Báo cáo Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại Tổng Công ty Bia - Rượu - Nước giải khát - Hà Nội

y Bia - Rượu - Nước giải khát - Hà Nội gồm các thành viên: 1. Công ty cổ phần Bia - Thanh Hóa 2. Công ty cổ phần Bia Hà Nội - Hải Dương 3. Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình 4. Công ty cổ phần Bao bì Bia - Rượu - Nước giải khát 5. Công ty Thương mại và dịch vụ Bia - Rượu - NGK 6. Viện nghiên cứu Rượu - Bia - NGK 7. Công ty thủy tinh SANMIGUEL YAMAURA Hải Phòng 8. Công ty TNHH Nhà nước một thành viên rượu Hà Nội Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Tổng Công ty Bia - Rượu - Nước giải khát - Hà Nội HABECO Công ty TNHH Nhà nước một thành viên rượu Hà Nội Công ty cổ phần Bia Thanh Hoá Công ty cổ phần Bia Hà Nội Hải Dương Công ty cổ phần Bia Hà Nội Quảng Ninh Công ty cổ phần Bao bì Bia - Rượu - NGK Công ty Thương mại và Dịch vụ Bia - Rượu - NGK Viện Nghiên cứu Rượu - Bia - NGK Công ty thuỷ tinh Sanmiguel Yamamura Hải Phòng Mô hình tổ chức tổ hợp công ty mẹ - công ty con của Tổng Công ty Bia - Rượu - Nước giải khát - Hà Nội 2. Đặc điểm cơ cấu, tổ chức, bộ máy của Tổng Công ty Bia - Rượu - Nước giải khát - Hà Nội * Các phòng ban - Văn phòng: Đảm nhiệm và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về lĩnh vực văn phòng, công tác hành chính, tổng hợp, công tác quản trị, công tác thi đua khen thưởng, công tác y tế, công tác bảo vệ, an ninh trật tự và quân sự. - Phòng tổ chức - lao động: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về lĩnh vực tổ chức - lao động, công tác tổ chức - cán bộ, quản lý lao động… Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về lĩnh vực quản lý các hệ thống chất lượng và môi trường. - Phòng tài chính kế toán: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về lĩnh vực tài chính - kế toán tại công ty mẹ và giám sát phần vốn kinh doanh của công ty mẹ tại các công ty con. - Phòng kế hoạch - Phòng thị trường: Đảm nhận việc lên kế hoạch sản xuất cho từng năm, quý, tháng, cán bộ phòng luôn theo sát triển khai kế hoạch mà giám đốc đã quyết, thực hiện kế hoạch báo cáo hàng năm. - Phòng vật tư - nguyên liệu: Đảm nhận việc cung cấp vật tư, nguyên vật liệu, kho tàng, vận chuyển đáp ứng nhu cầu về kinh doanh của Tổng công ty. - Phòng kỹ thuật công nghệ - KCS: Tham mưu cho giám đốc về kỹ thuật công nghệ có liên quan đến chất lượng sản phẩm - Phòng kỹ thuật - cơ điện: phụ trách quản lý kỹ thuật cho các phương án trên lĩnh vực điện, cơ khí xây dựng - Phòng đầu tư: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về lĩnh vực đầu tư của công ty mẹ và các công ty con. - Phòng nghiên cứu ứng dụng và phát triển sản phẩm mới: Là phòng chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ công tác nghiên cứu ứng dụng và phát triển sản phẩm mới của công ty. * Các xí nghiệp - Xí nghiệp chế biến Thực hiện các công đoạn trong sản xuất gồm nấu, lên men, lọc bia thành phẩm các loại theo kế hoạch đảm bảo chất lượng, số lượng cho toàn bộ quá trình sản phẩm của Tổng công ty. - Xí nghiệp cơ điện: Thực hiện chiết bia cho các loại, bia chai, bia lon, bia hơi theo kế hoạch đảm bảo chất lượng, số lượng, mẫu mã của Tổng công ty. - Xí nghiệp cơ điện Cung cấp điện bảo dưỡng, sửa chữa toàn bộ máy móc, thiết bị và phục vụ sản xuất tại Tổng công ty theo kế hoạch được giao, lắp đặt xây dựng và sửa chữa những công trình nhỏ tại Tổng công ty. - Xí nghiệp động lực Sản xuất và cung cấp hơi nóng và lạnh, khí nén, CO2, nước cho các quá trình sản xuất và phục vụ sản xuất, tiến hành xử lý nước thải trong Tổng công ty. * Ngoài ra công ty còn có Bộ máy quản lý của Tổng công ty Bia - Hà Nội phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo tính thống nhất trong quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty có một đội ngũ cán bộ dày dặn kinh nghiệm có tay nghề cao, am hiểu kỹ thuật giúp cho Tổng công ty hoạt động tốt. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC Ban kiểm soát Phó TGĐ KHKT-Đầu tư Phó TGĐ KT-SX Phó TGĐ Tài chính - Đổi mới DN Văn phòng Phòng KH Phòng tổ chức lao động Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng KT - công nghệ Phòng tổ chức kế toán Phòng tiêu thụ - thị trường Phòng vật tư - NVL Phòng Đầu tư Phòng nghiên cứu US.SP mới XN chế biến XN Thành phẩm XN Động lực XN Cơ điện Chi nhánh Công ty TMDV Bia rượu- NGK Viện nghiên cứu Bia-Rượu- NGK Mô hình tổ chức quản lý của Tổng công ty Bia - Rượu - NGK - Hà Nội 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất và qui trình công nghệ sản xuất 3.1. Đặc điểm tổ chức Để đạt được hiệu quả cao trong quá trình sản xuất, công ty đã nghiên cứu, áp dụng mô hình sản xuất lấy phân xưởng sản xuất làm nơi sản xuất chính, ngoài ra còn có phân xưởng cơ điện khối vật tư nguyên liệu. - Phân xưởng sản xuất: là phân xưởng chính có qui mô lớn gồm 18 tổ. Mỗi tổ phụ trách một công việc riêng. - Phân xưởng cơ điện: có nhiệm vụ lắp mới, thay thế phụ tùng thiết bị máy móc cho dây chuyền sản xuất. Gồm 8 tổ. - Khối vật tư nguyên liệu: có nhiệm vụ cung cấp điều kiện cho quá trình sản xuất, tiếp nahạn, vận chuyển sản phẩm về phục cụ cho khu vực tiêu thụ, khối vật tư vật liệu gồm 7 tổ. 3.2. Đặc điểm qui trình công nghệ Được tiến hành theo biểu liên tục, với nhiều công đoạn sản xuất và chế biến. - Chế biến: gạo xay nhỏ ngâm với nước nâng nhiệt độ qua các giai đoạn hồ hóa 650C rồi đến giai đoạn dịch hóa 750C tiếp đến đun sôi ở 1620C trong một giờ. Sau đó trộn Malt với nước ở giai đoạn 520C, 620C, 750C Malt biến thành đường Malt lấy dung dịch có độ đường 1050C cho bia hơi 10,50C cho bia chai, và 120C cho bia lon. - Lên men: dung dịch đường (Malt) theo độ đường cho từng lại sau khi đun sôi hạ nhiệt độ xuống 120C và bắt đầu quá trình lên men. + Lên men chính: nhiệt độ lên men từ 70C -> 130C trong 7 ngày. + Lên men phụ: kết thúc lên men chính chuyển snag lên men phụ nhằm mục đích bão hòa CO2 và ổn định thành phần hóa thời gian từ 15 ngày đối với bay hơi, 20 ngày bia chai, 45 ngày bia lon. - Lọc: sau khi kết thúc lên men phụ tiến hành lọc bia - Chiết chai: bia được lọc xong đưa vào chiết ở áp suất 3 kg/m3. -> Đem thanh trùng ở nhiệt độ 620c - 680C để tiêu diệt men bia và các vi sinh vật. Chiết chai Đóng nút Rửa lon Chiết lon Rửa Rửa chai Ghép mí Thanh trùng Kiểm tra đầy vơi Xuất Nhập kho Dán nhãn Đóng két Thanh trùng Xuất Nhập kho Đóng hộp Xuất Chiết Lắng trong ở nđ lạnh Lên men Lọc bão hoà CO2 Men giống Khí sạch Tăng chứa áp lực Chai Lon Keg Tách bã bia Hoa Lên men chính Lên men phụ Thu hồi men Thu hồi CO2 Men giống Khí sạch Đường Lắng trong Bã bia Lên men sơ bộ Hạ nhiệt độ Gạo + malt Làm sạch Xay Hồ hoá Dịch hoá Đun sôi Malt Làm sạch Ngâm Xay Đạm hoá Đường hoá 1 Đường hoá 2 Lọc Đun hoa Bã bia 1 Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất bia tại Tổng công ty Bia - Rượu - NGK Hà Nội 4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu 2004 2005 2006 2005/2004 2006/2005 Doanh thu BH và cung cấp dịch vụ 725.439.699 906.931.495.409 1.136.905.444.344 125.02 125.36 Các khoản giảm trừ 289.421.445.337 349.897.980.562 418.223.433.859 120.9 119.53 - Chiết khấu thương mại 230.404.000 - Giảm giá hàng bán - Hàng bán bị trả lại - Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp 289.421.445.337 349.897.980.562 418.065.295.755 120.9 119.49 1. Doanh thu thuần 436.017.978.362 557.033.514.847 718.682.010.485 127.75 129.02 2. Giá vốn hàng bán 215.134.067.180 288.813.785.507 398.154.592.848 134.25 137.86 3. Lợi nhuận gộp 220.883.911.182 268.219.729.340 320.527.417.637 121.43 119.5 4. Doanh thu hoạt động tài chính 29 949 981 649 35.545.741.636 45.505.058.085 118.68 128.02 5. Chi phí tài chính 1.045.666.667 4.166.800.302 4.410.199.779 398.48 105.84 Trong đó: lãi vay phải trả 1.045.666.667 6. Chi phí bán hàng 32.930.700.915 69.925.883.773 85.212.040.306 212.34 121.86 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 21.132.670.483 27.548.626.855 35 545.529.819 130.36 129.03 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 195.724.854.766 202.124.160.046 240.863.705.812 103.27 119.17 9. Thu nhập khác 8 744.131.949 6.676.122.689 16.430.993.855 76.35 246.12 10. Chi phí khác 3.153.492.745 3.434.574.788 584.894.485 108.91 170.29 11. Lợi nhuận khác 5.590.639.204 3.241.547.901 10.582.099.370 57.98 326.45 12. Tổng lợi nhuận trước thuế 201.315.493.970 205.365.707.947 252.428.963.188 102.01 122.92 Trong đó chi phí không được tính vào lợi nhuận trước thuế 396.716.800 13. Tổng thu nhập chịu thuế TNDN 201.712.210.770 205.365.707.947 252.428.963.188 101.81 122.92 14. Thuế thu nhập DN phải nộp 64.413.507.446 57.432.398.225 71.020.642.502 89.16 123.66 15. Lợi nhuận sau thuế 136.901.896.524 147.933.309.722 181.408.320.686 108.06 122.63 Từ bảng trên ta thấy lợi nhuận của Tổng công ty luôn tăng qua các năm. Lợi nhuận sau thuế 2005 so với 2004 tăng 108,6% năm 2006 tăng lên so với 2005 là 122,63% lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2004, 2005, 2006 tăng lần lượt là 103,27% và 119,17% lợi nhuận tăng tương đối cao. Thể hiện tình hình kinh doanh đang phát triển rất tốt của Tổng công ty. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng khá ổn định là 125,02% và 125,36% cho thấy Tổng công ty không có giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại, năm 2006 có chiết khấu thương mại cho siêu thị. Bên cạnh đó tình hình chi phí bán hàng và chi phí quản lý của Tổng công ty cũng có xu hướng tăng nhanh. Chi phí bán hàng năm 2005 năm lên đến 212,34% nhưng đến năm 2006 chỉ còn tăng 121,86%. Chi phí bán hàng tăng nhanh là do giá cả ngày càng tăng khiến cho chi phí bán hàng như tiền lương nhân viên bán hàng tiền thuê mặt bằng kinh doanh…. tăng mạnh. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng khá tăng là 130,36% và 129,03%, một phần là do Tổng công ty liên tục mở rộng mạng lưới tiêu thụ làm cho chi phí quản lý tăng. Nhìn chung Tổng công ty vẫn liên tục phát triển và giữ được tốc độ tăng trưởng khá cao trước sức mạnh cạnh tranh trên thị trường. Trong năm nay, tổng công ty sẽ thực hiện cổ phần hóa để phù hợp với xu hướng phát triển của nền kinh tế đảm bảo cho vị trí vững vàng trước các đối thủ cạnh tranh trong tương lai. PHẦN II THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU 1. Tổ chức bộ máy của phòng kế hoạch kho vật tư Phòng kế hoạch kho vật tư của công ty chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quan đến vật tư. Phòng gồm 5 người. 1 Trưởng phòng 1 Nhân viên phụ trách các công việc lập kế hoạch sản xuất 1 Nhân viên phụ trách kế hoạch cung ứng sử dụng vật tư 2 Thủ kho: 1 người phụ trách việc nhập NVL 1 người phụ trách việc bảo quản kiểm kê NVL Mỗi người chịu trách nhiệm 1 phần việc khác nhau nhưng có quan hệ mật thiết với nhau. Họ có thể giám sát nhau trong mọi việc tránh được sự gian lận trong công tác đảm bảo được toàn bộ công việc của phòng điều đó làm giảm số lượng lao động, giúp bộ máy không bị cồng kềnh, tiết kiệm được chi phí quản lý. 2. Thực trạng công tác quản lý NVL tại Tổng công ty a. Khái quát về NVL * Đặc điểm Chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó NVL có thể bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm. Về mặt giá trị do chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất nhất định nên khi tham gia vào sản xuất giá trị của NVL được tính hết 1 lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong các doanh nghiệp sản xuất NVL thường chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cho nên quản lý quá trình thu, mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng NVL có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm. Sản phẩm chủ yếu của Tổng công ty là bia các loại NVL được sử dụng để sản xuất bia. - Malt: là lúa mạch được dùng để tạo đường trong quá trình nấu bia - Hoa Hupblon dùng để tạo vị đắng của bia - Gạo: dùng để thay thế 1 phần cho Malt với mục đích giảm giá thành sản phẩm - Các hợp chất nấu: H3P04, Cacl2, CaSO4… - Men - Các vật liệu phụ và hợp chất tẩy rửa * Phân loại NVL tại tổng công ty Nguyên vật liệu trong tổng công ty được chia thành - Nguyên vật liệu chính: gồm Malt, Hublon, Hupblon, gạo tẻ, đường, khí CO2, thuốc chống váng, men. - Vật liệu phụ: gồm hóa chất nấu, lọc, rửa - Nhiên liệu: gồm than đá, xăng dầu dùng để chạy lò nấu - Phụ tùng thay thế như sửa máy móc, thiết bị sản xuất như bulông… - Hàng quảng cáo - Phế liệu thu hồi. - Nguyên vật liệu sản xuất mỹ phẩm b. Thực trạng công tác quản lý NVL * Công tác xác định mức NVL trong doanh nghiệp Phòng kế hoạch kho vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm cấp phát, sử dụng NVL trong công ty cuối kỳ căn cứ vào kế hoạch sản xuất của kỳ tới, căn cứ vào khối lượng NVL tồn kho… đầu kỳ tới phòng kế hoạch lập ra mức NVL cần dùng trong kỳ. BẢNG ĐỊNH MỨC NVL QUẢN LÝ IV NĂM 2006 Loại NVL chính Từ ngày 01/01/2006 Đến ngày 31/12/2006 Số lượng NVL dùng để sản xuất ra 1 000 000 lít (bia) hơi STT Tên NVL Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 2 3 4 5 6 7 Malt Gạo Hoa Hupblon Hoa Hupblon lá Khí CO2 Thuốc chống váng Men giống N01 N02 N03 N04 N05 N06 N07 kg kg kg kg kg kg kg 123660 46560 603 10 4500 1 08 BẢNG ĐỊNH MỨC NVL QUẢN LÝ IV NĂM 2006 Loại NVL phụ Từ ngày 01/01/2006 Đến ngày 31/12/2006 Số lượng NVL dùng để sản xuất ra 1 000 000 lít (bia) hơi STT Tên NVL Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 43 Kizengua xanh Kizengua đỏ Zaven Khí NH3 Lưu huỳnh Cồn H3P04 85% NaOH P3 reencone P3 Oxonia Cereflo Rermamyl CaSO4 Giấy lọc các loại Thanh hoạt tính Men rượu Mốc giống ……….. Dầu máy phát V01 V02 V09 V08 V11 V12 V13 V14 V15 V16 V17 V18 V20 V23 V48 V59 V60 ….. V32 kg kg kg kg kg lít lít kg kg kg kg kg kg kg kg kg ống 627 627 192 20 16 41 104 1280 32 190 29 49 579 42 224 72 16 60 Nhận xét: Việc lập định mức tiêu hao NVL tại Tổng công ty Bia - Rượu - Hà Nội như trên có ý nghĩa quan trọng công tác lập định mức NVL tiêu hao 1 cách hợp lý không những giúp cho NVL lưu giữ trong kho không có những biến động bất thường mà còn không gây ứ đọng vốn. Việc lập định mức NVL hợp lý sẽ giúp cho nhà quản lý có kế hoạch thu mua NVL sao cho hợp lý để không nhiều quá gây ứ đọng vốn, thiếu chỗ chứa, làm ảnh hưởng đến chất lượng NVL, hoặc cũng không ít quá gây lãng phí chi phí kho tàng bảo quản, không đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất. Đồng thời việc lập định mức tiêu hao NVL sẽ giúp cho nhà quản lý có căn cứ cho việc xuất NVL để sản xuất sản phẩm. Tại Tổng công ty Bia - Rượu Hà Nội, việc lập định mức tiêu hao NVL được tiến hành một cách trình tự khoa học, hợp lý dựa trên kế hoạch sản xuất của Tổng công ty * Công tác xác định kế hoạch NVL tại Tổng công ty Bia - Rượu - Hà Nội là sản xuất. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Bia - Rượu Hà Nội là sản xuất sản phẩm theo thời vụ, mặt hàng chủ yếu là bia, được kinh doanh chủ yếu vào dịp hè. Hàng năm cứ vào khoảng cuối QII đầu công suất sản xuất bia đạt tới mức tối đa mà có khi hàng vẫn không đủ cung cấp cho thị trường. Nhận thức được vấn đề trên nên phòng kế hoạch kho vật tư của Tổng công ty Bia - Rượu Hà Nội vẫn thường xuyên và định kỳ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch thu mua, kế hoạch cung ứng và sử dụng NVL một cách chi tiết sau đó trình giám đốc ký duyệt. Trong quý IV do nhu cầu tiêu thụ giảm nên nhu cầu về NVL cũng giảm Tổng công ty dự kiến sản xuất 2500.000 lít bia, NVL cần mua được phòng kế hoạch vật tư lập như sau: BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƯ Từ 01/10/2006 Loại NVL chính Đến ngày 31/12/2006 STT Tên NVL Mã VT ĐV ĐMVT Lương NVL cần dùng Lượng NVL tồn kho NVL cần mua 1 Malt N01 kg 123 660 309 150 1 6041 239 109 2 Gạo tẻ N02 kg 46 560 116 400 9 890 160 510 3 Hoa Huplon N03 kg 603 1 507,5 0 1 507,5 4 Khí CO2 N05 kg 4 500 11 250 560 16090 5 Men giống N07 kg 2 2 0 2 …. ………… Cộng Tuy nhiên, bảng dự trù vật tư trên chỉ là cơ sở, là yếu tố cơ bản để đảm bảo cho việc cung ứng NVL cho sản xuất được đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng còn về thực tế công tác nhập mua NVL còn phải căn cứ vào nhu cầu sản xuất, kế hoạch sản xuất của công ty. * Công tác dự trữ NVL tại Tổng công ty Việc quản lý tồn kho dự trữ NVL trong các doanh nghiệp sản xuất là rất quan trọng, nó chiếm tỷ trọng đáng kể trong doanh nghiệp trong tổng giá trị tài sản của công ty và nếu dự trữ tồn kho đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho công ty không bị gián đoạn sản xuất không bị thiếu sản phẩm hàng hóa để bán. * Nhu cầu NVL tại Tổng công ty Do trong quí IV lượng NVL cần dùng giảm so với quý III nhưng nhu cầu dự trữ NVL lại tăng, do nguyên nhân sau: - Do quí 4 không phải là những tháng cao điểm, tổng công ty phải mua NVL trước để dự trữ - Để giảm việc lãng phí tiền mua NVL với giá quá cao trong thời kỳ cao điểm. Hàng tháng Tổng công ty đề nghị các nhà cung cấp báo giá về các loại mặt hàng, đó là nguyên tắc quản lý rất chặt chẽ quá trình thu mua NVL tại Tổng Công ty. Trong quí IV Tổng công ty mua về 867.235,3 kg NVL chính với tổng giá trị là 144.877.501 đồng. Sau đây em xin trích 1 PNK của công ty. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 10 năm 2006 Mẫu số 01 - VT Đơn vị: Tổng công ty bia - Rượu - Hà Nội Họ và tên người giao hàng: Anh Công Số 065 Theo: HĐ số 095 ngày 09 tháng 10 năm 2006 Nợ 152,133 của công ty gạo miền Bắc Có 112 Nhập kho tại: kho 1 của công ty Bia - Hà Nội Đơn vị: đồng Stt Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Gạo tẻ N02 kg 109 350 109 350 3 177 340 843 950 Cộng 340 843 950 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 34.084.395 Tổng cộng tiền: 374.928.345 Viết bằng chữ: Ba trăm bảy tư triệu chín trăm hai mươi tám nghìn ba trăm bốn lăm đồng. Nhập ngày 10/10/2006 Phụ trách cung tiêu (kí, họ tên) Người giao hàng (kí, họ tên) Thủ kho (kí, họ tên) Kế toán trưởng (kí, họ tên) Thủ trưởng ĐV (kí, họ tên) * Công tác sử dụng cấp phát và bảo quản NVL Đây là một công tác quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, được cán bộ công nhân viên của công ty thực hiện một cách đầy đủ, nghiêm túc căn cứ vào kế hoạch kho vật tư căn cứ vào định mức kế hoạch tiêu hao vật liệu và giấy đề nghị cấp vật tư đã được ký duyệt, nhân viên thống kê phòng KH - VT lập phiếu xuất kho và được theo dõi chặt chẽ về số lượng NVL kho cho các bộ phận sử dụng làm căn cứ hoạch toán chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm tiến hành kiểm tra định mức tiêu hao vật tư, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. - Liên 1: lưu tại phòng kế hoạch - Liên 2: giao cho thủ kho lập thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ kế toán. - Liên 3: do phân xưởng nhận vật tư giữ Vấn đề sử dụng NVL có tác động trực tiếp tới chi phí sản xuất làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm từ đó cho biết lợi nhuận của doanh nghiệp đạt mức tối đa hay chưa. Phòng kế hoạch kho vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng và sử dụng NVL 1 cách chi tiết căn cứ vào hệ số đảm nhiệm NVL cho sản xuất để lập kế hoạch. * Sau đây là bảng phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL tại công ty Stt Chỉ tiêu Malt Gạo QIII/ 2006 QIV/ 2006 Chênh lệch QIII/ 2006 QIV/ 2006 Chênh lệch 1 Lượng NVL dữ trữ đầu kỳ 145 911 16 041 -129 950 1390 9890 + 8500 2 Lượng NVL nhập trong kỳ 221 700 415 509 +193 809 163 500 109 350 - 54 150 3 Lượng NVL cần mua trong kỳ 220 000 410 000 +190.000 160.000 100 000 - 60 000 4 Khối lượng NVL xuất dùng 351 650 309 150 -42 500 155.000 116 400 - 38 600 5 Hệ số đảm bảo NVL cho sản xuất 5 = (1+2) x 3 1,67 1,05 -0,62 1,03 1,19 + 0,16 6 Tỷ lệ % hoàn thành KH về NVL 6 = 2/3 * 100% 100,77% 100,34% +0,57% 102.18% 103,50% + 1,32% 7 Khối lượng sản phẩm hoàn thành 2.950.000 2426 684 -523.316 2.950.000 2426 684 - 523,316 8 Mức tiêu dùng NVL cho sản xuất sản phẩm 8 = 4/7 0,107 0,127 +0,020 0,052 0,048 - 0,004 Từ bảng phân tích trên ta thấy công tác lập kế hoạch định mức NVL tại Công ty Bia - Hà Nội là rất sát với thực tế yêu cầu sử dụng trong kỳ thể hiện ở tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch trong kỳ xấp xỉ 100%. Với nhiều doanh nghiệp thì càng vượt kế hoach đặt ra trong càng nhiều càng tốt. Nhưng đối với công ty Bia thì không như vậy. Phương thức kinh doanh của công ty đặt ra yếu tố cẩn trọng và hạn chế những biến động lớn có thể xảy ra. Vì khi vượt mức kế hoạch nhập kho NVL quá lớn thì tất yếu sẽ phải tăng chi phí lưu kho, gây ứ đọng vốn, đồng thời sẽ làm cho công tác quản lý NVL gặp khó khăn và có thể gây thất thoát trong dữ liệu và giảm chất lượng NVL. Ngoài ra còn phải kể đến yếu tố giá NVL trên thị trường giảm mạnh khiến cho NVL trong kho của công ty bị mất giá. Do vậy số liệu trên thể hiện tình hình công tác quản lý và sử dụng NVL tại Tổng công ty Rượu - Bia - Nước giải khát Hà Nội. Tuy vậy mức tiêu hao NVL quý IV so với quý III giảm (đối với gạo tẻ) chứng tỏ công nhân sản xuất đã sử dụng NVL này tiết kiệm đây là điều cần phát huy. Phân tích tình hình sử dụng NVL giúp cho doanh nghiệp thấy rõ ưu, nhược điểm trong công tác quản lý và sử dụng NVL để sản xuất sản phẩm. Sử dụng hiệu quả NVL là nội dung cơ bản của hạch toán kinh tế, là biện pháp chủ yếu để hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại doanh nghiệp. * Công tác bảo quản, NVL tại Tổng công ty Tòan bộ NVL của Tổng công ty được chia và quản lý theo các kho. Kho 1: chứa các NVL chính và NVL phụ Kho 2: chứa phụ tùng thay thế và các loại vật liệu khác. Được Tổng công ty bố trí những điều kiện và chế độ bảo quản hợp lý kho được xây cao ráo, thoáng khí, có thuốc chống ẩm mốc. Thủ kho thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đảm bảo an toàn tuyệt đối. * Công tác kiểm kê nguyên vật liệu. Trong quá trình bảo quản sử dụng, NVL có thể bị hao hụt, mất mát, kém phẩm chất do những nguyên nhân khác nhau. Vì vậy cuối kỳ hạch toán chất lượng NVL tồn kho đối chiếu và sổ sách kế toán thủ kho. Tìm nguyên nhân và có biện pháp kịp thời. * Phân tích hiệu quả sử dụng vốn qua các chỉ tiêu về NVL Yêu cầu đối với cung ứng NVL cho sản xuất phải đảm bảo đủ số lượng, còn với việc sử dụng NVLthì doanh nghiệp phải đảm bảo sử dụng tiết kiệm vật liệu không gây lãng phí, dẫn đến thất thoát vốn. Cả 2 điều trên đều dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn không cao. Sau đây là bảng phân tích tình hình một số chỉ tiêu so sánh năm. Bảng phân tích hiệu quả sử dụng VLĐ qua các chỉ tiêu về NVL STT Chỉ tiêu 2005 2006 Chênh lệch 1 Chi phí NVL xuất dùng 4.125.683.751 4.764.943.210 +549.259.459 2 Nguyên vật liệu tồn kho bình quân 915.634.572 1.017.552.219 +801.917.647 3 Số vòng luân chuyển (=1:2) 4,6 4,7 +0,1 4 Số ngày dự trữ trung bình (= 360 ngày:3) 78,3 76,6 -1,7 Qua bảng phân tích trên ta thấy năm 2006 NVL được luân chuyển nhanh hơn dẫn tới không có sự ứ đọng vốn, điều đó có thể tạo ra lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp. Trong 2 năm qua 2005, 2006 thì từ khi nhập kho đến khi đưa vào thực tế tại Tổng công ty. Bởi vì đối với những mặt hàng sản xuất dùng trong việc ăn uóng, thì NVL không nên để tồn kho hoặc lâu hơn 3 tháng. Tuy nhiên đối với Tổng công ty Rượu - Bia - Nước giải khát Hà Nội. Do điều kiện bảo quản tốt, đảm bảo đúng yêu cầu, kĩ thuật nên có thể hoàn toàn tin tưởng vào chất lượng NVL khi xuất dùng. Do có sự chuẩn bị trước về NVL vào những tháng mà lượng tiêu thụ không cao để tránh thiếu NVL sản xuất khi vào những tháng cao điểm về đồng thời cũng không phải mua quá nhiều NVL với giá cao vào thời gian đó. Điều này làm cho số vòng luân chuyển NVL của Tổng công ty thấp nhưng nó lại thể hiện tính cẩn trọng trong kinh doanh. Nhìn chung, qua việc xem xét một số chỉ tiêu, ta có thể đánh giá việc quản lý NVL đã phần nào nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong công ty. PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NVL 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý NVL tại Tổng công ty Trong tiến trình phát triển của Tổng công ty, mục tiêu tại Tổng công ty Rượu - Bia - Nước giải khát Hà Nội đặt ra rất rõ ràng: trong thời gian sắp tới nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường tiêu thụ của tất cả các mặt hàng sản xuất, tìm kiếm thị trường mới. Trở thành con chim đầu đàn trong lĩnh vực sản xuất bia. Đối với Tổng công ty thì NVL là một bộ phận rất quan trọng, là yếu tố cốt lõi của quá trình sản xuất. Công tác quản lý NVL chiếm một khối lượng công việc lớn tại Tổng công ty. Đó cũng là lý do và sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý NVL tại Tổng công ty Rượu - Bia - Nước giải khát Hà Nội. 2. Đánh giá công tác quản nguyên vật liệu tại Tổng công ty 2.1. Ưu điểm a) Việc lập định mức chi phí NVL Việc lập định mức trong Tổng công ty Rượu - Bia - Nước giải khát Hà Nội rất được quan tâm. Hệ thống định mức sử dụng vật tư và điều chỉnh theo sự biến động của vật liệu xuất dùng thực tế cho nhà máy cho nên đảm bảo được tính phù hợp, tính xác thực và khoa học từ làm tăng hiệu quả của việc quản lý NVL theo định mức. b) Việc cấp phát và sử dụng NVL Nguyên vật liệu của Tổng công ty luôn được cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất, việc sản xuất NVL của cán bộ công nhân viên trong công ty cũng tương đối tiết kiệm có được điều đó là do Tổng công ty đã có chính sách quản lý cấp phát và sử dụng NVL tốt. c) Việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu Có thể đánh giá cơ sở vật chất kho tàng bảo quản