fill  Series: sao chép dữ liệu theo quy luậtSeries in: điền dữ liệu trongRows: theo hàngColumns: theo cộtType: kiểuLinear: cấp số cộngGrowth: cấp số nhânDate: kiểu thời gianDate unit: bộ thời gianDay: ngàyWeekday: tuầnMonth: thángYear: năm32Giá trị bước nhảyGiá trị kết thúc332.13. SỬ DỤNG LỆNH FILLCách 1:File  Save As Cách 2: File  Save & Send  Create PDF/ XPS Document  Create PDF/XPS 342.14. LƯU TỆP DƯỚI DẠNG PDFChọn kiểu PDFChọn chế độ chuẩnMở sau khi lưu