Bài tập nhóm quản lý dự án Dự án xây dựng quán cafe

ận ưu tiên của dự án được thể hiện như sau: Bảng 2: Ma trận ưu tiên của dự án Time Performance Cost Constrain X Enhance X Accept X Bản thiết kế quán café : BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 7 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 8 3. Xây dựng cấu trúc WBS và mã hóa: Cấu trúc phân việc là công cụ quản lý dự án quan trọng, là cơ sở cho các bước lập kế hoạch và kiểm soát. Xác định có hệ thống các công việc của một dự án thành các công việc nhỏ dần để tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn, xác định tất cả các công việc, phân chia trách nhiệm cụ thể hợp lý. WBS của dự án mở quán café: Bảng 3: Cấu trúc và mã hóa WBS 1.1.Thiết kế: 1.1.1. Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ 1.1.2. Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp 1.1.3. Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô 1.1.4. Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước 1.1.5. Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất 1.1.6. Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ 1.1.7. Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh 1.2.Xây dựng: 1.2.1. Đấu thầu xây dựng 1.2.2. Thi công nền móng 1.2.3. Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to 1.2.4. Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao 1.2.5. Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện 1.3.Trang trí nội thất: 1.3.1. Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế 1.3.2. Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) 1.3.3. Mua và bố trí cây xanh 1.3.4. Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí 1.4.Hoàn thành 1.4.1. Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án. 1.4.2. Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan. 1.4.3. Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật 1.4.4. Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án 1.4.5. Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 9 4. WBS kết hợp OBS: Bảng 4: WBS kết hợp OBS Mua nguyên liệu Nhân sự Dự án mở quán cafe Nghiên cứu thị trường/ thiết kế sản phẩm Thiết kế - xây dựng Marketing Tổ chức Nhóm phụ trách thiết kế Nhóm phụ trách tài chính Nhóm phụ trách quản lý Nhóm phụ trách mua hàng Nhóm phụ trách thi công Thiết kế Xây dựng Trang trí nội thất Hoàn thành Chi phí sẽ được tính toán cụ thể ở bảng 13 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 10 5. Ma trân trách nhiệm: Bảng 5 Nhóm phụ trách thiết kế Nhóm phụ trách xây dựng Nhóm mua hàng Nhóm quản lý Nhóm tài chính kế toán Ân Toản Nam Dũng Huy Oanh Quang Châu Trinh 1.1.1. Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ S R S 1.1.2. Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp R S 1.1.3. Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô S R 1.1.4. Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước R S 1.1.5. Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất R S 1.1.6. Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ S R 1.1.7. Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh S R 1.2.1. Đấu thầu xây dựng S R S 1.2.2. Kiểm tra thi công nền móng S R S 1.2.3. Kiểm tra thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to S R 1.2.4. Kiểm tra việc hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao S R 1.2.5. Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện S R S 1.3.1. Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế S R S 1.3.2. Mua dụng và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) S R S 1.3.3. Mua và bố trí cây xanh S S R S 1.3.4. Mua sách, vật dụng trang trí S R S 1.4.1. Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án S R S S 1.4.2. Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan S R 1.4.3. Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật S R 1.4.4. Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án S R 1.4.5. Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án R S BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 11 III. ƯỚC TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN: 1. Ước tính và phân bổ chi phí Có nhiều phương pháp để phân bổ và ước tính chi phí. Dựa theo điều kiện cụ thể của dự án và tham khảo từ nhiều dự án xây dựng quán cà phê, nhóm quyết định tiếp cận chi phí từ trên xuống theo phương pháp tỷ lệ . Chi phí của dự án được phân thành 3 loại: Chi phí trực tiếp, chi phí quản lý trực tiếp và chi phí quản lý chung & hành chính. Với tỷ lệ phần trăm phân bổ 80-10-10 sẽ được bảng sau: Bảng 6: Ước tính và phân bổ chi phí cho cả dự án Tỷ lệ (so với tổng chi phí cho cả dự án) Thành tiền (Triệuđồng) Chi phí cho cả dự án 3000 Chi phí trực tiếp 80% 2400 Chi phí quản lý trực tiếp 10% 300 Chi phí quản lý chung & hành chính 10% 300 Trong đó, chi phí quản lý chung & hành chính được ước tính 10% là dựa trên kinh nghiệm nhóm sẽ không phân tích sâu. Phần tiếp theo sẽ đi vào phân tích chi phí trực tiếp và chí phí quản lý trực tiếp. 2. Chi phí trực tiếp Chi phí trực tiếp cho từng gói công việc cụ thể bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu và thiết bị. Dựa vào cấu trúc phân việc đã trình bày ở phần , dự án này có 4 gói công việc thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành. Gói công việc “hoàn thành” được thực hiện bởi nhóm quản lý dự án nên không phát sinh chi phí trực tiếp. Chi phí trực tiếp cho 3 gói còn lại được phân bổ như sau: Bảng 7: Phân bổ chi phí trực tiếp Tỷ lệ (so với tổng chi phí trực tiếp) Thành tiền (Triệu đồng) Chi phí trực tiếp 2400 Chi phí cho thiết kế 10% 240 Chi phí xây dựng 40% 960 Chi phí trang trí nội thất 50% 1200 Chi phí hoàn thành 0% 0 Tổng cộng 2400 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 12 Chi phí trực tiếp cụ thể cho từng công tác của dự án (bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu, thiết bị): Bảng 8: Phân bổ chi phí trực tiếp cho từng công tác Chi phí trực triếp (triệu đồng) Lao động Vật tư Thiết bị % Thành tiền % Thành tiền % Thành tiền Thiết kế: 240 Chi phí cho bản vẽ kiến trúc chính 40% 96 Chi phí cho bản vẽ điện nước 20% 48 Chi phí thiết kế nội thất 20% 48 Chi phí thiết kế bố trí cây xanh 20% 48 Xây dựng: 278.40 441.60 240.000 Chi phí đấu thầu 2.0% 19 Chi phí thi công 15.00% 144 30.0% 288 15.00% 144 Chi phí hoàn thiện 10.00% 96 16.0% 153.6 10.00% 96 Chi phí nghiệm thu 2.0% 19 Trang trí nội thất 14.4 1185.6 Lắp đặt kệ sách, bàn ghế 0.50% 6.0 0.545 654 Lắp đặt dụng cụ nhà bếp 0.10% 1.2 0.099 118.8 0.50% 6.0 0.145 174 Bố trí sách, dụng cụ trang trí 0.10% 1.2 0.199 238.8 Hoàn thành 0 0 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 13 3. Chi phí quản lý trực tiếp: Chi phí quản lý trực tiếp là chi phí cho nhóm quản lý dự án trong suốt thời gian xây dựng dự án. Nhóm dự án phụ trách quản lý các gói công việc được nêu trong WBS bao gồm: thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành. Theo kinh nghiệm , chi phí quản lý trực tiếp được ước tính chiếm khoảng 10% tổng chi phí đầu tư cho dự án. Chi phí quản lý trực tiếp được phân bổ cho các nhóm phụ trách được nêu trong bảng ma trận trách nhiệm. Kết quả phân bổ như sau: Bảng 9: Chi phí quản lý Tổng chi phí quản lý trực tiếp 300 Nhóm phụ trách thiết kế 20% 60 Nhóm phụ trách thi công 30% 90 Nhóm phụ trách mua hàng 20% 60 Nhóm phụ trách quản lý 25% 75 Nhóm phụ trách tài chính 5% 15 Tùy theo tính chất của từng gói công việc thì chi phí cho nhân viên phụ trách hỗ trợ chủ yếu từ 1- 2 triệu, riêng nhóm phụ trách thi công hỗ trợ có mức chi phí cao hơn là 3 triệu . Nhóm phụ trách chính khoảng từ 9- 10 triệu. Đặc biệt, nhóm phụ trách thi công chính phải trực tiếp có mặt tại công trường xây dựng thường xuyên nên có mức chi phí cao hơn là 15 triệu. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 14 Bảng 10: Phân bổ chi phí quản lý trực tiếp cho từng nhóm và từng công tác BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 15 4. Ước tính gói công việc Sau khi ước tính được chi phí trực tiếp cho từng gói công việc, việc ước tính chi phí cụ thể theo từng thời đoạn thực hiện gói công việc cũng rất quan trọng. Việc ước tính chi phí cụ thể cho từng gói công việc giúp nhà quản lý dự án kiểm soát chi phí cụ thể theo từng thời đoạn thực hiện gói. Ước tính chi phí cụ thể theo từng ngày của gói công việc “trang trí nội thất” được trình bày sau đây là một ví dụ minh họa cho ý kiến trên. Gói công việc “ trang trí nội thất” được thực hiện trong 20 ngày với tổng chi phí 1.200 triệu (bảng 7) được ước tính chi tiết như sau: BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 16 Bảng 11: Ước tính cho một gói công việc: trang trí nội thất theo thời gian BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 17 Phương pháp chia từng phần để phân bổ chi phí dự án thiết kế - xây dựng theo WBS: Bảng 12: Tóm tắt cách phân bổ chi phí cho dự án Từ các sơ sở tính toán trên đây, ta điền đầy thông tin trên bảng 4 WBS kết hợp OBS và ngân sách lao động trực tiếp như sau : BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 18 Bảng 13: WBS kết hợp OBS và phân bổ chi phí quản lý trực tiếp Mua nguyên liệu Nhân sự Dự án mở quán cafe Nghiên cứu thị trường/ thiết kế sản phẩm Thiết kế - xây dựng Marketing Tổ chức Nhóm phụ trách thiết kế Nhóm phụ trách tài chính Nhóm phụ trách quản lý Nhóm phụ trách mua hàng Nhóm phụ trách thi công Thiết kế Xây dựng Trang trí nội thất Hoàn thành 1.1.2. = 9.5 tr 1.1.3. = 9.5 tr 1.1.4. = 9.5 tr 1.1.5. = 9.5 tr 1.1.1. = 2 triệu 1.1.3. = 2 triệu 1.1.4. = 2 triệu 1.1.5. = 2 triệu 1.1.6. = 2 triệu 1.1.7. = 2 triệu 1.2.5. = 2 triệu 1.3.3. = 2 triệu 1.3.4. = 2 triệu 1.4.1. = 2 triệu 1.4.3. = 2 triệu 1.2.2. = 16 tr 1.2.3. = 16 tr 1.2.5. = 16 tr 1.2.1. = 2 tr 1.2.2. = 3 tr 1.2.3. = 3 tr 1.2.4. = 3 tr 1.2.5. = 2 tr 1.3.1. = 3 tr 1.3.2. = 3 tr 1.3.3. = 3 tr 1.4.1. = 16 tr 1.4.1. = 2 tr 1.4.2. = 2 tr 1.1.6. = 10 tr 1.1.7. = 10 tr 1.3.1. = 10 tr 1.3.2. = 10 tr 1.3.3. = 10 tr 1.3.4. = 10 tr 1.1.1.= 13 tr 1.1.1. = 2 tr 1.2.1. = 13 tr 1.2.4. = 13 tr 1.2.2. = 2 tr 1.4.3. = 13 tr 1.4.5. = 13 tr 1.4.1. = 2 tr 1.4.4. = 2 tr 1.4.5. = 2 tr 1.1.2. = 1 tr 1.2.1. = 1tr 1.3.1. = 1.5 tr 1.3.2. = 1.5 tr 1.3.3. = 1.5 tr 1.3.4. = 1.5 tr 1.4.2. = 3 tr 1.4.4. = 4 tr BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 19 IV. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 1. Mục đích của việc lập sơ đồ mạng dự án: - Cung cấp cơ sở để có thể lập tiến độ về nhân lực và thiết bị. - Gia tăng giao tiếp giữa các thành viên của dự án. - Cung cấp một ước tính về thời gian dự án. - Cung cấp cơ sở cho lập dự trù dòng tiền. - Xác định các công tác găng. - Làm nổi bật các công tác găng mà chúng không thể bị chậm trễ. - Giúp nhà quản lý và nhân viên dự án có thể thực hiện theo kế hoạch. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 20 2. Thông tin sơ đồ mạng dự án: Bảng 14: Ràng buộc của các công tác và thời gian thực hiện Công tác Công tác trước Thời gian thực hiện dự án 1.1. Thiết kế: 1.1.1. Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ A - 1 1.1.2. Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp B A 4 1.1.3. Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô C B 5 1.1.4. Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước D C 4 1.1.5. Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất E C 5 1.1.6. Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ F E 4 1.1.7. Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh G E 5 1.2. Xây dựng: 1.2.1. Đấu thầu xây dựng H E 10 1.2.2. Thi công nền móng I H 15 1.2.3. Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to J D, I, G 55 1.2.4. Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao K J 20 1.2.5. Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện L K 10 1.3. Trang trí nội thất: 1.3.1. Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế M L,F 5 1.3.2. Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) N L 10 1.3.3. Mua và bố trí cây xanh O L 5 1.3.4. Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí P M,N,O 9 1.4. Hoàn thành 1.4.1. Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án. Q P 5 1.4.2. Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan. R Q 5 1.4.3. Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật S R 4 1.4.4. Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án T S 3 1.4.5. Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án. U T 3 BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 21 3. Sơ đồ mạng dạng AON: Từ thông tin sơ đồ mạng dự án, ta có sơ đồ AON như sau. Bảng 15: Sơ đồ mạng AON Dựa vào sơ đồ mạng AON như trên ta có: - Công tác Găng là:A,B,C,D,E,H,I,J,K,L,N,P,Q,R,S,T,U - Công tác không Găng là: D, F,G,M,O - Tổng thời gian thực hiện dự án dựa trên sơ đồ AON là 164 ngày. BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 22 4. Điều hòa nguồn lực: Dựa vào sơ đồ mạng dự án và ma trận trách nhiệm, ta có bảng phân công nguồn lực cho nhóm quản lý dự án như sau: Bảng 16: Bảng mô tả nguồn lực Công tác Công tác trước Thời gian thực hiện dự án Công lao động / ngày Người phụ trách 1.1. Thiết kế: 1.1.1. Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ A - 1 3 Ân – Quang – Châu 1.1.2. Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp B A 4 2 Toản – Trinh 1.1.3. Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô C B 5 2 Ân – Toản 1.1.4. Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước D C 4 2 Ân – Toản 1.1.5. Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất E C 5 2 Ân – Toản 1.1.6. Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ F E 4 2 Ân – Oanh 1.1.7. Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh G E 5 2 Ân – Oanh 1.2. Xây dựng: 1.2.1. Đấu thầu xây dựng H E 10 3 Nam – Quang - Trinh 1.2.2. Thi công nền móng I H 15 3 Nam – Dũng – Châu 1.2.3. Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to J D, I, G 55 2 Nam – Dũng 1.2.4. Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao K J 20 2 Dũng – Châu 1.2.5. Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện L K 10 3 Toản – Nam – Dũng 1.3. Trang trí nội thất: 1.3.1. Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế M L,F 5 3 Dũng – Huy – Trinh 1.3.2. Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) N L 10 3 Dũng – Huy – Trinh 1.3.3. Mua và bố trí cây xanh O L 5 4 Dũng – Huy – Trinh – Toản 1.3.4. Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí P M,N,O 9 3 Toản – Oanh – Trinh 1.4. Hoàn thành 1.4.1. Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án. Q P 5 4 Ân – Nam – Dũng 1.4.2. Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan. R Q 5 2 Dũng – Trinh BÀI TIỂU LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN NHÓM 3 23 - Gói công việc thiết kế được chính nhóm quản lý dự án thực hiện và liên hệ, đặt hàng với nhà thiết kế để lên được tổng thể mặt bằng, vị trí và cách thức hoạt động của dự án. Nhân lực sử dụng cho dự án từ nguồn nhân lực của nhóm phụ trách thiết kế, nhóm quản lý, nhóm tài chính kể toán và nhóm mua hàng. - Gói công việc xây dựng do được tổ chức đấu thầu từ các nhà thầu xây dựng bên ngoài, nên về nhân công lao động cho việc thi công công trình và hoàn thiện sẽ nằm trong gói thầu đã được thỏa thuận và lựa chọn. Nhà thầu phải có trách nhiệm thực hiện và hoàn thành theo những yêu cầu mà nhóm dự án đã đề ra theo bản hợp đồng đã được ký.  Việc tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu được nhóm quản lý trực tiếp thực hiện.  Nhóm phụ trách xây dựng có trách nhiệm giám sát việc thực hiện quá trình thi công để đảm bảo việc thực hiện diễn ra đúng kế hoạch dự án đề ra, đồng thời giám sát việc mua vật tư nguyên vật liệu, theo dõi biến động gi