Báo cáo Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại tổng công ty dệt – may Hà Nội

y kế toán trong Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, có sự phân cấp về mặt tài chính. Tại đây, mmỗi nhà máy lại có một bộ phận kế toán riêng. Việc hạch toán tại các nhà máy bao gồm việc ghi chép, lập chứng từ ban đầu; thu thập và kiểm tra chứng từ; định kỳ tiến hành chuyển chứng từ về phòng tài vụ của công ty. Tại phòng tài vụ, các chứng từ ban đầu ssẽ được kiểm tra, phân loại và đưa vào xử lý, cung cấp thông tin đầu ra phục vụ hiệu quả cho quá trình ra quyết định của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán I Phó phòng kế toán II Kế toán nguyên vật liệu Kế toán thanh toán, công nợ Kế toán TSCĐ Kế toán xây dựng cơ bản Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán giá thành Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Kế toán Siêu thị Hà Đông Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy kế toán trong Công ty 2.1.2. Lao động kế toán và phân công lao động kế toán Tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, phòng tài chính kế toán là một phòng độc lập, trực tiếp nhận sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc. Phòng có 22 người, và có sự chuyên môn hóa công việc theo từng công việc kế toán cụ thể. Kế toán trưởng: tham mưu cho Tổng Giám đốc trong công tác kế toán tài chính của đơn vị; điều hành toàn bộ hoạt động của phòng kế toán tài chính theo chức năng và nhiệm vụ được giao; tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của Doanh nghiệp; tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quá trình phản ánh các hoạt động tài chính cũng như sự tuân thủ chế độ kế toán, chế độ kinh tế tài chính trong doanh nghiệp; tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất kinh doanh, xây dựng chiến lược sản phẩm; tổ chức bảo quản và lưu trữ chững từ kế toán; tổ chức kiểm tra kiểm soát việc thực hiện kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính của doanh nghiệp; định kỳ báo cáo tình hình với Tổng Giám đốc và cơ quan quản lý cấp trên về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở các số liệu ghi chép thực tế. Phó phòng I: Có chức năng giúp việc cho Kế toán trưởng và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực như khoán chi phí; tham gia hội đồng sáng kiến, duyệt mẫu; tham mưu cho lãnh đạo công ty về giá cả trong việc ký kết hợp đồng bán sản phẩm; ký duyệt mua sắm vật tư, nguyên vật liệu; tính toán hiệu quả đầu tư, liên hệ và làm việc với Quỹ hỗ trợ phát triển. Phó phòng II: có chức năng giúp việc cho Kế toán trưởng và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực như công tác kết toán tài chính tại Siêu thị VINATEX Hà Đông, có sự phối hợp với Công ty Kinh doanh Thời trang; công tác hạch toán kế toán của siêu thị, việc thực hiện nghĩa vụ với cơ quan thuế địa phương, việc báo cáo định kỳ với cơ quan cấp trên; việc kiểm tra và ký duyệt giá gia công in, gia công sản phẩm dệt, sản phẩm may mặc; việc hạch toán tại Trung tâm cơ khí tự động hóa;... Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập và xuất kho các loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu, chi quỹ tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập kho vật tư hàng hóa mua về và tình hình thanh toán các khoản phải trả người bán về việc mua số vật tư hàng hóa này. Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: có nhiệm vụ theo dõi, tính ra các khoản lương phải trả và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), các khoản chi trả cho nhân viên theo chế độ, các khoản thưởng cho công nhân viên. Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh tình hình hiện có và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến sự biến động tăng, giảm tài sản cố định. Kế toán giá thành: có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép vào sổ tập hợp chi phí chi tiết cho từng nhà máy, phân xưởng; phân bổ chi phí sản xuất chung và tính giá thành cho từng sản phẩm, mặt hàng cụ thể căn cứ vào số liệu có trong các bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tổng hợp vật liệu xuất dùng, bảng phân bổ tiền lương,...và các nhật ký chứng từ có liên quan. Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập – xuất kho thành phẩm; việc tiêu thụ sản phẩm và theo dõi tình hình công nợ đối với khách hàng. Kế toán xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn tài sản cố định; tiến hành đánh giá, so sánh giá dự toán với chi phí thực tế bỏ ra; hoạt động xây dựng cơ bản của công ty theo phương thức giao thầu. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, đồng thời trực tiếp thực hiện việc thu, chi tiền mặt. Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối các tài khoản có liên quan, từ đó lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước, dựa trên các nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ, do các kế toán viên phần hành phụ trách. Kế toán Siêu thị Hà Đông: có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh việc nhập – xuất hàng hóa cũng như tình hình tiêu thụ các mặt hàng, sản phẩm của Công ty tại siêu thị; đồng thời phải thực hiện việc báo cáo thường xuyên và định kỳ về hoạt động kinh doanh của Siêu thị. 2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội: Nhìn chung tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, mọi công việc kế toán đều tuân thủ theo đúng chuẩn mực và chế độ hiện hành. Không tồn tại sự khác biệt mà chỉ có sự chi tiết hóa cho từng phân xưởng, sản phẩm hay đối tượng quản lý cụ thể. 2.2.1. Đặc điểm tổ chức chứng từ: Chứng từ kế toán, với tư cách là bằng chứng chứng minh cho sự phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, được Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội lập và sử dụng theo đúng quy định của chuẩn mực và chế độ hiện hành. Theo cách đó, các chứng từ thường được sử dụng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp bao gồm: Chứng từ về tiền tệ: bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kê ngoại tệ, bảng kiểm kê quỹ. Chứng từ về hàng tồn kho: bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm, bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, các biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Chứng từ về lao động, tiền lương: bao gồm bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH, giấy chứng nhận nghỉ việc nhận BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ. Chứng từ về tài sản cố định: bao gồm biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ), thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ. Chứng từ về bán hàng: bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thu mua hàng, hóa đơn bán lẻ, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bảng thanh toán hàng đại lý, thẻ quầy hàng. Chứng từ sau khi được lập và kiểm tra sẽ được luân chuyển và lấy số liệu ghi chép, tính toán, tổng hợp vào các sổ sách kế toán. Cuối cùng được đưa vào bảo quản và lưu trữ. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán: Về hệ thống tài khoản, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng quy địng của chế độ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn tiến hành phân cấp các tài khoản cấp 2 theo đối tượng sử dụng hoặc sản phẩm để phục vụ cho yêu cầu quản lý một khối lượng lớn các nguồn lực đa dạng và phong phú. Ví dụ như đối với tài khoản 621, tài khoản này sẽ được phân cấp như sau: Mã TK cấp 1 621 Mã TK cấp 2 1 H 1 Mã đối tượng sử dụng Mã chi tiết ĐTSD Hình 2.2: Sơ đồ mã hóa tài khoản trong doanh nghiệp. Bảng hệ thống tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp: Cũng như mọi doanh nghiệp đang hoạt động theo luật doanh nghiệp hay luật doanh nghiệp Nhà nước tại Việt Nam, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội có sử dụng bảng tài khoản kế toán theo đúng quy định và hướng dẫn của Bộ Tài chính, nhưng có sự chi tiết cho các đối tượng quản lý cụ thể, ví dụ như đối với các TK thanh toán, TK công nợ, TK chi phí, giá thành,... Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Cấp 1 Cấp 2 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu 128 Đầu tư ngắn hạn khác 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 131 Phải thu khách hàng (chi tiết cho từng khách hàng) 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1368 Phải thu nội bộ khác 138 Phải thu khác 1381 Tài khoản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 139 Dự phòng phải thu khó đòi 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước 1421 Chi phí trả trước 1422 Chi phí chờ kết chuyển 144 Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn 151 Hàng mua đang đi đường 152 Nguyên liệu, vật liệu (chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu) 153 Công cụ, dụng cụ 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (chi tiết theo sản phẩm) 155 Thành phẩm (chi tiết theo sản phẩm) 156 Hàng hóa 1561 Giá mua hàng hóa 1562 Chi phí thu mua hàng hóa 157 Hàng gửi bán (chi tiết theo từng đại lý) 158 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 211 Tài sản cố định hữu hình 2112 Nhà cửa, vật kiến trúc 2113 Máy móc, thiết bị 2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2118 TSCĐ khác 212 TSCĐ thuê tài chính 213 TSCĐ vô hình 2131 Quyền sử dụng đất 2134 Nhãn hiệu hàng hóa 2138 TSCĐ vô hình khác 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 221 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2211 Cổ phiếu 2212 Trái phiếu 222 Góp vốn liên doanh (chi tiết cho từng đối tượng) 228 Đầu tư dài hạn khác (chi tiết cho từng đối tượng) 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 242 Chi phí trả trước dài hạn 244 Ký quỹ, ký cược dài hạn 311 Vay ngắn hạn (chi tiết cho từng đối tượng) 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả người bán (chi tiết cho từng đối tượng) 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 334 Phải trả công nhân viên 335 Chi phí phải trả 3353 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ xử lý 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3387 Doanh thu chưa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn (chi tiết cho từng đối tượng) 342 Nợ dài hạn 343 Trái phiếu phát hành 3431 Mệnh giá trái phiếu 3432 Chiết khấu trái phiếu 3433 Phụ trội trái phiếu 344 Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn 411 Nguồn vốn kinh doanh 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 414 Quỹ đầu tư phát triển 415 Quỹ dự phòng tài chính 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận năm trước 4212 Lợi nhuận năm nay 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 511 Doanh thu bán hàng 5111 Doanh thu bán hàng hóa 5112 Doanh thu bán các thành phẩm 512 Doanh thu nội bộ 5121 Doanh thu bán hàng hóa 5122 Doanh thu bán các thành phẩm 515 Doanh thu hoạt động tài chính 531 Hàng hóa bị trả lại 532 Giảm giá hàng bán 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi tiết) 622 Chi phí nhân công trực tiếp (chi tiết) 627 Chi phí sản xuất chung (chi tiết) 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí, lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác 711 Thu nhập khác 811 Chi phí khác 911 Xác định kết quả kinh doanh Bảng 6: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp 2.2.3. Đặc điểm tổ chức sổ sách kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, để đem lại những thông tin thiết thực, chính xác một cách kịp thời, sát với thực tế, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội đã sử dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký – Chứng từ”. Đây là một mô hình tổ chức sổ tương đối phức tạp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo bên Có của các tài khoản. Tuy vậy hình thức này có ưu điểm lớn là đem lại hiệu quả cao, phục vụ tốt yêu cầu quản lý, đặc biệt là trong điều kiện đội ngũ nhân viên kế toán của doanh nghiệp là những người am hiểu chuyên môn nghiệp vụ. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp – chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Theo như hình thức này, Doanh nghiệp đã sử dụng các loại sổ kế toán cụ thể như sau: các nhật ký – chứng từ, các bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Nhật ký chứng từ: Nhật ký – Chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 “Tiền mặt” đối ứng với Nợ các tài khoản có liên quan. Nhật ký – Chứng từ số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, đối ứng Nợ các tài khoản có liên quan. Nhật ký – Chứng từ số 3: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 113 “Tiền đang chuyển”, đối ứng Nợ các tài khoản có liên quan. Nhật ký – Chứng từ số 4: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các TK 311 “Vay ngắn hạn”, TK 315 “Nợ dài hạn đến hạn trả”, TK 341 “Vay dài hạn”, TK 342 “Nợ dài hạn” đối ứng với Nợ các tài khoản có liên quan; ngoài ra nó còn có phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 311 hoặc 315, 341, 342 đối ứng Có các tài khoản có liên quan) Nhật ký – Chứng từ số 5: dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp. Nhật ký – Chứng từ số 6: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường” nhằm theo dõi tình hình vật tư, hàng hóa còn đang đi đường. Nhật ký – Chứng từ số 7: dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, khinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các tài khoản liên quan đến các chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm TK 142, TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 334, TK 335, TK 338, TK 621, TK 622, TK 627 và một số tài khoản phản ánh ở các Nhật ký – Chứng từ khác, nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ, và dùng ghi Nợ các tài khoản 154, 621, 622, 627, 142, 2413, 335, 641, 642. Nhật ký – Chứng từ số 8: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 155, 156, 157, 159, 131, 511, 512, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 811, 911. Nhật ký – Chứng từ số 9: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”, TK 212 “TSCĐ thuê tài chính”, TK 213 “TSCĐ vô hình”. Nhật ký – Chứng từ số 10: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 121, 128, 129, 136, 138, 139,141, 144, 221, 222, 228, 229, 244, 333, 336, 338, 344, 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441, 451, 461, mỗi tài khoản được ghi trên một tờ Nhật ký – Chứng từ. Bảng kê: Bảng kê số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” (phiếu thu) đối ứng Có với các TK có liên quan. Bảng kê số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Có với các TK có liên quan. Bảng kê số 3: dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ. Bảng kê số 4: dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 142, 214, 241, 334, 335, 338, 622, 627 đối ứng Nợ với các tài khoản 154, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất, chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ. Bảng kê số 5: dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các tài khoản 152, 153, 154, 142, 214, 241, 334, 335, 338, 621, 622, 627, 631 đối ứng Nợ với các tài khoản 641, 642, 241. Từng tài khoản lại được chi tiết theo yếu tố và nội dung của chi phí như chi phí về nhân viên, chi phí về vật liệu, chi phí dụng cụ đồ dùng... Bảng kê số 6: căn cứ vào các chứng từ có liên quan để ghi vào bên Nợ TK 142, TK 335. Cuối tháng khóa sổ và lấy số liệu để ghi vào Nhật ký – Chứng từ số 7. Bảng kê số 8: dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hoặc hàng hóa. Bảng kê số 9: dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hóa. Bảng kê số 10 – Hàng gửi đi bán: dùng để phản ánh các loại hàng hóa, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến cho người mua, giá trị lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Từng hóa đơn bán hàng sẽ được theo dõi từ khi gửi hàng đi đến khi được coi là tiêu thụ. Bảng kê số 11: dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng (TK 131 - Phải thu của khách hàng). Sổ cái: được mở cho các tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ. Số liệu ghi trên sổ cái được lấy từ các Nhật ký – Chứng từ Có liên quan. Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ (thẻ) chi tiết sử dụng trong công tác kế toán tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội bao gồm: Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản: TK 521, 531, 532, 632, 711, 811, 911, 128, 129, 139, 159, 228, 229, 411, 412, 413, 414, 421, 431, 441, 641, 642. Sổ theo dõi thanh toán dùng cho các tài khoản 131, 136, 138, 141, 144, 222, 331, 333, 336. Sổ chi tiết tiêu thụ dùng cho các TK 511, 512. Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán dùng cho các TK 121, 221. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi vào các nhật ký chứng từ, bảng kê hay sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi dựa trên bảng kê, sổ chi tiết thì đến ngày cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu ghi trên bảng kê, sổ chi tiết ghi vào nhật ký chứng từ. Đối với các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ như chi phí sản xuất chung (TK 627) thì trước hết số liệu được tập hợp vào các bảng phân bổ, sau đó mới ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khóa sổ, các số liệu trên nhật ký chứng từ được tổng cộng và đối chiếu với sổ chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, sau đó mới ghi vào sổ cái tài khoản. Căn cứ vào số liệu ghi trên sổ cái và một số số liệu trên nhật ký chứng từ, sổ, thẻ chi tiết mà kế toán tổng hợp tiến hành lậơ báo ra báo cáo tài chính phục vụ cho các đối tượng quan tâm. 2.2.4. Đặc điểm tổ chức báo cáo kế toán: Theo đúng quy định của Bộ Tài chính, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội lập đầy đủ các báo cáo tài chính mang tính bắt buộc bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính. Tất cả số liệu trên các báo cáo trên hàng năm đều được kiểm toán bởi các kiểm toán viên nhà nước, đảm bảo cho người nhận thông tin những số liệu đáng tin cậy, phục vụ cho quá trình ra quyết định. Tuy nhiên bên cạnh đó, cũng như các công ty khác, Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội còn lập ra các báo cáo nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ hoặc yêu cầu hạch toán của Công ty như bảng cân đối số phát sinh, báo cáo số dư tại quỹ và ngân hàng, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ, bảng kê hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ, bảng kê công nợ phải thu theo hóa đơn, bảng kê công nợ phải trả theo hóa đơn, báo cáo tồn kho, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng nhập, báo cáo chi tiết giá thành theo vật tư, báo cáo tổng hợp giá thành sản phẩm, báo cáo chi tiết tăng hoặc giảm TSCĐ theo nguồn vốn, bộ phận, báo cáo thuế,...Đây là những báo cáo được sử dụng một cách hiệu quả cho mục đích quản trị nội bộ. Ví dụ như từ báo cáo tồn kho, doanh nghiệp có thể đề ra kế hoạch luân chuyển hàng tồn kho một cách thích hợp, không để hàng tồn quá nhiều làm tăng chi phí lưu kho lưu bãi, lãng phí nguồn lực, nhưng cũng không để hàng tồn quá ít gây ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Báo cáo giá thành giúp cho nhà quản lý đề ra được kế hoạch sản xuất hợp lý giúp giảm giá thành, hạ giá bán, đưa nhiều sản phẩm tới tay người tiêu dùng hơn. Báo cáo số dư tiền mặt tại quỹ giúp doanh nghiệp làm giảm tối đa “đồng tiền chết”, làm cho đồng tiền luôn sinh lời, tuy nhiên vẫn phải đáp ứng lượng tiền mặt tối thiểu tại quỹ,...Như vậy, tất cả các báo cáo trên đều rất cần thiết trong phạm vi doanh nghiệp, giúp ban lãnh đạo có thể quản lý tốt hơn, theo sát tình hình doanh nghiệp để từ đó tìm ra những giải pháp khắc phục có hiệu quả, đồng thời phát huy những mặt mạnh, đẩy mạnh sản xuất, có vị trí ngày càng vững chắc hơn trên thương trường. 2.3. Đặc điểm tổ chức những phần hành kế toán chủ yếu Tại Tổng Công ty Dệt – May Hà Nội, công tác kế toán đã được tin học hóa bằng cách sử dụng các phần mềm ứng dụng trong kế toán. Nhờ đó mà công việc của kế toán trở nên đơn giản hơn trước rất nhiều. Trong khi trước đây phải tự tay ghi chép và tính toán các số liệu thì giờ đây, với phần mềm kế toán Fast Accounting, công việc của kế toán là ghi chép, lập chứng từ ban đầu, kiểm tra chứng từ trước khi cập nhật vào cơ sở dữ liệu của máy vi tính. Đối với hạch toán trên máy vi tính, khâu quan trọng nhất chính là thu thập, xử lý phân loại chứng từ và định khoản kế toán. Đây là khâu đầu tiên của quy trình hạch toán trên máy vi tính và là khâu quan trọng nhất vì kế toán chỉ vào dữ liệu cho máy thật đầy đủ và chính xác (các bút toán). Máy sẽ tự động phân loại, tính toán, tổng hợp để cuối cùng đưa ra các báo cáo cần thiết. Nhìn chung, các phần hành kế toán đều đi theo một quy trình từ khâu chuẩn bị đến in sổ sách, báo cáo như sau: Chuẩn bị: Thu thập, xử lý các tài liệu, chứng từ cần thiết. Định khoản kế toán 2. Nhập dữ liệu cho máy: Nhập mọi thông tin về các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Nhập các bút toán kết chuyển (nếu có) 3. Khai báo tham số, yêu cầu với máy 5. In sổ sách và các báo cáo theo yêu cầu 4. Máy tự xử lý thông tin và chuẩn bị theo yêu cầu Hình 2.4: Quy trình kế toán khi áp dụng kế toán máy 2.3.1. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): 2.3.1.1. Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ và phương pháp tính khấu hao TSCĐ: TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc và các chi phí khác có liên quan trực tiếp mà công ty đã bỏ ra đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ được theo dõi qua 3 chỉ tiêu là nguyên giá (NG), giá trị hao mòn (GTHM), giá trị còn lại (GTCL). Nguyên giá - Nguyên giá của TSCĐ do mua sắm: NG = Giá mua – Chiết khấu thương mại và giảm giá + các khoản thuế không được hoàn lại + chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng - Nguyên giá của TSCĐ do tự xây dựng, tự sản xuất: NG = Giá thành sản xuất thực tế + Chi phí trước khi sử dụng - Nguyên giá của TSCĐ được tài trợ, biếu tặng: NG = Giá trị hợp lý + Chi phí trước khi sử dụng - Nguyên giá của TSCĐ thuê tài chính: NG = Min [Giá trị hợp lý; Giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu] - Giá trị hao mòn (GTHM): GTHM của TSCĐ = Số khấu hao cơ bản lũy kế của TSCĐ - Giá trị còn lại (GTCL): GTCL = NG - GTHM Khấu hao tài sản cố định: TSCĐ được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 23/03/2003 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích lập khấu hao TSCĐ. Theo phương pháp này, khấu hao TSCĐ được tính theo công thức: KH TSCĐ bình quân năm = Nguyên giá Số năm sử dụng 2.3.1.2. Hạch toán những nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến TSCĐ: - Chứng từ ban đầu: biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ,... - Tài khoản sử dụng: TK 211 “ TSCĐ hữu hình”, TK 212 “ TSCĐ thuê tài chính”, TK 213 “ TSCĐ vô hình” hạch toán tăng TSCĐ: Sơ đồ hạch toán tài sản cố định TK 111, 112, 331 TK 211, 213 TK 214 (5) (6) (1) (8) TK 133 (1332) TK 811 (9) tk 241 (2411, 2412) (2) TK 222, 128 (10) tk 338 (3381) (3) tk 128, 222 TK 138(1381, 1388) (4) (11) tk 411 TK 411, 431, 441 tk 627, 641, 642, 242,... (12) TK 412 (7) (1) TSCĐ tăng do mua sắm. (2) TSCĐ hình thành do xây dựng, nghiên cứu hoặc mua sắm phải qu