Báo cáo Công tác hạch toán kế toán tại Chi nhánh vật tư Hà Nội

tại quỹ là rất hạn chế. Các khoản phải thu lớn chứng tỏ chi nhánh đang bị khách hàng chiếm dụng vốn, khả năng thu hồi công nợ để trả tiền vay là rất khó khăn, đẩy chi phí hoạt động tài chính nên cao (năm 2003: 4.934.938.965 đồng) vì vậy, mặc dù hoạt động có tăng nên qua các năm nhưng thu nhập của hoạt động này vẫn âm. nguyên nhân chủ yếu theo thuyết minh báo cáo tài chính là do hậu quả của những năm trước 2001 để lại và sự cố tài chính năm 2002. Thị trường ngày càng thu hẹp do vốn không có nên không chủ động được đã bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh. Hiện nay chi nhánh đang dần khắc phục tình hình tài chính của mình. Cùng với sự chỉ đạo của công ty, chi nhánh đang tập trung vào việc thu hồi công nợ quá hạn. Đây là công việc chi phối rất nhiều thời gian và tiền bạc. Các chỉ tiêu trên phản ánh các khoản nợ ngắn hạn là rất lớn (năm 2003. 85.194.358.256 đồng) lớn hơn rất nhiếu chủ sở hữu. trong đó chủ yếu là vay từ các đơn vị nội bộ, năm 2003 nợ tổng công ty Than: 29.650.290.432 đồng, công ty vật tư vận tải và xếp dỡ 46.635.631.166 đồng, khoản vay ngắn hạn, nợ dài hạn lớn làm cho chi phí trả ngân hàng lớn. Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng thua lố hiện nay của chi nhánh Tuy nhiên, nếu tách riêng tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng cuối năm 2003, tách riêng các khoản chi phí do công nợ khó đòi mang lại thì chi nhánh kinh doanh bảo tòan vốn, thu nợ, vốn vay quay vong nhanh khả năng thanh toán kịp thời và kinh doanh có lãi, đây là dấu hiệu đáng mừng cho chi nhánh, nó phản ánh sự cố gắng trong việc khắc phục tình trạng tài chính hiện nay. Phần II Đặc điểm quản lý tài chính và tổ chức kế toán I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 1. Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán có 04 nhân viên trong đó bao gồm cả kế toán trưởng. Do số lượng kế toán viên ít nên mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm một số phần hành cụ thể. Bộ máy kế toán tại chi nhánh làm việc theo nguyên tắc tập trung, mỗi kế toán viên ngoài những công việc cụ thể trong phạm vi phần hành của mình đảm nhận còn phải giải quyết những công việc khác do kế toán trưởng giao phó. Nhiệm vụ của tong nhân viên được bố trí như sau: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán ngân hàng, thuế Tại chi nhánh thủ quỹ lại không thuộc nhân viên trong phòng kế toán mà do một nhân viên của phòng tổng hợp đảm nhiệm, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc thu chi tiền mặt thì do nhân viên này dưới sự cho phép của giám đốc và kế toán trưởng sẽ tiến hành chi, hay nhập tiền vào quỹ. Các phần hành nêu trên là công việc cụ thể giao cho mỗi người tuy nhiên với các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh, khi xảy ra thì kế toán trưởng phân công cụ thể cho từng người như: Vào đầu năm kế toán trưởng có nhiệm vụ tính và lập bảng phân bổ sử dụng khấu hao tài sản cố định, hay với những khách hàng nợ chi nhánh quá hạn mà chưa thanh toán kế toán trưởng có nhiệm vụ đôn đốc và trực tiếp đi thu hồi công nợ…Điều thuận lợi ở chi nhánh là giữa các nhân viên có thể đảm nhiệm công việc được cho nhau, nên khi một nhân viên trong phòng nghỉ việc vì các lý do khác nhau thì nhân viên khác có thể đảm nhiệm thay,do đó tránh được sự ùn tắc công việc, đảm bảo cho công việc kế toán luôn phản ánh được kịp thời đúng thời điểm phát sinh. Tóm tắt các phần hành chủ yếu taị chi nhánh thông qua sơ đồ sau Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Thủ quỹ ( Trực huộc phòng tổng hợp ) Kế toán ngân hàng, Kế toán Thuế Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh 2. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán. Tuy làm việc theo nguyên tắc tập trung, nhưng những công việc cụ thể được giao trực tiếp cho tong người như sau: Kế toán trưởng Là người có quyền cao nhất trong phòng, chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ hoạt động của phòng kế toán. Chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty về công tác kế toán và quản lý tàI chính. Là người ký duyệt các chứng từ thanh toán, séc, uỷ nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi… Kiểm tra nghiệp vụ hạch toán các phần hành kế toán trong kỳ , chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực của số liệu trước cấp trên và trước các cơ quan thuế, cơ quan thanh tra, kiểm toán. Định kỳ tổng hợp số liệu để lên các báo các quyết toán để kiểm tra theo dõi tình hình kinh doanh của chi nhánh và để báo cáo kết quả với phòng kế toán của công ty. Lập kế hoạch cân đối thu chi dự kiến nguồn vốn cần thiết để thực hiện các thương vụ nhập xuất, từ đó dự kiến lãi lỗ để cùng giám đốc đi đến quyết định có kí kết hợp đồng nhập khảu hang hoá hay không. Kế toán viên. - Kế toán thanh toán và theo dõi tiền lương: Theo dõi các khoản công nợ của từng khách hàng, cũng như phản ánh các khoản nợ, vay của chi nhánh, nghĩa vụ tanh toán với khách hàng, thanh toán nội bộ với công ty, tổng công ty. Thực hiện việc chấm công cho các nhân viên kế toán trong phòng, hàng tháng có nhiệm vụ tính toán tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, tính số tiền bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn phải thu từ lương của nhân viên theo đúng chế độ qui đinh của Nhà Nước. Phân bổ đầy đủ chính xác tiền lương và các khoản trích theo lương vào chi phí - Kế toán các nghiệp vụ mua bán hàng hoá: Làm nhiệm vụ ghi chép số lượng, chất lượng và gía phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán như: giá vốn, doanh thu. Xác định kết quả bán hàng quản lý chặt chẽ tình hình biến động à dự trữ hàng hoá, tránh tình trạng hàng hoá bị ứ đọng. Và thực hiện việc báo cáo với kế toán trưởng tình hình hàng hóa. - Kế toán ngân hàng, kế toán thuế: Vì chi nhánh thực hiện việc thanh toán chủ yếu theo hình thức chuyển khoản kể cả giữa các đơn vị trong nộ bộ công ty với nhau và cả trong nghiệp vụ nhập khẩu. Do đó, kế toán tiền gửi phản ánh tình hình tăng giảm tiền gửi ở các ngân hàng hàng ngày. Thường xuyên đối chiếu các sổ sách theo dõi TK 112 với các sổ phụ của các ngân hàng để đảm bảo sự khớp đúng từ đó báo cáo với kế toán trưởng để có quyết định trước khi kí kết hợp đồng. Kê khai chính xác các loại thuế đầu vào, thuế đầu ra để làm cơ sở tính toán và nộp thuế cho các cơ quan thuế. - Thủ quỹ: Tuy không phải là nhân viên của phòng kế toán nhưng vẫn chịu sự giám sát của kế toán trưởng. Thực hiện việc thu chi quỹ khi có các chứng từ hợp lý, hợp lệ. Thủ quỹ theo dõi tiền tại quỹ và thực hiện việc ghi chép và sổ theo dõi tiền mặt, định kỳ đối chiếu với kế toán để so sánh sự khớp đúng. Tuy nhiên do đặc thù của ngành nghề kinh doanh nên lượng tiền mặt tại quỹ của chi nhánh là không đáng kể, các khoản tiền sau khi thu hồi được từ khách hàng thường được gửi ngay vào ngân hàng mà không lưu tại quỹ, tiền mặt tại quỹ thường dùng để tậm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác hay các chi phí nhỏ phát sinh trong phạm vi nôi bộ như dùng để trả lương khi đến hạn… II. Đặc điểm công tác kế toán. 1. Những nét chung. Theo báo cáo tài chính ngày 31 tháng 12 năm 2003, công tác kế toán của chi nhánh có một số điểm như sau: - Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp Nhà nước - Lĩnh vực kinh doanh: Mua bán thiết bị, vật tư, xăng dầu mỡ. - Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Khấu hao cơ bản của tài sản được tính theo phương pháp đường thẳng - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Ghi sổ theo giá gốc và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung - Phương pháp tính thuế: Thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ. - Hiện tại chi nhánh đã tổ chức việc áp dụng 04 chuẩn mực kế toán mới ban hành theo quyết định 149/ 2001/QĐ-BTC. 2. Các loại chứng từ được sử dụng tại chi nhánh. Với mỗi phần hành kế toán cụ thể, kế toán phần hành tiến hành hạch toán sau đó tổ chức lưu giữ theo quy định. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Các chứng từ hạch toán ban đầu bao gồm. *Hơp đồng uỷ thác nhập khẩu: Đây là hợp đồng ký kết giữ công ty với chi nhánh, trong đó giám đốc công ty uỷ quyền cho giám đốc chi nhánh thực hiện việc nhập khẩu hàng hoá. *Giấy uỷ quyền nhập khẩu: *Biên bản duyệt phương án kinh doanh: Để có quyết định cuối cùng rước khi muốn thực hiện một hợp đồng, phong kinh doanh đưa ra phương án kinh doanh trong đó gi rõ mặt hàng định nhập khẩu, số lượng cần nhập, đơn giá dự kiến cùng các chi phí phát sinh…. Sau đó trình lên giám đốc, nếu ban giám đốc thấy hợp lý và hợp đồng này có khả năng đem lại lợi nhuận thì ký duyệt vào biên bản duyệt phương án kinh doanh cho phép thực hiện phương án đó. Đây cũng là chứng từ cần thiết để ngân hàng làm thủ tục thanh toán cho chi nhánh với bên cung cấp * Hợp đồng nhập khẩu hàng hoá: là văn bản kí kết của chi nhánh với nhà cung cấp nước ngoài. Qui định các điều kiện cụ thể về số lượng, chất lưọng của các laọi hàng hoá nhập khẩu, cũng như thời gian, địa điểm giao nhận hàng,phương thức thanh toán, và một số quy định bắt buộc khác….. * Hoá đơn thương mại: * Bảng kê đóng gói sảm phẩm * Giấy chứng nhận phẩm cấp. * Tờ khai hải quản: Khi hàng hóa về đến địa điểm giao nhận nhân viên phong kinh doanh phải có nhiệm vụ khai báo tên mặt hàng nhập khẩu để cơ quan hải quản tiến hành tính thuế cho hàng nhập khẩu. Sau đó sẽ ra thông báo thuế nêu rõ số tiền thuế phải nộp. * Giấy thông báo thuế của cơ quan hải quan: * Phiếu nhập kho hàng hoá: * Phiếu xuất kho hàng hoá. * Hoá đơn ( giá trị gia tăng )…… Hạch toán tiền lương và các khoản trich theo lương. Kế toán dựa trên các chứng từ chủ yếu là bảng chấm công của các phòng ban. Dựa trên các thông tin về ngày làm việc, ngày nghỉphép, nghỉ ốm, nghỉ chế độ…kế toán tính toán tiền lương để trả cho cán bộ công nhân viên. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Chủ yếu dựa trên các chứng từ như: Giấy nộp tiền ( theo mẫu có sẵn của các ngân hàng ) Lệnh chi Uỷ nhiệm chi Giấy báo Nợ Giấy báo có Sổ số dư khác hàng Phiếu thu Phiếu chi * Do chi nhánh áp dụng kế toán máy nên sổ sách, và một số chứng từ sử dụng được in trực tiếp nên mẫu có sự khác biệt so với mẫu chung của Bộ tài chính. Ví dụ: mẫu Phiếu thu, Phiếu chi ( Mẫu: Phụ lục 1, 2 ) Kế toán chi phí: Kế toán phần hành sử dụng các chứng từ như: * Hoá đơn ( GTGT ) của người cung cấp dịch vụ mà cán bộ công nhân viên sử dụng đểphục vụ cho công tác của chi nhánh * Đơn đề nghị tạm ứng. * Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng… 3. Tổ chức hệ thống tài khoản. Hệ thống tài khoản áp dụng theo quyết định số 1141 TC / QĐ / CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, tuy nhiên hiện nay đã có những thay đổi, bổ sung theo quyết định số 149 / 2001 / BTC ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2001. Hệ thống tài khoản áp dụng tại chi nhánh TK loại 1: 111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 156, 157. TK loại 2: 211, 214. TK loại 3: 311, 331, 333, 334, 336, 344, 338. TK loại 4. 411, 413, 421. TK Loại 5: 511, 512, 515, 531. TK Loại 6: 632, 635, 641. TK Loại 7: 711 TK Loại 8: 811 TK Loại 9: 911 Như vậy, tại chi nhánh không sử dụng một TK loại 0 nào, mặc dù hoạt động xuất nhập khẩu thì các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ là thường xuyên. Do đó TK 007 phải được sử dụng để theo dõi các loại ngoại tệ để phục vụ cho việc theo dõi được chính xác và phản ánh đúng đắn. ở đây chi nhánh lại không sử dụng TK này Bên cạnh những TK tổng hợp ở trên, tuỳ thuộc vào từng phần hành cụ thể kế toán viên chi tiết các TK tổng hợp thành những TK cấp hai, cấp ba…để theo dõi được chính xác. Ví dụ: TK 112 được chi tiết thành các tiểu khoản như: 1121: Tiền VNĐ gửi ngân hàng 11211: Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm 11212: Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam 11213: Ngân hàng công thương Đông Đa 11214: Ngân hàng ANZ 11215: Ngân hàng Standand 11216: Ngân hàng City 1122: Ngoại tệ gửi ngân hàng 11221: Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm 11222: Ngân hàng City… Các TK 131, TK 331 được mở chi tiết cho từng khách hàng. 4. Hệ thống sổ sách kế toán. Tại chi nhánh, việc ghi chép hoàn toàn được thực hiện trên máy vi tính ( Phần mềm AFSYS ) Nhờ việc áp dụng kế toán máy nên công việc của các kế toán viên có nhiều thuận lợi, thông tin cung cấp được nhanh chóng chính xác. Các kế toán viên căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ tiến hành hạch toán vào các phần hành cụ thể, dữ liệu sau khi được nhập vào máy sẽ được xử lý và tự động cập nhật vào các bảng biểu, số sách. Cuối kỳ ( thường là 6 tháng một lần) kế toán tiến hành in ra các sổ sách cần thiết và đóng thành sổ sách và tổ chức lưu giữ. Các loại sổ chính tại chi nhánh: sổ kế toán chi tiết các TK, Sổ cái, Sổ nhật ký chung. Trình tự ghi chép sổ sách theo hình thức Nhật ký chung tại doanh nghiệp Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết Các TK Liên quan Bảng tổng hợp Chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Đối chiếu giữa các sổ Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. 5. Chế độ Báo cáo tài chính. Theo định kỳ 6 tháng một lần, kế toán trưởng có trách nhiệm lập báo cáo một lần , để đàng giá tình hình hoạt động cho 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm, đến cuối năm thì thực hiện công việc quyết toán cho một năm tài chính. Trong Báo cáo tài chính của chi nhánh bao gồm 3 báo cáo chủ yếu sau: Bảng cân đối tài chính ( Mẫu B01 – DNN ) Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ( Mẫu B02 – DNN ) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B09 – DNN ) Chi nhánh không lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ Ngoài 3 Báo cáo trên, còn kèm theo một số các báo cáo chi tiết giải thích cho các chỉ tiêu quan trọng cho các báo cáo trên, như: Báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố Báo cáo chi tiết chi phí bán hàng Báo cáo chi tiết công nợ phải trả Báo cáo doanh thu nội bộ Báo cáo thu, chi tài chính Báo cáo thu, chi hoạt động bất thường. Báo cáo trích và sử dụng quỹ tiền lương Báo cáo chi tiết tăng giảm TSCĐ… * Cơ sở để lập Báo cáo tài chính. Để lập các Báo cáo trên, kế toán trưởng lấy số liệu từ các kế toán phần hành cung cấp. Số liệu được tập hợp từ các sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết các TK của các tháng, các quý trong năm Vì là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên các Báo cáo này cong được gửi lên phòng kế toán của công ty, để công ty giám sát và có những quyết định quản lý cho phù hợp. Kế toán trưởng phải phải tuân thủ các quy định của chế độ, đồng thời pahỉ thực hiện các quy định riêng của cấp trên, đảm bảo các số liệu trên các Báo cáo là hoàn toàn chính xác. Dưới đây là mẫu Báo cáo kết quả hoạt động SXKD Báo cáo kết quả hoạt động SXKD Phần I – Lãi, Lỗ ĐVT: Đồng Nội dung Mã số Quý IV Luỹ kế Tổng doanh số 01 4.408.866.522 15.021.422.170 Các khoản giảm trừ 03 928.380 + Chiết khấu 04 + Giảm giá 05 + Hàng bán bị trả lại 06 928.380 +Thuế TTĐB, thuế XNK 07 1. Doanh thu thuần 10 4.408.866.522 15.020.493.790 2. Giá vốn hàng bán 11 4.131.838.012 14.018.074.143 3. Lợi nhuận gộp 20 277.028.510 1.002.419.647 4. Chi phí bán hàng 21 301.057.662 1.203.135.091 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 6. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 30 -24.029.152 -200.715.444 - Thu nhập từ HĐTC 31 54.816.327 121.024.210 - Chí phí HĐTC 32 1.675.069.689 4.934.938.465 7. Lợi nhuận từ HĐTC 40 -1.620.253.362 -4.813.914.255 - Các khoản thu nhập khác 41 182.318 - Chi phí khác 42 347.282.925 8. Lợi nhuận khác 50 0 -347.100.607 9. Tổng lợi nhuận trước thuế. 60 -1.644.282.514 -5.361.730.306 10. Thuế thu nhập doanh nghiệp 70 11. lợi tức sau thuế 80 -1.644.282.514 -5.361.730.306 III. Kế toán một số phần hành chủ yếu tại chi nhánh 1. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khảu tại chi nhánh được thực hiện theo hai giai đoạn: Giai đoạn nhập khẩu hàng hoá và giai đoạn tiêu thụ hàng nhập khẩu tại thị trường trog nước. Quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu được thực hiện bắt đầu từ khi hàng về nhập khâu của công ty hoặc qua bán thẳng và tiền hàng đã thanh toán. * Nhiệm vụ của kế toán hoạt động nhập khẩu - Phản ánh, giám đốc tình hình thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá. đay là nhiệm vụ đàu tiên và quan trọng bởi vì thông qua việc phản ánh của kế toán người làm công tác lãnh đạo mới có thể nắm được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra được quá trình thực hiện kế hoạch từ đó có biện pháp cải tiến hoàn thiện công tác kinh doanh nhằm hoàn thành và vượt mức kế hoạch để đảm bảo thu được lợi nhuận tối đa. - Kiểm tra đông đốc tình hình thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu đôn đốc tình hình thanh toán nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng hiện nay không tráng khỏi tình hình đi chiếm dụng vốn và các đơn vị khác chiếm dụng vốn của mình. Tất cả các dơn vị đều có nguồn vay ngân hàng để kinh doanh tương đối lớn. Nừu không ngăn chặn tình trạng chiếm dụng vốn lớn sẽ gây ảnh hưởng đến kết quả hộat động kinh doanh của đơn vị Kiểm tra tình hình chi phí nhập khẩu và sử dụng tiết kiệm các vật tư tiền vốn. Các đơn vị phải xác định tính toán đầy đủ các khoản chi phí bao gồm: giá mua, thuế, chi phí để bù đắp và đảm bảo cho doanh nghiệp bảo toàn vốn kinh doanh. - Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc lập kế hoạch kỳ sau - Kiểm tra, xác định được phạm vi và thời điểm nhập hàng để từ đó hạch toán đúng đắn và hợp lý hoạt động nhập khẩu. 2. Những nét chung trong hoạt động nhập khẩu tại chi nhánh * Phương thức kinh doanh xất nhập khẩu. Tại chi nhánh, tổ chức nhập khẩu chủ yếu dưới hai phương thức chủ yếu là nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu trực tiếp. Trong đó, hình thức nhập khẩu uỷ thác là chủ yếu. Các hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thường xuyên được ký kết giữa chi nhánh và công ty vật tư vận tải và xếp dỡ, bên cạnh đó trong một số trường hợp chi nhánh còn nhận nhập khẩu uỷ thác cho một số các đơn vị có nhu cầu, các đơn vị này thường là các doanh nghiệp trong ngành than.Bên cạnh những hợp đồng uỷ thác, chi nhánh còm tự tìm bạn hàng trong nước sau đó tự đứng ra nhập khẩu trực tiếp để cung cấp cho các đơn vị này. Tuy nhiên phương thức nhập khẩu này rất hạn chế, do phụ thuộc rất lớn vào công ty, do không chủ động được nguồn vốn kinh doanh. Hiện nay, chi nhánh đang có một số kiến nghị với công ty như hỗ trợ vốn, cho phép mở rộng phương thức hoạt động… Một mặt vừa tăng doanh thu cho công ty mặt khác nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong chi nhánh. * Phương thức thanh toán: Cũng như hầu hết các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tại Việt nam hiện nay, phương thức thanh toán chủ yếu là bằng thư tín dụng – L/C (Thủ tục thanh toán sẽ trình bày tại các bước của quá trình nhập khẩu ), ngoài ra còn sử dụng hình thức trả chậm – TTR tuy nhiên chỉ áp dụng với các nhà cung cấp có quan hệ đã lâu dài và có uy tín với chi nhánh. * Giá cả và đơn vị tiền tệ áp dụng Tại chi nhánh thường áp dụng hai loại giá chủ yếu trong mỗ thương vụ nhập khẩu. Đó là giá CIF và giá DAF - Giá CIF: Chi nhánh áp dụng giá này khi hàng nhập khẩu từ các nước như: Nga, Hàn Quốc, Các công ty của Đài Loan. Hàng được giao về các cảng biển như: Hải Phòng, Đà Nẵng…, - Giá DAF: Hàng được vận chuyển và giao tại các cửa khẩu tại biên giới giữa Việt Nam và Trung quốc như cửa khẩu Đồng Đăng- Lạng Sơn, cửa khẩu Hoành Mô… Đơn vị tiền tệ sử dụng chủ yếu là đồng Đôla Mỹ, và đồng Nhân dân tệ 3. Các bước thực hiện quá trình nhập khẩu Bước 1: Ký kết hợp đồng. Nếu là nhập khẩu uỷ thác, giám đốc chi nhánh sẽ ký với đơn vị giao uỷ thác Hợp đồng giao uỷ thác ( Phụ lục 3) Nếu là nhập khẩu trực tiếp thì giám đốc chi nhánh ký với bên có nhu cầu nhập khẩu Hợp dồng kinh tế. Bước 2: Mở L/C ( Nếu thanh toán bằng thư tín dụng ) Trình tự mở thư tín dụng, được tiến hành như sau. * Chi nhánh viết đơn đề nghị ngân hàng mở L/C ( Tại các ngân hàng mà chi nhánh mở tài khoản, thường là các ngân hàng ANZ, ngân hàng CiTy ). Trong đơn ghi rõ các quy định cụ thể như : Tên ngân hàng của người được hưởng lợi Số tài khoản. Thời hạn mở L/C…. * Ngân hàng sẽ dựa vào bộ hồ sơ mà chi nhánh chuyển đến để xem xét, và đưa ra quyết định có chấp nhận mở L/C hay không. Bộ hồ sơ ngân hàng yêu cầu bao gồm: Hợp đồng ngoại thương và 01 bản dịch Hợp đồng ngoại sao y bản chính Hợp đồng nội( Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu hoặc Hợp đồng kinh tế sao y bản chính ) Giấy đề nghị mở thư tín dụng( Bản gốc ) Giấy uỷ quyền của Cty vật tư vận tải cho phép chi nhánh giao dịch, kí kết và mở thư tín dụng tại ngân hàng ) Giấy cam kết việc dịch thuật Hợp đồng ngoại là chính xác * Ngân hàng đồng ý mở L/C cho chi nhánh. Có hai trường hợp Nếu tiền vốn của chi nhánh tại ngân hàng đủ để thanh toán các hợp đồng thì sẽ dùng tiền vốn của mình để giao dịch. Nếu không đủ, chi nhánh sẽ đề nghị vay vốn của ngân hàng, ngân hàng chấp nhận thì sẽ dùng tiền vay để mua ngoại tệ của ngân hàng, sau đó chuyển tiền vào tài khoản ký quỹ của chi nhánh tại ngân hàng. Trong Hợp đồng mua ngoại tệ, ngân hàng thường qui định: Trong vòng 5 ngày sau khi ký hợp đồng chi nhánh mở L/C không huỷ ngang với số tiền 100% giá trị Hợp đồng ngoại. * Khi chi nhánh tiến hành giao nhận hàng với bên xuất khẩu, sau đó chuyển cho ngân hàng bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng ngoại Hợp đồng thương mại Phiếu đóng gói Giấy chứng nhận chất lượng Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Tờ khai hải quan Thông báo tthuế của hải quan Biên bản giao nhận hàng hoá Thì tiến hành thông báo cho ngân hàng bên người xuất khẩu chấp nhận thanh toán. Hai ngân hàng sẽ làm thủ tục thanh toán với nhau Bước 3: Làm thủ tục hải quan Khi bên xuất khẩu đưa hàng đến địa điểm giao hàng như đã thoả thuận trong hợp đồng đã ký kết, đại diện phòng kinh doanh có trách nhiệm kê khai tên các mặt hàng, số lượng hàng nhập khẩu vào Tờ khai hải quan. Nhân viên Hải quan tiến hành kiểm tra lại và tiến hành tính thuế cho hàng nhập khẩu. Sau đó, Hải quan ra thông báo thuế quy định ngày nộp thuế. Bước 4. Tiến hành giao nhận hàng. Nhân viên kiểm định chất lượng qui cách kỹ thuật của hàng nhập khẩu ( Thường chi nhánh thuê của Cty kiểm tra chất lượng hàng hoá xuất nhập khẩu Nhà nước –Vinacontrol) sau khi kiểm tra chất lượng của hàng nhập khẩu, xác nhận các tiêu chuẩn của hàng hóa là hợp lệ thì hai bên tiến hành giao nhận hàng hoá. Nừu xảy ra thiếu hụt về số lượng thì tiến hành xem xét phạm vi trách nhiệm của từng bên để có kết luận chính thức. Thông thường, hàng hóa nhận từ bên xuất khẩu sẽ được chuyển giao thẳng cho đơn vị mua hàng trong nước hoặc giao cho công ty giao uỷ thác. Bước 5: Thanh toán tiền hàng Thanh toán cho nhà cung cấp là do các ngân hàng thanh toán với nhau, chi nhánh chỉ thanh toán với ngân hàng phí mở L/C. Trường hợp nhập khẩu uỷ thác, chi nhánh sẽ được hưởng hoa hồng uỷ thác theo phần trăm đã được quy định trong hợp đồng uỷ thác, tuy theo từng hợp đồng mà hoa hồng có thể từ 1% đến 2% giá trị hợp đồng nhập khẩu. Chi nhánh làm thủ tục thanh toán với bên giao uỷ thác. Toàn bộ giá trị thanh toán đều được phản ánh trong Hoá đơn GTGT. Các Hoá đơn này sẽ được chuyển về phòng kế toán để ghi chép và lưu giữ. Bước 6. Khiếu nại ( Nếu có ) Nếu trong quá trình thực hiện Hợp đồng nếu xảy ra sai sót mà hai bên không tự thương lượng được thì tiến hành khiếu kiện tại các cơ quan pháp luật như đã quy định trong hợp đồng. A.1/ Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác 1.1. Các điều kiện nhập khẩu uỷ thác. Cty vật tư vận tải và xếp dỡ và chi nhánh sẽ ký với nhau hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, dựa vào đó Giám đốc Cty viết giấy uỷ quyền cho Giám đốc chi nhánh tiến hành làm các thủ tục nhập khẩu. Như vậy thủ tục của mỗi bên - Bên giao uỷ thác. * Chuyển vốn cho chi nhánh để thực hiện hợp đồng thông qua các ngân hàng. * Tổ chức nhận hàng khi chi nhánh báo hàng về * Thanh toán cho chi nhánh tiền hoâ hồng uỷ thác và các khoản phí khác phát sinh ( Nếu có ) - Chi nhánh. * Ký hợp đồng ngoại với bên xuất khẩu nước ngoài * Tiến hành thanh toán đày đủ cho bên xuất khẩu bằng tiền vốn mà Cty đã cấp * Có trách nhiệm kê khai theo yêu cầu của Hải quan, tiến hành nộp thuế hàng nhập khẩu cho Cty. * Được hưởng hoa hồng do Cty trả, và hạch toán vào doanh thu… Chi nhánh sẽ ký với đơn vị xuất khẩu nước ngoài Hợp đồng ngoại thương, tiến hành giao nhận hàng chuyển giao hàng cho công ty. 1.2 Chứng từ sử dụng Sau mỗi nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, phòng kế toán phải dựa trên bộ chứng từ để hạch toán. Bộ chứng từ bao gồm Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Giấy uỷ quyền nhập khẩu Hợp đồng ngoại Hoá đơn thương mại Tờ khai hải quan Thông báo thuế của hải quan Hoá đơn GTGT: Phản ánh giá trị của lô hàng nhập khẩu Hoá đơn GTGT : Phản ánh số hoa hồng được hưởng ( Mẫu Hoá đơn GTGT sử dụng tại chi nhánh in theo quy định số 4660 TCT/ AC ngày 7/12/1998 của Tổng Cty than Việt Nam ) Phụ lục 3 1.3. Hạch toán. - Nếu được công ty cấp vốn để nhập khẩu Nợ TK 1121: Tiền việt gửi ngân hàng Nợ TK 1122: Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng Có TK 131: - Khi tiến hành mở L/C * Phản ánh số tiền mở L/C. Nợ TK 344: Ký quỹ, ký cược dài hạn Có TK 112: Dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán Có TK 311: Vay ngân hàng để thanh toán Như vậy, theo chế độ kế toán hiện hành thì kế toán phản ánh tiền mở L/C vào TK 344 là không đúng với quy