Báo cáo Công tác tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng số 34

u tiền Tiền mặt tại quỹ Công ty được bổ sung từ nhiều nguồn: Đi vay, thu từ khách hàng, thanh lý nhượng bán tài sản, lãi suất thu từ khoản phải thu khó đòi, cung cấp dịch vụ vận chuyển, cho thuê dàn giáo, cốp pha... Ta có thể hình dung sự luân chuyển chứng từ thu tiền qua mô hình dưới đây: Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền Người nộp tiền Lập giấy đề nghị nộp tiền Phòng kế toán Xem xét ký duyệt công ty Kế toán thanh toán Lập phiếu thu Kế toán trưởng, Ký duyệt phiếu thu Thủ trưởng đơn vị Thủ quỹ Thu tiền nộp vào quỹ Kế toán thanh toán Bảo quản, lưu trữ + Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc hợp đồng kinh tế, giấy đồng ý thanh toán từ phía chủ đầu tư.v.v...Người nộp tiền (Khách hàng, chủ nhiệm các công trình) sẽ lập giấy đề nghị nộp tiền và gửi đến phòng Tài chính kế toán. + Tại đây Kế toán thanh toán sẽ xem xét phiếu thu và chuyển chờ Kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu được lập làm 3 liên: 1 liên kế toán thanh toán lưu lại, 1 liên giao cho người nộp tiền, liên còn lại gửi thủ quỹ. + Sau khi phiếu thu tiền được Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, thủ quỹ sẽ tiến hành thu tiền đúng theo số tiền ghi trên phiếu thu. Đồng thời lập báo cáo quỹ gửi tới Kế toán thanh toán. *Các nghiệp vụ chi tiền: Các khoản chi ở Công ty xây dựng số 34 chủ yếu là chi tạm ứng cho các công trình, chi trả lương quản lý, chi nộp ngân sách, chi thanh toán với các nhà cung cấp xi măng Nghi Sơn và sắt thép TISCO. ở đây ta xét trường hợp đặc trưng là chi tạm ứng, được mô tả theo sơ đồ sau:  Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tạm ứng. Người xin chi tiền Lập giấy đề nghị chi tiền Phòng kế hoạch Xem xét ký duyệt kỹ thuật Kế toán thanh toán Lập phiếu chi Kế toán trưởng, Ký duyệt phiếu chi Thủ trưởng đơn vị Thủ quỹ Chi tiền + Căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu, lao động thuê ngoài và các chi phí khác...người xin chi tạm ứng (thường là các chủ nhiệm công trình, đội trưởng đội xây dựng) sẽ viết giấy vay tạm ứng. Trong đó nêu rõ mục đích tạm ứng, số tiền xin tạm ứng. + Giấy đề nghị tạm ứng này được gửi để phòng Kinh tế kế hoạch, trên cơ sở khối lượng thực tế đơn vị thực hiện được, trưởng phòng sẽ ký xác nhận để xác định số tiền mà đội đề nghị là hợp lý, phù hợp. + Sau đó giấy đề nghị tạm ứng được đưa đến phòng Tài chính kế toán, Kế toán trưởng sẽ ký duyệt sau khi đã xem xét số tiền mà đội đã thoả thuận theo hợp đồng giao khoán, xác định tỷ lệ % được hưởng, thuế và tỷ lệ % nộp Công ty. + Tiếp theo đó, Giám đốc Công ty sẽ ký duyệt đồng ý cho tạm ứng tiền mua vật tư, tạm ứng lương và các chi phí khác khi chưa có quyết toán A-B theo yêu cầu của đội, xí nghiệp. + Sau khi đã lấy đầy đủ các xác nhận cần thiết, các chữ ký, giấy đề nghị vay tạm ứng sẽ được gửi lại phòng Kế toán. Kế toán thanh toán lập phiếu chi (lập 3 liên: 1 liên gửi người nhận tiền, 1 liên lưu trữ bảo quản, 1 liên chuyển thủ quỹ). + Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi tiến hành chi tiền đồng thời ghi và sổ quỹ và báo cáo quỹ. + Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ cuối cùng là kẹp các chứng từ liên quan đưa vào sổ theo dõi theo tháng. - Hệ thống sổ sách sử dụng: *Sổ sách tổng hợp Sổ sách tổng hợp mà Công ty áp dụng là: Sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 1111, không áp dụng nhật ký thu- chi tiền mặt. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toán thanh toán sẽ ghi chép vào nhật ký chung, đồng thời phản ánh vào Sổ cái TK1111. Cuối ngày, kế toán thanh toán sẽ tiến hành đối chiếu so sánh với thủ quỹ về số tiền để kiểm tra tính hợp lý. Cuối tháng, hoặc cuối quý kế toán tiến hành cộng dồn xác định số dư để đưa lên báo cáo kế toán. *Sổ sách chi tiết: Công ty sử dụng các sổ chi tiết: báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt. Sổ quỹ tiền mặt bao gồm các tờ rời (các báo cáo quỹ hàng ngày) đến cuối năm được đóng thành sổ. Hàng ngày, sau khi đã thu chi tiền mặt, thủ quỹ lập sổ quỹ và báo cáo quỹ làm 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần), 1 liên sẽ được gửi đến Kế toán thanh toán. Cuối năm, các báo cáo quỹ sẽ được đóng thành sổ, được bảo quản và lưu trữ theo từng năm. - Việc hạch toán tiền mặt tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán kế toán tiền mặt TK1121 TK1111 TK1413 Rút TGNH Chi tạm ứng cho các đội TK131 TK152,211 Khách hàng thanh toán Chi mua vật liệu, TSCĐ hoặc ứng trước TK311 TK334,338 Vay ngắn hạn ngân hàng Chi trả lương, BHXH TK711,515 TK333 Thu nhập tài chính, Chi nộp ngân sách bất thường TK511 TK331 Thu TM từ bán hàng Chi trả nhà cung cấp và cung cấp dịch vụ b. Hạch toán tiền gửi ngân hàng. - Công ty xây dựng số 34 sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” để hạch toán, tuy nhiên khác với đơn vị bạn, Công ty chi tiết TK 112 theo từng đối tượng tín dụng. Cụ thể: TK 11211: Tiền gửi VNĐ tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam TK 11212: Tiền gửi VNĐ tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân TK 11214: Tiền gửi VNĐ tại Sở giao dịch I Đầu tư và phát triển Việt Nam - Hệ thống chứng từ sử dụng: Để ngân hàng thực hiện dịch vụ thanh toán hộ, Công ty uỷ nhiệm cho ngân hàng thông qua các chứng từ gốc như: uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. Các chứng từ này thường đi kèm các hoá đơn và các chứng từ khác để minh chứng cho nội dung thu chi hộ. Ví dụ: + Hoá đơn GTGT, giấy đề nghị vay tạm ứng, giấy lĩnh tiền mặt, bảng kê nộp BHXH, giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản... + Quyết toán A-B, giấy đồng ý chấp nhận thanh toán, uỷ nhiệm thu của khách hàng... - Quy trình luân chuyển chứng từ TGNH Sơ đồ 8: Quy trình luân chuyển uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi Kế toán thanh toán Lập UYC, UYT Kế toán trưởng Xem xét ký duyệt Thủ trưởng đơn vị Ký duyệt Ngân hàng Thực hiện dịch vụ Kế toán thanh toán Lưu trữ và bảo quản + Xuất phát từ nhu cầu thanh toán với bên ngoài về tiền mua nguyên vật liệu, TSCĐ đối với nhà cung cấp, các dịch vụ đối với nhà thầu phụ, Kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm chi (UYC), uỷ nhiệm thu (UYT). Các chứng từ này được lập thành 4 liên, đặt giấy than viết một lần nhưng phải ký trực tiếp trên cả 4 liên bởi Kế toán thanh toán, Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị. 4 liên được gửi cả đến ngân hàng kèm theo các chứng từ liên quan (Hoá đơn GTGT, bảng kê BHXH, giấy nộp tiền vào ngân sách...). + Ngân hàng sẽ kiểm tra số dư TGNH của Công ty, so sánh đối chiếu với số tiền trên UYC, UYT và thực hiện dịch vụ: Gửi 1 liên tới đối tượng thanh toán, 1 liên đến ngân hàng nhận hoặc chi tiền, 1 liên ngân hàng giữ lại lưu trữ và bảo quản, liên cuối cùng ngân hàng sẽ gửi trả lại Công ty kèm theo Giấy báo số dư khách hàng (ghi rõ số TGNH dư đầu ngày, số tiền đã chuyển và đã nhận trong ngày, cũng như số TGNH dư cuối ngày) và Phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn (thông báo dịch vụ của ngân hàng, lệ phí cộng với phần thuế GTGT của dịch vụ này). + Sau khi nhận được UYC, UYT do ngân hàng trả lại, Kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết và lưu trữ. UYC, UYT được lưu trữ cùng với Hoá đơn GTGT, Giấy báo số dư khách hàng, Phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn trong tập chứng từ theo dõi theo tháng. - Sổ sách tổng hợp: Do Công ty áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung nên sổ sách tổng hợp được sử dụng bao gồm: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK11211, 11212, 11214. - Sổ sách chi tiết: Hàng ngày, căn cứ vào các UYC, UYT được thực hiện bởi các ngân hàng khác nhau, Kế toán thanh toán sẽ ghi vào sổ chi tiết TK TGNH tại các ngân hàng. - Sơ đồ hạch toán TGNH Việc hạch toán kế toán TGNH của Công ty tương tự như hạch toán kế toán tiền mặt. 2. Hạch toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Tại Công ty xây dựng số 34 nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành công trình. Các loại nguyên vật liệu bao gồm: gạch, đá, cát sỏi, vôi vữa, xi măng sắt thép... các nguyên vật liệu này tham gia một lần vào quá trình sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị công trình. - Tài khoản sử dụng: do Công ty hoạt động theo hình thức khoán gọn công việc nên việc tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu không phải là trách nhiệm của Công ty. Công ty chỉ tạm ứng tiền chứ không tạm ứng nguyên vật liệu cho công trình. Vì vậy, để theo dõi nguyên vật liệu, kế toán tại công ty sử dụng các tài khoản sau: + TK 152: nguyên vật liệu. TK này được chi tiết thành 2 tiểu khoản 152- Xi măng, 152- Sắt thép. + TK 621: chi phí nguyên vật liệu ở các đội, xí nghiệp. - Hệ thống chứng từ sử dụng:Để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu, các chứng từ được sử dụng bao gồm: Phiếu nhập kho (PNK), Phiếu xuất kho (PXK). - Quy trình luân chuyển chứng từ: * Đối với nguyên vật liệu ở kho Công ty Không giống như những Công ty khác, nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất, ở Công ty xây dựng số 34 nguyên vật liệu được mua về chủ yếu nhằm mục đích kinh doanh. Nguyên vật liệu chủ yếu được mua lưu kho Công ty là xi măng và sắt thép. Các nguyên liệu này đóng vai trò là hàng hoá do đó khi xuất bán kế toán ghi tăng giá vốn đồng thời phản ánh doanh thu. Nguyên vật liệu quản lý tại kho công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá xuất kho là giá bình quân sau mỗi lần nhập. + Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT do cán bộ thu mua gửi về, nhân viên phụ trách cung tiêu sẽ lập Phiếu nhập kho (PNK): Thủ kho kiểm tra ký vào các chứng từ, nhập kho hàng hoá sau đó giải các chứng từ liên quan tới phòng Tài chính kế toán; Kế toán vật tư tiến hành ghi sổ chi tiết, lập thẻ kho, ghi sổ tổng hợp đồng thời bảo quản lưu trữ. + Đối với nghiệp vụ xuất kho: Nguyên vật liệu xuất kho là phục vụ cho mục đích kinh doanh nên quy trình này được bắt đầu bằng yêu cầu của khách hàng. Trình tự luân chuyển như sau: Sơ đồ 10: Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho vật tư tại kho Công ty Khách hàng Hoá đơn bán hàng Bộ phận phụ Phiếu xuất kho trách cung ứng Thủ kho Xuất kho Kế toán trưởng, Ký duyệt Thủ trưởng đơn vị Kế toán vật tư Lưu trữ bảo quản Trên cơ sở hoá đơn bán hàng gửi đến được Thủ trưởng đơn vị duyệt, cán bộ phụ trách cung ứng sẽ lập Phiếu xuất kho. Sau đó PXK chuyển tới thủ kho, thủ kho căn cứ vào số lượng, chủng loại (xi măng, sát thép)...tiến hành xuất kho (theo giá bình quân sau mỗi lần nhập). Phiếu xuất kho cùng với hoá đơn bán hàng sau khi được ký duyệt bởi Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị thì chuyển tới phòng Tài chính kế toán. Tại đây, Kế toán vật tư phản ánh vào sổ tổng hợp. Sau đó kẹp các chứng từ có liên quan cùng với phiếu xuất kho bảo quản lưu giữ theo từng quyển. * Nguyên vật liệu tại kho công trình. Kế toán ở đơn vị không theo dõi tình hình biến động tăng giảm nguyên vật liệu ở kho công trình mà các công trình sẽ làm nhiệm vụ này. Các công trình sẽ tự quản lý nguyên vật liệu, tự tìm kiếm nguồn cung cấp (thậm chí tự khai thác các nguyên vật liệu như tre nứa, cát sỏi...), tự xuất dùng, tự lập phiếu xuất kho, phiếu nhập kho (mẫu do công ty ban hành), ngoài ra còn làm cả nhiệm vụ định khoản trên các phiếu xuất- nhập kho nói trên. Các công trình khi nào có nhu cầu nguyên vật liệu thì mới mua về đồng thời cũng xuất ngay, do đó giá xuất kho nguyên vật liệu tại chân công trình là giá thực tế đích danh. Khi phát sinh nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu (mua ngoài) nhân viên kế toán ở đội sẽ tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152, 153: Giá mua cả thuế GTGT Có TK 3386: Nhập chi phí sản xuất (đơn vị khoán gọn) Khi xuất dùng nhân viên kế toán đội ghi: Nợ TK 621, 627: Ghi tăng chi phí sản xuất Có TK 152, 153: Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng. Định kỳ cuối tháng nhân viên kế toán hoặc chủ nhiệm công trình sẽ mang hoá đơn GTGT cùng với Phiếu xuất- nhập kho nộp về Công ty để Kế toán phụ trách đội, xí nghiệp tổng hợp và lập Bảng kê chi phí. Mẫu số 2: Bảng kê chứng từ chi phí vật liệu Bảng kê chứng từ chi phí vật liệu STT Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Nội dung chi phí Tổng số tiền Trong đó chi tiết VL-621 1331 Tổng cộng - Sổ sách tổng hợp và sổ sách chi tiết: Đối với nguyên vật liệu lưu trữ tại kho Công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất- nhập kho Kế toán vật tư ghi chép vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 152, TK632, TK511, TK 33311. Đối với nguyên vật liệu nhập- xuất tại chân công trình định kỳ cuối tháng kế toán phụ trách đội, xí nghiệp tập trung Hoá đơn mua hàng, Phiếu nhập- xuất kho để lên Bảng kê chi phí. - Sơ đồ hạch toán kế toán nguyên vật liệu Việc hạch toán tăng giảm nguyên vật liệu tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 12: Hạch toán kế toán nguyên vật liệu TK331, 1111, 1121 TK152 TK632 Giá mua chưa thuế Giá vốn hàng bán TK1331 Thuế TK627, 621 TK3386 NVL sử dụng cho các công trình NVLcác đội mua dùng cho xây dựng 3. Hạch toán tài sản cố định (TSCĐ) TSCĐ thường là tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài. TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị của nó được chuyển dần vào giá thành sản phẩm sau nhiều chu kỳ, nhiều giai đoạn qua hình thức khấu hao. Do vậy, TSCĐ trong doanh nghiệp phải được quản lý chặt chẽ theo từng đối tượng và từng nơi sử dụng. - Tài khoản sử dụng: Kế toán Công ty sử dụng TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”, TK214 “ Hao mòn Tài sản cố định”, TK 009 “Nguồn vốn khấu hao”. TK 214 được chi tiết thành các tiểu khoản: TK 21412: Hao mòn nhà cửa TK21413: Hao mòn máy móc thiết bị TL 21414: Hao mòn phương tiện vận tải truyền dẫn TK 21415: Hao mòn thiết bị dụng cụ quản lý TK 21417: Hao mòn giàn giáo cốp pha TK 21418: Hao mòn Tài sản cố định khác - Hệ thống chứng từ sử dụng: Do TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn (>5 triệu) nên Công ty chỉ được phép tiến hành nhượng bán, thanh lý, điều chuyển hoặc mua sắm TSCĐ khi có quyết định cho phép từ phía Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội. * Các chứng từ TSCĐ sử dụng gồm: + Biên bản thanh lý TSCĐ + Thẻ TSCĐ + Biên bản giao nhận TSCĐ + Biên bản đánh giá lại TSCĐ * Các chứng từ khấu hao TSCĐ gồm: + Bảng tính khấu hao TSCĐ + Bảng phân bổ khấu hao + Bảng đăng ký trích khấu hao TSCĐ - Quy trình luân chuyển chứng từ: Các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ không thường xuyên diễn ra nên ở đây ta chỉ xét một số trường hợp đặc trưng. * Nghiệp vụ tăng TSCĐ do mua sắm. + Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị, Giám đốc Công ty sẽ làm Đơn xin đầu tư trình lên Giám đốc Tổng Công ty chờ ký duyệt. + Sau khi được chấp nhận, Công ty lập Dự án đầu tư với nội dung: mua TSCĐ ở đâu, nguồn vốn huy động ở đâu, phương thức đầu tư, tìm kiếm đối tác đầu tư... + Công ty sẽ thực hiện các thủ tục đấu thầu. Sau đó Công ty tiến hành ký Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp ghi rõ phương pháp bàn giao, phương thức thanh toán... + Khi bàn giao Công ty sẽ tổ chức Hội đồng giao nhận gồm đại diện của cả 2 bên. Hội đồng này sẽ lập Biên bản giao nhận TSCĐ vận hành chạy thử. + Giám đốc Công ty sau khi nhận được công văn của Công ty về việc giao nhận TSCĐ sẽ gửi Quyết định cho phép công ty ghi tăng TSCĐ, tăng nguồn vốn. + Kế toán TSCĐ căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ lập Thẻ TSCĐ, Bảng tính kháu hao, phản ánh vào sổ tổng hợp và chi tiết. * Tăng TSCĐ do điều chuyển + Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị, Giám đốc Công ty xây dựng số 34 sẽ làm Công văn trình lên Giám đốc Tổng Công ty xây dựng Hà Nội xin điều chuyển TSCĐ. + Sau khi xem xét, Giám đốc Tổng Công ty sẽ gửi 1 Quyết định cho Công ty về việc điều động TSCĐ, đồng thời hướng dẫn về các thủ tục điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị thành viên. + Công ty và Công ty xây dựng số 34, Hội đồng giao nhận sẽ lập Biên bản giao nhận vận hành chạy thử. + Căn cứ vào công văn xin điều chuyển TSCĐ của Công ty xây dựng số 34, Biên bản giao nhận TSCĐ, Giấy đồng ý cho đơn vị điều chuyển giảm TSCĐ... Giám đốc Tổng Công ty gửi Quyết định: Đồng ý cho đơn vị điều chuyển giảm TSCĐ. Đồng ý cho Công ty xây dựng số 34 tăng TSCĐ, đồng thời tăng nguồn vốn. + Kế toán TSCĐ căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ lập thẻ TSCĐ, bảng tính khấu hao, phản ánh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết. * Giảm TSCĐ do thanh lý, nhượng bán. + Khi phát hiện 1 TSCĐ trong Công ty quá cũ không sử dụng được, Công ty sẽ tổ chức hội đồng đánh giá lại TSCĐ để xem xét hiện trạng TSCĐ, giá trị hao mòn và giá trị còn lại của TSCĐ. Sau đó hội đồng này lập Biên bản đánh giá lại TSCĐ. + Giám đốc Công ty gửi Thông báo cho các đơn vị trực thuộc, Công văn cho Tổng Công ty xây dựng Hà Nội về việc thanh lý nhượng bán TSCĐ trong đó ghi rõ giá trị thanh lý. + Căn cứ vào Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Quyết định cho phép thanh lý TSCĐ của Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội, giấy đề nghị mua của người mua, Hội đồng thanh lý sẽ lập Biên bản thanh lý TSCĐ. + Cuối cùng Kế toán TSCĐ huỷ thẻ TSCĐ, bảng tính khấu hao, ghi vào sổ chi tiết, vào nhật ký chung, vào sổ cái. * Trích khấu hao TSCĐ Kế toán TSCĐ tiến hành tính khấu hao theo phương thức khấu hao đều. Dựa vào năng lực hoạt động của Công ty, thời gian sử dụng của TSCĐ mà Công ty tự ấn định tỷ lệ cũng như mức trích khấu hao theo tháng, tuy nhiên vẫn phải nằm trong khung quy định của Nhà Nước. Định kỳ hàng quý, Kế toán TSCĐ tiến hành trích khấu hao một lần, lập bảng tính khấu hao cho từng loại TSCĐ và phân bổ khấu hao cho từng bộ phận sử dụng TSCĐ. Trên cơ sở đó kế toán ghi nhật ký chung và phản ánh vào sổ cái TK 214. - Sổ sách tổng hợp và sổ sách chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ gốc, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Kế toán TSCĐ sẽ phản ánh vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK211, TK214, TK627, TK642. Tuỳ thuộc vào nghiệp vụ tăng TSCĐ liên quan đến loại TSCĐ nào, bộ phận nào sử dụng kế toán sẽ tiến hành ghi chép sổ chi tiết TSCĐ. Cuối năm, Kế toán TSCĐ sẽ lập Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ và Báo cáo khấu hao TSCĐ trình lên Ban quản trị Công ty . - Sơ đồ hạch toán tình hình tăng giảm TSCĐ Tại Công ty Xây dựng số 34 công tác tổ chức hạch toán TSCĐ được thực hiện theo Chế độ kế toán 1141/BTC do Bộ Tài Chính ban hành. Công tác đó được mô tả theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 13: Hạch toán TSCĐ TK331,1111,1121 TK211 TK214 Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn Nguyên TK1332 giá Thuế TSCĐ thanh lý Tk411 TK821 TSCĐ tăng do Giá trị điều chuyển còn lại Sơ đồ 14: Hạch toán nghiệp vụ trích khấu hao TK211 TK214 TK627 Thanh lý, nhượng bán Trích khấu hao TSCĐ TSCĐ dùng cho sản xuất TK642 Xoá sổ TSCĐ Trích khấu hao TSCĐ khấu hao hết dùng cho quản lý 4. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Do Công ty giao việc cho các đơn vị trực thuộc theo hình thức khoán gọn nên kế toán ở Công ty không theo dõi thù lao trả cho các lao động ở đội, nhân viên kế toán sẽ làm công việc này. Cuối tháng, chủ nhiệm công trình tập hợp chứng từ liên quan mang về Công ty để kế toán ghi nhận chi phí. - Tài khoản sử dụng: Tại phòng kế toán Công ty, kế toán sử dụng TK 334,338,622,627,642 để thanh toán lương và các khoản trích theo lương. Hàng năm, dựa trên cơ sở doanh thu dự kiến phòng TCHC sẽ lập quỹ lương dự kiến theo công thức sau: Quỹ lương dự kiến= Hệ số x Doanh thu dự kiến Mức lương chính của mỗi cán bộ, nhân viên công ty được tính trên mức lương cơ bản và hệ số. Đây là căn cứ để tính các khoản trích theo lương (25% trong đó: 19% tính vào chi phí quản lý, 6% trừ vào lương cán bộ). Trên cơ sở doanh thu dự kiến và doanh thu thực hiện hàng tháng phòng TCHC sẽ tính ra mức lương thực tế từng người. Trong lương thực tế, ngoài bộ phận lương chính còn có lương năng suất: Lương năng suất= Lương chính x hệ số năng suất Lương thực tế = Lương chính x (1+ Hệ số năng suất) Nếu doanh thu/tháng = 3.5tỷ/tháng cán bộ quản lý sẽ hưởng lương năng suất bằng 100% lương chính. Nếu doanh thu/tháng < 3.5 tỷ/tháng hệ số năng suất < 100% Cuối tháng phòng TCHC sẽ gửi phòng TCKT bảng lương của các nhân viên, trong đó nêu rõ chức danh, mức lương cơ bản, hệ số, số tiền đã tạm ứng kỳ I số tiền còn được lĩnh... Định kỳ ngày phát lương các nhân viên ở các phòng ban đến phòng TCKT nhận lương. - Hệ thống chứng từ sử dụng; Để hạch toán lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng hệ thống chứng từ bao gồm: + Hợp đồng giao khoán + Bảng chấm công và chia lương + Bảng thanh toán lương chi tiết + Bảng tổng hợp thanh toán lương - Quy trình luân chuyển chứng từ: Tại đội xây lắp, căn cứ vào nhu cầu thực tế của công trình như: san lấp mặt bằng, bốc dỡ đóng cọc, dựng lán trại, sơn, hàn, trát tường... chủ nhiệm công trình lập Hợp đồng giao khoán chi tiết theo từng tổ (tổ sắt, tổ hàn, tổ nề...) Hàng ngày, theo khối lượng công việc mà các công nhân thực hiện được chủ nhiệm công trình lập Bảng chấm công và chia lương: theo dõi số ngày làm việc, số công thực hiện, số tiền được lĩnh. Bảng chấm công được treo công khai để các công nhân có thể theo dõi đảm bảo công bằng. Cuối tháng nhân viên kế toán hoặc chủ nhiệm công trình sẽ mang Hợp đồng giao khoán và Bảng chấm công về phòng Kỹ thuật thi công để xác định đơn giá, công khoán, xác định khối lượng và chất lượng công việc làm được. Sau khi kỹ thuật viên tiến hành thẩm định và xác nhận về khối lượng thi công, phòng TCHC xác nhận số công nhân thực tế của mỗi đội. Sau khi đã lấy các xác nhận cần thiết, phòng TCKT sẽ lập Bảng thanh toán lương chi tiết từng tổ, trên cơ sở đó kế toán lập Bảng tổng hợp thanh toán lương. Sau khi được Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị ký duyệt, các bảng này được chuyển tới thủ quỹ. Kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi và thủ quỹ chi tiền. - Sổ sách tổng hợp và sổ sách chi tiết Cuối tháng khi nhân viên kế toán đội gửi các chứng từ minh chứng về việc chi trả tiền lương, kế toán phụ trách đội sẽ lập Bảng kê chi phí nhân công. Mẫu số 6: Bảng kê chi phí nhân công Bảng kê chi phí nhân công Công trình................ STT Số chứng từ Ngày chứng từ ND chi phí Tổng ghi có TK 3386 Trong đó chi tiết ghi nợ TK 622 TK 6271 Phân bổ lương Định kỳ cuối tháng khi nhận được các chứng từ do đội gửi về, Kế toán Công ty mới ghi sổ nhật ký chung một lần, đồng thời ghi sổ cái TK622, 627, 3386. Công ty xây dựng số 34 không ghi giảm chi tạm ứng TK 1413 mà lại ghi tăng một khoản phải trả đội, xí nghiệp TK 3386, đây là một điểm khác so với chế độ kế toán hiện hành. Hàng tháng sau khi đã lập các bảng kê, vào sổ cái, ghi sổ nhật ký chung, kế toán sẽ tiến hành kưu giữ các hợp đồng giao khoán, Bảng thanh toàn lương, Bảng phân bổ lương, Bảng kê chi phí nhân công theo tập chứng từ, quản lý theo từng tháng, từng công trình. 5. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán a. Thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng - Để phản ánh các quan hệ thanh toán này, kế toán Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 131 “Phải thu khách hàng” chi tiết thành các tiểu khoản + TK 1311: Phải thu khách hàng (xây lắp) + TK 1312: Phải thu khách hàng (dịch vụ xi măng) + TK 1313: Phải thu khách hàng (dịch vụ khác) TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” chi tiết thành các tiểu khoản: + TK 3311: Phải trả đối tượng khác + TK 3312: Phải trả nhà thầu phụ - Các chứng từ mà Công ty sử dụng làm căn cứ trong quan hệ thanh toán gồm: + Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, các xác nhận của địa phương đối với các nguyên vật liệu tự khai thác. + Hợp đồng nhận thầu giữa Công ty với các chủ đầu tư hoặc các nhà thầu nhằm phục vụ công trình + Các phiếu thu- chi, các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi. + Quyết toán A- B, giấy đồng ý chấp nhận thanh toán công trình hoặc từng hạng mục công trình. - Để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp (Công ty xi măng Nghi Sơn và Công ty Gang thép Thái Nguyên ) và khách hàng, Kế toán tổng hợp sử dụng sổ chi tiết công nợ dùng cho tài khoản 131, 331. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán sẽ ghi chép và sổ nhật ký chung và sổ cái các TK 131, TK 331. - Việc hạch toán tình hình biến động về công nợ của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 18: Hạch toán thanh toán với khách hàng TK 511, 515, 711 TK131 TK111, 112, 152 Giá bán Khách hàng trả nợ hoặc đặt trước TK3331 Thuế  Sơ đồ 19: Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp TK 111, 112 TK 331 TK152, 153 Công ty trả nợ NVL, Công cụ dụng cụ hoặc ứng trước mua ngoài TK1331 Thuế GTGT b. Thanh toán nội bộ trong Công ty - Công ty cấp vốn cho các đội 70% tổng giá trị công trình. Vì vậy để phản ánh được lượng tiền tạm ứng cho các đội, chi phí phục vụ cho thi công công trình kế toán đội sử dụng các tài khoản sau + TK 1413: Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ + TK 3386: Nhận chi phí sản xuất (đơn vị khoán gọn) Công ty không sử dụng TK 136, 336 vì ở các đội, xí nghiệp không tổ chức bộ máy kế toán độc lập. - Hàng tháng nhân viên kế toán ở các đội tập hợp chứng từ liên quan đến các chi phí phát sinh trong tháng như: hoá đơn GTGT, bảng chấm công, giấy biên nhận... và lập bảng kê chi phí để Công ty theo dõi chi phí các đội thi công công trình. Tại Công ty quan hệ thanh toán này được hạch toán như sau: Sơ đồ 20: Quan hệ thanh toán nội bộ TK111,112,152 TK1413 TK3386 TK621,622,627 Thanh toán bù Tạm ứng cho trừ giữa các Hoàn chứng từ các đội đội khi thu chi phí từ các đội được tiền TK1111 Thừa Thiếu Sau khi công trình được nghiệm thu bàn giao (coi như đã tiêu thụ) Công ty chưa thanh toán bù trừ ngay mà chỉ thanh toán bù trừ cho các đội khi thu được tiền của bên chủ đầu tư. Vì thế mà TK 1413 luôn có số dư Nợ, còn TK 3386 luôn có số dư bên Có. Việc sử dụng TK 3386 buộc các đội phải chịu