Báo cáo Đặc điểm công tác kế toán tại công ty Hà Nội Chinghai

ctric Works Co.Ltd.) đầu tư vào Việt Nam theo luật đầu tư nước ngoài, giấy phép đầu tư số 89/GP do Uỷ ban nhà nước về hợp tác và đầu tư (nay là Bộ kế hoạch và đầu tư) cấp ngày 18/06/1990 với thời hạn hoạt động là 10 năm. Ngay sau khi được cấp phép đầu tư thì Chinghai Đài Loan đã tiến hành đầu tư vào Việt Nam, thành lập công ty Hà Nội Chinghai (Hanoi Chinghai Electric Works Co.Ltd). Số vốn pháp định trong giấy cấp phép là 1 triệu USD. Theo giấy phép đầu tư số 89/GP thì nhiệm vụ của công ty là sản xuất các loại quạt điện và 98% sản phẩm phải xuất khẩu ra nước ngoài, thời gian hoạt động của công ty là 10 năm. Trong những năm đầu hoạt động, do có những khó khăn nhất định về thị trường cũng như các yếu tố khác cho nên công ty sản xuất một cách cầm chừng, 1 năm chỉ sản xuất 3 tháng, thời gian còn lại công nhân không có việc. Do vậy, đời sống của người lao động gặp rất nhiều khó khăn. Giai đoạn này hoạt động chính của công ty là nhập linh kiện quạt từ Đài Loan, tiến hành lắp ráp và xuất trở lại Đài Loan. Và đây là giai đoạn mà phía Đài Loan đầu tư rất ít vào các máy móc thiết bị. Dây chuyền công nghệ của công ty là 1 dây chuyền lắp ráp quạt, lao động thủ công là chủ yếu. Hoạt động đến năm 1993, công ty Hà Nội Chinghai được Uỷ ban nhà nước về hợp tác và đầu tư cấp giấy phép điều chỉnh số 89/GPĐC1 ngày 15/12/1993 cho phép bổ sung tăng thêm vốn đầu tư lên 2,5 triệu USD, tăng 1,5 triệu USD so với giấy phép cũ. Để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, đòi hỏi công ty phải tăng vốn hoạt động, đầu tư nhiều hơn nữa vào máy móc thiết bị hiện đại, nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm. Với sự cho phép tại giấy phép điều chỉnh số 89/GPĐC1, Hà Nội Chinghai đã tiến hành nhập máy móc thiết bị, chuyển hoạt động của công ty từ chủ yếu là lắp ráp sang sản xuất quạt hoàn chỉnh. Và bắt đầu từ đây, công ty phát triển không ngừng, việc làm của người lao động tương đối ổn định, thu nhập được tăng lên. Để đáp ứng với sự phát triển của công ty, Ban giám đốc công ty quyết định chuyển trụ sở chính của công ty từ số 9- Phố Lạc Trung về 780- Minh Khai - Quận Hai Bà Trưng. Đến năm 1995, Hà Nội Chinghai lại được Uỷ ban nhà nước về hợp tác và đầu tư cho phép bổ sung chức năng và nhiệm vụ: sản xuất và xuất khẩu động cơ và chi tiết quạt điện, 50% số sản phẩm phải xuất khẩu tại giấy phép điều chỉnh số 89/GPĐC2 ngày 08/04/1995. Với sự cho phép điều chỉnh trên, công ty có điều kiện mở rộng thị trường, đa dạng hoá sản phẩm, từ chỉ sản xuất quạt điện nguyên chiếc sang sản xuất và bán cả linh kiện, động cơ quạt điện và với nhiều loại khác nhau: quạt đứng, quạt bàn, quạt trần, quạt tường, quạt công nghiệp… với các kích cỡ khác nhau. Sang năm 1998, công ty Hà Nội Chinghai lại được Bộ Kế hoạch và đầu tư cấp giấy phép điều chỉnh số 89/GPĐC3 ngày 29/08/1998 về việc điều chỉnh thời hạn hoạt động của công ty là 30 năm kể từ năm 1990 và sau thời hạn trên, công ty chuyển không bồi hoàn toàn bộ tài sản của công ty của công ty cho một tổ chức kinh tế Việt Nam do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội chỉ định. Vì vậy, trong năm 1998 và năm 1999 công ty Chinghai Đài Loan đã đầu tư thêm vốn vào Hà Nội Chinghai, tạo điều kiện cho công ty phát triển trong những năm tới. II- Chức năng và nhiệm vụ của công ty Hà Nội Chinghai Chức năng và nhiệm vụ của công ty Hà Nội Chinghai được quy định trong giấy phép đầu tư 89/GP và các giấy phép điều chỉnh 89/GPĐC1, 89/GPĐC2, 89/GPĐC3, trong đó quy định phạm vi giới hạn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 1- Chức năng của công ty Hà Nội Chinghai. Chức năng của công Hà Nội Chinghai gồm: - Sản xuất và kinh doanh các loại quạt điện: quạt dân dụng, quạt công nghiệp. - Sản xuất và kinh doanh các loại linh kiện quạt điện. - Sản xuất và kinh doanh các loại động cơ quạt điện. 2- Nhiệm vụ của công ty Hà Nội Chinghai. - Thực hiện kinh doanh đúng với nghành nghề, các quy định trong giấy phép đầu tư. - Tiến hành kinh doanh theo pháp luật Việt Nam. - Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ, kịp thời các khoản phải nộp cho nhà nước. - Thực hiện chế độ báo cáo kế toán thống kê, báo cáo định kỳ, chế độ kiểm toán theo quy định của nhà nước và chịu trách nhiệm về tính trung thực hợp lý của các báo cáo. - Chịu sự thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. III- Tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh tại công ty Hà Nội Chinghai qua một số năm. Có thể thấy rằng, trong những năm qua công ty Hà Nội Chinghai đã phát triển ổn định không ngừng, đời sống của người lao động từng bước được cải thiện và nâng cao. Công ty luôn thực hiện đầy đủ kịp thời các khoản nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước, và các khoản này năm sau đều cao hơn năm trước. Sau đây là một số chỉ tiêu về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty qua một số năm: TT Chỉ tiêu Năm 1997 Năm 1998 Năm1999 Năm 2000 1 Doanh thu 40.161.253.763 44.392.812.378 46.918.425.557 52.052.430.948 2 LN sau thuế 3.536.782.285 3.632.908.523 3.489.163.585 3.932.561.323 3 Tổng quỹ lương 1.792.537.322 1.926.406.852 2.007.245.301 2.113.492.073 4 Số lao động bình quân 223 235 238 247 5 Thu nhập bq người/tháng 669.857 683.123 702.817 713.054 6 Nguồn vốn kinh doanh 9.016.892.340 10.750.285.487 11.261.177.053 12.731.802.961 7 Tổng tài sản 30.076.393.521 35.937.136.079 41.523.082.675 47.125.376.089 8 Số thuế nộp cho nhà nước 3.795.675.641 3.986.064.872 4.605.241.903 4.932.703.501 Qua số liệu trên cho thấy tỷ lệ tăng trưởng của công ty rất ổn định. Doanh thu năm 1998 so với năm 1997 tăng 10,54%, lợi nhuận tăng 2,72%. Như vậy doanh thu tuy tăng ở tỷ lệ cao còn lợi nhuận tăng lên ở một tỷ lệ thấp hơn. Còn năm 1999 doanh thu tăng 5,69% nhưng trong lúc đó lợi nhuận lại giảm 3,957%. Điều này là do sang năm 1999 công ty bắt đầu chuyển sang áp dụng luật thuế giá trị gia tăng. Trước đó, với mặt hàng quạt điện thì thuế suất doanh thu là 2%, trong lúc đó thuế suất thuế giá trị gia tăng là 10%. Điều này có thể thấy số thuế nộp cho nhà nước: năm 1998 so với 1997 tăng 5,02%, năm 1999 so với 1998 tăng 15,53%. Sang năm 2000, doanh thu của công ty vẫn tiếp tục gia tăng, tăng 10,94% so với năm 1998 và lợi nhuận tăng 12,7%. Như vậy tỷ lệ tăng của lợi nhuận thuần năm 2000 cao hơn các năm trước đó và cao hơn cả tỷ lệ tăng doanh thu. Qua số liệu trên cũng cho ta thấy tổng tài sản qua các năm biến động như sau: Năm Tổng tài sản Chênh lệch so với năm trước +/- % Năm 1997 30.076.393.521 - - Năm 1998 35.937.136.079 5.860.742.558 19,49% Năm 1999 41.523.082.675 5.585.946.596 15,54% Năm 2000 47.125.376.089 5.602.293.414 13,49% Qua đó cho thấy quy mô tổng tài sản của công ty Hà Nội Chinghai tăng tương đối lớn qua các năm. Điều này chủ yếu là do số lợi nhuận qua các năm đều chưa phân phối, chưa chuyển về nước. Ngoài ra hàng năm, công Chinghai Đài Loan tiếp tục đầu tư thêm vốn vào Hà Nội Chinghai dưới dạng máy móc thiết bị và khuôn, công cụ dụng cụ. Tuy vậy, công ty Chinghai Đài Loan vẫn chưa đầu tư đủ số vốn cấp phép. Năm 1997 đạt 32,72%; năm 1998 đạt 37,77%; năm 1999 đạt 39,24%, và năm 2000 đạt 43,28% so với tổng vốn cấp phép tổng vốn cấp phép. Đặc điểm khác của công ty Hà Nội Chinghai là sản xuất và tiêu thụ của công ty có tính chất thời vụ vì sản phẩm quạt chủ yếu được tiêu thụ vào mùa hè. Do đó, trong số lao động của doanh nghiệp có khoảng 160 lao động là hợp đồng dài hạn, số còn lại là lao động thời vụ. Mỗi năm, số lao động này làm việc chủ yếu từ tháng 12 đến tháng 6. Qua bảng số liệu trên cũng cho ta thấy số lao động bình quân của công ty thay đổi qua các năm. Sự thay đổi đó tuỳ thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một đặc điểm nữa của công ty Hà Nội Chinghai là sản phẩm của công ty chủ yếu xuất khẩu. Một số thị trường nước ngoài của công ty như: Đài Loan, Venezuela, Hồng Kông. Có thể thấy tỷ trọng xuất khẩu trong tổng doanh thu của năm 2000 như sau (ngoài thuế giá trị gia tăng): Chỉ tiêu Tổng số Doanh thu xuất khẩu % Dthu XK Doanh thu trong nước % Dthu TN Doanh thu 52.052.430.948 28.628.837.948 55% 23.423.593.000 45% Qua đó cho thấy thị trường nước ngoài đóng vai trò quan trọng đối với việc tiêu thụ sản phẩm của công ty cũng như sự đóng góp của công ty Hà Nội Chinghai vào chiến lược xuất khẩu của Việt Nam. IV- Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất tại công ty Hà Nội Chinghai. 1- Đặc điểm quy trình công nghệ. Như ta đã biết, trong các doanh nghiệp công nghiệp thì qui trình công nghệ, tổ chức sản xuất là yếu tố ảnh hưởng lớn tới tổ chức quản lý nói chung và tổ chức công tác kế toán nói riêng. Vì vậy, để xem xét bộ máy tổ chức quản lý của công ty Hà Nội Chinghai ta phải xem xét tới đặc điểm quy trình công nghệ, từ đó mới đánh giá được sự phù hợp hay không của bộ máy quản lý Công ty Hà Nội Chinghai là một công ty quy mô nhỏ, chuyên sản xuất và lắp ráp các loại quạt điện, linh kiện quạt điện và động cơ quạt. Quy trình công nghệ sản xuất của công ty là một chu trình khép kín từ khi đưa nguyên vật liệu vào chế biến tới khi nhập kho thành phẩm. Kiểm tra chất lượng Thành phẩm nhập kho Lắp ráp Sản xuất Vật tư Do quy trình công nghệ khép kín cho nên công ty có điều kiện chu chuyển vốn nhanh, tiết kiệm tài sản lưu động, từ đó tăng doanh thu và lợi nhuận. 2- Đặc điểm hệ thống tổ chức quản lý và tổ chắc sản xuất tại Công ty Hà Nội Chinghai. Căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ cũng như quy mô sản xuất kinh doanh, Công ty Hà Nội Chinghai đã tổ chức bộ máy quản lý một cách gọn nhẹ, theo kiểu trực tuyến. Đứng đầu công ty là giám đốc công ty, dưới là một hệ thống các bộ phận và hai phân xưởng. ở đây không tổ chức ra các phòng ban mà là các bộ phận phụ trách các mảng công việc khác nhau. Có 4 bộ phận là: - Bộ phận kế toán: Có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý các vấn đề về tài chính, theo dõi hoạt động tài chính của công ty dưới dạng tiền tệ, hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng ngày ở công ty bằng việc hạch toán các khoản thu mua, nhập xuất vật liệu, chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh, thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan thuế, theo dõi sự vận động của tài sản và nguồn hình thành nên tài sản…Ngoài ra bộ phận kế toán còn có chức năng bán hàng. - Bộ phận xuất nhập khẩu: là bộ phận giúp giám đốc trong việc xuất nhập khẩu: lập kế hoạch xuất nhập khẩu, ký kết hợp đồng kinh tế, tìm nguồn hàng cũng như khách hàng nước ngoài, làm các thủ tục xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan, thuế, kiểm tra nguồn hàng… - Bộ phận hành chính, tổ chức: có nhiệm vụ tuyển dụng, bố trí, đào tạo lao động cũng như quản lý, đề xuất các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với người lao động. Tổ chức quản lý văn thư, tiếp đón khách, bảo vệ công ty. - Bộ phận kỹ thuật: có nhiệm vụ theo dõi, quản lý kỹ thuật của quy trình công nghệ, bảo đảm chất lượng sản phẩm, lắp đặt và sửa chữa thiết bị cũng như đưa ra kế hoạch mua sắm thiết bị mới. Các bộ phận trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Sau khi dựa vào các đơn đặt hàng cũng như khả năng tiêu thụ ở các thị trường trong nước và xuất khẩu giám đốc công ty lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo. Các bộ phận căn cứ vào các kế hoạch đó để có kế hoạch làm việc cụ thể của bộ phận mình. Với một kế hoạch nào đó thì bộ phận kế toán phải tính toán cân đối nguồn tài chính, có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu…; bộ phận xuất nhập khẩu lại phải tìm nguồn nguyên liệu để ký kết các hợp đồng cung ứng, lập kế hoạch trong công tác xuất nhập khẩu..; bộ phận nhân sự, hành chính có kế hoạch tuyển dụng, bố trí đào tạo lao động…; còn bộ phận kỹ thuật có kế hoạch mua sắm, sữa chữa…máy móc thiết bị. Các bộ phận này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Bộ phận kỹ thuật đưa ra tiêu chuẩn của lao động đối với từng vị trí công việc từ đó bộ phận nhân sự hành chính có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo lao động…Khi có sự tuyển dụng, sa thải… thì bộ phận nhân sự có trách nhiệm chuyển các quyết định đó sang phòng kế toán để phòng kế toán có cơ sở cho việc tính lương và các khoản khác, phân bổ cho các đối tượng chịu phí. Các chứng từ về xuất nhập khẩu sau khi hoàn thành đều phải chuyển về bộ phận kế toán để phản ánh vào các sổ sách có liên quan… Tuy vậy, các bộ phận này đều chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty, tham mưu cho giám đốc trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến các vấn đề mà bộ phận mình phụ trách. Công ty có hai phân xưởng sản xuất là phân xưởng lắp ráp và phân xưởng cơ khí. - Phân xưởng cơ khí: có nhiệm vụ tạo ra các sản phẩm cơ khí về quạt. Nó gồm có các tổ sau: ã Tổ đúc chi tiết: đúc các chi tiết quạt. ãTổ ta ro chi tiết. ãTổ tiện trục động cơ. ãTổ đột dập chi tiết. Sau khi các chi tiết được hoàn thành ở phân xưởng cơ khí thì được chuyển sang phân xưởng lắp ráp. - Phân xưởng lắp ráp: nhận các bộ phận, các chi tiết từ phân xưởng cơ khí tiến hành lắp ráp thành động cơ quạt hay quạt hoàn chỉnh. Trước khi đóng gói nhập kho thì các sản phẩm được qua bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS) để kiểm tra chất lượng của sản phẩm. Phân xưởng lắp ráp có các tổ sau: ãTổ lắp ráp động cơ. ãTổ cuốn bin động cơ. ãTổ ra dây động cơ. ãTổ ép bạc. ãTổ sơn hàn lưới. Hệ thống tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất có thể được biểu diễn qua sơ đồ sau: Tổ đúc chi tiết Giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận hành chính, tổ chức Bộ phận kỹ thuật Phân xưởng cơ khí Phân xưởng lắp ráp Tổ đúc chi tiết Tổ tiện trục động cơ Tổ đột dập chi tiết Tổ lắp ráp động cơ Tổ ra dây động cơ Tổ ép bạc Tổ sơn hàn lưới Tổ rato chi tiết Tổ cuốn bin động cơ Với bộ máy quản lý gọn nhẹ như trên đã làm việc một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí, phù hợp với quy mô hiện tại của công ty cũng như đặc điểm riêng có của một doanh nghiệp sản xuất quạt và động cơ quạt điện. 3- Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2001 và những năm sau đó. Để duy trì sự phát triển liên tục của công ty trong những năm tới, công ty đã xúc tiến mở rộng thị trường trong nước, tìm kiếm bạn hàng mới, giữ khách hàng cũ. Và không chỉ đối với thị trường trong nước, công ty cũng nỗ lực tìm kiếm các thị trường mới ở ngoài nước, củng cố và mở rộng các thị trường truyền thống như Đài Loan, Hồng Kông, Venezuela. Trên cơ sở đánh giá các nguồn lực hiện có, phân tích các yếu tố chủ quan cũng như khách quan một cách khoa học, công ty Hà Nội Chinghai đã đưa ra kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình trong năm 2001 như sau: TT Chỉ tiêu Đơn vị Kế hoạch 1 Tổng doanh thu (ngoài thuế GTGT) Đồng 58.000.000.000 2 Lợi nhuận sau thuế Đồng 4.000.000.000 3 Thu nhập bq người/tháng Đồng 730.000 Việc đặt ra kế hoạch trên với mục đích cụ thể hoá các chỉ tiêu, là các đích để công ty cần phấn đấu để đạt tới, cũng như là cơ sở để cho các bộ phận đưa ra kế hoạch của bộ phận mình nhằm đạt được mục tiêu đó. Trong những năm sắp tới, qua những thăm dò nghiên cứu của công ty cho thấy khả năng phát triển của công ty là rất khả quan. Công ty có thể mở rộng hơn nữa ra thị trường nước ngoài, và cũng như vậy, đối với thị trường tiiêu thụ trong nước cũng có thể được mở rộng, đặc biệt là thị trường phía nam, một thị trường mà trong thời gian qua công ty còn chưa có điều kiện thâm nhập. Do đó, để nắm bắt được cơ hội, mở rộng sản xuất, chiếm lĩnh được thị trường, công ty đã có kế hoạch nhập máy móc thiết bị, đa dạng hoá chủng loại, mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm. Phần II- Đặc điểm công tác kế toán tại công ty Hà Nội Chinghai. I- Tổ chức bộ máy kế toán. Như đã nói ở trên, công ty Hà Nội Chinghai là một doanh nghiệp loại nhỏ, tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, tập trung và cũng như vậy, bộ máy kế toán của công ty là một bộ phận gồm hai kế toán, có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý về tài chính, theo dõi hoạt động tài chính của công ty dưới hình thái tiền tệ, hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, thực hiện các chế độ về kế toán và thống kê. Ngoài ra bộ phận kế toán còn trực tiếp bán hàng cho khách hàng. Hai kế toán trong công ty, trong đó một người là kế toán trưởng, đã đảm nhiệm toàn bộ các công việc của các phần hành kế toán. ở các bộ phận khác, định kỳ chuyển các chứng từ hạch toán ban đầu về bộ phận kế toán của công ty. Khi nhận được các chứng từ hạch toán ban đầu, bộ phận kế toán kiểm tra tính đúng đắn, hợp pháp của các chứng từ, phân loại và hạch toán vào các sổ sách có liên quan. Các công việc của các phần hành được phân công như sau: - Kế toán trưởng chỉ đạo chung và phụ trách phần hành kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp, kế toán tiêu thụ. - Người còn lại phụ trách các phần hành kế toán: kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định, kế toán nguyên vật liệu, kế toán chi phí và giá thành. II- Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Hà Nội Chinghai. Hiện nay, tại Công ty Hà Nội Chinghai đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký - Sổ cái. Đây là hình thức sổ mà công ty đã chọn từ nhiều năm nay. Trong thời gian qua, hình thức sổ này phù hợp với đặc điểm của công ty: Là công ty nhỏ, nghiệp vụ phát sinh không nhiều và trong điều kiện chưa áp dụng kế toán máy. Tại Công ty Hà Nội Chinghai các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày được tập hợp vào các bảng kê chứng từ gốc và vào các sổ thẻ kế toán chi tiết. Đến cuối tháng mới vào Nhật ký - Sổ cái một lần. Trong năm, công ty chỉ lập báo cáo kế toán một lần vào cuối năm. Có thể mô hình hoá trình tự ghi sổ tại Công ty Hà Nội Chinghai như sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng, cuối năm Chú thích: Như vậy, với cách ghi này, công ty không theo dõi được tính liên tục của sự phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tài chính, các nghiệp vụ không phản ánh kịp thời vào Nhật ký - Sổ cái. Các tài khoản mà hiện nay công ty đang sử dụng là TK 111: Tiền mặt tại quỹ. TK 112: Tiền gửi ngân hàng. TK 131: Phải thu khách hàng. TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. TK 138: Phải thu khác. TK 141: Tạm ứng. TK 142: Chi phí chờ phân bổ TK 152: Nguyên vật liệu. TK 153: Công cụ, dụng cụ. TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. TK 155: Thành phẩm. TK 211: Tài sản cố định hữu hình. TK 214: Khấu hao tài sản cố định. TK 331: Phải trả người bán. TK 333: Phải trả nhà nước. TK 334: Phải trả công nhân viên. TK 338: Phải trả, phải nộp khác. TK 411: Nguồn vốn kinh doanh. TK 413: Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ. TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối. TK 511: Doanh thu. TK 521: Chiết khấu bán hàng. TK 531: Hàng bán bị trả lại. TK 532: Giảm giá hàng bán. TK 611: Mua hàng. TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. TK 627: Chi phí sản xuất chung. TK 631: Giá thành sản xuất. TK 632: Giá vốn hàng bán. TK 641: Chi phí bán hàng. TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 711: Thu nhập hoạt động tài chính. TK 721: Thu nhập hoạt động bất thường. TK 811: Chi phí hoạt động tài chính. TK 821: Chi phí hoạt động bất thường. TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. Và cũng như vậy, trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán tài chính tại các phần hành như sau: 1- Đối với phần hành kế toán thanh toán. Sau khi có các chứng từ gốc, kế toán thanh toán lập phiếu thu, phiếu chi. Các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày được kế toán tổng hợp kê vào các bảng kê phiếu thu, phiếu chi, còn kế toán thanh toán căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi vào các sổ chi tiết tiền mặt. Đến cuối tháng kế toán tổng hợp mới tổng hợp các bảng kê phiếu thu, phiếu chi vào Nhật ký - Sổ cái một lần. Cuối kỳ, từ sổ chi tiết tiền mặt lập bảng tổng hợp chi tiết, cùng với số liệu ở Nhật ký - Sổ cái kế toán lập các báo cáo tài chính. Chứng từ (PT, PC) Bảng kê phiếu thu Bảng kê phiếu chi Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (1111,1112,1121, 1122) Sổ quĩ Nhật ký - Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết 2- Đối với phần hành kế toán nguyên vật liệu. Tại Công ty Hà Nội Chinghai, các loại nguyên vật liệu chủ yếu có giá trị nhỏ chiếm số lượng lớn. Mặt khác, các nghiệp vụ nhập xuất lại nhiều, do đó công ty không có điều kiện theo dõi ghi chép từng nghiệp vụ xuất. Vì vậy công ty sử dụng phương pháp hạch toán kiểm kê định kỳ. Khi nguyên vật liệu mua về được đưa tới kho để nhập kho, thủ kho sau khi kiểm hàng và cho nhập kho, ký vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho. Định kỳ 10 ngày, kế toán xuống kho lấy chứng từ về phòng kế toán, căn cứ vào các chứng từ có liên quan vào các bảng kê nhập vật liệu, vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu. Cuối tháng, tổng hợp trên bảng kê nhập vật liệu vào Nhật ký - Sổ cái Cuối kỳ (cuối năm), sau khi kiểm kê số nguyên vật liệu tồn kho thực tế, kế toán vật liệu tính ra số xuất trong kỳ dựa vào đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ, vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu, và vào Nhật ký - Sổ cái. Có thể mô hình hoá bằng sơ đồ sau: Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật liệu Bảng kê nhập nguyên vật liệu Nhật ký - Sổ cái Kiểm kê cuối kỳ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính 3- Phần hành kế toán tài sản cố định. Khi phát sinh nghiệp vụ mua bán, thanh lý tài sản cố định, thì hội đồng bàn giao, hội đồng thanh lý tài sản cố định lập biên bản bàn giao, biên bản thanh lý tài sản cố định. Từ biên bản giao nhận tài sản cố định kế toán lập cho mỗi tài sản cố định một thẻ tài sản cố định, và từ biên bản giao nhận tài sản cố định kế toán vào các sổ chi tiết tài sản cố định theo đơn vị sử dụng và sổ tài sản cố định theo loại tài sản. Từ các bảng kê chứng từ có liên quan, cuối tháng kế toán vào Nhật ký - Sổ cái. Cuối năm tổng hợp vào báo cáo tài chính. Tương tự, căn cứ vào biên bản thanh lý tài sản cố định kế toán phản ánh vào các sổ chi tiết tài sản cố định và chấm dứt theo dõi tài sản cố định đó trên thẻ tài sản cố định. Cuối tháng, sau khi tính ra khấu hao tài sản cố định trong tháng (Bảng tính và phân bổ khấu hao), kế toán phản ánh vào Nhật ký - Sổ cái, các sổ chi tiết chi phí có liên quan, và vào thẻ tài sản cố định. Có thể mô hình hoá phần hành kế toán tài sản cố định như sau: Biên bản bàn giao, biên bản thanh lý tài sản cố định Sổ chi tiết tài sản cố định ở đơn vị sử dụng, loại tài sản Thẻ tài sản cố định Các bảng kê có liên quan Bảng tính và phân bổ khấu hao Nhật ký - Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp tài sản cố định 4- Phần hành kế toán tiền lương. Trên cơ sở các bảng chấm công do các bộ phận cuối tháng gửi lên, kế toán tính ra lương và các khoản trích theo lương, tính các khoản phụ cấp phải trả. Từ đó lấy số liệu, tuỳ theo đối tượng sử dụng mà phân bổ tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương vào bảng phân bổ tiền lương, BHXH…cho các đối tượng chịu phí. Từ đó, vào các sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ bảng tính lương, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán thanh toán lập phiếu chi và mỗi người khi nhận tiền thì ký vào bảng thanh toán tiền lương. Từ các bảng tính lương, phân bổ tiền lương kế toán tổng hợp vào Nhật ký - Sổ cái, từ các bảng kê chứng từ có liên quan vào bên nợ tài khoản 334,338. Có thể mô hình hoá phần hành kế toán tiền lương như sau: Bảng chấm công Bảng tính lương Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng phân bổ tiền lương Bảng thanh toán tiền lương Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Nhật ký - Sổ cái 5- Phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Hàng ngày khi phát sinh các chi phí thì kế toán tập hợp vào các sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, các bảng kê tập hợp chi phí. Sau khi kiểm kê nguyên vật liệu cuối kỳ, kế toán tính ra số xuất trong kỳ. Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh được mở cho từng loại sản phẩm như: động cơ quạt 9'', động cơ quạt 12''..v.v.. Sau khi tập hợp chi phí, cuối kỳ kế toán tiến hành tính giá đơn vị sản phẩm dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành và số lượng sản phẩm dở dang. Các chứng từ có liên quan Bảng kê tập hợp chi phí Nhật ký - Sổ cái Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh (621, 622, 627, 641, 642) 6- Phần hành kế toán bán hàng. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán phản ánh vào sổ bán hàng (chung cho tất cả các sản phẩm) và sổ chi tiết bán hàng (mở cho từng loại sản phẩm). Đồng thời, kế toán mở sổ kế toán chi tiết theo dõi công nợ đối với từng khách hàng. Cuối kỳ, khi xác định được giá vốn hàng bán trong kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ), kế toán vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Từ sổ bán hàng, cuối tháng kế toán tổng hợp tổng cộng và phản ánh vào Nhật ký - Sổ cái (một dòng trên Nhật ký - Sổ cái). Cuối kỳ (cuối năm) khi xác định được giá vốn kế toán phản ánh vào Nhật ký - Sổ cái. Hoá đơn giá trị gia tăng Sổ bán hàng Nhật ký - Sổ cái Sổ chi tiết bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết các khoản phải thu Kết luận Với một cơ cấu tổ chức tổ chức gọn nhẹ cùng với bộ máy kế được tổ chức theo mô hình tập trung đã tạo cho Công ty Hà Nội Chinghai có điều kiện để nâng cao hiệu năng và hiệu quả của quản lý, cung cấp thông tin và ra quyết định kịp thời. Việc áp dụng hình thức nhật ký sổ cái giúp cho công ty đơn giản hoá được công tác kế toán, phù hợp với qui mô của Công ty. Tuy nhiên, việc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh chỉ được ghi vào cuối tháng và chủ yếu được tập hợp vào các bảng kê, do vậy không phản ánh được kịp thời tình