Báo cáo Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng

n trị chấp thuận. Các phòng ban: Văn phòng: Văn thư, lưu trữ, quản lý các con dấu. Công tác quản trị, mua sắm văn phòng phẩm, in ấn. Công tác tạp vụ, y tế. Công tác thi đua, tuyên truyền. Công tác giao dịch, đối ngoại. Bảo vệ an ninh chính trị, tài sản của công ty, phòng cháy chữa cháy. Phòng quản lý tiêu thụ: Tổ chức, quản lý điều hành các trung tâm, các đại lý các cửa hàng bán lẻ xi măng hoạt động theo đúng quy chế của Tổng Công ty xi măng Việt Nam và pháp luật của nhà nước. Hướng dẫn, giám sát các cửa hàng vè mặt nghiệp vụ kinh doanh và việc ký kết hợp đồng đã ký với công ty. Kiểm tra nguồn hàng xi măng cung cấp cho các đại lý, quy chế bán hàng, giá cả của từng thời kỳ theo quy định của công ty ban hành. Kiểm tra về an toàn, vệ sinh, quy cách bảo quản chất lượng xi măng của từng cửa hàng. Kiểm tra sổ sách, hoá đơn chứng từ của từng cửa hàng xuất và sử lý các vi phạm . Phòng quản lý thị trường: Giúp giám đốc nắm bắt được nhu cầu xi măng trên thị trường. Theo dõi tình hình biến động về giá cả mặt hàng xi măng. Kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế trong kinh doanh tiêu thụ xi măng. Phòng kế hoạch: Xây dựng kế hoạch, giao kế hoạch cho từng phòng ban. Lập dự thảo Hợp đồng kinh tế mua, bán xi măng, hợp đồng thuê kho, dự trữ xi măng, thuê phương tiện vận tải và vận chuyển xi măng. Xây dựng chi phí bán hàng. Phòng tổ chức lao động: Phụ trách công tác đào tạo. Phụ trách tuyển dụng nhân sự. Giải quyết chế độ chính sách của Nhà nước cho người lao động. Phụ trách công tác thi đua khen thưởng. Phụ trách thanh tra, pháp chế. Phòng kỹ thuật đầu tư: Thực hiện các dự án, Hợp đồng kinh tế. Phụ trách công tác sửa chữa lớn. Phòng điều độ và quản lý kho: Xây dựng mạng lưới và quản lý kho. Đảm bảo nhập, xuất xi măng được đầy đủ liên tục. Xây dựng định mức dự trữ, đảm bảo dự trữ hợp lý. Thực hiện chế độ báo cáo số liệu chính xác kịp thời. Phòng kế toán- tài chính: Xây dựng giá, phí lưu thông, kế hoạch tài chíng. Chỉ đạo lập chứng từ ban đầu và lập sổ sách hạch toán theo đúng quy định của Nhà nước. Quản lý vốn, tiền hàng và sử dụng vốn có hiệu quả. Chỉ đạo về công nợ và thu hồi công nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Giám sát các chứng từ, chỉ tiêu, đảm bảo đúng chế độ của nhà nước. Thực hiện công tác kế toán tài chính, không bị gián đoạn kinh doanh, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Phối hợp với các phòng ban để xây dựng dự thảo Hợp đồng kinh tế về mưua bán, vận chuyển bốc xếp xi măng. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính hàng năm theo chế độ kế toán của nhà nước. Nắm bắt và áp dụng kịp thời các chế độ, chính sách về kế toán của Nhà nước. Xí nghiệp vận tải: Thực hiện tiệp nhận xi măng từ trạm giao nhận của các công ty sản xuất xi măng tại cảng, tại ga, tại các đầu mối về các kho dự trữ, cửa hàng, đại lý hoặc đến tận chân công trình khi có yêu cầu. 3. Đặc điểm về lao động và tiền lương của Công ty. Cơ cấu lao động của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tính đến 9 tháng đầu năm 2001 như sau: Khối tiêu thụ là 709 người. Khối vận tải là 220 người. Tổng quỹ lương của Công ty là 9 141 830 327 VND. Tiền lương bình quân là 1 096 932 VND/ người/ tháng. Trong đó: Lương bình quân khối kinh doanh xi măng (716 người) là 1184032 VND/ người/ tháng. Lương bình quân xí nghiệp vận tải (210 người) là 799962 VND/người/ tháng. 4. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh của Công ty. 4.1. Đặc điểm về tài sản và nguồn vốn. * Tình hình vốn kinh doanh của Công ty. Nguồn vốn kinh doanh của Công ty được tạo ra từ hai nguồn, đó là do NSNN cấp và do Công ty tự bổ xung. Vốn kinh doanh do Nhà nước cấp vào đầu năm, còn nguồn vốn tự bổ xung được tạo ra từ hoạt động kinh doanh xi măng là chủ yếu, số còn lại là hoạt động vận chuyển thuê, cho thuê kho, các hoạt động dự án...Trong những năm gần đây, vốn kinh doanh của Công ty đã tăng lên đáng kể và được thể hiện qua bảng sau: Tình hình vốn và cơ cấu vốn của Công ty năm 2000, 2001 như sau: Chỉ tiêu Năm 2000 9 tháng đầu năm 2001 Tiền % Tiền % I- Tổng vốn 119677706384 100 133931729599 100 - Vốn cố định 28276803294 24 26319107006 20 - Vốn lưu động 91400903090 76 107612622593 80 II - Cơ cấu vốn 119677706384 100 133931729599 100 - Nợ phải trả 69149252499 58 83457811924 62 - Nguồn vốn CSH 50528453885 42 50473917675 38 Nguồn: Phòng tài chính kế toán. Qua bản trên ta thấy tình hình vốn của Công ty trong 9 tháng đầu năm 2001 tăng so với năm trước là +14254023215 VND (hay tăng +7%). Sự tăng này chủ yếu do vốn lưu động tăng lên (từ 76% lên 80% tổng số vốn), còn vốn cố định giảm (từ 24% xuống còn 20%). Đây là dấu hiệu rất tốt đối với một doanh nghiệp thương mại như Công ty, nó chứng tỏ số vốn lưu động huy động vào hoạt động kinh doanh của Công ty tăng lên đáng kể, hiệu quả sử dụng vốn của Công ty là rất tốt. Trong cơ cấu vốn, nguồn vốn Nợ phải trả có xu hướng tăng lên (từ 58% lên 62%) và nguồn vốn Chủ sở hữu có xu hướng giảm xuống (42% xuống 38%). Điều này cho thấy doanh nghiệp đi chiếm dụng vốn. Doanh nghiệp cần tìm các biện pháp giảm nợ, tăng vốn chủ sở hữu để đảm bảo hoạt động kinh doanh an toàn. * .Đặc điểm tài sản của Công ty. Tình hình tài sản của Công ty 9 tháng đầu năm 2001 so với cùng kỳ năm trước thể hiện qua bảng sau: Nguồn: Phòng tài chính kế toán. Chỉ tiêu 9 tháng đầu năm 2000 9 tháng đầu năm 2001 Số tiền(đ) % Số tiền(đ) % I TSLĐ & ĐTNH 94111075722 78 107612622593 80 - Tiền 57132893985 6249751322 -Phải thu khách hàng 21242296593 22891633170 -Hàng tồn kho 14871110852 21425848758 - TSLĐ khác 864744292 804389343 I TSCĐ & ĐTDH 27682878777 22 26319107006 20 - TSCĐ 26830050578 25184114165 - ĐTTC 525000000 575000000 - XDCB 327828199 559992841 Tổng tài sản 121793954499 100 133931729599 100 Từ kết quả trên cho thấy 9 tháng đầu năm 2001 so với cùng kỳ năm 2000 TSLĐ & ĐTNH tăng lên (từ 78% lên 80%) và TSCĐ & ĐTDH giảm xuống (từ 22% xuống còn 20 %) . Sự tăng của TSLĐ là dấu hiệu rất tốt, chứng tỏ hoạt động kinh doanh của Công ty là hiệu quả. Việc giảm giá trị TSCĐ nhưng sự giảm là không đáng kể. 4.2. Đặc điểm về thị trường của Công ty. Theo sự chỉ đạo của Tổng Công ty xi măng Việt Nam, thị trường hoạt động của công ty rất rộng lớn trên toàn miền Bắc với 6 chi nhánh cung ứng xi măng cho thị trường, trong đó: Chi nhánh Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tại Hà Tây: Cung ứng xi măng trên địa bàn tỉnh Hà Tây. Chi nhánh Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tại Hoà Bình: Cung ứng xi măng trên các địa bàn tỉnh Hoà Bình,Sơn La, Lai Châu. Chi nhánh Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tại Vĩnh Phúc: Cung ứng xi măng trên địa bàn Vĩnh Phúc. Chi nhánh Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tại Phú Thọ: Cung ứng xi măng trên địa bàn các tỉnh Phú Thọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Yên Bái. Chi nhánh Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tại Thái Nguyên: Cung ứng xi măng trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên Lào, Bắc Cạn, Cao Bằng. Chi nhánh Công ty vậtk tư kỹ thuật xi măng tại Lào Cai: Cung ứng xi măng trên địa bàn tỉnh Lào Cai. Trong đó thị trường Hà Nội là chính Hà Nội: Có 5 trung tâm là Giáp Nhị, Gia Lâm, Đông Anh, Cầu Giấy, Vĩnh Tuy cung cấp xi măng trên dại bàn thành phố Hà Nội. Hà Nội là trung tâm văn hoá chính trị lớn của cả nước với dân số trên 4 triệu người, thu nhập bình quân đầu người lớn, mức tiêu thụ xi măng được đánh giá là cao nhất trên cả nước. Những năm vừa qua, cùng với đà phát triển của cả nước, Hà Nội là một trong những nơi thu hút vốn đầu tư nước ngoài lớn nhất cả nước, rất nhiều dự án đã được thực hiện trong những năm qua cho thấy lợi thế hoạt động kinh doanh của công ty là rất lớn, hứa hẹn sự phát triển vượt bậc trong những năm tới. Như vậy thị trường cung ứng xi măng của Công ty là rất rộng, đó là thuận lợi nhưng cũng là thách thức lớn với Công ty trong những năm tới. Việc chiếm lĩnh thị trường là rất khó, nhưng được thị trường chấp nhận là điều khó hơn, Công ty nên tận dụng cơ hội để thúc đẩy việc tiêu thụ xi măng trên thị trường của mình đã có nhằm mang laị hiệu quả kinh doanh cho Công ty. 4.3. Đặc điểm về nguồn hàng và cơ cấu sản phẩm của Công ty. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu hiện nay của Công ty là xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng với các chủng loại rất phong phú và có chất lượng cao, có uy tín trên thị trường như: PC30, PC40. Đây là những nhãn hiệu nổi tiếng trên thị trường Việt Nam. Trước đây khi mới thành lập, công ty chỉ là tổng đại lý cho hai loại xi măng đó là xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn. Sau khi chuyển đổi phương thức kinh doanh công ty được kinh doanh thêm hai mặt hàng là xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng. Với bốn loại mặt hàng xi măng kinh doanh công ty luôn đảm bảo nguồn hàng phong phú và chất lượng. Trong các loại xi măng mà công ty kinh doanh, xi măng Hoàng Thạch chiếm tỷ trọng lớn nhất gần 50%, sau đó là xi măng Bỉm Sơn chiếm tỷ trọng 20%, xi măng Bút Sơn chiếm tỷ trọng 25% còn lại xi măng Hải Phòng 5%. Như vậy trong những năm qua xi măng Hoàng Thạch được người tiêu dùng trong cả nước tín nhiệm nhất và thường được sử dụng trong các công trình trọng điểm của cả nước. Chính vì thế công ty rất quan tâm chú trọng kinh doanh mặt hàng này. Như vậy nguồn hàng kinh doanh của công ty rất phong phú, chất lượng luôn đảm bảo ổn định đã có uy tín từ lâu trên thị trường. Đây cũng là một lợi thế kinh doanh của công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 4.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Tính đến nay công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã có 9 năm hoạt động kinh doanh trên thị trường. Với những biến động của thị trường, Công ty đã gặp không ít khó khăn trên con đường phát triển để tự tạo chỗ đứng trên thương trường. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện trong 3 giai đoạn chính như sau: Giai đoạn 1 ( Trước 1995): Với nhiệm vụ chính là tổ chức lưu thông bán lẻ xi măng trên thị trường Hà Nội. Giai đoạn 2 (Từ 1996- 1998): Với nhiệm vụ chính là làm Tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho công ty xi măng Hoàng Thạch và công ty xi măng Bỉm Sơn. Giai đoạn 3 (Từ 1998- nay): Nhiệu vụ hoạt động kinh doanh chính của Công ty là mang lại lợi nhuận, phương thức hoạt động kinh doanh đổi mới sang phương thức “mua đứt bán đoạn “. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thể hiện qua bảng sau: Năm Chỉ tiêu 1999 2000 9 tháng đầu năm 2001 Sản lượng tiêu thụ (tấn) 649 300 1007 103 716482 Tổng doanh thu (tỷ đồng) 489,973 699,634 498,516 Lợi nhuận (Tỷ đồng) 3,532 7,535 0,87 Nộp NS NN(Tỷ đồng) 7,545 14,044 9,080 Vốn kinh doanh (Tỷ đồng) 35,431 44,167 44,206 Thu nhập bình quân (VND/người/tháng) 1 218 164 1 365 857 1 096 932 Nguồn: Phòng tài chính kế toán. Từ bảng kết quả trên ta thấy, sản lượng xi măng tiêu thụ trong năm 2000và 9 tháng đầu năm 2001 đều tăng so với năm 1999, cụ thể năm 2000 so với năm 1999 tăng là 357803 tấn (hay là tăng 55%), 9 tháng đầu năm 2001 so với năm 1999 tăng 67182 tấn (hay tăng 10%). Tổng doanh thu năm 2000 tăng so với năm 1999 là 209661 tỷ đồng (hay là tăng 42%), nhưng 9 tháng đầu năm 2000 tổng doanh thu là 498,516 tỷ đồng, chỉ tăng so với năm 1999 là 8543 tỷ đồng (tăng 1,7%). Như vậy ta thấy tình hình tiêu thụ xi măng 9 tháng đầu năm 2001 dường như chậm lại, nguyên nhân là do xi măng của cấc đối tác kinh doanh khác (như xi măng liên doanh Nghi Sơn) giá rẻ hơn làm giảm lượng tiêu thụ xi măng. Thu nhập bình quân đầu người năm 2000 tăng so với năm 1999, nhưng sang 9 tháng đầu năm 2001 lại có giảm ít, nhưng vẫn đảm bảo việc làm, thu nhập, ổn định đời sống CB – CNV của công ty . Tuy nhiên với mục tiêu năm 2001, trong quý IV năm 2001 với các biện pháp như: tăng cường công tác lãnh đạo, quản lý và hệ thống mạng lưới bán hàng...Công ty sẽ đạt và vượt kế hoạch đề ra. 5. Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển của Công ty. 5.1. Những thuận lợi của Công ty. Là một doanh nghiệp nhà nước, hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là kinh doanh mặt hàng xi măng. Ngay từ khi mới thành lập Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã phát huy được vai trò của mình trong việc cung ứng và tiêu thụ xi măng trên thị trường Việt Nam, mức tiêu thụ xi măng bình quân của Công ty hằng năm đạt rất cao, thường chiếm tỷ lệ 70%- 80% mức tiêu thụ xi măng của toàn ngành. Có được kết quả như vậy ngoài các yếu tố mang tính chủ quan có có những yếu tố thuộc bản thân doanh nghiệp, đó là: Là một doanh nghiệp nhà nước với nhiệm vụ kinh doanh xi măng đã nhiều năm, công ty tạo được uy tín của mình khá vững vàng trên thị trường. Mặt hàng mà Công ty đang kinh doanh đó là các sản phẩm xi măng của Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng từ lâu đã tạo được uy tín trên thị trường bởi vì các sản phẩm đó có chất lượng cao, đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật cho mọi công trình, theo mọi yêu cầu của khách hàng. Địa bàn hoạt động kinh doanh của Công ty rất rộng lớn trải khắp miền Bắc- một vùng dân cư rộng, có nhu cầu rất lớn về tiêu thụ mặt hàng xi măng. Với 6 chi nhánh lớn đóng tại các tỉnh như: Hà Tây, Hoà Bình, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Thái Nguyên, Lào Cai và các của hàng đại lý đã cung cấp lượng xi măng khá lớn cho người tiêu dùng. Ngay tại Hà Nội- là địa bàn hoạt động kinh doanh chính của Công ty, có 5 trung tâm hoạt động cung ứng xi măng rất sôi động và rất nhiều các cửa hàng đại lý trong toàn thành phố sẵn sàng cung ứng xi măng theo mọi yêu cầu của khách hàng với số lượng, chủng loại và chất lượng đạt yêu cầu. Công ty có một lượng dự trữ xi măng rất lớn và đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong mọi điều kiện với phương thức phân phối ngày càng đa dạng, thuận tiện phục vụ khách hàng ở mọi nơi. Công ty có một lực lượng phương tiện vận tải với nhiều chủng loại xe chuyên chở khối lượng lớn, sẵn sàng phục vụ khách hàng. Bên cạnh những thuận lợi có được, Công ty còn gặp không ít khó khăn trong quá trình phát triển. 5.2. Những khó khăn của Công ty. Là một đơn vị trực thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam, hoạt động kinh doanh của Công ty ngoài việc mang lại lợi nhuận còn phải tham gia bình ổn giá xi măng trên thị trường. Các chỉ tiêu, kế hoạch còn phải phụ thuộc vào yêu cầu của Tổng Công ty đặt ra, Công ty tự hạch toán kết quả nhưng lại theo sự chỉ đạo của cấp trên nên nhiều khi Công ty không tự chủ động trong việc đặt ra các chỉ tiêu phương hướng hoạt động của mình. Đây là việc gây nhiều bất ổn trong hoạt động kinh doanh của mình. Địa bàn hoạt động kinh doanh của Công ty cũng làm cho Công ty gặp không ít khó khăn. Địa bàn quá rộng lớn, địa hình không thuận lợi, có vùng núi, đồng bằng và cả vùng trung du làm quá trình vận chuyển cung ứng xi măng gặp rất nhiều khó khăn, phương tiện vận chuyển chóng bị hao mòn và các khoản chi phí (như chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bán hàng ...) rất lớn, làm giảm lợi nhuận của Công ty. Nhưng ngay tại địa bàn hoạt động kinh doanh thuận lợi thì gặp rất nhiều các đối thủ cạnh tranh, các đối thủ hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận, giá thành xi măng rất rẻ so với xi măng của Công ty (như xi măng Chinpon, các xi măng liên doanh khác...), làm giảm thị phần của công ty, đó cũng là nguyên nhân làm giảm lợi nhuận của Công ty. Trong nền kinh tế thị trường, việc tạo được hình ảnh về sản phẩm của mình cho người tiêu dùng là rất quan trọng. Thông qua các hoạt động xúc tiến, khuếch trương, quảng cáo người ta đưa hình ảnh sản phẩm của mình đến người tiêu dùng. Tại Công ty, nguồn kinh phí dùng cho hoạt động này còn rất hạn chế. Mức khuyến mại cho khách hàng không thường xuyên và còn ít, làm giảm sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường Chủng loại mặt hàng kinh doanh của Công ty còn giới hạn trong 4 sản phẩm xi măng, cho nên chưa tận dụng hết nhu cầu xi măng của khách hàng về phía Công ty. Giá các mặt hàng xi măng mà công ty đang kinh doanh thường cao hơn so với các sản phẩm xi măng khác có bán trên thị trường, gây tình trạng “giá treo” làm giảm lượng xi măng của công ty. Mặt khác, lực lượng bán hàng chưa thích ứng được với cơ chế thị trường, về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng bán hàng còn hạn chế, việc tổ chức bán hàng còn chưa có khoa học, cơ sở trang thiết bị cho hoạt động bán hàng còn chưa đầy đủ. Đây là một vấn đề lớn mà Công ty cần phải quan tâm. Những thuận lợi, khó khăn còn rất lớn, trong quá trình phát triển của mình, Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đang dần hoàn thiện để thực hiện được những nhiệm vụ mà Tổng Công ty giao cho. 5.3. Phương hướng phát triển trong những năm tới. Tiềm năng thị trường tiêu thụ xi măng còn rất lớn, khả năng cung ứng xi măng của Công ty còn nhiều. Trong những năm tới, mục tiêu hoạt động của Công ty là chuyển đổi phương thức kinh doanh tiêu thụ xi măng với nhiều mặt hàng xi măng và đẩy mạnh phương thức bán hàng, áp dụng các phương thức xúc tiến bán hàng, có hình thức khuyến mại bằng giá trị. Hoạt động kinh doanh mở rộng với nhiều các hình thức nhằm mục đích tăng lợi nhuận như tham gia các dự án như xây dựng khu vui chơi giải trí; liên doanh xây dựng xí nghiệp cơ khí; xí nghiệp dán vỏ bao... Đối với xí nghiệp vận tải,tăng cường và củng cố khoán vận tải, tiến tới cổ phần hoá xí nghiệp vận tải. Phần II Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng 1. Đặc điểm chung về tổ chức kế toán. Bất kể một cá nhân hay tổ chức nào muốn tiến hành sản xuất kinh doanh đều cần các yếu tố như vốn, lao động, cơ sở sản xuất, thiết bị sản xuất... Muốn cho hoạt động sản xuất của mình tồn tại và phát triển thì phải theo dõi, quản lý hoạt động đó với mục đích mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp của mình. Tổ chức, hạch toán kế toán là công cụ hữu hiệu giúp nhà quản lý có được kết quả đó. Hạch toán kế toán là nghệ thuật quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp và trình bày kết quả của chúng nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho việc ra quyết định về kinh tế, chính trị, xã hội và đánh giá hiệu quả của một tổ chức. Như vậy chức năng cơ bản của hạch toán kế toán là cung cấp thông tin về tài chính cho những người ra quyết định. Do đó đối tượng sử dụng thông hạch toán kế toán không gói gọn trong một trong một doanh nghiệp mà còn mở rộng ra ngoài doanh nghiệp. Với khái quát trên chúng ta thấy hạch toán là nhu cầu khách quan của bản thân quá trình sản xuất, kinh doanh mà bất kể doanh nghiệp nào đều cần đến nó và sử dụng nó như một công cụ đắc lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. 2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. 2.1 Mô hình kế toán. Mô hình kế toán áp dụng tại Công ty là mô hình kế toán tập trung, tức là mọi hoạt động kinh doanh đều tập trung tại Công ty. Các chi nhánh, xí nghiệp chỉ tập hợp chứng từ ban đầu (như các chứng từ bán hàng; Bảng kê bán hàng...), thống kê và sử lý chứng từ gốc rồi chuyển về Công ty, các chi nhánh không được chi bất kỳ một hoạt động nào ngoài phạm vi cho phép của Công ty như; chi bán hàng, chi vận chuyển bốc rỡ hàng, tiêu thụ xi măng, chi bảo hiểm xã hội cho người lao động, thuê cửa hàng, thuê kho... Hàng tháng vào máy tính (phần mềm cài đặt sẵn) chuyển về Công ty kèm theo các báo cáo. Đây gọi là hình thức báo sổ. Tại công ty, các bộ phận kế toán tập hợp, kiểm nghiệm các báo cáo hoạt động kinh doanh của các chi nhánh, xí nghiệp vận tải và lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước. Mô hình này có ưu điểm là đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung thống nhất trong công tác kế toán, kiểm tra sử lý thông tin, giúp lãnh đạo quản lý và chỉ đạo các hoạt động tài chính của đơn vị trong từng tháng, quý năm. Mặt khác mô hình này cũng có nhược điểm là thời gian tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không kịp thời, thiếu độ chính xác. Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: * Kế toán trưởng (một người): Có nhiệm vụ phụ trách chung tất cả các hoạt động trong từng bộ phận kế toán và tổ chức công tác kế toán trong Công ty. * Kế toán phó (hai người): Có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng, phụ trách trực tiếp các công việc như; Một người phụ trách tổng hợp và một người phụ trách hoạt động đầu tư xây dựng và hợp đồng tiêu thụ xi măng. * Kế toán tài sản cố định: Có hai người, nhiệm vụ là theo dõi quản lý tài sản cố định, vật liệu chính- phụ đồng thời làm nhiệm vụ nhập dữ liệu và máy tính. * Kế toán mua hàng: Theo dõi tiền gửi ngân hàng, mua hàng tại các công ty sản xuất xi măng. * Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các phong ban kế toán cho toàn Công ty. *Kế toán bán hàng: Theo dõi hoạt động bán hàng trên các địa bàn. * Kế toán vận tải: Theo dõi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp vận tải. * Kế toán hàng hoá: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho xi măng toàn Công ty. * Thủ quỹ: Phụ trách thu - chi tiền mặt của Công ty. Mô hình kế toán có thể theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán phó I Kế toán phó II Kế toán TSCĐ Kế toán mua hàng Kế toán thanh toán Kế toán TSLĐ Kế toán vận tải Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng Kế toán hàng hoá Ban kế toán xí nghiệp 2.2. Nhiệm vụ chung của phòng kế toán. Phòng kế toán Công ty vật tư kỹ thuật xi măng có các nhiệm vụ sau đây: Tổ chức hạch toán kế toán theo chế độ kế toán Nhà nước và pháp lệnh thống kê trong hoạt động kinh doanh của công ty. Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập: Thành lập mô hình hạch toán kinh tế độc lập, phù hợp với đặc điểm, chức năng và nhiệm vụ trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổ chức sổ kế toán hợp lệ và thực hiện việc ghi sổ theo mẫu đã được Nhà nước quy định. Tổng hợp và lập các báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán theo quy định của cơ quan chủ quản. Theo dõi, giám sát tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của Công ty một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Phân tích các hoạt động kinh doanh của công ty từng tháng, từng quý, từng năm. Tham mưu cho giám đốc về khả năng nguồn lực, tình hình thanh toán của công ty. 2.3. Chế độ kế toán áp dụng. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là một doanh nghiệp thương mại, hoạt động kinh doanh của Công ty là kinh doanh mặt hàng xi măng, một mặt hàng rất cần thiết trong xây dựng- một loại hình kinh doanh rất đặc biệt. Cho nên Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp thương mại bắt đầu từ ngày 1/1/1996 cho đến ngày 31/12/2000 theo chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141/TC- QĐ - CĐKT ngày 1/1/1995. Công ty bắt đầu thực hiện hạch toán kế toán theo chế mới từ ngày 1/1/2001 theo quyết định 167/2000/QĐ- BTC ban hành ngày 25/12/2000. 2.4. Hình thức ghi sổ. Công ty hạch toán tổng hợp theo hình thức sổ Nhật ký chung. Đó là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được định khoản theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Căn cứ vào vào Nhật ký chung, kế toán lấy số liệu để ghi vào Sổ Cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký chung được chuyển vào sổ Cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan. Đối với tài khoản chủ yếu phái sinh nhiều nghiệp vụ có thể mở các Nhật ký phụ. Cuối tháng, cộng các Nhật ký phụ rồi vào Nhật ký chung hoặc vào thẳng vào Sổ Cái. Đây là hình thức ghi sổ rất phù hợp với loại hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Sơ đồ hạch toán theo hình thức Sổ Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chuyên dùng Bảng tổng hợp chi tiết Từ năm 1996, Công ty đã máy tính hoá các hoạt động của công tác kế toán, lúc đầu là phần mềm FOBRO tỏ ra rất kém về mạng, sau đó chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán SAS, phần mềm này đã giúp cho công việc hạch toán giảm được các khó khăn rất lớn, độ chính xác cao hơn, việc tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhanh chóng, thuận tiện hơn rất nhiều. Là một doanh nghiệp thương mại, kinh doanh mặt hàng xi măng, Công ty áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên và lượng xi măng xuất kho được tính theo giá thực tế. Tình hình nhập- xuất kho hàng hoá được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và giá trị. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Hiện nay, Công ty vật tư kỹ thuật xi măng hạch toán tài khoản áp dụng theo quyết định 1141/TC- CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Các tài khoản sử dụng hạch toán là: - Tài khoản loại 1: Tài sản lưu động - Tài khoản loại 2: Tài sản cố định. - Tài khoản loại 3: Nguồn vốn Nợ phải trả. - Tài khoản loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu. - Tài khoản loại 5: Doanh thu. - Tài khoản loại 6: Chi phí hoạt động kinh doanh. - Tài khoản loại 7: Thu nhập hoạt động tài chính, bất thường. - Tài khoản loại 8: Chi phí hoạt động tài chính, bất thường. - Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh. - Tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng. Cũng theo chế độ hiện hành, các báo cáo kế toán của công ty được lập là: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 3. Kết toán các nghiệp vụ kinh doanh chủ yếu tại Công ty. 3.1. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Việc hạch toán tiền lương trong công ty đó là việc tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp về số lượng lao động, thời gian lao động, trích lương và các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động, theo đúng chế độ nhà nước ban hành. Hàng tháng Cô