Bài giảng Tin học văn phòng (Bản hay)

Tài liệu giảng dạyTin học văn phòngTổng quan về Microsoft WordGiới thiệu về màn hình giao tiếpThanh tiêu đề - Title bar Thanh thực đơn - Menu bar Thanh công cụ chuẩn – Standard Toolbar Thanh định dạng – Formatting Toolbar Thanh công cụ vẽ – Drawing Toolbar Thanh trạng thái – Status bar Tổng quan về Microsoft WordẨn/Hiện các thanh công cụMở một thanh công cụ mớiĐóng thanh công cụThao tác trên tập tin văn bảnTạo văn bản mớiMở một văn bản đã cóLưu nội dung của văn bảnTổng quan về Microsoft WordCác chế độ làm việc của Microsoft WordCác chế độ gõ ký tự (Overtype): Overwrite/InsertGiới thiệu các chế độ trình bày màn hình: (Normal, Print Layout, Outline, Web Layout, Print Preview)Tổng quan về Microsoft WordThao tác trên khối văn bảnChọn khối văn bản bằng chuột và bàn phímCác thao tác trên khối văn bảnSao chépHủy bỏDi chuyểnTìm kiếm và thay thếHộp thoại tìm kiếm và thay thếTổng quan về Microsoft WordMột số thao tác cơ bản trên Microsoft WordSử dụng các chức năng trên thanh công cụ định dạng và thanh công cụ chuẩnChèn các ký tự đặc biệtĐịnh dạng văn bảnĐịnh dạng trang inThiết lập các giá trị cho trang inCanh lề trang inChọn kích thước trang inChọn hướng giấy: In ngang hay đứngChọn khổ giấy A4, A5, Định dạng văn bảnHeader/FooterĐịnh dạng Header/FooterThay đổi Header/Footer cho những trang chẵn lẻThay đổi Header/Footer cho một phần văn bảnĐịnh dạng văn bảnĐịnh dạng đoạn văn (Paragraph)Canh lề đoạn vănKhoảng cách giữa các dòng trong đoạn - Line SpacingKhoảng cách giữa các đoạn với nhauĐịnh lề trái và lề phải của đoạn vănĐịnh dạng văn bảnĐịnh dạng TabPhân loạiThiết lập tab thông qua hộp thoại định dạng Tab Định dạng văn bảnĐịnh dạng TabĐịnh dạng Tab trực tiếp từ thước (Rulers)Minh họaTab IndicatorĐịnh dạng văn bảnĐịnh dạng Drop CapĐịnh dạng Drop Cap thông qua hộp thoạiMinh họaĐịnh dạng văn bảnĐịnh dạng ký tự (Character)Định dạng ký tự hay một nhóm từ thông qua hộp thoạiSử dụng Format PainterĐịnh dạng văn bảnDấu ngắt (break)Định dạng văn bảnĐịnh dạng khung viền và nềnĐịnh dạng khung viền cho trang inĐịnh dạng văn bảnĐịnh dạng khung viền và nềnĐịnh dạng khung viền và nền cho đoạn vănĐịnh dạng văn bảnĐịnh dạng cột báoHộp thoại định dạng cộtVẽ hình trong văn bảnĐối tượng DrawingThanh công cụ DrawingVí dụ minh họaCác đối tượng đồ họa cơ sởĐây là dòng văn bản trong Textbox Vẽ hình trong văn bảnĐối tượng WordArtThanh công cụ WordArtÑaùnh doøng caàn taïo hieäu öùng vaøo ñaây!Ñaùnh doøng caàn taïo hieäu öùng vaøo ñaây!Vẽ hình trong văn bảnĐối tượng PictureClipArtChèn hình từ tập tinĐối tượng TableĐối tượng Table và cách sử dụngThanh công cụ Table anh BordersVí dụ minh họaĐối tượng TableCác thao tác trên đối tượng TableTạo mới Table từ thực đơnTạo mới Table từ thanh công cụĐối tượng TableCác thao tác trên đối tượng TableTách đôi TableĐối tượng TableCác thao tác trên đối tượng TableNhập hai Table thành mộtDelĐối tượng TableCác thao tác trên đối tượng TableĐịnh dạng Table thông qua thanh công cụThêm dòng, cộtĐối tượng TableCác thao tác trên đối tượng TableChọn dòngChọn cộtĐối tượng TableCác thao tác trên đối tượng TableTính toán trong Table thông qua hộp thoại FormulaCác kỹ thuật nâng cao trong Microsoft WordFootNotes và EndNotesTạo FootNotes và EndNotes thông qua hộp thoạiVí dụ minh họaCác kỹ thuật nâng cao trong Microsoft WordMail MergeCác kỹ thuật nâng cao trong Microsoft WordStyleTạo mới Style thông qua hộp thoại StyleCác kỹ thuật nâng cao trong Microsoft WordTable of ContentsVí dụ minh họaCác kỹ thuật nâng cao trong Microsoft WordTracked ChangesBật/ Tắt hệ thống ghi nhậnTừ thực đơnTổ hợp phím Ctrl + Shift + EThanh công cụ ReviewingCác kỹ thuật nâng cao trong Microsoft WordTracked ChangesVí dụ minh họaGiới thiệu Microsoft ExcelGiới thiệu WorkSheet và WorkbookVí dụ về Worksheet (Bảng tính)Các đặc điểm của bảng tínhWorkbook có thể chứa nhiều worksheetDữ liệu được xếp thành bảng hình chữ nhậtDữ liệu có thể dùng để tính toán một cách dễ dàngĐịnh dạng và hiệu chỉnh dữ liệu đơn giảnCác phép tính toán được thực hiện với bộ hàm thư viện được định nghĩa rất phong phú.Giá trị có được từ ô công thức được xử lý một cách tự độngDữ liệu có thể được sắp xếp tăng hay giảmCó thể lọc trích dữ liệu theo một điều kiện được mô tả một cách dễ dàngCó thể biểu diễn dữ liệu dưới dạng đồ thị trong biểu mẫu: đồ thị đường, đồ thị thanhGiới thiệu Microsoft ExcelCấu trúc bảng tính trong Excel (Màn hình giao diện của Excel)Tiêu đề dòngTiêu đề cộtName boxFormula barSheet tabVùng chọnGiới thiệu Microsoft ExcelThao tác trên bảng tínhThêm, xóa bỏ và thay đổi tên bảng tính (Worksheet)Giới thiệu Microsoft ExcelCác kiểu dữ liệu thường được sử dụng trong ExcelKiểu sốKiểu chuỗiKiểu ngày giờKiểu công thứcKiểu chuỗiKiểu công thứcKiểu sốKiểu ngày giờGiới thiệu Microsoft ExcelBảng mô tả lỗi khi dữ liệu nhập không hợp lệKý hiệuMô tả###### Ký hiệu này sẽ hiện thị khi dữ liệu kiểu số, kiểu ngày chứa trong ô không có đủ kích thước để hiển thị dữ liệu.Trong trường hợp này cần tăng độ rộng của cột. #VALUE Ký hiệu này sẽ hiển thị khi kiểu của các tham số trong hàm,công thức không hợp lệ.Ví dụ: A1= “ABC”, A2=A1*10 #Name? Ký hiệu này sẽ hiển thị khi hàm, công thức mà Excel không hiểu hay tham chiếu địa chỉ ô mà Excel không biết Ví dụ: B1= Sum(A1A4) ; B2= ABC(A1:A4)#REF! Ký hiệu này sẽ hiển thị khi có sự tham chiếu không hợp lệ do trong ô công chức có tham chiếu đến 1 ô đã bị xóa#DIV/0 Ký hiệu này sẽ hiển thị khi có một phép tính chia cho 0 #N/AKý hiệu này sẽ xuất hiện khi giá trị không tìm thấy trong hàm hay công thức Giới thiệu Microsoft ExcelThao tác trên vùng dữ liệuChọn dòng, cộtChọn vùng Chọn nhiều vùng nằm rời rạcNhấn và giữ Ctrl khi chọn các vùng khácGiới thiệu Microsoft ExcelThao tác trên vùng dữ liệu (tt)Đánh số thứ tựGiới thiệu Microsoft ExcelĐịnh dạng bảng tínhĐịnh dạng ô (cell)Ví dụ bảng tính sau khi được định dạngGiới thiệu Microsoft ExcelĐịnh dạng bảng tínhĐịnh dạng hình thức hiển thị dữ liệuGiới thiệu Microsoft ExcelĐịnh dạng bảng tínhThay đổi độ rộng của dòng và cộtThêm, xóa dòng/cột cho bảng tínhGiới thiệu Microsoft ExcelIn ấn và lưu trữ bảng tínhĐịnh dạng trang inLưu trữ bảng tínhCác hàm cơ bản trong ExcelTham chiếu địa chỉĐịa chỉ tương đối Địa chỉ tuyệt đối$$ Địa chỉ hỗn hợp$ $ Cách thay đổi tham chiếu địa chỉA1 $A$1 A$1 $A1 F4Các hàm cơ bản trong ExcelTham chiếu vùngTham chiếu theo địa chỉÔ bắt đầu và ô kết thúc trên cùng dòng hoặc khác dòng với cú pháp : Tất cả các ô trên cùng dòng hoặc trên nhiều dòng với cú pháp : Tất cả các ô trên cùng cột hoặc trên nhiều cột với cú pháp : Các ô trên worksheet khác trong cùng workbook với cú pháp ! Các ô trong worksheet trên workbook khác với cú pháp []!Các hàm cơ bản trong ExcelTham chiếu vùngVí dụ về tham chiếu theo địa chỉTham chiếu theo tên vùng (chỉ dùng cho địa chỉ tuyệt đối)Quét chọn vùng muốn đặt tênNhập tên vùng vào ô Name Box trên thanh công cụ.Sử dụng tên vùng vừa tạo trong biểu thức hay hàm A1:A10A2:B5Các hàm cơ bản trong ExcelCú pháp chung của các hàmTên_hàm(danh sách các tham số)Tham số có thể là:Địa chỉ của 1 ô, một vùng, tên vùngMột biểu thứcMột hằng sốCác hàm cơ bản trong ExcelHàm logicAND(,, , )OR(,, ) NOT() Ví dụ minh họa:A1 = 7A2 = 8AND(3>2, 5>4) : TRUEAND(A1>5,A2>5) : TRUEAND(A1>5,A2>9) : FALSEOR(A1>5,A2>5) : TRUEOR(A1>5,A2>9) : TRUEOR(A1>9,A2>9) : FALSENOT(A1>5) : FALSENOT(OR(A1>9,A2>9)) : TRUECác hàm cơ bản trong ExcelHàm về sốABS() INT() MOD(, ) ROUND(, ) TRUNC(, ) Ví dụ minh họa:ABS(-7) : 7INT(6.87) : 6INT (7.12) : 7MOD (5,2) : 1MOD (28,5) : 3 ROUND (157.578, 2) : 157.58ROUND (157.578, 1) : 157.6ROUND (157.578, 0) : 157ROUND (157.578, -1) : 160ROUND (157.578, -2) : 200 Các hàm cơ bản trong ExcelHàm xử lý chuỗiLEFT(, ) RIGHT(, ) MID(, , ) LEN()LOWER()PROPER()UPPER()TRIM()Ví dụ minh họa:A1 = "TRUNG TAM TIN HOC"LEFT(A1, 5) : TRUNGRIGHT(A1, 5) : N HOCMID(A1, 7, 3) : TAMLEN(A1) : 17LOWER(A1) : trung tam tin hocPROPER("trung tam tin hoc") : Trung Tam Tin HocUPPER(A1) : TRUNG TAM TIN HOCTRIM(" trung tam ") : " trung tam "Các hàm cơ bản trong ExcelHàm về ngày giờDATE(, , )DAY/MONTH/YEAR()HOUR/MINUTE/SECOND()NOW(), TODAY()TIME()WEEKDAY(, )Thứ đầu tuần (Mặc định có giá trị là 1)1: Giá trị trả về từ 1: Chủ nhật  7 : Thứ bảy2: Giá trị trả về từ 1: Thứ hai  7 : Chủ nhật3: Giá trị trả về từ 0: Thứ hai  6 : Chủ nhậtVí dụ minh họa:DATE(2003,10,13) trả về 13/10/2003 WEEKDAY(DATE(2003,10,13)) trả về 2WEEKDAY(DATE(2003,10,13),1) trả về 2WEEKDAY(DATE(2003,10,13),2) trả về 1WEEKDAY(DATE(2003,10,13),3) trả về 0Cơ sở dữ liệu trên bảng tínhHàm thống kêAVERAGE(, , )AVERAGEA(, , )SUM (, , )COUNT(, , )COUNTA(, , )MAX(, , )MAXA(, , )RANK(, , )Thứ tự: 0 hoặc bỏ qua, thứ tự giảm dần , số lớn nhất xếp hạng 1 Khác 0, thứ tự tăng dần , số nhỏ nhất xếp hạng 1=SUM(G5:G11)Cơ sở dữ liệu trên bảng tínhHàm điều kiệnIF(,,) SUMIF (, , )COUNTIF(, )Ví dụ minh họa:= IF(AND(1, ) Hàm đổi chuỗi dạng số thành số VALUE() Cơ sở dữ liệu trên bảng tínhHàm tìm kiếmHLOOKUP(, , , ) Các giá trị dòng đầu tiên có thể là chuỗi, số hoặc giá trị luận lýHàm không phân biệt chữ HOA, chữ thườngNếu dòng lấy trị số dòng của vùng tìm, hàm báo lỗi #REF!.Cách tìm: Tìm chính xác hay gần đúngVLOOKUP(,,,) Tương tự như HLOOKUP=VLOOKUP(RIGHT(B4,3),$B$13:$D$17,2,0)Cơ sở dữ liệu trên bảng tínhHàm kiểm traISNA() Giá trị muốn kiểm tra có thể là rỗng, lỗi, luận lý, chuỗi, số hoặc giá trị tham chiếu Hàm trả về TRUE nếu Giá trị là #N/A. Ngược lại trả về FALSE ISERROR()Giá trị muốn kiểm tra, có thể là rỗng, lỗi, luận lý, chuỗi, số hoặc giá trị tham chiếuHàm trả về TRUE nếu Giá trị là lỗi với các trị : #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, hoặc #NULL!. Ngược lại trả về FALSE Ví dụ minh họa:A1 = "TRUNG TAM TIN HOC"ISNA("ABC") trả về FALSEISNA(#REF!) trả về FALSEISNA(#N/A) trả về TRUEISERROR("ABC") trả về FALSEISERROR(#N/A) trả về TRUECơ sở dữ liệu trên bảng tínhCác khái niệm cơ sởVùng dữ liệu nguồn (Database range)Là vùng chứa dữ liệu gồm ít nhất 2 dòng với dòng đầu là tiêu đề của các cột, các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẩu tin (Record). Vùng tiêu chuẩn (Criteria range)Chứa các tiêu chuẩn để tìm kiếm, xóa hay rút trích. Có ít nhất 2 dòng: dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa tiêu chuẩn. Vùng tiêu chuẩn có thể gồm nhiều cột. Vùng rút trích (Extract range) Là vùng chứa kết quả sau quá trình rút trích dữ liệuVùng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề của dữ liệu muốn rút trích. Vùng chỉ có ý nghĩa sau khi thực hiện rút trích. Cơ sở dữ liệu trên bảng tínhSắp xếp dữ liệuChọn vùng dữ liệu muốn sắp xếpChọn trên thực đơn Data / SortCơ sở dữ liệu trên bảng tínhLọc dữ liệuAuto FilterChọn vùng muốn thực hiện lọc dữ liệuChọn trên thực đơn Data / Filter / AutoFilterChọn một giá trị trên danh sách, dữ liệu được lọc lại theo giá trị đã chọnDữ liệu sau khi được lọcCơ sở dữ liệu trên bảng tínhLọc dữ liệuAuto FilterNếu muốn lọc theo những tiêu chuẩn khác ,chọn Custom từ danh sáchCơ sở dữ liệu trên bảng tínhLọc dữ liệuAdvanced Filter Đối với những tiêu chuẩn lọc phức tạp, ta sử dụng Advanced Filter=AND(H5="TP",G5 (,,) Các hàmDAVERAGE Tính giá trị trung bình của các ô trên tên cột thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn DCOUNT Đếm các ô kiểu số trên tên cột thỏa điều kiện vùng tiêu chuẩn DCOUNTA Đếm các ô khác rỗng trên tên cột thỏa điều kiện vùng tiêu chuẩn DMAX/DMIN Trả về giá trị lớn nhất/nhỏ nhất của các ô trên tên cột thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn DSUM Tính tổng các ô trên tên cột thỏa điều kiện của vùng tiêu chuẩn Cơ sở dữ liệu trên bảng tínhKiểm tra dữ liệuChọn ô, vùng cần kiểm traChọn Data / ValidationDataTable và Biểu đồTable 1 biếnCác bước thực hiện tạo Table 1 biếnVùng công thứcVùng các giá trị đầu vàoÔ đầu vào=F2*10=F2+4Quét vùng chọn chứa ô công thức và các giá trị đầu vàoDataTable và biểu đồTable 1 biếnCác bước thực hiện tạo Table 1 biến:Quét vùng chọn chứa ô công thức và các giá trị đầu vàoChọn thực đơn Data / Table=F2*10=F2+4DataTable và biểu đồTable 2 biến=DSUM($C$2:$D$10,2,$K$6:$K$7)CộtDòngĐiều kiện=AND(RIGHT(C3)=$K$4,LEFT(C3,2)*1=$F$9DataTable và biểu đồCác loại biểu đồDạng cộtDạng thanhDạng đường kẻDạng hình trònDạng tọa độDạng miềnDataTable và biểu đồCác thành phần trong biểu đồTiêu đề chung của biểu đồChú thích cho biểu đồTiêu đề trục hoànhLưới biểu đồDataTable và biểu đồVẽ biểu đồ