Báo cáo Công tác văn phòng, công tác văn thư - lưu trữ tại Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội

òng chính phủ, văn bản của UBND TP, Thành uỷ... Các văn bản chủ yếu là Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Công văn... để truyền đạt những chủ trương, chính sách của Nhà nước, thông báo hoặc phối hợp hoạt động với Liên đoàn. - Văn bản của cơ quan cấp dưới: của Liên đoàn cấp quận, huyện, Công đoàn ngành, cấp trên cơ sở, Công đoàn cơ sở với các văn bản chủ yếu là Quyết định, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch nhằm báo cáo tình hình kết quả hoạt động hoặc đề xuất kiến nghị với Liên đoàn Lao động xem xét và giải quyết các vấn đề cụ thể. - Văn bản của các đối tác và cá nhân có liên quan: Lượng lớn là văn bản của các tổ chức nước ngoài muốn trao đổi, thảo luận về công tác Công đoàn, đơn thư khiếu nại của các cá nhân. Qua khảo sát và thống kê chúng tôi thấy số lượng công văn đến ít hơn công văn đi của Liên đoàn. Các loại công văn được gửi đến: quyết định, công văn, chỉ thị, thông báo, báo cáo phần lớn là của Tổng Liên đoàn, UBND, Thành uỷ Hà Nội, Liên đoàn quận, huyện, ngành, cấp trên cơ sở, Công đoàn cơ sở và đơn vị trực thuộc. Số lượng thành phần được thể hiện qua bảng thống kê dưới đây TT Tên loại Năm 2004 2005 2006 1 Công văn 597 637 649 2 Quyết định 364 421 432 3 Báo cáo 529 654 681 4 Thông báo 92 110 132 5 Giấy mời 195 222 245 6 Kế hoạch 32 30 41 7 Hướng dẫn 41 48 55 8 Chỉ thị 10 16 20 9 Nghị quyết 19 14 18 10 Công điện 01 08 06 11 Thông tri 08 09 07 12 Thông tư 13 16 19 13 Đơn thư 18 21 28 14 Các văn bản khác 84 101 107 Tổng 2003 2307 Công tác quản lý văn bản đến do văn thư trực tiếp tập trung tất cả các công văn, giấy tờ đến cơ quan, giấy tờ đến cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau: do bưu điển chuyển đến văn thư giao liên của các cơ quan trực tiếp mang tới, thủ trương cơ quan mang về đơn thư cá nhân mang tới. Tất cả đều quản lý theo quy trình gồm 4. Công đoạn sau: Tiếp nhận, phân loại văn bản, bóc bì, đóng dấu đền: Văn bản đến bất kỳ đều qua văn thư để làm thủ tục đăng ký, quản lý văn bản. Sau khi nhận công văn nếu là công văn thường thì văn thư phải phân loại công văn sau đó mới bóc bì và đăng ký vào sổ, máy tính. Tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội chúng tôi thấy văn thư cơ quan sau khi nhận được văn bản nếu là văn bản thường thì làm thủ tục bóc bì, sau đó đọc qua nội dung văn bản rồi mới phân loại: cần giải quyết gấp, loại hình bình thường, loại nghiên cứu tham khảo và loại không đúng thể thức thiếu các yếu tố ngày, tháng, trích yếu, thiếu kế hoạch, ký không đúng thẩm quyền... Với những loại văn bản này phải trả lại nơi gửi đồng thời phải nêu lý do gửi trả lại văn bản. Việc bóc bì công việc rồi mới phân loại sẽ đảm bảo phân loại một cách chính xác. Vì thông qua xác định nội dung văn bản. Ngày..... tháng..... năm..... Số: Với những văn bản đảm bảo đầy đủ các yếu tố về nội dung và thể thức thì sau khi phân loại cán bộ văn thư sẽ đóng dấu văn bản đến. Mẫu dấu công văn đến: Đối với thư riêng, báo, tạp chí, văn thư không đóng dấu đến và đăng ký vào máy mà chuyển ngay vào ngăn đựng công văn của các phòng, ban trong tủ để công văn. Những văn bản gửi đích danh người nhận thì được chuyển trực tiếp đến nhiều nhận. Nếu nội dung văn bản gửi đích danh nhưng có liên quan đến công việc chung thì nhiều nhận văn bản có trách nhiệm ghi ý kiến xử lý và chỉnh lại văn thư để đăng ký quản lý trước khi chuyển cho tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền giải quyết. Bước 2: Chuyển giao văn bản cho lãnh đạo văn phòng Công văn đến sau khi được đóng dấu đến sẽ được trình lên Liên đoàn Văn phòng (CVP) để xin ý kiến chuyển cho cá nhân hay bộ phận có thẩm quyền giải quyết. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình chuyển giao ngay theo đúng mức độ khẩn để được xử lý kịp thời. Bước 3: Lấy số và chuyển văn bản đến cán bộ có thẩm quyền giải quyết Sau khi CVP xem xét văn bản và cho ý kiến sẽ được chuyển tới văn thư. Khi đó cán bộ văn thư mới đăng ky văn bản rồi chuyển cho cán bộ có thẩm quyền giải quyết hoặc trình lãnh đạo cơ quan, phòng, ban, cá nhân nhận được văn bản đến phải có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết theo yêu cầu của nội dung văn bản. Tra tìm văn bản đến bằng phầm mềm quản lý văn bản (phụ lục. Sắp xếp bảo quản và phục vụ khai thác văn bản đến *Quản lý văn bản mật Hiện nay, Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội vẫn chưa có văn bản nào quyết định quản lý văn bản mật, ngay cả trong quy chế văn thư của văn phòng. Trong quy chế về công tác xây dựng, ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức công đoàn của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam đã có quyết định cơ bản nhất về việc quản lý văn bản mật. Quy định thể hiện trên hai phương diện: Bước 1- Nhận tài liệu mật: Tất cả tài liệu mật đến bằng con đường nào đếu được văn thư đăng ký vào máy và gửi đến cho người có trách nhiệm giải quyết công việc. Nếu tài liệu mật trên bì có ghi "Chỉ người có tên mới được bóc bì" thì văn thư sẽ đăng ký số ở ngoài phong bì và chuyển đến cho người có tên trên phong bì. Nếu tài liệu mật lại có dấu khẩn mà người có tên trên phong bì đi vắng thì văn thư sẽ chuyển cho người khác có trách nhiệm giải quyết thay chứ không được bóc bì. Bước 2 - Gửi tài liệu mật: Tài liệu mật được đăng ký vào máy tính như văn bản thông thường, chỉ có thêm một nội dung được đăng ký "Độ mật". Đối với các tài liệu mật, điện mật khi gửi phải kèm theo phiếu gửi và bỏ vào hai phong bì trong đóng dấu mật và dấu niêm phong, bì ngoài đóng dấu "mật". Bì công văn phải ghi rõ tên đơn vị gửi, số ký hiệu công văn có trong bì. Khi chuyển giao chú ý yêu cầu nơi nhận ký nhận và trả lại phiếu cho nơi gửi. Nhận xét: Văn thư Liên đoàn Lao động thực hiện khá tốt việc quản lý văn bản đi, đến theo những quy định chung của Nhà nước của Tổng liên đoàn lao động Việt Namvề công tác công văn giấy tờ. Nhờ vậy, việc quản lý văn bản của Liên đoàn lao động Việt Nam khá chặt chẽ, đảm bảo độ chính xác, kịp thời và giữ bí mật nội dung văn bản. - Đối với những van đến thường, nhân viên văn thư vào sổ và chuyển đến CVP xử lý mỗi ngày 2 lần (sáng và tối). - Đối với văn bản đến có dấu khẩn văn thư sẽ chuyển ngay tới người có trách nhiệm giải quyết theo mức độ khẩn. Văn bản đi đến ngày nào phải nhập vào máy tính xong trong ngày đó, cuối ngày phải trình lên CVP xem xét và giải quyết. Hàng ngày tiếp nhận tài liệu, báo chí phân chia đến các cá nhân, đơn vị. * Quản lý con dấu Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước tại Nghị định 62/ CP ngày 22/09/1993 của Chính phủ về việc quản lý sử dụng con dấu của các tổ chức chính trị - xã hội và Thông tư liên tịch Bộ Công an - Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam số 03/2000/TTLB ngày 15/03/2000 về việc khắc, quản lý và sử dụng con dấu của tổ chức công đoàn. Văn phòng hiện đang quản lý sử dụng sau: Dấu Ban chấp hành Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội, dấu Đảng đoàn LĐLĐ Hà Nội, dấu Công đoàn cơ quan, dấu tên, dấu chức danh của các đồng chí lãnh đạo. Ngoài ra còn có dấu mật, khẩn. Tại khoản 3.4 Điều 3 chương I Quy chế làm việc của Văn phòng có quy định: văn thư có trách nhiệm giữ và đóng dấu. Văn thư phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo trực tiếp của mình về việc hiệu quả và sử dụng con dấu, chịu trách nhiệm trước pháp luật khi con dấu bị sử dụng sai hoặc bị mất. Cán bộ văn thư chỉ được đóng dấu lên văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền, nếu thấy văn bản chưa đúng quy định phải báo cáo với lãnh đạo để giải quyết. Văn thư phải trực tiếp đóng dấu, không nhờ người đóng hộ. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ (trường hợp thử đấu thì phải huỷ ngay tờ giấy đóng dấu thử sau khi thử xong). Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 hoặc 1/4 chữ ký về phía bên trái. Con dấu phải được bảo quản an toàn cả trong và ngoài giờ làm việc. Dấu phải được để trong tủ có khoá, sau khi đóng dấu phải cất ngay vào tủ. Khi cán bộ văn thư giữ dấu đi ra khỏi chỗ làm việc phải khoá tủ cẩn thận. Nếu trong trường hợp cần trao con dấu cho cán bộ khác phải được sử dụng đồng ý của các cấp trên trực tiếp. Việc quản lý sử dụng con người dấu chặt chẽ hợp lý cũng được xem là một trong những hình thức bảo vệ bí mật của cơ quan có hiệu quả, tránh trường hợp cán bộ lợi dụng con dấu của cơ quan để sử dụng bất hợp pháp. * Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ - Ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ Lập hồ sơ là nghiệp vụ cuối cùng của công tác văn thư, hồ sơ được lập trong qúa trình giải quyết công văn và hoàn thành sau khi công việc kết thức. Việc lập hồ sơ trước hết giúp cho mỗi cán bộ sắp xếp công việc giấy tờ một cách khoa học. Đối với cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ giúp cho việc quản lý công việc có kế hoạch lập và giữ các hồ sơ cần thiết, tránh trùng lặp Hồ Chí Minh thiếu hồ sơ. - Quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ: Mục 3 trong Nghị định số 110/2004/NĐ - CP của Chính phủ về công tác văn thư đã quyết định cụ thể trách nhiệm của cán bộ làm công tác có liên quan đến công việc giấy tờ trong việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Đối với công tác này trong Quy chế làm việc của Văn phòng Liên đoàn lao động Hà Nội chỉ đề cập đến: Văn phòng có trách nhiệm lập hồ sơ một cách khoa học và có hệ thống giúp cho việc nghiên cứu tổng hợp phân tích tình hình được nhanh chóng và chính xác (khoản 3.3 Điều 3 chương I). Trong quy định về công tác xây dựng, bảo hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức Công đoàn của Liên đoàn lao động Việt Nam có quy định "Mỗi cán bộ công nhân viên của cơ quan Công đoàn đèu phải lập hồ sơ công văn do bản thân phụ trách, hàng năm phải nộp lưu các hồ sơ công văn đã làm xong". CVP giúp TTCQ trực tiếp chỉ đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ trong cơ quan. Hồ sơ hiện hành được lập thành 2 loại: Hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc. Hồ sơ nguyên tắc: Gồm các văn bản của Đảng, Nhà nước, Tổng Liên đoàn lao động về chế độ chính sách liên quan đến công việc mà cán bộ chuyên môn đó phụ trách, theo dõi và giải quyết. Hồ sơ công văn: Căn cứ vào chức năng, công việc cụ thể được giao và dựa vào một số đặc trưng phổ biến của văn bản như: vấn đề (nội dung) văn bản đề cập đến, tên gọi, thời gian... hoặc dựa vào danh mục hồ sơ cơ quan lập ra để tập hợp công văn, giấy tờ. - Yêu cầu của việc lập hồ sơ: + Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân lập hồ sơ. + Đảm bảo các văn kiện trong hồ sơ có giá trị và làm bằng chứng xác thực văn bản là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính. + Các văn bản, giấy tờ có liên quan trong qúa trình giải quyết công văn trong hồ sơ. Văn bản trong hồ sơ phản ánh qúa trình phát sinh, diễn biến và kết thúc công việc. - Nộp lưu hồ sơ vào lưut trữ: Hàng năm các đơn vị, phòng ban thu thập những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài để nộp cho cán bộ hoặc bộ phận lưu trữ. Các hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời (dưới 10 năm) hết hạn có thể đánh giá lại, nếu không cần lưu thêm thì có thể loại huỷ. Khi đánh giá phải thành lập hội đồng đánh giá giá trị tài liệu của cơ quan để xem xét trình thủ trưởng cơ quan ra quyết định. Việc nộp lưu phải căn cứ vào MLHS nộp lưu, bên giao và bên nhận phải kiểm tra đối chiếu hồ sơ và ký nhận vào biên bản bàn giao mỗi bên giữ 01 bản. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại Văn phòng Liên đoàn lao động Hà Nội: Yêu cầu cán bộ, công nhân viên của cơ quan lập hồ sơ hiện hành là vấn đề đã được đề cập đến không ít lần tại các hội thảo về công tác văn thư, hiện nay vẫn là vấn đề bức xúc tại các cơ quan. - ý thức của cán bộ về việc lập hồ sơ: Hầu hết các cơ quan hành chính ở nước ta hiện nay công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu trữ tại Liên đoàn lao động Hà Nội vẫn chưa được thực hiện một cách nghiêm túc. Vì cán bộ, công nhân viên không lập hồ sơ hiện hành gây trở ngại cho những người làm công tác công văn, giấy tờ khi tra tìm văn bản. Nếu trường hợp văn bản giấy tờ bị thất lạc, mất mTSCĐ dẫn đến chậm trễ khi giải quyết công việc. Việc lập hồ sơ tai Liên đoàn lao động Hà Nội: Cán bộ, công nhân viên tại các phòng ban ở Liên đoàn lao động Hà Nội đã chia tài liệu của phòng ban mình thành các cặp, hộp chủ yếu dựa trên đặc trưng tên loại văn bản ( ban tổ chức và Văn phòng); Ban Tuyên giáo và Ban Nữ công chia tài liệu theo mặt hoạt động... Những tài liệu này còn sử dụng cho việc giải quyết công văn của ban, các phòng thường xuyên nên nên nhiều cặp, hộp đó chưa được nộp vào lưu trữ khi tài liệu đã hết giá trị hiện hành. Tài liệu, hồ sơ trong phòng lưu trữ của Liên đoàn lao động Hà Nội chủ yếu là tài liệu do văn thư nộp vào. Công tác lập và nộp lưu hồ sơ là một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác văn thư, có ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan đơn vị. Do vậy thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực đến toàn bộ hoạt động của cơ quan, đơn vị không chỉ trong hiện tại mà cả tương lai. 2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào Văn phòng Liên đoàn lao động Hà Nội Hiện nay vào thời điểm mà ngành công nghệ thông tin đang chiếm giữ một vị trí quan trọng trong đời sống xã hội. Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện qúa trình tin học hoá trong công tác quản lý hành chính Nhà nước. Tầm quan trọng của công nghệ thông tin, thủ trưởng cơ quan phê duyệt Chỉ thị 58/CT - TW của Ban chấp hành về việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong sự nghiệp CNH - HĐH giai đoạn 2001 - 2005 và được cụ thể trong Quyết định số 81/2001/QĐ - TTG về việc phê duyệt chương trình hoạt động triển khai chỉ thị 58/CT - TW do phó Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Từ sự quán triệt sâu sắc quyết định của Đảng và Chính phủ, Liên đoàn lao động Hà Nội đã ý thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin và đã dành những sự quan tâm cho việc ứng dụng công nghệ này để nâng cao hiệu suất công việc của cơ quan. * Mạng nội bộ tại Liên đoàn lao động Hà Nội (mạng LAN) Liên đoàn lao động thành phố phát hành một lượng văn bản đến, số lượng tin, dữ liệu nhiều. Việc khai thác thông tin khai thác dữ liệu đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác, tiện lợi. Hiện nay việc khai thác trao đổi thông tin trên Web, Mail, Internet trở nên khá phổ biến, nghiên cứu cho xây dựng Liên đoàn lao động thành phố một hệ thống mạng nội bộ đáp ứng nghiên cứu cấp thiết cho việc giải quyết của cơ quan. Qua tìm hiểu chúng tôi được biết năm 2003 Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội đã trình Tổng liên đoàn bản đề án "Đầu tư xây dựng hệ thống mạng máy tính nội bộ tại Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội". Tổng Liên đoàn đã ban hành Quyết định số 1795/QĐ - TLĐ ngày 28/10/2007 về việc phê duyệt dự án đầu tư xây dựng mạng máy tính nội bộ của Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội. Liên đoàn lao động thành phố đã đầu tư 500 triệu để thực hiện dự án này từ thiết kế, mua sắm trang thiết bị, chi phí lắp đặt và cài đặt phần mềm, chi phí đào tạo, hướng dẫn cán bộ sử dụng... Bên cạnh 6 máy tính phục vụ cho hoạt động của cơ quan, Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội đã đầu tư kinh phí trang bị 15 máy tính, 1 máy chủ cùng các trang thiết bị đi kèm phục vụ cho hệ thống mạng nội bộ và xây dựng đường truyền Internet tốc độ cao ADSL. Trước khi sử dụng mạng nội bộ, các ban trong Liên đoàn cứ trung bình 4 người/ 1 máy việc chia sẻ dữ liệu trong nội bộ phải thông qua đĩa mềm (dung lượng 1,4MB), tính năng bảo mật không cao ( nhiều loại viruts thế hệ mới có thể phá huỷ dữ liệu mà không thể hồi phục nguyên trạng. Thông qua hệ thống mạng nội bộ, tài liệu, thông tin dữ liệu giữ các phòng ban trong cơ quan được đảm bảo thông suốt, tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ trong cơ quan. Dự kiến kết nối hệ thống công nghệ thông tin giữ Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội với Liên đoàn lao động quận, huyện, Công đoàn ngành, Công đoàn cấp trên cơ sở phục vụ quản lý và tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ Năm 2006, Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội đã quyết định xây dựng đề án này vì đã dự tính được những hiệu quả tích cực khi đưa vào vận hành hệ thống kết nối thông tin giữa Liên đoàn lao động Hà Nội với các cấp Công đoàn cơ sở. Nó sẽ cung cấp nguồn thông tin đầy đủ, chính xác cho toàn bộ CBCNV trong Liên đoàn cũng như các cấp Công đoàn qua Website. Đảm bảo khả năng truy cập vào hệ thống thông tin của Liên đoàn lao động thành phố mọi lúc, mọi nơi phục vụ tối đa việc thu thập và xử lý thông tin. Khi dự án này chính thức được phê duyệt và cấp kinh phí đầu tư, đưa vào vận hành nó sẽ đem lại những hiệu quả đáng kể. Có được những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, dễ sử dụng, phục vụ cho điều hành và ra quyết định. Khả năng theo dõi dự kiến kết quả hoạt động và điều phối lập kế hoạch của các hoạt động của Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội. Hạn chế và trong nhiều tình huống loại bỏ những việc nhập thông tin thừa, phát triển tốc độ xử lý thông tin liên quan đến quản lý hành chính. Dễ dàng có được các thông tin báo cáo với nội dung chi tiết được cập nhật chính xác. Nhanh chóng thu thập, lưu trữ lượng thông tin cần thiết phục vụ hoạt động quản lý. Phục vụ trình chiếu của Liên đoàn trong việc tiếp đón các đoàn khách các tỉnh và quốc tế đến thăm và làm việc, hội nghị, hội thảo của cơ quan. CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1. NHẬN XÉT Do thời gian khảo sát có hạn, chúng tôi tìm hiểu và đề cập về công tác quản trị hành chính văn nphòng và công tác văn thư một cách sơ lược. Nhưng đó là những vấn đề cơ bản về mặt mạnh và mặt yếu của 2 công tác này tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội. Từ đây chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp khắc phục để hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư tại cơ quan. 1.1. Ưu điểm * Công tác quản trị hành chính văn phòng: - Mô hình tổ chức văn phòng theo kiểu truyền thống như hầu hết các cơ quan hành chính hiện nay ở nước ta đã tạo ra một không gian làm việc độc lập, môi trường làm việc yên tĩnh cho đội ngũ cán bộ. Việc bố trí các bộ phận thuộc cơ cấu của văn phòng ở tầng 1 và ở những vị trí gần nhau đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong khi xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên, phối hợp với các bộ phận để giải quyết công việc... từ đó tiết kiệm được thời gian, tiến độ giải quyết công việc được đảm bảo. - Tình hình đội ngũ cán bộ văn phòng: Đội ngũ cán bộ đang làm việc tại văn phòng Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội đã đáp ứng được các yêu cầu công việc chuyên môn hàng ngày mà họ đảm nhận. Đó đều là những cán bộ nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc được giao có nhiều năm kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực công đoàn. Đội ngũ cán bộ văn phòng không chỉ vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ về công tác quản lý Nhà nước còn tâm huyết với nghề. Được sự quan tâm của lãnh đạo Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội, lãnh đạo Văn phòng, đội ngũ thường xuyên được cử đi tham dự các lớp tập huấn, các khoá học về chuyên môn nghiệp vụ. Thời gian gần đây việc trẻ hoá đội ngũ cán bộ rất được coi trọng đây chính là đội ngũ kế cận của cơ quan. Những cán bộ trẻ trong Liên đoàn Lao động đều được phân công đúng chuyên môn đã được đào tạo. Hơn nữa, thường xuyên có sự trao đổi, học hỏi kinh nghiệm với những cán bộ công tác nhiều năm. Chất lượng đội ngũ cán bộ văn phòng ngày càng được cải thiện rõ rệt. - Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng: Trong Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội sự phân công lao động đối với từng cán bộ tương đối phức tạp. Hầu hết các cán bộ được đảm nhiệm các công việc đúng chuyên môn đã được đào tạo. Ngoài ra một số cán bộ được phân công kiêm nhiệm thêm một số công việc khác, đây là cơ hội để cán bộ có điều kiện phTSCĐ huy cao nhất năng lực và trình độ của bản thân. - Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng: Hệ thống trang thiết bị văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong công việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả của công tác văn phòng cơ quan. Được sự quan tâm của lãnh đạo Liên đoàn, Văn phòng đã tạo điều kiện để trang bị những thiết bị cần thiết và những thiết bị công nghệ hiện đại để phục vụ cho công việc chuyên môn. Nhờ có những trang thiết bị mà cán bộ văn phòng không những tiết kiệm được thời gian và công sức trong qúa trình thực hiện công việc, mà nó còn giúp cho việc quản lý tra tìm thông tin một cách nhanh chóng kịp thời và chính xác cho lãnh đạo cơ quan. * Về công tác văn thư: - Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư: Công tác này đã nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo Thành phố Hà Nội, lãnh đạo Văn phòng cũng như các cán bộ trong Liên đoàn. Tháng 6/1996, Liên đoàn lao động thành phố có quyết định số 633/QĐ-LĐLĐ ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ và thể thức các loại văn bản áp dụng cho tất cả các Ban, đơn vị, quận, huyện, ngành trực thuộc cơ quan. Cùng với sự chỉ đạo của Liên đoàn Lao động Việt Nam đã góp phần tạo nền đưa công tác văn thư đi vào nề nếp. Hàng tháng văn phòng đều tổ chức họp để tổng kết công tác văn thư, công tác quản trị hành chính và những công việc khác. Lãnh đạo sẽ nhận xét về từng mảng công việc, từ đó phTSCĐ huy những ưu điểm và khắc phục những thiếu sót. - Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách: cán bộ văn thư của Liên đoàn được đào tạo một cách bài bản, chính qui và nghiêm túc tại cơ sở đào tạo có chất lượng, có trình độ chuyên môn vững vàng, đã đáp ứng khá tốt yêu cầu của cơ quan. Với ý thức và tinh thần trách nhiệm cao, cán bộ văn thư đã và đang từng bước khắc phục những thiếu sót, những hạn chế về chuyên môn mà các cán bộ chuyên môn vẫn không bị ảnh hưởng từ những năm trước (soạn thảo không đúng thể thức, không đúng qui trình, lưu giữ những văn bản chỉ có chữ ký tươi mà không có con dấu đỏ...) Tình hình nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan có tiến chuyển tốt hơn từ phía các phòng ban trong Liên đoàn. Nhờ có sự tham mưu của cán bộ văn thư, công tác văn thư lưu trữ cơ quan ngày càng được coi trọng và dầu tư thích đáng (cơ sở vật chất trang bị cho phòng lưu trữ). - Tình hình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản: + Thẩm quyền ban hành văn bản: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Liên đoàn đã đạt được những kết quả nhất định. Chủ tịch Liên đoàn có quyền ban hành tất cả các loại văn bản quy định trong quy chế làm việc của cơ quan. Liên đoàn là một tổ chức chính trị -- xã hội, Chủ tịch đã uỷ nhiệm cho Phó chủ tịch thường trực là thủ trưởng cơ quan, điều hành những việc hàng ngày của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan được quyền ký các văn bản: thông tri, chỉ thị, kế hoạch, dự toán quyết toán tài chính, bảo hiểm xã hội, các quyết định, kỷ luật, nâng lương, chỉ công tác tiếp nhận cán bộ từ chuyên viên trở xuống (sau khi đã trao đổi với chủ tịch). Ngoài ra, thẩm quyền ban hành được giao cho trưởng phòng các phòng, ban có quyền ban hành một số loại văn bản. Như thế nội dung các văn bản do các phòng ban trực tiếp ban hành thường phù hợp với tình hình thực tế, qua đó giảm bớt một phần công việc cho đội ngũ lãnh đạo cơ quan. + Về thể thức văn bản: Phần lớn các văn bản do Liên đoàn ban hành đều đảm bảo về mặt nội dung và hình thức. Các cán bộ chuyên viên của các phòng ban sau khi soạn thảo văn bản đều mang đến bộ phận văn thư để cán bộ văn thư kiểm tra thể thức, nếu còn sai sót được sửa chữa ngay. Việc này đã góp phần nâng cao giá trị pháp lý và đảm bảo hiệu lực thi hành của văn bản. + Nhân bản văn bản: Công tác này được quản lý khá chặt chẽ và nghiêm ngặt, Cơ quan có mạng nộ bộ cho nên máy tính các phòng ban được nối với máy chủ ở phòng máy. Có ban tổ chức và ban tài chính có máy in đi kèm máy tính nhưng muốn in tài liệu phải gửi file xuống máy chủ. Sau đó số lượng bản in được đăng ký vào sổ sao in tài liệu tại văn thư. Như vậy số lượng bản in bản chụp được quản lý chặt chẽ. Đây là cơ sở sau mỗi quý, văn phòng sẽ thống kê lượng giấy sử dụng bằng cách so sánh khối lượng giấy nhập và khối lượng giấy đã sử dụng để đề nghị ban Tài chính quyết toán. + Quản lý văn bản đến: Lượng văn bản đi và đến hàng năm của Liên đoàn là tương đương nhau, số lượng văn bản do cơ quan ban hành khá lớn. Số lượng văn bản đi đến năm sau nhiều hơn năm trước. Đặt ra yêu cầu khá cao cho cán bộ văn thư trong việc quản lý văn bản. Công văn đi và đến đều được đăng ký vào máy tính. Đó là ưu điểm lớn trong công tác quản lý văn bản. Nó đảm bảo chính xác, khoa học và nhanh chóng, hạn chế được thiếu sót. Việc lưu giữ tra tìm thông tin nhanh gọn và kịp thời. Hiện nay Liên đoàn vẫn đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản do Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam xây dựng và sử dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống công đoàn Việt Nam. Cuối giờ làm việc trong ngày văn thư kiểm tra tổng hợp lại những công văn đã giải quyết trong ngày và in danh sách công văn đi đến đã được đăng ký trong ngày. Bản danh sách đó xếp theo thứ tự từ ngày đầu năm đến cuối năm. Cuối năm văn thư đóng thành quyển công văn đi, đến trong năm đó. Hàng tháng văn thư thống kê, tổng hợp những văn bản đi, đến và chuyển giao đầy đủ những tập công văn đi, đến được lưu ở văn thư cơ quan. Tạo điều kiện cho việc nộp lưu vào lưu trữ chủ động và thuận tiện hơn. + Quản lý con dấu: Văn thư cơ quan quản lý và sử dụng con dấu khá chặt chẽ và nghiêm chỉnh theo đúng quy định của Nhà nước và cơ quan. Dấu có tủ đựng có khoá chỉ văn thư mới được giữ và đóng dấu. * Áp dụng công nghệ thông t