Bài giảng tin học đại cương

mẫu MS- WORD 2003 đã thiết kế 45 kiểu bảng biểu gọi là 45 style . Các style này chủ yếu khác nhau về các dòng tiêu đề phía đỉnh của bảng biểu. Ví dụ bảng biểu trong hình 65 là dạng chuẩn có tên là Table Grid 5. Hình 65: Bảng biểu chuẩn Grid 5 Bảng biểu đã lựa chọn trong cửa sổ Insert Table sẽ hiện lên tại vị trí con trỏ hiện thời trong văn bản. 3.1.2. Tạo bảng sử dụng nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn Bước 1: Đặt con trỏ ở vị trí muốn chèn bảng, nhấp biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ Standard, một bảng mẫu hiện ra: Hình 66: Tạo bảng sử dụng nút lệnh trên thanh công cụ Bước 2: Di chuột sang phải để chọn số cột, sang trái để chọn số dòng. Con chuột di đến đâu thì số hàng và số cột sẽ được hiển thị xuống bên dưới. Nhấp vào ô cuối cùng phía dưới bên phải của hình mẫu để thực hiện tạo bảng. Ví dụ: ở hình trên là 3 x 3 Table: tức là bảng sắp tạo sẽ có 3 dòng, 3 cột. Muốn tạo bảng với số dòng và cột nhiều hơn ta thực hiện nhấp di chuột lấn ra khỏi hình mẫu sang phải hoặc xuống dưới. Khi nhả chuột, một bảng biểu được chèn vào văn bản có đủ số dòng và số cột đã chọn, các dòng và cột sẽ có độ rộng bằng nhau và dàn đều hai bên sát lề. 3.2. Thay đổi cấu trúc của bảng 3.2.1. Thay đổi kích thước của hàng, cột a) Căn chỉnh chiều cao của dòng Chiều cao của dòng thường được để ở dạng tự động điều chỉnh (Auto) bằng chiều cao của ô cao nhất có chữ trong dòng. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể chỉnh chiều cao của hàng bằng các cách sau: - Cách 1: Đặt chuột ở đường lưới ngang của bảng biểu, con trỏ chuột có dạng nhấp di chuột theo chiều dọc để chỉnh độ cao thấp của dòng. - Cách 2: Bôi đen những dòng cần hiệu chỉnh, vào thực đơn Table / Table Properties, hộp thoại Table Properties hiện ra, chọn thẻ Row. Đánh dấu vào mục Specify height, nhập số đo chiều cao vào khung bên cạnh và chọn Row height is là: Hình 67: Hộp thoại Table Properties - At least: Chiều cao của dòng được chỉnh theo số đo nhưng tối thiểu phải bằng chiều cao của các dòng chữ có trong ô, lệnh này bảo đảm các dòng chữ không bị che khuất. - Exactly: Chiều cao của dòng được chỉnh theo số đo chính xác, nếu chiều cao nhỏ có thể che khuất chữ trong ô. - Previous row: Chuyển lên dòng trên. - Next row: Chuyển sang dòng kế tiếp. b) Căn chỉnh độ rộng của cột Bình thường độ rộng của cột có khả năng tự động điều chỉnh theo nội dụng văn bản có trong các ô. Ngoài ra, bạn có thể tự điều chỉnh độ rộng của cột theo hai cách: - Cách 1: Đặt chuột ở đường lưới dọc của một cột, con trỏ chuột có dạng , nhấp di chuột theo sang trái hoặc sang phải để điều chỉnh độ rộng cho cột hoặc nhấp đúp để độ rộng của cột tự động bằng độ rộng nội dung cột (AutoFit lệ thuộc chiều rộng của ô có nhiều chữ nhất trong một cột, nó làm cho chữ trong ô không bị xuống dòng). Nếu bạn đặt con trỏ chuột ở cạnh dọc bên trái của bảng biểu và nhấp đúp sẽ có tác dụng tự động hiệu chỉnh độ rộng của tất cả các cột trong bảng biểu. - Cách 2: Đánh dấu chọn một cột cần điều chỉnh, vào thực đơn Table / Table Properties, chọn thẻ Column. - Preferred width: Số đo chiều rộng của cột - Measure in: Chọn đơn vị Centimeter - Previous Column: Chọn trở về cột trước đó - Next Column: Chọn sang cột kế tiếp c) Hiệu chỉnh kích thước và vị trí của bảng biểu Hiệu chỉnh kích thước cột và dòng của bảng biểu: Đặt con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của bảng, con trỏ chuột có dạng mũi tên chéo , nhấp di chuột sang phải hoặc xuống dưới để thay đổi kích thước của tất cả các cột hoặc tất cả các dòng. Di chuyển bảng biểu: Đặt con trỏ chuột vào biểu tượng ở góc trên bên trái của bảng biểu, con trỏ chuột có dạng mũi tên bốn chiều, nhấp di chuột để di chuyển bảng biểu đến vị trí thích hợp rồi nhả chuột. 3.2.2. Chèn và xóa ô, dòng, cột a) Thanh công cụ Tables and Borders Thanh công cụ này chứa các tính năng giúp bạn dễ dàng thực hiện những thao tác xử lý trên bảng biểu. Để hiển thị thanh công cụ, kích hoạt mục chọn View / Toolbars / Tables and Borders: Hình 68: Thanh công cụ Tables and Borders Ý nghĩa các biểu tượng trên thanh công cụ này là: : Dùng để kẻ hoặc định dạng các đường : Dùng để tẩy bỏ đường thẳng; : Để chọn kiểu đường thẳng; : Chọn độ đậm của đường; : Định dạng màu cho đường; : Kẻ khung cho các ô; : Tô màu nền các ô; : Để chèn thêm bảng mới lên tài liệu; : Để trộn các ô đã chọn thành 1 ô; : Để chia một ô thành nhiều ô nhỏ; : Để định dạng lề văn bản trong ô; : Để kích hoạt tính năng tự động định dạng : Định dạng hướng văn bản trong ô; : Sắp xếp giảm dần theo cột đang chọn; : Sắp xếp tăng dần theo cột đang chọn; : Tính tổng đơn giản. b) Các thao tác cơ bản Chèn dòng - Cách 1: Bôi đen một dòng làm mốc, vào thực đơn Table / Insert / Rows Above (chèn một dòng ở phía trên dòng đã chọn) hoặc Rows Below (chèn một dòng ở phía dưới hàng đã chọn). - Cách 2: Bôi đen một dòng làm mốc, nhấp biểu tượng Insert Rows trên thanh công cụ Tables and Borders dòng mới được chèn vào ở phía trên dòng đã chọn. Ngoài ra, để chèn một dòng mới nằm dưới dòng nào đó, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột về cuối dòng đó, ở ngoài bảng sau đó nhấn phím Enter. Hoặc chèn một dòng mới ở cuối bảng thì đặt con trỏ trong ô cuối cùng của bảng rồi nhấn phím Tab. Xóa dòng Bôi đen dòng cần xóa, vào thực đơn Table / Delete / Rows hoặc nhấn Ctrl + X hoặc nhấp biểu tượng Delete Rows trên thanh công cụ Tables and Borders. Chèn cột - Cách 1: Bôi đen một cột làm mốc, vào thực đơn Table / Insert / Columns to the left (chèn một cột ở bên trái cột đặt con trỏ hoặc bôi đen) hoặc Columns to the right (chèn một cột ở bên phải cột đặt con trỏ hoặc bôi đen) - Cách 2: Bôi đen một cột làm mốc, nhấp biểu tượng Insert Columns to the Left trên thanh công cụ Tables and Borders cột mới được chèn vào bên trái cột làm mốc. Xóa cột Bôi đen cột cần xóa, vào thực đơn Table / Delete / Columns hoặc nhấn Ctrl + X hoặc nhấp biểu tượng Delete Columns trên thanh công cụ Tables and Borders . Chèn ô Bôi đen hoặc nhấp vào một ô làm mốc, vào thực đơn Table / Insert / Cells hoặc nhấp biểu tượng lệnh Insert Cells, hộp thoại Insert Cells hiện ra (hình 69): Hình 69 : Hộp thoại Insert Cells - Shift cells right: Chèn thêm một ô, các ô cũ trên cùng một dòng bị đẩy sang bên phải. - Shift cells down: Các ô cũ trên cùng một cột bị đẩy xuống dưới. - Insert entire row: Chèn một hàng mới - Insert entire column: Chèn một cột mới Xóa ô Bôi đen ô cần xóa, vào thực đơn Table / Delete / Cells, hoặc nhấp biểu tượng lệnh Delete Cells Hộp thoại Delete Cells có các lệnh ngược với hộp thoại Insert Cells. Xóa bảng biểu Bôi đen toàn bộ bảng biểu, vào thực đơn Table/ Delete/ Table hoặc nhấn Ctrl + X. 3.2.3. Tách một ô thành nhiều ô Một ô có thể được tách ra thành nhiều ô bằng cách bôi đen một ô (hoặc nhiều ô) cần thiết, nhấp biểu tượng Split Cells trên thanh công cụ Tables and Borders hoặc vào thực đơn Table / Split Cells để mở hộp thoại sau: Hình 70: Hộp thoại Split Cells - Number of columns: Chọn số cột cần tách ra - Number of rows: Chọn số dòng cần tách ra - Merge cells before split: Hòa ô trước khi tách 3.2.4.Gộp nhiều ô thành một ô Bôi đen một số ô cần hòa liền nhau. Nhấp biểu tượng Merge Cells trên thanh công cụ hoặc vào thực đơn Table / Merge Cells. Ô mới được tạo ra gọi là ô hòa, có chiều rộng bằng tổng chiều rộng của các ô ban đầu. 3.3. Định dạng văn bản trong bảng 3.3.1. Nhập dữ liệu vào bảng Đặt con trỏ vào từng ô và nhập dữ liệu, khi kết thúc nhập cho ô nào thì ấn các phím mũi tên lên xuống, sang trái phải. Khi nhập số liệu vào bảng tính thông thường ta dùng các phím số ở bên phải bàn phím (ấn phím Num Lock cho đèn Num Lock sáng) và nhập số liệu. 3.3.2. Căn lề và định dạng cho dữ liệu trong bảng a) Căn lề trong bảng Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng; Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng bôi đen, mở mục chọn rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng: Hình 71: Các kiểu định dạng lề Ví dụ: muốn chọn kiểu căn lề ở trên bên phải, bạn chọn Align Top Right b) Định dạng dữ liệu trong bảng * Định dạng dữ liệu trong ô Việc định dạng phông chữ, màu chữ, trên bảng biểu thực hiện theo định dạng chữ đã trình bày ở (mục 1.1) * Định dạng hướng văn bản Bạn có thể định dạng hướng văn bản trong ô (hiển thị theo chiều dọc, hay chiều ngang). Để định dạng hướng, bạn làm như sau: Bước 1: Chọn ô cần định dạng hướng; \ Bước 2: Nháy phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn hoặc chọn Format / Text Direction, hộp thoại Text Direction xuất hiện: Hình 72: Hộp thoại Text Direction Hãy dùng chuột nhấn vào hướng muốn thiết lập ở mục Orientation. Bước 3: Nhấn OK để hoàn tất. * Tô nền, kẻ viền trong bảng Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm như sau: Bước 1: Chọn các ô (bôi đen) cần tô nền hay đặt viền; Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn hoặc chọn Format / Borders and Shading. Hộp thoại Border and Shading xuất hiện: Hình 73: Hộp thoại Border and Shading, thẻ Border Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa chọn: - Mục Style: chọn kiểu đường định thiết lập; - Mục Color: chọn màu cho đường thẳng; - Mục Width: chọn độ dày, mỏng cho đường; - Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập. Ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview; - Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: Table – sẽ thiết lập định dạng này cho toàn bộ bảng; Cell- chỉ thiết lập cho các ô đã chọn; - Nhấn Ok để kết thúc công việc. Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng (Hình 74): Hình 74: Hộp thoại Border and Shading, thẻ Shading - Mục Fill: chọn màu cần tô. Đã có sẵn một hộp với rất nhiều màu. Bạn có thể nhấn nút More Colors... hộp thoại Colors sẽ xuất hiện, bạn có thể tự chọn cho mình những màu khác: Hình 75: Hộp thoại Colors - Mục Apply to: để chọn phạm vi các ô cần tô mầu nền: Table – tô toàn bộ bảng; Cell- chỉ tô cho các ô đã chọn; - Nhấn Ok để kết thúc công việc. 3.4. Chèn các đối tượng vào bảng 3.4.1 Chèn các ký tự đặc biệt Chọn vị trí cần đăt ký tự đặc biệt, tiếp theo mở mục chọn Insert / Symbol… Hộp thoại Symbol xuất hiện: Hình 76: Hộp thoại Symbol Ở thẻ Symbol, có thể tìm ký tự đặc biệt cần chèn lên văn bản. Trong trường hợp không tìm thấy, có thể tìm ký tự ở danh mục khác bằng cách chọn một danh mục tập hợp các ký tự ở mục Font: Hình 77: Muc Font trong thẻ Symbol Màn hình trên hiển thị tập hợp các ký tự đặc biệt của danh sách Symbol. Giả sử khi chọn hộp Font là danh sách Symbol, ta sẽ có: Hình 78: Font Symbol Khi thấy ký tự cần tìm, có thể chèn chúng lên tài liệu bởi một trong hai cách sau: - Cách 1: Nhấp đúp chuột lên ký tự cần chèn; - Cách 2: Chọn ký tự cần chèn bằng cách nhấn chuột trái lên nó, rồi nhấn nút Insert để chèn ký tự lên tài liệu. Với tính năng này, bạn có thể chèn một lúc nhiều các ký tự đặc biệt lên tài liệu. Đặc biệt: có hai chức năng rất thuận tiện nếu ta phải dùng nhiều ký tự đặc biệt nào đó trong soạn thảo, đó là gán tổ hợp phím nóng và thiết lập cụm từ viết tắt cho ký tự đặc biệt. 3.4.2 Chèn ngày tháng 3.4.3 Chèn hình vẽ, hình ảnh, biểu đồ a) Chèn hình vẽ Ngoài những khả năng về soạn thảo và định dạng văn bản, khả năng đồ hoạ của Word cũng rất mạnh. Trong chương này, chúng ta sẽ được tìm hiểu và tiếp cận những kỹ thuật vẽ hình cũng như xử lý một số khối hình hoạ trực tiếp trên Word. Để làm việc với môi trường đồ hoạ trên Word, bạn phải sử dụng đến thanh công cụ Drawing (Hình 79). Hình 79: Thanh công cụ Drawing Nếu chưa nhìn thấy thanh công cụ này trên màn hình có thể mở nó bằng cách kích hoạt mục chọn View / Toolbar / Drawing Sử dụng các mẫu hình đơn giản Bạn có thể vẽ một số khối hình rất đơn giản lên tài liệu của mình bằng cách sử dụng một số nút vẽ hình trên thanh công cụ Drawing như: Vẽ hình chữ nhật; Vẽ hình ô val, hình tròn; Tạo ô hình chữ nhật chứa văn bản; Vẽ đường thẳng; Vẽ mũi tên. Cách vẽ hình như sau: Bước 1: Dùng chuột nhắp lên nút chứa hình cần vẽ; Bước 2: Dùng chuột vẽ hình đó lên tài liệu. Điểm đánh dấu Hình 78: Vẽ các mẫu hình đơn giản trên thanh công cụ Drawing Chúng ta để ý, trên khối hình thường có các điểm đánh dấu , nếu đặt con trỏ chuột vào những điểm đánh dấu này bạn có thể co dãn được kích cỡ của hình vẽ bằng cách kéo rê chuột. Sử dụng các khối hình AutoShape Ngoài các khối hình đơn giản mà bạn thấy trên thanh công cụ Drawing, nút AutoShapes còn cung cấp rất nhiều các mẫu hình vẽ đa dạng. Để sử dụng một mẫu hình trong AutoShapes, Bạn làm như sau: Nhấp nút AutoShapes trên thanh công cụ Drawing: Hình 80: Các mẫu hình trong mục AutoShapes Danh sách các mẫu hình được liệt kê ra, bạn có thể chọn và vẽ chúng lên tài liệu như đã hướng dẫn ở trên. Định dạng hình vẽ Thanh công cụ Drawing cung cấp nhiều nút tính năng giúp bạn định dạng trên khối hình vẽ: Nút này dùng để chọn đối tượng cần định dạng; Chọn độ dầy mỏng của đường; Chọn kiểu nét của đường; Chọn chiều mũi tên (khi vẽ mũi tên trên hình); Chọn màu sắc cho đường; Tô mầu nền cho một hình kín; Chọn màu sắc cho chữ; Tạo bóng cho hình vẽ; Chọn khối hình trong không gian 3 chiều (3D); Để quay hình vẽ. b) Chèn hình ảnh Bạn có thể chèn được hình ảnh từ nhiều nguồn khác nhau trên máy tính lên tài liệu Word như: ảnh từ một tệp tin; ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery hoặc ảnh từ màn hình máy tính. Để chèn ảnh từ một tệp tin lên tài liệu, bạn làm như sau: Mở mục chọn Insert / Picture / From file, hộp thoại Insert Picture xuất hiện cho phép bạn tìm tệp ảnh cần chèn lên tài liệu: Hình 81: Hộp thoại Insert Picture Hãy chọn tệp ảnh, rồi nhấn nút Insert để hoàn tất. Ảnh từ tệp đã chọn được chèn lên tài liệu cùng thanh công cụ Picture giúp bạn thực hiện các phép định dạng, hiệu chỉnh ảnh. Ý nghĩa các nút lệnh trên thanh công cụ Picture như sau: Hình 82: Thanh công cụ Picture Ý nghĩa các biểu tượng trên thanh công cụ này là: Để chèn thêm ảnh từ tệp tin khác; Định dạng màu cho ảnh; Điều chỉnh độ tương phản cho ảnh; Điều chỉnh độ sáng, tối của ảnh; Dùng để cắt ảnh; Chọn kiểu đường viền cho ảnh; Bật các tính năng định dạng đối tượng ảnh; Thiết lập thuộc tính xuyên thấu (Transparent) ảnh; Huỷ bỏ các định dạng ảnh. Trong trường hợp không xuất hiện thanh công cụ Picture, bạn có thể gọi mục chọn View / Toolbar / Picture để hiển thị nó. c) Chèn biểu đồ Trong cửa sổ văn bản hiện hành, đặt con trỏ tại vị trí cần chèn biểu đồ, áp dụng một trong hai cách sau đây: - Cách 1: Vào thực đơn Insert / Object để mở ra hộp thoại Object. Chọn thẻ Create New, trong mục Object type, nhấp Microsoft Graph Chart, nhấp OK. - Cách 2: Vào thực đơn Insert / Picture / Chart. Một bảng hiện ra, bạn đổi số liệu trong bảng: Hình 83: Bảng số liệu Hình 84: Biểu đồ tương ứng Phần 4: Định dạng và in ấn trong Word 4.1. Các thao tác xem văn bản trước khi in Xem trước khi in (hay còn gọi Print preview) là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những người mới học word, chưa có nhiều các kỹ năng về in ấn. Qua màn hình Print Preview, bạn có thể quan sát trước được cấu trúc trang in cũng như nội dung chi tiết trên trang in. Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lý, kịp thời đối với tài liệu của mình để khi in ra sẽ thu được kết quả cao như ý muốn. Để bật màn hình Print preview, bạn có thể làm theo một trong hai cách: - Cách 1: Mở mục chọn File / Print Preview - Cách 2: Nhấn nút Print preview trên thanh công cụ Standard. Màn hình Preview cùng thanh công cụ Print preview xuất hiện: Hình 85: Màn hình và thanh công cụ Print preview Màn hình Preview là nơi hiển thị cấu trúc, cũng như nội dung các trang tài liệu trước khi in; Thanh công cụ Print Preview cung cấp các nút chức năng để làm việc trên màn hình Preview, đó là: Để phóng to, thu nhỏ (Zoom) thông tin trên màn hình Preview; Cho phép hiển thị hay không hiển thị thước kẻ (Rule) trên màn hình này; Chỉ hiển thị một trang tài liệu trên màn hình này; Có thể chọn n trang tài liệu cùng hiển thị trên cùng một màn hình này (n=1..6); Để chuyển đổi chế độ chỉ xem và xem + có thể sửa nội dung trực tiếp trên tài liệu; In tài liệu ra máy in; Xem ở chế độ toàn màn hình Đóng màn hình này lại, trở về màn hình soạn thảo tài liệu ban đầu. Bạn cũng có thể làm việc này khi nhấn phím ESC. 4.2. Các thao tác thực hiện in văn bản Giả sử bạn muốn sử dụng 1 máy in khác trong mạng LAN tại công ty thay vì máy in đang kết nối máy tính hoặc bạn chỉ muốn in các trang 1, 3, 6, 8, 9, 10 (các trang khác ko in), hoặc in 2 mặt giấy thì sao? Hình 86: Các thành phần trong hộp thoại Print 1. Print to file Nếu giả sử máy bạn ko có máy in hoặc máy in hiện tại ko hỗ trợ những chức năng bạn cần thì bạn nhấn chọn Print To File, nó sẽ lưu dưới dạng file dữ liệu, bạn copy file đó tới máy in cần dùng để in. Manual Duplex: In 2 mặt giấy, tùy từng loại máy in hỗ trợ. 2. Name: Nếu máy bạn có nhiều máy in bạn có thể chọn máy in thích hợp(in tại chỗ họăc in qua mạng Lan). 3. Page Range - All: In tất cả số trang bạn có. - Current Page: In trang hiện tại. - Pages: In trang tùy thích, tính năng này rất hay. Giả sử bạn chỉ muốn in trang: 3, 5, 8, 9, 10 bạn gõ: vào ô pages số trang muốn in, cách nhau bởi dấu phẩy hoặc muốn in 3 trang liền nhau (8, 9, 10) bạn gõ: 8 -10 (cách nhau bởi dấu gạch ngang). Hình 87: Chọn trang muốn in trong mục Page range 4. Copies Số bản bạn muốn sao chép, mặc định là 1 • Collate: ví dụ tài liệu có 10 trang, bạn muốn in làm 2 bản. Nếu muốn máy in hoàn thành từ 1 - 10 sau đó in lại 1-10 (bản 2) thì bạn chọn Collate. Còn bỏ chọn Collate máy sẽ in tờ 1 (bản 1) rồi tiếp tờ 1 (bản 2). Hình 88: Chọn số bản muốn sao chép 5. Find What: Thông thường bạn chọn Document 6. Print: Thông thường đặt là All pages in range: là in tất cả các trang đã chọn trong mục Page range • Odd pages: Nếu bạn muốn in các trang lẻ • Even pages: Nếu muốn in trang chẵn Hình 89: In lẻ, chẵn 7. Zoom: Page per Sheet: Tại 1 trang in bạn có thể chia làm 4, 6, 8 phần. Điều này áp dụng với bạn nào muốn photo tài liệu mang vào phòng thi: Hình 90: Chọn số trang tài liệu trên một trang in Scale to paper size: Bạn để mặc định là No scaling - Nhấn nút OK để thực hiện việc in ấn. MÔ-ĐUN 3: BẢNG TÍNH EXCEL Phần 1: Tổng quan về Excel 1.1. Các khái niệm cơ bản Excel là một phần mềm xử lí bản tính trong môi trường Windows. Nó dùng để tính toán các bài toán dựa trên công thức là các hàm tương ứng. 1.1.1. Khởi động và thoát khỏi Microsoft Excel * Khởi động: - Cách 1: Chọn lệnh Start/Programs/Microsoft Office /Microsoft Excel - Cách 1: D_Click vào biểu tượng Microsoft Excel trong màn hình nền (Desktop). - Cách 1: D_Click lên tập tin Excel có sẵn trong máy. * Thoát: - Cách 1: Click vào nút Close trên thanh tiêu đề - Cách 1: Chọn thực đơn lệnh File/ Exit (Close) trên thanh thực đơn - Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. 1.1.2 Work Book, Sheet, Cell, Selector, Handle Fill: a) Work Book Một tập tin của Excel được gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc nhiên .XLS. Một Workbook được xem như là một tài liệu gồm nhiều tờ. b) Sheet Mỗi một sheet được xem như là một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột. - Hàng (row): có tối đa là 65.536 hàng, được đánh số từ 1 đến 65.536 - Cột (column): có tối đa là 256 cột, được đánh số từ A,...Z, AA, AB,... AZ, ...IV - Ô (cell): là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách. Như vậy một Sheet có 65.536 (hàng) * 256 (cột) = 16.777.216 (ô) Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự hàng, ví dụ: C9 nghĩa là ô ở cột C và hàng thứ 9. *Một số thao tác trên Sheet: - Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet. - Đổi tên Sheet: D_Click ngay tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới. - Chèn thêm một Sheet: chọn lệnh Insert/WorkSheet. - Xóa một Sheet: chọn Sheet cần xóa, chọn lệnh Edit/ Delete Sheet. Ghi chú: Có thể thực hiện các thao tác trên bằng cách R_Click lên tên Sheet rồi chọn lệnh cần thực hiện (Hình 91). Hình 91: Thao tác trên sheet c) Cell Ứng với một cột và một hàng được gọi là một Cell hay còn gọi là một ô. Mỗi Cell đều có toạ độ (địa chỉ) tương ứng là tên cột, tên hàng VD: D5, H30 .... d) Selector - Là đường viền đen bao quanh ceel thể hiện Celldos đang bị truy nhập e) Handle Fill - Là chấm đen góc dưới cùng bên phải của đường Selector, có tác dụng để sao chép dữ liệu 1.2. Màn hình làm việc 1.2.1. Các thành phần của màn hình Excel Màn hình Excel là một cửa sổ đã được phóng to và trông gần giống màn hình làm việc của Word, bao gồm các thành phân sau: - Thanh tiêu đề (Title bar): ở dòng trên cùng của màn hình, khi mới khởi động Excel tại đây ghi Microsoft Excel - Book1, khi ta đặt tên cho bảng tính, tên này kèm theo phần mở rộng .XLS sẽ thay thế từ Book1. - Các thanh Menu, công cụ, định dạng giống như của Word. Phần lớn các biểu tượng trên các thanh này có công dụng, ý nghĩa như trong Word, ý nghĩa của một số biểu tượng dùng riêng cho Excel được ghi trên trang 3. - Thanh công thức (Formula bar): là dòng thứ năm của màn hình hiển thị tọa độ (địa chỉ hoặc tên) ô, nút hủy bỏ , nút lựa chọn , nội dung dữ liệu trong ô hiện tại (ô có khung viền xung quanh) - Thanh trạng thái (Status bar): là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt động của Excel: + Ready: Đang sẵn sàng làm việc + Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức + Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ + Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại - Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs): là dòng ngay trên thanh trạng thái, hiển thị tên của các bảng tính (khi chúng chưa được đặt tên, tại đây ghi Sheet1, Sheet2,…). Bên trái là các nút chuyển tới các bảng tính. - Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar), cuộn ngang (Horizontal Scroll bar) giống như trong Word - Cửa sổ bảng tính (Worksheet Window): là phần lớn nhất dùng để nhập dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị như sau: Hình 92: Cửa sổ bảng tính 1.2.2. Các loại con trỏ - Ô hiện tại: là ô có khung viền xung quanh với một chấm vuông nhỏ ở góc phải bên dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (gọi tắt là con trỏ). Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh Công thức - Con trỏ bàn phím: là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ được chèn vào. - Con trỏ chuột có các dạng sau: + Dấu |: dùng để đưa con trỏ ô về vị trí nào đó + Dấu : dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn bảng tính - Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành. Cách di chuyển con trỏ ô trong bảng tính: + Sử dụng chuột: Click vào ô cần chọn. + Sử dụng bàn phím: ↑, ↓: Lên, xuống 1 hàng. →, ←: Qua trái, phải 1 ô. PageUp: Lên 1 trang màn hình. PageDown: Xuống 1 trang màn hình Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình Ctrl + Home: Về ô A1 1.3. Cách nhập dữ liệu vào bảng tính 1.3.1. Các kiểu dữ liệu trong Excel Microsoft Excel tự động nhận diện kiểu dữ liệu khi bạn nhập dữ liệu vào. Công việc của bạn là xác định đúng kiểu dữ liệu để tiện cho việc tính toán và định dạng. a) Dữ liệu kiểu số Khi nhập vào số bao gồm: 0..9, +, -, *, /, (, ), E, %, $ thì số mặc nhiên được canh lề phải trong ô. Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu số khi bạn nhập dữ liệu kiểu số đúng theo sự định dạng của Windows (ngày và giờ cũng được lưu trữ như một trị số), ngược lại nó sẽ hiểu là dữ liệu kiểu chuỗi. • Dữ liệu dạng số (Number) Để đặt quy định về cách nhập và hiển thị số trong Windows: chọn lệnh Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options/ Chọn thẻ Number: Ví dụ: - Số 1234.56 có thể nhập theo các cách như sau: 1234.56 Số thuần tuý, không định dạng. 1,234.56 Kết hợp định dạng phân cách hàng nghìn (Comma). $1234.56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ (Currency). $1,234.56 Kết hợp định dạng ký hiệu tiền tệ và phân cách hàng nghìn. - Số 0.25 có thể nhập theo các cách như sau: 0.25 hoặc .25 Số thuần tuý, không định dạng. 25% Kết hợp định dạng phần trăm (Percent). 2.5E-1 Kết hợp định dạng khoa học (Scientific). • Dữ liệu dạng ngày (Date) Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào đúng theo sự qui định của Windows mặc nhiên là tháng/ngày/năm (m/d/yy). Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi. Mặc nhiên dữ liệu kiểu Date được canh phải trong ô. Dữ liệu kiểu Date được xem như là dữ liệu kiểu số với mốc thời gian là ngày 1/1/1900 (có giá trị là 1), ngày 22/1/1900 có giá trị là 22, … Để kiểm tra và thay đổi qui định khi nhập dữ liệu kiểu Date cho Windows: chọn lệnh Start/ Settings/ Control Panel/ Regional and Language Options/ Chọn thẻ Date, khi đó xuất hiện hộp thoại: 1. Dạng hiển thị ngày/tháng/ năm. 2.Nhập vào dấu phân cách ngày, tháng, năm. 3. Dạng ngày tháng đầy đủ. Hình 93: Thay đổi qui định kiểu Date • Dữ liệu dạng giờ (Time) Microsoft Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Time khi ta nhập vào đúng theo sự qui định của Windows mặc nhiên là giờ:phút:giây buổi (hh:mm:ss AM/PM). Ngược lại Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi. Mặc nhiên dữ liệu kiểu Time được canh phải trong ô. Dữ liệu kiểu Time cũng được xem như là dữ liệu kiểu số. 0:0:0 có giá trị là 0, 24:0:0 có giá trị là 1, 36:0:0 có giá trị