Báo cáo Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của nhà máy thiết bị Bưu điện

mục lục Phần I. Tổng quan về Nhà máy thiết bị Bưu điện I. Lịch sử hình thành và phát triển của Nhà máy II. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy. 1. Đặc điểm quy trình công nghệ. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của nhà máy. Phần II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của nhà máy thiết bị Bưu điện. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. 2. Hình thức tổ chức công tác kế toán. Phần III. Đánh giá tổ chức hạch toán kế toán tại Nhà máy thiết bị Bưu điện. 1. Những thành tựu đạt được. 2. Những tồn tại cần khắc phục. Phần I. tổng quan về Nhà máy thiết bị bưu điện. Nhà máy Thiết bị bưu điện – tên viết tắt POSTEF, Trụ sở chính: 61 Trần Phú – Ba Đình – Hà Nội, là một trong những doanh nghiệp sản xuất độc lập trực thuộc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh phục vụ cho ngành viễn thông, nhà máy đã không ngừng phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành bưu điện. I. Lịch sử hình thành và phát triển của Nhà máy thiết bị Bưu điện. Trong chiến tranh cũng như thời bình vị trí của ngành bưu điện là hết sức quan trọng và cần thiết. Trước yêu cầu bức thiết đặt ra cho ngành bưu điện, năm 1954 Nhà máy Thiết bị Bưu điện ( tên gọi ban đầu là Nhà máy thiết bị truyền thanh ) được thành lập theo quyết định của Tổng cục Bưu điện để sản xuất những sản phẩm phục vụ cho ngành bưu điện và dân dụng. Quá trình phát triển của nhà máy được chia thành 5 giai đoạn: - Từ năm 1954 – 1966: là giai đoạn hình thành nền móng ban đầu của nhà máy. Nhiệm vụ chính là đáp ứng nhu cầu chủ yếu về thông tin liên lạc phục vụ trực tiếp cho công tác thông tin. Sản phẩm chính bao gồm: loa truyền thanh, điện thoại từ thanh và các thiết bị bưu điện thô sơ. - Năm 1967: Công cuộc xây dựng tổ quốc XHCN đang phát triển mạnh mẽ cùng với cuộc chiến đấu giải phòng miền Nam đạt đến đỉnh cao. Để đáp ứng nhu cầu thông tin theo chiều rộng phù hợp với tình hình thời chiến Tổng cục bưu điện quyết định tách nhà máy bưu điện truyền thanh thành 4 nhà máy trực thuộc (đặt tên là nhà máy 1, 2, 3, 4). - Đầu những năm 70: kỹ thuật thông tin bưu điện đã phát triển lên một bước mới, chiến lược đầu tư theo chiều sâu, nâng cấp mạng thông tin phục vụ cho công tác tuyên truyền của Đảng. Trước tình hình đó Tổng cục bưu điện đã sát nhập nhà máy 1, 2, 3 thành một nhà máy thực hiện hạch toán độc lập. Nhiệm vụ được ghi rõ là sản xuất các loại thiết bị dùng về hữu tuyến, vô tuyến, thiết bị truyền thanh và một số thiết bị sản xuất chuyên dùng cho các cơ sở sản xuất ngành, ngoài ra còn có một số sản phẩm dân dụng khác. - Tháng 12 năm 1986: do yêu cầu của Tổng cục bưu điện, nhà máy lại một lần nữa tách ra thành 2 nhà máy đó là Nhà máy Thiết bị Bưu điện và Nhà máy vật liệu từ loa. - Tháng 4 năm 1990: Khi đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường để tăng cường năng lực sản xuất cũng như khả năng cạnh tranh, Tổng cục Bưu điện quyết định sát nhập Nhà máy vật liệu từ loa vào thành nhà máy Thiết bị Bưu điện. Theo quyết định số 202/QĐ-TCBĐ ngày 15/03/1993 do Tổng cục bưu điện ký, số vốn kinh doanh lúc đó của nhà máy là: 20.276.854.154đ. Trong đó: - Vốn cố định là: 8.135.073.887 đồng. - Vốn lưu động là: 12.14.870.267 đồng. Theo cơ cấu nguồn: - Vốn ngân sách cấp: 5.653.356.677 đồng. - Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 14.623.497.477 đồng. Đăng ký kinh doanh số 105985 do Chủ tịch trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 6/5/1993. - Tên doanh nghiệp: Nhà máy thiết bị Bưu điện. - Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp nhà nước. - Hình thức hoạt động: Hạch toán độc lập theo luật doanh nghiệp, là đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam, - Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất thiết bị linh kiện kỹ thuật, thông tin, sản phẩm điện tử tin học, cơ khí v.v... Năm 1996 Nhà máy được thành lập lại theo quyết định 427/TCBC ngày 9/9/1996 trực thuộc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam. Hiện nay Nhà máy có 4 cơ sở: - Cơ sở 1: 61 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội - Cơ sở 2: 63 Nguyễn Huy Tưởng, Thượng Đình, Thanh Xuân, Hà Nội. - Cơ sở 3: Thị trấn Lim, Huyện Tiên Sơn, Tỉnh Bắc Ninh. - Cơ sở 4: Khu công nghiệp Lê Minh Xuân, Thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra nhà máy có văn phòng tại các thành phố lớn như Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh … Đến năm 1997 nhà máy lại tiếp nhận khu kho đồi A02 Lim – Hà Bắc. Từ khi được tiếp nhận đến nay nhà máy không ngừng phát huy mọi khả năng có thể, hệ thống kho tàng được cải tạo tu sửa và đưa vào hoạt động trở thành cơ sở sản xuất thứ 3 của nhà máy. Với khả năng và sự nỗ lực phấn đấu của mình nhà máy Thiết bị Bưu điện đã đạt được những thành tích không nhỏ mà ta sẽ thấy thông qua một số chỉ tiêu được thể hiện trên báo cáo tài chính trong những năm gần đây: STT Chỉ tiêu Đơn vị 1998 1999 2000 2001 2002 1 Doanh thu Tỷ đồng 163 168 169 150 153 2 Lợi nhuận Triệu đồng 4.320 4.510 5.030 5.793 6.110 3 TNBQ1 lao động Nghìn đồng 1.299 1.310 1.348 1.300 1.452 4 Tổng quỹ lương Triệu đồng 7.240 7.074 7.347 7.163 8.230 5 Các khoản phải nộp NS Triệu đồng 8.124 8.254 8.567 7.476 7.619 6 Đầu tư mới Tỷ đồng 20 22 20 20 21 7 Lao động Người 550 540 545 551 586 Tổng tài sản năm 2001 là 118.269.460.000 đ; năm 2002 là 140.882.465.000 đ. Trong đó vốn chủ sở hữu năm 2001 là 46.235.377.000 đ; năm 2002 là 53.458.059.000 đ. Định hướng phát triển 2003 đến 2007: - Đổi mới công nghệ. - Đầu tư chiều sâu. - Tăng sản lượng. - Tăng doanh thu. - Tăng lợi nhuận. - Tăng thu nhập cán bộ công nhân viên. - Tăng các khoản nộp ngân sách. II. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của nhà máy. 1. Đặc điểm quy trình công nghệ. Nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng cũng như thị hiếu của người tiêu dùng, Nhà máy đã tiến hành đa dạng hoá các sản phẩm như: - Các sản phẩm chủ yếu như về sản xuất, lắp ráp điện thoại các loại (máy điện thoại ấn phím, máy điện thoại di động, fax..) uniton có màn hình và không có màn hình, micro, ô chia buồng đàm thoại. - Sản phẩm phục vụ ngành bưu chính như dấu bưu chính, dấu nhật ấn, má in cước, máy xoá tem, cân điện tử chuyên dùng, kìm niêm phong. - Sản phẩm phục vụ sản xuất công nghiệp như: biến thế, khung công tơ ba pha, loa nén và sản phẩm để xuất khẩu: giá để tủ, dao gài IDF, điện thoại A.TAN.T... Cùng với xu thế phát triển của đất nước trong thời kỳ đổi mới và phát triển kinh tế, Nhà máy thiết bị Bưu điện là đơn vị hàng đầu trng sản xuất, cung cấp thiết bị cho ngành Bưu điện Việt nam, một trong những ngành phát triển nhất hiện nay. Hiện này hai loại sản phẩm chính Nhà máy Thiết bị Bưu Điện sản xuất là: -Sản phẩm chế tạo (chủ yếu là cơ khí) như: các loại tủ, hộp đấu dây… -Sản phẩm lắp ráp như: điện thoại, bảo an, block … Sản phẩm sản xuất ra gồm nhiều loại dẫn đến quy trình công nghệ cũng rất phức tạp, qua nhiều bước công việc. Từ khi đưa nguyên vật liệu vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là một quá trình liên tục, khép kín. Đặc điểm quy trình công nghệ của sản xuất sản phẩm tại nhà máy Thiết bị Bưu điện được thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ1 : Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Vật tư Sản xuất Bán thành phẩm Bán thành phẩm mua ngoài Lắp ráp ráp Thành phẩm Nguyên vật liệu từ kho vật tư chuyển đến các phân xưởng (px) sản xuất như: px ép nhựa, px đúc, tổ đột, chế tạo (sơn, hàn)… sản xuất các sản phẩm cơ khí sau đó chuyển sang kho bán thành phẩm (nếu là sản phẩm đơn giản như các loại bảo an, block…thì sau khâu này trở thành sản phẩm hoàn chỉnh chuyển thẳng đến kho thành phẩm), rồi chuyển đến px lắp ráp để hoàn chỉnh các sản phẩm nhập kho. Trong suốt quá trình sản xuất đều có việc kiểm tra chất lượng (KCS). Trong tất cả các sản phẩm nhà máy sản xuất thì sản phẩm tủ đấu dây là sản phẩm chủ yếu. Vì vậy chúng ta xem xét quy trình công nghệ sản xuất tủ đấu dây: Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất tủ đấu dây Phiến Px9 cài lam Px6 ép Nhựa Tủ đấu dây Px bưu chính lắp Px2 đột dập, sơn, hàn Px1 chế tạo khuôn Vỏ tủ Tôn .. Nhà máy nhập sắt, tôn, inox, nhựa, lam… để sản xuất tủ đấu dây. Sau khi nhập kho NVL đó vào kho vật tư sẽ làm phiếu xuất cho các phân xưởng cụ thể: - Nhựa được đưa xuống px6 ép thành vỏ phiến đấu dây. Sau đó được đưa xuống px9 cài lam chống sét hoàn chỉnh thành phiến đấu nối. -Tôn, inox xuất xuống px1 để tạo khuôn, sau đó được đưa xuống px2 để đột dập, hàn, sơn chế tạo thành vỏ tủ. - Phiến đấu nối và vỏ tủ đấu dây được nhập vào kho bán thành phẩm. Từ kho bán thành phẩm làm phiếu xuất cho px bưu chính lắp ráp thành tủ đấu dây hoàn chỉnh. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của DN. Số lượng lao động hiện nay của nhà máy là hơn 500 người, hầu hết là được đào tạo qua Trường Vô tuyến Viễn thông và các trường dạy nghề khác, lao động giản đơn rất ít và hầu như không có, đội ngũ cán bộ quản lý là kỹ sư vô tuyến điện tử, tin học. Hiện nay nhà máy có nhiều dây chuyền sản xuất với máy móc thiết bị hiện đại đòi hỏi người lao động có trình độ cao. Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất cao, thuận tiện cho việc hạch toán, toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Nhà máy được sắp xếp thành các phòng ban và 13 phân xưởng. Giữa các phòng ban, phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, ban Giám đốc đưa ra các quyết định quản lý vĩ mô chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của nhà máy. Ban giám đốc gồm có: Một giám đốc và hai phó giám đốc. + Giám đốc: là đại diện pháp nhân của nhà máy, chịu trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt động của nhà máy, là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy, có nghĩa vụ đối với Nhà nước trong quản lý tài sản, tránh thất thoát tài sản. + Hai phó giám đốc: 1 Phó giám đốc phụ trách sản xuất và 1 Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật trợ lý giúp việc cho giám đốc, theo dõi và điều hành các công việc dựa trên các quyền quyết định cụ thể. ã Các phòng ban: Hệ thống quản lý thông qua các phòng ban phân xưởng bao gồm: + Phòng đầu tư phát triển; Phòng kinh doanh điện thoại: Xây dựng kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn. Nghiên cứu thị trường và khách hàng, nghiên cứu đầu tư bổ xung các phương án công nghệ. Đưa ra các kế hoạch mặt hàng đầu tư các sản phẩm mới thích ứng với nhu cầu người tiêu dùng. + Phòng Kỹ thuật: nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, xây dựng các sản phẩm đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật, theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ, theo dõi lắp đặt sửa chữa thiết bị, đưa ra các dự án mua sắm thiết bị mới. + Phòng Công nghệ: Xây dựng định mức công nghệ cho từng sản phẩm, nghiên cứu qui trình công nghệ của từng loại sản phẩm sao cho thích hợp. + Phòng Kế toán Thống kê: Có nhiệm vụ là giám đốc về tài chính, theo dõi mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp dưới hình thái tiền tệ. Hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày ở nhà máy thông qua hạch toán các khoản thu – mua, nhập – xuất nguyên vật liệu, hàng hoá, các chi phí phát sinh, doanh thu của nhà máy, xây dựng kết quả kinh doanh, thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan thuế... Đồng thời theo dõ cơ cấu vốn và nguồn hình thành nên tài sản của Nhà máy. Qua ghi chép phân tích và đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lên kế hoạch lập dự phòng, tính khấu hao... từ đó giải trình và bảo vệ số liệu trước cơ quan chủ quản và các đơn vị quản lý cấp trên. Soạn thảo các văn bản các quy chế về tình hình thực hiện kế hoạch tài chính của doanh nghiệp đối với từng chi nhánh. Giúp lãnh đạo nắm chắc thông tin để điều hành và quản lý doanh nghiệp. + Phòng vật tư: Có nhiệm vụ mua sắm vật tư, cung cấp nguyên vật liệu và bán thành phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở các định mức vật tư đã được xây dựng, nghiên cứu giá cả, làm hợp đồng mua sắm vật tư theo yêu cầu của quá trình sản xuất và kinh doanh. + Phòng Tổ chức: nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong nhà máy, thực hiện ký kết hợp đồng với người lao động, theo dõi lập kế hoạch bảo hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong nhà máy. + Phòng Điều độ sản xuất: Thực hiện tổ chức sản xuất, dưới sự giám sát của phó giám đốc sản xuất, phân phối điều hành công việc tới từng phân xưởng sao cho hợp lý, thích hợp với từng đặc điểm loại hình phân xưởng. + Phòng Lao động tiền lương: Tập hợp sổ lương cho từng cá nhân, xây dựng các đơn giá tiền lương cho từng sản phẩm dựa trên định mức công nghệ của sản phẩm đó, điều động lao động trong nội bộ theo yêu cầu của lãnh đạo và của công việc. + Các tổ chế thử: Thực hiện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và phó giám đốc, có nhiệm vụ chế tạo sản xuất các loại sản phẩm mới được thử nghiệm. Trên cơ sở đó để nghiên cứu xây dựng các định mức cho phù hợp. Từ đó mới có thể tiến hành sản xuất hàng loạt. + Phòng Kế hoạch kinh doanh: đây là phòng Tổng hợp tại cơ sở 2 (63 Nguyễn Huy Tưởng) . Có nhiệm vụ quản lý và chỉ đạo sản xuất các phân xưởng, theo dõi đôn đốc tiến độ cung ứng vật tư, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, phụ tùng thay thế, sửa chữa đáp ứng yêu cầu kế hoạch, xác định các vấn đền mất cân đối và phát sinh trong sản xuất để có những đề xuất khôi phục kịp thời ở tại cơ sở này dưới sự điều hành của ban giám đốc. + Phòng Marketing: Tổ chức tiêu thụ sản phẩm, tiếp xúc với khách hàng, thăm dò nghiên cứu thị trường, đề ra kế hoạch sản xuất để đáp ứng theo đúng yêu cầu của thị trường. + Phòng KCS: Kiểm tra, theo dõi chất lượng sản phẩm. + Trung tâm bảo hành sản phẩm: Tổ chức việc bảo hành sản phẩm, tổ chức bán lẻ và giải quyết những thắc mắc của khách hàng về lắp đặt và sử dụng sản phẩm. Tổ chức thống kê tình hình sản phẩm hỏng trên thị trường, đánh giá nguyên nhân hỏng và báo cáo định kỳ về phòng kỹ thuật sửa chữa và phó giám đốc phụ trách kỹ thuật. Các chi nhánh tiêu thụ: Gồm 3 chi nhánh tại 3 miền đất nước Bắc -Trung - Nam tiêu thụ các sản phẩm sản xuất, góp phần vào doanh thu của nhà máy. Các phân xưởng sản xuất: Nhà máy có 14 phân xưởng, có quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một dây chuyền khép kín và sản xuất hàng loạt hoặc đơn chiếc tuỳ theo thị trường. + Phân xưởng 1 và phân xưởng khuôn mẫu cơ điện: là 2 phân xưởng cơ khí có nhiệm vụ chủ yếu là chế tạo các khuôn mẫu cho các sản phẩm phục vụ cho việc sản xuất của các phân xưởng khác như khuôn cho máy ép tại px6… + Phân xưởng 2: chế tạo các sản phẩm có tính chất cơ khí như cắt kim loại, hàn, đột các chi tiết sản phẩm. + Phân xưởng 3: nằm tại cơ sở 2 sản xuất nam châm, ngoài ra còn lắp ráp các sản phẩm khác. + Phân xưởng 4: phân xưởng cơ khí lớn nhất ở cơ sở 2 có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm cơ khí, và các sản phẩm ở đây hầu hết được tiến hành từ khâu đầu đến khâu cuối của 1 sản phẩm. + Phân xưởng 5: phân xưởng đúc áp lực. + Phân xưởng 6, phân xưởng nhựa 2: hai phân xưởng sản xuất các sản phẩm nhựa như dây bưu chính, vỏ tủ nhựa, vỏ máy điện thoại . . . + Phân xưởng 7: là phân xưởng điện thoại, có nhiệm vụ sản xuất kiểm tra lắp ráp các sản phẩm điện thoại. + Phân xưởng 8: phân xưởng sản xuất lắp ráp loa, tăng âm. + Phân xưởng 9: lắp ráp các bán thành phẩm từ các khâu sẩn xuất khác. + Phân xưởng Bưu chính: phân xưởng sản xuất các sản phẩm bưu chính như: dấu bưu chính, kìm bưu chính, phôi niêm phong. + Phân xưởng PVC cứng: sản xuất ống nhựa luồn cáp, ống sóng. + Phân xưởngPVC mềm: sản xuất ống nhựa phục vụ cho dân dụng. Tổ quản lý cơ sở SX tại Lim Hà bắc. Tổ chế thử sản phẩm. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất có thể phác họa qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3 : Tổ chức hoạt động kinh doanh GIáM ĐốC Phó GIáM ĐốC đảng uỷ Các phân xưởng Các phòng ban Px1, khuôn mẫu Px 2 Px 3 Px 4 Px 5 Px pvcmềm Px pvc cứng Px bưu chính Px9 Px8 Px7 Px 6 Phần ii. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán. 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của nhà máy có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của nhà máy, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để đánh giá, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, đề ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất. Vì vậy nhiệm vụ chính của bộ máy kế toán là ghi chép thông tin kế toán và chuẩn bị các báo cáo tài chính cho người quản lý. Phòng kế toán thống kê của Nhà máy có 9 người đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau, gồm có: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: chỉ đạo tất cả các bộ phận kế toán về mặt nghiệp vụ và ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kế toán, chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp. -Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp. Kế toán tổng hợp của Nhà máy đảm nhận công việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm, đến kỳ lập các báo cáo quyết toán. -Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán thu chi : Tổ chức theo dõi, phản ánh số hiện có và tình hình biến động tài sản cố định của Nhà máy qua các chỉ tiêu giá trị ( nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại) và chỉ tiêu hiện vật ( đối với tài sản cố định hữu hình; Ghi chép thường xuyên việc thu – chi tiền mặt. -Kế toán tiền lương, BHXH, kế toán thanh toán tạm ứng, kế toán nguyên vật liệu, và tổng hợp vật tư: Tính lương trên cơ sở đơn giá lương do phòng lao động tiền lương gửi lên, hạch toán lương, trích bảo hiểm xã hội theo chế độ hiện hành; phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. -Kế toán thành phẩm và tiêu thụ, theo dõi công nợ: Theo dõi các chứng từ và tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm; xác định doanh thu và kết chuyển lỗ, lãi; theo dõi tình hình thanh toán với người bán. -Kế toán thu chi thanh toán với ngân hàng (thủ quỹ): Ghi chép thường xuyên việc thu chi, quan hệ với Ngân hàng về việc vay hoặc gửi Ngân hàng. -Kế toán vật tư, bán thành phẩm, thống kê sản lượng -Kế toán tại cơ sở 2: 2 người. Cơ cấu bộ máy kế toán ở Nhà máy được biểu hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán ở Nhà máy thiết bị Bưu Điện. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Ktoán thu chi, TSCĐ, BHXH K. toán thành phẩm và tiêu thụ K. toán thợp , BTP cơ sở 2 Ktoán ttoán với ngân hàng Ktoán vật tư, lương cơ sở 2 K.toán BTP, thống kê, lương Ktoán tạm ứng, thợp vtư, lương Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ thông tin 2. Hình thức tổ chức công tác kế toán: Nhà máy thiết bị Bưu Điện tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Nhà máy. Theo hình thức tổ chức này, toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán của Nhà máy, ở các bộ phận đơn vị trực thuộc hoặc tại các chi nhánh bán hàng của nhà máy cũng có bộ phận kế toán riêng có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, lên báo cáo quyết toán sau đó gửi về phòng kế toán của Nhà máy. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ hợp nhất báo cáo quyết toán toàn nhà máy. a. Hệ thống tài khoản Nhà máy sử dụng: Sau khi thực hiện sử dụng hệ thống kế toán mới, Nhà máy đã sử dụng hầu hết các tài khoản, cụ thể gồm: - Loại I ( Tài sản lưu động): TK 111, 112, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 161 (chi tiền đề tài). - Loại II ( TSCĐ): TK 211, 214, 228, 241, 242. - Loại III ( Nợ phải trả): TK 311, 331, 315, 333, 335, 336, 338, 341, 342. - Loại IV(Nguồn vốn chủ sở hữu): TK 411, 412, 413, 414, 421,431,441, 461(nguồn kinh phí đề tài được cấp). - Loại V ( Doanh thu) TK 511, 512, 515, 521, 531. - Loại VI (Chi phí sản xuất kinh doanh): TK 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642. - Loại VII ( Thu nhập hoạt động khác): TK 711 - Loại VIII ( Chi phí hoạt động khác): TK 811 - Loại IX ( Xác định kết quả kinh doanh): TK 911 Ngoài ra, còn có TK 007- “ Ngoại tệ các loại” là tài khoản ngoài bảng. b. Hệ thống tổ chức sổ kế toán. Nhà máy thiết bị Bưu Điện đã áp dụng hệ thống kế toán với hình thức Nhật ký chung từ 1-1-1995 đến năm 1997 nhưng từ năm 1998 thì lại chuyển đổi theo hình thức Nhật ký chứng từ. Do Nhà máy có qui mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên việc sử dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ là hợp lý, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Qua thời gian sử dụng hệ thống kế toán mới đã chứng tỏ được tác dụng của mình qua việc thỏa mãn được yêu cầu quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trường, đơn giản, dễ hiểu, minh bạch, công minh, dễ kiểm tra tạo điều kiện dễ dàng cho việc chuyên môn hoá. Hệ thống sổ kế toán của Nhà máycho thông tin trên báo cáo đảm bảo độ tin cậy. Hình thức và các chỉ tiêu trên báo cáo đúng theo chế độ kế toán quy định. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ chưa thực sự thống nhất ( còn sử dụng một số sổ theo hình thức Nhật ký chung). Hình thức sổ kế toán mới từ khi được áp dụng đến nay phòng kế toán có một hệ thống sổ sách kế toán chặt chẽ và liên quan với nhau, có hệ thống từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp rõ ràng, mạch lạc, đảm bảo nguyên tắc chung của hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc được ghi vào sổ nhật ký chuyên dùng (nhật ký tiền mặt, nhật ký tiền gửi, nhật ký tạm ứng, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng…) đồng thời ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng (quí) trên cơ sở số liệu đã ghi trên nhật ký chuyên dùng hay nhật ký đặc biệt lập bảng kê, bảng phân bổ để vào nhật ký chứng từ, vào sổ cái và báo cáo kế toán theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời từ sổ thẻ kế toán chi tiết vào bảng Nhật ký chứng từ và lên bảng tổng hợp chi tiết, và vào báo cáo kế toán. Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán CHứNG Từ GốC Bảng phân bổ Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Nhật ký quỹ Nhật ký chứng từ BảNG TổNG HợP CHI TIếT Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú : Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng, quý. Quan hệ đối chiếu. Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy gồm có: - Sổ Nhật ký chứng từ : có 10 Nhật ký chứng từ được đánh số từ 1 đến 10: + NKCT số 1: Ghi có TK 111 + NKCT số 2: Ghi có TK 112 ...... - Sổ, thẻ kế toán chi tiết để nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể đối với từng loại tài sản, từng loại nghiệp vụ như vật tư, thiết bị, tài sản cố định, phải thu, phải trả khách hàng… - Sổ cái các tài khoản. - Ngoài ra có 11 bảng kê đánh số từ 1 đến 11, bảng phân bổ, bảng theo dõi công nợ… + Bảng kê số 1: Ghi nợ TK 111 + Bảng kê số 2: Ghi nợ TK 112 + Bảng kê số 3: Tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ. + Bảng kê só 4: Tập hợp chi phí theo phân xưởng. + Bảng kê số 5: Tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí xây dựng cơ bản dở dang. + Bảng kê số 6: Theo dõi chi tiết TK 1421 và TK 335 .......... b) Hệ thống báo cáo kế toán: Hiện nay Nhà máy sử 04 báo cáo do Nhà nước quy định: Bảng cân đối kế toán : B01-DN. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: B 02- DN. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: B 03- DN. Thuyết minh báo cáo tài chính: B 09- DN. PHầN III. ĐáNH GIá Tổ CHứC HạCH TOáN Kế TOáN CủA Nhà máy thiết bị bưu điện 1. Những thành tựu đạt được. - Bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ. Do công tác kế toán thực hiện trên máy vi tính nên thông tin kế toán được cập nhật kịp thời, số nhân viên kế toán tinh giản đã tiết kiệm chi phí cho nhà máy. - Nhà máy tổ chức ghi chép kế theo hình thức Nhật kýchứng từ, là hình thức đảm bảo tính tiên tiến, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Nhà máy và phù hợp với điều kiện kế toán trên máy vi tính. - Các báo cáo kế toán tài chính lập kịp thời, đầy đủ đúng chế độ quy định. 2. Những tồn tại trong công tác kế toán. Hiện nay Nhà máy đang vận dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ”. Tuy nhiên, đối với các nhật ký đặc biệt lại được mở như sổ nhật ký chung, cuối kỳ căn cứ vào các sổ nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái. Khi kế toán tổng hợp toàn bộ số liệu trong kỳ hệ thống sổ sách bao gồm các nhật ký đặc biệt (như nhật ký chung). Như vậy, việc vận dụng hệ thống sổ sách kế toán chưa thống nhất.