Bài toán Quản lý các đoàn cán bộ đào tạo nước ngoài

ủa hệ thống: Gồm cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lượng, sự sắp đặt vị trí vật lý và các khía cạnh địa vật lý khác. Dữ liệu vào: Nội dung, mẫu tài liệu vào, khuôn dạng màn hình thông tin vào, mô tả các thiết bị nhập, nguồn dữ liệu, khối lượng và tần xuất của việc nhập vào, chi phí cho việc nhập vào. (Tài liệu, phương tiện, nhân sự) Thông tin ra: Đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị; nội dung, tần xuất sản sinh không tin, khối lượng, mô tả thiết bị sản sinh thông tin ra; khuôn dạng và đánh giá khuôn dạng; mẫu báo cáo, khuôn dạng màn hình, hạn chế của màn hình; chi phí cho thông tin ra... Xử lý: Các thủ tục thu nhập và nhập các dữ liệu vào, phương thức nhập, hợp lệ hoá và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý, nhân sự thực hiện vị trí công tác và thời gian thực hiện xử lý, các thiết bị được dùng, tài liệu mô tả phương pháp xử lý, chi phí... Cơ sở dữ liệu: Nội dung, vật mang, khối lượng, truy nhập (xử lý , nhân sự, kiểm soát tại chỗ), cách thức tổ chức dữ liệu, chi phí về dữ liệu II.2.2 Mã hoá dữ liệu Từ các dữ liệu thu được nếu không mã hoá thì không sử dụng tốt cho công việc phân tích và thiết kế. - Mã hoá được xem như việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. - Mã hiệu là biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hiệu có thể là kí hiệu, chữ cái hoặc những con số mang tính chất ước lệ. Việc mã hóa dữ liệu có rất nhiều lợi ích: + Giúp nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Nhờ những thuộc tính định danh mà mỗi cá thể được nhận diện duy nhất, không gây nhầm lẫn khi có những thuộc tính khác giống nhau. + Mô tả nhanh các đối tượng. Nhờ phương pháp mã hoá, mà một chuỗi kí tự dài khó viết, khó nhớ có thể được mã hoá thành một dãy hay một kí hiệu ngắn gọn. + Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Mỗi cá thể có thể dễ dàng được xếp vào các nhóm nhờ các kí hiệu nhóm hoặc thể hiện thuộc tính, khía cạnh nhóm. II.2.3 Mô hình hoá dữ liệu Một số công cụ chuẩn để mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là Sơ đồ luồng thông tin và Sơ đồ luồng dữ liệu và Từ điển hệ thống a. Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) - Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. - Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: + Xử lý Thủ công Giao tác người máy Tin học hoá hoàn toàn + Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá + Dòng thông tin + Điều khiển Tài liệu b. Sơ đồ luồng dữ liệu-DFD (Data flow Diagram) - Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ gồm: Các luồng dữ liệu, Các xử lý, Các lưu trữ dữ liệu, Nguồn và đích nhưng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. - Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần: Hệ thống thông tin làm gì và để làm gì? - Các kí pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD Có 4 loại kí pháp cơ bản: Thực thể (nguồn hoặc đích), Tiến trình, Kho dữ liệu, Dòng dữ liệu. Tên người / Bộ phận nhận/phát tin Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD - Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ DFD thường được phân cấp từ cao xuống thấp: + Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa và dễ nhìn hơn, có thể bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. + Phân rã sơ đồ Tiếp theo sơ đồ khung cảnh (Mức 0), người ta phân cấp DFD bằng kĩ thuật phân rã thành các mức tiếp theo: mức 1, mức 2, mức 3... Tuỳ theo mức chi tiết phân tích viên lựa chọn. II.2.4 Đề xuất giải pháp và chuẩn bị trình bày báo cáo - Sau khi thu thập và mô hình hoá dữ liệu của hệ thống hiện tại, phân tích viên xây dựng mô hình vật lý ngoài và mô hình lô gic. Từ đó dự đoán tồn tại cần khắc phục của hệ thống hiện tại. - Công việc tiếp theo sau khi chẩn đoán khuyết tật của hệ thống là đề ra giải pháp giải quyết vấn đề. Từ đó xác định mục tiêu của hệ thống mới. II. 3 Giai đoạn thiết kế lô gic - Giai đoạn thiết kế lô gíc được thực hiện sau khi báo cáo của giai đoạn phân tích chi tiết được phê chuẩn. - Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết phương án giải pháp để đáp ứng những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn phân tích chi tiết. - Sản phẩm của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới gồm: Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD) - Các bước của giai đoạn thiết kế lô gic theo một trật tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào . II.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu - Để xác định được một cơ sở dữ liệu chuẩn (không thừa và không thiếu dữ liệu, cung cấp đầy đủ và chính xác theo nhu cầu của người sử dụng là rất khó). Việc này không chỉ đòi hỏi người phân tích thiết kế có kinh nghiệm và kiến thức mà còn phụ thuộc nhiều vào quy mô và sự giúp đỡ của tổ chức, người sẽ sử dụng hệ thống thông tin. Có 2 phương pháp được sử dụng chủ yếu để thiết kế cơ sở dữ liệu. Đó là thiết kế từ đầu ra và phương pháp mô hình hoá Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ đầu ra Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin ra: Bước 1: Xác định các đầu ra + Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. + Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Trên mỗi thông tin đầu ra có nhiều phần tử thông tin. Phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành 1danh sách. + Đánh dấu các thuôc tính lặp - là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Những thuộc tính lặp kí hiệu là R (Repeatable) + Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính này được kí hiệu bằng chữ S (secondary). Những thuộc tính thứ sinh sẽ loại bỏ khỏi danh sách. + Những thuộc tính không phải thứ sinh thì là những thuộc tính cơ sở. Gạch chân các thuộc tính khoá là những phần tử định danh cho các đối tượng thông tin. Sau đó thực hiện việc chuẩn hoá dữ liệu 1. Khái niệm chuẩn hoá - Chuẩn hoá là quá trình khảo sát các danh sách thuộc tính, phân tích chúng để đưa về một dạng sao cho: - Không có sự lặp lại các thuộc tính ở các bảng khác nhau trừ thuộc tính khoá và thuộc tính kết nối. - Loại bỏ những thuộc tính có giá trị là kết quả tính toán của những thuộc tính khác. - Không mang nhiều nghĩa với nhiều người sử dụng. Tức là không có vai trò giống nhau giữa các tập thực thể. 2. Phụ thuộc hàm Phụ thuộc hàm là khái niệm quan trọng khi xem xét chuẩn hoá. - Với mọi giá trị củakhóa tại thời điểm đang xét chỉ có tương ứng một giá trị cho từng thuộc tính khác trong bảng. - Như vậy, nếu có thuộc tính không phụ thuộc hàm vào khoá thì nó phải nằm trong một bảng thực thể khác. Quá trình chuẩn hóa được thực hiện trên khái niệm phụ thuộc hàm. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá Các khái niệm cơ bản: Thực thể (Entity) là những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là nhân sự, tổ chức, có thể là tài sản hữu hình hoặc vô hình. Nhưng nó là một tập hợp các đối tượng có cùng đặc trưng chứ không phải một đối tượng riêng biệt. Trong thiết kế cơ sở dữ liệu ta thường biểu diễn thực thể bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong. Liên kết (association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức độ của liên kết Khái niệm này nói lên rằng: Mỗi lần xuất của thực thể A tương tác với bao nhiêu lần xuất của thực thể B và ngược lại. Các mức độ của liên kết + Liên kết loại Một- Một (1@1) Một lần xuất thực thể A liên kết với một lần xuất của thực thể B và ngược lại. + Liên kết loại Một- Nhiều (1@N) Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc n hiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. + Liên kết loại Nhiều-Nhiều (N@M ) Mỗi lần xuất của thực thể A liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thểB và mỗi lần xuất hiện của thực thể B liên kết với 1 hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Khả năng tuỳ chọn của liên kết Trong thực tế, có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A với thực thể B. Trường hợp này gọi là khả năng tuỳ chọn của liên kết. Chiều của một liên kết Chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết (quan hệ). Có 3 loại: Quan hệ 1 chiều; Quan hệ 2 chiều; Quan hệ nhiều chiều. + Quan hệ một chiều: là quan hệ mà mỗi lần xuất của 1 thực thể được quan hệ được quan hệ với 1 lần xuất của chính thực thể đó. + Quan hệ 2 chiều: là quan hệ mà trong đó có 2 thực thể liên kết với nhau. + Quan hệ nhiều chiều: là một quan hệ có nhiều hơn 2 thực thể tham gia. Thuộc tính Để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính định danh, Thuộc tính mô tả và Thuộc tính quan hệ + Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất một lần xuất của thực thể. + Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể. + Thuộc tính quan hệ (Relationship) dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Quy tắc: Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ. Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu - Sau khi phân tích viên có được sơ đồ dữ liệu mô tả hoạt động của doanh nghiệp thì cần chuyển nó thành sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) - Mô hình chuyển đổi các mô hình quan hệ thực thể sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Chuyển đổi các quan hệ một chiều Chuyển đổi các quan hệ một chiều 1@1 Trong trường hợp có một quanh hệ một chiều, ta sẽ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểu diễn thực thể đó. Khoá của tệp là định danh của thực thể. Các quan hệ tồn tại giữa các lần xuất được thể hiện bởi việc dùng lại thuộc tính khoá. Giá trị của khoá được dùng lại này có thể rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn. Chuyển đổi quan hệ một chiều loại 1@N Từ một quan hệ loại 1@N ta tạo ra một tệp thể hiện kiểu thực thể đó. Khoá của bảng là thuộc tính định danh của thực thể. Quan hệ sẽ được thể hiện bằng cách nhắc lại khóa như một là một thuộc tính không khoá. Giá trị mà ta sử dụng hai lần có thể là rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn. Chuyển đổi quan hệ một chiều loại N@M Một quan hệ một chiều loại N@M được chuyển thành 2 tệp. 1 tệp thể hiện thực thể và 1 tệp thể hiện quan hệ. Khóa của tệp quan hệ được cấu thành từ 2 định danh của 2 thực thể. Chuyển đổi quan hệ hai chiều Quan hệ 2 chiều loại 1@1 Đối với quan hệ này chỉ cần phải tạo ra 2 tệp ứng với 2 thực thể. Tuỳ theo sự lựa chọn của phân tích viên mà thuộc tính định danh của thực thể này là thuộc tính phi khoá của tệp kia. Trong trường hợp sự tham gia của 1 thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất là đặt khoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh để thuộc tính khoá nhận giá trị rỗng. b. Quan hệ 2 chiều loại 1@N Trường hợp này ta chỉ tạo ra 2 tệp. Mỗi tệp ứng với 1 thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứng với thực thể có số mức N. Khoá quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ. c. Quan hệ 2 chiều loại N@M Trong trường hợp này ta phải tạo ra 3 tệp: 2 tệp mô tả 2 thực thể và 1 tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ. II.3.2 Thiết kế và xử lý logic Thiết kế lô gic xử lý Để làm rõ những quan hệ trong cơ sở dữ liệu. Làm rõ những yếu tố mang tính chất tổ chức như: Ai thực hiện, Thực hiện khi nào? ở đâu? và Như thế nào? Một hệ thống thông tin bao gồm các xử lý liên quan đến 3 loại hoạt động. Đó là: Thực hiện tra cứu thông tin. Cập nhật dữ liệu. Hợp lệ hoá dữ liệu. - Vì vậy, giai đoạn này cần quan tâm xem Hệ thống làm gì và Để làm gì? II.4 Đề xuất các phương án của giải pháp II.4.1 Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức Ràng buộc về tổ chức Các ràng buộc về tin học II.4.2 Xây dựng các phương án giải pháp Xác định biên giới cho phần tin học hoá Phân chia phần thủ công và phần tin học hoá của hệ thống thông tin. - Xác định cách thức xử lý II.4.3 Đánh giá các phương án giải pháp Có nhiều cách phân tích, đánh giá các phương án giải pháp Phân tích chi phí / lợi ích - Các chi phí / lợi ích có thể phân loại: Trực tiếp, Gián tiếp; Biến động, Cố định; Hữu hình, Vô hình. - Mỗi phương án tính ra các chỉ tiêu như: Tổng chi phí, Thu nhập tích luỹ, Thời gian hoàn vốn và so sánh lựa chọn phương án hiệu quả nhất. Phân tích đa tiêu chuẩn - Xác định các tiêu chuẩn cần xem xét. - Cho mỗi tiêu chuẩn một trọng số thể hiện tầm quan trọng. Có thể để tổng các trọng số =100 - Đối với mỗi phương án xem từng tiêu chuẩn đạt đến mức nào và cho điểm từ 0 đến 10 - Tính điểm cho từng tiêu chuẩn bằng cách nhân trọng số với mức đánh giá. - Cộng tổng điểm cho mỗi phương án. Tổng điểm của từng phương án là chỉ tiêu tổng hợp để so sánh, đánh giá các phương án với nhau. II.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Thiết kế vật lý các đầu ra: Các đầu ra trên màn hình, các đầu ra trên giấy và các đầu ra khác. Mỗi loại đầu ra có những đặc trưng riêng do đó cần lưu ý khi thiết kế cho phù hợp. Thiết kế các đầu vào: Lựa chọn phương tiện nhập liệu phù hợp. Nhập từ 1 tài liệu nguồn qua thiết bị cuối, Nhập liệu thông qua âm thanh, tiếng nói hay dạng mã số, mã vạch. Từ đó thiết kế màn hình nhập liệu cho phù hợp. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá Thiết kế viên nên kết hợp tốt cả 4 cách thức: Giao tác bằng tập hợp lệnh, Giao tác bằng các phím trên bàn phím, Giao tác qua thực đơn, Giao tác dựa vào các biểu tượng. II.6 Triển khai hệ thống thông tin Gồm các bước: II.6.1 Thiết kế vật lý trong Mục tiêu của thiết kế vật lý trong là đảm bảo độ chính xác của thông tin, mềm dẻo và ít chi phí. Bao gồm các thiết kế sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Kết hợp chỉ số hoá các tệp và thêm các dữ liệu hỗ trợ cho các tệp. Thiết kế vật lý trong các xử lý: Theo kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp: Vào – Xử lý – Ra. II.6.2 Lập các chương trình máy tính - Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và phần mềm hỗ trợ lập trình. - Tiến hành lập trình. II.6.3 Tiến hành thử nghiệm phần mềm Phối hợp các cách thức thử nghiệm để hạn chế sai xót tìm và sửa lỗi chương trình II.7 Giai đoạn cài đặt bảo trì và khai thác hệ thống II.7.1 Cài đặt Đây là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới sao cho không gây sáo trộn cho tổ chức quá nhiều. Nên kết hợp các phương pháp cài đặt. II.7.2 Chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu Đây là công việc khá quan trọng nhất là đối với những hệ thống thông tin cải tiến từ hệ thống cũ. II.7.3 Khai thác và bảo trì Đây là công việc của tổ chức tiến hành sử dụng và khai thác hệ thống thông tin. Đưa kết quả của các bước trên vào sử dụng. II.7.4 Đánh giá của người sử dung và tổ chức Đây là những đánh giá rất quan trọng và có ý nghĩa hiện thực cao. Nó là một cơ sở để các nhà phân tích và thiết kế hệ thống tiếp tục cải tiến và phát triển hệ thống thông tin. Như vậy phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khẳ năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Chương III Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý đoàn cán bộ đào tạo nước ngoài I. phân tích hệ thống nghiệp vụ 1. Phát biểu khái quát bài toán Hàng năm, ngành dân số gia đình và trẻ em ( DS-GĐ&TE) Việt Nam cử nhiều cán bộ ra nước ngoài học tập, tham quan, khảo sát. Để ngành dân số làm tốt quản lý công tác đào tạo nước ngoài, cần phải quản lý tốt thông tin về các đoàn, những cán bộ trong các đoàn đã ra nước ngoài công tác, về: Họ tên, xuất cảnh khi nào, hộ chiếu, thời hạn ở nước ngoài, mục đích chuyến đi..v..v. Cuối mỗi năm, tự động thống kế số người đã xuất cảnh trong năm. Những thông tin nói trên do vụ hợp tác quốc tế ( vụ HTQT) , ủy ban quốc gia DS-GĐ&TE quản lý và sử dụng cho những hoạt động nghiệp vụ của mình. 2. Các quy trình nghiệp vụ căn bản Khi có những lớp thăm quan, khảo sát, học tập ở nước ngoài, vụ HTQT phối hợp với vụ tổ chức cán bộ đào tạo ( vụ TC-CB-ĐT) và cơ quan nghiệp vụ chuyên môn đề cử người tham gia. Lãnh đạo ủy ban quốc gia DS-GĐ&TE ra quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài. Vụ HTQT làm các thủ tục cần thiết để cán bộ đi công tác nước ngoài như xin cấp hộ chiếu, xin VISA nhập cảnh đến nước đào tạo. Vụ HTQT phối hợp giúp cán bộ chọn tuyến bay, hãng hàng không, mua vé máy bay. Cán bộ đi công tác nước ngoài. Hết thời hạn công tác, họ trở lại cơ quan, làm báo cáo về kết quả chuyến công tác. Số lượng cán bộ đi công tác nước ngoài khoảng gần 200 người / năm. 3. Mô hình tổ chức liên quan trực tiếp đến bài toán Vụ HTQT phân công một cán bộ chuyên viên theo dõi và làm những thủ tục cần thiết cho đoàn đào tạo nước ngoài. Do vậy, phần mềm quản lý đoàn đào tạo nước ngoài chỉ dành cho một người sử dụng và có thể chỉ cài trực tiếp trên máy làm việc của cán bộ chuyên viên này. Tuy vậy, để lãnh đạo vụ có thể trực tiếp tìm những thông tin cần thiết, CSDL về đoàn được đặt trên máy chủ của mạng LAN cơ quan ủy ban quốc gia DS-GĐ&TE 4. Xác định yêu cầu kỹ thuật a) Môi trường kỹ thuật của hệ thống Khái quát về môi trường kỹ thuật: Máy tính từ 586 trở lên, tối thiểu 16 MB RAM được nối mạng trong ủy ban. - Môi trường truyền thông trong phạm vi tổ chức: Mạng LAN và điện thoại. - Khả năng phát triển của môi trường kỹ thuật: Các máy trạm của mạng LAN sẽ được nâng cấp kịp thời cho phù hợp với yêu cầu của thực tế khách quan. b ) Môi trường ứng dụng và đặc điểm người sử dụng: Sử dụng thành thạo máy tính và mạng máy tính. c) Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: Đây là ngôn ngữ lập trình thông dụng, nó được thiết kế dựa trên các đối tượng và có khả năng lập trình hướng đối tượng mạnh. Visual Basic (VB) có một số đặc điểm sau: - Năng lực: VB có khả năng tạo ra các phần mềm phức tạp với tất cả các kỹ thuật truy xuất dữ liệu có sẵn. - Tính linh hoạt: Người lập trình không chỉ dùng VB để truy xuất dữ liệu mà còn có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau như viết một bộ xử lý văn bản, e-mail,... - Tính thân thiện: Là ngôn ngữ lập trình phổ cập nhất thế giới, nó được hỗ trợ vững chắc của các công ty phần mềm trên thế giới. - Tính phổ dụng: VB là ngôn ngữ rất phổ dụng nên người lập trình có thể tìm hiều học hỏi nó một cách dễ dàng qua sách báo, tạp chí, internet, đồng thời có thể sử dụng các công cụ bổ xung của nhà cung cấp thứ ba. - Ưu điểm của Visual Basic là thiết kế giao diện đẹp, xử lý linh hoạt, tính bảo mật và an toàn cao. Có thể thiết kế ở môi trường nhiều người dùng, có thể liên kết với nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu... - Chương trình thiết kế trên Visual Basic dễ dàng cài đặt và phát triển, tận dụng được chế độ đồ hoạ của Windows... Chính vì thế em đã chọn VB làm ngôn ngữ lập trình cho chường trình của mình. d) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Ưu điểm của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access - Sau khi nghiên cứu các nghiệp vụ của bài toán quản lý đoàn cán bộ đào tạo nước ngoài và các ngôn ngữ lập trình thông dụng hiện nay, em quyết định chọn thiết kế CSDL ở Microsoft Access và lập trình chương trình bằng Visual Basic 6.0 - Ưu điểm của Access là thiết kế cơ sở dữ liệu và các mối quan hệ giữa các thực thể nhanh chóng, rõ ràng và quản lý tốt. Mặt khác với bài toán này, lượng lưu trữ hàng năm không quá lớn, ( chỉ tối đa 200 người đi trong 1 năm), và người sử dụng chỉ trong khuôn khổ là 1 cán bộ chuyên viên nhập liệu, lãnh đạo vụ và lãnh đạo uỷ ban, thế nên rất thích hợp để sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. II. phân tích các quy trình nghiệp vụ 1. Quy trình lần lượt thực hiện theo các bước sau: Căn cứ theo kế hoạch có từ đầu năm hoặc tình thế mới xuất hiện về việc đào tạo, tham quan khảo sát ở nước ngoài; vụ HTQT ( vụ hợp tác quốc tế) phối hợp vụ TC-CB-ĐT (vụ tổ chức cán bộ đào tạo) và cơ quan chuyên môn nghiệp vụ đề cử nhân sự trình lãnh đạo ủy ban phê duyệt. Lãnh đạo ủy ban phê duyệt và ra quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài. Cán bộ chuyên viên vào sổ theo dõi quyết định cử đi công tác nước ngoài của vụ HTQT. Vụ HTQT hoàn tất các thủ tục như xin hộ chiếu, visa, chuyến bay ra nước ngoài. Vào sổ những thông tin bổ sung về chuyến đi để theo dõi thực hiện. Cán bộ đi công tác nước ngoài, khi học xong trở về nước phài làm báo cáo kết quả học tập. Vụ HTQT vào sổ ngày cán bộ thực tế trở về. 2. Sơ đồ dòng dữ liệu Nhập thông tin về đoàn ra Lưu trữ Tra cứu, tồng hợp báo cáo 3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ Nhập thông tin mới Lưu trữ Khai thác a. Quy trình nhập thông tin mới Bước 1: Lập danh sách đề cử người đi nước ngoài - Điều kiện bắt đầu: Có nhu cầu cử người đi công tác nước ngoài - Thao tác thực hiện: Vụ HTQT, vụ TC-CB-ĐT và đơn vị chuyên môn nghiệp vụ phối hợp đề cử - Kết quả đầu ra: Danh sách đề cử trình lãnh đạo ủy ban phê duyệt - Người thực hiện: Lãnh đạo vụ HTQT, vụ TC-CB-ĐT và đơn vị chuyên môn nghiệp vụ - Thời gian thực hiện: Căn cứ kế hoạch có từ đầu năm hoặc tình thế mới xuất hiện về việc đào tạo, tham quan khảo sát ở nước ngoài Bước 2: Làm những thủ tục cần thiết cho cán bộ xuất cảnh - Điều kiện bắt đầu: Có quyết định cử đi công tác nước ngoài của ủy ban - Thao tác thực hiện: vụ HTQT làm hộ chiếu, visa, liên hệ chuyến bay (nếu có yêu cầu) - Kết quả: Cán bộ được cử đi công tác có thể sẵn sàng lên đường - Người thực hiện: Cán bộ chuyên trách của vụ - Thời gian thực hiện: Khi có quyết định Bước 3: Vào sổ theo dõi tại vụ HTQT - Điều kiện thực hiện: Có quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài của lãnh đạo ủy ban - Thao tác thực hiện: Vào sổ theo dõi các nội dung như doanh sách đoàn đi công tác, nơi đến, thời gian đi và về,... - Kết quả: Thông tin đầy đủ của quyết định được lưu trữ trong sổ theo dõi - Người thực hiện: Cán bộ chuyên trách - Thời gian thực hiện: Khi có quyết định Bước 4: Ghi bổ sung thông tin vào sổ theo dõi - Điều kiện bắt đầu: Cán bộ đi công tác nước ngoài trở về và gửi báo cáo về chuyến đi cho thủ trưởng trực tiếp của họ - Thao tác thực hiện: Mở sổ theo dõi điền thêm ngày về của đoàn - Kết quả: Thông tin đầy đủ về đoàn đi công tác được lưu trữ - Người thực hiện: Cán bộ chuyên trách b. Quy trình khai thác - Điều kiện bắt đầu: Mỗi khi có nhu cầu - Thao tác thực hiện: -Kiểm tra xem một người có tên A đã ra nước ngoài chưa? nếu đã ra thì cung cấp thêm các thông tin khác như: Ra mấy lần, môi lần ra làm gì? đi đâu? ngày đi, ngày về?.... - Các thao tác khác III. Phân tích các yêu cầu 1. Xác định dữ liệu vào ra của hệ thống Thông tin đầu vào cần được quản lý Ngày quyết định đoàn đi công tác. Người kí quyết định. Đơn vị tài trợ ( ngân sách chính phủ, dự án...). Mức tài trợ ( theo ngày hay tháng). Các đơn vị chính và đơn vị phối hợp. Số người đi trong đoàn. Năm quyết định. Họ và tên cán bộ. Nơi công tác của cán bộ. Ngày sinh. Chức vụ. Các ghi chú khác về cán bộ. VISA của cán bộ. Loại VISA. Ngày cập VISA. Ngày hết hạn. Hộ chiếu của cán bộ. Loại hộ chiếu. Ngày cấp hộ chiếu. Ngày hết hạn. Có hay không được miễn thị thực. Nội dung chuyến đi. Thời gian đi. Nơi đến ( hành trình đến có thể một hay nhiều nước). Tuyến bay. Hãng hàng không. Đơn giá hành trình. b. Thông tin đầu ra. Hàng năm thống kê báo cáo: Số lượng người đi. Đoàn đi ( đào tạo, làm việc, hội thảo, ký kết tham gia cuộc họp LHQ). Số lượng hộ chiếu hết hạn và sắp hết hạn. b) Tìm kiếm theo một số tiêu chí như họ tên, cơ quan, nước đến, đoàn đi, ..v..v. 2. Yêu cầu chức năng nghiệp vụ - Tổ chức các chức năng nghiệp vụ theo từng nhóm riêng để tiện thao tác -Phân loại và