Bản phân tích công việc

A. BẢN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC I. Bản mô tả công việc 1. Thông tin chung: Vị trí Trưởng nhóm kinh doanh Báo cáo trực tiếp Trưởng phòng kinh doanh Thời gian làm việc Giờ hành chính Bộ phận Phòng kinh doanh 2. Mục đích công việc Thực hiện hoạt động bán hàng dự án trực tiếp của công ty. 3. Nhiệm vụ cụ thể: Quản trị đội ngũ nhân viên kinh doanh, tuyển dụng nhân viên kinh doanh, tiến hành huấn luyện đội ngũ nhân viên kinh doanh trở thành đại diện thong mại của công ty. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý đối với đội ngũ nhân viên kinh doanh. Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu được giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên kinh doanh. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên kinh doanh. Phân loại khách hàng theo tiêu chí khách hàng mua sỉ. Thiết lập phương pháp tiếp cận từng loại khách hàng và đào tạo cho nhân viên. Tham dự những hội thảo về bán hàng, tham dự những cuộc họp về bán hàng được tổ chức trong vùng, tổ chức những cuộc hội nghị khách hàng, trưng bày, triển lãm, tham dự khóa đào tạo, trả lời những bản câu hỏi trắc nghiệm liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. Báo cáo những thông tin phản hồi lại cho cấp trên, thu nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng, cùng với cấp trên xử lý thông tin, đọc những bản tin thương mại, thu thập và báo cáo những thông tin thương mại. Tìm thêm đại diện bán hàng mới, đào tạo cho đại diện bán hàng mới, cùng đi công tác đại diện bán hàng mới, giúp công ty xây dựng kế hoạch hoạt động bán hàng. Tiếp đãi khách hàng: Mời khách hàng ăn trưa, giải khát, ăn tối, ăn tiệc, chơi golf, câu cá, đánh tennis Công tác xa Qua đêm trên đường đi công tác xa Phát hiện khách hàng tiềm năng. Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu và bán sản phẩm. Thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng và thanh lý. Thu thập thông tin về khách hàng và thị trường để xây dựng cơ sở dữ liệu cho phòng. Chăm sóc khách hàng và tìm kiếm khách hàng tìm năng. Tiếp thị: Phát triển việc kinh doanh mới, Sự báoThu nhập và đánh giá thông tin về cạnh tranh, về khách hàng và thị trường, Bán hàng bằng cách tiếp xúc trực tiếp, Tự mình bán hàng cho khách hàng, Gọi điện thoại để bán hàng cùng với cá nhân viên chào hàng. Tài chính: Lập kế hoạch dự toán ngân quỹ trình Giám đốc bán hàng xem xét. Thực hiện theo kế hoạch ngân quỹ của công ty. Dịch vụ sản phẩm Kiểm tra thiết bị, luôn hiện diện trong thời gian sửa chữa thiết bị, giám sát việc lắp đặt, tìm hiểu thêm về sản phẩm bằng việc theo dõi kỹ thụât viên thực hiện việc bảo trợ máy móc, đặt mua thêm thiết bị phụ tùng, hướng dẫn cách vận hành máy an toàn và những thao tác cần thiết khi máy gặp sự cố. Theo dõi quá trình tiếp xúc khách hàng của từng nhân viên kinh doanh, tổng hợp các báo cáo tiếp xúc, đưa ra các hướng khắc phục, cải tiến phương pháp tiếp xúc và huấn luyện lại cho nhân viên. Lập kế hoạch hoạt động của cả kênh, xét duyệt kế hoạch làm việc của từng nhân viên kinh doanh đối với công tác tháng, công tác tuần. Xem xét các hợp đồng bán sỉ từ nhân viên kinh doanh, kiểm tra khả năng thực hiện, báo cáo Trưởng phòng bán hàng có ý kiến để trình ban giám đốc duyệt hợp đồng bán hàng. Trường hợp hợp đồng được duyệt thì tổ chức thực hiện (giao cho nhân viên bán hàng tổ chức thực hiện), theo dõi kiểm tra việc thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng. 4.Điều kiện làm việc Một số các hoạt động sẽ được thực thi tại văn phòng. Thời gian đi công tác tới các chi nhánh và nơi thực hiện dự án sẽ chiếm khoảng 40% thời gian. Được hỗ trợ phương tiện khi đi làm và chi phi đi lại khi đi công tác,được đóng bảo hiểm xã hội II.Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ 1. Giáo dục Tốt nghiệp đại học, hoặc tương đương về chuyên ngành kinh tế,quản trị kinh doanh,kinh tế quốc tế,quản trị marketinh 2. Kiến thức Có kiến thức cơ bản về tổ chức nhóm kinh doanh,quản lý nhóm,hiểu biết các chính sách và qui định của nhà nước về các hoạt động kinh doanh của công ty. 3. Kỹ năng Sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính văn phòng, sử dụng Internet hiệu quả. Yêu cầu thông thạo tiếng Anh,có khả năng giao tiếp tốt, soạn thảo được 1 số hợp đồng kinh doanh đơn giản Kỹ năng soạn thảo văn bản, lập kế hoạch, phân tích số liệu Khả năng tổ chức nhóm,quản lý nhóm. 4. Kinh nghiệm Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí trưởng nhóm kinh doanh tại các công ty tư nhân,công ty có vốn đầu tư nước ngoài III Bản đánh giá tiêu chuẩn thực hiện công việc trong ba tháng đầu Thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý đội ngũ nhân viên,huấn luyện các kỹ năng cơ bản về bán hàng và làm việc nhóm cho nhân viên mới vào Lập báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng trình trưởng phòng kinh doanh Tham dự từ từ 2 lần/tháng rong việc ký kết các hợp đông kinh doanh Cuối tháng phải lập báo cáo ngân quĩ sử dung trong tháng Thiết lập được ít nhất 2 mối quan hệ với khach hàng mới, duy trì tốt các mối quan hệ với các khach hàng thân thiết Các chiến dịch tiếp thị ,quảng cáo sản phẩm mới tới khách hàng,đối tác làm ăn,phải làm tăng lợi nhuận 10% so với trước quảng cáo Cuối tháng lập một báo cáo kế hoạch các chương trình thực hiện kinh doanh tháng tiếp theo,chương trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới Các hợp đồng được giao phải hoàn thành đúng thời hạn,không vượt quá thời hạn. B. CHƯƠNG TRÌNH TUYỂN CHỌN I. Yêu cầu 1. Chuyên môn nghiệp vụ : như trên 2. Giới tính Nam từ 24 tới 35 tuổi, cao từ 1m70 Nữ từ 24 tới 28 tuổi,cao từ 1m60 3. Sức khỏe Tốt ,không mắc các bệnh tuyền nhiễm,không có bệnh án về thần kinh,có khả năng chịu các công việc có áp lực cao 4. Tính cách Trung thực,thật thà,sáng tao,có khả năng lãnh đạo,tổ chức làm việc nhóm 5. Thân thế gia đình Không có tiên án tiền sự II. Chỉ tiêu Một người III. Tuyển mộ Vòng hồ sơ thu được các ứng viên sau Chỉ tiêu Nguyễn Ngọc Mai Trần Việt Hùng Lê Ngọc Trang Nguyễn văn Hải Phạm Tiến Nam Giớ tính Nữ Nam Nữ Nam Nam Tuổi 25 26 27 32 24 Tình trạng hôn nhân Độc thân Đã có vợ,chưa có con Lập gia đình lần hai,có 1 con gai 3 tuôi Có 1 vợ 1 con trai 7 tuổi 1 con gai 5 tuổi Đã ly dị,đang độc thân Trình dộ học vấn Đại học KTQD Hà nội Đại học ngoại thương Hà Nội Thạc sĩ kinh tế Đại học ktqd Hà Nội Đại học ktqd thành phố Hồ Chí Minh Kinh nghiệm 3 năm làm ở phòng kinh doanh công ty A Từng lam nhóm trưởng kinh doanh của công ty X 3 năm, 2 năm làm tại phòng marketinh công ty Y Từng làm trưởng phòng kinh doanh 2 năm,đã nghỉ ở nhà 3 năm Làm ở phòng kinh doanh 7 năm,3 năm làm tại phòng nhân sự,hịên đang thất nghiệp Đang làm tại phong kinh doanh của công ty B(2 năm) Tính tình Năng động,nhiệt tình Sáng tạo,có tính kỷ luật cao Hướng ngoại,có khả năng lãnh đạo Cần cù,nhiệt tình Độc lập,trung thực,thẳng thắn Kỹ năng Giao tiếp tiếng anh tốt,sử dụng tin học văn phòng thành thạo Biết tieng anh ,tiếng nhật Sử dụng tin học thành thạo,có bắng về tâm lý,bắng C tiếng anh Giao tiếp tốt,tốt nghiệp tại chức luật kinh tế Chứng chỉ toffle,giao tiếp tôt,biết sử dụng tin học văn phòng IV. Dự kiến 1 số câu hỏi phỏng vấn khi tuyển dụng 1. Các câu hỏi chung về công việc - Hãy cho chúng tôi biết về anh/chị cùng những kinh nghiệm riêng - Điều gì hấp dẫn anh/chị đến với chúng tôi? - Anh/chị biết những gì về chúng tôi? - Anh/chị nghĩ rằng có thể làm gì cho chúng tôi? - Tại sao anh/chị thấy có đủ điều kiện để làm công việc này? 2. Các câu hỏi về động cơ xin việc - Tại sao anh/chị lại muốn đổi nơi làm việc? - Tại sao anh/chị lại muốn thay đổi định hướng nghề nghiệp? - Anh/chị đã từng làm… Nguyên nhân nào khiến anh/chị tham gia vào lĩnh vực đó? - Công việc hay định hướng nghề nghiệp lý tưởng của anh/chị là gì? - Anh/chị nghĩ mình sẽ làm gì trong 5 năm tới? - Nếu có toàn quyền tự do lựa chọn một lĩnh vực để sau đó rất thành công, anh/chị chọn nghề gì? 3. Các câu hỏi về trình độ học vấn - Hãy kể về quá trình học tập của anh/chị  - Chuyên môn chính của anh/chị là gì? - Anh/chị có những bằng danh dự gì? - Anh/chị ghét môn học nào nhất? - Anh/chị có được đào tạo gì liên quan đến vị trí đang nộp hồ sơ này chưa? 4. Các câu hỏi về kinh nghiệm,tư chất: - Anh/chị có thể thỏa mãn công việc này như thế nào? - Anh/chị có khả năng giúp chúng tôi cải tiến qui trình sản xuất của chúng tôi không? - Anh/chị có những điểm mạnh và điểm yếu gì? - Trong những trách nhiệm anh/chị đã từng trải qua, anh/chị thích và ghét cái nào nhất? - Từ trước đến nay, ai là người có kinh nghiệm ảnh hưởng đến anh/chị nhiều nhất? - Trách nhiệm lớn nhất anh/chị từng đảm nhận từ trước đến nay là gì? - Anh/chị từng được giám sát tối đa bao nhiêu người? - Tại sao anh/chị thường xuyên thay đổi công việc như vậy? - Có bao giờ anh/chị bị buộc thôi việc chưa? - Hãy kể một chuyện mà anh/chị bị "sốc" nhất trong quá trình làm việc của mình? - Anh/chị đã làm gì trong những giai đoạn trống như trong bản CV? - Sếp cũ của anh/chị có điểm hạn chế gì không? 5 .Các câu hỏi về lương, phúc lợi… - Anh/chị đề nghị mức lương bao nhiêu? - Mức lương tối thiểu anh/chị chấp nhận được là bao nhiêu? - Anh/chị nghĩ tại sao anh/chị đáng được hưởng mức lương cao như thế? - Mức lương cao nhất anh/chị từng được nhận hàng tháng là bao nhiêu? - Chúng tôi chưa thể đáp ứng được mức lương anh/chị đề nghị, nhưng trước mắt, anh/chị có thể vui lòng với mức lương thấp hơn được không? - Anh/chị mong đợi mức thu nhập như thế nào trong vòng 5 năm tới? C. ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC I. Mục đích của đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quan trọng trong công tác quản trị nhân sự. Việc đánh giá giúp khẳng định năng lực, khả năng của nhân viên. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp tuyển mộ, tuyển chọn, phát triển nguồn nhân lực hiện tại, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng các chế độ thù lao hợp lý, đưa ra quyết định quản lý về nhân sự một cách công bằng chính xác. Đánh giá thực hiện công việc nhằm các mục đích chính sau: đánh giá thực hiện công việc trong quá khứ nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong tương lai, xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên, đánh giá năng lực tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tương lai của nhân viên, làm cơ sở xác định mức lương, tạo động lực cho người lao động thông qua việc công nhận đúng mức thành tích của họ, giúp họ gắn bó với doanh nghiệp. Tóm lại doanh nghiệp có thể thực hiện các mục đích khác nhau khi đánh giá thực hiện công việc, nhưng đều hướng tới một mục đích chung là nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp. II. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc Quá trình đánh giá thực hiện công việc cần phải xây dựng một hệ thống đánh giá. Hệ thống này thường được thiết lập bởi 3 yếu tố cơ bản: Các tiêu chuẩn thực hiện công việc; Đo lường sự thực hiện công việc; Thông tin phản hồi kết quả đánh giá. Trong đó, tiêu chuẩn thực hiện công việc là hệ thống các chỉ tiêu về mặt số lượng, chất lượng, là các mức chuẩn cho việc đo lường, nhằm xác định các yêu cầu cần thiết để hoàn thành công việc. Tiêu chuẩn cần xây dựng khách quan hợp lý sao cho có thể đo lường và đánh giá được mức độ thực hiện công việc của người lao động. Đo lường sự thực hiện công việc trước hết chính là việc xác định cái gì cần được đo lường trong sự thực hiện công việc của ngươi lao động, sau đó xem xét sử dụng tiêu thức nào để đo lường. Từ đó xây dựng được một công cụ đo lường thông qua các phương pháp đánh giá thực hiện công việc sao cho phù hợp với bản chất công việc và mục đích đánh giá. Kết quả đo lường thực hiện công việc được thể hiện thông qua một con số hoặc một thứ hạng nhằm đánh giá mức độ thực hiện công việc của người lao động. Thông tin phản hồi kết quả đánh giá là yếu tố thứ ba trong hệ thống đánh giá, nó thường được thực hiện vào cuối chu kỳ đánh giá. Việc thu thập, cung cấp thông tin phản hồi được thực hiện thông qua buổi nói chuyện, cuộc thảo luận giữa người đánh giá và người được đánh giá. Nội dung cuộc thảo luận thông báo cho người được đánh giá về tình hình thực hiện công việc của họ trong chu kỳ đánh giá, tiềm năng phát triển trong tương lai và các biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc. Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc.Dưới đây là mẫu đánh giá thực hiện công việc theo phương pháp đánh giá bằng điểm III. BẢNG MẪU ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG NHÓM KINH DOANH SAU KHI LÀM VIỆC 3 THÁNG Chỉ tiêu 1-4 4-6 6-8 8-10 Đào tạo tuyển dụng nhân viên mới Nhân viên mới ko hoàn thành nhiệm vụ,gây tỏn that cho công ty Việc tuyển dụng đào tạo như kế hoạch đã lên Xong trước kế hoạch dự kiến Xong trước kế hoạch và có thành tích mang lợi nhuận cho công ty Giao dịch với khách hang mới Không có được 1 đối tác nào Chỉ thiết lập dduocj 1 ối quan hệ làm ăn,hoặc ít hơn 4 mối quan hệ không mang tính chất lâu dài Thu hút 2 khach hang lâu dài mới Từ 3 mối quan hê lâu dài với khách hang mới Số hợp đồng thục hiện Ko hoàn thành thời hạn nhu trong hợp đồng từ 2 hợp đồng trỏ lên 1 hợp đồng ko đúng thời hạn,hoặc hoàn thành đúng hợp đồng nhưng tăng chi phí Đúng thời hạn tất cả các hợp đòng được giao,ko gây tốn kém cho ngân quỹ Hợp đòng được thực hiện xong trước thời kỳ hoặc ký them được hợp đồng có giá tri >50tr Lập báo cáo ngân quỹ,báo cao kế hoạch tháng tiếp theo Thiếu cả 2 báo cáo Thiếu 1 trong 2 báo cáo Đủ cả 2 báo cáo cuối tháng Tính hiệu quả công việc tiếp thị,quảng cáo,lên kế hoạch Các công việc thực hiện đúng đúng kế hoạch Các công việc mang lại gái trị lợi ích vượt kế hoạch >50tr Vượt kế hoạch >90tr IV. Trong quá trình đánh giá cần tránh các lỗi thường gặp sau: 1. Thiên kiến: - Người đánh giá có xu hướng chỉ dựa vào một đặc điểm nào đó của nhân viên để làm cơ sở đánh giá các điểm khác thì kết quả đánh giá bị sai lệch. Người đánh giá có thể thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như sự phù hợp giữa cá tính, sở thích, ấn tượng bề ngoài, ấn tượng về năng lực hay thậm chí là sự đối nghịch giữa người đánh giá và nhân viên. 2. Khuynh hướng bình quân: - Người đánh giá có xu hướng đánh giá tất cả các nhân viên như nhau. Sở dĩ có hiện tượng đánh giá này là do tiêu chuẩn đánh giá không rõ ràng, người đánh giá có quan điểm sai lầm về mức trung bình, tránh rủi ro, ngại xếp hạng cho cho ai đó là xuất sắc hoặc yếu kém. 3. Quá dễ dãi hoặc quá khắt khe: - Lỗi này xảy ra thường do một số nguyên nhân như: đánh giá cá nhân thông qua tập thể một nhóm hoạt động kém hiệu quả thì ngay cả thành viên tích cực nhất trong nhóm cũng có thể bị coi là kém hiệu quả; người đánh giá lấy cá nhân mình làm chuẩn mực, một nhà quản lý giỏi về chuyên môn có thể đánh giá thấp hầu hết như viên của mình vì họ không làm việc tốt như anh ta đã làm. 4. Ảnh hưởng của sự kiện gần nhất: - Người đánh giá có xu hướng bị chi phối bởi những hành vi mới xảy ra nhất của nhân viên. Người đánh giá không có hoặc không quan tâm đến các biện pháp lưu giữ thông tin, thường chỉ nhớ các sự việc đặc biệt gây ấn tượng hoặc sự việc mới xảy ra để đánh giá nhân viên. 5. Thành kiến cá nhân: - Người đánh giá có khuynh hướng xếp hạng nhân viên theo cảm tính cá nhân. Một ấn tượng của người đánh giá về nhân viên hay các đặc điểm cá nhân như tuổi tác, chủng tộc, ngoại hình, giới tính cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả đánh giá. MỤC LỤC