Bài giảng Văn hoá trong đám phán kinh doanh

hiện nay vẫn còn tôn thờ hình tượng các Samurai, nhưng có thể thế hệ tương lai của Nhật Bản lại không nhớ về các Samurai với niềm tôn kính như ngày nay. Sự thay đổi trong Hoàng gia Anh quốc và một loạt các quốc gia quân chủ lập hiến khác đã làm cho hình ảnh Hoàng gia ở các nước trở nên gần gũi đối với dân chúng. Vì vậy, hiểu biết về nền văn hóa còn phải là sự thay đổi của văn hóa. 4.2.1. Vay mượn và giao thoa của văn hóa Vay mượn văn hóa là hiện tượng một cá nhân hay một cộng đồng chủ ý bắt chước các đặc điểm của một nền văn hóa khác vì nhận thấy những đặc điểm đó có thể giải quyết tốt các vấn đề của chính mình. Giao thoa văn hóa có thể được coi là quá trình các giá trị văn hóa thuộc nền văn hóa khác nhau cọ xát với nhau thông qua các hoạt động của con người và cộng đồng. Giao thoa văn hóa có thể diễn ra dưới dạng có ý thức và không có ý thức là quá trình tự phát, nảy sinh như một kết quả không dự đoán trước trong quá trình tương tác giữa các đặc điểm của những nền năn hóa khác nhau. Ngày nay không thể tìm được một nền văn hóa mà không có đặc điểm vay mượn từ những nền văn hóa khác. Hàn Quốc và Nhật Bản vốn vẫn được coi là những quốc gia đã không đánh mất mà thậm chí còn giữ gìn và phát triển văn hóa dân tộc mình trong quá trình tăng trưởng kinh tế. Tuy nhiên, nhìn lại lịch sử của quá trình phát triển của những quốc gia này, Khổng Giáo từ Trung Quốc đã ảnh hưởng rất quan trọng. Trải qua nhiều giai đoạn thời gian với những biến động thăng trầm của lịch sử, nền tảng Khổng giáo ban đầu được biến đổi kết hợp với những nét văn hóa khác trở thành bản sắc văn hóa dân tộc của hai quốc gia này. Một nhà kinh doanh với tư cách là thành viên của một cộng đồng nào đó có nền văn hóa riêng biệt cũng vẫn có thể có những nét văn hóa vay mượn từ những nền văn hóa khác. Các nhà kinh doanh phương Đông thường coi các giá trị gia đình cao hơn những nhà kinh doanh phương Tây, nhưng điều đó không có nghĩa là tất cả các nhà kinh doanh ở châu Á đều như vậy. Một nhà kinh doanh Việt Nam sử dụng điện thoại di động Nokia, đi giầy hiệu Gucci, đeo kính Versase, dùng bàn cạo Gillette, uống cà phê Nestle, đọc báo Financial Times và Washington Post, nhưng anh ta vẫn là người Việt Nam 100%. Như vậy, một nét văn hóa khi đã được cả cộng đồng chấp nhận thì bất luận nó khởi nguồn từ đâu đều có thể đưa vào kho tàng văn hóa của cộng đồng đó. Khi tìm hiểu về những nền văn hóa khác nhau, có thể nhận thấy nhiều đặc điểm văn hóa gần như tương đồng nhưng lại khác nhau về bản chất. Nhiều nước khác nhau có thể nói chung một thứ ngôn ngữ là tiếng Anh nhưng không có nghĩa là tiếng Anh được nói và hiểu như nhau ở tất cả mọi nơi và lại càng không có nghĩa là các doanh nghiệp ở các nước nói tiếng Anh như ngôn ngữ thứ nhất thì sẽ có cùng một phong cách đàm phán trong kinh doanh. Có nhiều dân tộc ở Châu Á sử dụng đũa trong các bữa ăn hằng ngày nhưng điều đó cũng không có nghĩa là vị trí của đôi đũa ở các nước sử dụng nó đều được hiểu như nhau. Nếu ở Đài Loan chống thẳng đôi đũa trên một cái bát không có nghĩa gì đặc biệt thì ở Nhật Bản đó lại là hành vi hết sức nguy hại. Người Nhật chỉ chống đũa thẳng trên những cái bát trong bữa ăn tối ở những nhà có tang để dành riêng cho người chết như là một cử chỉ tưởng nhớ. Trong các bữa tiệc kinh doanh với người Nhật, chống đũa lên bát là biểu tượng kém may mắn và cản trở việc đặt quan hệ kinh doanh lâu dài. Đối với các nhà kinh doanh, tương đồng văn hóa ảo tưởng là một nguy cơ có thể gặp phải trên bàn đàm phán. Những quan sát về đặc điểm văn hóa của đối tác có thể giúp nhà kinh doanh dự đoán phản ứng của đối tác với những thông tin đưa ra trong những tình huống cụ thể. Tuy nhiên, những đặc điểm quan sát được về một nền văn hóa khác lại có thể có ý nghĩa hoàn toàn trái ngược với dự đoán ban đầu. 4.2.2. Phản ứng đối với sự thay đổi Văn hóa là một quá trình sống, vì vậy thay đổi là một đặc tính cố hữu của văn hóa. Cùng với thời gian, quan niệm về các giá trị văn hóa cũng thay đổi. Nếu như có một thời, ‘Chiến tranh và Hoà bình’, ‘Thép tôi đã thế đấy’, ‘Không gia đình’...là những tác phẩm văn học được thế hệ trẻ Việt Nam truyền tay nhau với tất cả sự say mê thì ngày nay, ít có thanh niên nào có đủ thời gian và kiên nhẫn để nghiền ngẫm những giá trị nhân văn cao cả của những tác phẩm đó. Một thời cách đây hơn 10 năm trẻ em chỉ có những Dế mèn phiêu lưu ký, Truyện cổ các dân tộc Việt Nam, Truyện cổ An-đec-xen... là những câu chuyện đọc hàng ngày thì giờ đây trẻ em ngập chìm trong Đô rê môn, Thuỷ thủ mặt trăng, Dũng sĩ Hesman, Bảy viên ngọc rồng... là những câu chuyện kịch tính hấp dẫn nhưng có rất ít tính giáo dục nhân văn. Thay đổi trong văn hoá là tất yếu. Chính bản thân sự thay đổi làm kho tàng văn hoá của một cộng đồng ngày càng trở nên phong phú. Trong quá trình thay đổi văn hoá, có những giá trị văn hoá sẽ bị mai một và dần dần chìm vào quá khứ, lại có những giá trị văn hoá mới nảy sinh, được chấp nhận và đưa vào các giá trị văn hoá phổ biến của cộng đồng. Tuy nhiên, văn hoá luôn có tính bảo thủ, phản ứng với tất cả những sự thay đổi. Mức độ phản ứng với sự thay đổi có thể khác nhau. Có những đặc điểm văn hóa được chấp nhận nhanh chóng ngay từ khi mới xuất hiện, nhưng cũng có những giá trị văn hóa mới bị phản ứng quyết liệt. Những ca khúc trữ tình lãng mạng của cố nhạc sỹ Văn Cao không có may mắn như những ca khúc trữ tình cách mạng của ông. Trong khi những ca khúc trữ tình cách mạng như Sơn nữ ca, Trường ca Sông Lô được nhanh chóng chấp nhận thì những ca khúc như Buồn tàn thu, Thu Cô liêu chỉ được chấp nhận rộng rãi sau mấy chục năm sáng tác. Nếu như vài chục năm trước phụ nữ mặc trang phục váy ngắn trên đường phố Hà Nội có thể là một thứ trang phục lố bịch thì giờ đây váy ngắn lại trở thành trang phục công sở của phụ nữ là việc trong nhiều các văn phòng, nhất là của các công ty nước ngoài, các tổ chức quốc tế tại Việt Nam. Có những nét văn hóa xuất hiện, được công chúng chấp nhận tạm thời nhưng lại sớm mai một. Khi điện ảnh Việt Nam mới bắt đầu vào thời mở cửa, một loạt những gương mặt đẹp được lăng xê như những ngôi sao, siêu sao điện ảnh và được công chúng yêu mến. Những bóng dáng của họ sớm bị mai một vì những vai diễn thiếu cảm xúc, không có giá trị nghệ thuật. Nếu chỉ kêu gọi người Việt Nam tiêu dùng hàng nội với phẩm cấp chất lượng thấp và giá cao là vô lý vì người tiêu dùng đều muốn tiêu dùng hàng hóa hợp với túi tiền của họ nhưng đối với đòi hỏi chất lượng mà các nhà sản xuất nước ngoài đáp ứng tốt hơn nhiều nhà doanh nghiệp Việt Nam. Trong trường hợp đó, xã hội đã lựa chọn cách ứng xử thứ hai là phủ nhận những đặc điểm đó. 4.3. Ảnh hưởng của văn hoá đối với hành vi giao dịch, đàm phán kinh doanh Mục I và II đã đưa ra các phân tích cơ sở về văn hóa và sự hiểu biết về văn hóa trong giao dịch, đàm phán kinh doanh. Mục III sẽ xem xét những nội dung quan trọng nhất của chương này là ảnh hưởng của yếu tố văn hóa đối với hành vi, cách ứng xử trong giao dịch, đàm phán của các nhà khinh doanh trong đó nhấn mạnh vào ảnh hưởng của sự khác biệt của văn hóa chéo đối với giao dịch, đàm phán kinh doanh giữa các doanh nghiệp từ những nền văn hóa khác nhau. Thông tin chủ yếu sử dụng trong phần này là kết quả nghiên cứu của Philip R.Cateora và John L.Graham về sự khác biệt văn hóa chéo và ảnh hưởng của văn hóa đối với hành vi đàm phán được thực hiện trong 20 năm với số lượng mẫu gồm 1000 nhà doanh nghiệp ở các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Trung Quốc, Hông Công (trước năm 1997), Philipines, Nga, Công Hòa Séc, Đức, Pháp, Anh, Tây Ban Nha, Brazin, Mexico, Canada và Hoa Kỳ. Theo kết quả của nghiên cứu này, văn hóa ảnh hưởng đến hành vi đàm phán theo bốn mức độ được thể hiện trong Bảng 1. Các mức độ này lần lượt được xem xét trong những phần sau: 4.3.1. Khác biệt về ngôn ngữ và những cử chỉ hành vi không lời Trong nghiên cứu của Philip R.Cateora và John L.Graham, khác biệt về cách sử dụng ngôn ngữ trong giao dịch, đàm phán được điều tra với 14 nhóm văn hóa khác nhau. Kết quả điều tra được tóm tắt trong bảng 1 trong đó xác định rõ tần suất sử dụng các hành vi ngôn ngữ của các nhà giao dịch, đàm phán ở những quốc gia khác nhau. Bảng 1 đưa ra các thông tin về cử chỉ, hành vi không lời và một số các khía cạnh khác của yếu tố ngôn ngữ. Trong tất cả các thứ ngôn ngữ được sử dụng chủ yếu trong đàm phán kinh doanh, các câu hỏi và những câu tự bộc lộ thông tin là những hành vi ngôn ngữ được sử dụng thường xuyên nhất. Tuy nhiên, ngay cả đối với hành vi ngôn ngữ xuất hiện nhiều nhất này thì các nhà giao dịch, đàm phán có quốc tịch khác nhau cũng có tần suất sử dụng khác nhau 34% phát ngôn của các nhà kinh doanh Trung Quốc trong đàm phán là câu hỏi, trong khi đó người Anh và người Đài Loan lại có xu hướng hỏi rất ít. Bên cạnh câu hỏi và những câu tự bộc lộ, trong đàm phán kinh doanh, những câu mệnh lệnh, cam kết và hứa hẹn cũng thường xuyên được sử dụng trong các ngôn ngữ đàm phán thông dụng. Căn cứ vào kết quả này có thể đưa ra nhận xét về yếu tố ngôn ngữ và hành vi không lời đặc trưng trong đàm phán kinh doanh của một số nước như sau: Nhật Bản có thể được coi là nước có phong cách đàm phán nhẹ nhàng và lịch sự nhất. Sự đe dọa, những mệnh lệnh, cảnh báo, câu nói không rất ít khi được sử dụng, thay vào đó là những khoảnh khắc im lặng, hứa hẹn, khuyến nghị và cam kết. Hàn Quốc có vẻ như sẽ có phong cách đàm phán như người làng giềng khổng lồ, nhưng thực tế phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Hàn Quốc lại rất khác so với Nhật Bản. Các nhà kinh doanh Hàn Quốc sử dụng nhiều câu mệnh lệnh, đe dọa hơn những nhà kinh doanh Nhật Bản, họ sử dụng từ không và ngắt lời đối tác nhiều gấp 3 lần so với người Nhật. Ngoài ra, người Hàn Quốc còn không bao giờ để khoản thời gian chết trong một cuộc đàm phán. Những nhà kinh doanh Trung Quốc có phong cách đàm phán khá giống với người Nhật, nhưng họ thường nghiêng về các phát ngôn mang tính chất trao đổi thông tin. Trong khi đó, các nhà đàm phán Đài Loan có phong cách giống như người Hàn Quốc. Là một quốc gia với gần nửa diện tích thuộc Châu Âu,nửa còn lại thuộc Châu Á, các nhà kinh doanh Nga có cách sử dụng ngôn ngữ và cử chỉ gần giống những hàng xóm của mình. Trong số những nền văn hóa thuộc phạm vi điều tra, người Pháp sử dụng nhiều nhất các câu mệnh lệnh, đe dọa, cảnh báo. Người Pháp cũng thường xuyên ngắt lời đối tác và rất hay nói không. Cộng đồng người Canada nói tiếng Pháp cũng có phong cách sử dụng ngôn ngữ và những hành vi không lời giống như những người anh em của họ. Mỹ, Đức có cách sử dụng ngôn ngữ và những hành vi không lời gần như là tương tự nhau. Cách sử dụng ngôn ngữ, các cử chỉ, điệu bộ của họ không quá nhẹ nhàng nhưng cũng không quá nóng nảy trong đàm phán. Bảng 1. Hành vi và định nghĩa Phản ứng của các nền văn hóa khác nhau Nhật H. Quốc Đ. Loan T. Quốc Nga Đức Anh Pháp TB. Nha F. Can E. Can USA Hứa hẹn: hứa hẹn một hành động, một ưu đãi, hay ăn huệ vào đó 7 4 9 6 5 7 11 2 11 8 6 8 Đe dọa: Cũng giống như hứa hẹn nhưng về mặt kết quả không tốt đẹp 4 2 2 1 3 3 3 5 2 3 0 4 Khuyến nghị: Giải pháp cho một vấn đề khó khăn nào đó để có kết quả tốt đẹp 7 1 5 2 4 5 6 3 4 5 4 4 Phần thưởng: Hứa hẹn về một quyền lợi cụ thể nào đó 1 3 5 1 3 4 5 3 3 1 3 2 Phạt: cũng giống như phần thưởng nhưng không phải là quyền lợi mà là những kết quả không tốt đẹp 1 5 1 0 1 2 0 3 2 2 1 3 Đề nghị đàm phán tích cực: Là những đề nghị đàm phán đưa ra phù hợp với những tiêu chuẩn thông thường của xã hội về hành vi, đạo đức 1 1 0 1 0 0 0 0 0 1 0 1 Đề nghị đàm phán tiêu cực: Là những đề nghị đàm phán đưa ra trái với những nguyên tắc thông thường của hành vi đạo đức và xã hội 3 2 1 0 0 1 1 0 1 2 1 1 Cam kết: Tuyên bố chắc chắn sẽ thực hiện một công việc nào đó 15 13 9 10 11 9 13 10 9 8 14 13 Tự bộ lộ: Tự bộc lộ các thông tin cá nhân cho đối tác trong đàm phán 34 36 42 36 40 47 39 42 34 42 34 36 Đặt câu hỏi: Yêu cầu cung cấp thông tin về vấn đề hỏi 20 21 14 34 27 11 15 18 17 19 16 20 Mệnh lệnh: Yêu cầu bắt buộc thực hiện một hành động nào đó 8 13 11 7 7 12 9 9 17 5 10 6 Một số khía cạnh khácvề ngôn ngữ Không: số lần các nhà đàm phán nói không để trả lời câu hỏi của đối tác 1,9 7,4 5,9 1,5 2,3 6,7 5,4 11,3 23,2 7,0 10,1 4,5 Các ngài: số lần nhà đàm phán nhắc đến từ các ngài để trả lời hoặc thương lượng với đối tác 31,5 34,1 36,6 26,8 23,6 39,7 54,8 70,2 73,3 72,4 64,4 54,1 Các cử chỉ hành vi không lời Thời gian im lặng: số lần cả hai bên đều im lặng dài hơn 10 giây trong khi đàm phán 2,5 0 0 2,3 3,7 0 2,5 1,0 0 0,2 2,9 1,7 Nói át lẫn nhau: Số lần các bên đối tác đàm phán ngắt lời lẫn nhau 6,2 22,0 12,3 17,1 13,3 20,8 5,3 20,7 28,0 24,0 17,0 5,1 Quan sát nết mặt: thời gian mà các nhà đàm phán dành để quan sát vẻ mặt của đối tác 3,9 9,9 19,7 11,1 8,7 10,2 9,0 16,0 13,7 18,8 10,4 10,0 Chạm vào nhau: số lần mà các nhà đàm phán chạm vào nhau (không tính bắt tay) 0 0 0 0 0 0 0 0,1 0 0 0 0 Nguồn: Tóm tắt kết quả nghiên cứu từ John L.Graham, International Business Negotiations, Copyright, trang 69-91, Elsevier Science (Chú giải: F. CAN: Chỉ cộng người Canađa nói tiếng Pháp, E.CAN: Chỉ cộng đồng người Canađa nói tiếng Anh) . 4.3.2. Sự khác biệt về quan niệm giá trị Có bốn quan niệm về giá trị thường được hiểu khác nhau: Khách quan, cạnh trnh công bằng, và quan niệm về thời gian. Trong đàm phán đàm phán quốc tế, các nhà kinh doanh vẫn thường đánh giá người Mỹ luôn ra những quyết định dựa trên những thực tế rõ ràng mà không quan tâm đến các nhân tố tình cảm, quan hệ khác. Đó chính là sự thể hiện quan niệm của người Mỹ về sự khách quan. Người ta thường hay nghe thấy Kinh doanh là kinh doanh, Kinh tế và hiệu quả quyết định chứ không phải vì con người... như những câu nói cửa miệng của các nhà đàm phán Mỹ. Đánh giá cao các yếu tố khách quan trong đàm phán, người Mỹ thường tìm cách tách riêng yếu tố con người ra khỏi những nội dung đàm phán. Người Đức thường có những xu hướng muốn tách các yếu tố quan hệ ra khỏi các lý lẽ đàm phán. Tuy nhiên , đối với nhiều nước, nhất là các nước châu Á và Mỹ la tinh, quan niệm đó không thể áp dụng được. Các nhà đàm phán châu Á thường có các quyết đàm phán không khách quan, họ chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố tâm lý, tình cảm và quan hệ trong quá trình đàm phán. Tính khách quan không phải là một giá trị được đề cao trong văn hóa của nhiều dân tộc ở phương Đông. Cạnh tranh là một đặc điểm của đàm phán. Đây là hình thức cạnh tranh giữa người mua và người bán với tư cách là hai bên đối tác trên bàn đàm phán. Xu hướng vận động của các bên yêu cầu về giá cả và điều kiên trao đổi của bên mua và bên bán là trái ngược nhau. Bên cung cấp hàng hóa dịch vụ ban đầu có xu hướng đưa ra mức giá trị cao vơi ít điều kiện trao đổi thuận lợi, sau đó hạ dần mức giá và bổ sung thêm điều kiện trao đổi thuận lợi cho bên mua. Ngược lại, giá cả mà người mua đề nghị cho đối tượng trao đổi thường phải nâng dần mức giá và giảm bớt các điều kiện ưu đãi. Cạnh tranh giữa hai bên đối tác trong đàm phán song phương được hiểu là quá trình cả hai bên đàm phán về giá cả và các điều kiện trao đổi theo xu hướng vận động như trên. Kết quả của quá trình cạnh tranh giữa hai bên đối tác chính là kết quả của cuộc đàm phán. Kết quả đàm phán là vấn đề liên quan đến quan niệm công bằng. Trong những cuộc đàm phán của các doanh nghiệp Nhật Bản người mua thường là những người có lợi ích nhiều nhất, vì trong văn hóa các doanh nghiệp Nhật người mua thực sự là thượng đế và trong thực tế họ có hướng dành cho người mua nhiều điều kiện ưu đãi. Trong khi đó kết quả những cuộc đàm phán với đối tác Mỹ thường dẫn đến một kết quả có lợi tương đối đồng đều cho cả hai bên mua và bán. Thời gian trong các nền văn hóa khác nhau cũng được hiểu khác nhau. Theo Edward T. Hall, có hai quan niệm về thời gian là thời gian đơn và thời gian phức. Người Mỹ, Đức là những điển hình của thời gian đơn. Theo quan điểm này, giờ nào làm việc ấy, thời gian được coi như một thứ hàng hóa hữu hình, thời gian được chia nhỏ gắn với những công việc cụ thể. Thời gian là tiền bạc, thông tin là sức mạnh, đó là câu nói cửa miệng, đồng thời cũng là phương châm trong công việc của những người theo quan niệm thời gian đơn. Hầu hết những nền văn hóa nghiêng nhiều về những giá trị thực dụng đều hiểu thời gian theo quan điểm thời gian đơn. Những nhà đàm phán ở nền văn hóa này thường có tác phong rất đúng giờ. Trong các cuộc đàm phán họ thường nhìn đồng hồ đeo tay. Họ có thói quên muốn phân chia nội dung đàm phán theo một trình tự thời gian. Kéo dài thời gian đàm phán đối với những đối tác theo quan niệm thời gian đơn là một cách gây sức ép để họcó những nhượng bộ nhất định. Đối ngược với thời gian đơn là thời gian phức. Quan niệm thời gian phức phổ biến trong những nền văn hóa hình tượng, có pha sự thực dụng nhưng vẫn chứa nhiều những yếu tố tân linh, lãng mạn. Châu Á và Mỹ La Tinh là những nơi thường hiểu thời gian theo quan niệm thời gian phức. Quan niệm thời gian phức chỉ chú trọng vào yếu tố kết quả công vieecsjmaf không chú ý nhiều đến việc phân chia thời gian cụ thể để thực hiện công việc như thế nào. Đối với các doanh nhân theo quan niệm thời gian phức, họ thường không có thói quen đúng giờ, ít quan tâm đến tầm quan trọng của tác phong đó và thường đổ lỗi cho những nguyên nhân khách quan. Tuy nhiên, ranh giới giữa thời gian đơn và thời gian phức chỉ là tương đối. Có rất nhiều nền văn hóa trên thế giới có quan niệm về thời gian với những đặc điểm của cả thời gian đơn và thời gian phức. Nhật Bản là một ví dụ điển hình. Các nhà đàm phán Nhật Bản đòi hỏi các đối tác đàm phán chính xác về thời gian trong lần gặp gỡ đầu tiên . sau khi đã bắt đầu đàm phán với người Nhật có tác phong điềm tĩnh, thong thả và rất ít khi tỏ ra đang bị chịu sức ép về thời gian đàm phán. 4.3.3. Sự khác biệt về tư duy và quá trình ra quyết định Khi đối mặt với một nhiệm vụ đàm phán phức tạp, hầu hết các nhà đàm phán phương Tây đều có thói quen chia nhỏ nội dung đàm phán thành một loạt những công việc nhỏ. Các vấn đề như gia cả, vận chuyển, bảo hành, bảo dưỡng... lần lượt được giải quyết. Kết quả cuối cùng của đàm phán sẽ là tổng hợp kết quả đàm phán của tất cả các nội dung nhỏ. Các nhà đàm phán châu Á lại có xu hướng trái ngược. Họ không phân chia nội dung đàm phán thành các công việc nhỏ mà cùng thường một lúc đàm phán tất cả các nội dung không theo một trình tự rõ ràng, và nhượng bộ chỉ đạt được vào khi đàm phán đã sắp kết thúc. Các nhà đàm phán Mỹ thường gặp rất nhiều khó khăn trên thị trường Nhật Bản. Đối với họ, khi một nữa trong số các vấn đề đã đạt được thỏa thuận thì có nghĩa là cuộc đàm phán củng đã hoàn thành được một nữa. Tuy nhiên, đối tác Nhật Bản của họ lại không cảm thấy như vậy, trong khi phía Mỹ cho rằng mình đã đi được một nữa quãng đường thì phía Nhật dường như còn chưa tiến thêm được bước nào. Nhưng rồi người Mỹ lại ngạc nhiên vì sự kết thúc nhanh chóng của người Nhật với những nội dung đàm phán. Một khi đối tác Nhật Bản đã bắt đầu chấp nhận một nhượng bộ thì họ có xu hướng chấp nhận rất nhanh các nhượng bộ khác để đạt đến thỏa thuận cuối cùng. Sự khác biệt về cách tư duy và quá trình ra quyết định giữa các doanh nghiệp Mỹ và Nhật Bản xuất phát từ quan niệm khác nhau về đàm phán kinh doanh. Người Mỹ cho rằng đàm phán là một quá trình ra quyết định để giải quyết vấn đề, một thỏa thuận tốt nhất cho cả hai phía sẽ là giải pháp tốt nhất cho vấn đề đàm phán. Giải quyết vấn đề theo từng bước, rồi tiến đến thỏa thuận cuối cùng là cách người Mỹ thường sử dụng. Tuy nhiên, đối với các nhà doanh nghiệp Nhật Bản, đàm phán lại là một quá trình phát triển quan hệ kinh doanh vì mục tiêu lợi ích lâu dài. Vì vậy, có thể những vấn đề cụ thể về nội dung của cuộc đàm phán không quan trọng bằng những nhân tố khác liên quan đến tiềm năng, phát triển các mối quan hệ lâu dài. Những nội dung cụ thể của đàm phán sẽ được thỏa thuận một cách tương đối dễ dàng khi các nhà kinh doanh Nhật Bản đã nhìn thấy ở đối tác tương lai hợp tác lâu dài, có lợi cho cả hai bên. 4.4. Vận dụng sự khác biệt về văn hoá trong đàm phán Đối mặt với sự khác biệt về văn hóa trong đàm phán, các nhà kinh doanh cần chú ý bốn bước công việc sau đây để đạt được thành công trong đàm phán (i) lựa chọn phái đoàn đàm phán; (ii) quản lý, theo dõi các công tác chuẩn bị cho đàm phán; (iii) theo dõi chặt chẽ diễn biến trên bàn đàm phán; và (iv) các vấn đề sau khi kết thúc đàm phán. Trong phần này, các bước trên chỉ được đề cập vắn tắt, gắn với sự khác biệt về văn hóa trong đàm phán. 4.4.1. Lựa chọn phái đoàn đàm phán theo khía cạnh văn hóa Một đàm phán với nhiều các nhà đàm phán với kinh nghiệm đàm phán quốc tế dày dặn là yếu tố nguồn lực con người quan trọng quyết định đến thành công của một cuộc đàm phán. Những tiêu chí lựa chọn các thành viên cho một cuộc đàm phán văn hóa chéo có thể được tổng kết như sau: * Sự chín chắn của một điều kiện đầu tiên của những nhà đàm phán tài năng trong đàm phán nói chung và trong những cuộc đàm phán có sự khác biệt về văn hóa nói riêng. Sự chín chắn là kết quả của một đầu óc có kiến thức, kinh nghiệm và đã từng chiêm nghiệm, trải qua những thử thách thực tế của đàm phán trong môi trường quốc tế. * Linh hoạt nhưng ổn định về tình cảm là một tiêu chí lựa chọn thứ hai. Đối mặt với những giá trị văn hóa khác biệt, các nhà đàm phán cần có sự linh hoạt nhất định với những giá trị văn hóa xa lạ để có những điều chỉnh thích nghi với những đòi hỏi về văn hóa của đối tác trong đàm phán. Tuy nhiên, tiếp xúc với những giá trị văn hóa xa lạ thường gây ra xảm giác hoang mang, thiếu tin tưởng và dễ bị tác động. * Trong đàm phán, cả hai bên đều nhượng bộ để đi đến thỏa thuận cuối cùng. Một nhà đàm phán có tầm nhìn lạc quan và sự nhạy cảm, độ lượng về văn hóa là điều kiện quan trọng để có thể tham gia và thúc đẩy quá trình nhượng bộ nhanh chóng của các bên tham gia đàm phán. Sự nhạy cảm, độ lượng về văn hóa sẽ hoạt động như một cái van an toàn trong các cuộc đàm phán. Sự nhạy cảm văn hóa của các nhà đàm phán sẽ không làm cho không khí đàm phán trở nên quá căng thẳng đến mức bế tắc. Sự độ lượng về văn hóa lại là cơ sở để các nhà kinh doanh có thể hiểu hành vi, thái độ của bên đối tác để có các ứng xử thích hợp. * Ngôn ngữ là vũ khí lợi hại trong các cuộc đàm phán văn hóa chéo. Nói được thêm một ngôn ngữ cũng có nghĩa là hiểu thêm về một văn hóa. Việc sử dụng chung một thứ ngôn ngữ, không cần sự trợ giúp của phiên dịch cũng là một yếu củng cố sự tin tưởng, thiện chí hợp tác giữa các bên đối tác trong đàm phán. Ngoài các tiêu chí trên, nghiên cứu của các công ty Ford và ATT của Mỹ còn bổ sung ba tiêu chí sau đây và tiêu chuẩn lựa chọn đoàn đàm phán: * Khả năng hợp tác trong nhóm làm việc là rất cần thiết đối với những cuộc đàm phán về hợp đồng với giá trị lớn, hay có tính chất phức tạp về đặc điểm kỹ thuật. Đạt được thỏa thuận trong những cuộc đàm phán như vậy là kết quả của quá trình làm việc chung của nhóm các thành viên trong đoàn đàm phán. Đặc điểm trở nên cần thiết hơn đối với những nền văn hóa coi trọng sự độc lập, chủ nghĩa cá nhân. Các nhà đàm phán Nhật Bản thường phát huy rất tốt hợp tác trong nhóm thành viên đoàn đàm phán. Họ thường lựa chọn kết hợp những cán bộ cao cấp với những nhân viên trẻ tuổi để vừa đào tạo nhân viên, vừa tăng áp lực đối với đối phương bằng số đông của đoàn đàm phán, vừa phát huy tốt sự sáng tạo của nhân viên trẻ và kinh nghiệm của những cán bộ cao cấp. * Kỹ năng nghe có thể coi là một kỹ năng chủ yếu và quan trọng nhất trong nghệ thuật giao tiếp nói chung trong đàm phán kinh doanh nói riêng. Nhiệm vụ chủ yếu của các nhà đàm phán là thu nhập các thông tin về đối tác, đặc biệt là các thông tin liên quan đến quan điểm của họ đối với vấn đề đàm phán. Đối mặt với những nền văn hóa như Đài Loan, Nga, Pháp (trong bảng 1 được xem là những nước có các nhà đàm phán hay tự bộc lộ, hay đặt câu hỏi nhiều nhất) thì chiến lược đàm phán khôn khéo và im lặng, lắng nghe và đặt câu hỏi. * Không cần thiết là phải tất cả nhưng một số thành viên của đoàn đàm phán phải là những người có ảnh hưởng quan trọng ở doanh nghiệp. Một đoàn đàm phán có đủ thẩm quyền quyết đinh trực tiếp các vấn đề đàm phán là một nhân tố củng cố lòng tin của đối tác. Trung Quốc và Nhật Bản trong những cuộc đàm phán quan trọng thường sử dụng phương pháp quyết định tập thể trong đó tất cả các quyết định cuối cùng đều không phải chỉ là của những thành viên trong đoàn đàm phán mà là của tất cả những bộ phận có liên quan và thậm chí ở Trung Quốc là của cả những cơ quan quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp. Sự phụ thuộc trong việc ra quyết định đàm phán là một trở ngại đối với quá trình đàm phán. 4.4.2. Bồi dưỡng kiến thức về văn hóa chéo cho các thành viên đàm phán Sau khi đã lựa chọn các thành viên của đoàn đàm phán, công tác chuẩn bị cho một cuộc đàm phán văn hóa chéo về cơ bản củng giống như chuẩn bị cho một cuộc đàm phán thông thường, ngoại trừ vấn đề bồi dưỡng kiến thức văn hóa cho các thành viên của đoàn đàm phán đã được lựa chọn. Khi chuẩn bị cho đàm phán văn hóa chéo, các doanh nghiệp phải cân