Bài thuyết trình Thiết kế và phân tích công việc

QUẢN TRỊ NHÂN LỰC THÀNH VIÊN NHÓM NGUYỄN XUÂN CÔNG NGUYỄN THẾ ANH (Nhóm Trưởng) NGUYỄN THỊ YẾN HOA TRẦN THỊ THÚY AN VŨ ĐÌNH THƯỞNG BÀI THUYẾT TRÌNH THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC I. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC MỘT SỐ KHÁI NIỆM Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện. VD: soạn thảo văn bản, trả lời điện thoại… Vị trí (vị trí làm việc): biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng 1 người lao động VD: tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một nhân viên máy tính, trợ lý giám đốc… Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một người lao động I. KHÁI NIỆM CÔNG VIỆC VD: các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi trợ lý giám đốc. Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau ở mức độ nhất định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ VD: công việc kế toán, kiểm toán…đều thuộc nghề tài chính. Công việc mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó có những chức năng quan trọng đồng thời công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như: bố trí công việc, đánh giá thực hiện công việc… II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC A. Khái niệm và nội dung của thiết kế công việc Khái niệm: thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó. Ba yếu tố thuộc về công việc: 1. Nội dung công việc: bao gồm tổng thể các hoạt động, các nghĩa vụ, các nhiệm vụ, các trách nhiệm thuộc công việc cần phải thực hiện, các máy móc, trang thiết bị, dụng cụ… 2. Các trách nhiệm đối với tổ chức: bao gồm tổng thể các trách nhiệm có liên quan tới tổ chức nói chung mà mỗi người lao động phải thực hiện. 3. Các điều kiện lao động: bao gồm một tập hợp các yếu tố thuộc môi trường vật chất của công việc như nhiệt độ, ánh sáng.. II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Nội dung công việc là yếu tố chủ yếu của công việc và là yếu tố trung tâm của thiết kế công việc. Năm đặc trưng cơ bản để tạo nên nội dung của công việc 1. Tập hợp các kỹ năng 2. Tính xác định của nhiệm vụ 3. Tầm quan trọng của nhiệm vụ 4. Mức độ tự quản 5. Sự phản hồi II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC B.Các phương pháp thiết kế và thiết kế lại các công việc - Phương pháp truyền thống: xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm dựa trên các yếu tố chung của công việc (thường được sử dụng nhất). Ưu điểm: ko tốn kém sức người sức của. Nhược điểm: ko đặc trưng cho tổ chức. - Nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển động: nghiên cứu và phân tích thời gian các chuyển động của người lao động khi thực hiện côgn việc. Ưu điểm: chính xác. Nhược điểm: tốn kém thời gian, tiền của - Mở rộng công việc: là phương pháp thiết kế công việc bằng cách tăng thêm số lượng các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc, nhiệm vụ tăng thêm thường giống hoặc tương tự các công việc trước đó. II. THIẾT KẾ CÔNG VIỆC - Luân chuyển công việc: thiết kế công việc cho người lao động thực hiện một số công việc khác nhau nhưng tương tự nhau (chiều ngang). - Làm giàu công việc: dựa trên sự làm giàu thêm nội dung công việc bằng cách tăng thêm các yếu tố hấp dẫn và thỏa mãn bên trong công việc (làm giàu theo chiều dọc) III. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC A. Phân tích công việc – công cụ quản lý nguồn nhân lực Khái niệm: PTCV là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc Ý nghĩa PTCV: PTCV có ý nghĩa rất quan trọng bởi nhờ có PTCV mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó từ đó người lao động cũng hiểu biết được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. 1. Bản mô tả công việc Khái niệm: bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể. III. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Bản mô tả công việc thường bao gồm 3 nội dụng 1. Phần xác định công việc: tên công việc, mã số công việc, mức lương…tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc. 2. Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc 3. Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm việc, vệ sinh, an toàn lao động… 2. Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện Khái niệm: bản yêu cầu của công việc là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ… III. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Bản yêu cầu công việc với người thực hiện chỉ nên bao gồm các yêu cầu về chuyên môn có liên quan rõ ràng tới việc thực hiện công việc ở mức có thể chấp nhận được, không nên có những yêu cầu quá cao mà không cần thiết để thực hiện công việc… 3. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Khái niệm: tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiemj vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể được thể hiện dưới các dạng khác nhau như bằng miệng, văn bản, các điều khoản nhất thời giữa cấp trên và cấp dưới. Nó có thể được coi là sự mở rộng của bản mô tả công việc. III. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC B. Các phương pháp thu thập thông tin phân thích công việc 1. Quan sát. Quan sát là phương pháp trong đó người cán bộ nghiên cứu quan sát một hay một nhóm người lao động thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ. Ưu điểm: thông tin phong phú và thực tế về công việc Nhược điểm: có 1 số nghề không quan sát được… 2. Ghi chép các sự kiện quan trọng. Là người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả. Ưu điểm: nó cho thấy tính linh động của sự thực hiện công việc ở III. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC nhiều người khác nhau. Nhược điểm: tốn nhiều thời gian để quan sát, khái quát hóa và phân loại sự kiện… 3. Nhật ký công việc. Là phương pháp trong đó người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc. Ưu điểm: thu được thông tin theo sự kiện thực tế Nhược điểm: độ chính xác của thông tin bị hạn chế, không đảm bảo được liên tục và nhất quán. 4. Phỏng vấn. Là hỏi trực tiếp người lao động III. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Ưu điểm:có hiệu quả với các nghề không quan sát được, tìm hiểu sâu về công việc, thông tin chi tiết. Nhược điểm: tốn nhiều thời gian… 5. Sử dụng các bản câu hỏi được thiết kế sẵn ( phiếu điều tra) Là phương pháp phân tích công việc dựa trên 1 danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, các hành vi, các kỹ năng và các điều kiện có liên quan đến công việc và người lao động có trách nhiệm phải điền câu trả lời tùy theo yêu cầu của bản câu hỏi. Ưu điểm: các thông tin thu thập được về bản chất đã được lượng hóa và có thể dễ dàng cập nhật khi các công việc thay đổi, phân tích được khối lượng lớn thông tin, việc thu thập dễ dàng, ít tốn phí.\ Nhược điểm: việc thiết kế bản câu hỏi tốn nhiều thời gian và đắt tiền, III. PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC dễ gây ra tình trạng hiểu lầm các câu hỏi. 6. Hội thảo chuyên gia. Là phương pháp phân tích công việc trong đó các chuyên gia được mời dự một cuộc hợp để thảo luận về những công việc cần tìm hiểu. Ưu điểm: thông tin được thu thập sẽ làm sáng tỏ và bỏ sung thêm những chi tiết mà người nghiên cưu không thu được từ các cuộc phỏng vấn cá nhân và các phương pháp trên. Nhược điểm: khá đắt và tốn nhiều thời gian. IV.VAI TRÒ CỦA PHÒNG NGUỒN NHÂN LỰC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PTCV Vai trò. Xác định mục đích của phân tích công việc, kế hoạch hóa và điều phối toàn bộ hệ thống, các quá trình có liên quan; xác định các bước tiến hành phân tích công việc. Xây dựng các văn bản thủ tục, các bản câu hỏi, bản mẫu điều tra để thu thập thông tin. Tổ chức lực lượng cán bộ được thu hút vào phân tích công việc B. Quá trình phân tích công việc gồm 4 bước sau đây. Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích: Thông thường, ptcv được tiến hành trong 4 dịp sau Khi một tổ chức bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc lần đầu tiên được tiến hành. IV.VAI TRÒ CỦA PHÒNG NGUỒN NHÂN LỰC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PTCV Khi xuất hiện các cong việc mới. Khi các công việc có sự thay đổi đáng kế về nội dung do kết quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới. Khi tổ chức tiền hành ra soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc. Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin. Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập Để viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc cần phải làm những việc sau: Viết bản thảo lần thứ nhất Lấy ý kiến góp ý của người lao động và người lãnh đạo bộ phận có liên quan. IV.VAI TRÒ CỦA PHÒNG NGUỒN NHÂN LỰC VÀ CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PTCV Sửa lại bảo thảo trên cơ sở các ý kiến đóng góp đó Tổ chức hội thảo với giám đốc nguồn nhân lực và những người quản lý cấp cao để tiếp tục hoàn thiện bản thảo, và sửa lại bản thảo theo những góp ý đó. Lấy chữ ký phê chuẩn của người lãnh đạo cao nhất trước khi ban hành để thực hiện. Đánh máy thành nhiều bản để lưu tại phòng Nguồn nhân lực và gửi tới các bộ phận có liên quan. THE END Xin chân thành cảm ơn Thứ tự và nội dung trình bày: Nguyễn Xuân Công: các khái niệm và viết slide Nguyễn Thế Anh: thiết kế công việc Nguyễn Yến Hoa: phân tích công việc (các công cụ để PTCV) Trần Thị Thúy An: phân tích công việc (các phương pháp thu thập thông tin PTCV) Vũ Đình Thưởng: vai trò của phòng nhân lực và các bước tiến hành PTCV