Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 1: ICDL, soạn thảo văn bản và MS Word 2007

Bài 1 ICDL, SOẠN THẢO VĂN BẢN & MS WORD 2007NỘI DUNG BÀI HỌCKhái quát về ICDLPhần mềm soạn thảo văn bảnMicrosoft Word 2007Các tính năng mới của Microsoft Word 2007Slide 1 – Microsoft Word2ICDL International Computer Driving License: là chứng chỉ quốc tế về kỹ năng sử dụng máy tính cá nhân được cấp bởi tổ chức ICDLĐã được triển khai ở nhiều quốc gia trên thế giới Người được cấp chứng chỉ này được xác nhận rằng:Có kiến thức thiết yếu về CNTT và máy vi tínhSử dụng thành thục máy tính và các ứng dụng cơ bảnSlide 1 – Microsoft Word3KỲ THI ICDLBao gồm 7 môn:Các khái niệm cơ bản về CNTT và máy tínhSử dụng máy tính và quản lý tệp tin với WindowsSoạn thảo văn bản (MS Word)Bảng tính điện tử (MS Excel)Cơ sở dữ liệu (MS Access)Trình chiếu (MS PowerPoint)Mạng Internet và thư điện tửCác kỹ năng cần có của mỗi môn đã được liệt kê đầy đủ trong đề cương của chương trìnhHọc môn tin học văn phòng theo đề cương của ICDLSlide 1 – Microsoft Word4PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢNSoạn thảo văn bản là công việc tạo ra các tài liệu dạng văn bản như: công văn, báo cáo, bài tập, sách, Hiện nay việc soạn thảo văn bản được hỗ trợ bởi các phần mềm soạn thảo văn bảnCác phần mềm soạn thảo:Notepad/WordpadMicrosoft WordOpen OfficeGoogle DocsSlide 1 – Microsoft Word5GOOGLE DOCSLà ứng dụng văn phòng trực tuyến phát triển bởi GoogleĐịa chỉ: docs.google.com Các tính năng:Soạn thảo văn bản Bảng tínhTrình chiếuVẽTạo formYêu cầu: phải có tài khoản google (ví dụ: tài khoản gmail)Người dùng dễ dàng tài liệu chia sẻ qua đường link Slide 1 – Microsoft Word6CÁC CHỨC NĂNG SOẠN THẢOGõ văn bảnĐịnh dạng văn bảnTạo và định dạng các bảng biểuThêm và chỉnh sửa hình ảnh / biểu đồSoát lỗi chính tảBiên tập văn bảnSlide 1 – Microsoft Word7GÕ VĂN BẢNLà chức năng soạn thảo cơ bản nhất mà bất cứ phần mềm soạn thảo văn bản nào cũng phải cóThường được kết hợp với các bộ gõ và các chuẩn ký tự để cho phép người dùng gõ theo nhiều kiểu, nhiều thứ tiếngTiếng Việt:Các bộ gõ thông dụng:UnikeyVietkeyKiểu gõ : Telex, VNI, Chuẩn ký tự : Unicode, TCVN3-ABC, Slide 1 – Microsoft Word8UNICODELà chuẩn ký tự phổ biến nhất hiện nayCung cấp một con số duy nhất cho mỗi ký tự trên mọi hệ máy tính, mọi chương trình và mọi ngôn ngữ thông qua bảng mã UnicodeCác bảng mã: UTF – 8, UTF – 16, UTF – 32, Có rất nhiều loại font chữ dựa trên Unicode. Các font chữ thông dụng:ArialTime New RomansSlide 1 – Microsoft Word9ĐỊNH DẠNG VĂN BẢNĐịnh dạng font chữĐịnh dạng đoạn vănĐịnh dạng tiêu đềĐịnh dạng lề trên, lề dướiĐịnh dạng màu sắc cho nền, chữĐịnh dạng đường biênSlide 1 – Microsoft Word10CÁC TÍNH NĂNG QUAN TRỌNG KHÁCCung cấp các mẫu văn bản thông dụngHỗ trợ việc theo dõi thay đổi và duyệt văn bảnHỗ trợ việc tham chiếu giữa các thành phần của văn bảnTrộn tài liệuBảo mật tài liệuSlide 1 – Microsoft Word11THEO DÕI THAY ĐỔI VÀ DUYỆT VĂN BẢNTheo dõi thay đổi (track changes) là tính năng cho phép ghi lại tất cả các thay đổi trên văn bản Duyệt văn bản (review) là tính năng hỗ trợ công việc duyệt một văn bản, bao gồm: thêm góp ý, đánh dấuLà các tính năng cần thiết bởi vì:Nhiều văn bản cần được góp ý, phê duyệt. Tính năng duyệt văn bản sẽ làm cho công việc phê duyệt và chỉnh sửa sau đó dễ dàng hơnVăn bản có thể được thực hiện bởi nhiều người. Việc theo dõi thay đổi sẽ giúp mọi người thấy rõ những thay đổi do mình hoặc người khác thực hiện. Slide 1 – Microsoft Word12THAM CHIẾU TRONG VĂN BẢNLà thao tác hỗ trợ việc chỉ đến một thành phần khác của văn bản nhằm làm rõ hơn thông tin hoặc tổ chức thông tin tốt hơnCác loại tham chiếu:Mục lụcTham chiếu chéo:HìnhCác mụcBảngChú ýSlide 1 – Microsoft Word13Ví dụ: Biểu tượng mặt cười được thể hiện ở Hình 1Hình 1: Mặt cườiTRỘN TÀI LIỆULà một tính năng rất hữu ích, giúp người dùng kết hợp giữa một văn bản mẫu và một bảng dữ liệu để tạo thành tập hợp các văn bản có cùng mẫu nhưng nội dung khác nhauVí dụ:Slide 1 – Microsoft Word14MICROSOFT WORD 2007Là một phiên bản của phần mềm soạn thảo văn bản được phát triển bởi công ty MicrosoftLà phiên bản có nhiều cải tiến so với phần mềm Microsoft Word 2003 trước đóSlide 1 – Microsoft Word15CÁC TÍNH NĂNG MỚI CỦA WORD 2007Định dạng văn bản:Tiết kiệm thời gian định dạng văn bản thông qua việc cung cấp các mẫu định dạng phong phúĐưa ra các dự đoán khi người dùng tiến hành định dạng tài liệuHỗ trợ nhiều kỹ thuật đồ họa chất lượng caoHỗ trợ tốt việc chia sẻ tài liệu thông qua: Chức năng so sánh 2 phiên bản của văn bảnDocument InspectorChữ ký sốSlide 1 – Microsoft Word16DEMO CÁC TÍNH NĂNG TRÊN MS WORD 2007Tạo một văn bản và một vài định dạng Tạo Mục lụcThực hiện công việc duyệt: thêm comments Thực hiện việc theo dõi thay đổi (track changes)Thực hiện tính năng trộn tài liệu (mail merge)Thử tính năng so sánh 2 văn bảnThêm chữ ký sốSlide 1 – Microsoft Word17TỔNG KẾT BÀI HỌCICDL là chứng chỉ quốc tế về kỹ năng sử dụng máy tính cá nhân được cấp bởi tổ chức ICDL Phần mềm soạn thảo văn bảnSoạn thảo văn bản là công việc tạo ra các tài liệu dạng văn bản. Phần mềm soạn thảo văn bản hỗ trợ công việc nàyMicrosoft Word 2007 là phiên bản năm 2007 của phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft WordMicrosoft Word 2007 hỗ trợ đầy đủ các tính năng cơ bản và nâng cao của một phần mềm soạn thảo văn bảnSlide 1 – Microsoft Word18