Bài giảng Ứng dụng tin học trong thi công

kết quả thực tế có sự khác biệt so với các tiêu chuẩn đã đề ra. d. Các vấn đề khó khăn thường gặp trong kiểm soát dự án: - Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó, như chỉ nhấn mạnh vào yếu tố chi phí mà bỏ qua các yếu tố khác như thời gian và chất lượng. (Người thầu thường quan tâm đến chi phí còn chủ đầu tư quan tâm đến chất lượng) - Quy trình kiểm soát bị phản đối hay không được sự đồng ý, đồng tình. - Thông tin thường không chính xác hoạc không được báo cáo đầy đủ - Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay không thiên lệch - Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi - Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng 4.1.2. Đánh giá dự án Đánh giá dự án là phân tích sự hiệu quả và hữu hiệu của dự án so với mục tiêu đã đề ra nhằm để: - Đạt được mục tiêu của dự án - Ghi nhận các bài học kinh nghiệm - Lập kế hoạch và chính sách cho tương lai 4.1.3. Giám sát dự án Giám sát dự án là quá trình kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án cũng như các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các quyết định quản lý như: - Giám sát là sự cần thiết đối với kiểm soát dự án - Giúp các thành viên của dự án hiểu tốt hơn về các mục tiêu của dự án - Gia tăng mối quan hệ giữa các nhóm công tác - Chuẩn bị cho các nhóm công tác thích nghi với mọi sự thay đổi trong dự án - Gia tăng tầm nhìn về dự án của các nhà quản lý cấp cao - Cải thiện mối quan hệ với khách hàng Hệ thống giám sát hữu hiệu khi: - Đầy đủ và có liên quan - Báo cáo đến mọi cấp quản lý - Thu thập và báo cáo dữ liệu kịp thời - Những sự khác biệt so với hoạch định cần phải sủa đổi 27 4.2. Kiểm soát dự án 4.2.1. Tiến độ ngang và đồ thị thể hiện tiến trình thực hiện dự án tích lũy theo thời gian Ví dụ về thi công tuyến đường bộ có các số liệu và phân tích như sau: Trên tiến độ, mỗi công việc được thể hiện bằng hai thanh ngang. Thanh ngang liền nét bên trên thể hiện tiến trình thực hiên công việc theo tiến độ, thanh ngang đứt nét bên dưới thể hiện tiến trình thi công thực tế. Số liệu thể hiện trên mỗi thanh ngang là phần trăm khối lượng công việc được thực hiện trong một đơn vị thời gian. Đường cong tích lũy thể hiện tiến trình thực hiện dự án được trình bày kết hợp trên bảng tiến độ. Trục tung thể hiện khối lượng thực hiện DA tích lũy theo tỷ lệ phần trăm trên trục thời gian. Khối lượng thực hiện dự án tích lũy (KLTL) vào mỗi cuối tuần được tính theo công thức sau: Ví dụ tính toán khối lượng thực hiện tích lũy theo tiến độ vào cuối tuần trong ba tuần lễ đầu của dự án thi công tuyến đường như sau: Tuần lễ thứ nhất: (chuẩn bị) KL = TL ∑ (khối lượng tích lũy của từng công việc) x (tỷ trọng) 28 KLTL = (0,20x4,7) = 0,94% Tuần lễ thứ 2: KLTL = (0,70x4,7) + (0,60x0,90) + (0,15X26,4) = 7,83% Tuần lễ thứ 3: (chuẩn bị) (hệ thống thoát) (nền đường) KLTL = (1,00x4,7) + (1,00x0,90) + (0,40x26,4) = 16,23% Bằng cách tính tương tự, khối lượng thực hiện tích lũy thực tế vào cuối tuần trong ba tuần lễ đầu của dự án cũng được xác định và thể hiện trên đồ thị. Căn cứ mức độ khác biệt giữa hai đường cong thể hiện khối lượng tích lũy theo thực tế và tiến độ, có thể đánh giá được tình trạng DA về mặt thời gian. Trong trường hợp này là DA đang bị chậm tiến độ. 4.2.2. Đo lường tiến trình thực hiện dự án – phần việc phải thi công băng đồ thị thể hiện mối quan hệ giữa thời gian và công việc. Quá trình thi công bao gồm nhiều dạng công việc có đơn vị tính khác nhau như mét khối bê tông, mét vuông tường xây... Như vậy, thuận tiện hơn cả là sử dụng tỷ lệ phần trăm làm đơn vị tính để quản lý và kiểm soát toàn bộ quá trình thi công. Có thể sử dụng cách thức tương tự để đo lường đánh giá khối lượng công tác thi công . Như trong bảng dưới đây DA xây dựng công trình nhà ở có ba phần việc chính: phần ngầm, kết cấu khung và hoàn thiện được thực hiện trong vòng 20 tháng. Trọng số, tỷ lệ phần trăm thời gian ước tính và trình tự thực hiện được trình bầy trong bảng được các thành viên chủ chốt của DA xác lập trước khi khởi công thi công, là cơ sở để theo dõi quá trình thi công... Bảng ví dụ về trọng số cho công tác thi công Công việc Trọng số Thời gian bắt đầu – kết thúc (so với toàn bộ dự án) % Phần ngầm Kết cấu Hoàn thiện 0,25 0,40 0,35 0-35 15 – 75 65 - 100 Đồ thị thể hiện mối quan hệ giữa thời gian và khối lượng công việc của quá trình thi công trình bày ở hình sau: 29 30 Giả sử trong quá trình thi công thực tế, sau 12 tháng thi công, phần ngầm đã hoàn tất, phần kết cấu thực hiện được 60% thì khối lượng công việc thực tế của toàn bộ dự án đạt được là: 0,25x100% + 0,4x60% = 49% Dựa vào đồ thị thể hiện mối quan hệ giữa thời gian và khối lượng công việc ở hình , có thể xác định khối lượng công việc thực hiện sau 12 tháng (60% thời gian) theo kế hoạch là 55%. Đây là cơ sở để theo dõi và đánh giá quá trình thi công. 4.2.3. Đánh giá trạng thái của dự án bằng đồ thị hợp nhất thời gian, chi phí và khối lượng công việc Các chủ nhiệm dự án có kinh nghiệm đã quen với vấn đề theo dõi DA với chỉ một phần thông tin là chi phí của DA. Có khi đã sử dụng phân nửa chi phí của dự án nhưng chỉ mới hoàn thành được 20% công việc. Chỉ theo dõi riêng lẻ chi phí/giờ công hoặc tiến độ của DA thì sẽ thấy DA đang tiến triển tốt đẹp nhưng có khả năng là DA bị vượt chi phí và chậm tiến độ, bởi vì hệ thống kiểm soát DA không bao gồm khối lượng công việc. Như vậy, chue nhiệm dự án nên thiết lập hệ thống theo dõi dự án đồng thời cả chi phí, tiến độ và khối lượng công việc. Nhờ đó tình trạng DA có thể xác định và có thể được xác định và có thể đưa ra giải pháp khắc phục với mức chi phí thấp nhất. Các phần trước đã trình bầy mối quan hệ giữa thời gian – chi phí/ giờ công vầ thời gian – khối lượng công việc. Tuy nhiên, đánh giá riêng biệt các mối quan hệ này không phản ánh đúng được thực trạng của DA. Đồ thị hợp nhất thời gian, chi phí và khối lượng công việc được xây dựng với thời gian thể hiện theo trục nằm ngang, chi phí và khối lượng công việc lần lượt thể hiện theo trục thẳng đứng ở bên trái và bên phải của đồ thị. Đường công phía trên thể hiện mối quan hệ giữa thời gian và chi phí, là đường cong chi phí tích lũy theo thời gian. Đường cong thể hiện mối quan giữa thời gian và khối lượng công việc. Bảng ví dụ minh họa khối lượng công việc và chi phí theo thời gian Thời gian (%) Chi phí (%) Khối lượng công việc (%) Thời gian (%) Chi phí (%) Khối lượng công việc (%) 0 10 20 30 40 50 0 5 15 20 30 45 0 5 10 20 30 40 60 70 80 90 100 65 80 90 95 100 50 70 80 90 100 31 Biểu đồ hợp nhất giữa thời gian, khối lượng và chi phí Tình trạng chậm tiến độ - vượt chi phí dự trù 32 Tình trạng chậm tiến độ - chi phí dưới dự trù Tình trạng vượt tiến độ - vượt chi phí 33 Trình trạng vượt tiến độ - chi phí dưới dự trù 34 CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ DỰ ÁN VỚI SỰ TRỢ GIÚP CỦA MÁY TÍNH. 5.1. Tìm hiểu những điều căn bản của Microsof Project. 5.1.1. Mục đích chung và các yêu cầu của Microsoft Project Microsoft Project là một chương trình chuyên dùng để quản lý các dự án, là chương trình có những công cụ mạnh và thuận tiện. Với Microsoft Project bạn có thể làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức năng tinh vi để thực hiện các thao tác tạo lập và hiệu chỉnh trên dự án đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho bạn. Mục đích chung của Microsoft Project 2000 gồm: • Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án. • Lên lịch công tác. • Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho các công việc trong dự án. • Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với các điều kiện ràng buộc. • Chuẩn bị các báo biểu cần thiết cho dự án. • Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi có ảnh hưởng lớn đến dự án. • Xem xét lại dự án để đối phó với các tình huống ngẫu nhiên. • Đánh giá tài chính chung của dự án. • In ấn các báo biểu phục vụ dự án. • Làm việc và quản lý theo nhóm. • Rút kinh nghiệm trong khi thực hiện dự án. 5.1.2. Một số từ khoá trong Microsoft Project 2000 Task: Công việc, nhiệm vụ Duration: Thời gian thực hiện công việc Start: Ngày bắt đầu Finish: Ngày kết thúc Predecessors: Công việc làm trước Successors: Công việc kế tiếp Task list: Danh sách các công việc Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc Unit: Khả năng lao dộng của tài nguyên Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc các đoạn trong dự án Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án. Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần Shedule: Lịch trình của dự án 35 Std. Rate: Giá chuẩn Ovr. Rate: Giá ngoài giờ Cost/use: Phí sử dụng tài nguyên Baseline: Theo kế hoạch Actual cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại Current cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + Chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án. Summary Task (Công việc tóm lược): Công việc mà chức năng duy nhất của nó là chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác. 5.2. Thiết lập một dự án mới Bước đầu tiên để tạo kế hoạch làm việc là tạo ra một file dữ liệu mới, thiết lập thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và nhập các thông tin chung về dự án. Sau khi học xong bài này, sẽ có một file dữ liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án, ngày dự kiến bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc, kế hoạch dự án cũng như các thông tin khác về dự án. Bài này gồm có 3 điểm chính sau: − Tạo mới một dự án − Nhập các thông tin quan trọng về dự án − Thiết lập hệ thống thời gian trong dự án 5.2.1. Tạo mới 1 dự án Khi bắt đầu với 1 dự án mới với Microsoft Project, chỉ có thể nhập thời gian bắt đầu hay thời gian kết thúc của dự án. Microsoft cũng khuyên rằng chúng ta chỉ nhập thời gian bắt đầu của dự án và để tự nó tính thời điểm kết thúc sau khi đã nhập các thông tin về thời gian của từng công việc. B1 Kích nút New trên thanh công cụ hay trong menu File, chọn New. Nút New có thể không hiển thị trên màn hình bởi vì không đủ chỗ cho tất cả các nút. Kích nút More Buttons , sau đó kích nút New . B2 Trong hộp thoại Project Information, nhập thời gian bắt đầu hay kết thúc tại mục Start date hay Finish date cho dự án của bạn, và sau đó kích nút OK. 36 B3 Kích nút Save hay trong menu File, chọn mục Save để lưu giữ thông tin dự án. B4 Trong mục File name , nhập tên dự án, và sau đó nhấn nút Save. 37 Chú ý: Chúng ta có thể thay đổi thông tin về dự án của bạn bất cứ thời điểm nào bằng cách chọn mục Project Information trên menu Project 5.2.2. Nhập các thông tin quan trọng cho dự án Mỗi một dự án đều có một số thành phần đặc trưng như các công việc có liên quan, một số vướng mắc sẽ gặp phải khi thực hiện, người thực hiện chúng và mục đích của dự án. Để có thể nhớ và theo dõi được các thông tin này khi cần thiết hãy thực hiện theo các bước sau B1 Trên menu File, kích Properties, và sau đó kích tab Summary . B2 Trong Tab Summary, nhập những thông tin liên quan đến dự án, như người lập và quản lý file dự án, mục đích của dự án, hay bất cứ điều gì có thể gây khó khăn trong quá trình thực hiện dự án. 38 B3 Kích nút OK. 5.2.3. Thiết lập hệ thống lịch làm việc cho dự án Chúng ta có thể thay đổi thời gian làm việc của dự án để phản ánh số ngày cũng như số giờ làm việc của mỗi người trong dự án. Microsoft Project thiết lập mặc định thời gian làm việc cho dự án từ thứ 2 đến thứ 6, bắt đầu từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Chúng ta có thể xác định thời gian nghỉ như cuối tuần và các buổi tối cũng như ngày lễ hay thời gian đi nghỉ mát. B1 Trên menu View, kích Gantt Chart. B2 Trên menu Tools, kích Change Working Time. 39 B3 Trên hộp thoại Chage Working Time, chọn lịch làm việc. • Để thay đổi thời gian làm việc của một ngày trong tuần trong toàn bộ dự án, chọn ngày cần thay đổi, sau đó chọn lựa chọn Default Working Time và chỉnh lại thời gian làm việc của ngày đó. Ví dụ bạn muốn ngày thứ 6 hàng tuần đều kết thúc vào 4 giờ chẳng hạn. • Để thay đổi thời gian làm việc của một số ngày, ví dụ như từ thứ 3 đến thứ 6 đều làm việc lúc 9 giờ, bạn chỉ cần kích chuột vào ngày thứ 3, sau đó giữ phím Shift và kích chuột đến thứ 6. Công việc tiếp theo của bạn là thay đổi thời gian làm việc của những ngày này. B4 Kích Nonworking time đối với những ngày nghỉ, hay Nondefault working time để thay đổi thời gian làm việc của một ngày nào đó. B5 Kích OK. 5.3. Cách thức nhập và tổ chức các công việc Đầu tiên hãy liệt kê các bước để hoàn thành dự án, bắt đầu với từng khối công việc và chia nhỏ những khối công việc thành những khối nhỏ hơn. Cứ như vậy cho tới khi nó được chia thành những công việc nhỏ có thể phân giao cụ thể được. Cuối cùng nhập các khoảng thời gian thiết lập cho từng công việc. 40 Sau khi hoàn thành bài này, chúng ta sẽ có một tập hợp các công việc được tổ chức một cách hệ thống và thông tin chi tiết về những công việc này. Bài này có 5 điểm chính sau: − Nhập công việc và thời gian thực hiện. − Tạo những mốc đánh dấu. − Tạo những công việc định kỳ. − Phân cấp công việc. − Hiệu chỉnh hệ thống công việc. 5.3.1. Nhập các công việc và thời gian thực hiện Một dự án là một chuỗi những công việc có liên quan tới nhau. Một công việc sẽ chiếm giữ một khoảng thời gian và chúng sẽ được theo dõi tiến trình thực hiện. Một công việc có thể được thực hiện trong một ngày hay nhiều tuần. Hãy nhập các công việc theo thứ tự mà chúng xảy ra, sau đó ước tính số thời gian để thực hiện công việc đó. Chú ý: Không nên nhập ngày bắt đầu và kết thúc trong các trường Start và Finish đối với mỗi công việc. Microsoft Project tính toán thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc dựa trên mối quan hệ giữa các công việc, dựa trên các thông tin nhập vào. Phần này sẽ được nói rõ trong bài sau. B1 Trên menu View, kích Gantt Chart. B2 Trong cột Task Name, đánh tên công việc, và sau đó nhấn phím TAB. Microsoft Project tự động nhập thời gian ước tính cho công việc là một ngày cùng với dấu ? B3 Trong cột Duration, nhập thời gian thực hiện công việc theo tháng, tuần, ngày, giờ hay phút. Bạn có thể sử dụng các dấu tắt sau: tháng = mo tuần = w ngày = d giờ = h 41 phút = m Chú ý: Để chỉ ra đây là thời gian ước tính, đánh thêm dấu hỏi sau khoảng thời gian thực hiện. B4 Nhấn phím ENTER. Chú ý: Chúng ta có thể thêm một chú thích cho mỗi công việc. Trong cột Task Name , chọn tên công việc cần thêm chú thích, sau đó kích nút Task Notes . Nhập thông tin chú thích trong hộp thoại Notes, sau đó kích nút OK. Nút Task Notes trên thanh công cụ có thể không được hiển thị do không đủ chỗ. Kích nút More Buttons , and then click Task Notes để hiển thị. 5.3.2. Tạo mốc dự án Tạo mốc dự án là một việc rất có ý nghĩa trong kế hoạch thực hiện dự án, ví dụ như việc hoàn thành một pha chính của dự án. Khi nhập khoảng thời gian cho 1 công việc là 0 ngày Microsoft Project thể hiện 1 biểu tượng mốc dự án trên biểu đồ Gantt tại thời gian bắt đầu công việc. B1 Trong cột Duration của công việc cần tạo mốc nhập 0 . B2 Nhấn phím ENTER. Chú ý: Để hiển thị tất cả các điểm mốc trong khung nhìn, chọn kiểu hiển thị trong danh sách là Milestones. Để hiển thị lại toàn bộ các công việc trong dự án, chọn All task trong danh sách kiểu hiển thị. 5.3.3. Tạo các công việc định kỳ Công việc định kỳ là những công việc thường xuyên lặp đi lặp lại, ví dụ như 1 buổi họp giao ban thứ hai hàng tuần. Công việc định kỳ có thể xảy ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm. Chúng ta có thể xác định khoảng thời gian thực hiện đối với mỗi lần công việc xuất hiện hay thời gian nào nó sẽ xảy ra. 42 B1 Trong cột Task Name, chọn nơi bạn muốn công việc định kỳ xảy ra B2 Trong menu Insert, chọn Recurring Task. B3 Trong hộp thoại Recurring Task Information, đánh tên công việc B4 Trong phần Duration, nhập thời gian thực hiện công việc mỗi khi công việc xảy ra. B5 Dưới Recurrence pattern, kích Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly để chọn kiểu xuất hiện của công việc theo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm. B6 Phía bên phải Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác định tần xuất công việc xảy ra. Ví dụ nếu như một công việc định kỳ xuất hiện vào thứ hai hàng tuần. B7 Dưới Range of recurrence, nhập ngày bắt đầu và sau đó chọn ngày kết thúc sau một số lần xảy ra (mục End After) hay công việc sẽ được kết thúc vào thời gian nào (End By). • Nếu bạn chọn End after, chọn số lần công việc xảy ra. • Nếu bạn chọn End by, nhập ngày bạn muốn công việc này kết thúc. B8 Nhấp OK để đồng ý. Chú ý: Để xem tất cả các phần của công việc định kỳ, kích vào dấu + gần công việc đinh kỳ. 43 5.3.4. Phân cấp các công việc Việc phân cấp giúp tổ chức các công việc thành những khối dễ dàng quản lý, các công việc được tạo thành một hệ thống phân cấp, công việc này có thể là cấp con của công việc khác nhưng cũng có thể là cấp cha của một số công việc. Thời gian bắt đầu và kết thúc một công việc cha được tính theo thời gian bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc muộn nhất của các công việc con của nó. Để tổ chức theo chế độ phân cấp, sử dụng các nút sau: Cấp thấp hơn Cấp cao hơn Hiển thị các công việc con Không hiển thị các công việc con Hiển thị tất cả các công việc con B1 Trên menu View, chọn sơ đồ Gantt. B2 Chọn công việc mà bạn muốn nó trở thành công việc con của công việc phía trên nó. B3 Kích nút . Công việc này sẽ trở thành công việc con. Chú ý: Chúng ta có thể chuyển đổi cấp của công việc bằng cách đặt chuột vào phần đầu tên công việc muốn chuyển, khi con trỏ chuyển sang hình mũi tên hai chiều có thể kéo ra ngoài hay vào trong tuỳ theo cấp của công việc. 5.3.5. Hiệu chỉnh danh sách các công việc Ngay khi tạo danh sách công việc, có thể chia những công việc lớn thành nhiều công việc con và sắp xếp lại. chúng ta có thể muốn sao chép, xoá hay di chuyển các công việc trong dự án của bạn. B1 Trong cột ID, chọn công việc bạn muốn sao chép, xoá hay di chuyển • Để chọn một hàng, kích vào số ID. • Để chọn một số công việc liền kề nhau, đặt chuột vào công việc đầu, giữ phím Shift và sau đó kéo chuột đến công việc cuối. • Để chọn những công việc không liền kề nhau, đặt chuột vào một công việc nào đó, sau đó giữ phím Ctrl và kích chuột vào các công việc cần thay đổi. 44 B2 Sao chép, di chuyển, hay xoá công việc. • Để sao chép công việc, kích nút Copy. trên thanh công cụ hoặc có thể vào menu Edit, chọn Copy Cell. • Để di chuyển công việc, kích nút Cut. trên thanh công cụ hoặc có thể vào menu Edit, chọn Cut Cell. • Để xoá công việc, trong menu Edit, chọn Delete . B3 Để di chuyển những công việc đã lựa chọn, chọn nơi bạn muốn di chuyển tới. B4 Kích nút Paste . Trên thanh công cụ hay trong menu Edit, chọn Paste. Chú ý: Để thêm mới một công việc vào giữa những công việc đã tồn tại, kích vào một số ID nào đó và nhấn phím INSERT. Cột ID của các công việc phía sau sẽ tự động cập nhập lại sau khi bạn thêm mới một công việc. 5.4. Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc Ngay sau khi tạo và phân cấp danh sách các công việc là thời điểm bạn xác định mối quan hệ giữa các công việc và thời gian thực hiện chúng. Các mối liên hệ giữa các công việc được thể hiện bằng các đường kết nối. Microsoft tự động quyết định thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc cho mỗi công việc nếu chúng có liên quan tới công 45 việc khác. Đối với những công việc thực hiện một cách độc lập, phải tự xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc đó. Một đặc điểm thuận lợi của những công việc có liên kết với công việc khác là bất cứ khi thời gian thực hiện 1 công việc thay đổi, thời gian thực hiện của các công việc có liên quan cũng thay đổi theo. Chúng ta có thể thay đổi hệ thống kế hoạch các công việc bằng cách sử dụng các ràng buộc, các công việc gối lên nhau hay các công việc bị ngắt quãng. Bài này gồm 5 điểm chính sau: − Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc. − Các công việc gối chồng lên nhau và các công việc ngắt quãng. − Thời gian bắt đầu và kết thúc của một công việc. − Xác định hạn cuối cùng cho 1 công việc. − Chia một công việc thành nhiều phần. 5.4.1. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc Để thiết lập mối quan hệ giữa các công việc, chúng ta sử dụng các đường kết nối. Trước hết, chọn những công việc có liên quan, kết nối chúng và sau đó có thể thay đổi kiểu kết nối. Công việc có ngày bắt đầu và kết thúc phụ thuộc vào công việc khác gọi là công việc kế tiếp. Công việc mà công việc kế tiếp phụ thuộc vào gọi là công việc làm trước. Ví dụ sau sẽ chỉ rõ cho thấy mối quan hệ giữa các công việc, nếu bạn thiết lập mối quan hệ giữa 2 công việc là treo đồng hồ và sơn tường thì công việc sơn tường sẽ là công việc làm trước, công việc treo đồng hồ sẽ là công việc kế tiếp. Sau khi các công việc được thiết lập mối quan hệ, việc thay đổi thời gian bắt đầu cũng như kết thúc của các công việc làm trước sẽ ảnh hưởng đến thời gian thực hiện của các công việc kế tiếp. Microsoft Project mặc định để quan hệ kết thúc- bắt đầu (Finish- to- Start) khi tạo các liên kết giữa các công việc. Trong nhiều trường hợp, mối quan hệ giữa các công việc không phải như vậy, bạn có thể thay đổi kiểu liên kết này theo các dạng sau để phù hợp với mô hình dự án của bạn: bắt đầu- bắt đầu (Start- to- Start), kết thúc- kết thúc (Finish- to-Finish), bắt đầu- kết thúc (Start- to- Finish) B1 Trên menu View, chọn sơ đồ Gantt. B2 Trong cột Task Name, chọn hai hay nhiều công việc bạn muốn liên kết với nhau. Để liên kết các công việc liên tiếp nhau, giữ phím Shift, và sau đó kích chuột vào công việc đầu tiên và công việc cuối. Để liên kết các công việc cách xa nhau, giữ phím CTRL,và sau đó chọn những công việc bạn muốn liên kết với nhau theo thứ tự công việc nào chọn trước sẽ là công việc làm trước, công việc nào chọn sau sẽ là công việc kế tiếp. B3 Kích nút Link Tasks . 46 B4 Để thay đổi kiểu liên kết, kích đúp vào đường liê kết giữa 2 công việc bạn đang muốn thay đổi. Một hộp thoại Task Dependency xuất hiện B5 Trong hộp liệt kê Type, chọn kiểu liên kết mà bạn muốn, sau đó kích OK. Chú ý: Để huỷ bỏ liên kết giữa các công việc, chọn các công việc bạn muốn trong cột Task Name, và kích nút Unlink Tasks . Các công việc này sẽ được sắp xếp lại dựa trên những liên kết và các ràng buộc còn tồn tại . 5.4.2. Các công việc gối chồng lên nhau Sau khi các công việc đã được liên kết với nhau, bạn có thể gối chồng hay thêm một khoảng trễ thời gian giữa 2 công việc. Trong Microsoft Project, chúng ta có thể nhập khoảng thời gian gối chồng hay thời gian ngắt quãng đối với các công việc có liên kết. B1 Trong cột Task Name, chọn công việc bạn muốn thêm thời gian gối chồng hay thời gian trễ (đây là những công việc kế tiếp), và sau đó kích nút Task Information . Bạn có thể thực hiện thao tác trên bằng cách chọn công việc và trong menu Project, chọn mục Task Information B2 Hộp thoại Task Information hiện lên, Kích Tab Predecessors. 47 B3 Trong cột Lag, nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ, • Nhập thời gian gối chồng theo số âm (ví dụ, –2d cho 2 ngày gối chồng) • Nhập thời gian trễ theo số dương. B4 Kích nút OK. Chú ý: Để nhanh chóng đưa thời gian xếp chồng hay thời gian trễ cho một công việc kế tiếp, kích đúp vào đường kết nối giữa công việc đó và công việc làm trước Gantt Chart, và sau đó nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ trong hộp thoại Task Dependency. 5.4.3. Thiết lập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của công việc Chúng ta có thể lập kế hoạch thực hiện các công việc hiệu quả bằng cách nhập khoảng thời gian, tạo các liên kết giữa các công việc và sau đó để Microsoft Project tính toán thời gian bắt đầu và kết thúc cho các công việc có liên quan. Tuy nhiên phải xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho một số công việc. Những ràng buộc về thời gian bắt đầu hay kết thúc đối với một công việc được gọi là những ràng buộc cứng. Do Microsoft tính toán hệ thống kế hoạch của bạn dựa cả trên những ràng buộc này do đó chỉ sử dụng khi công việc bị ràng buộc về thời gian bắt đầu hay kết thúc. B1 Trong cột Task Name, chọn công việc mà bạn muốn xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc, sau đó kích Task Information . B2 Chọn Tab Advanced. B3 Trong hộp thoại Task Information , mục Constraint type, chọn kiểu ràng buộc. 48 4 Chọn ngày trong Constraint date, và kích OK. Chú ý: Sau đây là bảng liệt kê các kiểu ràng buộc: Kiểu ràng buộc Ý nghĩa As soon as possible Công việc không bị ràng buộc As Late as