Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 2: Bảng tính và Microsoft Excel

Bài 2BẢNG TÍNH VÀ MICROSOFT EXCELTÓM TẮT BÀI TRƯỚCKhái quát về ICDLPhần mềm soạn thảo văn bảnMicrosoft Word 2007Các tính năng mới của Microsoft Word 20072Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelNỘI DUNG BÀI HỌC HÔM NAYKhái niệm bảng tínhNhu cầu xử lý thông tin dạng bảngMô tả bảng tính là gì và các ứng dụng của bảng tínhLiệt kê các phần mềm bảng tínhKhái niệm chung trong bảng tính: hàng, cột, ôKhái niệm về hằng số và biểu thứcGiới thiệu về Microsoft Excel 2007Cách thức tổ chức thông tin trong ExcelMô tả địa chỉ của một ô trong excelMô tả các cách thức tham chiếu đến một ô Liệt kê các loại định dạng số 3Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelCÁCH THỨC TỔ CHỨC THÔNG TINThông tin sinh viên: TênThông tin điểm của sinh viên: Thể dục, HátCách 1:Họ tên: Tom, Thể dục: 10, Hát: 8Họ tên: Jerry, Thể dục: 8, Hát: 10 Cách 2:TênThể dụcHátTom108Jerry8104Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelLƯU TRỮ VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN DẠNG BẢNGBảng là một trong những cách thức lưu trữ /mô tả thông tin thông dụng:Không bị lặp lạiDễ theo dõiDễ tính toánTênThể dụcHátTBTom1089Jerry81095Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelBẢNG TÍNHBảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin được trình bày dưới dạng bảng. Chức năng chính:Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vàoBiểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ Sắp xếp và sàng lọc dữ liệuTổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn 6Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelỨNG DỤNG CỦA BẢNG TÍNHBảng tính được ứng dụng rất rộng rãi:Các công việc văn phòng, hành chínhCác công việc kế toánCông việc quản lýCông việc phân tích và thiết kế7Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelCÁC PHẦN MỀM BẢNG TÍNH THÔNG DỤNGMicrosoft ExcelApple iWorks – Apple NumbersOpen Office – Calc : phần mềm miễn phíGoogle docs : phần mềm trực tuyến8Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelCÁC KHÁI NIỆM CHUNG TRONG BẢNG TÍNHMột trang bảng tính là một tập hợp các ô, các ô này được tạo bởi các hàng và các cộtDữ liệu được chứa trong các ôNội dung của ô:Hằng số: kiểu số, kiểu chữ, kiểu ngày tháng, Kết quả của biểu thức tương ứng với ô đó: ô 1 + ô 2, 9Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelHẰNG SỐ VÀ BIỂU THỨC TRONG BẢNG TÍNHHằng số là các giá trị cố định, không thay đổiBiểu thức: Hằng số Địa chỉ của một ô Các phép tính cơ bản: + / - / x /:Các phép so sánh: >, 100, “Nhiều hơn 100%", SUM(A1:A6)) 10Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelMICROSOFT EXCEL 2007Là phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft, phiên bản thứ 12Giống như các phần mềm khác trong bộ MS Office 2007, Excel 2007 cung cấp giao diện mới, đem lại sự tiện lợi cho người sử dụngGiảm kích cỡ tệp tin11Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelTỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG EXCELThông tin trong excel được lưu thành 3 cấp:Workbook: Là một tệp tin excel. Một workbook có thể bao gồm nhiều Worksheet.Worksheet: Là một bảng gồm các ô, được tạo thành bởi các dòng và các cộtÔ: Là đơn vị lưu thông tin nhỏ nhất trong excel. Một ô có thể chứa số hoặc chữTrong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản cũ. Ví dụ: Bảng lươngWorksheet: Tháng 1, , Tháng 12Ô: Họ tên nhân viên, lương, 12Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelĐỊA CHỈ Ô VÀ CÁCH THỨC THAM CHIẾUÔ trong một worksheet của excel được phân biệt dựa trên địa chỉ cột và dòngCác cột trong excel được đánh số theo A, B, Các dòng trong excel được đánh số từ 0, 1, Ví dụ: A13 là địa chỉ của ô tạo bởi cột A và dòng 13Địa chỉ ô: Địa chỉ dòng/cột tương đối: / Địa chỉ dòng/cột tuyệt đối: $/$Ví dụ: A13, $A$13, A$13, $A1313Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelTHAM CHIẾU TƯƠNG ĐỐI VÀ TUYỆT ĐỐITrong Excel, nếu một công thức chưa tham chiếu tương đối, khi copy công thức đó sang các ô khác, Excel sẽ tự động thay đổi ô tham chiếu tương ứng với ô copy.Ví dụ: C1 = A1 + B1. Khi copy ô C1 sang ô C2, Excel sẽ tự động chuyển C2 = A2 + B2Tùy từng trường hợp mà người sử dụng sẽ quyết định dùng tham chiếu tương đối hay tuyệt đốiNhấn phím F4 để tự động chuyển đổi giữa các loại địa chỉ14Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelMIỀN CÁC Ô (RANGE)Là tập hợp các ô trong một hình chữ nhật được giới hạn bởi 2 tham chiếu ô hoặc tập hợp các miềnCách viết:: ..; ; Ví dụ: C2: D8B2..B8; E2..E8Miền có thể được đặt tên15Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelCÁC LOẠI ĐỊNH DẠNG SỐ TRONG EXCELGeneral: là loại định dạng tổng quát, không yêu cầu cụ thểNumber: số, ví dụ: 1234.10Currency: tiền tệ, ví dụ: $ 100 Date: ngày tháng, ví dụ: 3/14/2010Time: thời gian, ví dụ: 13:3016Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelCÁC LOẠI ĐỊNH DẠNG SỐ TRONG EXCELPercentage: phần trăm, ví dụ: 80%Fraction: phân số, ví dụ: 1/2Scientific: biểu diễn với số E, ví dụ: 5.00E-01Text: ký tự, ví dụ: abcSpecial: các loại ký tự đặc biệt như mã vùng, mã bưu điệnCustom: do người dùng tự định dạng17Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelDEMOCác thành phần giao diện trên ExcelTạo/mở workbookThêm/xóa/đổi tên worksheetChỉnh sửa ôCác công thức đơn giản (chưa sử dụng hàm)Định dạng ô18Slide 2 – Bảng tính và MS ExcelTỔNG KẾT BÀI HỌCNhu cầu xử lý thông tin dạng bảng đã có từ lâuTổ chức thông tin dưới dạng bảng là cách thức tổ chức khoa học hơn so với chỉ lưu trữ dưới dạng ký tựCác phần mềm bảng tính hỗ trợ việc xử lý thông tin dạng bảngExcel lưu thông tin theo 3 cấp: workbook, worksheet và ôCó 2 cách thức tham chiếu ô là: tham chiếu tương đối và tham chiếu tuyệt đối19Slide 2 – Bảng tính và MS Excel